CONTROL DE REVISIONES - sigc.cancilleria.gov.co PRUEBA... · Archivo en Excel “Registro y...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CÓDIGO: GH-MA -04

NOMBRE: PRUEBA PILOTO DE TELETRABAJO VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 18

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 30/05/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del Manual

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

YASMINE HELENA URRUTIA SANABRIA Tercer Secretario 25/05/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BERNAL Asesor 28/05/2018

REVISÓ CARGO FECHA

SILVIA MARGARITA CARRIZOSA CAMACHO Directora de Talento

Humano 29/05/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe de Oficina Asesora de

Planeación y Desarrollo Organizacional

29/05/2018






TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 3

2. ALCANCE .......................................................................................................................................................................... 3

3. BASE LEGAL ...................................................................................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES................................................................................................................................................................... 3

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................................................................................................................. 4

6. REGISTROS ....................................................................................................................................................................... 4

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS .................................................................................... 5

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ............................................................................................................................................... 6

9. DESARROLLO DEL MANUAL ............................................................................................................................................. 7

9.1 EMPLEOS TELETRABAJABLES ............................................................................................................................................. 7

9.2 POSTULACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS TELETRABAJADORES .............................................................................................. 8

9.3 PERFIL DEL TELETRABAJADOR ......................................................................................................................................... 10

9.4 CONDICIONES DE ACCESO AL PROGRAMA DE TELETRABAJO: ........................................................................................ 12

9.5 SEGUIMIENTO AL TELETRABAJADOR: ............................................................................................................................... 13

9.6 CONDICIONES DE TELETRABAJO: ..................................................................................................................................... 13

9.7 REVERSIBILIDAD ................................................................................................................................................................ 15

9.8 DEBERES Y OBLIGACIONES DEL TELETRABAJADOR: ....................................................................................................... 16

9.9 DERECHOS DEL TELETRABAJADOR .................................................................................................................................. 16

9.10 SOPORTES DE LA VINCULACIÓN DEL FUNCIONARIO A LA MODALIDAD DE TELETRABAJO ............................................ 17

9.11 GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ...................................................... 17

9.12 GENERALIDADES SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ...................................................................................................... 18






1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el desarrollo de la modalidad de teletrabajo suplementario, en la Planta interna del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

2. ALCANCE

Aplica para los funcionarios públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio que laboran en la planta interna de la Entidad, a quienes, mediante acuerdo previo y a través de acto administrativo, se les confiera trabajar bajo la modalidad de Teletrabajo, establecida en la Ley 1221 de 2008 y reglamentada por el Decreto 1072 de 2015, así como a las dependencias que intervienen para su desarrollo, seguimiento y evaluación, las cuales corresponden a los miembros del Comité Coordinador de Teletrabajo. No podrá emplearse esta modalidad de Teletrabajo para los cargos agrupados en el nivel Técnico y Asistencial, excepto por labores específicas que el Jefe de dependencia autorice y con la ratificación de la Dirección de Talento Humano.

3. BASE LEGAL

- Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. - Ley 1221 de 2008. Por la cual se establecen normas para promover y regular el Teletrabajo y se dictan otras

disposiciones - Código Sustantivo del Trabajo - Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del

Sector Comercio, Industria y Turismo. - Decreto 1072 de 2015. Único Reglamentario del Sector Trabajo, - Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. - El Decreto 884 de 2012, el cual reglamenta la ley 1221 de 2008 - Resolución 10025 de 2017. Por la cual se desarrolla el Plan de Acción Piloto para la implementación del - Teletrabajo en la Planta Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores - Resolución 2886 de 2012 de MinTrabajo, por la cual se crea la Red Nacional de fomento al Teletrabajo

4. DEFINICIONES

DÍAS TELETRABAJABLES: son los días acordados en los cuales el funcionario trabajará desde su domicilio registrado como centro de trabajo.






EMPLEO TELETRABAJABLE: es el empleo cuyas actividades parciales o totales cumplen con condiciones tecnológicas, de seguridad de la información, de supervisión y de relacionamiento que permiten desarrollar las funciones del trabajo de manera adecuada sin perturbar el cabal funcionamiento de la Entidad, y el funcionario que lo ostenta cumple las competencias mínimas requeridas para teletrabajar. JEFE DE DEPENDENCIA: En este documento, se refiere al Jefe de Gabinete para el caso del Despacho del Ministro y sus grupos internos de trabajo, a los Viceministros y el Secretario General para el caso de sus despachos y grupos interno de trabajos, a los Directores y Jefes de Oficina. JEFE INMEDIATO: En este documento, se refiere a los coordinadores para el caso de los funcionarios que hacen parte de grupos internos de trabajo. Para aquellos funcionarios que no hacen parte de grupos internos de trabajo, su jefe inmediato será el jefe de dependencia. PRUEBA PILOTO: Es una puesta en práctica de un experimento tendiente a considerar las posibilidades de un determinado desarrollo posterior. Puede entenderse también como una primera puesta en escena de un determinado proyecto con la intención de considerar los requerimientos, características y desafíos a considerar para su posterior implementación. TELETRABAJO: En Colombia, el teletrabajo se encuentra definido en la Ley 1221 de 2008 como: “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo”. (Artículo 2, Ley 1221 de 2008). TELETRABAJO SUPLEMENTARIO: Trabajadores con vinculación laboral que alternan sus tareas en distintos días de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella usando las TIC para dar cumplimiento. Se entiende que teletrabajan al menos dos días a la semana.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

- Libro Blanco el ABC del teletrabajo en Colombia - IT-MA- 01 Manual de Seguridad de la información. - GA-IN-02 Pérdida y daño de bienes - Guía de usuario para el ingreso a la plataforma virtual aprendizaje en línea Microsoft

6. REGISTROS

- GH-FO-194 Solicitud de incorporación en la modalidad de teletrabajo. - GH-FO-192 Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar - GH-FO-187 Auto reporte y verificación de condiciones de tecnología y comunicaciones para teletrabajar - GH-FO-190 Seguimiento al Teletrabajador por el Jefe inmediato - GH-FO-191 Evaluación de competencias teletrabajador






- GH-FO-189 Reversibilidad por parte del teletrabajador - GH-FO-188 Reversibilidad por parte del jefe de dependencia - GH-FO-193 Reversibilidad por parte de la Entidad - GH-FO-139 Reporte de actos, condiciones inseguras, incidentes de trabajo y condiciones de salud - Soporte de la ARL que certifica el cambio de centro de trabajo durante los días teletrabajables - Resolución por medio de la cual se le reconocerá de manera individual al funcionario que cumplan con los

requisitos de ley, como teletrabajador - Acuerdo de voluntariedad - Acuerdo de Confidencialidad de la Información - Correos electrónicos

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

Archivo en Excel “Registro y seguimiento de teletrabajadores del Ministerio de Relaciones Exteriores” Sistemas de información Ministerio de Relaciones Exteriores:

- Ausentismo Laboral - Candidaturas, Cuotas y Contribuciones - Consulta de Casos de Derechos Humanos - Directorios - Herramienta para gestión de servicios de TI – ARANDA - Informe al Congreso - Informe Embajadores - Inteligencia de Negocios Power-BI - Intranet - Inventarios en el Exterior SIGUEME - Nóminas Locales SINPLE - Office 365 - PAPYR-EL Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (MEMEX POSTA) - Plataforma E-Learning - Procesos Disciplinarios - Recomendaciones de Derechos Humanos - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI - Sistema de Protocolo Acreditación y Privilegios - Sistema de Registro y Control Academia Diplomática - Sistema de Servicio al Exterior – SISE - Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro - Sistema Integral de Trámites al Ciudadano – SITAC - Sitios de colaboración SharePoint






8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Teletrabajadores en la Entidad: El Teletrabajo es aplicable a los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores que laboran en la planta interna de la Entidad, a quienes, mediante acuerdo previo y a través de acto administrativo, se les confiera trabajar bajo la modalidad de Teletrabajo, establecida en la Ley 1221 de 2008 y reglamentada por el Decreto 1072 de 2015. No podrá emplearse esta modalidad de Teletrabajo para los cargos agrupados en el nivel Técnico y Asistencial, excepto por labores específicas que el Jefe de dependencia autorice y con la ratificación de la Dirección de Talento Humano. El Comité Coordinador de Teletrabajo, tal y como se indica en la Resolución 10025 de 2017, “por la cual se desarrolla el Plan de Acción Piloto para la implementación del Teletrabajo en la Planta Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores”, promoverá la inclusión de los funcionarios que se encuentren en situación de discapacidad, sin distinción de cargo o nivel. Así mismo, promoverá la modalidad de teletrabajo a las funcionarias que, por las características de su embarazo, se les dificulte el desplazamiento a su sitio de trabajo y funcionarias que se encuentren en periodo de lactancia. Tamaño de la Convocatoria: Para la prueba piloto de teletrabajo se admitirá un máximo de 43 funcionarios. Por lo anterior, y para evidenciar los resultados en toda la planta interna del Ministerio de Relaciones Exteriores se recibirán un máximo de dos postulaciones de teletrabajadores por cada Dirección, una por cada Oficina y una por cada Despacho (incluyendo sus Grupos Internos de Trabajo). La jornada de trabajo del Teletrabajador, en la prueba piloto, es la establecida oficialmente para todos los servidores públicos de la Entidad según lo dispuesto en la resolución 5360 de 2012. Lo anterior, sin perjuicio de las autorizaciones de horario flexible o cambio de horario que ostente el funcionario, mediante acto administrativo Prueba Piloto: Se iniciará la implementación del Teletrabajo a través de una prueba piloto, que servirá para validarla y, si es el caso, proponer los ajustes que se consideren pertinentes. Lo anterior, con el fin de ir desarrollando de manera progresiva la nueva forma de organización laboral, utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación –TIC–, Modalidad de Teletrabajo a implementar: La modalidad de teletrabajo a implementar dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la prueba piloto, es la de “suplementario”, en la que se laboran dos días a la semana en el lugar de residencia, de acuerdo con las necesidades del servicio. En el tiempo de jornada laboral restante se deberá laborar en las instalaciones de la Entidad.






• Para la prueba piloto se establece que se laborarán dos días a la semana en el lugar de residencia. Estos días serán fijos, se pactarán con el jefe inmediato y no podrán cambiarse sin previo aviso, a la Dirección de Talento Humano, mediante memorando o correo electrónico al correo [email protected]. En caso de cambio en los días teletrabajados en la semana, la Dirección de Talento Humano deberá generar una nueva resolución por medio de la cual se le reconocerá de manera individual al funcionario que cumpla con los requisitos de ley, como teletrabajador y se informará por correo electrónico al coordinador(a) del GIT de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación para proceder a realizar la novedad en la página de la ARL. Una vez se realice este cambio de novedad, el soporte de la ARL, que certifica el cambio días teletrabajables, será enviado al GIT de Administración de Personal para que quede archivado en la historia laboral de cada funcionario.

Objetivo de implementar el Teletrabajo en la Entidad Promover acciones de modernización de la Entidad, incrementar la productividad de sus funcionarios, reducir gastos fijos, impulsar el uso de tecnologías de la información y las telecomunicaciones, proteger el medio ambiente, mejorar el clima laboral y favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral. Lugar de Teletrabajo El lugar de teletrabajo es el domicilio que reporte el teletrabajador, quien no podrá conectarse para desarrollar sus actividades desde redes públicas como cafés internet, parques públicos, centros comerciales, bibliotecas públicas entre otros.

• El lugar de teletrabajo es fijo, y no podrá cambiarse sin previo aviso a la Dirección de Talento Humano, mediante memorando o correo electrónico al correo [email protected]. En razón del cambio de lugar de teletrabajo, se suspenderá temporalmente esta modalidad, hasta que se realice una nueva inspección por parte de la ARL y de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, al nuevo puesto de trabajo.

• En caso de cambio en lugar de teletrabajo, la Dirección de Talento Humano deberá generar una nueva resolución por medio de la cual se le reconocerá de manera individual al funcionario que cumpla con los requisitos de ley, como teletrabajador y se informará por correo electrónico al coordinador(a) del GIT de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación para proceder a realizar la novedad en la página de la ARL. Una vez se realice este cambio de novedad, el soporte de la ARL, que certifica el cambio de centro de trabajo, será enviado al GIT de Administración de Personal para que quede archivado en la historia laboral de cada funcionario.

9. DESARROLLO DEL MANUAL

9.1 EMPLEOS TELETRABAJABLES

Previo a la postulación de un funcionario a teletrabajo, el jefe inmediato deberá identificar las actividades susceptibles de teletrabajar en la modalidad de teletrabajo suplementario con fundamento en las funciones del empleo, el análisis de los procesos y procedimientos de la Entidad y situaciones particulares de algunos servidores.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]






Para lo anterior, si lo desea puede solicitar el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional de la Entidad. Los elementos que el jefe inmediato deberá identificar y considerar son los siguientes:

• Actividades que se puedan desarrollar fuera de la oficina, teniendo en cuenta que la naturaleza de la función y prestación del servicio, no requiera contacto personal físico y permanente con clientes internos o externos.

• Que, durante el desarrollo del teletrabajo, el funcionario no ponga en riesgo la seguridad de la información que maneja de acuerdo con las políticas del IT-MA- 01 Manual de Seguridad de la información.

• Que el cargo no tenga responsabilidades de supervisión de equipos de trabajo, en el cual por la naturaleza de sus funciones y/o de los miembros del mismo, demande supervisión permanente.

• Que el funcionario cuente con las tecnologías de la información y comunicaciones, requeridas para poder cumplir las funciones en su lugar de teletrabajo.

• Que el funcionario cuente con las competencias mínimas descritas en el numeral 9.3 “Perfil del Teletrabajador”

requeridas para el teletrabajo, las cuales el jefe inmediato podrá evaluar a través del formato GH-FO-194 solicitud de incorporación en la modalidad de teletrabajo, teniendo en cuenta el conocimiento que tiene del funcionario asignado a la dependencia.

9.2 POSTULACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS TELETRABAJADORES

A través Del jefe de Dependencia los funcionarios podrán postularse como voluntarios para la prueba piloto de teletrabajo de acuerdo con la siguiente programación:

a) Postulación a través del formato GH-FO-194 Solicitud de incorporación en la modalidad de teletrabajo, el cual

debe estar completamente diligenciado tanto en la “SECCIÓN UNO” por parte del trabajador como en la “SECCIÓN DOS” por parte del jefe inmediato. La información consignada por el teletrabajador, relativa a las condiciones tecnológicas y de comunicación, así como las condiciones del sitio propuesto de teletrabajo, está sujeta a verificación en la visita de inspección al lugar reportado para teletrabajar. La información proporcionada por el jefe inmediato, relativa a las características del puesto de trabajo se solicita a fin de evaluar si el empleo ocupado por el funcionario que se postula para este programa es teletrabajable. Por lo anterior, una respuesta positiva (SI) en las preguntas 1 a 7 y/o una negativa (NO) en las preguntas 8 o 9, es un indicador de que el empleo no es teletrabajable. La valoración de las competencias observadas en el funcionario, realizada por el jefe inmediato, está sujeta a verificación por parte de la Dirección de Talento Humano.






Esta postulación se debe radicar en la Dirección de Talento Humano y deberá adjuntarse a la misma los siguientes documentos:

• GH-FO-192 Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar, debidamente diligenciado con las respuestas a cargo del funcionario.

• GH-FO-187 Auto reporte y verificación de condiciones de tecnología y comunicaciones para teletrabajar, debidamente diligenciado con las respuestas a cargo del funcionario.

• Copia de Certificado de participación en los siguientes cursos de la plataforma Microsoft: Aprendizaje de Outlook 2016 Aprendizaje de Skype Empresarial 2016 Comience con OneDrive para negocios Se puede acceder a estos cursos a través de la plataforma virtual Microsoft que está dispuesta para los funcionarios de Cancillería en la ruta Servicios – Centro de Formación Virtual, de la Intranet del Ministerio de Relaciones Exteriores. Si es su primer ingreso puede inscribirse siguiendo lo indicado en la “Guía de usuario para el ingreso a la plataforma virtual aprendizaje en línea Microsoft” que se encuentra en el siguiente enlace: https://minrelext.sharepoint.com/Documents/Documentos%20tecnolog%C3%ADa/GUIA%20DE%20USUARIO%20INGRESO%20A%20LA%20PLATAFORMA%20VIRTUAL%20DE%20APRENDIZAJE%20MS%20MRE.pdf Una vez hecha la inscripción debe enviar un correo a la cuenta Jaime.Martinez@cancillería,gov.co indicando que el proceso de inscripción fue realizado y como respuesta recibirá un enlace mediante el cual se podrá acceder al Plan de Aprendizaje Teletrabajo.

b) Encuesta de verificación de competencias generales a cada servidor público: La Dirección de Talento Humano a

través del profesional encargado, cita al postulado para realizar una entrevista en la cual se validan, con el diligenciamiento del formato GH-FO-191 Evaluación de competencias teletrabajador, las competencias requeridas para teletrabajar y posteriormente se comparan con los resultados obtenidos en la evaluación de competencias realizada por el jefe inmediato. El funcionario que se postule, deberá obtener entre la evaluación de competencias del jefe inmediato y de la Dirección de Talento Humano un promedio de 4 en cada competencia a evaluar, para continuar con el proceso.

c) Visita de inspección al lugar reportado para teletrabajar, realizada por la ARL de la Entidad: Los candidatos que

aprueben la entrevista, pasan a la visita de inspección del puesto de trabajo por parte de la ARL, la cual tiene por objetivo evaluar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar. Esta evaluación se evidenciará en el formato GH-FO-192 Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar en los campos a cargo del profesional de la ARL y del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Entidad. En el evento en que como resultado de la visita se presenten observaciones de ajuste, la Dirección de Talento Humano remitirá un correo al postulante solicitando la subsanación correspondiente, la cual deberá ser reportada dentro del término que se indique, adjuntando fotografía del puesto donde se evidencien las condiciones requeridas en el informe de inspección; sin perjuicio de que se realice la respectiva inspección por parte de la Dirección de Talento humano o por la ARL.

https://minrelext.sharepoint.com/Documents/Documentos%20tecnolog%C3%ADa/GUIA%20DE%20USUARIO%20INGRESO%20A%20LA%20PLATAFORMA%20VIRTUAL%20DE%20APRENDIZAJE%20MS%20MRE.pdf



mailto:Jaime.Martinez@cancillería,gov.co






d) Verificación de cumplimiento de requerimientos tecnológicos y de comunicación realizada por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología en el lugar reportado para teletrabajar. Los candidatos que aprueben la entrevista, pasan a la visita de inspección del puesto de trabajo por parte de la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología, la cual tiene por objetivo verificar el cumplimiento de requerimientos tecnológicos y de comunicación. Esta verificación se evidenciará en el formato GH-FO-187 Auto reporte y verificación de condiciones de tecnología y comunicaciones para teletrabajar, en los campos a cargo del funcionario de la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología.

e) Asistencia a capacitaciones para teletrabajadores

- Condiciones generales del Teletrabajo en la organización: Condiciones del piloto, deberes y derechos y gestión

administrativa - Manejo del cambio y Hábitos para el teletrabajo: Cambios que trae el teletrabajo y su impacto, preparar el

cambio para aplicar el teletrabajo, Competencias para teletrabajar, manejo del tiempo y proactividad, comunicación efectiva, prevención en salud y riesgos laborales.

- Tecnología y comunicaciones: Curso presencial en Office 365, Soporte de mesa de ayuda y Seguridad de la Información

- Manejo de información como activo propio del Ministerio de Relaciones Exteriores, respetando los principios

contenidos en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012.

Cumplidas y aprobadas las anteriores etapas dentro del periodo comprendido entre los meses de junio y agosto de 2018, la Dirección de Talento Humano procederá a expedir el acto administrativo por medio del cual se autoriza a teletrabajar, acompañado de la suscripción del acuerdo de voluntariedad y el reporte de la novedad a la ARL.

9.3 PERFIL DEL TELETRABAJADOR

El candidato debe cumplir con las características descritas en el perfil que se describe a continuación:

• Funcionario con voluntad de teletrabajar

• Capacidad de ser productivo desarrollando funciones desde su casa

• Habilidades en el uso y manejo de las TIC, lo cual se evidenciará en la inscripción a la prueba piloto adjuntando copia de los certificados de aprobación de los cursos virtuales descritos en la etapa de postulación

• Competencias como: orientación a resultados, adaptación al cambio, compromiso con la organización, autonomía y planeación.






COMPETENCIAS DEL TELETRABAJADOR

Competencia Definición de la

competencia Conductas asociadas

Orientación a resultados

Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad.

- Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la Entidad, las funciones que le son asignadas.

- Asume la responsabilidad por sus resultados. - Compromete recursos y tiempos para mejorar la

productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos.

- Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.

Adaptación al cambio

Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones nuevas para aceptar los cambios positiva y constructivamente.

- Acepta y se adapta fácilmente los cambios. - Responde al cambio con flexibilidad. - Promueve el cambio.

Compromiso con la Organización

Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales.

- Promueve las metas de la organización y respeta sus normas.

- Antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades.

- Apoya a la organización en situaciones difíciles. - Demuestra sentido de pertenencia en todas sus

actuaciones.

Autonomía

Una vez conocidas las tareas a realizar, puede emprenderlas de forma autónoma sin requerir supervisión constante o ayuda permanente

- Conoce y asume el nivel de gestión autosuficiente del puesto de trabajo

- Distingue las situaciones en que se puede intervenir sin necesidad de comunicarlo al jefe inmediato y aquellas en las que se precisa.

- Es capaz de actuar con seguridad y determinación cuando se trabaja con pocas directrices y baja supervisión






Planeación

Identificar las acciones, los plazos y los recursos requeridos para alcanzar las metas y compromisos laborales

- Establece planes o cronogramas de acción. - Busca soluciones a los problemas. - Identifica actividades prioritarias - Distribuye el tiempo con eficiencia.

9.4 CONDICIONES DE ACCESO AL PROGRAMA DE TELETRABAJO:

a) Tener como mínimo de un (1) año de servicio en la Entidad como funcionario para ser admitido como

teletrabajador.

b) Diligenciar el formato GH-FO-194 Solicitud de incorporación en la modalidad de teletrabajo, el cual debe contar con la aprobación del jefe inmediato, del Jefe de dependencia y con la definición previa de los mecanismos de control acordados.

c) Haber superado el proceso de evaluación de la solicitud y de verificación de competencias respecto al perfil del funcionario para ser teletrabajador.

d) Tener el visto bueno del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad, con la asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), con referencia a la inspección de seguridad que se realice al puesto de trabajo propuesto por el teletrabajador. La evidencia del cumplimiento de esta condición es mediante la aprobación que se presente en el formato GH-FO-192 Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar.

e) Tener el visto bueno de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, con referencia a la verificación de

cumplimiento de requerimientos tecnológicos y de comunicación, así como la autorización del Oficial de seguridad de la información para el acceso desde redes externas a la red del Ministerio de Relaciones Exteriores. La evidencia del cumplimiento de estas condiciones es mediante la aprobación que se presente en el formato GH-FO-187 Auto reporte y verificación de condiciones de tecnología y comunicaciones para teletrabajar, por parte de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, así como del Oficial de seguridad de la información de la Entidad

f) Firmar el Acuerdo de Voluntariedad, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6º de la Ley 1221 de 2008.

g) Firmar el Acuerdo de Confidencialidad de la Información, de conformidad con lo establecido en los literales f), g) y h) del artículo 4° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.






9.5 SEGUIMIENTO AL TELETRABAJADOR:

Durante la prueba piloto el jefe inmediato del teletrabajador deberá remitir bimensualmente a la Dirección de Talento Humano el formato GH-FO-190 Seguimiento al teletrabajador por el jefe inmediato, por cada funcionario de su área que se encuentre bajo esta modalidad. Este formato se deberá remitir en las siguientes fechas:

Durante los primeros 5 días hábiles de diciembre de 2018

Durante los primeros 5 días hábiles de febrero de 2019

Durante los primeros 5 días hábiles de abril de 2019

9.6 CONDICIONES DE TELETRABAJO:

Para la realización de la prueba piloto, el Teletrabajador deberá cumplir con las siguientes condiciones en su lugar de domicilio:

a) Un computador personal (diferente al que proporciona el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual se deberá dejar en su puesto de trabajo en las instalaciones del Ministerio), que deberá tener las especificaciones técnicas mínimas en cuanto a software y hardware, que determina la Dirección de Gestión de información y Tecnología, a saber:

Hardware: - Computador de escritorio o portátil Intel Core i3 superior a 3 generación - Memoria RAM minino 4 GB - Disco Duro mínimo 500 GB - Tamaño monitor mínimo 14" - Tarjeta de red 10/100/1000 Mbps. - Cámara Web y micrófono - Teclado PS/2 ó USB ampliado en español 101 teclas ó incluido portátil - Mouse Software: - Sistema operativo preinstalado Windows 10 Pro o superior - Office 365 - Antivirus y antispam adquirido por el teletrabajador Las licencias de office son por usuario hasta en 5 dispositivos, por lo tanto, se puede instalar en el equipo personal del funcionario

b) Telecomunicaciones

- Internet mínimo 4 MB - Teléfono fijo o celular






c) Silla ergonómica ajustable en altura.

d) Escritorio.

e) Cumplir con las condiciones ergonómicas, condiciones locativas, condiciones ambientales, así como con la ausencia de riesgos biológicos, riesgo de incendio y explosión, riesgo eléctrico, los cuales se describen en el formato GH-FO-192 Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar.

Los elementos que sean suministrados por la Entidad serán parte del inventario a cargo del servidor público, quien velará por su conservación. En caso de daño o pérdida de los mismos se debe seguir lo indicado en el instructivo GA-IN-02 Pérdida y daño de bienes, adicionalmente se debe informar de manera inmediata a la Mesa de Ayuda la pérdida o hurto de los equipos y dispositivos móviles electrónicos usados para Teletrabajo y que se encuentren bajo su responsabilidad, para reportar inmediatamente el caso, según lo indicado en el documento IT-MA- 01 Manual de Seguridad de la información.

Seguridad Confidencialidad, disponibilidad, integridad, autenticidad - Los parches de seguridad del equipo de cómputo deben estar actualizados y será responsabilidad del teletrabajador

descargar las actualizaciones - El Antivirus y antispam, debe ser adquirido por el teletrabajador. - Los accesos serán exclusivamente a las aplicaciones que están públicas en internet por el protocolo https, las

cuales son:

Estratégico / Evaluación y Control - Sistema Integrado de Gestión / Sistema Maestro - Informe Embajadores - Inteligencia de Negocios Power-BI Misional - Sistema Integral de Trámites al Ciudadano - SITAC - PAPYR-EL Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo (MEMEX POSTA) - Sistema de Protocolo Acreditación y Privilegios - Sistema de Registro y Control Academia Diplomática - Recomendaciones de Derechos Humanos - Candidaturas, Cuotas y Contribuciones - Consulta de Casos de Derechos Humanos - Informe al Congreso Apoyo - Sistema de Servicio al Exterior - SISE - Inventarios en el Exterior SIGUEME - Nóminas Locales SINPLE - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI - Ausentismo Laboral - Directorios






- Procesos Disciplinarios - Herramienta para gestión de servicios de TI – ARANDA Servicios

- Office 365 - Intranet - Plataforma E-Learning - Sitios de colaboración SharePoint - Herramienta para gestión de servicios de TI – ARANDA

Las aplicaciones que no pueden ser teletrabajables, desde el punto de vista tecnológico, son:

- Apostilla y Legalizaciones - Biblioteca Virtual de Tratados Internacionales - Cooperación Judicial - Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recursos Humanos - SIAD - Sistema de Correspondencia Oficial - SICOF - Control de Acceso de Visitantes

9.7 REVERSIBILIDAD

De conformidad con lo dispuesto en la Resolución No. 10025 de 2017, en caso que el jefe de dependencia, el teletrabajador o la administración deseen dar por terminada la modalidad de teletrabajo, se debe radicar en la Dirección de Talento Humano con una antelación de quince (15) días hábiles, la notificación de la decisión en según sea el caso en los siguientes formatos: GH-FO-189 Reversibilidad por parte del teletrabajador GH-FO-188 Reversibilidad por parte del jefe de dependencia Teniendo en cuenta, entre otras, las siguientes causas: - Por manifestación del teletrabajador, de no continuar trabajando bajo esta modalidad. - Por decisión del jefe de dependencia, con fundamento en razones de necesidades del servicio o deficiente

entrega de resultados. - Porque se determine que el teletrabajo está afectando la salud física, mental o emocional del teletrabajador y/o

de su grupo familiar.

Si la reversibilidad es solicitada por el Jefe de Dependencia o por la Entidad, se enviará al teletrabajador una comunicación mediante el formato GH-FO-193 Reversibilidad por parte de la Entidad. Al teletrabajador se le brindará una fecha de finalización de su participación en el programa de teletrabajo que no deberá ser inferior a quince (15) días hábiles. Así mismo, el funcionario designado por la Dirección de Talento Humano, deberá informar, mediante correo electrónico, al GIT de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación para que se realice la respectiva novedad en la página de la ARL y se pueda realizar el cambio del centro de trabajo. Una vez se realice este cambio de novedad,






el soporte será enviado al GIT de Administración de Personal para que este quede archivado en la historia laboral de cada funcionario.

9.8 DEBERES Y OBLIGACIONES DEL TELETRABAJADOR:

Los Teletrabajadores no se desprenden de su investidura de servidores públicos, por ende, les asiste el deber de acatamiento de la Constitución Política, la ley y las disposiciones internas, así como el de conservar intactos sus deberes y obligaciones para con el Ministerio de Relaciones Exteriores. En particular, los Teletrabajadores tendrán los siguientes deberes y obligaciones:

a) Dedicar la totalidad de la jornada laboral en la modalidad de Teletrabajo al desarrollo de las funciones encomendadas y rendir los informes respectivos solicitados por su jefe inmediato, con la oportunidad y periodicidad que se determine.

b) Diligenciar la información contenida en los formatos específicos determinados para esta modalidad, relacionada con la aplicación del Teletrabajo.

c) Revisar y mantener actualizadas las bases de datos y los sistemas de información, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones y garantizar el contacto e interlocución con sus compañeros y superiores.

d) Acudir a las reuniones en la Entidad cada vez que lo solicite su jefe inmediato, así sea durante los días que esté en teletrabajo.

e) Acatar las normas particulares aplicables al Teletrabajo en lo relacionado con la Seguridad Social Integral, así como de salud y seguridad en el Teletrabajo, promoción de la Salud y Prevención de los riesgos laborales, de conformidad con la guía que para este fin establece la Aseguradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentre afiliado el Ministerio.

f) Cumplir las reglas relativas al uso de equipos y programas informáticos, protección de datos personales, propiedad intelectual, y de seguridad de la información que se encuentren señaladas en la ley así como las que figuran en documento IT-MA- 01 Manual de Seguridad de la información, o que lleguen a señalarse mediante disposiciones internas tales como Resoluciones, Circulares, Instructivos y Memorandos.

g) Estar informado de las actividades programadas por las dependencias internas. h) Demostrar el cumplimiento de sus labores y horas de trabajo respectivas. i) Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la Entidad, a través del Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. j) Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el

Trabajo – SGSST, en especial lo dispuesto en el documento GH-MA-02 Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

9.9 DERECHOS DEL TELETRABAJADOR

El Teletrabajador continuará gozando de los mismos derechos que tiene cualquier servidor del Ministerio. Adicionalmente, cuenta con el derecho y prioridad de capacitación específica en materia de Riesgos Laborales, Informática, Suministro y Mantenimiento de las TIC, para lo cual la Dirección de Talento Humano tendrá en cuenta las necesidades de capacitación específicas aplicables al teletrabajador, de conformidad con la información suministrada por este, sin dejar de lado aquellas otras en que voluntariamente solicite participar.






9.10 SOPORTES DE LA VINCULACIÓN DEL FUNCIONARIO A LA MODALIDAD DE TELETRABAJO

Para el desarrollo y la puesta en práctica de la presente modalidad, una vez seleccionado el servidor o grupo de servidores participantes, deberán reposar debidamente diligenciados en la historia laboral de estos, los siguientes documentos: a) El Acuerdo de Voluntariedad, de conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6º de la Ley

1221 de 2008.

b) La Resolución “por medio de la cual se le reconocerá de manera individual al funcionario que cumplan con los requisitos de ley, como teletrabajador”

c) El acta de visita al lugar de residencia la cual se evidenciará mediante el formato Auto reporte y verificación de condiciones de seguridad y salud en el trabajo para teletrabajar, con la que, de manera conjunta con la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) de la Entidad, se constate el cumplimiento de las condiciones ergonómicas, condiciones locativas, condiciones ambientales, así como con la ausencia de riesgos biológicos, riesgo de incendio y explosión y riesgo eléctrico.

d) El funcionario designado de la Dirección de Talento humano debe notificar mediante correo electrónico al GIT

de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación, cuales funcionarios participarán de la prueba piloto de Teletrabajo para proceder a realizar la novedad en la página de la ARL, en dicho correo se debe especificar la dirección del nuevo centro de trabajo. Una vez se realice este cambio de novedad, el soporte de la ARL, que certifica el cambio de centro de trabajo durante los días teletrabajables, será enviado al GIT de Administración de Personal para que quede archivado en la historia laboral de cada funcionario.

9.11 GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Los teletrabajadores deben acatar las normas y procedimientos propios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo definidos por la Entidad, en los siguientes aspectos: a) Procurar el cuidado integral de su salud b) Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud c) Informar oportunamente los peligros y riesgos latentes en su lugar de trabajo (deberá descargar el formato

del sistema maestro: GH-FO-139 Reporte de actos, condiciones inseguras, incidentes de trabajo y condiciones de salud, el cual deberá enviar al correo [email protected])

d) Reportar oportunamente todo accidente de trabajo a su ARL y adicionalmente al GIT de Bienestar, Desarrollo de Personal y Capacitación a la ext., 4596.

e) Participar en las actividades de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo f) Poner en práctica las recomendaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidas en la capacitación a

teletrabajo

• Mantener limpio y ordenado su puesto de trabajo

• Prepararse en caso de una emergencia






• Adoptar buenas posturas en el trabajo

• Manejar adecuadamente las herramientas de trabajo

• Recargar energía y realizar pausas activas

• Adoptar estilos de vida y trabajo saludables

9.12 GENERALIDADES SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los teletrabajadores, al igual que todos los funcionarios de la Entidad, deben acatar las normas y procedimientos relativos a la Seguridad de la Información, definidos por la Entidad en el Manual de Seguridad de la información del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo especial atención en los aspectos relativos al Teletrabajo.

• No está autorizada la extracción o divulgación de información de las bases de datos, plataformas e información al cual se le autoriza el acceso en cumplimiento de las funciones y tareas delegadas. Para el efecto se tendrá en cuenta lo estipulado en el Acuerdo de Confidencialidad suscrito.

• Todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores son responsables de reportar a al oficial de seguridad de la información a la mayor brevedad posible la pérdida o hurto de los equipos y dispositivos móviles usados para Teletrabajo y que se encuentren bajo su responsabilidad o ante la eventual configuración de un incidente de seguridad de la información.

• Al contestar de manera positiva la pregunta “¿autoriza el ingreso del funcionario a la prueba piloto de teletrabajo, así como su acceso remoto a las aplicaciones y sistemas de información seleccionadas?” que se encuentra al final del formato GH-FO-194 Solicitud de incorporación en la modalidad de teletrabajo, el jefe de dependencia autoriza al funcionario a ser parte de la prueba piloto del teletrabajo y le autoriza el acceso remoto a las aplicaciones y sistemas de información que se seleccionaron en este formato. El jefe de dependencia debe considerar, antes de dar su aprobación, si la aplicación y/o sistemas de información accedidos remotamente puede(n) constituir un riesgo al manejo, control y seguridad de la información de la Entidad, antes de autorizar su uso remoto.

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