Control Documentos y Registros

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CÓDIGO: 000-P-CUC-01

Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 1 de 22

PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


ELABORÓ/ACTUALIZÓ

APROBÓ

RESPONSABLE

Jefe de SGC&SI Gerente de Cultura de Calidad

La versión aprobada del presente documento se encuentra en el Portal documental y/o en Centros Documentales, cualquier copia adicional tendría únicamente fines de estudio.



Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 2 de 22 TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ................................................................................................................................................................. 3 2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 3 3. RESPONSABILIDAD ................................................................................................................................................... 4 4. DESARROLLO ............................................................................................................................................................. 5

4.1. Requisitos para elaborar documentos del sistema de gestión de calidad. ................................................................. 5 4.1.1 Codificación de documentos: ............................................................................................................................. 5 4.1.2 Contenido de los documentos ............................................................................................................................. 6 4.1.3 Definición de responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación y eliminación. .......................................... 8 4.1.4 Descripción del contenido de los documentos .................................................................................................... 9

4.2 Descripción del control de documentos ................................................................................................................... 10 4.2.1 Elaboración de los documentos ........................................................................................................................ 10 4.2.2 Aprobación de los documentos ......................................................................................................................... 11 4.2.3 Almacenamiento, protección, disponibilidad y distribución de los documentos .............................................. 12 4.2.4 Actualización de documentos. .......................................................................................................................... 13

4.3. Descripción del control de registros. ...................................................................................................................... 14 4.3.1 Identificación de Registros ............................................................................................................................... 14 4.3.2 Almacenamiento, protección y recuperación de los registros. ......................................................................... 14 4.3.3 Tiempo de retención y disposición de los registros. ......................................................................................... 14

5. GUÍA PARA CREAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS ............................................................. 15 5.1 Creación de documentos nuevos ............................................................................................................................. 15 5.2 Actualización de los documentos. ........................................................................................................................... 16 5.3 Eliminación de documentos. ................................................................................................................................... 17

6. DEFINICIONES .......................................................................................................................................................... 19 7. REFERENCIAS .......................................................................................................................................................... 20 8. ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 20

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO 000-P-CUC-01 ............................................................... 20 BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO ............................................................................... 20





1. PROPÓSITO Establecer un sistema para controlar los documentos y registros de los sistemas de gestión del grupo industrial EEC, normando su elaboración, aprobación, revisión, actualización, eliminación, identificación, almacenamiento, protección, legibilidad y disponibilidad, y para el caso especial de los registros tomando en cuenta además, la recuperación, tiempo de retención y disposición de los mismos. (Ref. 1). Prevalece el sistema documental original del SGC ISO 9001 adaptándose los nuevos sistemas sobre esta estructura según aplique.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos que se elaboran o gestionan dentro de los sistemas de gestión del grupo industrial EEC, clasificados de acuerdo a la estructura documental adjunta (como referencia) y listados en el “Portal documental” de la Intranet del grupo industrial EEC.





3. RESPONSABILIDAD El responsable de la actualización del presente procedimiento es el Jefe de SGC&SI. Los responsables del seguimiento del cumplimiento del presente procedimiento son los

“Representantes de la Dirección”/ Jefe de SGC&SI. Así mismo comparten la responsabilidad sobre el control de las copias controladas de los documentos.

El Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administración del “Portal documental” de la Intranet

del grupo industrial EEC, en su ausencia la administración pasa al Gerente de Cultura de Calidad.

El responsable de aprobar el presente documento es el Gerente de Cultura de Calidad.

Todo el personal de la organización que elabora, revisa, aprueba, elimina, custodia ó usa los

documentos incluidos en el alcance de este procedimiento, tiene la responsabilidad de cumplir este procedimiento, así como reportar cualquier “No Conformidad” detectada.

En el caso de que se presenten situaciones que no estén contempladas en el presente procedimiento, es responsabilidad del Jefe de SGC&SI indicar cómo proceder considerando la integridad y coherencia con el sistema documental, y actualizar el procedimiento según aplique.





4. DESARROLLO 4.1. REQUISITOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. 4.1.1 Codificación de documentos: Los documentos de los sistemas de gestión son identificados siguiendo la codificación que se muestra en la tabla 4.1.1.(a).

TABLA 4.1.1.(a) FORMA DE CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

000 - P - CUC - 001 CÓDIGO

DE EMPRESA

CÓDIGO DEL TIPO DE

DOCUMENTO

CÓDIGO DEL PROCESO

NÚMERO CORRELATIVO POR TIPO DE DOCUMENTO

3 NÚMEROS 1 LETRA 3 LETRAS MÍNIMO DE 2 DÍGITOS 523 PROVESA

Ver tabla 4.1.1.(b)

Ver tabla 4.1.1.(c)

Nota: lo habitual es utilizar 3 letras, sin

embargo pueden haber casos donde se utilicen mayor número de letras.

Según orden de elaboración

202 PICASA 201 IPSA 524 RECICLA 802 CEMSA 910 EPP CR 000 DISAC1 414 DISPASA 601 Grupo Agroindustrial 915 EPP Honduras 914 EPP Nicaragua

Si no aparece en este listado se utiliza el código de la empresa según la nomenclatura contable

1 DISAC. División de Servicios Administrativos y Cultura de Calidad. son los departamentos de Área, comunes del Grupo EEC (RRHH, Suministros, Informática, Créditos y Cobros, Cultura de Calidad)





TABLA 4.1.1.(b) CÓDIGOS SEGÚN “TIPO DE DOCUMENTO” TIPO DE

DOCUMENTO Manual Planes Procedimientos Instructivos Documentos generales

Documentos especiales Registros

CÓDIGO M L P I G E R

TABLA 4.1.1.(c) CÓDIGOS DE “PROCESOS”

PRO

CE

SO

Ger

enci

a

Cul

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HA

CC

P

CÓDIGO GER CUC COM PRO MAN BOD REH SUM INF PRY PLA CON HSI CRE HACCP NOTA: Ante la falta de un código de proceso, el Administrador del Portal Documental se encarga de definir dicho código y aplicarlo en el Portal Documental. Será agregado a este listado en futura actualización. 4.1.2 Contenido de los documentos Cada “Tipo de documento” cuenta con un contenido específico, de acuerdo a la tabla 4.1.2.(a).

TABLA 4.1.2.(A) CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

CONTENIDO Planes Procedimientos Instructivos Documentos generales

Documentos Especiales Registros

Propósito NA Sí Sí NA O NA Alcance NA Sí NA NA O NA

Responsabilidades Sí Sí Sí NA O NA Desarrollo Sí Sí Sí NA Sí NA

Definiciones NA O O NA O NA Referencias NA O O NA O NA

Anexo: Documentos asociados (Registros,

planes y/o instructivos) O Sí O NA O NA

Anexo: Bitácora2 actualización Sí Sí Sí NA Sí Sí3

2 En la bitácora de actualización al menos deben aparecer los cambios realizados en el documento durante el año en curso, el último cambio del año anterior y la primera edición.





FORMATO DE IDENTIFICACIÓN Planes4 Procedimientos Instructivos Documentos

generales Documentos

especiales Registros5

Logotipo Grupo industrial EEC T T T NA T O

Logotipo Optima T T T NA T O Título T T T C T C

Código T T T C T C Fecha de emisión T T T NA T I

Número de edición T T T NA T I Fecha de la edición T T T NA T I Número de página T T T NA T O Elaboró / Actualizó NA C C NA C O

Aprobó NA C C NA C I Notas: El contenido del Manual de Calidad es autorregulado.

NA: No aplica T: Identificación en cada página del documento C: Identificación en la carátula ó primera página del documento O: Opcional I: posición indistinta, debe aparecer Este es el contenido mínimo del formato de identificación, los documentos hechos bajo las

ediciones anteriores pueden tener datos adicionales, mismos que serán ajustados cuando se hagan actualizaciones.

3 Los formatos de registros deben describir únicamente el último cambio sufrido, no es una bitácora acumulativa como en el caso del resto de los documentos. 4 Los registros y planes que se encuentran automatizados en el sistema de información, no se sujetan como obligación, a los requisitos de esta tabla. Los correos internos y externos son registros que no requieren cumplimiento del formato y que se conservan a criterio del dueño del proceso. En el caso de que el registro sea de origen externo no se sujeta a los requisitos anteriores. 5 En el caso de los registros, las referencias de emisión, edición y actualización están enfocadas al formato vacío. Los registros cuyos formatos vacíos son impresos, requieren la debida identificación en todas sus páginas





4.1.3 Definición de responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación y eliminación. Cada “Tipo de documento” tiene definidas la responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación y eliminación según la tabla 4.1.3.(a).

Tabla 4.1.3.(a) Responsabilidad de elaborar y aprobar

Elaborar / Actualizar Aprobar6 / Eliminar

Manual de sistema de gestión Representante de la Dirección Gerente

Planes La responsabilidad de elaboración de

planes está especificadas en su respectiva tabla de control de planes,

por proceso

La responsabilidad de aprobación de planes está especificadas en su respectiva tablas de

control de planes, por proceso 6

Procedimientos Dueño del Proceso Representante de la Dirección

Instructivos Opcional Dueño del Proceso

Documentos generales No aplica No aplica

(dueño de proceso avala su inclusión o eliminación)

Documentos especiales La responsabilidad de elaboración de

planes está especificadas en su respectiva tabla de control de planes,

por proceso

La responsabilidad de aprobación de planes está especificadas en su respectiva tablas de

control de planes, por proceso 6

Registros (formatos vacíos) Opcional

Dueño del proceso

La inclusión de nuevos registros o eliminación de los mismos se realiza actualizando la Tabla de Control de

Registros del proceso.

6 El responsable de aprobar debe de ser diferente al responsable de elaborar; si siguiendo la tabla 4.1.3 (a) se presenta un caso especial que incumpla lo anterior, la responsabilidad de aprobación se traslada al representante de la dirección ó al Gerente, según amerite.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 9 de 22 4.1.4 Descripción del contenido de los documentos Propósito: Establece para qué sirve el documento. En el caso de los procedimientos se

puede hacer una referencia a los principales requisitos del sistema de gestión correspondiente que se cubren con el documento

Alcance: Establece los límites dentro de los cuales impacta y tiene validez el documento.

Responsabilidades: Establece las responsabilidades de los involucrados en el documento, a

nivel de puestos o cargos. Desarrollo: Establece las etapas y explicaciones que sirven para poner en práctica el

documento. En esta sección se pueden utilizar descripciones narrativas y / ó gráficas (diagramas y fotografías)

Definiciones: Establece el significado que se le da en la organización a los términos propios,

especiales ó muy relevantes. Referencias: Establece relaciones con otros documentos, sistemas ó materiales, cuya

consulta puede aclarar o profundizar algún tema tratado. Anexos: Permite adjuntar documentos y materiales cuya consulta directa es conveniente. Se

pueden incluir la bitácora de actualización del documento, y los registros asociados. Título: Identificación específica del documento, mediante la asignación de un nombre.

Código: Identificación alfanumérica del documento, según tabla 4.1.1.(a)

Fecha de emisión: fecha en la cual se creó el documento, coincide con la fecha de la

primera edición. Esta fecha no cambia durante la vida de documento. Es equivalente a su fecha de nacimiento.

Número de Edición o Versión: Número correlativo que indica cuántas aprobaciones

(después de la revisión pertinente) se han realizado a partir de la creación del documento. Fecha de la edición: Establece la fecha a partir de la cual un documento, o una nueva

versión del mismo está aprobado y puesto en marcha, debe tomar en cuenta la fecha de actualización en el portal documental.

Número de página: Permite identificar y ordenar cada página que compone el documento,

haciendo referencia al número total de páginas




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 10 de 22 Elaboró / Actualizó: Indica el cargo (opcional también el nombre) de la persona

responsable de la elaboración/ actualización del documento vigente, cuya asignación debe respetar las disposiciones indicadas en la tabla 4.1.3.(a). la actividad de revisión del documento está implícita durante su elaboración o actualización.

Aprobó: Indica el cargo de la persona (opcional también el nombre) responsable de revisar

y aprobar el documento elaborado, cuya asignación debe respetar las disposiciones indicadas en la tabla 4.1.3.(a).

4.2 DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.1 Elaboración de los documentos Cuando se detecta la necesidad de un nuevo documento que puede impactar en la eficacia de un sistema de gestión, el responsable del documento, (según tabla 4.1.3 (a)), lo elabora, cumpliendo los requisitos establecidos en la sección 4.1 (codificación, contenido, formato) del presente procedimiento y considerando la eficacia del sistema de gestión involucrado y la base documental existente en el portal documental Si el documento genera un registro, el responsable del documento diseña el formato del registro vacío y hace referencia de él en el anexo de documentos asociados. Los registros reciben un control especial, detallado en la sección 4.3 del presente documento.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 11 de 22 4.2.2 Aprobación de los documentos Antes de su difusión y puesta en marcha, los documentos deben ser aprobados por el personal autorizado, (según asignaciones de tabla 4.1.3 (a) ), tras verificar su adecuación a los requisitos de codificación, contenido y forma, y considerando la eficacia del sistema de gestión involucrado.

DOCUMENTOS GENERALES

El ingreso de documentos generales (de “origen externo” o “propiedad del cliente”) al sistema de gestión, es controlado por el “Representante de la Dirección” mediante el documento 000-E-CUC-02 Tabla de control de documentos generales, el cual incluye 1) código, 2) nombre, 3) identificación del tipo de documento general, 4) responsable y 5) ubicación .

PLANES

Los planes son aprobados por el personal autorizado y controlados por el “Representante de la Dirección” mediante el documento 000-E-CUC-03 Tabla de control de planes, el cual incluye 1) código, 2) nombre, 3) responsable de elaborar y de aprobar, 4) ubicación.

DOCUMENTOS ESPECIALES

El ingreso de documentos especiales al sistema de gestión de calidad es controlado por el “Representante de la Dirección” mediante el documento 000-E-CUC-04 Tabla de control de documentos especiales, el cual incluye 1) código, 2) nombre, 3) responsable de elaborar y de aprobar y 4) ubicación.

REGISTROS El ingreso o salida de registros (vacíos, ejemplos o llenos) al sistema de gestión de calidad es controlado mediante las correspondientes tablas de control de registros 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros.

El personal autorizado para aprobar un documento, envía el documento aprobado al Jefe de SGC&SI, quien tras verificar el debido proceso de aprobación, lo actualiza en el Portal documental, garantizando que los documentos vigentes han sido debidamente aprobados.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 12 de 22 4.2.3 Almacenamiento, protección, disponibilidad y distribución de los documentos Los manuales, los procedimientos y los instructivos aprobados son ingresados al “Portal documental” por el Jefe de SGC&SI, quien puede asesorar sobre el uso del sistema. Los planes, documentos especiales y registros, (formatos vacíos, ejemplos ó llenos), también son ingresados al “Portal documental” por el Jefe de SGC&SI. La ubicación y responsabilidad de los documentos generales, planes y registros están definidas en sus respectivas tablas de control. En el “Portal documental” se garantiza la identificación y legibilidad de los documentos, así como su adecuada protección mediante el proceso de respaldo del sistema de gestión de calidad. (Ref 2). Los documentos se mantienen en formato PDF, con los debidos controles de seguridad para evitar su impresión y restringir su acceso, cuando es requerido. Por ser una herramienta de trabajo constante, los formatos de registros poseen, cuando es requerido, una versión incrustada de su archivo original para que sea descargado desde el portal documental y facilitar su uso o impresión. La consulta de los documentos, se puede hacer mediante el acceso al Portal documental y/o mediante el acceso a los centros documentales que tienen copias impresas controladas y distribuidas por los Representantes de Dirección o Jefe de SGC&SI. Los planes, documentos generales y los documentos especiales pueden ser consultados en la ubicación referida en sus respectivas tablas de control Para identificar las copias impresas controladas los Representantes de Dirección /Jefe de SGC&SI le agrega a todas las páginas del documento el sello “COPIA CONTROLADA” y mantiene actualizado el 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas. Cada dueño de proceso coordina la divulgación de los documentos aprobados entre los interesados y valida su uso, cuando aplica.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 13 de 22 4.2.4 Actualización de documentos. Los documentos y formatos de registros elaborados bajo el presente procedimiento, son revisados y actualizados, por cualquiera de los siguientes motivos, sin ser limitantes: No Conformidades, auditoria interna/externa, cambios en los procesos, maquinaria, tecnología o por conveniencia de los sistemas de gestión existentes. La revisión de los planes se realiza de acuerdo al propósito para el cual fueron creados. Los “planes de calidad” son actualizados para evidenciar el cumplimiento de actividades y objetivos, o si se requiere la implementación de cambios. Cada vez que se actualiza un documento, se somete nuevamente a las etapas de aprobación, almacenamiento y distribución. Los documentos actualizados aprobados, se identifican con un nuevo número de edición, modificando así mismo la fecha de la edición, e incluyendo como anexo, la bitácora de los cambios efectuados, cuando aplica. Los cambios que se registran en las bitácoras de actualización de los documentos que se publican en el portal documental, son comunicados a los dueños de proceso involucrados, por medio de un correo electrónico, y el responsable del documento lo comunica en las sesiones del Comité de Calidad (o Equipo de Inocuidad, Comisiones de Seguridad, Comité Ambiental, etc., según corresponda) como medio que facilita su divulgación. Los cambios en documentos especiales y planes que no se publican en el portal documental, y que deben de ser conocidos por otros interesados, son divulgados a éstos por los dueños de proceso responsables de su actualización La actualización de un documento del portal documental, se realiza en el archivo editable vigente, el cual es puesto a disposición del interesado por el Jefe de SGC&SI, tras recibir la respectiva solicitud. Los documentos obsoletos en el “Portal documental” son eliminados, reemplazándolos con la nueva versión actualizada. Las copias impresas controladas obsoletas son retiradas y eliminadas por el Representante de la Dirección / Jefe de SGC&SI cuando distribuye la versión actualizada. Cualquier documento obsoleto que se mantiene con fines de historial, se guarda en carpetas identificadas como “obsoletas” Los registros son un tipo especial de documento cuyo control incluye las actividades establecidas en la sección 4.3 que se muestra a continuación.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 14 de 22 4.3. DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DE REGISTROS. 4.3.1 Identificación de Registros Los registros se identifican con código, título de registro más un identificador que le da características únicas para cuando sean llenados, por ejemplo puede ser un correlativo, un nombre, la fecha en que se llena, un código de producto terminado, un código de materia prima, etc. 4.3.2 Almacenamiento, protección y recuperación de los registros. Los registros de los sistemas de gestión, sujetos al alcance de este procedimiento, son responsabilidad de las personas asignadas en la 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros del “Portal documental”.

Los registros que se conservan en el sistema informático, están protegidos por el sistema de copias de respaldo que garantiza la posibilidad de recuperación.

Los registros que se conservan fuera del sistema informático, están protegidos en

archivos, minimizando los riesgos de deterioro ó pérdida. 4.3.3 Tiempo de retención y disposición de los registros. El tiempo de retención de los registros de los sistemas de gestión, sujetos al alcance de este procedimiento, está definido en la 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros. Los correos internos y externos no se incluyen en dicha tabla y se conservan a criterio del dueño de proceso. Durante el plazo de conservación definido, los registros están a disposición de los interesados, solicitándolos previamente al responsable de la documentación, según 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros. (Salvo aquellos registros que por su importancia estratégica puedan representar un riesgo para la organización si son utilizados por terceros). Una vez vencido el plazo de conservación definido, los registros pueden eliminados por los responsables de su custodia, ó almacenados en carpetas separadas. Si por motivos históricos permanecen en el lugar, deberán contar con identificación clara para evitar confusiones.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 15 de 22 5. GUÍA PARA CREAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS 5.1 CREACIÓN DE DOCUMENTOS NUEVOS No. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1

Se detecta la necesidad de un nuevo documento que puede impactar en la eficacia del sistema de gestión

Si el documento es un registro, plan, documento especial, documento general. Requerirá que sea modificada su correspondiente tabla de control para avalar la creación

2

Se elabora el documento cumpliendo los requisitos establecidos en la sección 4.1 y considerando la eficacia del sistema de gestión

Elaborador Tabla 4.1.3 (a)

Cumplir los requisitos de codificación, contenido, formato. Sección 4.1

3

Si el documento genera registro, se diseña el formato del registro vacío y se hace referencia de él en el anexo de documentos asociados


Los nuevos registros requieren actualizar la tabla de control de registros

4 El documento es enviado al aprobador por medio de correo electrónico


5 Se aprueba el documento tras verificar su adecuación a los requisitos de codificación, contenido y forma.

Aprobador Tabla 4.1.3 (a)

6 Se envía el documento aprobado al Jefe de SGC&SI solicitando la publicación


Por medio de correo electrónico

7 Tras verificar el debido proceso de aprobación, el documento es publicado en el portal documental

Jefe de SGC&SI Si hubiera inconveniente, se rechaza la solicitud y se explica la razón al aprobador

8 Se comunica la publicación del documento por medio de un correo electrónico dirigido al comité de gestión involucrado

Jefe de SGC&SI Se almacenan las evidencias respectivas que amparan la publicación y aprobación

9 Se coordina la divulgación de los documentos aprobados entre los interesados y se valida su uso, cuando aplica

Dueño de proceso El derrame de los documentos asegura su implementación

10

Cuando aplica, se solicitan copias controladas al Representante de la Dirección o al Jefe de SGC, quienes las emiten y actualizan el 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas.

Dueño de proceso

Las copias controladas se identifican con un sello de “Copia Controlada” en todas sus páginas




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 16 de 22 5.2 ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1

Se detecta la necesidad de un modificar uno o varios documentos. Se analiza la relación con otros documentos de los sistemas de gestión que puedan verse afectados y que también pudieran requerir cambios


2

Se solicita el archivo digital vigente al Jefe de SGC&SI por medio de correo electrónico. (puede pedirse más de un documento)

Elaborador ó Aprobador

Tabla 4.1.3 (a)

Esto reduce el riesgo de usar un archivo obsoleto para hacer modificaciones, y se mantiene la trazabilidad sobre los cambios.

3

Se realiza la actualización o modificaciones registrando los cambios en la bitácora de actualización del documento.


En la bitácora se coloca una breve pero concisa explicación del cambio realizado.

4 Se actualiza el número de edición y fecha de la edición del documento


5 El documento es enviado al aprobador por medio de correo electrónico


Se incluyen los documentos adicionales que se hayan modificado

6 Se aprueba el documento tras verificar los cambios descritos en la bitácora de actualización y considerando la eficacia del SGC


7 Se envía el documento aprobado (o los documentos aprobados) al Jefe de SGC&SI solicitando la publicación


Por medio de correo electrónico

8

Tras verificar el debido proceso de aprobación, el documento es sustituido en el portal documental. Se trasladan los archivos obsoletos a carpetas de almacenamiento de obsoletos.

Jefe de SGC&SI Si hubiera inconveniente, se rechaza la solicitud y se explica la razón al aprobador

9 Se comunica la publicación del documento por medio de un correo electrónico dirigido al comité de gestión involucrado

Jefe de SGC&SI Se almacenan las evidencias respectivas que amparan la publicación y aprobación

10 Se coordina la divulgación de los documentos aprobados entre los interesados y se valida su uso, cuando aplica

Dueño de proceso El derrame de los documentos asegura su implementación

11

Cuando aplica, se solicitan nuevas copias controladas al Representante de la Dirección o al Jefe de SGC, quienes las emiten y actualizan el 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas.

Dueño de proceso

Las copias controladas se identifican con un sello de “Copia Controlada” en todas sus páginas




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 17 de 22 5.3 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1

Se detecta la necesidad de eliminar uno o varios documentos. Se analiza la relación con otros documentos de los sistemas de gestión que puedan verse afectados y que pudieran requerir cambios Aprobador

Tabla 4.1.3 (a)

Debe considerarse como mínimo: Mapa de proceso Tablas de control (de

registros, de planes, de documentos especiales, documentos generales)

Procedimiento o instructivos relacionados

2

Cuando el documento a ser eliminado está amarrado a una Tabla de Control, será por medio de la actualización de dicha tabla que se realizará la eliminación describiéndolo en su bitácora de actualización


Aplica a: Registros Documentos especiales Documentos generales Planes

3

Se solicita la eliminación del documento por correo electrónico dirigido al Jefe de SGC&SI


4 Se realiza la eliminación y traslado de los archivos digitales a las carpetas de almacenamiento de obsoletos

Jefe de SGC&SI

5 Se comunica la eliminación del documento por medio de un correo electrónico dirigido al comité de calidad involucrado

Jefe de SGC&SI

6

Cuando aplica, se hace eliminación de las copias controladas del documento, destruyéndolas. Se actualiza el registro 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas

Dueño de proceso Representante de

la Dirección Jefe de SGC&SI





DIAGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Representante de la Dirección / Jefe de

SGC&SI

Responsable deelaborar/actualizar Ver tabla 4.1.3 (a)

Responsable de aprobar

Ver tabla 4.1.3 (a)

Custodio de registro. Ver registro

000-E-CUC-01

4.3 Control de los registros 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros

4.2.1 Elaboración del documento. Cumplir requisitos del SG y cumplir formato y contenido establecido en tabla 4.1.2 (a)

4.2.2 Aprobacion del documento. Verificar cumplir requisitos del SG y cumplir formato y contenido establecido en tabla 4.1.2 (a)

4.2.3 Almacenamiento, protección, disponibilidad y distribucion de los documentos.000-E-CUC-02 Tabla de control de documentos generales 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas

4.2.4 Actualización de los documentos

5.3 Eliminación de documentos

Necesidad de documento SG

Elabora

Revisa

¿Cumple

ApruebaSí

¿Registro?

Soporte documental SG

Sí

¿Requiere actualizar o

Almacena registros y mantiene disponibles y

protegidos.Controla tiempos de

vigencia y disposición.

Sí

No

Define modificaciones. Actualiza # de edición, fecha de la edición y resumen cambios.

Si es eliminación obtiene toda la información para la eliminación

y solicita al aprobador

No

1

Sí

1

Actualiza Portal con documento aprobado,

asigna accesos, distribuye y controla copias

controladas y coordina divulgación. Elimina

copias obsoletas cuando actualiza documentos.

No




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 19 de 22 6. DEFINICIONES Portal documental: Sitio de la Intranet que contiene los documentos de los sistemas de gestión del grupo industrial EEC. Tipo de documento: Cada una de las clases en que se organizan los documentos del sistema de gestión de calidad: Manual de Calidad (M), Plan (L), Procedimiento (P), Instructivo (I), Documento general (G), Documento Especial (E) y Registro (R). Manual (M): Documento que especifica determinado sistema de gestión de la organización. Plan (L): Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Procedimiento (P): Documento que especifica la forma para llevar a cabo una actividad o un proceso. Instructivo (I): Documento que explica cómo se realiza una tarea específica. Documento general (G): Documento, de origen externo ó propiedad del cliente, que sirve de apoyo al sistema de gestión de calidad. Documentos Especiales (E): Contempla especificaciones, listados y otros, dentro de esta categoría se encuentra la Política de Calidad Registro (R): Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Dueño de proceso: Responsable de un proceso. Jefe de SGC&SI: nombre corto para el puesto de Jefe de Sistemas de Gestión de Calidad & Seguridad Industrial.




Emisión: 31/08/04 Edición: 11 Fecha de Edición: 02/10/12 Página 20 de 22 7. REFERENCIAS Ref. 1:

o Norma ISO 9001; Sección 4.2.3: Control de documentos y Sección 4.2.4: Control de registros.

o Norma ISO 22000; sección 4.2.2: Control de los documentos y Sección 4.3: Control de los registros.

o OSHAS 18000; Sección 4.4.5: Control de Documentos y Sección 4.5.4: Control de los Registros.

o Norma ISO 14000; Sección 4.4.5: Control de documentos y Sección 4.5.4: Control de los Registros.

Ref. 2: Instructivo “Recuperación de back up servidor Saeecweb”(000-I-INF-10) 8. ANEXOS

7.1 ANEXO 1

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO 000-P-CUC-01

CÓDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

000-E-CUC-01 Tabla de Control de Registros 000-E-CUC-02 Tabla de control de Documentos Generales 000-E-CUC-03 Tabla de Control de Planes 000-E-CUC-04 Tabla de Control de Documentos Especiales 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas

7.2 ANEXO 2

BITÁCORA DE ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO

Edición Fecha Estatus y cambios 1 31/08/2004 Primera versión con enfoque en ISO 9001 y utilizando el “Portal de documentos de Provesa”





6 02/06/2006 Sección 4.2.3: Se menciona el uso de controles de seguridad para evitar la impresión de documentos PDF y restringir su acceso, cuando es requerido.

Se especifican controles más detallados para los planes: o Sección 4.2.2 y Anexo 1: Se incorpora registro 08: “Tabla de control de planes” o Sección 4.2.4: Se especifica que los “planes de calidad” y los “planes de mejora de satisfacción de

clientes ó reducción de brecha de competencias”, son actualizados para evidenciar el cumplimiento de actividades y objetivos, o si se requiere la implementación de cambios.

o Sección 4.1.2: Se habilita la opción de usar en los planes el anexo “documentos asociados”, además de “bitácora de actualización”

Se realizan leves cambios de forma (redacción y ubicación de párrafos) para facilitar la comprensión del procedimiento.

Se modifica el formato de “planes de calidad”, estableciendo una referencia genérica para los objetivos generales de calidad (aplicables en todos los SGC), e incorporando como anexos “bitácora de actualización” y “documentos asociados”, esté último para hacer referencia a registros que evidencian cumplimiento de objetivos.

Se modifica el formato de “planes de mejora de satisfacción de clientes ó reducción de brecha de competencias” y de “programas de auditorías”, incorporando como anexo “bitácora de actualización”

7 19/09/2006 Sección 3: Se establece que el nuevo responsable de elaborar/revisar el presente procedimiento es el Jefe de SGC&SI y que el responsable de revisar/aprobar es el Gerente de Cultura de Calidad. Todas las versiones anteriores fueron elaboradas por el Gerente CUC.

Sección 3: Se asigna al Jefe de SGC&SI como corresponsable de seguimiento del cumplimiento del presente documento y de la administración del portal documental. Este cambio es debido a la incorporación del Jefe de SGC&SI al Depto. de Cultura de Calidad, quien gradualmente asumirá dichas responsabilidades en los diferentes SGC del grupo industrial EEC.

Sección 4.1.3: se cambia “Jefe del proceso” por “ Dueño del proceso” y se recalca el requisito de que el responsable de aprobar sea diferente al responsable de elaborar.

Se realizan cambios en la carátula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser coherentes con las modificaciones anteriormente descritas.

Sección 4.2.4: se elimina la obligatoriedad de revisión anual de los documentos y se establecen las razones que motivan la revisión de los documentos.

8 08/12/2006 Se agregó el tipo de documento “especial” (E) el cual contempla especificaciones, listados y otros documentos. Se detallaron requerimientos de forma y contenido, y se completaron las fases para su gestión (elaboración, aprobación, almacenamiento, protección, disponibilidad, distribución y actualización)

Se reforzó la identificación de los registros, agregando requisitos de edición de los formatos vacíos en la tabla 4.1.2

(a) y añadiendo un identificador que le da características únicas cuando se llenan Sección 4.1: Se realizaron las siguientes modificaciones:

o Se cambió el termino “revisión” por “edición” o Mínimo de 2 dígitos para código del documento (pueden ser más) o Las responsabilidades de elaboración y de aprobación de planes y documentos especiales se especifican

en sus respectivas tablas de control por proceso. o En la bitácora de actualización deben aparecer los cambios realizados en el documento durante el año, el

último cambio del año anterior y la fecha de la primera edición. Sección .4.2.4: Se realizaron las siguientes modificaciones:

o Se agregó el requisito de divulgación de cambios, por medio de correo electrónico, cuando se actualiza un documento en el portal documental; así como establecer un mecanismo de divulgación de cambios en los documentos que no se publican en el portal.

o Se agregó que para actualizar un documento publicado en el portal documental se debe solicitar el archivo editable vigente al responsable del portal, para trabajar sobre la última versión aprobada.

Se re-codificaron como documentos “E” los documentos asociados a este procedimiento que lo requerían. A partir de esta edición, el Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administración del “Portal documental” de la

Intranet del grupo industrial EEC, y el control de las copias autorizadas de los documentos. Se realizan cambios de redacción/forma en la carátula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser

coherentes con las modificaciones anteriormente descritas. 9 12/03/2010 Se eliminó la referencia a la versión 2000 de la norma ISO





10 08/02/2011 Revisión general de documento, con modificaciones de formato asociadas. Inclusión de un índice vinculado para facilitar la navegación en este documento y facilitar que el usuario encuentre

temas de interés. Incorporación de una sección guía para referencia rápida sobre creación, actualización, eliminación de documentos Se agregó la sección 5.3 que explica cómo se eliminan los documentos.

11 02/10/12 Se generaliza el documento para que pueda ser aplicable a cualquier sistema de gestión del Grupo Industrial EEC que esté certificado con normas tales como ISO 9001, ISO 22000, OSHAS 18000, ISO 14000, etc.

Revisión general del documento.


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