Control Patrimonial

CURSO :

LOGICO MATEMATICO

DOCENTE :

LIC.LENIN OMAR MERCADO RIVAS

ALUMNA :

ESTRELLA ESPINOZA ELVIA INES

CÓDIGO :

G08078D

SEMESTRE :

I

HUANCAYO, 11DE OCTUBRE DEL 2014

1

ÁREA DE CONTROL PATRIMONIALCORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE

JUNINEXPERIENCIA LABORAL

PRESENTACIÓN

Las entidades públicas, a través de sus unidades orgánicas, tienen la obligación y el reto de

cumplir con todos los lineamientos y obligaciones que establece el ordenamiento jurídico. El

reto consiste en que cada unidad efectúe una gestión eficiente, generadora de valor agregado

a la organización, como también a la Administración Pública, a la par de cumplir con el Sistema

Administrativo a cuya función está relacionada.

Como todos sabemos, las entidades públicas son titulares de bienes muebles e inmuebles. La

Corte Superior de Justicia de Junín en su sede central, y sub sedes dentro de la región Junín.

En muchas entidades surge la pregunta antes de contar con los resultados del inventario:

¿cuántos bienes tiene la entidad?, ¿dónde se encuentran ubicados?, ¿a qué unidades

orgánicas están asignados dichos bienes? y ¿qué gestiones administrativas se pueden realizar a

propósito de conocer la verdadera real dimensión patrimonial?

En el plano de realización de actividades ordinarias y especiales, y del cumplimiento de

obligaciones, identificamos a la Oficina de Control Patrimonial como operadora del Sistema

Nacional de Bienes Estatales, al interior de la Corte Superior de Justicia de Junín. Dicha oficina

tiene la función de planificar y coordinar las actividades relacionadas con el registro, control y

administración de los bienes muebles e inmuebles de propiedad estatal.

CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE JUNIN

Institución autónoma encargada de

administrar justicia a través de sus

órganos jurisdiccionales que

permita contribuir a la paz social de

su zona.

3

CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE JUNINOFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

I. OBJETIVO DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

1. Atender las solicitudes de asignación, sustitución, reasignación y bajas de bienes muebles

y equipo de cómputo de los diferentes organismos que integren la Corte superior de

Justicia de Junín.

2. Administrar adecuadamente el almacén de bienes y equipo de cómputo que forman parte

del patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.

3. Asegurar el correcto resguardo de los bienes muebles y equipo de cómputo que integran

el patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.

4. Utilizar el SIGA para realizar el inventario físico de los bienes muebles y equipos de

computo para registrar, etiquetar y resguardar los bienes.

II. ESTRUCTURA ORGÁNICA

III. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

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La Oficina de Control Patrimonial tiene como finalidad administrar y controlar el patrimonio

de bienes del sector, así como la coordinación y supervisión de acciones de mantenimiento y

seguridad del patrimonio institucional, en concordancia con las normas legales vigentes.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

a. Formular y aplicar normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización

de los bienes con los que dispone las Sedes de la Corte Superior de Justicia de Junín;

b. Mantener actualizado el margesí de bienes, muebles e inmuebles de la Sedes de la Corte

Superior de Justicia de Junín, velando por su custodia y conservación;

c. Efectuar el Inventario Físico de Bienes, así como el registro, control y actualización

patrimonial;

d. Llevar el control de ingreso y salida de los bienes patrimoniales de la Corte Superior de

Justicia de Junín;

e. Llevar el control de altas y bajas de los bienes del activo fijo;

f. Procurar el saneamiento legal de los bienes, muebles e inmuebles de la CSJJU que así lo

requieran.

g. Mantener actualizado el registro y control patrimonial, así como coordinar la toma de

Inventario físico.

h. Coordinar y ejecutar la realización de inventarios físicos, así como la actualización del

registro y codificación de bienes patrimoniales;

i. Proponer controles internos para el buen uso de los inmuebles, muebles y equipos de

oficina;

j. Suscribir las actas de entrega y recepción por las transferencias de bienes patrimoniales

de acuerdo a las normas legales vigentes;

k. Mantener actualizado el registro del ingreso y salida de los Bienes de almacén;

debidamente valorizados;

l. Mantener el registro de bienes asignados, por usuarios y áreas.

m. Efectuar el control de las Altas, Bajas y transferencias de bienes patrimoniales;

n. Llevar el control en coordinación con el personal de seguridad de la Corte, de la salida y

retorno de los bienes del activo fijo, que se encuentra en proceso de reparación u otros;

o. Formular los informes sobre el control patrimonial de los bienes así como del trámite de

altas y bajas de bienes a efectos de determinar las bajas y altas de los bienes depreciables;

p. Elaborar el informe anual de Activos fijos y remitir para su contabilización en los Estados

Financieros de la institución;

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IV. POLITICAS DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

a. Todos los bienes localizados en cualquiera de las instalaciones de la Corte Superior de

Justicia de Junín, susceptibles de registro en el inventario patrimonial y que no cuenten

con su respectiva etiqueta de control, se consideraran parte del patrimonio de la CSJJU,

salvo que se compruebe de manera fehaciente la propiedad de un particular.

b. El departamento de Control Patrimonial es responsable de identificar y ubicar los bienes

que por su estado o características, ya no resulten de utilidad para las funciones que

fueron adquiridos.

c. Se debe ejecutar el procedimiento de baja de bienes patrimoniales al menos una vez

anualmente, procurando minimizar el total de bienes no útiles que aún formen parte del

patrimonio de la Corte Superior de Justicia de Junín.

d. Es responsabilidad de la Oficina de Control Patrimonial la elaboración y actualización del

inventario de bienes patrimoniales, indistintamente del control de activos contables que

tengan el área de contabilidad.

e. Las solicitudes de asignación de nuevos bienes deberán ser presentadas por los titulares

del área por escrito a la Unidad De Administración y Finanzas, justificando el uso

proyectado a dichos bienes, para su revisión y aprobación.

f. La asignación de bienes asignados al usuario se detallaran en la acta de asignación,

debiendo detallares los datos del usuario y del bien asignado, quien deberá firmar en la

acta de asignación bajo su responsabilidad.

g. La emisión, archivo y control de las Actas de asignación de los bienes patrimoniales

asignados a cada uno de los usuarios será responsabilidad del área de Control Patrimonial.

h. Las solicitudes de reasignación que se reciban en el área de control Patrimonial deberán

ser atendidas dentro de los cinco días hábiles después de su recepción.

i. Las actas de asignación pueden incluir uno o más bienes resguardados, pero sólo asignado

a un usuario, quien deberá firmarlo.

V. PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE CONTROL PATRIMONIAL

V.1. ALTA DE BIENES PATRIMONIALES

El objetivo es incorporar los bienes patrimoniales a la data patrimonial de la Corte

Superior de Justica de Junín, e identificarlo mediante un etiquetado (plaquedo) correcto.

a. Producto y servicios Generados

1. La totalidad de bienes etiquetados y registrados la data patrimonial de control

patrimonial.

2. Data patrimonial de control patrimonial actualizado

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b. Diagrama de Flujo

c. Tabla de Actividades

PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLEDOCUMENTO DE

TRABAJO Y REGISTRO

1 Recibe el bien (comprado) junto con la factura y orden de compra correspondiente, para ingreso al almacén

Encargado de almacén (muebles y equipos de cómputo)

Factura y orden de compra

2 Genera e imprime las etiquetas de control patrimonial de los nuevos bienes

Asistente Administrativo

Formato de etiqueta

3 Etiqueta del nuevo bien Técnico Administrativo

Formato de etiqueta

d. Políticas de procedimientos

Los empleados de la Corte Superior de Justicia de Junín, no podrán ingresar a

las instalaciones de la Corte Superior algún bien o equipo personal sin la

autorización de su Jefe inmediato superior, a través del formato “Ingreso de

bienes personales”, liberando a la Corte de cualquier responsabilidad por el

daño o pérdida del bien.

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El etiquetado de bienes de nuevo ingreso, se realizara dentro de los cinco

primero días hábiles posteriores a la recepción del aviso de ingreso emitido

por parte de la Oficina de Logística.

Cuando se extravíe un bien, el responsable deberá resarcir el daño

ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características

similares al extraviado, obteniendo el dictamen técnico de visto bueno del

área correspondiente. Se procederá al registro de alta por reposición y la baja

del bien extraviado, o bien efectuara efectuará el pago del bien extraviado al

valor de reposición, a través de la cotización.

e. Habilitadores requeridos

Habilitadores Organizacionales

Catálogo de Bienes patrimoniales

Habilitadores Tecnológicos

Etiquetas autoadhesibles de papel para la impresión de etiquetas

Aplicadores y lectores ópticos de etiquetas

Reportes inmediatos de nuevos ingresos a partir de los datos

registrados por almacén.

Formato de “ingreso de bienes personales”

f. Administración de Riesgos

Riesgo de distribución de bienes no etiquetados por atención de solicitudes

urgentes.

Acción: Planeación en las entregas. Oportunidad en el etiquetado por parte del

area de Control Patrimonial.

Riesgo de retraso en el etiquetado de bienes de nuevo ingreso en lotes

grandes.

Acción: información oportuna y anticpada del Área de Logistica y almacén al

área de Control Patrimonial sobre los bienes en proceso de compra, antes de

su recepción en almacén.

V.2. BAJA DE BIENES PATRIMONIALES

El objetivo es desincorporar legalmente del inventario aquellos bienes muebles

patrimoniales que por su estado o características ya no le sean de utilidad a la Corte

Superior de Justicia de Junín.

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a. Productos y servicios generados

Acta o evidencia legal de baja de bien patrimonial (Resolución Administrativa)

Acta o evidencia legal de disposición final de bien patrimonial (oficio de

donación, acta de destrucción)

Base de datos actualizado de Control Patrimonial

Fotografías y otras evidencias de la donación o destrucción de bienes

patrimoniales.

b. Diagrama de Flujo

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c. Tabla de Actividades

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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTROS

01 Realiza inventario comparando físicamente los bienes en almacén, reportes y catálogo de bienes patrimoniales

Responsable de almacén

02 Requisita formato de baja, indicando disposición final y anexando documentos probatorios

Asistente Administrativo de control patrimonial

Formato de Baja

03 Envía solicitud de autorización de baja a la Unidad de Administración y finanzas para validación

Jefatura de Control Patrimonial

Solicitud de baja

04 Estudia la solicitud de baja y el destino final del bien.Si autoriza la propuesta, y el destino final es la donación, sigue al paso 05Si no autoriza la propuesta, sigue al paso 06

Unidad de Administración y Finanzas

Solicitud de baja

05 Informa al área de control Patrimonial para que elabora oficio de la donación al beneficiario, sigue paso 07

Unidad de Administración y Finanzas

Oficio de donación

06 Recibe la solicitud de baja rechazada y la ajusta o documenta, la regresa a la Unidad de Administración y finanzas, ir al paso 3

Jefatura de control Patrimonial

Solicitud de baja

07 Documenta la donación de los bienes.


Actas, fotografías, documentos de donación

08 Registra la baja de bienes en la base de datos de bienes patrimoniales

Asistente administrativo de Control patrimonial

Baja autorizada, base de datos de Control Patrimonial

09 Elabora reporte de bajas, anexando fotografías y otras evidencias de la donación de bienes patrimoniales


Reporte de bajas, fotografías y otras evidencias.

10 Envía reporte de bajas al Área de Contabilidad


Reporte de bienes patrimoniales dados de bajas

11 Recibe reporte de bajas de bienes y en su caso instruye al personal para realizar los asientos contables correspondientes. Termina Procedimiento

Área de Contabilidad Reporte de baja de bienes.

d. Políticas de procedimientos

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Se debe realizar al menos un procedimiento de baja al año.

La Unidad de Administración y Finanzas es la única instancia facultada para

autorizar la baja de bienes del patrimonio de la Corte Superior de Justicia de

Junín.

La Unidad de Administración y Finanzas procederá a autorizar la donación de sus

bienes sólo cuando hayan dejado de ser útiles y una vez cumplido lo siguiente:

La elaboración del Informe técnico de no utilidad de bien patrimonial será

dada por el área de Control Patrimonial, cuando se trate de mobiliario y

equipo de oficina.

La elaboración del Informe técnico de los equipos de cómputos como

obsoletos o no útiles será dado por el área de Informática de la Corte

Superior de Justicia de Junín.

Las solicitudes de donación deben ser registradas a la presidencia de la Corte

Superior de Justicia de Junín, siendo este órgano quien determine si se autoriza

dichas donaciones.

El área de Control Patrimonial no podrá elaborar el informe técnico y retirar

equipos de cómputo que por su estado o características ya no resulten de

utilidad para las funciones que fueron adquiridos.

Es responsabilidad de Control Patrimonial dar de baja en la base de datos de

bienes patrimoniales, los bienes que por su estado y características ya no

resulten de utilidad para las funciones que fueron adquiridos, indistintamente

del control de activos contables que tenga el área de Contabilidad.

Cuando se extrae un bien, el responsable deberá resarcir el daño ocasionado,

mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al

extraviado, obteniendo el informe técnico de visto bueno del área

correspondiente, así como la entrega de la factura original y copia para

determinar la procedencia legal de este, y proceder al registro de alta de su

reposición y la baja del bien extraviado o bien efectuara el pago del bien

extraviado al valor de reposición, a través de cotización.

e. Habilitadores requeridos


Reglamento para la administración, el registro, disposición final y baja

de bienes patrimoniales.

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Catálogo de bienes susceptibles de inventariarse y controlarse por

Control Patrimonial.

Formatos: Informe Técnico de baja.

Catálogo de Bienes patrimoniales


Sistema de control de inventarios que pueda alimentarse con la base

de datos de almacén de bienes muebles.

Áreas específicas para los bienes muebles patrimoniales no útiles,

para los bienes muebles patrimoniales nuevos y para los bienes

muebles patrimoniales en reparación.

f. Administración de Riesgos

Riesgo de no documentar adecuadamente la propuesta de baja y se rechace

su aprobación o autorización.

Acción: describir y documentar de manera clara y convincente las razones

por los cuales los bienes no son útiles.

Riesgo de catalogar inadecuadamente el destino final de los bienes

propuestos de baja.

Acción: Elaborar un reglamento que contenga las disposiciones y

lineamientos que la Corte Superior de Justicia de Junín aplicara en materia

de administración, registro, disposición final y baja de bienes muebles.

V.3. ASIGNACIÓN, REASIGNACIÓN, ENVIO Y CUSTODIA DE BIENES PATRIMONIALES

El objetivo es describir las actividades cuando deba efectuarse la asignación o

reasignación de los bienes muebles y equipos de cómputo del activo fijo patrimonio de

la Corte superior de Justicia de Junín, como son bienes muebles y equipos de cómputo.


El Control Patrimonial de la totalidad de bienes muebles de la Corte Superior

de Justicia de Junín.

La disminución de los costos de inventario de los bienes muebles del Poder

Judicial al controlar la ubicación de cada bien.

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b. Tabla de Actividades

PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTRO

01 Recibe oficio de todos los organismos de la Corte Superior de Justicia de Junín para la asignación o baja de resguardo de un bien patrimonial.Si es para asignación de resguardo ir al paso2.Si no es para asignación de resguardo, ir al paso 8.

Jefatura de control Patrimonial

Oficio de asignación o baja de resguardo

02 Si el oficio es para asignación de resguardo, asigna el bien al usuario junto con una salida de almacén

Encargado de almacén

Salida de almacén

03 Recibe la salida del almacén firmada por el organismo

Encargado de almacén

Salida de almacén

04 Lo registra en la base de datos de control Patrimonial y genera e imprime la Acta de Asignación

Asistente Administrativo de Control Patrimonial

Acta de Asignación

05 Envía la Acta de Asignación al usuario para su firma


Acta de Asignación

06 Envía el acuse de la Acta de Asignación a Control Patrimonial

Usuario Acta de Asignación

07 Archiva la Acta de Asignación firmada. Termina el procedimiento


Archivo

08 Revisa y coteja los bienes conjuntamente con el personal Servicio de Vigilancia o Informática, según tipo de bien, para determinar si el bien esta extraviado o robado, y en su caso es útil aun o no.Si el bien esta extraviado o robado ir al paso 9. Si es un bien útil, ir al paso 12Si no es un bien útil, ir al paso 13


Oficio de baja resguardo incluyendo número de control patrimonial e inventario y su descripción

09 Si el bien ha sido extraído o robado, avisa de esto a la jefatura de Control Patrimonial.


Oficio de aviso de bien extraviado o robado

10 Solicita acta administrativa por bien extraviado o robado y presenta o solicita la presentación de una denuncia ente la Policía Nacional del Perú


Oficio de solicitud de Acta Administrativa o denuncia

11 Da de baja el resguardo en la base de datos. Termina el procedimiento


Oficio de baja de resguardo, copia de acta administrativa y base de datos de control Patrimonial

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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTRO

12 Si es un bien útil, da de baja el resguardo en la base de datos y lo reubica en el almacén de bienes útiles.Reporta movimiento a la jefatura de control Patrimonial. Termina el Procedimiento.


Oficio de baja de resguardo, base de datos de control Patrimonial

13 Si no es un bien útil, solicita dictamen de no utilidad o acta administrativa, da de baja el resguardo en la base de datos y lo reubica en el almacén de bienes no útiles. Reporta movimiento la jefatura de Control Patrimonial. Termina el procedimiento


Oficio de baja de resguardo, dictamen de no utilidad o acta administrativa, base de datos de Control Patrimonial

c. Políticas de procedimientos

En caso de robo o extravio de un bien en asignado debera levantar un acta

administrativa y una denuncia policial ante la Policia Nacional del Perú

correspondiente.

Las actas administrativas deberán elaborarse por el jefe imendiato superior del

usuario. La denuncias policial ante la Policia Nacional del Perú serán realizadas por

el usuario del bien o equipo.

En caso de daño por negligencia, desastre hidrometereológico, incendio o sismo,

Control Patrimonial procederá a levantar un acta administrativa detallando las

circunstancias que provocaron el daño al bien o equipo.

Las devoluciones de bienes deberán realizarse por escrito a la Unidad de

Administración y Finanzas indicando el número de Control Patrimonial e

inventario y su descripción.

A las bajas de asignación, deberán anexarse copia de las actas de asignación

correspondientes.

Los bienes para baja de asignación deben enviarse a:

a. Bienes muebles: Área de Control Patrimonial

b. Equipo de cómputo: Área de informática.

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d. Habilitadores requeridos


Reglamento para la administración, el registro, disposición final y baja de

bienes muebles patrimoniales.


Áreas especificas para los bienes muebles patrimoniales no utiles, para los

bienes muebles patrimonailes nuevos y para los bienes muebles

patrimoniales en reparación.

e. Administración de Riesgos

Riesgo de que los bienes sean cambiados de ubicación o usuario sin informar a

Control Patrimonial.

Acción: resaltar al resguardante su responsabilidad en el control de los bienes

asigandos. Realizar compulsas aleatorias por parte de la oficina de Control

Patrimonial. Definir una consecuencia como un acta administrativa a la

persona que incurra en un cambio, establecer como politica la obligación de

informar a Control Patrimonial de este cambio por parte de cualquier área.

Riesgo de que se introduzacan equipos personales a las áreas sin autorización

del titular o su inmediato superior.

Acción: Implementar la aplicación de “ingresos de bienes personales”. Elaborar

un reglamento que contenga las disposiciones y lineamientos que la Corte

Superior de Justicia de Junin aplicara en materia de Administración, registro,

disposición final y baja de bienes muebles.

Riesgo de que los bienes y equipos pierdan sus etiquetas y no se reporten.

Acción: realizar revisiones periódicas in situ por para de la Oficina de control

Patrimonial.

Riesgo de que el almacen entregue bienes sin etiquetar, por urgencia de los

titulares solicitantes.

Acción: implantar un reglamento que contenga las disposiciones y

lineamientos que la Corte Superior de Justicia de Junin aplicaran en materia de

administración, registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles.

Reporte automático a Control Patrimonial de nuevas requisiones de bienes

muebles.

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V.4. CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES

El objetivo es realizar la Toma de Inventario Físico, Conciliación y Etiquetado de bienes de Activo Fijo y bienes no depreciables de la Corte Superior de Justicia de Junín al treinta y uno de diciembre del dos mil trece, con la finalidad de verificar la existencia física de los bienes, contrastar su resultado con los registros contables y determinar las diferencias que pudieran existir.


Inventario físico de bienes patrimoniales confiables y actualizados

Constancias en concordancias de bienes patrimoniales a titulares de áreas

Bienes muebles correctamente etiquetados, resguardados y registrados en el

inventario de Control Patrimonial en el Sistema Integral de Gestión

Administrativa (SIGA).

Asignación de bienes actualizados

Actas administrativas para el deslinde de responsabilidades respecto a bienes

patrimoniales no encontrados

b. Tabla de Actividades

PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE

TRABAJO Y

REGISTRO

01 Solicita la conformación de la Comisión de Inventario a la Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín


Oficio de solicitud de Conformación de la Comisión de Inventario

02 Eleva la solicitud de la conformación de la Comisión de Inventario a la Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Junín

Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín

Oficio de solicitud de Conformación de la Comisión de Inventario

03 Emite la Resolución Administrativa de la Conformación de la Comisión de Inventario

Presidencia de la Corte Superior de Justicia de Junín

Resolución Administrativa de Conformación de la Comisión de Inventario.

04 Remite la Resolución Administrativa de la conformación de la Comisión de Inventario a la Administración de la Unidad de Administración y Finanzas, área de Losgitica, área de Control Patrimonial e integrantes de la Comisión de Invenatrio

Presidencia de la Corte Superior de justicia de Junín

Resolución Administrativa de Conformación de la Comisión de Inventario

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PASO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE TRABAJO Y REGISTRO

05 Elabora el plan de trabajo de Inventario físico de la Corte Superior de Justicia de Junín

Jefatura de Control Patrimonial y Comisión de Inventario

Plan de Trabajo de Inventario físico

06 Envia el Plan de trabajo de inventario Fisico de la Corte Superior de Justicia de junin a la Unidad de Administración y finanzas



07 Eleva el Plan de Trabajo a la Gerencia de la Corte Superior de Justicia de Junín

Administración de la Unidad de Administración y Finanzas


08 Si la Gerencia aprueba el Plan de Trabajo del inventario Físico:Emite la Resolución Administrativa de aprobación de presupuesto y se da Inicio al inventario Físico, pasa al paso 13


Resolución de Administrativa de aprobación de presupuesto

09 Si la Gerencia no aprueba el Plan de Trabajo del inventario Físico:Envía oficio de rechazo al Plan de Trabajo de inventario Físico a la Unidad de Administración y Finanzas


Oficio de rechazo al Plan de Trabajo de Inventario Físico

10 Remite el Oficio de Rechazo al plan de trabajo de Inventario Físico a la Comisión de Inventario

Administración de Unidad de Administración y Finanzas

Oficio de rechazo al Plan de Trabajo de Inventario Físico

11 Replantea el Plan de Trabajo de Inventario Físico, pasa al paso 06



12 Conforma el equipo de trabajo: Asistente Administrativo de Control Patrimonial (Supervisión), inventariores y etiquetadores


13 Envía oficio informando el inicio del inventario físico a todas las dependencias de la Corte Superior de Justicia de Junín


Oficio

14 Visita y levantamiento de información a cada sede de la CSJJU para verificar la existencia de bienes físicos

Asistente Administrativo de Control Patrimonial y Equipo de inventariadores.

Acta de inicio y finalización de inventario en la sede

18


15 Supervisa la información de inventario.Si es correcta:Imprime las hojas de levantamiento de Información del inventario físico realizado (original y copia), para que sean suscritas por los usuarios responsables y archiva documentosImprime las etiquetas de todos los bienes inventariados para que sean plaqueados. Termina Proceso

Administrativo de Control Patrimonial

SIGA, Hojas de Levantamiento de Información, zebra

16 Supervisa la información de inventario.Si no correcta:Verifica el bien inventariado físicamente y corrige características, vuelve al paso 14

Asistente Administrativo de Control Patrimonial y Equipo de inventariadores

17 Informa culminación de Inventario Físico a la Comisión de Inventario


Informe

18 Solicita el Contrato de los servicios de un profesional para la Conciliación a la Unidad de Administración y finanzas

Comisión de Inventario

Solicitud de contrato y términos de referencias

19 Envía solicitud de contrato y términos de referencias al área de Logística

Unidad de Administración y finanzas

Solicitud de contrato y términos de referencias

20 Realiza el contrato de servicio y comunica a la Comisión de Inventario y área de Control Patrimonial

Área de Logística Orden de Servicio

21 El conciliador solicita información de Inventario Físico

Conciliador Data Patrimonial, base de datos del inventario físico, SIMI del inventario del año anterior

22 Informa de resultados del inventario físico a la Comisión de Inventario y área de control Patrimonial:Relación de Bienes conciliadosRelación de bienes sobrantes y faltantes

Conciliador Informe de Resultados

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23 Elevan informe Final de inventario físico a la Unidad de Administración y Finanzas


Informe final de Inventario físico

24 Eleva informe final de inventario físico:Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial.Superintendencia Nacional de Bienes Estatales

Administración de Unidad de Administración y Finanzas

Informe final de Inventario físico

25 Solicita el Saneamiento de Bienes Sobrantes y Faltantes a la Unidad de Administración y Finanzas

Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial

Oficio múltiple de saneamiento de bienes sobrantes y faltantes

26 Comunica solicitud de Saneamiento de Bienes sobrantes y faltantes a Control Patrimonial de la CSJJU


Oficio múltiple de saneamiento de bienes sobrantes y faltantes

27 Realiza saneamiento de bienes sobrantes y faltantes e informa a la Unidad de Administración y Finanzas

Área de control Patrimonial

Informe de Saneamiento

28 Eleva Informe de Saneamiento de Bienes a la Sub Gerencia de control Patrimonial y Saneamiento de la Gerencia General del Poder Judicial.Superintendencia Nacional de Bienes Estatales. Termina Proceso


Informe de Saneamiento

c. Políticas de procedimientos

Anualmente se realizara un inventario físico de todos los bienes patrimoniales.

Si al finalizar la búsqueda de sobrantes del inventario físico se detectan sobrantes

se levantara un acta Administrativa describiendo en ella los bienes y se

incorporaran a la Data Patrimonial de la CSJJU, según corresponda.

En relación a los bienes faltantes se realizara la búsqueda. Si los bienes no son

localizados se levantara un acta y se solicitara la conformación de una Comisión

de investigación, para realizar las investigaciones del caso. Y determinar

responsabilidades a los responsables de la falta del bien.

20

Cuando se extrae un bien, el responsable deberá resarcir el daño ocasionado,

mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al

extraviado, obteniendo el informe técnico de visto bueno del área

correspondiente, así como la entrega de la factura original y copia para

determinar la procedencia legal de este, y proceder al registro de alta de su

reposición y la baja del bien extraviado o bien efectuara el pago del bien

extraviado al valor de reposición, a través de cotización.

Para el caso de los bienes extraviados, robados o siniestrados, se levantara un

acta administrativa en la que se describan los hechos y posteriormente levantar la

denuncia policial ante la Policía Nacional Del Perú.

En los casos de bienes siniestraos y robados, el usuario al que se le determine

responsable deberá pagar la totalidad del daño o en su caso realizar el pago del

deducible del seguro de acuerdo con lo establecido en las pólizas contratadas.

Si se localiza en las instalaciones de la Corte Superior de Justicia de Junín un bien

mueble o equipo de cómputo personal que no esté registrado en el inventario, el

propietario de este debe demostrar su propiedad (Papeleta de Ingreso de bienes

personales o factura) en caso contrario pasara a ser parte del patrimonio de la

CSJJU y se deberá de dar alta en el inventario y generar su asignación

correspondiente, informando de ello al área de Contabilidad para su Registro

contable.

En caso de localizar bienes sin etiquetas, deberán de etiquetarse conforme a los

registros de la base de la data patrimonial, asegurándose de no duplicar el

registro.

d. Habilitadores requeridos


Reglamento para la Administración, el registro, afectación, disposición

final y baja de bienes.

Campañas periódicas de sensibilización sobre el cuidado de los bienes

patrimoniales y su importancia en el cumplimiento de los objetivos

institucionales.

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Formatos de Actas administrativas, papeletas de ingreso de bienes

personales.

Lectores de códigos de barras para agilizar los levantamientos de

inventarios y disminuir la cantidad de errores.

e. Administración de Riesgos

Riesgo de que no se autorice el presupuesto para el inventario físico

Acción: Planificar anticipadamente el presupuesto requerido.

Riesgo de perder el control de bienes al momento de realizar reparaciones en

muebles y equipos de cómputo no útiles para obtener piezas de repuesto.

Acción: Habilitar un espacio exclusivo de almacenamiento de estos bienes y

dar de baja a estos antes de desmantelarlos.

22

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