COOPCENTRAL - mercadeobcc.commercadeobcc.com/wp-content/themes/bcc/pdf/... · Comité de...

COOPC

ENTR

AL

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Página 1 de 59 Fecha: Nov/11 Versión: 4

Código: EST-R-01 Copia Controlada Si No

Elaboró : Vicepresidente Jurídico y Administrativo Firma:

Revisó: Vicepresidente Jurídico y Administrativo

Firma:

Aprobó: Cargo: Consejo de Administración Firma: Acta No 2011-11

CARTA DE PRESENTACIÓN Con el ánimo de evitar las vulnerabilidades que puedan existir en los empleados de COOPCENTRAL, con respecto al correcto desarrollo de sus actividades, es importante presentar el Código del Buen Gobierno Corporativo, con el fin de contribuir al logro de objetivos de estabilidad, seguridad, confianza y desarrollo de nuestros clientes, asociados y empleados en general. El contenido de este Código tiene como propósito desarrollar una organización sensible al cliente y orientada al servicio; una organización centrada en la gente, estratégicamente participativa, inspirada por la Filosofía de la Calidad Integral, y proyectada con gran responsabilidad hacia el país y las comunidades donde tiene participación COOPCENTRAL, con rectitud, y con respeto a la actividad económica de nuestros asociados y clientes. El marco legal de este documento se ampara en los estatutos y normatividad vigente, y muestra el control sobre los derechos y responsabilidades existentes en COOPCENTRAL. Para efectos de presentación, el presente Código fue aprobado por el Consejo de Administración en su sesión ordinaria del 25 de noviembre de 2011. Cordialmente,

(Original Firmado) JORGE ANDRES LOPEZ BAUTISTA

Presidente Ejecutivo

COOPC

ENTR

AL

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

Página 2 de 59 Fecha: Nov/11 Versión: 4

Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

INTRODUCCIÓN

El Código del Buen Gobierno es un documento que busca administrar el riesgo corporativo que se puede presentar en COOPCENTRAL, por efecto de las prácticas de administración y de las relaciones con sus asociados y grupos de interés. Para tal fin, en los capítulos del Código se presentan mecanismos de actuación que conllevan a las exigibilidades de la entidad con su sistema de información, su gestión administrativa, su estructura de control y su sistema de funcionamiento a nivel de incompatibilidades y prohibiciones, a nivel de las calidades de sus empleados y directivos, y a nivel de la evaluación de su objeto social y direccionamiento administrativo. El presente Código de Buen Gobierno compila las prácticas relacionadas con los mecanismos de gobierno de COOPCENTRAL, los órganos sociales, los administradores, los mecanismos de control y demás aspectos que deberán regir a la entidad en concordancia con la ley y los Estatutos Sociales. A su vez, el objetivo del presente Código de Buen Gobierno es estructurar y compilar las políticas y parámetros que deben orientar las actuaciones de COOPCENTRAL con miras al debido desarrollo de su objeto social y al cumplimiento de los compromisos adquiridos con los grupos de interés, las entidades estatales respectivas y los terceros interesados. Es el propósito de COOPCENTRAL la maximización del valor para los asociados y la preservación de unas políticas que atiendan a unos principios de ética y transparencia absolutos.

Las pautas definidas en este Código definirán las relaciones de COOPCENTRAL con los miembros del Consejo de Administración, la junta de vigilancia, el presidente ejecutivo, vicepresidentes, los representantes legales, los gerentes, jefes, administradores, empleados, apoderados, contratistas, clientes, proveedores, personal adscrito y empleados en misión o en outsourcing.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TABLA DE CONTENIDO TITULO I BASES CORPORATIVAS 7 CAPITULO 1: HISTORIA, MISIÓN, VISIÓN Y VALORES CORPORATIVOS 7 Artículo 1. Historia de COOPCENTRAL. 7 Artículo 2. Misión, Visión y Valores Corporativos. 10 CAPITULO 2: OBJETO SOCIAL, ACTIVIDADES, DIRECCIONAMIENTO

ADMINISTRATIVO Y MODELO DE GOBIERNO CORPORATIVO 12 Artículo 3. Objeto social. 12 Artículo 4. Operaciones. 12 Artículo 5. Direccionamiento Administrativo. 15 Artículo 6. Modelo de Gobierno Corporativo. 16 TITULO II ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE COOPCENTRAL 17 CAPITULO 1: ADMINISTRACIÓN 17 Artículo 7. Órganos de Administración. 17 Artículo 8. Convocatoria a la Asamblea General. 17 Artículo 9. Normas de la Asamblea General. 18 Artículo 10. Funciones de la Asamblea General. 19 Artículo 11. El Consejo de Administración. 20 Artículo 12. Calidades para ser miembro del Consejo de Administración. 21 Artículo 13. Funciones del Consejo de Administración. 22 Artículo 14 Principios que rigen a los miembros del Consejo de Administración. 23 Artículo 15. Evaluación de los Directores y Principales Ejecutivos. 24 Artículo 16. Presidente Ejecutivo y sus Suplentes. 24 Artículo 17. Requisitos para desempeñar el cargo de Presidente Ejecutivo. 24 Artículo 18. Funciones del Presidente Ejecutivo: 25 CAPITULO 2: ÓRGANOS DE CONTROL 26 Artículo 19. Comité de Auditoría. 26 Artículo 20. Conformación del Comité. 26 Artículo 21. Funciones del Comité de Auditoría. 26 Artículo 22. Junta de Vigilancia. 27

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 23. Funciones de la Junta de Vigilancia. 27 Artículo 24. Funcionamiento de la Junta de vigilancia. 28 Artículo 25. Revisor fiscal. 28 Artículo 26. Funciones del Revisor Fiscal. 29 CAPITULO 3: SISTEMA DE SELECCIÓN 31 Artículo 27. Selección, Nombramiento y Retiro de los designados para cargos de

Dirección. 31 Artículo 28. Decisiones Financieras. 31 Artículo 29. Del Sistema Electoral. 31 CAPITULO 4: MECANISMOS PARA LA EVALUACIÓN Y EL CONTROL INTERNO 32 Artículo 30. De las Actividades de los Administradores y Principales Ejecutivos de

COOPCENTRAL. 32 Artículo 31. De los Sistemas de Control Interno. 32 Artículo 32. De la Junta de Vigilancia. 32 Artículo 33. Del Control Interno. 33 Artículo 34. Del Comité de Auditoría. 33 Artículo 35. Del Oficial de Cumplimiento. 33 Artículo 36. Del Comité de Riesgos. 33 CAPITULO 5: MECANISMOS PARA LA EVALUACIÓN Y EL CONTROL EXTERNO 35 Artículo 37. Transparencia en la Elección de la Revisoría Fiscal. 35 Artículo 38. Control Estatal. 35 CAPITULO 6: DE LA REVELACIÓN DE INFORMACIÓN 36 Artículo 39. Transparencia de la Información que debe ser suministrada a los Asociados, a

los Clientes, al Mercado y al Público en General. 36 Artículo 40. Revelación de Información Financiera. 36 Artículo 41. De los Sistemas de Auditoría. 37 Artículo 42. Revelación de Información no Financiera. 37 Artículo 42. De los Reportes a los Organismos de Control. 37 Artículo 43. Mecanismos que permiten a los asociados obtener la convocatoria de la

Asamblea cuando ésta sea necesaria para garantizar sus derechos u obtener información. 38

Artículo 44. Mecanismos que aseguren un tratamiento equitativo a los asociados de COOPCENTRAL. 38

Artículo 45. De La Composición del capital de COOPCENTRAL. 38

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 CAPITULO 7: DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA 39 Artículo 46. Criterios de Selección para los Procedimientos de Adquisiciones y

Contrataciones de Servicios y Suministros, así como los Procesos al Control de su Calidad. 39

TITULO III DE LOS MECANISMOS DE ATENCION AL CLIENTE 40 CAPITULO 1: SISTEMAS DE ATENCIÓN 40 Artículo 47. Administración a Puertas Abiertas. 40 Artículo 48. Sistema de Atención al Consumidor Financiero. 40 Artículo 49. Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias . 40 CAPITULO 2: DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO 41 Artículo 50. Implementación. 41 Artículo 51. Características del Defensor del Consumidor Financiero 41 Artículo 52. Son asuntos excluidos de la competencia del Defensor del Cliente y/o

Consumidor: 41 Artículo 53. Funciones del Defensor del Consumidor Financiero. 42 TITULO IV MECANISMOS DE TRANSPARENCIA 43 CAPITULO 1: PREVENCION, MANEJO Y DIVULGACION DE LOS CONFLICTOS DE 43 INTERES 43 Artículo 55. Definición. 43 Artículo 56. Normas del Conflicto de Interés. 44 Artículo 57. Procedimiento en caso de conflictos de interés. 45 Artículo 58. Operaciones con Vinculados y Administradores 45 Artículo 59. De los Administradores y Empleados. 46 CAPITULO 2: DE LAS INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES 47 Artículo 60. Incompatibilidades. 47 Artículo 61. Prohibiciones Generales. Tanto los Directores, como los administradores y

empleados de COOPCENTRAL, se abstendrán de: 48 Artículo 62. Definición Información Confidencial. 49 Artículo 63. Divulgación de información. 49 Artículo 64. Relaciones con personas del gobierno, clientes, proveedores y

subcontratistas. 49 Artículo 65. Relaciones con los Empleados. 50 Artículo 66. Conducta empleados y empleados de COOPCENTRAL. 51 Artículo 67. Confidencialidad de la información por parte de los empleados. 51

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 68. Relaciones con la Comunidad. 52 TITULO V DISPOSICIONES GENERALES 53 CAPITULO 1: MECANISMOS QUE PERMITAN A LOS ASOCIADOS RECLAMAR EL

CUMPLIMIENTO DE LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO 53

Artículo 69. Del marco legal. 53 Artículo 70. De la interposición de recursos. 53 Artículo 71. Del conocimiento del código del Buen Gobierno. 53 CAPITULO 2: DE LA DEFINICIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS Y RECONOCIMIENTO DE

SUS DERECHOS 54 Artículo 72. Grupos de Interés. 54 Artículo 73. El área de influencia de la Entidad. 54 Artículo 74. Responsabilidad Social Empresarial: 55 Artículo 75. Principios Generales en Relación con los Grupos de Interés. 55 Artículo 76. Manejo. 56 Artículo 77. Proveedores y subcontratistas. 56 Artículo 78. Auditorías Especializadas. 57 Artículo 79. Derechos de los asociados 57 Artículo 80. Relaciones de los asociados con COOPCENTRAL. 58 CAPÍTULO 3 RECLAMACIONES RELACIONADAS CON EL CÓDIGO DE BUEN

GOBIERNO Y SANCIONES 59 Artículo 81. Reclamaciones relacionadas con el Código de Buen Gobierno. 59 Artículo 82. Sanciones. 59

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TITULO I BASES CORPORATIVAS CAPITULO 1: HISTORIA, MISIÓN, VISIÓN Y VALORES CORPORATIVOS Artículo 1. Historia de COOPCENTRAL. Sus inicios se remontan a una propuesta formulada y hecha realidad por el Padre Ramón González Parra, naciente del Secretariado Diocesano de Pastoral Social – SEPAS en San Gil, Santander; quien fuera el encargado en 1.963 de organizar, a través de la acción social de la Iglesia Católica, una estrategia enfocada hacia el desarrollo de las provincias del sur de Santander, detallada en tres objetivos principales: Uno, trabajar en la provincia de Vélez, Socorro y San Gil, como un proyecto de desarrollo. Dos, trabajar por la organización social y cooperativa de la región, estructurando un movimiento social con Cooperativas y otras formas de organización del campesinado. Y tres, consolidar lo anterior a través de una campaña de educación, capacitación y entrenamiento de líderes cooperativos. Siete etapas enmarcan la Historia de COOPCENTRAL: 1. Fundación: (1.964 -1.968): Fue la Primera Asamblea de la Caridad, del 24 al 30 de

Octubre de 1.964, la que daría pie al acto de constitución y organización de la cooperativa. En ese momento nace la Cooperativa Central de Promoción Social - CARITAS LTDA. nombre alusivo al Organismo de la Iglesia que cumplía las funciones de solidaridad, destinado a trabajar en beneficio de las familias excluidas de la sociedad. La propuesta fue acogida inicialmente por 28 personas que realizaron la Asamblea, de las cuales hicieron parte 19 sacerdotes y 9 laicos, quienes iniciaron la Entidad con un capital de $2.800 pesos. El acta de constitución se levantó el día 30 de Octubre del mismo año, y a partir de ese momento COOPCENTRAL inicia su acción cooperativa.

2. Movimiento Cooperativo (1.969 -1.975): En esta etapa, el Padre Ramón y el señor Darío Benítez, Gerente en ese entonces de la cooperativa, junto con todo su equipo de trabajo emprendieron cursos de capacitación, organizaban cooperativas, ejercían su control a través de un sistema de auditoría, conseguían algunos recursos de crédito muy pequeños y las asesoraban en los procesos de gestión; en algunos casos los mismos promotores se convertían en los Gerentes de las Cooperativas.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 3. Organismo Financiero de Grado Superior (1.976–1.989) Durante 5 años, la

cooperativa junto a otros entes importantes de la región, desarrollaron proyectos que fortalecían la integración cooperativa en programas de salud, mercadeo, vías y organización. En este proceso se detectó la importancia que tendría para el sector la irrigación de créditos a través de las cooperativas, como una forma de contribución al desarrollo significativo de la región. Esta entrada y salida de recursos económicos a las cooperativas les permitía consolidar sus operaciones. Hacia finales de la década del 80, la legislación cooperativa colombiana presionó a las Cooperativas que hasta el momento prestaban servicios crediticios, a realizar actividad financiera, es decir, captar recursos de terceros, y especializarse de acuerdo a los requerimientos legales. La cooperativa financiera COOPCENTRAL, regida por la misma, se convirtió en un Organismo Financiero de Grado Superior, extendiendo su campo de acción al ámbito nacional.

4. Crisis Cooperativa (1.997 – 2001): Al iniciar el año 1996 existían 2.347 cooperativas desarrollando actividad financiera con 1.620.000 asociados. La estructura estaba enfocada a la intermediación microfinanciera con profundización de sus operaciones en zonas geográficas de alta densidad demográfica. No obstante, ya se había advertido deficiencias en este tipo de entidades, tales como la regulación de las relaciones activo y pasivo frente al patrimonio, así como la constitución y permanencia de fondos de liquidez. No se poseía para esa época control especializado, esquemas, regulaciones adecuadas y efectivas.

En el umbral de la crisis, para diciembre de 1997, las entidades financieras cooperativas tenían un volumen de activos cercanos a los 3.5 billones de pesos y una cartera total de 2 billones de pesos, con incrementos anuales del 21% frente a los resultados del año anterior. Ya para junio de 1998, la información disponible mostraba un retroceso en el crecimiento de los activos y un marcado deterioro de la cartera, lo mismo que un crecimiento mínimo de los recursos captados al público. Los resultados mostraron un descenso considerable en las utilidades, al punto que el 65% de las cooperativas arrojaron pérdidas. La situación antes descrita, golpeó de igual manera a la cooperativa financiera COOPCENTRAL, la cual se encontraba en un proceso de expansión y consolidación a nivel nacional, obligando a implementar un programa de reducción de gastos generales y de personal, como medidas necesarias para mejorar la estructura financiera y el estado de resultados de la Entidad. Esta reducción de gasto, se reflejó en la fusión de algunas oficinas y cierre de otras, ocasionando desconfianza frente la ciudadanía, la cual se vería reflejada en la reducción de su participación de mercado.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

Al respecto, la cooperativa financiera COOPCENTRAL inició un análisis sobre la calidad de los activos de las instituciones a incorporar y continuó con las operaciones conducentes a mantener la liquidez de los asociados y clientes.

Después de varios meses de estudio, en mayo de 1999 se determinó adelantar gestiones para la inscripción ante el FOGACOOP, ente regulador que dio cobertura de protección a los ahorradores y facilitó el desarrollo de un plan de mejoramiento institucional.

Luego de dos años de continua recesión, en el año 2000 las circunstancias en Colombia empezaron a mostrar algunos signos de recuperación económica pero con efectos poco notorios. La preferencia de las personas por mantener sus recursos en alta liquidez, incluso fuera de las entidades financieras seguía evidenciándose.

En el segundo semestre de 2001, se notó una mayor dinámica de los negocios y una mayor demanda de crédito, con lo cual la cartera neta del sistema financiero redujo su caída. En este mismo año, después de un largo proceso de propuestas sobre el manejo de los Fondos de Liquidez de las cooperativas, el Decreto 2886 permitió a la cooperativa financiera COOPCENTRAL, prestar una gestión integral de la estructura de activos y pasivos a las cooperativas, conformando para ello el Comité Interno de Riesgo de Liquidez.

5. Estandarte cooperativo (2002 - 2008): Los años 2002 y 2003 permitieron a

COOPCENTRAL renovar políticas comerciales y de administración, tanto en su operación de servicio al cliente como en el control de riesgos de liquidez, de mercado y de crédito, entre otros. Estos lineamientos permitieron logros importantes para la Entidad como la optimización administrativa en el manejo de los recursos de los ahorradores y asociados, generación positiva de excedentes operacionales y sobresalientes índices de colocación de cartera con mínimo perfil de riesgo.

Durante el año 2004, la administración continuó con una política de desconcentración de operaciones activas y pasivas iniciadas en octubre de 2003, con el fin de asegurar el saneamiento de los años de crisis. En este mismo año, la Entidad registró crecimientos considerables en el Capital Social, dada la vinculación de 1.134 nuevos asociados, ratificando una vez más la recuperación de la confianza y el sentido de pertenencia del sector solidario y de sus asociados hacia la cooperativa financiera COOPCENTRAL. Una vez sopesadas algunas huellas de las épocas difíciles, la Entidad en el primer semestre del año 2005 presentó un crecimiento representativo en sus principales

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

cifras.

A raíz de un fallo de la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bucaramanga, que dirimió un pleito de más de 6 años, entre la cooperativa financiera COOPCENTRAL y la Cooperativa Financiera de Colombia (Arkaz), se ordenó a COOPCENTRAL reintegrar los recursos recaudados por concepto de cartera de crédito de Arkaz. Con esta decisión el Supervisor Estatal ordenó realizar una provisión que afectó el margen de solvencia de la Entidad y generó el 29 de Julio del año 2005 la Intervención Administrativa por parte de la Superintendencia Bancaria de Colombia.

Frente a este hecho, se inició casi inmediatamente un movimiento cooperativo de respaldo y solidaridad, liderado por la Confederación de Cooperativas de Colombia (CONFECOOP), que reunió como nunca antes visto en la historia del sector solidario a 65 Entidades de todas las regiones del país (Asociados o no), las cuales compraron los derechos litigiosos, y capitalizaron a la Entidad con más de 7.000 millones de pesos.

6. Acuerdo de Integración: En el año 2008 se concluyó la consolidación financiera a

través de la fusión con Coopdesarrollo, Celebrada en desarrollo de los principios de integración cooperativa. A partir de ese momento la cooperativa financiera COOPCENTRAL se consolidó como una de las entidades más fuertes, solventes y rentables del sector, con un excelente portafolio de productos y servicios, que destina a satisfacer diariamente las necesidades de sus asociados, clientes y usuarios.

7. Conversión a entidad bancaria: En el año 2011, la Asamblea General de la

cooperativa financiera COOPCENTRAL, tomó la decisión de realizar la conversión de la cooperativa financiera a entidad bancaria de naturaleza cooperativa.

Artículo 2. Misión, Visión y Valores Corporativos. Fundamentada en los valores y principios cooperativos de reconocimiento universal, COOPCENTRAL ha desarrollado su MISIÓN, VISIÓN y VALORES CORPORATIVOS que se consignan a continuación: Misión: Propender por el desarrollo y fortalecimiento financiero, económico y social de las entidades asociadas y por el crecimiento integral del sector solidario, siendo una entidad rentable, económicamente sólida y especializada en la atención del sector.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Visión: Nos vemos como una entidad financiera al servicio especializado del sector, posicionada como líder en la prestación de servicios a los clientes y asociados, a través de un portafolio de productos novedosos, eficientes y competitivos. Valores Corporativos: 1. Respeto a las normas y principios éticos, jurídicos y técnicos, que incrementen la

confianza entre los asociados y usuarios de sus servicios.

2. Colaboración y coordinación entre los asociados con el propósito de reunir esfuerzos, recursos y experiencias en lo concerniente a la información de servicios que la ley posibilita.

3. Defensa a la libertad de asociación dentro de los límites de la ley y las normas del estatuto social, la sana competencia y la iniciativa privada.

4. La honestidad.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 2: OBJETO SOCIAL, ACTIVIDADES, DIRECCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO Y MODELO DE GOBIERNO CORPORATIVO

Artículo 3. Objeto social. En desarrollo del acuerdo cooperativo, COOPCENTRAL tendrá como finalidad del objeto social, ejercer la actividad financiera para apoyar fundamentalmente el desarrollo económico, técnico, social y cultural de sus asociados, de las entidades de la economía solidaria, de las comunidades en las que ejerza su radio de acción y fortalecer los lazos de solidaridad mutualista. En relación con la actividad financiera podrá adelantar las actividades, operaciones e inversiones contempladas para los establecimientos bancarios, en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en las demás normas que lo reformen, complementen o adicionen. Artículo 4. Operaciones. COOPCENTRAL podrá ejecutar todos los actos, contratos y operaciones autorizados a los establecimientos bancarios, y a los organismos financieros de naturaleza cooperativa, en lo pertinente, siendo algunas de ellas las siguientes: 1. Ser la entidad receptora (caja central) de los fondos de liquidez de las cooperativas

de ahorro y crédito y de las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas o integrales, fondos de empleados, asociaciones mutuales, asociadas o no asociadas, que se originen con ocasión al mantenimiento del diez por ciento (10%) de sus depósitos y exigibilidades, mediante la captación a través de cualquiera de los productos permitidos de acuerdo con las normas vigentes en la materia y demás que las modifiquen o adicionen.

2. Captar ahorro a través de depósitos a la vista o a término mediante expedición de certificados de depósito de ahorro a término (CDAT), y certificados de depósito a término (CDT).

3. Recibir depósitos en cuenta corriente, de ahorros y demás operaciones pasivas

autorizadas a los establecimientos bancarios y a los Establecimientos de Crédito

4. Cobrar deudas y hacer pagos y traspasos.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 5. Comprar y vender letras de cambio y monedas. 6. Obrar como agente de transferencia de cualquier persona y en tal carácter recibir y

entregar dinero, traspasar, registrar y refrendar títulos de acciones, bonos u otras constancias de deudas.

7. Recibir bienes muebles en depósito para su custodia, según los términos y

condiciones que COOPCENTRAL prescriba, y arrendar cajillas de seguridad para la custodia de tales bienes.

8. Tomar préstamos dentro y fuera del país, con las limitaciones señaladas por las

leyes.

9. Negociar títulos emitidos por terceros distintos de sus gerentes, administradores y empleados

10. Otorgar préstamos y, en general celebrar operaciones activas de crédito. 11. Celebrar contratos de apertura de crédito. 12. Comprar y vender títulos representativos de obligaciones emitidas por entidades de

derecho público de cualquier orden. 13. Otorgar financiación mediante la aceptación de letras de cambio. 14. Otorgar avales y garantías en los términos que para el efecto autoricen la Junta

Directiva del Banco de la República o el Gobierno Nacional, cada uno según sus facultades.

15. Efectuar operaciones de compra de cartera o factoring sobre toda clase de títulos. 16. Abrir cartas de crédito. 17. Intermediar recursos de redescuento. 18. Realizar operaciones de compra y venta de divisas y demás operaciones de cambio,

dentro de las condiciones y regulaciones que al efecto expida la Junta Directiva del Banco de la República.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 19. Emitir bonos. 20. Prestar servicios de asistencia técnica, educación, capacitación y solidaridad que en

desarrollo de las actividades previstas en los estatutos o por disposición de la ley cooperativa se puedan desarrollar, directamente o mediante convenios con otras entidades. En todo caso, en la prestación de tales servicios COOPCENTRAL no podrá utilizar recursos provenientes de los depósitos de ahorro y demás recursos captados en la actividad financiera.

21. Celebrar convenios dentro de las disposiciones legales para la prestación de otros

servicios.

22. Celebrar convenios de Banca – Seguros, en los términos previstos en la ley. 23. Realizar inversiones y/o adquirir participación en el capital de sociedades de servicios

financieros o redes de bajo valor, en especial en empresas de administración de depósitos de sistemas de compensación y de información centralizada de operaciones en el mercado de valores y de sistemas y servicios de informática, de programación de computadores y de comercialización de programas; la representación de compañías nacionales o extranjeras productoras o comercializadoras de programas; la organización, conexión y administración de redes de cajeros automáticos para la realización de transacciones u operaciones; procesamiento de datos y manejo de información de equipos propios o ajenos para la elaboración de la contabilidad, la creación y organización de los archivos y la realización de cálculos, estadísticos e informes en general; así como la comunicación y transferencia electrónica de datos

24. Constituir sociedades de servicios técnicos o administrativos o participar en las

existentes, o en redes de bajo valor, de acuerdo con la ley, para la mejor prestación de los servicios a los asociados o al sector cooperativo o solidario, previo estudio económico y financiero y contando con la aprobación del Consejo de Administración.

25. Celebrar todo tipo de operaciones y contratos complementarios que tiendan a cumplir

el objeto del acuerdo cooperativo. 26. Las que autorice el Gobierno Nacional 27. Adelantar las demás operaciones, negocios, inversiones y actividades que en el

futuro se autorice desarrollar a los establecimientos de crédito y en particular a los

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

Establecimientos Bancarios, las cuales se llevarán a cabo con arreglo a las disposiciones respectivas.

28. Todas las demás operaciones actos y contratos autorizados a los Establecimientos

Bancarios con sujeción a las disposiciones legales que rijan sobre la materia y en especial a lo dispuesto por el Estatuto Orgánico para el sistema financiero, y todas aquellas normas que modifiquen, supriman o adicionen su régimen propio y particular. Igualmente, COOPCENTRAL estará sujeto a todas las normas que rijan en los países respectivos en donde establezca sucursales, filiales, agencias u oficinas de representación.

Artículo 5. Direccionamiento Administrativo. El direccionamiento administrativo se realizará desde la Presidencia Ejecutiva de COOPCENTRAL y ésta será responsable de la ejecución del plan estratégico, entendido como el conjunto de actividades y planes con que la Entidad busca crear valor agregado a través de criterios de análisis y selección, aplicados para diseñar el portafolio de productos y servicios, y para el desarrollo y debida implementación de los focos estratégicos de COOPCENTRAL. Los administradores deben obrar de buena fe, con la lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de COOPCENTRAL, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto del acuerdo

cooperativo. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias. 3. Velar por que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la

Revisoría Fiscal. 4. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 5. Dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio del derecho de

inspección de todos ellos. Las oficinas y su respectivo equipo de trabajo serán los responsables de la estrategia competitiva, concebida como la forma en que se logran los resultados económicos, a la protección y ensalzamiento de COOPCENTRAL, a la proyección y crecimiento del mercado atendido, y al aseguramiento de la lealtad de los Asociados y Clientes.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 La Dirección General y los administradores de COOPCENTRAL son responsables de garantizar que las decisiones que se tomen de forma rutinaria o esporádica, estén ubicadas en el nivel adecuado de jerarquía, las relacionadas con políticas, gerencia del control, asesoría, imagen, inversión y en general, las de impacto estratégico. Las Oficinas y sus Empleados son responsables de las actividades operativas. Artículo 6. Modelo de Gobierno Corporativo. COOPCENTRAL orienta sus políticas y estrategias hacia la consecución y atomización de los recursos y la dispersión de riesgos, mediante la aplicación de criterios de prudencia y la toma de decisiones basada en hechos objetivos que permitan la estabilidad en la operación bancaria de la Entidad en el corto, mediano y largo plazo. Los directivos cuentan con los conocimientos y experiencia en el negocio financiero; conocen y aplican los principios fundamentales de administración del crédito tales como: establecer límites máximos de crédito por persona, verificar la capacidad de pago del deudor, documentar el crédito, guardar los documentos de manera segura y ordenada, cobrar oportunamente y de manera efectiva, conocer la clientela y hacer provisiones conservadoras que garanticen la solidez de la entidad para enfrentar los créditos morosos. Los directivos reconocen la importancia de invertir bien: el riesgo de contraparte de la institución sobre las inversiones colocadas, existen límites de exposición y se cuenta con metodología de valoración de los riesgos. Las inversiones se encuentran orientadas al negocio, particularmente en tecnología, sin inversiones que no se requieran para el desarrollo del objeto. . Entre los criterios de los directivos y administradores se destaca su capacidad, aptitudes personales, conocimientos, integridad ética y destreza particularmente en la administración de los riesgos y los que se requieren en relación al crédito, el manejo del ahorro y otras operaciones relacionadas con la actividad financiera. De igual manera los directivos no permitirán que la entidad sea utilizada por organizaciones delictivas o terroristas para blanqueo de capitales de naturaleza ilícita.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TITULO II ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VIGILANCIA DE COOPCENTRAL

CAPITULO 1: ADMINISTRACIÓN Artículo 7. Órganos de Administración. La administración de COOPCENTRAL está a cargo de: Asamblea General: Es el máximo órgano de administración de COOPCENTRAL. Sus decisiones son obligatorias para todos los asociados presentes o ausentes, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias o reglamentarias. La Asamblea General de asociados estará conformada por los representantes o sus apoderados de las entidades asociadas hábiles y en el caso de la Asamblea General de delegados, por los delegados de los asociados hábiles elegidos válidamente en las respectivas reuniones zonales. El Consejo de Administración: Es el órgano permanente de administración subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. Estará integrado por nueve (9) miembros principales con sus respectivos suplentes personales elegidos por la Asamblea General para un período de dos (2) años prorrogables hasta por dos (2) períodos adicionales. Para la elección se aplicará el sistema de cuociente electoral. El Presidente Ejecutivo: es el representante legal de COOPCENTRAL, principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración y superior de todos los empleados. Artículo 8. Convocatoria a la Asamblea General. La convocatoria a la Asamblea General Ordinaria se hará con una anticipación no menor de quince (15) días hábiles, a la fecha de la celebración de la Asamblea. La convocatoria a Asamblea General Extraordinaria se hará con una anticipación no inferior de diez (10) días calendario a la fecha de la Asamblea. La notificación de la convocatoria se podrá realizar a través de uno cualquiera de los siguientes medios, sin perjuicio de la utilización combinada de los mismos: 1. Mediante entrega del acto de convocatoria a través de su envío por correo por medios

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

físicos, electrónicos o vía fax, en las direcciones y teléfonos reportados en COOPCENTRAL.

2. Por aviso público colocado en lugar visible de las oficinas de COOPCENTRAL en cada ciudad.

3. Mediante publicación realizada en un diario de amplia circulación nacional. Por regla general, la convocatoria a Asamblea General ordinaria la realizará el Consejo Administración una vez por año. La Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal o un quince por ciento (15%) mínimo de los asociados hábiles, podrán solicitar al Consejo de Administración la convocatoria a Asamblea General extraordinaria. Si el Consejo de Administración no hiciera la convocatoria a Asamblea General ordinaria durante el término legal, o extraordinaria después de diez (10) días hábiles de habérselo solicitado por quienes tienen esa facultad, la Asamblea será convocada por la Junta de Vigilancia. Si ésta no lo hiciere dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al término antes citado, la Asamblea podrá ser convocada por el Revisor Fiscal o por el quince por ciento (15%) mínimo de los asociados hábiles, previa comunicación de tal hecho al organismo gubernamental que ejerce la inspección y vigilancia. Artículo 9. Normas de la Asamblea General. En la Asamblea General se observarán las siguientes normas sin perjuicio de las disposiciones legales o reglamentarias vigentes: 1. Las reuniones se llevarán a cabo en el lugar, día y hora que se determine en la

convocatoria y serán instaladas y dirigidas por el Presidente o Vicepresidente del Consejo de Administración o por la persona que en ella se determine. Actuará como Secretario el mismo del Consejo de Administración.

2. La asistencia de la mitad de los delegados convocados, constituirá el quórum para deliberar y tomar decisiones válidas. Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el número mínimo señalado por la ley.

3. Cada delegado tendrá derecho a un (1) voto. 4. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de los votos de los delegados

asistentes, salvo aquellos casos que según la ley requieran mayoría calificada. 5. Para efectos de la elección del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y

Revisor Fiscal, la Asamblea General empleará el sistema de listas o planchas en cuyo caso se aplicará el cuociente electoral. En caso de empate se hará una nueva elección entre los delegados que se encuentren en tal situación.

6. De todo lo sucedido en la Asamblea General, se levantará un acta, que deberá llevar

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

la firma del Presidente y Secretario de la Asamblea. El estudio y aprobación del acta, estará a cargo de tres (3) delegados asistentes a la Asamblea, nombrados por la mesa directiva, quienes firmarán de conformidad y en representación de la Asamblea.

7. Los estados financieros que deben ser presentados a la Asamblea General, se pondrán a disposición de los delegados en la Dirección General de COOPCENTRAL, por espacio de quince (15) días hábiles antes de la Asamblea, a efectos de que puedan ser examinados.

Artículo 10. Funciones de la Asamblea General. Son funciones de la Asamblea General: 1. Aprobar su propio reglamento 2. Aprobar las directrices y políticas generales de COOPCENTRAL. 3. Examinar los informes de la administración, de la Junta de Vigilancia y de la Revisoría

Fiscal y de los demás que se desprendan de las normas y regulaciones que se vayan disponiendo por los entes competentes y pronunciarse sobre ellos.

4. Aprobar o improbar los Estados Financieros de fin de ejercicio. 5. Elegir los miembros del Consejo de Administración, de la Junta de Vigilancia, el

Revisor Fiscal y su suplente y el Defensor del Consumidor Financiero y fijarles su remuneración.

6. Elegir los tres (3) miembros que conforman el Comité de Apelaciones por un periodo de dos (2) años.

7. Determinar la forma de aplicación de los excedentes del ejercicio económico. 8. Decretar aportes extraordinarios a capital, pago que se debe efectuar dentro del

ejercicio económico en el cual se ordenó. 9. Decidir sobre la amortización total o parcial de los aportes hechos por los asociados. 10. Conocer de la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración, de la

Junta de Vigilancia y del Revisor Fiscal. Si es del caso, decidir en única instancia las sanciones a que haya lugar.

11. Dirimir los conflictos que puedan presentarse entre el Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal y tomar las medidas del caso.

12. Aprobar la reforma de estatutos. 13. Aprobar la fusión, conversión, transformación, incorporación, escisión, segregación o

escisión impropia, adquisición; la cesión de activos, pasivos y contratos de acuerdo a los montos fijados por la Ley.

14. Disolver y ordenar la liquidación de COOPCENTRAL. 15. Las demás que le corresponden como supremo organismo de administración de

COOPCENTRAL.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 11. El Consejo de Administración. El Consejo de Administración es el órgano permanente de administración subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. Estará integrado por nueve (9) miembros principales con sus respectivos suplentes personales elegidos por la Asamblea General, para un período de dos (2) años prorrogables hasta por dos (2) periodos adicionales. Para la elección se aplicará el sistema de cuociente electoral. A partir de la primera elección regida por los estatutos, una persona que haya cumplido los seis años, sumados los tres períodos, solo podrá ser nuevamente elegido como la primera vez, luego de cuatro (4) años después de la finalización del último período. Adicionalmente, a partir de la primera elección regida por los estatutos, en cada elección de miembros del Consejo, se deberá contar por lo menos con dos personas nuevas en los cargos de consejeros. Los seis (6) consejeros principales y suplentes elegidos de Entidades asociadas, deberán ser Representante Legal o miembro del Consejo de Administración o su equivalente, de la persona jurídica asociada.

El Consejo de Administración deberá contar como mínimo con tres (3) consejeros externos o independientes. Se consideran miembros independientes, aquellos que no sean representantes legales, administradores o directivos de las entidades asociadas a COOPCENTRAL, que no hayan trabajado para la Entidad durante los últimos tres (3) años, que no sean contratistas de la misma en cualquier modalidad, ni tengan vínculos con sus administradores o directivos hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, al momento de la posesión.

Para la postulación y elección tendiente a conformar el Consejo de Administración, se deberá proceder de la siguiente manera:

La primera votación se realizará para elegir seis (6) miembros principales y sus suplentes personales: Los candidatos corresponderán únicamente a los miembros del Consejo de Administración en ejercicio que se postulen y no excedan en ejercicio del cargo el término de permanencia máximo de seis (6) años. En caso que no se postulen los miembros del Consejo en número suficiente para proveer estos cargos la elección se realizará de forma general de acuerdo con las postulaciones que realicen los delegados.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 La segunda votación será para proveer tres (3) cargos principales y sus respectivos suplentes personales postulados por los delegados, postulación que deberá recaer sobre las personas que tengan la calidad de independientes e igualmente no excedan el término de permanencia máximo de seis (6) años. PARÁGRAFO: Los miembros del Consejo de administración una vez elegidos deberán posesionarse ante la Superintendencia Financiera de Colombia y permanecerán en sus cargos hasta la próxima reunión donde se elijan los miembros del Consejo y mientras sus sucesores no sean elegidos y hayan tomado posesión ante la Entidad de Control, salvo que sean removidos o inhabilitados o se declare vacante el cargo. Artículo 12. Calidades para ser miembro del Consejo de Administración. Para ser miembro del Consejo de Administración de COOPCENTRAL se requieren las siguientes calidades: 1. En el caso de los seis (6) consejeros de las entidades asociadas hábiles, tener

cualquiera de las siguientes calidades: ser Representante Legal o actuar formalmente como delegado de éste o miembro del Consejo de Administración o del organismo equivalente, de un asociado hábil.

2. No estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la ley, en los estatutos sociales y en el Código de Buen Gobierno.

3. No haber sido objeto de sanción alguna en la entidad asociada que representa o de COOPCENTRAL, o de las Superintendencias o de la Entidad de Supervisión correspondiente.

4. No haber sido condenado por delito alguno o haber sufrido sanción grave alguna durante el ejercicio de cualquier cargo público. Para la aplicación de lo previsto en el presente numeral se exceptúan las condenas por delitos políticos o culposos.

5. Acreditar estudios de educación superior (técnicos, tecnológicos o diplomados) y cuando menos cinco (5) años de experiencia laboral en entidades de economía solidaria, cooperativa financiera, aseguradora o de servicios financieros.

6. Cumplir condiciones de idoneidad, responsabilidad y solvencia moral. Tales calidades deberán ser evaluadas a su buen juicio por cada delegado al momento de la elección.

7. No haber sido declarado vacante en el ejercicio de sus funciones como miembro del Consejo de Administración dentro de los dos (2) años inmediatamente anteriores a la fecha de postulación en COOPCENTRAL o cualquiera otra entidad del sistema cooperativo y solidario.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 PARAGRAFO: Corresponde al Consejo de Administración, reglamentar los numerales

tercero y cuarto del presente artículo para establecer el tipo y naturaleza de las sanciones que darían lugar a aplicar la inhabilidad que éstos contemplan.

Artículo 13. Funciones del Consejo de Administración. Ejercer todos los actos relacionados con la Dirección de COOPCENTRAL que no sean de la competencia exclusiva de la asamblea, del presidente ejecutivo o del Revisor Fiscal, de acuerdo con lo previsto por la ley y por estos estatutos y, en particular, todo lo relacionado con las siguientes funciones: 1. Planear la visión estratégica de la Entidad, e identificar los riesgos y establecer las

políticas para su mitigación. 2. Reglamentar las políticas de COOPCENTRAL en materia de promoción social,

educación cooperativa, crédito y desarrollo empresarial, asegurando la coordinación entre los planes y programas y la supervisión de su ejecución.

3. Reglamentar los estatutos de COOPCENTRAL y adoptar su propio reglamento. 4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos y mandatos de la Asamblea

General. 5. Aprobar y revisar la ejecución de planes y programas particulares de

COOPCENTRAL. 6. Aprobar los reglamentos que se requieran para el adecuado funcionamiento de su

actividad y la prestación de los servicios. 7. Establecer y reglamentar cuota de admisión con cargo a los nuevos asociados de

COOPCENTRAL. 8. Designar los integrantes de los Comités que dependen del Consejo de

Administración. 9. Crear y reglamentar las sucursales y agencias que considere necesarias para el

desarrollo de las actividades de COOPCENTRAL. 10. Nombrar, evaluar y remover al Presidente Ejecutivo. 11. Designar los suplentes permanentes del Presidente Ejecutivo. 12. Establecer la planta de personal y los niveles de remuneración y fijar el monto de las

fianzas conforme a la ley. 13. Determinar la cuantía de las operaciones activas que puedan realizar las instancias

de otorgamiento de crédito dentro del giro normal de la actividad financiera de COOPCENTRAL.

14. Autorizar al representante legal para celebrar todo tipo de contrato o negocio, gastos ordinarios y extraordinarios que no estén incluidos dentro del presupuesto, cuyo monto supere dos mil veces (2000) veces el salario mínimo mensual legal vigente.

15. Reglamentar la adquisición, venta, y constitución de garantías reales sobre bienes

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

muebles e inmuebles. 16. Conocer los informes que le presente la Presidencia Ejecutiva, la Revisoría Fiscal y

los diversos comités previstos en las normas vigentes, por el propio Consejo o la Junta de Vigilancia.

17. Examinar los estados financieros y elaborar el proyecto de aplicación de excedentes que se presenten a la Asamblea.

18. Estudiar y aprobar el proyecto del presupuesto del ejercicio económico que someta a su consideración la Presidencia Ejecutiva y velar por su adecuada ejecución.

19. Aprobar o reprobar el ingreso y retiro de asociados. Decretar su exclusión o suspensión y reglamentar la devolución de aportes por pérdida de la calidad de asociado.

20. Resolver sobre la afiliación a otras entidades, sobre la participación económica e inversiones permanentes en sociedades.

21. Convocar a Asamblea General y presentar el proyecto de reglamento de la misma. 22. Rendir a la Asamblea General un informe sobre las labores realizadas durante el

ejercicio económico y presentar un proyecto de aplicación de los excedentes, si los hubiese.

23. Resolver las dudas o vacíos que se presenten en la interpretación de los Estatutos. 24. Reglamentar las reuniones zonales para elección de delegados a la Asamblea

General; designar las ciudades cabeza de zona y reglamentar la elección de delegados.

25. Las demás que por ley le correspondan o que los estatutos no hayan atribuido a otros órganos.

Artículo 14. Principios que rigen a los miembros del Consejo de Administración. Los miembros del Consejo de Administración, también denominados Directores, tendrán en cuenta los siguientes principios, para el ejercicio de sus funciones, y para mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones.

1. Informarse adecuadamente y actuar de buena fe, con la debida diligencia y cuidado, velando por los intereses de COOPCENTRAL y de sus asociados.

2. Tratar a los grupos de interés y terceros con los cuales se relaciona COOPCENTRAL en forma justa y equitativa.

3. Tratar equitativamente a los asociados. 4. Garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y de los Estatutos Sociales.

5. Ejercer de forma objetiva su propio criterio en forma independiente, sobre todo de la administración.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 15. Evaluación de los Directores y Principales Ejecutivos. Anualmente, el Consejo de Administración examinará y evaluará su desempeño, calificando variables tales como el índice de asistencia a las reuniones, las iniciativas de sus miembros, la consecución de metas trazadas, el aporte en las decisiones y la proposición de estrategias. Este informe será presentado a la Asamblea General. De igual manera, cada año el Consejo de Administración procederá a evaluar al Presidente Ejecutivo de COOPCENTRAL, quien a su vez lo hará respecto de los ejecutivos bajo su mando. Artículo 16. Presidente Ejecutivo y sus Suplentes. El Presidente Ejecutivo será el representante legal de COOPCENTRAL, principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración y superior jerárquico de todos los empleados de la cooperativa. Sera elegido por el Consejo de Administración y no ocupará el cargo hasta tanto haya tomado posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia. Podrá ser removido en cualquier tiempo y actuará bajo la dirección inmediata del Consejo de Administración y responderá ante el mismo por la marcha de la Entidad. COOPCENTRAL contará adicionalmente con un primer y segundo suplentes permanentes del representante legal designados por el Consejo de Administración, quienes actuarán indistintamente en las ausencias temporales o definitivas del presidente ejecutivo previa posesión ante el respectivo órgano de Control. Artículo 17. Requisitos para desempeñar el cargo de Presidente Ejecutivo. El Presidente Ejecutivo deberá reunir los siguientes requisitos: 1. Cumplir los requisitos para ser miembro del Consejo de Administración, contenidos en

el artículo 12 del presente Código, excepto el del numeral 1. 2. Tener experiencia, conocimientos en el desempeño de cargos directivos en materias

relacionadas con el régimen financiero, asegurador y de valores, cooperativo o de economía solidaria o asimilada.

3. No estar incurso en incompatibilidades o inhabilidades previstas por la ley en el estatuto social, o en el presente Código de Buen Gobierno.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 18. Funciones del Presidente Ejecutivo: 1. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del

Consejo de Administración, así como supervisar el funcionamiento de COOPCENTRAL, la prestación de los servicios, el desarrollo de los programas y cuidar de la debida y oportuna ejecución de las operaciones y su contabilización.

2. Atender las relaciones públicas de COOPCENTRAL, en especial con las entidades del sector oficial, del sector financiero, del movimiento cooperativo y del sector social en general.

3. Proponer las políticas administrativas de la Entidad y preparar los proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración del Consejo de Administración.

4. Celebrar todo tipo de contrato o negocio, gastos ordinarios y extraordinarios, cuyo monto no supere dos mil (2000) veces el salario mínimo mensual legal vigente. .

5. Adquirir, vender y constituir garantías reales sobre bienes muebles e inmuebles, de acuerdo con la reglamentación que para tal efecto expida el Consejo de Administración.

6. Procurar que los asociados reciban información oportuna sobre los servicios y demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.

7. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo a los presupuestos y las facultades especiales que para el efecto le otorgue el Consejo de Administración.

8. Nombrar y despedir a los empleados de COOPCENTRAL de conformidad con el presupuesto de la planta de personal, los reglamentos especiales y con sujeción a las normas laborales vigentes y aplicar u ordenar las sanciones disciplinarias a quienes haya lugar de conformidad con las normas legales.

9. Rendir periódicamente al Consejo de Administración informes relativos al funcionamiento de COOPCENTRAL.

10. Ejercer por sí mismo o mediante apoderado especial la representación judicial o extrajudicial de COOPCENTRAL.

11. Las demás que le asigne el Consejo de Administración.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 2: ÓRGANOS DE CONTROL

Artículo 19. Comité de Auditoría. Órgano colegiado dependiente del Consejo de Administración que servirá de apoyo al órgano directivo en la toma de decisiones atinentes al sistema de control interno.

Artículo 20. Conformación del Comité. El comité deberá estar conformado por tres (3) miembros del Consejo de Administración y deberá contar entre sus miembros con dos (2) independientes. A las reuniones del comité pueden ser citados con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, el Presidente Ejecutivo, el Vicepresidente Financiero, el Jefe de Control Interno, el Revisor Fiscal ó cualquier empleado que considere necesario citar. Artículo 21. Funciones del Comité de Auditoría. El comité de auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes: 1. Evaluar la estructura del control interno de la entidad, de forma tal que se pueda

establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de COOPCENTRAL, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

2. Informar al Consejo de Administración u órgano equivalente sobre el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones.

3. Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existan los controles necesarios.

4. Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración del Consejo de Administración, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los dictámenes,

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

5. Proponer al Consejo de Administración programas y controles para prevenir, detectar y responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta, entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala conducta la violación de leyes, reglamentos o políticas internas, y evaluar la efectividad de dichos programas y controles.

Artículo 22. Junta de Vigilancia. La Junta de Vigilancia es un organismo que tiene a su cargo el control social de COOPCENTRAL. Está integrada por tres (3) asociados hábiles principales con sus respectivos suplentes personales elegidos dentro de la misma plancha para períodos de dos (2) años.

Los integrantes de la Junta de Vigilancia responderán ante la Asamblea General por el cumplimiento de sus deberes, dentro de los límites de las leyes, los estatutos y de la reglamentación vigente.

Para ser miembro de la Junta de Vigilancia se deberán tener las mismas calidades que se exigen para ser miembro del Consejo de Administración, señaladas en los estatutos y en el presente Código. Artículo 23. Funciones de la Junta de Vigilancia. Son funciones de la Junta de Vigilancia: 1. Adoptar y aprobar su propio reglamento. 2. Verificar que los órganos de administración de COOPCENTRAL cumplan los

principios cooperativos en función de sus asociados. 3. Presentar recomendaciones al Consejo de Administración y a la Presidencia Ejecutiva

sobre las medidas de control social que puedan redundar en beneficio de COOPCENTRAL y sus asociados.

4. Hacer llamados de atención a los asociados para que cumplan sus obligaciones estatutarias y reglamentarias.

5. Tramitar, por conducto de la Presidencia Ejecutiva, los reclamos que presenten los asociados en relación con los servicios.

6. Verificar la habilidad e inhabilidad de los asociados para participar en las asambleas o para elegir delegados.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 7. Convocar a Asamblea General en los casos establecidos en la ley y los estatutos. 8. Rendir informe a la Asamblea General sobre su gestión y presentar a ésta, cuando

fuere necesario, quejas fundamentadas sobre actos lesivos o irregularidades cometidas por el Consejo de Administración o alguno de sus miembros, para que sean considerados y se adopten las medidas correspondientes.

9. Colaborar con los entes gubernamentales cuando éstos soliciten informes en relación con su gestión social.

10. Ejercer las demás funciones que le correspondan de conformidad con la ley y los estatutos.

PARÁGRAFO: La Junta de Vigilancia ejercerá sus funciones orientándolas exclusivamente hacia el control social. En ningún caso podrá desempeñar funciones propias de los órganos de administración, de la Revisoría Fiscal o de la Auditoría Interna. Estas funciones deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente. En todo caso, deberán responder personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos. Artículo 24. Funcionamiento de la Junta de vigilancia. La Junta de Vigilancia se reunirá en forma ordinaria una (1) vez al mes y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran. La convocatoria se realizará por solicitud del Presidente Ejecutivo a través de la Secretaría General o quien haga sus veces.

Las decisiones de la Junta de Vigilancia deben tomarse por mayoría de votos y de sus actuaciones dejará constancia en acta suscrita por el Presidente y secretaria. PARÁGRAFO. VACANCIA DEL CARGO. Para la declaratoria de vacancia para los miembros de la Junta de Vigilancia se aplicaran las disposiciones establecidas para los integrantes del Consejo de Administración. Artículo 25. Revisor fiscal. La fiscalización general de COOPCENTRAL, la revisión y vigilancia contable estarán a cargo de una persona jurídica de Revisoría Fiscal, independiente de COOPCENTRAL, debidamente registrada en cabeza de un contador público titulado, con especialización o experiencia acreditada de cinco (5) años como revisor fiscal principal, con matrícula

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 vigente. Será elegido por la Asamblea General con su respectivo suplente por un período de un (1) año, sin perjuicio de ser reelegido hasta por dos (2) períodos consecutivos y de ser removido en cualquier tiempo. El revisor fiscal responderá de los perjuicios que ocasione a COOPCENTRAL, a sus asociados o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones, de conformidad con el Código de Comercio, normas especiales que regulen su actividad, la Ley 222 de 1995 y el Código Penal. Artículo 26. Funciones del Revisor Fiscal. Son funciones del Revisor Fiscal: 1. Cerciorarse que las operaciones que celebre COOPCENTRAL se ajusten a la ley, a

los Estatutos, reglamentos y decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración.

2. Dar oportunamente cuenta por escrito al Presidente Ejecutivo, al Consejo de Administración o a la Asamblea General, según el caso, de irregularidades que ocurran en el funcionamiento de COOPCENTRAL.

3. Velar porque se lleve con exactitud y en forma actualizada la contabilidad de COOPCENTRAL.

4. Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre el patrimonio de COOPCENTRAL.

5. Inspeccionar asiduamente los bienes de COOPCENTRAL y procurar que se tomen las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga a cualquier otro título.

6. Velar porque todos los libros de la entidad se lleven conforme a las normas contables que sobre la materia trace el organismo gubernamental de inspección y vigilancia.

7. Autorizar con su firma todos los balances que deban rendirse tanto al Consejo de Administración, a la Asamblea General, como a los organismos gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de COOPCENTRAL.

8. Rendir a la Asamblea General un informe de sus actividades, certificando los Estados Financieros, pudiendo efectuar si lo considera, o la asamblea lo solicita, un análisis de las cuentas presentadas.

9. Colaborar con organismos gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de COOPCENTRAL y rendir los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 10. Las demás funciones asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan

el ejercicio de la profesión, así como en aquellas que exigen de manera especial la intervención, certificación o firma de dicho profesional.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 3: SISTEMA DE SELECCIÓN

Artículo 27. Selección, Nombramiento y Retiro de los designados para cargos de Dirección. Con el propósito de asegurar competencia, idoneidad y transparencia la selección del Presidente Ejecutivo y sus suplentes será realizada por el Consejo de Administración, el cual determinará por cual medio se desarrollará tal actividad. El Presidente Ejecutivo, como responsable de la sinergia y resultados corporativos, podrá proponer al Consejo de Administración la postulación de los candidatos para representantes legales suplentes. Con el fin de garantizar idoneidad y competencia de los administradores de COOPCENTRAL, éstos deberán cumplir con el perfil y competencias requeridas y se asegurará el cumplimiento estricto de la normatividad vigente en lo que a incompatibilidades e inhabilidades se refiere. Su designación se hará de acuerdo con lo previsto en los estatutos respectivos. Artículo 28. Decisiones Financieras. Para realizar la mejor asignación y flujo de recursos entre las Oficinas, COOPCENTRAL mantiene una unidad de tesorería, constituido por el área en mención y el Comité de Riesgos en cabeza Presidente Ejecutivo. Dicho comité, evalúa las decisiones de mejoramiento y analiza la factibilidad y viabilidad económica de los proyectos propuestos por las diferentes Oficinas. De igual manera, evalúa los demás riesgos y los de inversiones de COOPCENTRAL con el fin de asegurar la sinergia de las operaciones financieras. Artículo 29. Del Sistema Electoral. Para efectos de la elección del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Revisor Fiscal, la Asamblea General empleará el sistema de listas o planchas en cuyo caso se aplicará el cuociente electoral. En caso de empate se hará una nueva elección entre los delegados que se encuentren en tal situación.

La ley 79 de 1988 garantiza en sus artículos 33 y 94 que todos los asociados estén en igualdad de condiciones frente al proceso electoral e impide el predominio excluyente de alguno de ellos.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 4: MECANISMOS PARA LA EVALUACIÓN Y EL CONTROL INTERNO

Artículo 30. De las Actividades de los Administradores y Principales Ejecutivos de COOPCENTRAL. De conformidad con los artículos 10, 13 y 14 del presente código, corresponde a la Asamblea de Delegados, en su calidad de órgano máximo de gobierno de la Entidad y al Consejo de Administración, evaluar y controlar las actividades de sus administradores y principales ejecutivos, con las facultades y alcances consignados en los citados artículos. Artículo 31. De los Sistemas de Control Interno. El control interno debe promover la eficiencia de COOPCENTRAL, de manera que se reduzcan los riesgos en pérdidas de activos operacionales y financieros, y se propicie la difusión de estados financieros confiables, así como el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias. Responsables del Control Interno. La Asamblea General, el Consejo de Administración, el Presidente Ejecutivo, la Junta de Vigilancia, el Comité de Auditoría, el Oficial de Cumplimiento, son los responsables, de acuerdo a sus competencias, de la definición de políticas y la ordenación del diseño de la estructura del sistema de control interno, así como de ordenar y vigilar que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad. Lo anterior deberá divulgarse al nivel directivo de COOPCENTRAL y cada uno de los empleados deberá procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por los entes arriba mencionados, en el desarrollo de sus funciones y la aplicación de los procedimientos operativos apropiados. Artículo 32. De la Junta de Vigilancia. Descrita en el artículo 22 del presente código, la Junta de Vigilancia ejercerá sus funciones orientándolas exclusivamente hacia el control social. En ningún caso podrá desempeñar funciones propias de los órganos de administración, de la Revisoría Fiscal o de la Auditoría Interna. Estas funciones deberán desarrollarse con fundamento en criterios de investigación y valoración y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente. En

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 todo caso, deberán responder personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les imponen la ley y los estatutos. La Junta de Vigilancia se reunirá en forma ordinaria una (1) vez al mes y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran. La convocatoria se realizará por solicitud del presidente a través de la Secretaría General. Las decisiones de la Junta de Vigilancia deben tomarse por mayoría de votos y de sus actuaciones dejará constancia en acta suscrita por el presidente y secretario. Artículo 33. Del Control Interno. Su objetivo está dirigido a brindar apoyo a la alta dirección en el logro de los objetivos organizacionales, siendo proactivo en la minimización de los riesgos y promoviendo la cultura del autocontrol en cada uno de los empleados responsables de la ejecución de los procesos. Artículo 34. Del Comité de Auditoría. Está conformado para prestar apoyo al Consejo de Administración en la definición de las políticas y en la ordenación del diseño de los procedimientos de control interno, así como en la supervisión de la operación de dichos sistemas. En consecuencia, sirve de soporte para la toma de decisiones orientadas al control y mejoramiento de la actividad de COOPCENTRAL, sus administradores y directores. Con todo, el Comité de Auditoría no sustituye la responsabilidad que le corresponde al Consejo de Administración y a la Administración sobre la supervisión e implementación del control interno. Artículo 35. Del Oficial de Cumplimiento. COOPCENTRAL tiene designado un Oficial de Cumplimiento, con su respectivo suplente, posesionados ante la Superintendencia Financiera de Colombia, encargado de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos diseñados con el fin de prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el blanqueo de capitales. Para este fin cuenta con la colaboración de todos los empleados de la Entidad. Artículo 36. Del Comité de Riesgos. COOPCENTRAL cuenta con un comité de Riesgos, nombrado por el Consejo de

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Administración, encargado de la evaluación de Políticas para la Administración de Activos y Pasivos, y de Políticas y Limites para la Administración de Tesorería y de los riesgos administrados en la entidad, con el fin de asegurar los niveles de control adecuados para la actividad de la tesorería, incluyendo liquidez y riesgos de mercado, y realizar el seguimiento y control en el cumplimiento de normas y reglas. Este comité de Riesgos cumple con los lineamientos dados por la Superintendencia Financiera de Colombia, relativos al mismo. Los organismos de control interno enunciados en el presente capitulo deben, en el ejercicio de sus funciones y con base en lo dispuesto en las normas legales, informar oportunamente y por escrito al Presidente Ejecutivo y/o al Consejo de Administración los hallazgos relevantes en el desarrollo de los negocios de COOPCENTRAL con el fin de adoptar las medidas que correspondan.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 5: MECANISMOS PARA LA EVALUACIÓN Y EL CONTROL EXTERNO

Artículo 37. Transparencia en la Elección de la Revisoría Fiscal. La fiscalización general de COOPCENTRAL, la revisión y vigilancia contable estarán a cargo de una persona jurídica de Revisoría Fiscal, debidamente registrada en cabeza de un contador público titulado, con especialización o experiencia acreditada de cinco (5) años como revisor fiscal principal, con matrícula vigente. Será elegido por la Asamblea General con su respectivo suplente por un período de un (1) año, sin perjuicio de ser reelegido hasta por dos períodos consecutivos y de ser removido en cualquier tiempo. Artículo 38. Control Estatal. Por su naturaleza de Establecimiento Bancario, COOPCENTRAL se encuentra sometido a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia, en los términos del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, siendo consecuentes con las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998, las cuales reglamentan las Entidades del Sector Solidario y demás disposiciones que la adicionen, complementen o reglamenten.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 6: DE LA REVELACIÓN DE INFORMACIÓN Artículo 39. Transparencia de la Información que debe ser suministrada a los Asociados, a los Clientes, al Mercado y al Público en General. El 31 de diciembre de cada año COOPCENTRAL deberá cortar sus cuentas y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere. Los estados financieros de fin de ejercicio se deben transmitir a la Superintendencia Financiera de Colombia a más tardar el día 20 del mes siguiente a la respectiva fecha de corte. El balance general, el estado de pérdidas y ganancias de fin de ejercicio comparados con igual periodo del ejercicio anterior deben ser publicados una vez sean autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro del mes siguiente a la fecha de su aprobación por la Asamblea General de Delegados, en la página de internet de COOPCENTRAL o en su defecto en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio principal de la Entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Se debe brindar oportunamente información completa a los asociados, clientes y/o consumidores acerca de los productos y servicios en los términos previstos por la normatividad que regula la materia. Información previa a la Asamblea: Para garantizar el derecho de inspección, los documentos enunciados por el artículo 446 del Código de Comercio están a disposición de los asociados en las Oficinas de la Administración de la Entidad, dentro de los términos de ley. Artículo 40. Revelación de Información Financiera. Con una antelación no inferior a 15 días a la fecha prevista para la Asamblea, los Delegados tendrán a su disposición en las Oficinas de COOPCENTRAL o en la Dirección General, los documentos, estados financieros y en general, los informes que se presentarán a consideración de dicho organismo.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Los estados financieros incluirán, entre otros, el balance general, el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo y las notas a los estados financieros. Los balances y el estado de resultados estarán acompañados de un informe de gestión de la administración rendido por el Consejo de Administración y el Presidente Ejecutivo de COOPCENTRAL. Artículo 41. De los Sistemas de Auditoría. COOPCENTRAL cuenta con sistemas internos de auditoría que permiten evaluar con cierta periodicidad la preparación y presentación de los estados financieros y las revelaciones adicionales que deben contener. Artículo 42. Revelación de Información no Financiera. COOPCENTRAL revelará a sus asociados información que no tenga contenido financiero, cuando menos sobre los asuntos relacionados a continuación: 1. Los grandes propósitos organizacionales. 2. Estructura de gobierno corporativo. 3. Derechos y procedimientos de votación. Información eventual no financiera. Esta información se refiere al nombramiento y remoción de ejecutivos claves, procesos de reorganización empresarial, cambios en la imagen y estrategia corporativa, riesgos no financieros, conflictos de alto impacto, entre otros Artículo 42. De los Reportes a los Organismos de Control. COOPCENTRAL periódicamente informará sus relaciones económicas con sus asociados aportantes, para lo cual atenderá cabalmente las solicitudes efectuadas por los organismos de control. La mencionada información se entrega mediante el diligenciamiento de los reportes correspondientes a la Superintendencia Financiera de Colombia. Esta información reposará en archivos públicos en la citada Superintendencia y podrá ser accedida, salvo la información que esté sometida a reserva, por todas las personas directamente de manera personal o por vía electrónica, de acuerdo a los mecanismos establecidos por dicha autoridad para permitir el acceso del público a tal información.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Artículo 43. Mecanismos que permiten a los asociados obtener la convocatoria de la Asamblea cuando ésta sea necesaria para garantizar sus derechos u obtener información. De conformidad con lo previsto en los estatutos de COOPCENTRAL, por regla general, la convocatoria a Asamblea General Ordinaria la realizará el Consejo Administración una vez por año. La Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal o un quince por ciento (15%) mínimo de los asociados hábiles, podrán solicitar al Consejo de Administración la convocatoria a Asamblea General extraordinaria. Si el Consejo de Administración no hiciera la convocatoria a Asamblea General ordinaria durante el término legal, o extraordinaria después de diez (10) días hábiles de habérselo solicitado por quienes tienen esa facultad, la Asamblea será convocada por la Junta de Vigilancia. Si ésta no lo hiciere dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al término antes citado, la Asamblea podrá ser convocada por el Revisor Fiscal o por el quince por ciento (15%) mínimo de los asociados hábiles, previa comunicación de tal hecho al organismo gubernamental que ejerce la inspección y vigilancia. Artículo 44. Mecanismos que aseguren un tratamiento equitativo a los asociados de COOPCENTRAL. De conformidad con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 79 de 1988, salvo las excepciones de ley, ningún asociado podrá tener más del diez por ciento (10%) del capital social de la Entidad si es persona natural o del cuarenta y nueve por ciento (49%) si es persona jurídica. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 33 de la misma Ley, a cada asociado le corresponde un voto sin interesar su participación en el capital social. Artículo 45. De La Composición del capital de COOPCENTRAL. El capital de COOPCENTRAL es variable e ilimitado, está constituido por aportes sociales que se acreditarán mediante certificaciones, las cuales en ningún caso tendrán carácter de títulos valores, por las reservas legales, los fondos y las donaciones o auxilios que se reciban con destino al incremento patrimonial. El capital mínimo e irreducible es de Ochenta Mil Millones de Pesos ($80.000.000.000), monto que se ajustará en forma automática cuando resulte necesario para dar cumplimiento a las normas de regulación prudencial relacionadas con el capital y/o patrimonio mínimo exigido para la naturaleza jurídica de este tipo de establecimiento de crédito. Parágrafo: El monto total de los aportes sociales en ningún momento puede ser inferior a quince mil millones de pesos ($15.000.000.000.00).

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 7: DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y TÉCNICA

Artículo 46. Criterios de Selección para los Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones de Servicios y Suministros, así como los Procesos al Control de su Calidad. Toda adquisición de productos o contratación de servicios estará precedida de un trámite que garantice la equidad y transparencia del proceso de elección: 1. COOPCENTRAL cuenta con un manual de contratación y compras, de obligatorio

acatamiento por todos los estamentos y empleados encargados de la contratación. 2. No podrán formar parte del registro de proveedores aquellas personas cuyos recursos

presenten un origen desconocido o que no cumplan con todos los requerimientos de conocimiento establecidos en el Sistema de Prevención de Lavado de Activos.

3. En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio. 4. Toda adquisición de bienes o prestación de servicios deberá estar debidamente

documentada mediante contrato, oferta comercial, factura u orden de compra, de conformidad con las políticas establecidas por la administración de COOPCENTRAL para cada caso.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TITULO III DE LOS MECANISMOS DE ATENCION AL CLIENTE

CAPITULO 1: SISTEMAS DE ATENCIÓN

Artículo 47. Administración a Puertas Abiertas. Mediante el principio administrativo “Puertas Abiertas” COOPCENTRAL se esmera por informar a sus asociados, clientes y ciudadanía en general, las diferentes eventualidades que se generen en el desarrollo de sus operaciones. De igual manera, la Dirección General y sus Oficinas atienden a todos los clientes por medio de sus líneas telefónicas en los lugares donde hace presencia; líneas que se encuentran a disposición de los consumidores de COOPCENTRAL, con el fin de brindar asesoría permanente sobre el portafolio de productos, así como la atención de quejas, sugerencias o solicitudes de servicio. Artículo 48. Sistema de Atención al Consumidor Financiero. La entidad cuenta con el “Sistema de Atención al Consumidor Financiero – SAC” creado con la entrada en vigencia de la Ley 1328 de 2009 que consagró un régimen de protección a los consumidores financieros, fundamentado en tres pilares esenciales: (1) el suministro de información; (2) la debida atención y protección a los consumidores financieros; (3) la Defensoría del Consumidor Financiero. Artículo 49. Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias . COOPCENTRAL tiene implementado el procedimiento de Preguntas, Quejas, Reclamos y Sugerencias cuyo objetivo es describir las actividades necesarias para la atención adecuada y oportuna de preguntas, quejas, reclamos y/o sugerencias presentadas por los consumidores financieros. Así mismo, cuenta con un administrador encargado de centralizar y registrar las PQRS recibidas, dentro de un marco de gestión de la calidad.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 2: DEFENSOR DEL CONSUMIDOR FINANCIERO

Artículo 50. Implementación. COOPCENTRAL a través de la Asamblea General Ordinaria de Delegados designará al Defensor del Consumidor Financiero, cuya función es la de ser vocero de los consumidores ante la Entidad, así como conocer y resolver las quejas que éstos le presenten, en relación a los servicios que presta COOPCENTRAL. El Defensor del Consumidor Financiero de COOPCENTRAL es independiente de los organismos de administración de la misma entidad, y no puede desempeñar en COOPCENTRAL función distinta para el cuál fue designado como tal. Artículo 51. Características del Defensor del Consumidor Financiero 1. Independencia: No depende directa o indirectamente de la Administración de

COOPCENTRAL y tiene absoluta independencia en la toma de decisiones. 2. Conciliación y solución de conflictos: La principal función del defensor es alcanzar

un acuerdo entre las partes cuando se han agotado las instancias de solución ante las Oficinas y el Área de Servicio al Cliente de COOPCENTRAL y resolver los conflictos que sean de su conocimiento.

3. Libre acceso y gratuidad: Los consumidores financieros de COOPCENTRAL pueden contactar directa y gratuitamente al Defensor del Consumidor Financiero designado por éste.

4. Profesionalismo: El Defensor del Consumidor financiero cuenta con especialistas conocedores del sector financiero y con vocación de servicio al cliente.

5. Asesoría: El Defensor del Consumidor Financiero genera recomendaciones hacia COOPCENTRAL para mejorar el servicio al consumidor y elevar los índices en los procedimientos de los diferentes productos ofrecidos por COOPCENTRAL.

6. Obligatoriedad: Las decisiones del Defensor del Consumidor Financiero no son de obligatorio cumplimiento para la Entidad.

Artículo 52. Son asuntos excluidos de la competencia del Defensor del Cliente y/o Consumidor: 1. Asuntos no relacionados con el giro ordinario de las operaciones autorizadas a la

cooperativa.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 2. Los concernientes al vínculo laboral entre COOPCENTRAL y sus empleados o los

asuntos respecto de sus contratistas. 3. Los relacionados al reconocimiento de las prestaciones y de las pensiones de

invalidez, vejez y sobrevivientes. 4. Los que se refieran a hechos sucedidos con tres (3) años de anterioridad o más, a la

fecha de formulación de la queja. 5. Los que se refieren a cuestiones que se encuentren en trámite o hayan sido resueltas

en vía judicial, arbitral o administrativa. 6. Aquellos que correspondan a la decisión sobre la prestación de un servicio o

producto, la celebración de un contrato y sus condiciones, o a la vinculación o admisión como cliente.

7. Las quejas que tengan por objeto los mismos hechos y afecten las mismas partes y que hayan sido objeto de decisión previa por parte del Defensor del Consumidor Financiero.

8. Las quejas cuya cuantía, sumados todos los conceptos, supere los cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de su presentación.

9. Aquellos que se deriven de la condición de asociado de COOPCENTRAL. 10. En desarrollo de sus funciones, no podrá determinar perjuicios, sanciones o

indemnizaciones, salvo que estén expresamente determinados por la Ley. Artículo 53. Funciones del Defensor del Consumidor Financiero. El defensor del consumidor financiero de COOPCENTRAL tendrá como funciones ser vocero de los consumidores frente a la entidad, estudiar los posibles incumplimientos por parte de COOPCENTRAL, y resolver de forma objetiva y gratuita las quejas individuales.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TITULO IV MECANISMOS DE TRANSPARENCIA

CAPITULO 1: PREVENCION, MANEJO Y DIVULGACION DE LOS CONFLICTOS DE INTERES

Artículo 55. Definición. Se entiende por conflicto de interés la situación en que se encuentra un empleado de COOPCENTRAL, en el momento previo a la toma de una decisión en ejercicio de sus funciones, frente a cualquier persona, respecto de la cual existen vínculos tales como el parentesco, interés económico u otra relación, que puedan afectar su objetividad e imparcialidad indispensables para la toma adecuada de la decisión. Es política de COOPCENTRAL la eliminación y superación de todo conflicto de interés que pueda tener lugar en desarrollo de su objeto social y el de las empresas donde tiene inversiones de capital o poder decisorio. Entendiéndose de la siguiente manera: 1. Ningún empleado podrá ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones personales,

comisiones o cualquier otra forma de remuneración, en cualquier transacción o negocio que involucre a la entidad.

2. Es deber de todo empleado esmerarse en la prestación del servicio al cliente, de manera eficiente y oportuna.

3. Está prohibido a todos los empleados de COOPCENTRAL administrar en cualquier forma a título personal, negocios de clientes de la entidad. Adicionalmente, no podrán ser apoderados o representantes de clientes ante la entidad y, en consecuencia, les está prohibido realizar operaciones por cuenta de los mismos.

4. La participación en Comités, Consejos de Administración, Juntas de Vigilancia y demás entes administrativos de otras entidades deberán ser reportadas a COOPCENTRAL para que la Presidencia Ejecutiva determine si existe conflicto de interés en esta acción.

5. Los empleados autorizados para operar en los diferentes mercados a nombre de COOPCENTRAL, no podrán, a título personal, realizar operaciones en forma recurrente en dichos mercados, salvo previa autorización del Presidente Ejecutivo.

6. Es obligación de todo empleado prestar los servicios con eficiencia, con el fin de evitar la formulación de reparos sobre la prestación de los mismos.

7. En relación con las operaciones de crédito a empleados o a su cónyuge o compañero (a) permanente, o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

afinidad o único civil, se realizaran de acuerdo con lo dispuesto en los reglamentos y manuales respectivos.

8. Las operaciones con asociados deben observar las normas legales así como lo dispuesto en los reglamentos y manuales internos.

Artículo 56. Normas del Conflicto de Interés. Se aplica a administradores y empleados de COOPCENTRAL, así como a su cónyuge o compañero(a) permanente, parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o de afinidad y único civil. También se incluyen empresas en las cuales los empleados de COOPCENTRAL, o las personas nombradas sean socios o posean aportes: 1. Las operaciones de crédito para empleados, así como a su cónyuge o compañero (a)

permanente, parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o de afinidad y único civil requiere ser aprobada por la instancia competente así como de previo concepto favorable del Área de Crédito a la Dirección Administrativa, con el fin de evaluar y recomendar la operación con el nivel de atribución y cumplimiento de los requisitos establecidos en cuanto al proceso de evaluación del crédito y de garantías.

2. Las tasas de interés, planes de amortización, garantías y demás condiciones establecidas, no pueden ser modificados por otro empleado sin la autorización de la Presidencia Ejecutiva.

3. Cuando un empleado tenga un familiar en COOPCENTRAL, no podrá manejar claves de bóvedas o sistemas conjuntamente con éste. En estos casos una de las claves deberá ser manejada por uno de los dos y la clave se entregará a otro empleado.

4. Los empleados de COOPCENTRAL no podrán servir de intermediarios entre clientes, entre clientes y terceros o entre clientes y empleados para la utilización de servicios financieros que signifiquen competencia para la entidad, por considerarse una acción desleal. El deber del empleado es ofrecer los productos y servicios que posee COOPCENTRAL.

5. Los empleados de COOPCENTRAL que sean familiares de candidatos que aspiran a formar parte de la entidad deberán informar de la situación al Área Administrativa, cuando se esté realizando el proceso de selección.

6. En el caso de presentarse un conflicto de interés durante la realización de una operación del cliente, COOPCENTRAL debe pedirle autorización al cliente para su realización.

7. Se evitarán las situaciones que generen conflicto de interés y se considera un acto de lealtad con la entidad declararse impedido ante la presencia de cualquier operación o

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

actividad que lo origine.

Artículo 57. Procedimiento en caso de conflictos de interés. Los conflictos de interés que llegaren a presentarse se resolverán atendiendo al siguiente procedimiento: 1. La prevención, manejo, solución y divulgación de los conflictos de interés que se

puedan presentar en la actividad desarrollada por COOPCENTRAL se manejarán de forma interna en estricto cumplimiento de las normas legales vigentes.

2. Los posibles conflictos de interés que puedan presentarse por parte de los empleados

o administradores de COOPCENTRAL serán puestos de presente a fin de definir si existe o no impedimento para participar en la toma de la decisión que corresponda o si se afecta la debida gestión de los negocios por parte de COOPCENTRAL.

3. El directivo o empleado que se vea comprometido frente a un conflicto de interés

debe abstenerse de efectuar actuación alguna en relación con el asunto que da lugar al mismo e informar inmediatamente a la instancia que corresponda o al jefe inmediato, según sea el caso, con el fin de que se adopten los procedimientos respectivos de acuerdo a los reglamentos que se expidan para el efecto en procura de salvaguardar los intereses de COOPCENTRAL.

1Artículo 58. Operaciones con Vinculados y Administradores Se define como vinculado, toda persona jurídica asociada que sea titular del cinco por ciento (5%) o más del total de los aportes de COOPCENTRAL. Las operaciones de crédito a realizar con: Vinculados y sus administradores; Miembros Consejo de Administración; Miembros de la Junta de Vigilancia; Representantes Legales y las entidades de las cuales los anteriores sean administradores o miembros de la junta de Vigilancia, requerirán para su aprobación de un número favorable que en ningún caso resulte inferior a las 4/5 partes de la composición del Consejo de Administración, conforme lo previsto por el artículo 61 de la Ley 454 de 1998. El anterior requisito igualmente debe cumplirse para las operaciones activas a realizar con los cónyuges, parientes hasta de 2° grado de consanguinidad,2° de Afinidad y 1° Civil, de las personas que se mencionan en el párrafo anterior.

1 Incluye artículo 58 aprobado según Acta 2012-03 Consejo de Administración.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Los CDTs ó CDATS cuyo valor sea igual o superior a dos mil (2000) SMLMV, constituidos por: Vinculados y sus administradores; Administradores de la entidad, entendiendo por tales a los miembros del Consejo de administración y a los representantes legales y las entidades en las cuales éstos sean administradores, deben ser informados al Consejo de administración. El anterior requisito igualmente debe observarse en la constitución de CDTS o CDATS, por un valor igual o superior a mil (1000) SMLMV, que constituyan los cónyuges y parientes hasta de 2° grado de consanguinidad, 2° de Afinidad y 1° Civil, de las personas que se mencionan en el párrafo anterior. Todos los demás operaciones neutras que se pretendan celebrar con: Vinculados y sus Administradores; Administradores de la entidad, entendiendo por tales a los miembros del Consejo de administración y a los representantes legales y las entidades en las cuales éstos sean administradores, deben ser previamente autorizados por el Consejo de Administración, absteniéndose de participar en la consideración y votación, quien pueda tener algún interés en el mismo bien sea propio o de la entidad que representa. Dicha autorización se extiende igualmente a las operaciones neutras a llevar a cabo con los cónyuges, parientes hasta de 2° grado de consanguinidad,2° de Afinidad y 1° Civil, de las personas que se mencionan en el párrafo anterior. Artículo 59. De los Administradores y Empleados. Los administradores y empleados que estén frente a un conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deben informar oportunamente a sus jefes inmediatos, inclusive, en momentos que el conflicto trascienda a las relaciones familiares o personales. En el caso de los Miembros del Consejo de Administración, la información será suministrada al Consejo de Administración. Los asociados, administradores o empleados que incurran en prácticas que constituyan conflicto de interés, se verán sometidos a las acciones y sanciones que la Ley, los estatutos o el Reglamento Interno de Trabajo contemplen para el efecto, según corresponda. Todo empleado que crea estar en un conflicto de interés, debe abstenerse de realizar cualquier actuación relacionada con el asunto generador del mismo y comunicar inmediatamente tal situación a su superior jerárquico para que se adopten las medidas pertinentes, conforme los reglamentos que se expidan para tal efecto.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 2: DE LAS INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES

Artículo 60. Incompatibilidades. Además de las establecidas en la ley 454 de 1998 y en el estatuto orgánico del sistema financiero, los miembros principales y suplentes del Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, el Revisor Fiscal, el Presidente Ejecutivo y sus suplentes y los demás cargos de dirección, confianza y manejo de COOPCENTRAL no podrán ser cónyuges entre sí, compañeros permanentes, ni estar ligados por parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

Los miembros de la Junta de Vigilancia no podrán ser simultáneamente miembros del Consejo de Administración ni gestionar asuntos de la entidad en calidad de empleados o de asesores. El revisor fiscal principal y suplente, ni sus familiares hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni la sociedad a la que se encuentren vinculados ni las filiales de ésta podrán ser usuarios de los créditos que otorgue COOPCENTRAL. Incompatibilidades en Votaciones. Los miembros del Consejo de Administración y la Junta de Vigilancia no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad o de los asociados que representen. Incompatibilidades en Directivos. Ningún consejero o miembro de la Junta de Vigilancia, podrá entrar a formar parte de la planta de personal de COOPCENTRAL, mientras esté actuando como tal. Igualmente, ningún empleado de COOPCENTRAL podrá ser directivo de ésta. No podrán ser Delegados o hacer parte del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia quienes sean administradores de establecimientos de crédito, conforme la noción y alcance que de éstos determina el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. La misma inhabilidad aplicará para los administradores de alguna o algunas de las entidades que conforman un grupo económico del que hace parte un establecimiento de crédito.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Así mismo, no podrán ser Delegados, Consejeros ni miembros de la Junta de Vigilancia las personas naturales que estén vinculados mediante contrato de trabajo, a un Establecimiento de Crédito. Lo anterior para efectos de evitar conflictos de interés o uso indebido de información privilegiada. Incompatibilidades en Contratos y Restricciones en Materia de Crédito. Los cónyuges, compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Representante legal, Revisor fiscal, Secretario del Consejo o de los empleados de la cooperativa, no podrán celebrar directa o indirectamente contratos de prestación de servicios o de asesoría con COOPCENTRAL.

No existirá restricción alguna respecto a las operaciones de ahorro y crédito que celebren con COOPCENTRAL, a menos que exista una prohibición legal para el efecto. En todo caso, la aprobación de los créditos que soliciten los miembros del Consejo de Administración y de la Junta de Vigilancia o las personas jurídicas de las cuales éstos son administradores, corresponderá al órgano, comité o estamento que de conformidad con los estatutos y reglamentos de COOPCENTRAL sea competente para el efecto. Serán personal y administrativamente responsables los miembros que otorguen los créditos en condiciones que incumplan las disposiciones legales y estatutarias sobre la materia. Para el efecto, adicionalmente se deberá contemplar en su trámite y aprobación las normas vigentes sobre el particular, especialmente lo dispuesto en la Ley 454 de 1998 y demás que resulten pertinentes. Artículo 61. Prohibiciones Generales. Tanto los Directores, como los administradores y empleados de COOPCENTRAL, se abstendrán de: 1. Participar en actividades, negocios u operaciones, que puedan vulnerar los intereses

de COOPCENTRAL o sean contrarios a la Ley deberes y responsabilidades o puedan afectar el buen nombre de la compañía.

2. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.

3. Abusar de su condición de directivo o empleado de COOPCENTRAL para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta la compañía, o para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, clientes o usuarios.

4. Otorgar a los asociados mayoritarios cualquier tipo de preferencia económica que

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

esté por fuera de los parámetros y políticas establecidos por COOPCENTRAL para los diferentes negocios que realice.

5. Intervenir en cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés en razón de la información privilegiada a la que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones.

6. Los directivos y empleados de COOPCENTRAL no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos de ninguna persona con la que directa o indirectamente COOPCENTRAL realice negocios, cuando éstos se ofrezcan en una inequívoca actuación tendiente a estimular de alguna manera la obtención de una decisión en cualquier asunto en que el oferente esté interesado.

Artículo 62. Definición Información Confidencial. Es aquella información de carácter concreto sujeta a reserva, o bien aquella que no ha sido aún dada a conocer al público, y que para su divulgación existe un momento específico, el cual únicamente puede ser definido por los máximos órganos sociales o por el representante legal de COOPCENTRAL. Artículo 63. Divulgación de información. Teniendo en cuenta el valor de la información, COOPCENTRAL, establece pautas que ceñirán su preservación, protección, administración y disposición. Igualmente se compromete a respetar los derechos de autor y propiedad industrial, permitirá el acceso a la información a las personas autorizadas, y velará por el cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad. En consonancia con lo anterior, los empleados de COOPCENTRAL, con excepción de los máximos órganos sociales y del representante legal tienen estrictamente prohibido hacer cualquier tipo de comentario, o revelar información a la prensa, radio, televisión o cualquier otro medio masivo de comunicación, a menos que cuenten con la expresa autorización para tal efecto. Artículo 64. Relaciones con personas del gobierno, clientes, proveedores y subcontratistas. Las relaciones con personas del gobierno, clientes, inversionistas, acreedores, proveedores y subcontratistas, y demás grupos de interés se sujetarán a las siguientes reglas.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 1. No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga

conocimiento de que observan un comportamiento ético, social y empresarial contrario a las leyes.

2. Todos sus empleados manejarán y suministrarán información trasparente en lo que

corresponda según sus funciones. 3. Las preguntas, quejas, reclamos y sugerencias deberán ser atendidos de manera

oportuna y precisa, conforme a la ley y a las obligaciones contractuales respectivas. 4. Se buscará establecer, con los proveedores y subcontratistas, relaciones de beneficio

mutuo basadas en la calidad, la eficiencia, el respeto, la búsqueda constante del bien común y las mejores condiciones para las dos partes.

5. Las relaciones de COOPCENTRAL con el gobierno y con las entidades

gubernamentales se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo estrictas normas de ética.

6. Se procederá, en todos los casos, con criterio justo, evitando dar o propiciar

interpretaciones capciosas que tiendan a beneficiar a personas en perjuicio de terceros, de COOPCENTRAL o del Estado.

Artículo 65. Relaciones con los Empleados. COOPCENTRAL cimentará sus políticas de gestión humana, hacia la consecución de un ambiente de respeto y equidad. Por lo mismo, su desarrollo se cimentará en los siguientes postulados: 1. Las únicas ventajas competitivas sostenibles provienen de las personas y de la

cultura organizacional. 2. El modelo de gestión humana en COOPCENTRAL proporciona a los jefes un papel

principal en la administración y dirección de las personas. 3. La primera responsabilidad de todo jefe es el conocimiento adecuado de sus

empleados, en todo momento de la relación laboral. 4. En este modelo, los empleados, con su compromiso y desempeño, son los gestores

de su desarrollo profesional.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

Artículo 66. Conducta empleados y empleados de COOPCENTRAL. La conducta de los empleados y directivos de COOPCENTRAL, deberá atender las siguientes directrices: 1. Obrar con buena fe, con lealtad, con la diligencia y el cuidado de un buen hombre de

negocios, velando por los intereses de COOPCENTRAL COOPCENTRAL. 2. Promover y difundir el conocimiento de las leyes, reglamentos y disposiciones que

sean aplicables, así como las disposiciones del presente Código de Buen Gobierno y Código de Ética.

3. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad por

parte de otro empleado, o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de COOPCENTRAL.

4. Guardar estricto respeto en las relaciones con compañeros de trabajo, socios,

asociados, proveedores y subcontratistas. 5. Las relaciones económicas entre COOPCENTRAL, sus empleados, directores, y

administradores se celebrarán en condiciones de mercado. 6. Ante la falta de normas expresas que reglamenten una materia o asunto particular, no

puede actuarse de manera tal que se tomen decisiones contrarias a los intereses de COOPCENTRAL. El sano criterio, la experiencia, el conocimiento y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinación de COOPCENTRAL COOPCENTRAL.

Artículo 67. Confidencialidad de la información por parte de los empleados. Para evitar la divulgación o mal uso de la información, se recomienda que el comportamiento de los empleados de COOPCENTRAL se ajuste a las siguientes reglas: 1. Los empleados mantendrán la debida reserva y protegerán, en todo momento, los

documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. 2. No comentar temas relacionados con COOPCENTRAL, con el personal ajeno a ésta,

incluyendo a amigos y a parientes.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 3. Los asuntos confidenciales de COOPCENTRAL no se deberán tratar en lugares donde

haya terceros. Sin embargo, se reconoce que en casos excepcionales se tengan que discutir en dichos lugares. En esos casos el personal deberá guardar discreción extrema.

4. Las contraseñas o claves de acceso deben ser confidenciales y no serán divulgadas a

terceros. Los sistemas de cómputo personales deberán estar protegidos con contraseñas que impidan a las personas no autorizadas el acceso a la información.

5. Los asesores externos contratados por COOPCENTRAL se deberán tratar como

externos, y las labores de consultoría se limitarán al objeto contratado. Artículo 68. Relaciones con la Comunidad. COOPCENTRAL hace un aporte a la comunidad en general, reflejado en una actuación empresarial con principios éticos, estricta atención a las normas legales y con la disposición por hacer de sus empleados, ciudadanos con valores morales, sociales y profesionales. Como parte de esta filosofía, COOPCENTRAL tiene entre sus objetivos contribuir al progreso económico, social y cultural del país.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

TITULO V DISPOSICIONES GENERALES

CAPITULO 1: MECANISMOS QUE PERMITAN A LOS ASOCIADOS RECLAMAR EL CUMPLIMIENTO DE LO PREVISTO EN EL CÓDIGO DEL BUEN GOBIERNO

Artículo 69. Del marco legal. Los directivos, administradores y empleados en general deben velar por el acatamiento de la Ley, del estatuto social, de las normas y disposiciones de la Asamblea General, del Consejo de Administración y del presente Código. Artículo 70. De la interposición de recursos. Los Asociados podrán hacer solicitudes respetuosas relacionadas con la aplicación del presente Código ante COOPCENTRAL, caso en el cual la Administración de la Entidad, a través de la Junta de Vigilancia dará respuesta al solicitante con la mayor diligencia y oportunidad. Los Asociados podrán presentar quejas o reclamos ante la Junta de Vigilancia, por el incumplimiento de lo previsto en este Código. Para los efectos, COOPCENTRAL dará respuesta a los requerimientos que con ocasión de la queja efectúe la Junta y atenderá las observaciones que ésta señale sobre el particular, cuando se establezca la existencia del mencionado incumplimiento. Artículo 71. Del conocimiento del código del Buen Gobierno. El Presidente Ejecutivo coordinará se adopten los mecanismos necesarios para dar a conocer al mercado y a los Asociados de la Entidad sus derechos y obligaciones, así como la existencia y contenido del presente Código. Por tanto, el texto del presente Código deberá quedar a disposición de los Asociados y de las personas que tengan relaciones con COOPCENTRAL, en la sede de la Dirección General.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPITULO 2: DE LA DEFINICIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS Y RECONOCIMIENTO DE SUS DERECHOS

Artículo 72. Grupos de Interés. COOPCENTRAL reconoce los derechos de los grupos de interés social que aporten directa o indirectamente al desarrollo de su objeto social y promueve la consolidación de sinergias activas con miras a asegurar la creación de riqueza, empleo y de lograr su solidez financiera. Parte del éxito de COOPCENTRAL depende tanto de sus relaciones internas entre asociados, Consejo de Administración, Presidencia y la organización, como de las externas con sus proveedores, subcontratistas, acreedores, la comunidad y las entidades gubernamentales, entre otros. Cada una de dichas relaciones con los grupos de personas o entes relacionados con COOPCENTRAL cuenta con una filosofía y con lineamientos generales de manejo y coordinación, con el fin de otorgar garantías acerca del funcionamiento de COOPCENTRAL y la adecuada protección de los derechos de cada uno de los interesados. Los objetivos del manejo de cada grupo de interés son: (i) reconocer y asegurar los derechos de los interesados conforme a la Ley; (ii) fomentar una activa participación y cooperación para generar eficiencias en cumplimiento del objeto social de COOPCENTRAL; (iii) compartir la información relevante para los temas en los que éstos participan, según la normatividad y las leyes vigentes; (iv) buscar el mutuo beneficio entre las partes y garantizar que las relaciones se encuentren enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan. Artículo 73. El área de influencia de la Entidad. COOPCENTRAL identificará y revelará al mercado quiénes son sus grupos de interés. Entre los grupos de interés se encuentran: Los Asociados-usuarios de servicios y bienes: COOPCENTRAL ha establecido mecanismos que permiten a sus Asociados-usuarios hacer reclamos, obtener un precio justo por la adquisición de bienes y servicios y exigir productos de alta calidad. Los proveedores de servicios y bienes: COOPCENTRAL ha adoptado un procedimiento para la contratación objetiva de bienes y servicios, cuyos principios

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 generales serán: calidad, precio y cumplimiento. Los organismos reguladores de control y vigilancia del Estado que tengan competencia sobre la actividad de la Entidad: COOPCENTRAL ha adoptado mecanismos para verificar el cumplimiento de normas que regulan su actividad económica y para brindar a los organismos de control y vigilancia información suficiente integral y oportuna. Los Competidores: Nuestra Entidad ha adoptado mecanismos para evitar incurrir en prácticas restrictivas de la libre competencia. Los Empleados de la Entidad: COOPCENTRAL ha adoptado mecanismos que garantizan el trato justo a sus empleados, evitan la fuga de talento humano y promueven una sana conducta de los mismos. Los Tenedores de Título de Deuda Privada: COOPCENTRAL, cuando sea el caso, adoptará mecanismos para garantizar los derechos de los acreedores de deuda privada. Para ello elabora esquemas que aseguren la independencia de los representantes de los tenedores, la revelación de información financiera en forma integral y oportuna, el derecho de asociación y la posibilidad de establecer auditorías especiales para verificar las prácticas del buen gobierno corporativo de la Entidad. Artículo 74. Responsabilidad Social Empresarial: COOPCENTRAL se basará en los lineamientos establecidos por el Consejo Empresarial Mundial para el Desarrollo Sostenible, por medio de los cuales se entiende que la Responsabilidad Social Empresarial, “[e]s el conjunto de prácticas, principios y valores que implican un compromiso de la empresa en tener un comportamiento ético y contribuir al desarrollo y calidad de vida de sus grupos de interés”. En consonancia con dichas pautas, dentro del desarrollo de sus actividades COOPCENTRAL tendrá en cuenta, asuntos tales como el Medio Ambiente, los Derechos Humanos, la Ética, las normas laborales y la lucha contra la corrupción. Artículo 75. Principios Generales en Relación con los Grupos de Interés. Los directivos y empleados de COOPCENTRAL basarán todas sus relaciones con los grupos de interés, en los siguientes principios: 1. Se informarán de manera clara las condiciones de las operaciones que realiza

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

COOPCENTRAL, de tal forma que sea posible que los distintos grupos de interés conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda relación comercial.

2. Se acatarán todos los aspectos legales sobre prácticas comerciales restrictivas, según los principios de la sana competencia.

3. Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.

4. Se seleccionará a clientes y proveedores de COOPCENTRAL, según su capacidad, experiencia, probidad y moralidad, de conformidad con las normas pertinentes y los reglamentos internos.

5. Se buscará establecer, con los proveedores, relaciones de beneficio mutuo, basadas en la calidad, buena fe, transparencia, responsabilidad, eficiencia, respeto y la búsqueda constante del bien común.

6. Las relaciones de COOPCENTRAL con el gobierno y con las entidades gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo normas éticas.

Artículo 76. Manejo. Buscando el mutuo beneficio en la relación entre COOPCENTRAL y los interesados, y garantizando que se encuentren enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan, la entidad tiene claramente establecido el espíritu, el objetivo y los parámetros que regirán el manejo de cada relación, sobre una base de mutuo beneficio con los grupos de interés. Artículo 77. Proveedores y subcontratistas. Para el caso concreto de los proveedores y subcontratistas, en COOPCENTRAL se cuenta con la definición de los criterios de selección y contratación necesarios, de modo que se garantice transparencia en dichos procesos y en la administración de estas relaciones. La toma de decisiones respecto de la contratación de proveedores y subcontratistas se efectuará a través del Presidente Ejecutivo, siempre que éste se encuentre dentro de su capacidad de contratación conforme a los Estatutos Sociales, o, por el Consejo de Administración cuando el monto y/o tipo de operación así lo requieran. Para la selección de los proveedores se analizarán, entre otros, los siguientes aspectos: capacidad técnica y patrimonial, idoneidad y trayectoria en el mercado, infraestructura operativa, estabilidad financiera, precio ofrecido y valor agregado.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01 Con la finalidad de manejar procesos de contratación de manera transparente, COOPCENTRAL estableció las siguientes prácticas como no autorizadas: 1. No se podrán celebrar contratos con proveedores que sean cónyuges o compañeros

permanentes o que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el empleado que haya presentado la solicitud de compra de un bien o servicio. Igualmente, el empleado no contratará con personas jurídicas de las cuales sea socio o representante legal.

2. La contratación se llevará a cabo cumpliendo a cabalidad las Normas, Políticas y

Procedimientos para la contratación y compras de COOPCENTRAL en cuanto a atribuciones, competencias, etc.

Artículo 78. Auditorías Especializadas. No procederán, en ningún caso, auditorías especializadas sobre asuntos protegidos por los derechos de propiedad intelectual, ni respecto de secretos industriales. Las auditorías especializadas serán llevadas a cabo, previa solicitud por escrito, en donde se han debido de indicar detalladamente las razones y los hechos que sustentan la petición, además de señalar los temas objeto de la misma y el tiempo de duración. Los encargados contratados para realizar dichas auditorías, cumplirán con las mismas calidades exigidas al Revisor Fiscal, según lo establecido por la Asamblea General. Los resultados de la auditoría especial, tendrán el carácter de reservados, y serán conservados por un periodo de cinco (5) años desde su elaboración Artículo 79. Derechos de los asociados Además de los previstos en las leyes que rigen la organización cooperativa, los asociados de COOPCENTRAL tendrán los siguientes derechos: 1. Tener acceso oportuno a la información relevante en los documentos enunciados por

las disposiciones legales pertinentes, así como recibir información objetiva que le permita a los accionistas tomar decisiones informadas sobre COOPCENTRAL y expresar su voto en las propuestas y/o proposiciones que se eleven en las reuniones de la Asamblea General, sean éstas ordinarias o extraordinarias.

2. Participar y votar en las reuniones de la Asamblea General para la toma de

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

decisiones fundamentales de COOPCENTRAL. Igualmente tienen derecho a contar con instrumentos eficaces para ser representados en las mismas.

3. Hacer recomendaciones sobre el gobierno corporativo y tener acceso a la

nominación y designación de los miembros del Consejo de Administración y del Revisor Fiscal, contando con mecanismos para la evaluación y control, tanto de los miembros del Consejo, como de los administradores y altos ejecutivos, según lo que establecen la ley y los Estatutos.

4. Solicitar a la Administración, autorización para encargar, a costa y bajo la

responsabilidad del asociado, auditorías especializadas. 5. Participar de los beneficios de COOPCENTRAL. 6. Hacer seguimiento estricto al cumplimiento de las obligaciones adquiridas con

terceros. PARÁGRAFO. Todo asociado será tratado con equidad. Como garantía del tratamiento equitativo, las decisiones adoptadas en una Asamblea General obligarán a todos los asociados y podrán ser impugnadas cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los Estatutos Sociales, y, se deberá revelar cualquier conflicto material de intereses en las transacciones o cuestiones que afecten a COOPCENTRAL, bien sea de los asociados o de los administradores. Las relaciones económicas entre COOPCENTRAL y sus asociados, u otros con poder de control, se realizarán en condiciones de mercado. Artículo 80. Relaciones de los asociados con COOPCENTRAL. Las relaciones de los asociados para con COOPCENTRAL, se basarán en parámetros de lealtad, evitando así actuar en situaciones en las que se vean inmersos en un conflicto de interés, o que faciliten delitos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, o involucren divulgación de información privilegiada de COOPCENTRAL, lesionando los intereses del mismo. Por otro lado, las relaciones comerciales de COOPCENTRAL con sus asociados mayoritarios, serán consagradas en las notas a los estados financieros de COOPCENTRAL, ante todo se fundamentarán en los principios y condiciones según sea el caso y se llevarán a cabo dentro de condiciones de mercado.

COOPC

ENTR

AL



Copia Controlada

Si No

Código: EST-R-01

CAPÍTULO 3 RECLAMACIONES RELACIONADAS CON EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y SANCIONES

Artículo 81. Reclamaciones relacionadas con el Código de Buen Gobierno.

Cuando se presente queja u observación alguna respecto del adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno, los asociados de COOPCENTRAL, podrán presentarlas al Revisor Fiscal, para que éste de el trámite correspondiente y oportuno, según sea el caso.

Artículo 82. Sanciones. Toda violación a los procedimientos y normas contenidas en el presente Código, así como en el Código de Ética, acarreará para el Director, administrador o empleado que las infringe, la imposición de las sanciones que correspondan en cada caso, de conformidad con lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y la normatividad vigente, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad de carácter civil o penal a que haya lugar, las cuales serán adelantadas por los representantes de COOPCENTRAL cuando ésta sea la afectada. Igualmente, una vez agotado el debido proceso, la inobservancia de las pautas contenidas en este Código, constituirá justa causa para dar terminado el contrato de trabajo existente, o será motivo suficiente para dar por declarar el incumplimiento y terminación de los contratos celebrados con terceros.

COOPCENTRAL - mercadeobcc.commercadeobcc.com/wp-content/themes/bcc/pdf/... · Comité de...

Documents

Transcript of COOPCENTRAL - mercadeobcc.commercadeobcc.com/wp-content/themes/bcc/pdf/... · Comité de...