COOPERATIVA MULTIACTIVA COOHEM INFORME …INFORME DE GESTION ANUAL 2018 1. PRESENTACION Señores...

COOPERATIVA MULTIACTIVA COOHEM INFORME DE GESTION ANUAL 2018

COOPERATIVA MULTIACTIVA “COOHEM”

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2019

INFORME ANUAL 2018

San José de Cúcuta, 16 de marzo de 2019


CONTENIDO

1. PRESENTACION. 2. ENTORNO SOCIO ECONOMICO. 3. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y LA GERENCIA. 3.1 GESTION COMERCIAL. 3.1.1 Evolucion de la base Social. 3.1.2 Aportes Sociales. 3.2 GESTION CREDITO Y CARTERA. 3.2.1 Evolución de la cartera de crédito. 3.2.2 Calidad de la cartera de crédito. 3.3 GESTION FINANCIERA. 3.3.1 Análisis de los Activos. 3.3.2 Análisis de los Pasivos. 3.3.3 Análisis del Patrimonio. 3.3.4 Análisis del estado de Resultados. 3.3.4.1 Ingresos. 3.3.4.2 Costos y Gastos. 3.3.4.3 Resultados del Ejercicio. 3.4 GESTION ADMISNITRATIVA. 3.4.1 Planta de Personal. 3.4.2 Sistema de gestión de la seguridad en el trabajo. 3.4.3 Política de administración de riesgo. 3.4.4 Fortalecimiento Institucional. 3.5 GESTION SOCIAL. 3.5.1 Educación. 3.5.2 Solidaridad. 3.5.3 Recreación y deportes. 3.5.4 Adulto mayor. 3.5.5 Bienestar social. 4. INFORME DE LA JUNTA DE VIGILANCIA 5. DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL 6. ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2018.

Respetado Asociado:

LA PUNTUALIDAD MERECE

RECONOCIMIENTO y SORPRESAS Hora 7.A.M.


PRELIMINARES

INFORMACIÓN CORPORATIVA

Misión

COOHEM, es una organización que ofrece beneficios sociales a través del servicio de crédito y aporte, la cual busca satisfacer las necesidades económicas de sus asociados y grupo familiar, mediante la prestación de servicios de excelente calidad

Visión COOHEM será en el sector cooperativo una empresa líder en la prestación de servicios y generación de proyectos socio -empresariales que contribuyan al bienestar integral del asociado y su familia.

Objetivos Corporativos

Promover y consolidar el portafolio de servicios mejorando los niveles de calidad percibidos.

Fortalecer el desarrollo integral del asociado y su familia.

Incrementar el número de afiliados y participación en el mercado.

Aumentar los niveles de productividad y eficiencia de la Cooperativa mejorando las condiciones de operación tecnológicas y de infraestructura.


CUERPOS DIRECTIVOS

Consejo de Administración

Principales Gloria Inés Sepulveda Lopez

Carmen Alicia Camargo Gutiérrez Eddy Yajaira Blanco Acero Yaneth González Torres

Fernando Pérez Lizcano Suplentes Consuelo Portilla Rodríguez Maria Alvenis Ortega Rozo Orlando Gelvis Gamboa

Luz Marina Sarmiento Carvajalino Jesús Elías Álvarez Arce

Junta de Vigilancia

Principales Roberto José Oliveros Lambraño María Elena Jaimes Mora Eduardo Royero Flórez

Suplentes Jose Antonio Villamizar

Aura Rosa Hurtado Pedro Celestino Vargas Correa

Revisor Fiscal

Fredy Hernando Avendaño Cáceres

Administración

Héctor Samuel Tarazona Duran Gerente Liliana Alexandra Rojas Ojeda Crédito y Cobranza Germán David Contreras Alfonso Cartera y Sistemas Deccy Norelly García Tarazona Contadora


CONVOCATORIA Y PROYECTO DEL ORDEN DEL DÍA

RESOLUCIÓN No 006 (febrero 27 de 2019)

EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA

“COOHEM”

En uso de sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 38 de los Estatutos, el Consejo de Administración esta facultado para convocar a Asamblea General Ordinaria.

RESUELVE: Artículo 1: Modificar la fecha de la convocatoria inicial para el desarrollo de la asamblea general en razón a que es necesario realizarla antes ya que es imprescindible adjuntar el acta del desarrollo de esta e incluir en el orden del día la autorización correspondiente para permanecer en el régimen especial en la actualización obligatoria del RUT plazo que se vence antes de la fecha establecida inicialmente. Artículo 2: Convocar la Asamblea General Ordinaria de Asociados, para el sábado 16 DE MARZO DE 2019, a las 7:00 a.m., en las instalaciones del HOTEL TONCHALA Salón de Convenciones de la ciudad de Cúcuta. Artículo 3: De conformidad con lo establecido en el artículo 36 de los estatutos, la Asamblea estará integrada por los Asociados hábiles. Artículo 4: Podrán participar en la asamblea General los Asociados hábiles mayores de edad inscritos en el registro social, que no tengan suspendidos sus derechos y se encuentren al día en el cumplimiento de sus obligaciones. Parágrafo: Para ser considerado Asociado hábil debe estar al día en sus obligaciones (aportes y créditos) a fecha 1 de marzo de 2019. Los Asociados Inhábiles a esta fecha tendrán plazo hasta el día 9 de marzo de 2019, para ponerse al día en sus obligaciones. El listado general de asociados hábiles se tendrá a disposición el día 5 de marzo de 2019. Artículo 5: La Junta de Vigilancia, verificara la lista de Asociados hábiles e inhábiles para poder participar en la Asamblea General Ordinaria.


Artículo 6: El siguiente es el orden del día que se someterá a consideración de la Asamblea General Ordinaria de Asociados: 1. Verificación del Quórum 2. Instalación de la Asamblea General Ordinaria 3. Aprobación del orden del día 4. Elección de la Junta Directiva de la Asamblea 5. Himno Nacional 6. Himno del Cooperativismo 7. Aprobación del Reglamento de la Asamblea 8. Designación de Comisiones de: Revisión y Aprobación del Acta Disciplina Escrutinios 9. Informe de la Comisión de revisión del Acta anterior 10. Presentación de Informes: De gestión del Consejo de Administración y Gerencia De la Junta de Vigilancia Dictamen del Revisor Fiscal 11. Análisis y aprobación de los Estados Financieros a 31 de diciembre de

2018 12. Aprobación Distribución de Excedentes 13. Autorización al representante legal para solicitar que la entidad permanezca

y/o sea calificada como entidad del Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la Renta.

14. Reforma de Estatutos 15. Proposiciones 16. Clausura Artículo 7: Los Asociados hábiles que no puedan asistir a la Asamblea General Ordinaria de Asociados, tendrán plazo hasta las 5:00 p.m. del martes 12 de marzo de 2019 para presentar la excusa justificada, de lo contrario se harán acreedores a la respectiva multa de que trata el Artículo 27, literal E y F de los Estatutos Multa de dos (2) días de salario mínimo institucional, y el doble para los reincidentes. Artículo 8: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deberá ser publicada en lugar visible de la Cooperativa y en cada uno de los organismos que hacen parte de las Empresas en que estén vinculados los Asociados de la COOPERATIVA MULTIACTIVA “COOHEM”. Dada en San José de Cúcuta, a los 27 días del mes de febrero de 2019. Fdo.(original) GLORIA INES SEPULVEDA LOPEZ EDDY YAJAIRA BLANCO ACERO Presidenta secretaria


PROYECTO DE REGLAMENTO ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS

ARTÍCULO 1: verificación del quorum reglamentario por parte de la Junta de Vigilancia de conformidad con lo establecido en la ley y en los estatutos vigentes de la Cooperativa ARTÍCULO 2: La Asamblea será instalada por el presidente del Consejo de Administración, quien una vez verificado el quorum pondrá a consideración el orden del día. ARTÍCULO 3: Tal como lo dispone el artículo 43 de los estatutos la Asamblea General estará bajo la dirección de un presidente, un vicepresidente y un secretario. ARTÍCULO 4: La hora límite para el ingreso a la Asamblea general será de una (1) hora después de iniciada la misma. ARTÍCULO 5: Las propuestas que se quieran presentar a la Asamblea (excepto las relacionadas con la reforma de estatutos las cuales tienen un procedimiento especial) deben entregarse por escrito en las oficinas de la Cooperativa hasta el día 7 de marzo de 2019 y se presentaran de acuerdo al orden de radicación. No se permitirá presentar propuestas verbales en la Asamblea. ARTÍCULO 6: Cada Asociado tendrá derecho a la palabra, pero no podrá intervenir más de dos veces en cada debate, su intervención será máximo de tres minutos. Las diferentes intervenciones serán concedidas por el presidente de la Asamblea en orden de solicitud. La intervención no podrá ser bajo supuestos sino sobre hechos reales y verificables y del tema que se está tratando ARTÍCULO 7: No se aceptarán Asociados en estado de embriaguez. ARTÍCULO 8: Cada participante en los debates deberá observar un correcto y respetuoso vocabulario y un tono de voz moderado. ARTÍCULO 9: Los casos no previstos por el presente reglamento, se sujetarán a las disposiciones legales, estatutarias que rigen nuestra cooperativa. Fdo. (0riginal) GLORIA INES SEPULVEDA LOPEZ EDDY YAJAIRA BLANCO ACERO Presidenta secretaria


1. PRESENTACION Señores Asociados de la Cooperativa Multiactiva Coohem Un año más de crecimiento y consolidación como empresa en el departamento presentamos a U s t e d e s un respetuoso y cordial sa ludo en nombre de la entidad, extendemos y agradecemos su participación y sentido de pertenencia en este importante evento para la Cooperativa como es la realización de la asamblea general ordinaria de asociados correspondiente al año 2019 evento que nos permite ofrecerles a ustedes y a toda la base social de C O O H E M , un detallado informe de nuestra gestión administrativa, financiera y social realizada en el año 2018 El Consejo de Administración y la Gerencia ponen a consideración de la Honorable Asamblea el informe sobre la gestión realizada. Adicionalmente el presente documento, contiene el informe de la Junta de Vigilancia. El dictamen de la Revisoría Fiscal y Los Estados Financieros correspondientes al año 2018 En este informe se presentan los hechos y situaciones más representativas en el ejercicio económico entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 que nos han posicionado como una de las más importantes cooperativas de la región, reseña las decisiones más importantes tomadas por los órganos de administración, manifestaciones del cumplimiento de las disposiciones legales, datos estadísticos en sus diferentes áreas y líneas de negocio, logros institucionales, evolución, resultados financieros de Coohem y las perspectivas de nuestra cooperativa para el año 2019. Cordialmente, GLORIA INES SEPULVEDA LOPEZ HECTOR SAMUEL TARAZONA DURAN Presidenta Consejo de Administración Gerente


2. ENTORNO SOCIO-ECONOMICO El 2018 no fue e l me jo r año para la región por circunstancias externas de la frontera, se disminuyó la desaceleración económica a nivel nacional lo que nos permite tomar como referencia los principales indicadores Crecimiento económico: Sigue dando señales de recuperación, pero lo hace a un ritmo moderado en el año 2018 fue del 2.7%. La inflación: El año pasado terminó en 3,18% y se convirtió en el indicador estrella de la economía en el 2018. Esto tiene un impacto positivo en los hogares, porque cada vez que baja s e eleva la capacidad adquisitiva de los consumidores. El resultado del año pasado es el más bajo de los últimos cinco años. Empleo: El desempleo del año 2018 a nivel nacional fue mayor a l del 2017. El DANE reportó a diciembre de 2018 una tasa de desempleo de 9,7%. Cúcuta al cierre de diciembre de 2018 la tasa de desempleo cerro en el 15,7% ocupando el segundo lugar en desempleo a nivel nacional. Nuestra cooperativa a pesar de estas situaciones a nivel nacional y regional con una buena planificación e implementación de políticas orientadas al bienestar de los asociados con un crecimiento sostenido los ha ayudado a poder sortear y solucionar sus necesidades.


3. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION Y LA GERENCIA 3.1 GESTION COMERCIAL 3.1.1 Evolución de la base social: A 31 de diciembre de 2018 COOHEM cuen ta con una base social de 4.554 asociados. E n e l t r a n s c u r s o d e l a ñ o la dinámica de ingresos se dio por la vinculación de 1 . 1 1 1 asociados, respecto a la dinámica de retiros, 847 asociados se desvincularon de la Cooperativa, siendo las causas d e los retiros: cruce v o l u n t a r i o de cuentas de aportes s o c i a l e s con operaciones de crédito, p e r d i d a d e estabilidad laboral, urgencia Económica, cambio de ciudad y fallecimiento.


Se presenta un crecimiento en la base social del 8%, respecto al año anterior que corresponde a un numero de 349 asociados. Los esfuerzos com erc ia les de la entidad se siguen encaminando hacia la ampliación de la base social y hacia la profundización de los productos en los asociados actuales, de igual manera en la fidelización de los asociados.


3.1.2 Aportes sociales Los aportes sociales que son la parte fundamental de la Cooperativa crecieron en el año en una proporción grande por $1 .794 .614 .785 respecto al año anterior lo que demuestra que debido a la fidelización y confianza en el manejo de los recursos a pesar de las situaciones que se presentan en el entorno regional.


3.2 GESTION CREDITO Y CARTERA El crédito nuestro principal servicio y la cartera es nuestro principal activo como se podrá observar en los estados financieros La Cooperativa para el otorgamiento de créditos aplica lo establecido en el reglamento de crédito el cual se revisa periódicamente por parte del Consejo de Administración ajustándolo de manera que sea posible su utilización por la gran mayoría de los asociados y en unas condiciones mas suaves y menos estrictas que las entidades financieras. En este año 2018 se establecieron nuevas líneas de crédito entre las cuales podemos destacar la compra de cartera y el crédito rotativo con tarjeta débito. Se otorgaron créditos por un valor de $ 10,726,593,841 los cuales se discriminan en las siguientes líneas:


3.2.1 Evolución de la Cartera de crédito A través de los años la cartera de crédito que es nuestro principal activo continúa creciendo y porcentualmente es una cartera sana. En este año se implementó el departamento de cobranza que se encarga de tener comunicación con los asociados que presenten algún atraso o dificultad para cumplir los compromisos y así ayudarles a normalizarlos con el fin de que mantengan bien sus reportes a las centrales de riesgos y evitar al máximo el proceso de cobro jurídico. Lo anterior nos da que la cartera total tiene un índice de morosidad del 4.3%


3.2.2. Calidad de la cartera de crédito.


3.3 GESTION FINANCIERA En el año 2010 los Activos de la cooperativa sumaban $2.532.984 millones y al cierre del año 2018 fueron de $ 14.147.927.649 millones, por su parte los Pasivos sumaban $315.905.000 millones en el año 2010 y en el año 2018 alcanzaron la suma de $614.492.276 millones y el Patrimonio sumaba para el año 2010 $3.127.078 millones y al cierre del 2018 alcanzo la suma de $13.533.434.888 millones


3.3.1 Análisis de los Activos Respecto al comportamiento de la estructura del balance general comparado con el año 2017, se obtuvo un crecimiento en el activo del 15.68%, en el Pasivo 16.35% y un crecimiento en el Patrimonio el 15.65%. La cuenta que mayor peso relativo tiene dentro del activo es la cartera de créditos que representa el 80.17%. del total. Otro rubro representativo es del efectivo y equivalentes que representa el 11.03% lo que nos permite tener muy buena liquidez. Las otras cuentas representativas son las Inversiones en otras entidades del sector cooperativo que representan el 0.73% y la Propiedad planta y Equipo que representa el 5.84%

ENTIDAD VALOR Serfunorte Los Olivos 46.687.998 ARP Seguros de Vida La Equidad 16.140.444 Banco Coopcentral 31.297.246 Confecoop Norte 1.604.763 Cooperativa Caja Unión 7.734.633


3.3.2 Análisis de los Pasivos Al finalizar el 2018 los pasivos de la Cooperativa ascendieron a $ 614.492.761 millones representados principalmente en un 44.67% por cuentas por pagar a proveedores, comisiones, remanentes por pagar y valores por reintegrar a asociados. el 38.72% corresponde a fondos sociales.


3.3.3 Análisis del Patrimonio Para el cierre de l 2018 el patrimonio tuvo un crecimiento del 15.65% representado principalmente por los Aportes so c ia l es que se incrementaron en $ 1 .794 .614 .785 millones es decir crecieron un 16.61%


3.3.4 Análisis del Estado de Resultados 3.3.4.1 Ingresos El total de ingresos del período f u e d e $ 2 . 0 5 1 . 4 6 3 . 9 8 5 y e l i n c r e m e n t o f u e d e l 11.48%, respecto al año 2017. Los intereses que se causan y cobran sobre la cartera de créditos constituyen el rubro más significativo con $1.796.855.641millones, es decir el 87.59% del total de ingresos.


3.3.4.2 Costos y Gastos Los Costos y Gastos ascendieron a $1.936.570.783 millones en el 2018 es decir un i n c r e m e n t o del 11.57%. Este incremento se debe a que hay un mayor número de asociados que recibieron auxilios de bienestar social y al incremento de la planta de personal de la cooperativa para prestar un mejor servicio.


3.3.4.3 Resultados del Ejercicio Al cierre de diciembre de 2018 COO HE M generó excedentes por valor de $ 1 1 4 . 8 9 3 . 2 0 2 millones. El ingreso generado por el buen manejo de los recursos y al manejo austero de los gastos permitió en este año dar a los asociados y su familia beneficios de bienestar social y solidaridad además de educación, recreación, deportes y adicionalmente unos excedentes que nos permiten continuar siendo una empresa sostenible y en continuo crecimiento. En resumen, sobre la situación económica general d e n u e s t r a Cooperativa COOHEM podemos concluir que cuenta con solidez, una adecuada estructura patrimonial, razonabilidad en el manejo de los recursos de los asociados, no tiene dificultades de liquidez, registra una calidad de la cartera dentro de los márgenes del sector.


3.4 GESTION ADMINISTRATIVA 3.4.1 Planta de Personal A 31 de diciembre de 2018 la Cooperativa tenía una planta de personal con 16 trabajadores, 9 mujeres y 5 hombres, todos tienen contrato de trabajo indefinido y 2 con contrato de prestación de servicios. Capacitaciones En el año 2018 se capacitó a todos los funcionarios del área administrativa y comercial de COOHEM en diversos temas misionales de la Cooperativa entre ellos tenemos:

CAPACITACION ASISTENTES Primeros Auxilios 14 Manejo de extintores 14 Evacuación y rescate 14 Uso y entrega de EPP 2 Actualización de estándares mínimos de SGSST 1 Curso UIAF 2 Diplomado en SARLAFT 2


3.4.2 Sistema de Gestión de la seguridad en el trabajo.

La Cooperativa COOHEM continua desarrollando todas las actividades y aplicando la normatividad vigente en cuanto a seguridad y salud en el trabajo con el apoyo de sus trabajadores, la administradora de Riesgos Profesionales y algunas entidades que pueden brindar orientación al cumplimiento de los requerimientos exigidos, enfocando sus esfuerzos en el acatamiento de la

resolución actual y vigente de estándares mínimos que permiten estar dentro del indicador exigido y de ésta manera también mejorar las condiciones laborales para todos reflejada en su bienestar, La Cooperativa desarrolla actividades que promueven la promoción, protección, corrección y seguimiento en procura de la mejora continua de todos sus procesos y cuenta con sus comités de convivencia laboral y COPASST Continuamente se están revisando, evaluando y mejorando las instalaciones, los sitios de trabajo del personal y de visitantes con el fin de adecuarlos a la nueva normatividad. 3.4.3 Política de Administración de Riesgos

Dentro de la Gestión de los Riesgos la Cooperativa tiene implementado el Manual de administración de riesgos en la entidad, e n el cual se realizaron diversas actividades que permitieron mejorar los controles existentes o implementar acciones de mejora. El Objetivo del Manual de Administración de Riesgo es permitir a la Cooperativa COOHEM establecer, mantener, minimiza r y controlar los Riesgos que se

presenten.


La política general para la administración del riesgo en COOHEM es “ Garantizar la eficacia y eficiencia operativa de los procesos de la organización y el cumplimiento de los objetivos, así como el bienestar de sus integrantes y continuidad del negocio mediante la identificación oportuna de amenazas y fuentes de riesgo, la adecuada calificación y evaluación de riesgos adoptando medidas de tratamiento objetivas orientadas al mejoramiento continuo de los procesos estratégicos, operativos y misionales. Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo SARLAFT De conformidad con lo reglamentado en la Circular Básica Jurídica de 2015 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, la circular 004 de 2017 que modificó el Capítulo XI del Título II y el Capítulo IX del Título III de la Circular Básica Jurídica expedida por dicha entidad, con el fin de que todas las entidades sometidas a su vigilancia diseñen, implementen y pongan en funcionamiento el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo IMPLEMENTACION DE SARLAFT Cumplimiento de reportes externos a la UIAF En cumplimiento con la norma durante el año 2018 se realizaron los reportes ante la UIAF de Operaciones Sospechosas, Transacciones en efectivo. Se ajustó el formulario de afiliación persona natural Listas restrictivas Se realizaron los ajustes al aplicativo de la entidad de tal manera que al momento de ingreso de un asociado a COOHEM, se realiza la consulta a las listas restrictivas mediante un Web servicie, d e la siguiente manera; al tener la intención de afiliación que se realiza por el sistema de LINIX llega la tarea al Word Flow y se realiza de forma automática la consulta a 72 listas clasificadas en 6 grupos los cuales son: 1. listas restrictivas 2. listas asociadas LA/FT 3. listas anticorrupción 4. sanciones administrativas e inhábiles 5. listas afectación financiera 6. listas informativas y PEPS


En el 2018, se realizaron las Consultas a las listas restrictivas y no se evidencio l a vinculación a ningún reporte a ningún asociado. A corte del 31 de diciembre se realizó la consulta masiva de las listas restrictivas a la base de datos de la cooperativa, donde no se presentaron reporte alguno Manual SARLAFT: El Manual del Sistema de Administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo fue aprobado por el Consejo de Administración e implementado dentro de los tiempos establecidos en la norma.

Situación Jurídica En el transcurso del año se presentaron y pagaron oportunamente las obligaciones fiscales y comerciales. Actualmente no hay contra la Cooperativa Coohem ninguna demanda comercial ni laboral; se está cumpliendo con la normatividad legal. El Software que se utiliza actualmente es legal y no viola los derechos de autor. Los únicos procesos jurídicos adelantados por la Cooperativa son de carácter civil por cobros coactivos de cartera morosa y a través de este mecanismo se ha logrado recuperar créditos vencidos y sanear la cartera 3.4.4 Fortalecimiento Institucional

Gestión y estructura organizacional del departamento comercial

En relación al enfoque en el crecimiento de la entidad y como uno de los planes de acción de la Planeación estrategia de la cooperativa se dio inicio al proceso de consolidación del área comercial de la cooperativa, como Departamento Comercial, trayendo como beneficios la estructuración, organización, control y demás factores que posibilitan el logro de las metas establecidas


Alianzas y convenios estratégicos de COOHEM

En la entidad se logró organizar y desarrollar un programa de alianzas y convenios comerciales con las empresas de la región con el fin de beneficiar a los trabajadores asociados y a su núcleo familiar a través de la implementación de descuentos promocionales y otras actividades para los asociados con el fin de cubrir a costos accesibles las necesidades, gustos, deseos, y pretensiones que estos presenten los que continuaremos incrementando en este año 2019

- Ventura Plaza centro Comercial - Almacenes Éxito SA - Óptica San Diego - Óptica Visual - Viajes y Turismo Lirimar - Machado Tours - Bodytech - Viajes Decamerón - Supermercado Ebenezer - Equidad Seguros - Unisistemas Ltda. - Mundo Cross Oriente - Aseguradora Solidaria - Seguros Sura - OdontoCúcuta - Floristería Arco Iris - English Active Institute


Medios de comunicación

La Cooperativa ha encontrado como uno de los mecanismos más expeditos de comunicación con sus asociados a través de la WEB y las redes sociales, permitiendo mantener actualizados a los asociados por Facebook y publicitar la información sobre las diferentes actividades desarrolladas en la Cooperativa y de igual forma presentar las imágenes y los

resultados de las actividades ejecutadas. La presentación del portafolio de servicios y beneficios de la Cooperativa contribuyendo con ello a una mayor difusión y promoción de la entidad

Software contable, financiero y operativo Durante el 2018 se continuo con el fortalecimiento del Software Linix, principalmente en lo que tuvo que ver con la implementación de la tarjeta debito y las herramientas para gestión y control del Riesgo de Lavado de Activos. La formación continua del equipo de colaboradores en los diferentes módulos logrando con ello una mejor utilización de la herramienta con la optimización del tiempo y la seguridad en el resguardo de la información.


Planeación Estratégica La planeación estratégica de la cooperativa fue revisada y actualizada e n 2018. Los objetivos estratégicos que tiene trazados la entidad para los siguientes años son: Promover y consolidar el portafolio de servicios mejorando los niveles de calidad percibidos - Compra de cartera para asociados con alta calidad crediticia - Fondo mutual de desempleo - Tarjeta debito - Aporte especial para crédito preferencial - Fondo mutual de fidelidad /perseverancia - Porcentaje de reservas en los próximos años Fortalecer el desarrollo integral del asociado y su familia. - Convenios de consumo - Descuentos en convenios por pago con tarjeta debito - Creación de la mutual Coohem para fomentar el ahorro - Mejorar el auxilio de bienestar en función del monto de aportes y créditos Incrementar el número de afiliados y participación en el mercado. - Programa de educación infantil y juvenil Coohemcitos - Programa de referidos por puntos - Convenios de recaudo - Implementación de medios electrónicos transaccionales - Crecimiento en otros municipios y corresponsalía Aumentar los niveles de productividad y eficiencia de la Cooperativa mejorando las condiciones de operación tecnológicas y de infraestructura - Mejorar la seguridad física de las cajas - Código de buen gobierno y reforma de estatutos - Capacitación, autoevaluación plan, directivos y comités con externos - Fortalecimiento del control social - Evaluación de desempeño anual de los empleados - Programa de estímulos y salario emocional empleados - Actualización manuales y procesos - Rotación de empleados - Formar empleados para prestar un servicio de excelencia - Implementar pagare único desmaterializado - Programa llamada millonaria


3.5 GESTION SOCIAL 3.5.1 Educación Los directivos y funcionarios recibieron capacitación permanente en temas propios del desarrollo de la entidad y en actualización de normatividad.

Para los asociados se desarrolló un programa completo de formación y capacitación cooperativa cuyo principal objetivo e s que conozcan cómo es la administración y el manejo de una entidad cooperativa y bien realizado este trabajo puede a mejorar el entorno familiar y laboral de los asociados. A continuación, se mencionan las actividades

llevadas a cabo:

CAPACITACION CANTIDAD LUGAR Inducción asociados 18 Coohem Inducción al Básico de Cooperativismo 26 Coohem 2° nivel de Cooperativismo 35 Salazar Administración Cooperativa 45 Durania


3.5.2 Solidaridad Es una de las principales fortalezas de nuestra cooperativa buscando siempre mejorar y ayudar en lo posible las situaciones de incapacidad, fallecimiento, recién nacidos, calamidad doméstica y casos especiales enfermedades catastróficas que se presenten de acuerdo al reglamento que existe y otorgándolas en igualdad de condiciones y equidad. A continuación, se mencionan las actividades llevadas a cabo:

AUXILIO CANTIDAD VALOR

Fallecimiento 85 32.581.158 Incapacidad medica

114 21.690.054

Recién nacidos 51 1.530.000 Casos especiales 12 2.750.000 Calamidad domestica

1 300.000

TOTAL 263 58.851.212


3.5.3 Recreación, Deportes Buscando el bienestar de los asociados y su grupo familiar fomentando la integración e incentivando el conocimiento entre los hijos y/o nietos de asociados en especial los Coohemcitos que serán en un futuro el cambio generacional de nuestra cooperativa. se realizaron diferentes actividades que se mencionan a continuación:

ACTIVIDAD PARTICIPANTES VALOR Microfútbol niños 150 3.599.250 Bolas criollas 190 9.626.000 Mini Tejo 210 7.618.000


3.5.4 Adulto Mayor El comité de Adulto Mayor “Añoranzas” desarrollo en el transcurso del año diferentes actividades con aquellos asociados que están en esa etapa tranquila de la vida y para ellos es importante el tener un medio de interacción y esparcimiento con sus amigos y asociados lo cual es fundamental para mantenerse activos ya que esto es vida y ayuda a mantener buena la salud y al mismo tiempo el bienestar físico y mental. El comité Adulto Mayor realizo las siguientes actividades:

ACTIVIDAD PARTICIPANTES VALOR Bailo terapias 210 667.368 Atención en salud 87 Paseo de Integración 201 1.757.000 Conferencia “Adaptación al cambio” 200 1.503.396


3.5.5 Bienestar Social El principal objetivo de la cooperativa es el bienestar social para el asociado y su grupo familiar y es por ello por lo que esta es la principal actividad que se desarrolla y por la cual esta fundamentada la actividad generadora de recursos. Se dio especial énfasis en la participación a los Coohemcitos En el transcurso del año se realizaron las siguientes actividades:

EVENTOS Participantes y/o Beneficiarios

Valor

Auxilios de bienestar 3545 656.969.000 Tómbola navideña 77 13.289.708 Regalo navideño 3112 100.823.940 Regalo hijos menores y/o nieto 1565 76.304.000 Auxilios de turismo 331 18.028.000 Primeras Comuniones 28 704.000 Concurso de Pintura 14 251.300 Dia de los niños Coohemcitos 161 3.964.580 Quinceañeras 30 3.900.000


Cordialmente GLORIA INES SEPULVEDA LOPEZ HECTOR SAMUEL TARAZONA DURAN Presidente Consejo Administración Gerente


4. NFORME DE LA JUNTA DE VIGILANCIA. La Junta de Vigilancia en el transcurso del año 2018 de acuerdo con sus funciones de control social acompaño y verifico la realización de las diferentes actividades de la cooperativa programadas y desarrolladas por el Consejo de Administración con la colaboración y ejecución de los comités de apoyo y la administración. Se verifico el ingreso y retiro de los asociados en el año y se constató que los retiros en su mayor parte correspondieron a situación económica por perdida de empleo y los ingresos por referencia de asociados activos y muy buena imagen de la cooperativa en la prestación de servicios. Se constato y verifico que las actividades fueran dirigidas a los asociados y su familia en condiciones de equidad e igualdad y que su realización cumpliera con lo presupuestado y lo ejecutado. Las actividades que se desarrollaron y que contaron con el acompañamiento de los miembros de la Junta de Vigilancia fueron en educación, solidaridad, recreación, deportes y bienestar social de las cuales podemos resaltar lo siguiente: EDUCACIÒN: Se realizo invitación a todos los asociados a realizar el curso de inducción para conocer todo lo referente a sus deberes y obligaciones, así como a todos los servicios que se ofrecen y la asistencia fue mínima: participaron 18 asociados. De acuerdo con el plan estratégico de la cooperativa de realizar cursos de educación cooperativa en sus diferentes niveles se invitó por diferentes medios de comunicación a los asociados para que se capacitaran y realizaran los cursos de cooperativismo. La participación fue así: Inducción al primer nivel 26, segundo nivel 35, administración cooperativa 45. Pasantía cooperativa organizada por Confecoop Norte 19 en la cual se conoció el funcionamiento de varias cooperativas de las cuales se evidencio su funcionamiento y se tomaron como referencia algunas actividades y servicios que se están implementando en nuestra cooperativa También se realizó capacitación al personal administrativo en SARLAFT, Curso en la UIAF y varios cursos en la implementación del SGSST SOLIDARIDAD: Se verifico que el otorgamiento de los diferentes auxilios de solidaridad a los asociados se hubiera otorgado de acuerdo con el reglamento de solidaridad vigente y se encontró que su otorgamiento fue correcto y del cual se beneficiaron un numero de 263 asociados.


RECREACION Y DEPORTES Se realizaron diferentes actividades en las cuales se buscó una integración y compartir familiar con la participación de los hijos y/o un nieto de asociados en el campeonato de microfútbol, actividad en la que participaron 150 niños. También se realizaron los campeonatos de bolas criollas y mini tejo actividad en la cual se buscó una mayor interacción entre los asociados y tuvo una participación de 190 en bolas criollas y 210 en mini tejo. ADULTO MAYOR: Se programaron varias actividades especiales para este grupo de asociados buscando que continúen siendo activos y brindándoles un espacio de esparcimiento. Se realizaron varias jornadas de bailo terapia en la cual participaron 210 asociados, se realizaron varias jornadas de salud con la participación de 87 asociados. Paseo de integración a Durania participaron 201 asociados y conferencia “Adaptación al cambio con una participación de 200 asociados. BIENESTAR SOCIAL: Es el principal objetivo de la Cooperativa y al cual pueden acceder los asociados que se encuentren hábiles y entre las actividades desarrolladas tenemos las de fin de año como el auxilio de bienestar entregado a 3545 asociados, el regalo navideño entregado a 3112 asociados, la tómbola navideña entregada a 77 asociados que resultaron ganadores. A los hijos y/o un nieto de asociados se entregaron 1565 regalos. En el transcurso del año se entregaron auxilios de turismo a 331 asociados que cumplieron con los requisitos para acceder al mismo. A los asociados coohencitos se les realizaron dos actividades: A 28 coohencitos que hicieron la primera comunión se les entrego una tarjeta para que disfrutaran de los diferentes juegos en un establecimiento de entretenimiento para niños. Y en el parque recreacional con una participación de 161 niños se celebró el día de los niños coohencitos. A las 30 hijas y/o nietas de asociadas que cumplieron quince años se les organizo una actividad especial para ellas en un Spa y se entregó un detalle. Atentamente: María Helena Jaimes Mora EDUARDO ROYERO FLOREZ Presidenta secretario


5. DICTAMEN REVISOR FISCAL DICTAMEN DE REVISORÍA FISCAL SOBRE LOS ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA DE LA COOPERATIVA MULTIACTIVA COOHEM, CON CORTE

A DICIEMBRE 31 DE 2018

Dictamen del Revisor Fiscal sin salvedades, para entidades del Grupo 2 PARA: Asamblea General de Asociados. Fecha: 16 de marzo de 2019 A. Entidad y periodo del dictamen. En mi calidad de Revisor Fiscal de la Cooperativa Multiactiva COOHEM he recibido y examinado los Estados Financieros, preparados conforme a la sección 3 del anexo 2 del decreto 2420 del 2015, que es congruente en todo aspecto significativo, con las normas internacionales de información financiera para Pymes, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 2018 y 2017, esto es: Estado de situación financiera, Estado de Resultados Integral, Estado de cambios en el Patrimonio, Estado de flujos de efectivo y las Revelaciones que incluyen un resumen de las políticas contables más significativas y otra información explicativa, además he recibido los informes de Gestión; con el fin de dictaminarlos y/o dar una opinión sobre los mismos B. Responsabilidad de la Administración. Los estados financieros certificados que se adjuntan, son responsabilidad de la administración, quien supervisó su adecuada elaboración, de acuerdo con el anexo 2 del Decreto 2420 de 2015, teniendo en cuenta el manual de políticas contables adoptadas por la Cooperativa Multiactiva Coohem, de conformidad con las normas internacionales de información financiera, dicha responsabilidad administrativa incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante en la preparación y presentación de los estados financieros, para que estén libres de errores de importancia relativa, seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas y registrar estimaciones contables que sean razonables. C. Responsabilidad del Revisor Fiscal. Mi responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los estados financieros adjuntos, para el efecto, he seguido las normas de auditoria generalmente aceptadas, dichas normas exigen el cumplimiento a los requerimientos de ética, la evaluación del sistema de control interno; la evaluación del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afecta, lo que me permite obtener un alto grado de seguridad sobre si los estados financieros están libres de errores materiales, además incluye un examen con base en pruebas selectivas de las evidencias que respaldan las cifras, considero así que mi auditoria proporciona una base razonable para opinar.


D. Resultados Pese a la situación económica y social por la que atraviesa la ciudad, al cierre de ejercicio se evidencia una variación positiva, pues los activos de la cooperativa se incrementaron en un 15,68%, los pasivos se incrementaron en un 16,35%, el Patrimonio se fortaleció en un 15,65%, los excedentes se incrementaron en un 10% y La Administración pensando en el bienestar integral de sus asociados destinó, con cargo al gasto del ejercicio, un total de $551´590.087 que corresponde a un 28,48% del total de los gastos, para el desarrollo de actividades, de Bienestar Social, educativas, acompañamiento solidario, actividades recreativas, deportivas, sociales y culturales que incentivan la integración y fortalecen el sentido de pertenencia con la cooperativa. En mi opinión, los procesos realizados por la Cooperativa cumplen con los estándares establecidos por las NIIF para Pymes, son adecuados y están debidamente documentados en todos los aspectos materiales. E. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS En mi opinión, los estados Financieros antes mencionados, tomados de los registros de contabilidad, presentan fielmente, en todos los aspectos materiales, la situación financiera de la Cooperativa Multiactiva Coohem, por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2018, esto es: Estado de situación financiera, Estado de Resultados Integral, Estado de cambios en el Patrimonio, Estado de flujos de efectivo y las Revelaciones, de acuerdo con las normas internacionales de información financiera. F. Cumplimiento de otras normas diferentes a las contables. Al respecto informo a la Honorable asamblea que: Los actos de los administradores, se ajustan a la ley, los reglamentos, los

estatutos y a las órdenes e instrucciones impartidas por la asamblea general. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas, los libros de actas y de

registro de asociados, se llevan y se conservan adecuadamente. La administración ha implementado medidas adecuadas de control interno, de

conservación y custodia de los bienes de la Cooperativa. COOHEM, cumple en forma adecuada y oportuna con el pago de aportes al

sistema de seguridad social integral, en cumplimiento a lo exigido en el artículo 11 de decreto reglamentario 1406 de 1999.

COOHEM, cuenta con pólizas de seguro con cobertura adecuada y renovadas oportunamente.

Se encuentra al día, en sus obligaciones financieras, proveedores y empleados, así mismo con sus obligaciones tributarias ante la DIAN.

Además cumplió con sus obligaciones de reporte periódico de información a la Superintendencia de Economía Solidaria, el pago de contribución anual a la superintendencia y el pago de aportes a Educación Formal a través un convenio con la U.F.P.S.


El software utilizado es confiable y han obtenido las licencias de uso

respectivas, respetando así lo contemplado en la ley 603 del año 2000 la cual hace referencia a la propiedad intelectual y derechos de autor.

Se ha dado cumplimiento a las normas sobre prevención de lavado de activos y financiación al terrorismo, establecido en el numeral 6.3 del capítulo XI del Título II de la Circular básica Jurídica de 2015, expedida por la Superintendencia, además se está dando cumplimiento a la circular externa No 004 de enero 27 de 2017, y cuenta con un manual en el que se encuentran instrumentos y políticas, para el control y prevención de LA/FT.

Se está dando cumplimiento al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (S.G.S.S.T.), dando cumplimiento a la resolución 1111 de 2017, del Ministerio de trabajo donde se definen los estándares mínimos que deben cumplir las empresas, basado en la mejora continua, tendiente a anticipar, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo.

G. Informe de gestión y su coincidencia con los Estados Financieros El informe de gestión, correspondiente al año 2018, que presentan conjuntamente la Gerencia y el Consejo de Administración y los diferentes comités, fue objeto de mi auditoria y es concordante o consistente con los Estados Financieros examinados, así como las actividades descritas, en las que se generaron operaciones económicas que poseen registros contables y forman parte de los estados financieros certificados. Dado en San José de Cúcuta, sábado 16 de marzo de 2019

FREDY HERNANDO AVENDAÑO CACERES

Revisor Fiscal T. P. 124761-T


6. ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2018.


TOTAL EXCEDENTES AÑO 2018 SUCEPT A DIST 114.893.202.00

20% Reserva protección de aportes Sociales $22.978.640.40

20% Fondo de Educación $22.978.640.40

10% Fondo de Solidaridad $11.489.320.20

50% a disposición de la Asamblea $57.446.601

COOPERATIVA MULTIACTIVA COOHEM INFORME …INFORME DE GESTION ANUAL 2018 1. PRESENTACION Señores...

Documents

Transcript of COOPERATIVA MULTIACTIVA COOHEM INFORME …INFORME DE GESTION ANUAL 2018 1. PRESENTACION Señores...