Coordinación General de Gestión...

MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE TALENTO HUMANO (CGAF-DATH-H.4.3)

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Gestión Estratégica MIDUVI

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DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD.

MANUAL DE PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO Versión: 1 .0.0 Página 2 de 69

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Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600 , Quito Ecuador

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LISTA DE CAMBIOS

Versión Fecha de ejecución

Descripción del cambio o eliminación

Fecha de vigencia

Solicitado por Responsable y/o Cargo

1.0 Julio-2016 Elaboración del Manual Julio-2016 Ing. Silvia Gómez Directora de la Dirección de Servicios Procesos y Calidad



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TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO.............................................................................. 1

FIRMAS Y APROBACIONES ......................................................................................................... 1

LISTA DE CAMBIOS .................................................................................................................... 2

1.- Objetivos ............................................................................................................................. 6

1.1 Objetivo general ........................................................................................................ 6

1.2 Objetivos específicos ................................................................................................. 6

2.- Alcance ................................................................................................................................ 6

3.- Responsables ....................................................................................................................... 6

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas .................................................................................... 7

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ................................................................................... 8

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................ 9

6.1 Ficha del Proceso............................................................................................................. 9

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos ............................................................................... 11

8.- Descripción de los Subprocesos.......................................................................................... 12

8.1 Subproceso de pago de Horas Extras. ............................................................................ 12

8.1.1. Ficha del subproceso de pago de Horas Extras ........................................................... 12

8.1.2 Controles del subproceso de pago de Horas Extras ..................................................... 13

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Horas Extras ........................................ 13

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Horas Extras ........................................ 14

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Horas Extras.................................... 15

8.2 Subproceso de pago de Liquidaciones ...................................................................... 16

8.2.1 Ficha del subproceso de pago de Liquidaciones ...................................................... 16

8.2.2 Controles del subproceso de pago Liquidaciones .................................................... 16

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Liquidaciones ................................... 18

8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de pago de Liquidaciones ........................ 19

8.3 Subproceso de Subsidios ............................................................................................... 20

8.3.1. Ficha del subproceso de pago de Subsidios ................................................................ 20

8.3.2 Controles del subproceso de pago de subsidios .......................................................... 20

8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Subsidios ............................................. 21



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8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Subsidios ............................................. 22

8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Subsidios ........................................ 23

8.4 Subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ....................................................... 24

8.4.1. Ficha del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ..................................... 24

8.4.2 Controles del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ............................... 24

8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios .................. 25

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios .................. 25

8.4.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios ......... 27

8.5 Subproceso de pago de Fondos de Reserva ............................................................... 28

8.5.1 Ficha del subproceso de pago de Fondos de Reserva .............................................. 28

8.5.2 Controles del subproceso de pago de Fondos de Reserva ....................................... 28

8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Fondos de Reserva ........................... 29

8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Fondos de Reserva ........................... 29

8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso Fondos de Reserva ................................... 30

8.6 Subproceso de Pago de pago de Jubilaciones Patronales ........................................... 31

8.6.1 Ficha del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales ....................................... 31

8.6.2 Controles del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales ................................ 31

8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .................... 32

8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .................... 33

8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales .......... 33

8.7 Subproceso de pago de Honorarios ........................................................................... 34

8.7.1 Ficha del subproceso de pago de Honorarios .......................................................... 34

8.7.2 Controles del subproceso de pago de Honorarios ................................................... 34

8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Honorarios ....................................... 35

8.7.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Honorarios ........................................... 36

8.7.5.- Indicadores de gestión de pago de Honorarios ..................................................... 36

8.8 Subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ........................................................ 37

8.8.1. Ficha del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ...................................... 37

8.8.2 Controles del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones ................................ 37

8.8.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones .................... 38

8.8.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones .................... 39



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8.8.5.- Indicadores de gestión de pago de Encargos y Subrogaciones ............................... 40

8.9. Subproceso de pago de Gastos por Residencia ......................................................... 41

8.9.1 Ficha del subproceso de pago de Gastos por Residencia ......................................... 41

8.9.2 Controles del subproceso de pago de Gatos por Residencia .................................... 41

8.9.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Gastos por Residencia ...................... 42

8.9.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Gastos por Residencia ........................... 43

8.10 Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ........................................... 45

8.10.1 Ficha del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo.......................... 45

8.10.2 Controles del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo................... 45

8.10.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ...... 46

8.10.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ............ 47

8.10.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo

....................................................................................................................................... 49

9.- Anexos ............................................................................................................................... 50

9.1 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Horas Extras. ............................................. 50

9.2 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Liquidaciones ....................................... 52

9.3 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Subsidios ................................................... 54

9.4 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Remuneraciones y Salarios ........................ 56

9.5 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Fondos de Reserva ................................ 58

9.6 Ficha técnica y diagrama del Subproceso Jubilaciones ............................................... 60

9.7 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Honorarios ............................................ 62

9.8 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Encargos y Subrogaciones ......................... 64

9.9. Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Gastos por Residencia .......................... 66

9.10 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo ........... 68



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MIDUVI, 2016.

PROCESO DE NÓMINA Y ROLES DE PAGO

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

Registrar y documentar las obligaciones adquiridas por el Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, mediante la verificación, revisión, cálculo y análisis de los pagos mensuales y anuales que tienen derecho los funcionarios, servidores y trabajadores de la Institución.

1.2 Objetivos específicos

Documentar y validar el pago a los funcionarios, servidores y trabajadores las

remuneraciones, salarios, subsidios, jubilaciones, honorarios, gastos por

residencia, fondos de reserva, encargos y subrogaciones, décimo tercer sueldo,

décimo cuarto sueldo, horas extras y liquidaciones.

Analizar, aprobar y documentar las solicitudes recibidas de las diferentes

unidades de gestión.

Realizar el control previo de las obligaciones de ley adquiridas por los

funcionarios y la institución.

2.- Alcance

El proceso de Nómina y Roles de Pago es aplicable al Ministerio de Desarrollo Urbano y

Vivienda para todas las unidades de gestión desde calcular y documentar el pago

mensual y anual de las remuneraciones, salarios, subsidios, jubilaciones, honorarios,

gastos por residencia, fondos de reserva, encargos y subrogaciones, Décimo Tercer

Sueldo, Décimo Cuarto Sueldo, Horas Extras y Liquidaciones, hasta obtener la

certificación presupuestaría y generar el CUR de pago para continuar con el proceso de

pago en la Dirección Financiera.

3.- Responsables

Coordinador (a) General Administrativo Financiero

Director (a) Financiero

Director (a) de Administración del Talento Humano

Director (a) de la unidad requirente



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Analista de Talento Humano

Analistas de las unidades requirentes

Analista Financiero

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGAF Coordinación General Administrativa Financiera

CUR Código único de registro

DATH Dirección de Administración del Talento Humano DF Dirección Financiera

SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina

IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

MF Ministerio de Finanzas

UR Unidad requirente

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Liquidaciones Pago de valores que tiene derecho el funcionario al momento de separarse de la institución (terminación de la relación laboral con la institución

Hora extra Pago de valores que tiene derecho el servidor y el trabajador cuando labore en horas adicionales a la jornada normal de trabajo

Certificación presupuestaria Comprende el acto administrativo que permite a la unidad responsable de la ejecución presupuestaria reservar y generar compromisos de gasto

Décimo Tercer Sueldo Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es la sumatoria de sus remuneraciones en el año fiscal dividido para dos

Décimo Cuarto Sueldo Pago de valores que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador conforme a lo que estipula las leyes que lo rigen, el mismo que es el pago de un salario básico unificado general vigente a la fecha o proporcional al tiempo de trabajo en la institución

Encargos y Subrogaciones Pago por el tiempo que un funcionario se le encarga un puesto de nivel jerárquico superior, el mismo que es la diferencia entre el sueldo del encargo y el sueldo del encargado

Fondos de Reserva Es el valor al que tiene derecho el funcionario , servidor o trabajador cuando cumple un año de servicio en la institución, el mismo que es el 8,33% de su remuneración mensual unificada o sueldo

Gastos por Residencia Es el pago que tiene derecho el funcionario cuando su lugar habitual de trabajo es diferente al lugar de residencia permanente, siempre y cuando disten entre las ciudades 100km de distancia.

Honorarios Pago proporcional de su remuneración mensual unificada al día ingresado que no sea el primero del mes.

Jubilaciones Cuando el trabajador haya cumplido por lo menos 25 años de trabajo en la institución y cumpla las condiciones de jubilación el trabajador tiene derecho a cobrar la jubilación patronal.



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Remuneraciones y Salarios Es el estipendio monetario que tiene derecho el funcionario, servidor y trabajador que ingresa a la institución conforme al distributivo.

Subsidios Es un beneficio adicional a los salarios de los trabajadores, estipulado en su contratación colectiva.

Nómina Es la sumatoria de todos los registros financieros de las remuneraciones de los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución

Planilla Listado de los funcionarios servidores y trabajadores de la institución en el que reflejará ingresos o descuentos a los mismos

Distributivo de Personal Es la sumatoria de todos los registros de los funcionarios, servidores y trabajadores de sus remuneraciones y en general de su situación financiera administrativa dentro de una institución

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

Las funciones y responsabilidades en el proceso de Nómina y Roles de Pago y

sus subprocesos, deben estar formalmente definidas y difundidas para tener los

resultados óptimos.

Los cálculos de los pagos mensuales y anuales de las remuneraciones, salarios,

subsidios, jubilaciones, honorarios, gastos por residencia, fondos de reserva,

encargos y subrogaciones, Décimo Tercer, Décimo Cuarto Sueldo, Horas Extra y

Liquidaciones, se lo realizará en la Dirección de Administración de Talento

Humano, para revisión y pago de la Dirección Financiera.

El distributivo de personal y mecanismos de control deberán estar actualizados.

Los requerimientos de pagos, documentación solicitada y entregada, se lo

realizará de manera formal y respetando cadena de jerarquías.



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6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del Proceso

Proceso:

Proceso de Nómina y Roles de Pago

Código del Proceso: CGAF-DATH-H.4.3

Descripción:

PROPÓSITO:

Establecer los lineamientos y directrices generales del proceso de Nómina y Roles de Pago

DISPARADOR:

Necesidades de los funcionarios, cálculos mensuales y anuales que tienen derecho por ley los funcionarios, servidores y trabajadores de la institución.

ENTRADAS:

Memorando con la solicitud para laborar horas extras (suplementarias y extraordinarios)

Distributivo de personal

Planillas y préstamos solicitados al IESS

Anticipos de sueldo

Terminación de contrato

Acciones de personal

Memorando de Renuncias

Nómina del personal que se acoge al contrato colectivo

Reporte biométrico

Numero de cargas familiares y años de antigüedad.

SUBPROCESOS:

1. Pago de Horas extras

2. Pago de Liquidaciones

3. Pago de Subsidios

4. Pago de Fondos de Reserva

5. Pago de Remuneraciones y salarios

6. Pago de Jubilaciones

7. Pago de Honorarios



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8. Pago de Encargos y Subrogaciones

9. Pago de Gastos por Residencia

10. Pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo

Productos/Servicios del Proceso:

Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada por el

analista de talento humano para proceder con la continuidad del

subproceso de pago en la Dirección Financiera

Documentación revisada, validada para que la dirección

financiera continúe con el pago de la liquidación.

Memorando de solicitud de pago de subsidios

Memorando mensual de solicitud de pago de remuneraciones y

salarios.

Pago mensual de los fondos de reserva.

Documentación para pagar a los ex trabajadores amparados

bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.

Documentación aprobada y revisada para solicitar el pago a los

Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días

que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.

Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios,

servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos

Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Director (a) de Administración de Talento Humano

Tipo de cliente: Interno

Marco Legal: ARTÍCULO NORMATIVA

21, 22, 60, 61 Ley Orgánica de Justicia Laboral

23, 97, 98, 99, 102, 108, 110, 111, 114,

124, 126, 127

LOSEP

55, 111, 113, 211, 216, 217,281

Código de trabajo

Acuerdo Ministerial MDT-2015-0054

Contrato Colectivo, Clausula vigésima primera, vigésima segunda, vigésima séptima



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7.- Mapa de Interrelación de los Procesos



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MIDUVI, 2016.

8.- Descripción de los Subprocesos

8.1 Subproceso de pago de Horas Extras.

8.1.1. Ficha del subproceso de pago de Horas Extras

Subproceso:

Horas Extras

Código del Subproceso:

CGAF-DATH-H.4.3.1

Descripción:

PROPÓSITO:

Calcular el pago a los servidores y trabajadores las horas laboradas, fuera de la jornada normal de trabajo

DISPARADOR:

Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente

ENTRADAS:

Memorando con la solicitud para laborar horas extras (suplementarias y extraordinarios)

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Receptar y revisar documentos de comprobación para el pago de horas extras

Solicitar informe del biométrico

Solicitar la certificación presupuestaría

Productos/Servicios del Subproceso:

Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada por el analista de talento humano para proceder con la continuidad del subproceso de pago en la Dirección Financiera

Responsable del Subproceso:





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MIDUVI, 2016.

8.1.2 Controles del subproceso de pago de Horas Extras

ARTÍCULO NORMATIVA

114 LOSEP

55 Código de trabajo

Acuerdo Ministerial 0025-15 del 28 de agosto del 2015

8.1.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Horas Extras



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MIDUVI, 2016.

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Horas Extras

No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Receptar y revisar

documentos de

comprobación

para el pago de

horas extras

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano revisará la

información adjunta

Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente firmado por el jefe inmediato, aprobación de la autoridad nominadora para laborar horas extras

2 Solicitar informe

del biométrico

Analista de

Talento

Humano

Se comprueba la información del formulario de

actividades con el reporte del control

biométrico

3 Calcular horas

extras

Analista de

Talento

Humano

Del análisis del formulario de actividades y el

control biométrico se procede a calcular las

horas extras.

4

Solicitar

Certificación

Presupuestaría

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano consolida la

información mensual en el sistema SPRYN

validando la nómina y remite a la Dirección

Financiera para la revisión y solicitud de la

certificación presupuestaría

Memorando de

solicitud de la

certificación

presupuestaría

5

Revisar y emitir

la certificación

presupuestaría

Analista

Financiero

La dirección financiera emite la certificación

presupuestaría a la dirección de talento

humano

6 Generar el CUR de

Pago

Analista de

Talento

Humano

Con esta certificación presupuestaría se

ingresa al sistema SPRYN para aprobar y

generar el CUR de pago

7 Solicitar Pago

Analista de

Talento

Humano

Con el CUR de pago generado se procede a

solicitar el pago



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MIDUVI, 2016.

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Horas Extras

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de la Medición

Frecuencia de Medición

1 Pago de Horas Extras

(Pago de horas extras/Solicitudes de pago de horas extras) X 100

Porcentaje Dirección de Administración de Talento Humano

Quipux Semestral



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MIDUVI, 2016.

8.2 Subproceso de pago de Liquidaciones

8.2.1 Ficha del subproceso de pago de Liquidaciones

Subproceso:

Liquidaciones


CGAF-DATH-H.4.3.2

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a todo el personal que se desvincula de la institución la liquidación de haberes a la que tiene derecho

DISPARADOR:

Desvinculación de personal de la institución

ENTRADAS:

Terminación de contrato




Revisar los movimientos de personal

Solicitar documentos de salida a la persona a ser liquidada

Solicitar certificación presupuestaría


Documentación revisada, validada para que la dirección financiera continúe con el pago de la liquidación.




8.2.2 Controles del subproceso de pago Liquidaciones

ARTÍCULO NORMATIVA

102, 110, 111 LOSEP



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MIDUVI, 2016.

8.2.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Liquidaciones



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MIDUVI, 2016.

8.2.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Liquidaciones


1

Revisar el listado

del personal que

se desvincula de

la institución

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano revisará

el listado del personal que se

desvincula de la institución.

Memorando de

Renuncia

2

Solicitar

documentos de

salida a la

persona a ser

liquidada

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano solicitará

entrega de documentos para proceder a la

liquidación respectiva

Declaración

juramentada

de fin de

gestión, hoja

de paz y salvo,

memo de

renuncia

3

Revisar que la

documentación

este completa

Analista de

Talento

Humano

Revisar el contrato, hoja de paz y salvo con las

firmas respectivas, declaración juramentada

de fin de gestión, renovaciones de contratos

con autorizaciones)

Si la documentación está completa pasa al

punto 4

Si la documentación está incompleta pasa al

punto 7

4

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano

La Dirección de talento humano solicita

mediante Memorando a la Dirección

Financiera se emita la certificación

presupuestaría

Memorando de

solicitud de

Certificación

Presupuestaría

5

Emitir

certificación

presupuestaría

Analista

Financiero

La Dirección Financiera revisa la copia del

contrato y el cálculo de la liquidación de

haberes para emitir la certificación

presupuestaría

Memorando de

emisión de

Certificación

Presupuestaría

6 Generar el CUR

de pago

Analista de

Talento

Humano

Con la certificación presupuestaría recibida el

analista de talento humano Genera el CUR de

pago en el sistema SPRYN

Memorando

donde se

adjunta el CUR

de pago

7

Solicitar vía

telefónica la

documentación

faltante

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano no procede con

el trámite de la liquidación hasta tener todos

los documentos necesarios

8 Paralizar el

proceso de pago

Analista de

Talento

Humano

Se paraliza el proceso de pago y el trámite se

envía al IESS



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8.2.5.- Indicadores de Gestión del Subproceso de pago de Liquidaciones

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la

Medición


1 Pago de Liquidación

(Liquidaciones pagadas/liquidaciones solicitadas) X 100


Quipux Semestral



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MIDUVI, 2016.

8.3 Subproceso de Subsidios

8.3.1. Ficha del subproceso de pago de Subsidios

Subproceso:

Subsidios


CGAF-DATH-H.4.3.3

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los trabajadores amparados bajo el código de trabajo los rubros que tienen contemplados en su contratación colectiva.

DISPARADOR:

Contrato colectivo

ENTRADAS:

Nómina del personal que se acoge al contrato colectivo

Reporte biométrico

Numero de cargas familiares y años de antigüedad.


Revisar el reporte biométrico

Calcular el subsidio del trabajador

Generar nómina de subsidios para el código de trabajo






8.3.2 Controles del subproceso de pago de subsidios

ARTÍCULO NORMATIVA





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MIDUVI, 2016.

8.3.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Subsidios



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MIDUVI, 2016.

8.3.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Subsidios


1

Revisar el reporte

biométrico y

actualizar nómina

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano recibe

un correo que contiene una tabla de

base de datos con el número de días a

descontar al trabajador

2 Calcular el subsidio

del trabajador

Analista de

Talento

Humano

Elaborar el cálculo de los valores a pagar al

trabajador por alimentación, antigüedad y

familiar.

3

Ingresar los

valores a pagar en

el sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano después de

realizar el cálculo por cada uno de los rubros a

pagar ingresará la información al sistema

SPRYN

4

Generar nómina

de subsidios para

el código de

trabajo

Analista de

Talento

Humano

Una vez ingresada la información en el sistema

SPRYN se genera la nómina

Nómina de

subsidios

5 Imprimir Roles de

pago

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano imprime los

roles de pago generados por el sistema SPRYN

6

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano

La Dirección Administrativa de Talento

Humano solicita vía memorando la

certificación presupuestaría a la Dirección

Financiera

Memorando de

solicitud de

certificación

presupuestaría

7 Enviar certificación

presupuestaría

Analista

Financiero

La Dirección Financiera revisa el Memorando y

documentación adjunta y emite la certificación

presupuestaría

8 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano


analista de talento humano procede a generar

el CUR de pago en el sistema SPRYN

9 Solicitar pago

Analista de

Talento

Humano

La Dirección de Administración de talento

Humano genera memorando a la Dirección

Financiera solicitando el pago.

Memorando de

solicitud de

pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.3.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago Subsidios





1 Pago de subsidios

Número de trabajadores pagados

Número Dirección de Administración de Talento Humano

Semestral



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.4 Subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios

8.4.1. Ficha del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios

Subproceso:

Remuneraciones y Salarios


CGAF-DATH-H.4.3.4

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus remuneraciones contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.

DISPARADOR:

Fin de mes

Pagos de los beneficios de ley

ENTRADAS:

Distributivo de personal

Planillas de afiliación al IESS y préstamos solicitados al IESS

Anticipos de sueldo


Cotejar nómina con planilla


Emitir la certificación presupuestaría


Memorando mensual de solicitud de pago de remuneraciones y salarios.




8.4.2 Controles del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios

ARTÍCULO NORMATIVA

23 literal b LOSEP

281 Código de Trabajo



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.4.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios

8.4.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Remuneraciones y Salarios


1 Ingresar a la

página del IESS

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano

ingresará a la página del IESS para

revisar la planilla de préstamos

2 Imprimir planillas

de préstamos

Analista de

Talento

Humano

Después de revisar la información se procede a

imprimir las planillas

Planilla de

préstamos

3

Revisar

movimientos

presupuestarios

Analista de

Talento

Humano

Revisar los movimientos presupuestarios

(descuentos)de cada trabajador



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

de la asociación ,

supermaxi,

Génesis

4

Ingresar los

movimientos

presupuestarios al

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano

Para ingresar los movimientos presupuestarios

(descuentos), al sistema SPRYN, el analista de

talento humano genera un archivo de Excel en

donde conste el descuento de cada trabajador

detallado por monto y entidad

5

Generar nómina

en el sistema

SPRYN

Analista de

Talento

Humano

Con las modificaciones ingresadas en el

sistema SPRYN se procede a generar la nómina

Nómina

generada en el

sistema SPRYN

6 Cotejar nómina

con planilla

Analista de

Talento

Humano

Una vez generada la nómina se la compara con

la planilla IESS para revisar que en los dos

documentos conste el mismo número de

trabajadores y total de remuneraciones.

(verificar los

montos de

anticipos y

descuentos a

cada persona

que labore en

la institución)

7 Imprimir Roles de

Pago

Analista de

Talento

Humano



8

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando

solicitando la

certificación

presupuestaría

9

Emitir la

certificación

presupuestaría

Analista

Financiero



presupuestaría

Memorando

emitiendo la

certificación

presupuestaría

10 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano




11 Solicitar pago




Memorando de

solicitud de

pago

12

Reportar a la

asociación ,

supermaxi,

Génesis, los

descuentos vía

mail

El analista de talento humano reporta vía mail

los descuentos realizados a cada trabajador de

las diferentes entidades



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.4.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Remuneraciones y

Salarios



Fuente de la

Medición

Frecuencia de

Medición

1 Pago de Remuneraciones y Salarios

(Funcionarios, servidores y trabajadores pagados/Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución)*100


Quipux Semestral



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.5 Subproceso de pago de Fondos de Reserva

8.5.1 Ficha del subproceso de pago de Fondos de Reserva

Subproceso:

Fondos de Reserva


CGAF-DATH-H.4.3.5

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los funcionarios, servidores y trabajadores los fondos de reserva una vez que cumplan el tiempo estipulado por la ley.

DISPARADOR:

El personal debe permanecer 12 meses en la institución

ENTRADAS:

Planilla de calificación de derechos de fondos de reserva.


Generar planilla, reporte y revisar

Generar un archivo de movimientos de acuerdo a la planilla



Pago mensual de los fondos de reserva.




8.5.2 Controles del subproceso de pago de Fondos de Reserva

ARTÍCULO NORMATIVA

99 LOSEP

211 Código de trabajo



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.5.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Fondos de Reserva

8.5.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Fondos de Reserva


1 Ingresar a la

página del IESS

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano revisa la

información de los fondos de reserva

en la página del IESS

2 Generar planilla,

reporte y revisar

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano genera la

planilla de los fondos de reserva en la página

del IESS

3 Generar un archivo

de movimientos de

Analista de

Talento

Con la planilla se procede a generar un archivo

de movimientos (se acumule fondos de



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.5.5.- Indicadores de gestión del subproceso Fondos de Reserva





1 Pago de Fondos de reserva

(Número de Funcionarios, servidores y trabajadores pagados/ Número de Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución) X 100


Quipux Semestral

acuerdo a la

planilla

Humano reserva, pago mensualizado y nuevo

beneficiario)

4

Ingresar la

información al

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano


revisar la información la ingresará en el

sistema SPRYN

5

Generar nómina

de fondos de

reserva

Analista de

Talento

Humano


SPRYN se genera la nómina de fondos de

reserva

Nómina de

Fondos de

Reserva

6 Imprimir Roles de

Pago

Analista de

Talento

Humano



7

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando de

Solicitud de

Certificación

Presupuestaría

8

Emitir la

certificación

presupuestaría

Analista

Financiero



presupuestaría

Memorando de

emisión de la

certificación

presupuestaría

9 Generar CUR de

pago

Director de

Talento

Humano




10 Solicitar pago

Analista de

Talento

Humano




Memorando de

solicitud de

Pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.6 Subproceso de Pago de pago de Jubilaciones Patronales

8.6.1 Ficha del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales

Subproceso:

Jubilaciones Patronales


CGAF-DATH-H.4.3.6

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.

DISPARADOR:

Personal de código de trabajo que cumple 25 años de servicio en la institución

ENTRADAS:

Acta de finiquito

Aviso de salida del IESS

Acción de personal


Generar nómina del personal jubilado en el sistema SPRYN



Documentación para pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.




8.6.2 Controles del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales

ARTÍCULO NORMATIVA

216, 217 Código de Trabajo



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.6.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.6.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales

8.6.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Jubilaciones Patronales

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición



1 Pago de Jubilaciones

(Trabajadores pagados/ Número de trabajadores que cumplen los requisitos para el pago de la jubilación patronal) X 100


Quipux Semestral


1

Generar nómina

del personal

jubilado en el

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano ingresa

al sistema SPRYN y procede a generar

la nómina

Nómina del

personal del

código de

trabajo que

cumple 25 años

en la

institución

2 Imprimir Roles de

Pago

Analista de

Talento

Humano


roles de pago generados por el sistema

SPRYN

3

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando

solicitando la

certificación

presupuestaría

4

Emitir la

certificación

presupuestaría

Analista

Financiero

La Dirección Financiera revisa el Memorando

y documentación adjunta y emite la

certificación presupuestaría

Memorando

emitiendo la

certificación

presupuestaría

5 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano


analista de talento humano procede a

generar el CUR de pago en el sistema SPRYN

6 Solicitar pago

Analista de

Talento

Humano




Memorando

solicitando el

pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.7 Subproceso de pago de Honorarios

8.7.1 Ficha del subproceso de pago de Honorarios

Subproceso:

Honorarios


CGAF-DATH-H.4.3.7

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.

DISPARADOR:

Nueva contratación de personal que ingresa pasado el primer día laboral del mes

ENTRADAS:

Contratos de nuevo personal firmados

Certificación presupuestaria



Receptar ingreso de personal pasado el segundo día laboral del mes

Generar reforma de ingreso al distributivo en el sistema SPRYN

Generar nómina de honorarios


Documentación para pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.




8.7.2 Controles del subproceso de pago de Honorarios

ARTÍCULO NORMATIVA

108 LOSEP



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.7.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Honorarios



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.7.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Honorarios

8.7.5.- Indicadores de gestión de pago de Honorarios





1 Pago de Honorarios

(Número de honorarios pagados/Número de Funcionarios o servidores que ingresan a mediados de mes) X 100


Novedades mensuales de ingresos de personal

Semestral


1

Receptar ingreso

de personal

pasado el

segundo día

laboral del mes

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano

revisará que en el memorando de

ingreso conste la certificación

presupuestaría.

Memorando en

el cual se

revisará los

movimientos de

personal

2

Generar reforma

de ingreso al

distributivo en el

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano

Con la certificación presupuestaría el analista

de talento humano genera la reforma en el

distributivo

3

Revisar reforma

en el sistema

SPRYN

Analista

Financiera

Revisar y validar la información en el sistema

SPRYN

4 Generar nómina

de honorarios

Analista de

Talento

Humano

Una vez revisada la información se procede a

generar la nómina de honorarios

5 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano


analista de talento humano procede a

generar el CUR de pago en el sistema SPRYN

6 Solicitar pago

Director de

Talento

Humano




Memorando de

solicitud de pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.8 Subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones

8.8.1. Ficha del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones

Subproceso:

Encargos y Subrogaciones


CGAF-DATH-H.4.3.8

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.

DISPARADOR:

Salida, vacaciones, permisos de nivel jerárquico superior

ENTRADAS:

Acción de personal de encargo o subrogación.


Revisar cuadro de novedades de personal

Determinar el Número de funcionarios que han subrogado o tienen encargo


Documentación aprobada y revisada para solicitar el pago a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.




8.8.2 Controles del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones

ARTÍCULO NORMATIVA

126 y 127 LOSEP



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.8.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.8.4 Matriz aclaratoria del subproceso de pago de Encargos y Subrogaciones


1

Revisar cuadro de novedades de personal

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano revisa

los encargos o subrogaciones

mensuales

Memorando en

donde se revisa

los movimiento

de personal

2

Determinar el

Número de

funcionarios que

han subrogado o

tienen encargo

Analista de

Talento

Humano

Se procede a revisar la acción de personal en

donde deberán constar las subrogaciones y

encargos que se han dispuesto en el mes.

3 Calcular el valor a

pagar

Analista de

Talento

Humano

Con la acción de personal se procede a calcular

los valores a pagar al funcionario.

4 Ingresar valores al

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano ingresa los

valores a apagar en el sistema SPRYN

5 Generar nómina

Analista de

Talento

Humano


SPRYN se genera la nómina

Nómina

generada en el

sistema

6 Imprimir roles de

pago

Analista de

Talento

Humano



7

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando

solicitando la

certificación

presupuestaría

8 Emitir certificación

presupuestaria

Analista

Financiero



presupuestaría

Memorando

emitiendo la

certificación

presupuestaría

9 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano




10 Solicitar pago

Analista de

Talento

Humano




Memorando de

solicitud de

pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.8.5.- Indicadores de gestión de pago de Encargos y Subrogaciones



Fuente de la

Medición


1 Pago de Encargos

(Número de encargos pagados/Número de funcionarios y servidores encargados) X 100

Porcentaje Dirección de Talento Humano

Quipux y acciones de personal

Semestral

2 Pago de Subrogaciones

(Número de subrogaciones pagadas/Número de funcionarios y servidores subrogantes)x100

Porcentaje Dirección de Talento Humano

Quipux y acciones de persona

Semestral



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.9. Subproceso de pago de Gastos por Residencia

8.9.1 Ficha del subproceso de pago de Gastos por Residencia

Subproceso:

Gastos por Residencia


CGAF-DATH-H.4.3.9

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.

DISPARADOR:

Ingreso de personal que no reside en la misma ciudad que labora

ENTRADAS:

Declaración juramentada del lugar de residencia

Autorización de la autoridad nominadora para el pago de gastos por residencia


Solicitar pago de gastos por residencia

Notificar la entrega de documentos de comprobación del lugar de residencia al funcionario


Documentación para pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.


Director (a) Administrativo de Talento Humano


8.9.2 Controles del subproceso de pago de Gatos por Residencia

ARTÍCULO NORMATIVA

124 LOSEP, art, 124



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.9.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Gastos por Residencia



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.9.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Gastos por Residencia


1

Solicitar

autorización

para el pago de

gastos por

residencia

Analista de

Talento

Humano

El funcionario hará la solicitud de pago de

gastos por residencia a la máxima

autoridad

Memorando de

solicitud de pago

de gastos por

residencia

2 Revisar la

solicitud

Analista de

Talento

Humano

Una vez aprobada la solicitud por la

máxima autoridad el analista de talento

humano procede a revisar la solicitud

3

Notificar la

entrega de

documentos de

comprobación

del lugar de

residencia al

funcionario

Analista de

Talento

Humano

Notificar la entrega de documentos de

comprobación del lugar de residencia al

funcionario

4

Verificar

físicamente el

lugar de

residencia

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano debe verificar

físicamente el lugar de residencia del

funcionario

5

Solicitar

certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando de

solicitud de

certificación

presupuestaría

6

Emitir la

certificación

presupuestaría

Analista

Financiero

La Dirección Financiera revisa el

Memorando y documentación adjunta y

emite la certificación presupuestaría

Memorando

emitiendo la

certificación

presupuestaría

7 Generar CUR de

pago

Analista de

Talento

Humano

Con la certificación presupuestaría recibida

el analista de talento humano procede a

generar el CUR de pago en el sistema

SPRYN

8 Solicitar pago

Director de

Talento

Humano




Memorando de

solicitud de pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.9.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Gastos por Residencia





1 Pago de Gastos por Residencia

(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios que solicitan el pago de gastos por residencia) X 100


Quipux Semestral



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.10 Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo

8.10.1 Ficha del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo

Subproceso:

Décimo Tercer y Cuarto Sueldo


CGAF-DATH-H.4.3.10

Descripción:

PROPÓSITO:

Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.

DISPARADOR:

Fechas de pago que estipula la ley

ENTRADAS:

Fecha de contratación o ingreso de personal


Revisar el cuadro de novedades de personal

Generar nómina de los décimos mensualizados


Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.


Director (a) Administrativo de Talento Humano


8.10.2 Controles del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo

ARTÍCULO NORMATIVA

97, 98 LOSEP pago anual

21, 22, 60, 61 Ley Orgánica de Justicia Laboral

111,113 Código de Trabajo



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.10.3 Diagrama de flujo del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.10.4 Matriz aclaratoria subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto Sueldo


1

Revisar el

cuadro de

novedades de

personal

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano revisará el

memorando de cuadro de novedades de

personal tomando en cuenta los ingresos,

salidas y aumento o disminución de

remuneración de personal que labora en la

institución.

Memorando de

cuadro de

novedades de

personal

2

Revisar el

formulario en

donde se

parametriza el

cobro del

funcionario

Analista de

Talento

Humano

El analista de talento humano procede a

revisar el formulario de forma de pago de los

décimos en el cual parametrizará el cobro de

los décimos en el sistema SPRYN.

3

Ingresar

información en

el sistema

SPRYN

Analista de

Talento

Humano

Una vez parametrizado el cobro mensual del

funcionario, servidor y trabajador se procede a

ingresar la información en el sistema SPRYN

4

Generar

nómina de los

décimos

mensualizados

Analista de

Talento

Humano

Con la información ingresada en el sistema

SPRYN se procede a generar la nómina

Nómina de

décimos

mensualizados

5 Imprimir roles

de pago

Analista de

Talento

Humano



6

Solicitar

Certificación

presupuestaría

Analista de

Talento

Humano




Financiera

Memorando de

solicitud de

certificación

presupuestaría

7 Certificación

Presupuestaría

Director

Financiero



presupuestaría

Memorando

emitiendo la

certificación

presupuestaría

8 Generar CUR

de pago

Analista de

Talento

Humano




9 Solicitar pago

Analista de

Talento

Humano




Memorando de

solicitud de

pago



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

10

Determinar el

pago

acumulado

Analista de

Talento

Humano

Una vez parametrizada la forma de cobro

acumulado del funcionario, servidor y

trabajador se procede a ingresar al sistema

SPRYN

11

Determinar en

base a la

nómina los

valores

acumulados en

el período de

pago

Analista de

Talento

Humano

¿Si el pago es Décimo Tercer Sueldo?


calcular los valores acumulados en el período

de pago.

12

Determinar en

base a la

nómina el

número de

meses y días a

pagar

Analista de

Talento

Humano

¿Si el pago es Décimo Cuarto Sueldo?


calcular en base a nómina el número de meses

y días a pagar al funcionario.

13

Ingresar la

información

calculada en

nómina en el

sistema SPRYN

Analista de

Talento

Humano


calcular la información del valor a pagar del

Décimo Tercer y Cuarto Sueldo, procede a

ingresarla al sistema SPRYN

14

Generar

nómina del

Décimo Tercer

y Décimo y

Cuarto Sueldo

Analista de

Talento

Humano

Una vez ingresada la información al sistema

SPRYN se procede a generar la nómina del

Décimo Tercer y Cuarto Sueldo y el proceso

sigue su curso al punto 5 hasta el punto 9.

Nómina de

décimos

acumulados



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

8.10.5.- Indicadores de gestión del subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto

Sueldo



Fuente de la

Medición


1 Pago de Décimo Tercer Sueldo mensualizado

(Número de funcionarios pagados/Número de funcionarios de la Institución)*100


Roles de Pago

Semestral

2 Pago de Décimo Cuarto Sueldo mensualizado



Roles de Pago

Semestral

3 Pago de Décimo Tercer Sueldo acumulado



Roles de Pago

Semestral

4 Pago de Décimo Cuarto Sueldo acumulado



Roles de Pago

Semestral



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.- Anexos

9.1 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Horas Extras.

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 31/05/2016

CÓDIGO: H.4.4

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Héctor Salazar

Fecha: 31/05/2016

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

Dirección de Administración de Talento Humano Memorando con la solicitud para laborar horas extras

LOSEP art, 114

Aprobado por: Ing. Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez

Memorando de solicitud de pago revisada y aprobada

por el analista de talento humano para proceder con la

continuidad del subproceso de pago en la Dirección

Financiera

DENOMINACIÓN

Fecha:

Semestral

Código de trabajo art, 55

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Pago de hora extraPago de horas extras/Solicitudes de pago de horas

extras

Memorando de emisión de la certificación presupuestaría

Memorando de soliciud de pago

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

El proceso inicia con la solicitud para laborar fuera del horario normal de trabajo a la máxima autoridad, hasta poder calcular y pagar los valores de horas

extras.

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Planificación mensual para laborar horas extras de la unidad requirente

Código

ENTRADAS

Servidores y trabajadores del MIDUVI


PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Jaime Dominguez

Sistema de Finanzas

Hardware de la Institución

Analista Financiero Software de la institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERAGestión interna de remuneración y nómina

Horas Extra

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Pagar a los servidores y trabajadores las horas laboradas fuera de la jornada normal de trabajo

CLIENTES

Dirección de Talento Humano

Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 31/05/2016

Director de Talento Humano

Director Financiero

Director Area Requiriente

REGISTROS

Memorando de solicitud de la certificación presupuestaría

Sistema del IESS

Memorando de requerimiento del pago de horas extras

PROVEEDORES


80%

INDICADOR No. 2

80%



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.2 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Liquidaciones


FECHA: 31/05/2016

CÓDIGO: H.4.7

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Externo



(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 31/05/2016

LINEA BASE

META



Dirección Administrativa de Talento Humano Terminación de contrato, Acciones de personal,


Reglmaneto a la LOSEP, art, 102, 110, 111

Aprobado por: Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gómez

Documentación revisada, validada para que la dirección

financiera continúe con el pago de la l iquidación.

DENOMINACIÓN

Fecha:


Pgo de liquidación Liquidaciones pagadas/liquidaciones solicitadas

Memorando de emisión de Certificación Presupuestaría

Memorando donde se adjunta el CUR de pago



El proceso inicia con la desvinculación del personal que labora en la institución hasta pagar la l iquidación de haberes a la que tiene derecho


DISPARADOR

Desvinculación de personal de la institución

Código

ENTRADAS

Ex servidores de la institución



Iris Cuesta, Jaime Domínguez

Sistemas de Finanzas


Analista Financiero Software de la institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Liquidaciones

RECURSOS


Pagar a todo ex servidor la l iquidación de haberes a la que tiene derecho

CLIENTES


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 31/05/2016


Director Financiero

REGISTROS

Memorando de solicitud de Certificación PresupuestaríaMemorando de Renuncia

PROVEEDORES

Quipus

INDICADOR No. 2

90%



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.3 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Subsidios


FECHA: 31/05/2016

CÓDIGO: H.4.6

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 31/05/216

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%

Director Financiero


REGISTROS

Nómina de subsidiosMemorando de solicitud de certificación presupuestaría


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 31/05/2016

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Subsidios

RECURSOS


Pagar a los trabajadores amparados bajo el código de trabajo los rubros que tienen contemplados en su contratación colectiva.

CLIENTES

Trabajadores amparados bajo el código de trabajo



Jaime Domínguez



Analista de la Dirección Financiera Software de la institución

Procesos Adjetivos

INDICADORES



El proceso inicia con la revisión del reporte del biométrico, número de cargas familiares y número de años de antiguedad de los trabajadores de la institución

hasta solicitar su respectivo pago de acuerdo con sus derechos contemplados en la contratación colectiva


DISPARADOR

Contrato colectivo

Código

ENTRADAS

Fecha:



Pago de subsidios Número de trabajadores pagados

Memorando de solicitud de pago

Dirección Administrativa de Talento HumanoNómina del personal que se acoge al contrato colectivo,

Reporte biométrico, Numero de cargas familiares y años

de antigüedad.




DENOMINACIÓN



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.4 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Remuneraciones y

Salarios


FECHA: 01/06/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 1/06/2016

LINEA BASE

META



Dirección Administrativa de Talento HumanoDistributivo de personal, Planillas y préstamos

solicitados al IESS, Anticipos de sueldo

LOSEP, art 23 literal b)


Aprobado por: Romina AndradeRevisado por: Ing. Silvia Gomez

Memorando mensual de solicitud de pago de

remuneraciones y salarios.

DENOMINACIÓN

Fecha:

Código de Trabajo, art 281


Pago de Remuneraciones y SalariosFuncionarios, servidores y trabajadores

pagados/Funcionarios, servidores y trabajadores de la

institución

Memorando solicitando la certificación presupuestaría

Memorando emitiendo la certificación presupuestaría



El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta cumplir con su respectivo pago de acuerdo con sus derechos

contemplados en las leyes que los rigen.


DISPARADOR

Fin de mes, Pagos de los beneficios de ley

Código

ENTRADAS

Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución



Jaime Dominguez




Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Pago de Remuneraciones y Salarios

RECURSOS


Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus remuneraciones contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.

CLIENTES


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 1/06/2016


Director Financiero

REGISTROS

Nómina generada en el sistema SPRYN

Sistema del IESS

Planilla de présatmos

PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.5 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Fondos de Reserva


FECHA: 31/05/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 31/05/2016

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%


Director Financiero

REGISTROS

Memorando de Solicitud de Certificación Presupuestaría

Sistema del IESS

Nómina de Fondos de Reserva


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 31/05/2016

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Fondos de Reserva

RECURSOS


Pagar a los funcionarios, servidores y trabajadores los fondos de reserva una vez que cumplan el tiempo estipulado por la ley.

CLIENTES

Funcionarios, servidores y trabajadores



Jaime Domínguez




Procesos Adjetivos

INDICADORES



El proceso inicia con generar la planilla IESS, de los funcionarios, servidores y trabajadores que tienen derecho al cobro de los fondos de reserva hasta

generar la solicitud de pago


DISPARADOR

Código

ENTRADAS

Fecha:

Código de trabajo, art, 211


Pago de Fondos de reservaNúmero de Funcionarios, servidores y trabajadores

pagados/ Número de Funcionarios, servidores y

Memorando de emisión de la certificación presupuestaría

Memorando de solicitud de Pago

Dirección Administrativa de Talento Humano Planilla de calificación de derechos de fondos de

LOSEP, art, 99

Aprobado por: Romina Andrade Revisado por: Ing. Silvia Gómez

Pago mensual de los fondos de reserva

DENOMINACIÓN



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.6 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Jubilaciones Patronales


FECHA: 01/06/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Externo



(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 01/06/2016

LINEA BASE

META



Dirección Administrativa de Talento HumanoActa de finiquito, Aviso de salida del IESS, Acción de

personal

Código de Trabajo art, 216 y 217


Documentación para pagar a los ex trabajadores

amparados bajo el código de trabajo el valor de su

jubilación patronal.

DENOMINACIÓN

Fecha:


Pago de JubilacionesTrabajadores pagados/ Número de trabajadores que

cumplen los requisitos para el pago de la jubilación

Memorando emitiendo la certificación presupuestaríaMemorando solicitando el pago



El proceso inicia generando la nómina de jubilaciones en el sistema SPRYN a los trabajadores que cumplieron con los parámetros hasta llegar al cobro de la

jubilación patronal


DISPARADOR

Código

ENTRADAS

Trabajadores amparados bajo el código de trabajo



Jaime Domínguez




Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Jubilaciones

RECURSOS


Pagar a los ex trabajadores amparados bajo el código de trabajo el valor de su jubilación patronal.

CLIENTES


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 01/06/2016


Director Financiero

REGISTROS

Memorando solicitando la certificación presupuestaríaNómina del personal Jubilada

PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.7 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Honorarios


FECHA: 01/06/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 01/06/2016

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%


REGISTROS


Sistema del IESS

Memorando en el cual se revisará los movientos de personal


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 01/06/2016

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Honorarios

RECURSOS


Pagar a los Funcionarios y servidores que ingresan a mediados de mes su honorario proporcional por los días trabajados dentro de la institución.

CLIENTES

Funcionarios y Servidores de la institución



Jaime Domínguez




Procesos Adjetivos

INDICADORES



El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta determinar el pago correspondiente a los Funcionarios y servidores que

ingresaron a mediados de mes.


DISPARADOR

Nueva contratación de personal que ingresa pasado el primer día laboral del mes

Código

ENTRADAS

Fecha:


Pago de HonorariosNúmero de honorarios pagados/Número de

Funcionarios o servidores que ingresan a mediados de

Dirección Administrativa de Talento HumanoContratos de nuevo personal firmados, Certificación

presupuestaria, Acciones de personal

LOSEP, art, 108


Documentación para pagar a los Funcionarios y

servidores que ingresan a mediados de mes su honorario

proporcional por los días trabajados dentro de la

institución.

DENOMINACIÓN



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.8 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Encargos y

Subrogaciones


FECHA: 01/06/2016

CÓDIGO: H.4.6

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


01/06/2016

LINEA BASE

META



Dirección Administrativa de Talento Humano Acción de personal de encargo o subrogación.

LOSEP, art 126 y 127



Documentación aprobada y revisada para solicitar el

pago a los Funcionarios y servidores el encargo o

subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel

DENOMINACIÓN

Fecha:

Semestral


Pago de encargosNúmero de encargos pagados/Número de funcionarios

y servidores encargados





El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta poder calcular y pagar los valores proporcionales por los días de su

encargo o subrogación al puesto de nivel jerárquico superior.


Pago de subrogacionesNúmero de subrogaciones pagadas/Número de

funcionarios y servidores subrogantes.

DISPARADOR

Salida, vacaciones, permisos de nivel jerárquico superior

Código

ENTRADAS

Funcionarios y servidores de la institución



Jaime Domínguez

Sistemas del IESS



Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Pago de Encargos y Subrogaciones

RECURSOS


Pagar a los Funcionarios y servidores el encargo o subrogación de los días que ocupó el puesto de nivel jerárquico superior.

CLIENTES


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 01/06/2016

REGISTROS

Nómina generada en el sistema


Memorando en donde se revisa los movimiento de personal

PROVEEDORES


100%

INDICADOR No. 2

100%



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.9. Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Gastos por Residencia


FECHA: 01/06/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 01/06/2016

LINEA BASE

META



PROVEEDORES

INDICADOR No. 2

100%

Máxima Autoridad


Director Financiero

REGISTROS

Memorando de solicitud de certificación presupuestaríaMemorando de solicitud de pago de gastos por residencia


Semestral

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 01/06/2016

FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Gastos por Residencia

RECURSOS


Pagar a los funcionarios el monto aprobado por la ley, por el concepto de gastos por residencia.

CLIENTES

Funcionarios de la institución



Jaime Domínguez, Iris Cuesta




Procesos Adjetivos

INDICADORES



El proceso inicia con la solicitud de pago de gastos por residencia por parte del funcionario a la máxima autoridad hasta obtener el pago de acuerdo a la ley

que lo ampara


DISPARADOR

Ingreso de personal que no reside en la misma ciudad que labora

Código

ENTRADAS

Fecha:


Pago de gastos por residenciaNúmero de funcionarios pagados/Número de

funcionarios que solicitan el pago de gastos por



Dirección Administrativa de Talento Humano

Declaración juramentada del lugar de residencia,

Autorización de la autoridad nominadora para el pago

de gastos por residencia

LOSEP, art, 124


Documentación para pagar a los funcionarios el monto

aprobado por la ley, por el concepto de gastos por

residencia.

DENOMINACIÓN



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.



3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

9.10 Ficha técnica y diagrama del Subproceso de pago de Décimo Tercer y Cuarto

Sueldo


FECHA: 02/06/2016

CÓDIGO: H.4.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios




(DIAS)


CERTIFICACIÓN


Fecha: 02/06/2016

INDICADOR No. 1 INDICADOR No. 2 INDICADOR No. 3 INDICADOR No. 4

LINEA BASE

META 80% 80% 80% 80%

RESPONSABLE DE MEDICIÓNDirección de Talento

HumanoDirección de Talento Humano

Dirección de

Talento HumanoDirección de Talento Humano

FRECUENCIA DE CALCULO Semestral Semestral Semestral SemestralFUENTE PARA CALCULO

PROVEEDORES

CLIENTES

(LOSEP, art 97, 98 pago anual),(Ley Orgánica de Justicia Laboral, art, 21, 22, 60, 61)

NO

0 (según GPR)



Fecha: 02/06/2016


Director Financiero

Procesos Adjetivos

INDICADORES

Aprobado por: Romina Andrade

REGISTROS


FICHA DE PROCESO /

SUBPROCESO


Pago de Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo

RECURSOS


Pagar a los Funcionarios, servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y Código de Trabajo.



El proceso inicia con la revisión del memorando de movimientos de personal hasta cumplir con su respectivo pago de acuerdo con sus derechos

contemplados en las leyes que los rigen.


DISPARADOR

Fechas de pago que estipula la ley

Código

ENTRADAS

Dirección Administrativa de Talento Humano Fecha de contratación o ingreso de personal

Sistema del IESS

Jaime Domínguez

Nómina generada en el sistema SPRYN de los décimos mensualizadosMemorando de movimientos de personal

Revisado por: Ing. Silvia Gómez

Documentación y cálculo para pagar a los Funcionarios,

servidores y trabajadores sus Décimos Terceros y

Décimos Cuartos sueldos, contempladas en la LOSEP y

Código de Trabajo.

DENOMINACIÓN

Código de Trabajo, art 111,113

Fecha:

Funcionarios, servidores y trabajadores de la institución




Nómina generada en el sistema SPRYN de los décimos acumulados




Pago de Décimo Tercer Sueldo mensualizado

Pago de Décimo Cuarto Sueldo mensualizado

Pago de Décimo Tercer Sueldo acumulado

Pago de Décimo Cuarto Sueldo acumulado

(Número de funcionarios pagados/Número de






3223210101121111110107

0


MIDUVI, 2016.

Coordinación General de Gestión...

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