EL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

EN QUÉ CONSISTE?

CÓMO OPERA O DÓNDE ACTÚA?

CÓMO ESTÁ ESTRUCTURADO?

CÓMO SE PUEDE APLICAR?

QUÉ HERRAMIENTA O TÉCNICAS PUEDE USAR?

CONTROL

*CÓMO VERIFICAR LOS RESULTADOS QUE SE ESTÁN OBTENIENDO CON LOS PLANIFICADOS?

*CÓMO CONTROLAR LOS PROGRESOS Y PLAZOS SEÑALADOS?

*CÓMO RECOGER DATOS QUE PERMITAN EFECTUAR ACCIONES CORRECTIVAS?

*CÓMO AJUSTAR EL PLAN A LA LUZ DE LOS RESULTADOS DEL CONTROL?

DEFINICIONES

CONTROL ES AQUEL PROCESO ADMINISTRATIVO QUE TIENE COMO PROPÓSITO EVALUAR Y CORREGIR DESEMPEÑOS EN FUNCION DE ASEGURAR OBJETIVOS Y PLANES DE UNA EMPRESA.

EL CONTROL ES UN PROCESO NORMAL Y PERMANENTE DE VERIFICAR SI TODO OCURRE CONFORME AL PLAN ADÓPTADO.

EL CONTROL ES UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ESENCIAL, QUE ACTUA A TODO NIVEL EN UNA EMPRESA, INTERRELACIONANDO PROPÓSITO Y OBJETIVO CON ACCIONES Y RESULTADOS.

UNA DEFINICIÓN MÁS COMPLETA

CONTROL:

“CONTROL DIRECTIVO ES AQUEL CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS O NO, QUE NOS PERMITE AUMENTAR EL NUMERO DE PROBABILIDADES DE QUE EL PLAN (OBJETIVOS) CONINCIDA O SE APROXIME A LOS LOGROS, HACIENDO A SU VEZ, POSIBLE DELEGAR AUTORIDAD CONSERVANDO LA RESPONSABILIDAD.”

DEFINICIÓN AJUSTADA A LA REALIDAD DE HOY

CONTROL ANTICIPADO Y NO BUROCRÁTICO

ALGUNAS CARACTERISTICAS NUEVAS Y ESENCIALES DEL CONTROL

EL CONTROL ES UN ARMA FUNDAMENTAL, QUE NOS DEBE AYUDAR A PERCIBIR EL CAMBIO (EPOCA DE CAMBIO ACELERADO Y REACCIONAR FRENTE AL MISMO)

EL CONTROL DEBE ADAPTARSE A LAS NECESIDADES DEL MOMENTO Y, SIN RELEGAR LA INFORMACIÓN DEL PASADO, DEBE SABER OFRECER LA OPORTUNIDAD DE ANALIZAR EL FUTURO.

EL CONTROL EFECTIVO DEBE TENDER HACIA UNA DESCENTRALIZACIÓN (PUNTO DE RESPONSABILIDADES)

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE CONTROL

BASES:

a) Que es lo que la empresa pretende (objetivos claros – precisos – completos)

b) Cuál es la forma de estructuración orgánica (estructura organizacional, coherente, integrada, representativa)

Medición de desviaciones

Fijación de responsabilidades en cuanto a desviaciones y correcciones.

CONTROL DE GESTIÓN

TEMA : ESTRUCTURA PARA EL CONTROL DE GESTIÓN

CUÁL ES LA ESTRUCTURA QUE VA A SER DEFINIDA PARA EL CONTROL DE GESTIÓN?

CUÁLES SON LOS CENTROS DE RESPONSABILIDAD QUE VAN A CONOCERSE?

QUÉ UNIDADES VAN A DEFINIRSE COMO CENTROS DE COSTOS?

CUÁLES SON LOS PRINCIPALES SERVICIOS QUE PRESENTAN ESTAS UNIDADES ENTRE SI?

CUÁLES SON LOS PRECIOS DE TRANSFERENCIA QUE DEBEN DEFINIRSE?

CON QUÉ CRITERIO SE VAN A FIJAR ESTOS PRECIOS?

EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETRO-ALIMENTACIÓN

INSUMOPROCESO DE

OPERACIONDESVIACIONES PRODUCTO

(META)

RETROALIMENTACIÓ

Acción correcta

•TRABAJO

•CAPITAL

•TECNOLOGIA

•PLANES

•OTROS

CONSIDERACIONES DE ORDEN GENERAL

SISTEMA DE CONTROL

•Tiempo de respuesta (estático dinámico)

•Orientación futura del sistema (pronósticos cuidadosos)

•Asociación adecuada de planes y puestos (estructura organizacional)

•Conocimiento de los individuos y sus personalidades

•Relación de eficiencia y eficacia

•Control objetivo versus normas objetivas

•Control subjetivo versus calidad de los individuos

•Flexibilidad como norma general (ejs. Ptto.)

•Relación costo/beneficio del control y su efectividad

NECESIDADES DE CONTROL

FACTORES QUE INCIDEN:

1. OBJETIVO DE LAS PERSONAS Y LAS ORGANIZACIONES POR LO GENERAL SON DIFERENTES.

2. EXISTEN PERIODOS DE ESPERA O INCERTIDUMBRE ENTRE FIJACIÓN INICIAL DE OBJETIVOS Y RESULTADOS FINALES ALCANZADOS.

SIN CONTROL

ACTIVIDADES NO DIRIGIDAS

CARENCIA DECOORDINACIÓN

(EFECTOS)

CLASIFICACIÓN DE CONTROL

CONTROL

ORGANIZACIONAL

OPERACIONAL

POLITICAS

CONTROL ORGANIZACIONAL

EVALUA:

ACTUACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN O PARTE SIGNIFICATIVA DE ELLA.

A TRAVÉS DE ESTANDARES DE MEDICIÓN:

•RENTABILIDAD

•PATRIMONIO (ÍNDICES)

•CRECIMIENTO VENTAS

•PROCESOS

CONTROLES OPERACIONAL

EVALUAN:

ACTUACIONES COTIDIANAS

VARIACIONES DE LOS ESTÁNDARES Y MEDIDAS CORRECTIVAS

Comentario :

CONTROL DE OPERACIONES

“EL ÉXITO DE UNA EMPRESA DEPENDE EN GRAN PARTE, DE SU CAPACIDAD PARA PRODUCTIR BIENES Y SERVICIOS CON EFICIENCIA Y EFICACIA”

“LAS TÉCNICAS DE CONTROL DE OPERACIONES TIENEN LA FINALIDAD DE EVALUAR EL GRADO DE EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS DE TRANSFORMACIÓN O PRODUCCIÓN”

OPORTUNIDAD DE CONTROL

1. CONTROL PREDICTIVO (ANTES)

2. CONTROL SOBRE LA MARCHA (DURANTE)

3. CONTROL HISTÓRICO (DESPUÉS)

CONTROL PREDICTIVO (ANTES)

1. IDENTIFICAR LOS PROBLEMAS ANTES DE QUE OCURRAN

2. USO PERMANENTE DE HERRAMIENTAS PROSPECTIVAS (ESTUDIOS E INVESTIGACIONES)

CONTROL SOBRE LA MARCHA (DURANTE)

1. CONECCIONES DE VARIACIONES O ESTANDARES, DE INMEDIATO

2. REQUIERE DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN O CONTROLES EN TIEMPO REAL

CONTROLES HISTÓRICOS

1. ENTREGA RESULTADOS CON POSTERIORIDAD A LOS HECHOS

2. MIDE GRADO DE CUMPLIMIENTO O SATISFACCIÓN DE OBJETIVOS

CONTROL DE GESTIÓN

(REQUISITOS PREVIOS)

ANTES DE COMENZAR A DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DEBE CONTARSE CON UNA DEFINICIÓN, AUNQUE SEA TENTATIVA, DE LA ESTRATEGIA Y DE LA CORRESPONDIENTE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA BÁSICA.

ESTRATEGIA

ESTRUCTURA

CONTROL DE GESTIÓN

TRAMO DE CONTROL

“LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SIRVE COMO BASE DE AGRUPACIÓN”

¿CÓMO SE INCLUIRAN ESTAS PERSONAS EN CADA UNIDAD O DEPARTAMENTO?

“LA RESPUESTA DEPENDERA DEL TRAMO DE CONTROL”

“NUMERO DE PERSONAS QUE PUEDE SUPERVISAR EN FORMA EFICAZ UN EJECUTIVO O GERENTE”

TRAMO DE CONTROL

TRAMO OPTIMO

AMPLIOS

REDUCIDOS

FACTORES QUE DETERMINAN EL TRAMO DE CONTROL

•SIMILITUD DE FUNCIONES

•CERCANIAS GEOGRÁFICAS

•COMPLEJIDAD DE FUNCIONES

•DIRECCIÓN Y CONTROL

•COORDINACIÓN (MECANISMO)

•PLANEACIÓN

“LA DETERMINACIÓN DEL TRAMO DE CONTROL CONDICIONA MUCHAS VECES EL FENÓMENO DE LA DESCENTRALIZACIÓN ALUDIDO EN EL PROCESO DE DISEÑO ESTRUCTURAL”

“CONTROL”

(Materia a Reflexionar)

“Un área gravitante de atención de los Administradores del Futuro es la importancia tanto de medir en forma objetiva el desempeño de sus colaboradores como de recompensar el buen desempeño, imponer sanciones por una mala operación y ejercer acciones correctivas cuando sea necesaria”.

Lo anterior obligará a:

•Establecer medidas de desempeño (standard)

•Resultados verificables

•Habilidades de las personas

PROCESO DE CONTROL (SISTEMA)

(TECNICAS TRADICIONALES)

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

(CRITERIOS MÍNIMOS)

MEDICIÓN DE DESEMPEÑOSCONTRA ESTANDARES(VISION ESTRATEGICA)

CORRECIÓN DE DESVIACIONES(PARTE IMPORTANTE)

TECNICAS TRADICIONALES DE CONTROL

PRESUPUESTO•Formulación de necesidades•Ejecución Presupuestaria•Balance presupuestario

AUDITORIA FINANCIERA OPERACIONAL•Revisión de cuentas•Evaluación de Mecanismo de Control Interno•Apreciación de Operaciones•Comparación de Saldos Reales•Refrendaciones, indagaciones, etc.

OBSERVACIÓN PERSONAL•Mediciones en el terreno (seres humanos)•Otros.

CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE CONTROL DE GESTIÓN

SEGUIMIENTO ACTIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS Y OPERACIONALES DE LA INSTITUCION

NO CORRESPONDE TAN SOLO A ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN, TAMBIÉN CONSIDERA EL MANEJO (DIRECCIONAMIENTO) DE LA EMPRESA, DURANTE EL AÑO EN CURSO.

REQUIERE DE UN SISTEMA ELABORADO DE MEDICIONES Y EVALUACIONES QUE NORMALMENTE CORRESPONDE A LA CONTABILIDAD, QUE ES UNA DE LAS FORMAS QUE ADOPTA LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN.

PROPONE INDIRECTAMENTE REGLAS DE COMPORTAMIENTO A LOS INDIVIDUOS A TRAVES DE INCENTIVOS Y ESQUEMAS DE COMPENSACION, QUE FAVORECEN UNOS OBJETIVOS SOBRE OTROS.

LO QUE SE PRETENDE CONSEGUIR ES QUE LAS MOTIVACIONES QUE EL INDIVIDUO TIENE PARA SATISFACER SUS PROPIAS NECESIDADES SEAN SUFICIENTES PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. (CONGRUENCIA ENTRE FINALIDADES DEL INDIVIDUO Y DE LA ORGANIZACIÓN)

PRINCIPIOS DE CONTROL

1. Principios sobre el propósito del control

2. Principio del control oportuno y moderno

3. Principio de la Responsabilidad por el control

4. El principio de la eficiencia de los controles

5. El principio del Control alternativo o indirecto

6. El principio de la reflexión de los planes.

7. El principio de una adecuada organización

8. El principio de los estándares

9. El principio del control en puntos críticos

10. El principio de la excepción

11. El principio de la flexibilidad

12. El principio de la acción

SISTEMA CONTROL EFICAZ /DECÁLOGO A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS)

1. Información (dónde están con respecto al plan)

2. Información exacta con respecto de objetivos (dónde deberían estar)

3. Información exacta respecto a los planes que deben conducirle al objetivo

4. Información precisa con respecto a plazos (para alcanzar objetivos)

5. Cuál es el grado de participación que corresponde (a unos y a otros)

6. Qué autoridad asume responsabilidad

7. Información clara respecto a medios que se dispone (medir/objetivos)

8. Información exacta y cuantificable respecto a táctica y estrategias (en pro de objetivos)

9. Información sobre procedimientos de control y mediciones de logros obtenidos

10. Información anticipada relativa a la ayuda que se puede recibir (superiores)