Universidad San Carlos de GuatemalaFacultad de humanidadesDepartamento de pedagogía Curso: Organización y Gestion Educativa Maria del Rosario Espinoza

DOCUMENTOS DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

Karla Lucía Pineda Alvarado201243462

Guatemala 10 de noviembre de 2015

INTRODUCCION

 Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en las materias que tratan

 La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país. En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no sólo se pueden enviar documentos si no también paquetes ahorrando tiempo.

Dicho contenido presenta información importante acerca de la correspondencia, actas  y como debe de elaborarse , el cual es un valioso instrumento en el ámbito administrativol.

CORRESPONDENCIA OFICIAL

       Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en

los servicios del Estado y sus organismos auxiliares. Por competer a

la administración del Estado, deben ser mesurados en su contenido y claros en

las materias que tratan.

       En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al

tratamiento especial que se le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la

comunicación.

       La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la

autoridad superior del país.

       Se clasifican en 3 Grupos:

1. Comunicación oficial a. El oficio

 Constituye la comunicación más importante, tanto por su

gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas

o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes

de servicio, sección, departamentos, etc.

           La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3

tipos : El Ordinario, El Reservado y El Secreto.

            El oficio ordinario es el más utilizado en la administración pública.

EJEMPLO:Departamento Provincial de Educación

Curicó                                                                                             

                                                                                                      ORD.

Nº 02232

                                                                                                      ANT.: Oficio

02229 / 01 de Octubre 2011

MAT.: Postergación clases Cuartos Medios

Curicó, 24 de Octubre 2011

En conjunto con el Ministerio de Educación tengo el agrado de comunicarle

a usted que la Prueba de Selección Universitaria (PSU) se retrasará por los

siguientes motivos:

1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de

estos, en estos últimos meses el Consejo de Rectores ha decidido postergar la

PSU.

2.- Fue acordado en una sesión extraordinaria, por el Consejo de

Rectores se decidió este jueves 06 de Octubre aplazar en dos semanas la

fecha de rendición de la prueba así lo informo el Vicepresidente Víctor Pérez de

Comité Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH).

3.- También la decisión se adoptó debido a que un tercio de los locales

de rendición-Colegios y Universidades-no estaban disponibles para recibir a los

estudiantes producto a la recalendarización de las actividades académicas,

información dada por el DEMRE.

4.- De este modo, la aplicación de esta prueba  se efectuará el lunes 12

y martes 13 de Diciembre, el reconocimiento de salas quedará para el domingo

11 del mismo mes.

5.- Además las dos semanas de postergación les servirá de repaso,

estudio o de preparación para la Prueba de Selección universitaria.

6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso,

cifra que, según indico el rector Víctor Pérez, presentaba un 90% de los

inscritos del año pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se

alcanzara una cifra similar.

Sin otro particular, le saluda atentamente,

CARLOS AZOCAR CABELLO

JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL 

DE EDUCACIÓN CURICÓ

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b. La Circular: Es un documento oficial de uso frecuente en la administración pública.

Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a

varios destinatarios. Se redacta comúnmente en párrafos, claros y precisos. 

-EJEMPLOGobierno de chile

Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones

CIRCULAR N° 033

                                                                                                                      ANT: Oficio N° 5500

MAT: Daños ocasionados a

Transantiago

Santiago, 08 de Noviembre 2011

De: Pedro Pablo Errázuriz

Ministro de Transporte y Telecomunicaciones

A: Según distribución

                Debido al accidente ocurrido el día de ayer en un bus del Transantiago donde se dio muerte a dos menores de edad producto a una balacera, puedo señalar las siguientes medidas:

                1.- se implementarán dos auxiliares por cada máquina del Transantiago los que serán capacitados para acudir en cualquier emergencia.

                2.- Trabajar en conjunto con los Carabineros de Chile implementando cámaras de seguridad las que estarán directamente enlazadas a la central de Carabineros.

                Saluda atentamente a usted.

                                                                                                                             Pedro Pablo Errázuriz

                                                                                                                            Ministro de Transporte y

                                                                                                                             Telecomunicaciones

PPE/cev

Destinatarios:

-          Dirigente del Transantiago

-          Jefes de  Dpto. Del Transantiago

-          Todo Personal

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c. El Memorándum:

      Es una comunicación de uso frecuente, Tiene una circulación interna. Lo

emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para medir o enviar

documentos, o bien, solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe

ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea innecesario.

             Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en

blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel

medio oficio o más pequeño.

-EJEMPLO:

Hospital San Juan de Dios

Curicó

MEMORÁNDUM Nº 033

08/11/2011

DE: Director de Hospital base San Juan de Dios       Juan Manuel Bustamante ArceA: Secretaria Administrativa      Marlen Vargas Morales

                Solicito a usted el envío del informe correspondiente a las atenciones de urgencia del presente mes detallando cada una de estas a más tardar el día 15 del presente.

Director Hospital San Juan de DiosJuan Manuel Bustamante Arce

JBA/cev

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2.- DOCUMENTOS OFICIALESa. El Certificado:

      Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le

consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por  lo

cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una

autoridad para que tenga validez.

-EJEMPLO:

Municipalidad

Río ClaroDepartamento de Administración y Finanzas

VDC/clm

CERTIFICADO Nº 05

            Valeria Díaz Campos, Jefa del Departamento de Administración y Finanzas de la Ilustre Municipalidad de Rio Claro, Certifica que el señor Luis Andrés Escudero Mejias, realizó su práctica intermedia en dicho departamento, cumpliendo 180hrs. Cronológicas.

            Durante su permanencia en dicha institución el  Señor Escudero Mejias se desempeñó de una eficaz manera realizando las siguientes actividades:

-          Redacta Documento-          Archiva Documento-          Recibe Documento

Se extiende dicho documento para ser presentado en el colegio politécnico San José.

Curicó, 08 de Noviembre 2011

Valeria Díaz CamposJefa DepartamentoAdministración y Finanzas

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b. La Resolución      Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o

disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.

-EJEMPLO:

Resolución No. MINEPRO 250-2015

La dirección departamental de educación del progreso,, departamento de el

progreso .

CONSIDERANDO:

Que el expediente presentado por la señora MARIA ALEJANDRA PINEDA OLIVA, donde solicita que su hija MARIA VICTORIA SALAS PINEDA, se le conceda equivalencia de estudios correspondientes al primer grado de educación básica con orientación comercial, por el primer grado de educación básica o cultural general, al haber analizado dicha solicitud, establece que si es importante.

POR TANTO:

Con base en las facultades que le confiere el acuerdo gubernativo No. 165-96 de fechas 21 de abril del, 2014.

RESUELVE:

1. Autorizar las equivalencias a la alumna MARIA VICTORIA SALAS

PINEDA, de la forma siguiente

Primer grado d educación primer grado de educacionBásica con orientación comercial. Básica o cultura general

1. Idioma español por 1. Idioma español

2. Matemática por 2. matemática

3. Ciencia naturales por 3. Ciencia naturales

4. Ingle I por 4. Ingles I

5. Educación para el hogar por 5. educación para el hogar

6. Educación física por 6. educación física

7. Educación estética por 7.educación estética

a. Formación musical a. formación musical

b. Artes plásticas. b. Artes Plásticas

2. Pase a formar parte del expediente de estudios de la escuela de la

estudiante salas pineda, para trámite administrativo, a partir de la fecha.

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c. El Decreto

      Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las

mas altas autoridades del Estado, en que disponen en forma imperativa, en

cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer

nacional, regional, provincial o comunal.

-EJEMPLO:CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

DRECTO NO. 1458

EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

CONSIDERAJNDO:

Que es necesario completar la legislación social de Guatemala estableciendo, además del código de Trabajo de la ley Orgánica del instituto guatemalteco de seguridad social, una ley de servicio civil que permita la realización y desarrollo de los principios contenidos en los artículos 118, 119, 120, 121, y 122, de la Constitución Política de la República de Guatemala y que regule las relaciones de la administración pública con sus trabajadores.

CONSIDERANDO:

Que es urgente mejorar la administración pública estableciendo un sistema técnico armónico, dinámico y eficiente de la administración de personal a si servicio, para garantizar al país el desempeño económico y efectivo de albor institucional del gobierno, en beneficio de todos los sectores nacionales;

CONSIDERANDO:

Que los objetivos principales y principios de la ley de servicio civil deben ser: garantizar a la nación la eficiente operación de los servicios públicos, afirmar y proteger la dignidad de los trabajadores del Estado; remunerar el correcto desempeño de cada cargo público en forma justa y decorosa, establecer que a igual trabajo desempeñado en igual de condiciones eficiencia y antigüedad, corresponda igual salario, estabilizar el desempeño de los

distintos puestos de la Administración pública mediante la eliminación de factores de preferencia puramente personal de los respectivos nombramientos, ascensos y despidos; propiciar que la administración pública invierta sus recursos económicos en forma ordenada y cuidadosa en el pago de servicios personales, manteniendo estos gastos dentro del minino compatible con la necesidades del país; y en especial reconocer que la relación de trabajo de los empleados de Estado constituyen una función pública, cuyo acertado desempeño es fuente de deberes y derechos especiales;

CONSIDERANDO:

Que todo lo anterior es factible si se crea una institución especializada que aplique y administre esta reforma social y desarrollo progresivamente las técnicas que se requieren,

POR TANTO:

En uso de las facultades que le confiere el inciso 1º. del artículo 170 de la constitución política de la república de Guatemala en los artículos 120 y II transitorio, de la misma,

DECRETA:La siguiente:

LEY DE SERVICIO CIVILTítulo I

CAPITULO UNICODISPOSICIONES GENERALES

Articulo 1………………………………………………………………………………………….

Articulo 2………………………………………………………………………….etc.

Articulo X . VIGENCIA. El presente decreto entrara en vigor el día primero de enero de mil novecientos sesenta y nueva.

Pase al organismo ejecutivo para su publicación y cumplimiento.

Dado en el palacio del organismo legislativo, en la ciudad de Guatemala a los días del mes de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.

J. Gregorio Prem BetetaPresidente

Jorge Augusto VillatoroPrimer secretario

Germán Castañeda y Castañeda Cuarto secretario

Palacio Nacional: Guatemala, diez de mayo de mil novecientos sesenta y ocho.

Publíquese y cúmplase.-

Julio Cesar Méndez MontenegroPresidente de la República de Guatemala

El Ministro de Trabajo y Previsión José Luis de la Roca Santa Cruz

3.- DOCUMENTOS NOTARIALESa. Declaración Jurada

      Debe de efectuarse en una notaria pública. La mayoría de dichas entidades

dispone de un formato pre diseñado.

-EJEMPLO:Yo, Don Eustaquio Torres, mayor de edad, con DNI 303828282-C y

domicilio en la calle Mariners 21 de Villalobos…Declaro bajo juramento que:

El pasado día 2 de febrero del año 2012, me encontraba yo cuidando de mis ovejas cuando vi al señor don Lucio Colmenero adentrarse en la finca de Andrés López y robarle 3 gallinas pardas.

Y para que conste, lo firmo aquí abajo:

(Firma)Eustaquio Torres

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b. El Poder:

           Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.

          El poder puede ser:SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario

público. Se requiere sólo                  cédula de identidad.ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada

también ante un notario público.

-EJEMPLO:      

Notaria GonzálezMaipú 205Molina

PODER NOTARIAL

                Por medio del presente documento, el señor Luis Alberto Navarro Cruz, C.I. , 50 años, domiciliado en villa San Hilario Pasaje 2 nº 2220, Molina, autoriza a el señor Luis Sebastián Navarro Rojas C.I. 18.966.737-K, 16 años, domiciliado con misma dirección de su padre, para realizar labores de cosecha, selección y embalaje de cerezas en frutícola Tucfrut, Molina.

                Otorgado en Molina, a 15 de Noviembre de 2011

José Carvajal Rojas Luis Navarro Cruz

Notario Público Padre

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c. El Acta

Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta o en una reunión: que no conste en acta. Más en actas de un congreso. Certificación en que consta la elección de una persona para un cargo público o privado:acta de senador. Certificación oficial de un hecho:firmar actas. Va seguida generalmente de un complemento con la prep. de: acta de matrimonio, de nacimiento.

-EJEMPLO:

Acta de la reunión de Junta Directivade la empresa SISTEMAS UNIDOS # 8

En la ciudad de Madrid, a las 10:00 a.m. del día 20 de enero del 2009, se reúnen en el salón de conferencias de la empresas SISTEMAS UNIDOS, los miembros que integran este claustro, para celebrar sesión ordinaria de Junta Directiva. Preside la señora Liliana Pérez y actúa como Secretario el que suscribe.

ASISTENCIALa Presidenta declara abierta la sesión y pide al Secretario que pase lista. El Secretario anota la asistencia de los miembros: Mario Gómez, Ricardo González, Julio Moreno, Ana Rodríguez y Susana Amador, Luego de verificar el quorum se procede a la lectura del acta de la sesión anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

INFORME DE LA PRESIDENTALa Presidenta presentó el libro de Balance que lleva la Empresa y el cuadro demostrativo de las operaciones realizadas, al 31 de diciembre de 2008. Dio una información amplia y detallada acerca de la marcha de los negocios y contestó satisfactoriamente todos los puntos que le fueron consultados por la Asamblea.

Los accionistas se manifestaron muy complacidos de la marcha de los negocios y se acordó por unanimidad de votos, aprobar en todas sus partes los asientos de contabilidad.

Al no existir otro asunto que tratar, la Presidenta clausura la sesión a las 12:30 p.m. y el Secretario levanta la presente acta que suscriben ambos.

Liliana Pérez PRESIDENTA

Luis Ponce SECRETARIO

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D. LA PROVIDENCIA

La providencia administrativa es un concepto jurídico que corresponde al área del Derecho administrativo; este acto es llevado a cabo cuando las decisiones de la Administración Pública no tienen el carácter de decretos o resoluciones, es decir se consideran como un trámite o comunicado sin sustento jurídico ni justificación legal alguna.

Ejemplo de providencia administrativa:

Providencia Administrativa DF-25-2013Visto que los artículos 1 al 3 de la Ley de Telecomunicaciones  vigente disponen como un derecho ciudadano el acceder en igualdad de condiciones a los servicios de telecomunicaciones y a recibir un servicio de calidad, eficiente e ininterrumpido, con excepción de las fallas que el servicio por su propia naturaleza presenta.Visto que los artículos del 1 al 5 disponen la obligación de los prestadores de servicio de telecomunicaciones a respetar los derechos de los usuarios proporcionándoles información clara, veraz y objetiva sobre las características de los productos y servicios que ofrecen.El Secretario de Comunicaciones, en el ejercicio de sus atribuciones resuelve, mediante esta Providencia Administrativa, dictar las siguientes Normas para la conexión y uso de Internet en la ciudad.Artículo I. El objetivo de estas Normas es la creación de un sistema de control de Redes, Dominios y direcciones IP.

Artículo II. Esta Secretaría establecerá, mediante licitación  pública, al o los proveedores que deberán prestar el servicio de Internet en la Ciudad.Artículo

III. Es responsabilidad del Secretario de Obra Pública el desarrollar la infraestructura, dentro de los siguientes 4 años, para que la ciudad cuente con una red de acceso a Internet que sea gratuita y de alta calidad.Artículo

IV. Para garantizar la continuidad del servicio se crea la Subsecretaria de Servicios de Internet de la Ciudad, como parte de la Secretaria de Comunicaciones.La presente Providencia Administrativa entrará en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial de la ciudad

.Comuníquese y publíquese

Conclusión

En la correspondencia oficial, el lenguaje también sufrió una nítida simplificación. Pero continúa obedeciendo las reglas específicas, más formales que las que rigen la correspondencia comercial:

En el caso del Presidente de la República, la correspondencia debe ser dirigida al Jefe de su Gabinete. Un Jefe de Estado sólo se corresponde directamente con otro Jefe de Estado. En los Ministerios, la correspondencia es abierta en la Secretaría General y por ella distribuida por los diversos servicios, incluyendo el gabinete del Ministro. Las fórmulas de cortesía, que casi desaparecieron de la correspondencia comercial con excepción del Excelentísimo Señor que continúan usando en la correspondencia oficial.

Otra cuestión, es el idioma que se debe utilizar en la correspondencia oficial con entidades extranjeras. En empresas que se comunican constantemente con el extranjero, la escritura de cartas comerciales en lengua extranjera es habitual

Es muy importante saber la redacción de cómo debe ir cada punto para que no haya problemas cuando se notifique al interesante de lo que ha solicitado y como se la ha ayudado o cual es su cargo en dicho trabajo

COMENTARIO PERSONAL

Para mí ha sido muy importante este curso ya que hemos aprendido lo que es el rol de un docente y un director ya que ambas responsabilidades son muy distintas pero las dos son de mucha importancia, saber cómo puede ir un reglamento interno es muy funcional e importante porque ya llevamos la idea y saber qué es lo que más peso tiene a la hora de nosotros mismos ponerlo en ejecución, todo lo que aquí vimos ha sido muy interesante y aprendimos mucho, aunque nos tenemos siempre como estudiantes y no nos aplicamos y le damos la importancia que realmente se merece el curso, a veces decimos con que lleguemos a 61; pero no debería de ser asa.

En lo personal le agradezco mucho Licda. Por su apoyo, por lo que nos ha enseñado y le pido mil disculpas por no ponerme las pilas desde el principio pero usted muy bien, y sé que no hay excusa pero el no tener internet en casa como que si lo complica todo he ahí el porqué de mi atraso con los trabajos, su curso hasta hoy ha sido el que más interesante tuve en este semestre y nos sirvió mucho, ahora ya llevamos mas aprendizaje, (bueno al menos yo).

Le doy mis más sinceras gracias y que dios la bendiga mucho que nos de otro curso :D y con cariño y aprecio y sinceridad le digo que si aprendí que execlente curso que nos dio y usted una excelente licenciada.

PD: espero me tome en cuenta mis tareas en la plataforma o.O :D