CORRESPONDENCIA SISAD CORPOICA

SEDE CENTRAL

MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL

Bogot, 04 de Noviembre de 2005

CORPOICA Manual de Correspondencia y Gestin Documental

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INDICEpagina 1. Aspectos Generales.........................................................................2 2 Clasificacin de la correspondencia por su contenido 2.1. Ordinaria ................................................................... .....2 2.2. Confidencial............................................................... .....2 3 .Clasificacin de la correspondencia por su origen ......................... ......3 3.1 Correspondencia Externa...............................................................3 3.2 Correspondencia Interna................................................................3 3.3 Horario, distribucin y entrega.....................................................3 4. Clases de correspondencia interna........................................................4 4.1 Circular reglamentaria.....................................................................4 4.2 Circular administrativa y/o financiera.............................................4 4.3. Memorando Circular.......................................................................4 4.4. Memorando Interno........................................................................4 4.5. Hojas de trmite............................................................................ .4 5. Responsabilidad por las firmas de documentos...................................5 5.1. Nivel nacional................................................................................5 5.2 . Nivel Centro De Investigacin, C.I. Estacion Experimental E.E. Unidad Local U.L...............................5 5.3 Descripcin de los formatos utilizados y diligenciamiento..............5 5.4 Reserva...........................................................................................6 5.5. Uso de sellos..................................................................................6 6. Archivos Corporativos..........................................................................6 6.1. Archivo Documental........................................................................6 6.2 Archivos Contables..........................................................................6 6.3. Conservacin y destruccin de documentos..................................7 6.4. Conformacin de los comits de archivo........................................7 6.4.1. En oficinas centrales........................................................7 6.4.2. En Los Centros De Investigacin, Estaciones Experimentales Y Unidades Locales...................7,8 7. Modelos de documentos.......................................................................9 7.1. Memorandos.............................................................................9-12 7.2. Oficios....................................................................................13-16 7.3. Circulares...............................................................................17-20 7.4. Hojas Tramite.........................................................................21-23 7.5. Manejo operativo del Sistema de Administracin Documental- Sisad...........................................24-36


MANUAL DE CORRESPONDENCIA CORPOICA

1. ASPECTOS GENERALES

OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL: Administrar el Sistema de control de correspondencia a travs de la Unidad de Correspondencia, Grupo que establece las normas y procedimientos para el recibo, elaboracin, distribucin, despacho y conservacin de la correspondencia tanto interna como externa.

OBJETIVOS ESPECFICOS: Disear e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepcin, distribucin, elaboracin y despacho de correspondencia . Archivar, para localizar y consultar en forma fcil, rpida y segura, cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quin lo requiera y est autorizado para ello. Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna. Brindar informacin oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados. Asesorar al personal encargado de la tramitacin y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivos de la Corporacin. Agilizar el control de trmite y de atencin prestada a cada documento en particular y a todos los asuntos en general.

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2. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO

2.1. ORDINARIA: Trata asuntos de carcter general memorandos comunicativos entre Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales, Unidades Locales, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre programas de investigacin, ordinarios e informacin especial, que no se consideren confidenciales. 2.2. CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y tramites administrativos, informes y asuntos de investigacin de carcter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de ndole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrn conocimiento determinados empleados.

3. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN

3.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicacin escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la CORPORACION emite conceptos o decisiones que afectan sus polticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institucin. As mismo corresponde a aquella comunicacin escrita que versa sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelacin entre una entidad externa y una dependencia interna de la CORPORACION y la cual tiene el fin de cumplir o atender una determinada solicitud o un determinado trmite operativo.

3.2. CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicacin escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la CORPORACION, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan polticas y se determinan planes especficos a desarrollar. 3.3 HORARIO, DISTRIBUCIN Y ENTREGA Una vez cumplido el proceso de radicacin, se colocan las comunicaciones que han sido registradas en las tulas, y se enva a las dependencias a travs del mensajero interno, en el siguiente horario : 8:30 a.m. y 11:00 ( en la maana) 3:00 p.m. ( en la tarde)

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La secretaria de cada dependencia, hace una revisin general de todas las comunicaciones y descarga en el mdulo del SISAD, con base en los documentos entregados fsicamente. Una vez cumplido este paso el jefe de cada dependencia procede a asignar los documentos e el mduloasignar documentos del SISAD, para su trmite respectivo. La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar directamente al mensajero interno dentro de los recorridos establecidos, salvo el caso de una comunicacin que por su urgencia requiera un trmite inmediato.

4. CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA. 4.1. CIRCULAR REGLAMENTARIA: Es toda comunicacin que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la Corporacin de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentacin de todos aquellos asuntos de carcter general, que a criterio de la alta direccin deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la CORPORACION. La Circular Reglamentaria lleva una numeracin, que ser asignada, distribuida y archivada por la unidad de correspondencia.

4.2. CIRCULAR ADMINISTRATIVA Y/O FINANCIERA: Es aquella comunicacin que imparte instrucciones y aplicaciones sobre asuntos especficos, relacionados con las reas Administrativas y Financieras. La Circular Administrativa y/o Financiera, lleva una numeracin consecutiva expedida Por la unidad de correspondencia Este tipo de Circular debe ser firmada, nicamente por el Secretario General o el Subdirector Financiero de la Sede Central

4.3. MEMORANDO CIRCULAR: Es la comunicacin escrita que da a conocer las instrucciones o especificaciones sobre actividades o trmites en particular y que afectan al personal de Dependencias de una misma Subdireccin o Direcciones de Centros de investigacin, Estaciones Experimentales o Unidades locales.

4.4. MEMORANDO INTERNO: Es la comunicacin escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias de la CORPORACION, cualquiera que sea su ubicacin geogrfica.

4.5. HOJAS DE TRMITE: Breve comunicacin escrita que precisa instrucciones para el trmite de un documento. 6


5. RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDAD POR FIRMA: Le corresponde firmar la correspondencia externa de la CORPORACION a los siguientes empleados:

5.1. NIVEL NACIONAL Director Ejecutivo Secretario General Subdirector Financiero Subdirector de Investigacin Subdirector de Desarrollo Tecnolgico Jefes de programas y Proyecto Jefes de Oficinas Asesoras Directores de Departamentos 5.2. NIVEL CENTRO DE INVESTIGACION, C.I. ESTACION EXPERIMENTAL E.E. UNIDAD LOCAL U.L. Directores de Centro C.I. E.E. U.L. Subdirectores Administrativos y Financieros. Jefes de Programas Regionales Los Directores Centros de investigacin y Estaciones Experimentales , reglamentarn dentro de su jurisdiccin y competencia, la firma de la correspondencia externa operativa, a los jefes de las oficinas de Administracin

5.3 DESCRIPCIN DE LOS FORMATOS UTILIZADOS Y DILIGENCIAMIENTO: La correspondencia externa debe elaborarse en el Formato establecido, con el logotipo de la CORPORACION (anexo 1), en original y dos copias, ms las copias adicionales que se requieran. Para el diligenciamiento de la correspondencia externa, debe procederse en la siguiente forma: Identificar la comunicacin con el cdigo asignado por la Unidad de Correspondencia y Archivo dentro del Sistema de Administracin Documental SISAD.

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El oficio debe enviarse sin fecha ni nmero, ya que este trmite se efecta en Unidad de Correspondencia dentro del Sistema de Administracin Documental SISAD. Tanto el anuncio de copias adicionales, como las iniciales del empleado que prepara la comunicacin y la secretaria, debe hacerse en el original.

5.4 RESERVA: Los empleados encargados del registro de la correspondencia recibida y despachada deben guardar absoluta reserva sobre todos los asuntos tratados en sta.

5.5. USO DE SELLOS: Los sellos se utilizan para identificar Dependencias que expidan certificados, Constancias etc., y que tengan a su cargo manejo de dinero para que proteja la autenticidad del documento. El sello de ORIGINAL FIRMADO es utilizado hasta el nivel de Unidad, como refrendacin de la firma en las copias de la correspondencia y debe ser manejado por las secretarias de las Dependencias. Los documentos sujetos a fiscalizacin, deben llevar firma autgrafa en el original y todas las copias. Los sellos registrados para los movimientos de las diferentes cuentas Bancarias de la CORPORACION, deben ser utilizados como protectores de la firma autgrafa. La Unidad de Correspondencia en Oficinas centrales y las que cumplan sus funciones en los C.I., E.E., U.L., deben llevar un REGISTRO DE FIRMAS Y SELLOS del personal autorizado, con la finalidad de comprobar la autenticidad de los documentos que firmen.

6. ARCHIVOS CORPORATIVOS 6.1. ARCHIVO DOCUMENTAL. El Archivo de la CORPORACION est conformado por la correspondencia (recibida y despachada), documentos y estudios que se tramitan oficialmente y hacen parte de las Actividades que adelanta CORPOICA, en desarrollo de sus actividades. La responsabilidad por la custodia, manejo y Archivo de los documentos de la CORPORACION, est a cargo de la Unidad de Archivo y correspondencia en las Oficinas Centrales y similares en, los Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales y Unidades Locales.

6.2 ARCHIVOS CONTABLES: La responsabilidad por la custodia, manejo y Archivo de los documentos contables de la CORPORACION, estar a cargo del 8


Departamento Contable de o quin haga sus veces, en los Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales y Unidades Locales.

6.3. CONSERVACIN Y DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS. Los comits de Archivo creados por la CORPORACION, sern los responsables de decidir con base en la informacin suministrada por los jefes de Dependencia, la vigencia de los documentos enviados al Archivo Central o de C.I., E.E. y U.L. y la conservacin o destruccin de los mismos, conforme a su importancia y trascendencia para la CORPORACION. Los comits podrn invitar a las reuniones a uno o ms empleados conocedores del contenido de los documentos para decidir sobre la vigencia de los mismos y su importancia para conservarlos indefinidamente. 6.4. CONFORMACIN DE LOS COMITS DE ARCHIVO: 6.4.1. EN OFICINAS CENTRALES: Subdirector Financiero o su delegado, quien lo presidir. Director del Departamento de Suministros y Servicios Jefe de la unidad correspondencia quin actuar como secretario. Responsable del Archivo Central Un delegado de la Auditoria Interna.

6.4.2. EN LOS CENTROS DE INVESTIGACIN, EXPERIMENTALES Y UNIDADES LOCALES

ESTACIONES

Subdirector o Coordinador Administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidir. Director del Departamento de Suministros y Servicios. Jefe de la Unidad de Archivo y correspondencia, quien actuar como secretario. Un delegado de la Auditoria interna. Con el propsito de descongestionar el Archivo Central de informacin innecesaria o descargar documentos con posible duplicidad, bajo ndice de consulta y vigencia expirada, se establece la siguiente tabla para la conservacin y destruccin de documentos.

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TABLA DE CONSERVACION Y DESTRUCCION DOCUMENTAL

Documentos que requieren conservarse permanentemente-Los documentos de carcter histrico o de inters permanente. -Los originales que tengan valor probatorio para eventuales procesos judiciales. -Conceptos y estudios que contengan datos de inters producidos por la CORPORACION. -Documentos relacionados con informacin financiera, como cuentas fiscales, Programacin y ejecucin presupuestal. -Originales de Actas de Juntas y Comits. Carpetas individuales de personal, convenios. -Contratos y expedientes acadmicos de becarios

Documentos que pueden destruirse anualmente

Documentos que pueden destruirse a los Dos aos

Documentos que pueden destruirse a los Tres aos

Documentos que pueden destruirse a los Diez aos-Novedades de Nmina. -Copias seguros de vida empleados retirados. -Solicitudes de pedido.

-Correspondencia de cortesa (invitaciones, felicitaciones, tarjetas de navidad etc.) -Copias memorandos de tramitacin. -Copias informativas y sus respuestas que no requieren accin Administrativa permanente o futura. -Cartas, notas, memorandos y tarjetas postales. -Correspondencia relacionada con convocatorias a Juntas, comits, conferencias, cursos, etc. -Duplicados de copias o fotocopias que se conserven en otro sitio del archivo. -Borradores escritos a mquina o a mano. -Boletines, comunicados, recortes de prensa y tarifas que hayan perdido vigencia. -Solicitudes de empleo que no contengan documentos originales.

-Copias concesin y legalizacin de avances. -Tarjetas de control de horarios. -Copia estudio de proyectos, informes, convenios, cotizaciones, catlogos, manuales, folletos etc. -Copias de fax, hojas de trmite y telegramas. -Copias o fotocopias de actas de posesin. -Correspondencia sobre novedades de personal, sin valor Administrativo.

-Copias de correspondencia recibida y despachada. -Fotocopias cuadros estadsticos y cuentas. -Copias y fotocopias memorandos circulares y circulares.

-Boletines de Tesorera (contabilizados). -Asientos de diario. -Comprobantes de contabilidad. -Conciliaciones bancarias. -Nminas (contabilizadas).

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7. MODELOS DE DOCUMENTOS

7.1.

MEMORANDOS

El memorando se utiliza para comunicaciones internas entre las diferentes dependencias de CORPOICA. Al igual que en la carta y en todos los documentos institucionales, la fuente de letra usada es Arial y el tamao puede ser 12 puntos, segn las necesidades. Aplicando las dimensiones establecidas anteriormente, los memorandos deben tener la siguiente distribucin: PARTES DEL MEMORANDO

CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). la fecha es registrada exclusivamente por la oficina de archivo y correspondencia TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra memorando en mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra para: consignar la sigla de seor(a) o doctor(a) y los nombres y apellidos del empleado a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra de: consignar el nombre de la dependencia productora del memorando. REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus, consignar sntesis del tema del memorando. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el nmero y la fecha de la comunicacin a la que se refiere. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma

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clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por memorando. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. ANEXOS: A dos (02) interlneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlneas, de los anexos, despus de las letras cc; en minscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarn por separado a una (01) interlnea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una(01) interlnea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron el memorando seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe.

Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar el memorando, a continuacin presentamos un modelo a seguir.

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Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria ---------- (1 1(interlnea) Cdigo Ciudad, ---------------------------- (3 Interlneas)Centro de Investigacin TIBAITATA

MEMORANDO ------------------- (3 Interlneas) ---------PARA: DR. NOMBRES Y APELLIDOS Dependencia --------- (1 Interlnea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA ---------- (1 Interlnea) REF.: SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N ----------------------- (1 Interlnea) Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(1 Interlnea entre renglones)---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea) Atentamente, ------------------- (4 Interlneas) ------------------NOMBRE DEL REMITENTE ------------------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ---------- (1 Interlnea) cc Nombre y Apellidos / Dependencia --------- (1 Interlneas) Nombre y Apellidos / Dependencia ------------------- (2 Interlneas)INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido

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Corporacin Colombiana de Investigacin AgropecuariaCentro de Investigacin TIBAITATA

0013.3 Mosquera,

MEMORANDO

PARA:

DR. MARIO VELAZQUEZ Director Departamento de Suministro C.I. La Selva DIRECTOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N 524

DE: REF.:

Es claro que una vez se traslade un activo de un centro de investigacin a otro, el centro de investigacin que recibe el activo, es responsable de su manejo, custodia y buen uso. Con relacin al traslado de los activos como vehculos y motocicletas, el centro de investigacin que traslada el vehculo debe hacerle la entrega en las condiciones establecidas segn documento anexo. Atentamente,

EDGAR HUMBERTO HENAO MUOZ

Anexos: cc

(02) folios. Dra. Sandra Lis Garca / Coordinadora Administrativa C.I. Tibaitat

EHH/cesarlievano

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7.2 OFICIOS DEFINICIN: El Oficio es una comunicacin escrita de carcter externo, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplear para responder oficios, suministrar informacin y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrn ser dirigidas a personas naturales y/o jurdicas y entidades con las cuales CORPOICA, intercambia informacin. CARCTERSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamao carta a espacio sencillo. El LOGOTIPO debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente en color NEGRO. Debe imprimirse en Original y dos (02) copias. Si el oficio lleva copias, se deben imprimir igual nmero de copias adicionales a las dos (02) bsicas. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar cdigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Pgina 1.5 cm FUENTE: Se utilizar preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autgrafo debe hacerse con Esfero o bolgrafo de tinta negra. PARTES DEL OFICIO CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. El cdigo debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlneas de la ciudad, justificado a la izquierda, consignar la palabra seor(a) o doctor(a), ingeniero, licenciado, etc, segn el caso. No debe utilizar negrilla, subrayar o utilizar abreviaturas. En el espacio siguiente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla, escriba los nombres y apellidos de la persona a quien va dirigido el oficio. En la lnea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. Debajo del cargo, en mayscula sostenida y negrilla, escriba la denominacin Razn Social de la Entidad. Seguidamente, sin negrilla, escriba la direccin lo ms completa posible y en la lnea siguiente, sin negrilla, anunciar el domicilio o ciudad an tratndose de correspondencia local. Escriba el nombre de departamento o pas cuando va dirigida a otro lugar.

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ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra referencia consignar sntesis del tema del oficio. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el nmero del radicado de CORPOICA de la comunicacin a la que se refiere (Su oficio 154 RADICADO CORPOICA 21215). Utilice en lo posible mximo seis (06) palabras que expresen el contenido del oficio. SALUDO: (EXPRESIN OPCIONAL) A una (01) interlnea de la Referencia o asunto, sin negrilla e indicando con mayscula escribir por Ej: Cordial saludo doctor Camacho:, Respetada doctora Margarita. No olvide que a los hombres se les refiere por el apellido y a las mujeres por el nombre. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia o del saludo si se utiliza, y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por oficio. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin). NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora es decir la firma correspondiente al cdigo anunciado. El remitente es el Director de la dependencia, director centro de investigacin, y director estacin experimental y jefe de unidad local. CARGO: En la lnea siguiente al nombre y apellidos del remitente, justificado a la izquierda, con mayscula inicial sin negrilla, escribir el cargo o la dependencia del remitente ANEXOS: A dos (02) interlneas del cargo, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlneas de los anexos, despus de las letras cc; en minscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarn por separado a una (01) interlnea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una (01) interlnea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron el oficio seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar el oficio, a continuacin presentamos un modelo a seguir. 16



---------- (1 Interlnea) Cdigo (Dependencia persona que firma) Ciudad de Origen, ------------------- (3 Interlneas) ---------Doctor (a) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo DENOMINACIN O RAZN SOCIAL DE LA ENTIDAD Direccin Domicilio ---------- (1 Interlnea) ASUNTO O REF.: SU OFICIO RADICADO CORPOICA N ----------------- (1 Interlnea) Saludo (Opcional) --------- (1 Interlnea) Texto -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------(1 Interlnea entre renglones)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea) Despedida, ------------------- (4 Interlneas) ------------------NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ------------------- (2 Interlneas) cc Nombre y Apellidos / Dependencia --------- (1 Interlneas) Nombre y Apellidos / DependenciaINICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido

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0025 Mosquera,

Doctor JOSE LEONIDAS TOBON T. Director de Desarrollo Tecnolgico y Proteccin Sanitaria MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Av Jimnez No 7 - 65 Bogot, D. C. REF.: Doctor Tobn: De acuerdo con nuestra conversacin, me permito remitirle los proyectos aprobados por CORPOICA y que son financiados por el MADR a travs de la CIAT. El presupuesto de estos proyectos ha sido ajustado, con el fin de incorporar el 10% para cubrir gastos de administracin de los mismos. Cordialmente, SU OFICIO 1178 RADICADO CORPOICA N 2725

GUSTAVO VERGARA RESTREPO Subdirector Financiero Nacional

Anexos: ccEHH/cesarlievano

Un (15) folios. Dra. Sandra Lis Garca / Coordinadora Administrativa C.I.

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7.3 CIRCULARES DEFINICIN: La Circular es una comunicacin escrita interna o externa de carcter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a ms de tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Corporacin, as como las normas generales, cambios, polticas y asuntos de inters comn. CARCTERSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamao carta a espacio sencillo. El logotipo debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente en color negro. Debe elaborarse un (01) original nicamente y solicitar la numeracin en la unidad de correspondencia y Archivo, quien se encarga de realizar su trmite en forma independiente al SISAD. El original reposar en el consecutivo de circulares. La Circular no debe registrarse con copias, se anuncian en los destinatarios. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar cdigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Pgina 1.5 cm FUENTE: Se utilizar preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autgrafo debe hacerse con Esfero o bolgrafo de tinta negra.

PARTES DE LA CIRCULAR CDIGO: Consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlnea de la margen superior. El cdigo debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Cdigo. Consignar nicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicacin seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo TTULO: Se escribir a tres (03) interlneas de la ciudad y fecha la palabra circular en mayscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DE LOS DESTINATARIOS: A tres (03) interlneas del ttulo justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra PARA: consignar nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. a quienes va dirigida la comunicacin. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlnea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla

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despus de la palabra DE: consignar el nombre de la dependencia productora de la Circular. ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlnea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla despus de la palabra REFERENCIA: consignar sntesis del tema de la circular. En lo posible no debe exceder de seis (06) palabras. TEXTO: Se inicia a una (01) interlnea de la referencia y se escribe a una (01) interlnea entre renglones y a dos (02) entre prrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por circular. DESPEDIDA: A una (01) interlnea despus del texto se escribe una expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesa terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboracin). NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. El remitente es el Director de la dependencia, El Asesor o el Coordinador del Grupo de Trabajo o el Jefe del Centro de Investigacin, Estacin Experimental y/o Unidad Local.

ANEXOS: A mnimo dos (02) interlneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayscula despus de la palabra Anexos: consignar con claridad el nmero de folios o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A mnimo dos (02) interlneas de los anexos, registrar en letra Arial 8, en mayscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron la circular seguidas del signo (/) y en minsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretacin de la forma como se debe elaborar la circular, a continuacin presentamos un modelo a seguir.

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---------- (1 Interlnea) Cdigo Ciudad, ---------------------------- (3 Interlneas) CIRCULAR ------------------- (3 Interlneas) ---------PARA: NOMBRE DE CARGOS, GRUPO DE PERSONAS NATURALES O JURDICAS, ETC. --------- (1 Interlnea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA ---------- (1 Interlnea) REF.: SNTESIS DEL CONTENIDO ---------- (1 Interlnea) Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------(1 Interlnea entre renglones)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (2 Interlneas entre prrafos) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- (1 Interlnea) Atentamente, ------------------- (4 Interlneas) ------------------NOMBRE DEL REMITENTE ------------------- (2 Interlneas) Anexos: Nmero (xx) folios. ------------------- (2 Interlneas)INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido

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0013.3 Mosquera,

CIRCULAR N

PARA:

DIRECTOR EJECUTIVO, SUBDIRECTORES, OFICINAS ASESORAS, JEFES DE DEPARTAMENTO, COORDINADORES DE PROGRAMA, CENTROS DE INVESTIGACIN, ESTACIONES EXPERIMENTALES Y UNIDADES LOCALES DIRECTOR COMPRAS Y SUMINISTROS INSTRUCTIVO ELABORACIN DE DOCUMENTOS

DE: REF.:

Con el propsito de unificar el procedimiento para la elaboracin de los OFICIOS, MEMORANDOS y CIRCULARES en CORPOICA, anexo los instructivos y normas establecidas para tal fin.

Los empleados de la unidad de Correspondencia y Archivo, velarn por el cumplimiento de estas normas y estn autorizados para devolver todos los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos. Atentamente,

EDGAR HUMBERTO HENOA MUOZ

Anexos:

Doce (12) Folios.

FSA/ Enrique Ospina

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7.4. HOJAS TRAMITE La hoja de trmite ser de uso exclusivo entre dependencias sin pasar por la Unidad de Correspondencia, la cual se abstendr de radicar documentos enviados con dicho formato.

Corporacin Colombiana de Investigacin AgropecuariaCentro de Investigacin PALMIRA

HOJA DE TRMITE No.005 Cdigo Dependencia

PALMIRA, DA, MES, AO PARA: DE: ASUNTO: DOCUMENTOS ANEXOS: NOMBRE Y APELLIDOS CARGO CARGO

URGENTE DARLE CURSO INMENDIATO ATENDER ESTA SOLICITUD ENTERARSE Y ARCHIVAR ENVIAR RESPUESTA CON COPIA PARA MI SIN COPIA PARA MI INFORMAR ANTECEDENTE PREPARAR RESPUESTA PARA: MI FIRMA SU FIRMA FIRMA DE: _________________________________________________________________ SU CONCEPTO VERBAL ESCRITO SU INFORMACIN SU REVISIN Y APROBACIN SUS INSTRUCCIONES TOMAR NOTA Y: DEVOLVER A ESTA OFICINA HABLAR CONMIGO ENVIAR A: ___________________________________________________ COORDINAR CON: CORREGIR Y DEVOLVER A ESTA OFICINA

OBSERVACIONES ADICIONALES

NOMBRE Y APELLIDO

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Cdigos : Con el objeto de identificar la procedencia y controlar el trmite de los documentos, se han asignado cdigos numricos para las Dependencias y Grupos de la Entidad. Estos se deben utilizar como se explica en 3.1.4.2.1, literal a). Los cdigos a utilizar por cada dependencia de acuerdo con el organigrama de la Entidad son:

DEPENDENCIADIRECCION EJECUTIVA ASISTENTE DIRECCION EJECUTIVA SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCION DE INVESTIGACION ESTRATEGICA SUBDIRECCION DE DESARROLLO ECORREGIONAL SUBDIRECCION FINANCIERA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA OFICINA DE PLANEACION OFICINA DE COMUNICACIONES OFICINA DE EDUCACION DEPARTAMENTO JURIDICO DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE LA INFORMACION DEPARTAMENTO DE AGRONEGOCIOS UNIDAD DE PRESUPUESTO UNIDAD DE TESORERIA UNIDAD DE CONVENIOS CONTABILIDAD UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES NACIONAL UNIDAD DE CONTROL DE ACTIVOS NACIONAL UNIDAD DE NOMINA UNIDAD DE BIENESTAR SOCIAL UNIDAD DE ADMINISTRACION DE PERSONAL UNIDAD DE DESARROLLO Y P. DE PERSONAL DIRECCION CENTRO DE INVESTIGACION TIBAITATA COORDINACION DE INVESTIGACION CENTRO DE INV. COORDINACION ADMINISTRATIVA CENTRO DE INV. COORDINACION OPERATIVA CENTRO DE INVESTIGACION COORDINACION AGRONEGOCIOS CENTRO DE INV. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CENTRO UNIDAD DE GESTION HUMANA CENTRO DE INV. UNIDAD DE ALMACEN CENTRO DE INV. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES CENTRO DE INV. UNIDAD DE ADQUISICIONES CENTRO DE INV. PROGRAMA TRANSFERENCIA DE TECNOLOGIA BIBLIOTECA AGROPECUARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE AGROECOSISTEMAS

CODIGO0002 0002.1 0013 200 220 0025 0004 0005 0006 0008 0013.1 0013.2 0013.3 0013.4 0025.1 0025.2 0025.3 0025.4 0025.5 0013.31 0013.32 0013.21 0013.22 0013.23 0013.24 0051 0051.1 0051.2 0051.3 0051.4 0051.21 0051.22 0051.23 0051.24 0051.25 200.1 200.1.1 200.2

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DEPENDENCIAPROGRAMA RECURSOS GENETICOS ANIMALES PROGRAMA RECURSOS GENETICOS VEGETALES PROGRAMA ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS PROGRAMA RECURSOS BIOFISICOS LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS PROGRAMA DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES PROGRAMA DE FISIOLOGIA Y NUTRICION ANIMAL PROGRAMA MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS LABORATORIO DE CONTROL BIOLOGICO PROGRAMA DE GESTION E INNOVACION PLAN ESTRATEGICO DE CAA PLAN ESTRATEGICO DE PAPA PLAN ESTRATEGICO DE LA GANADERIA PLAN ESTRATEGICO DE AGROFORESTERIA

CODIGO200.4 200.5 200.6 200.7 200.71 200.8 200.9 200.1 200.10.1 200.11 220.1 220.2 220.3 220.4

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7.5 MANEJO OPERATIVO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL- SISAD SISAD, es un Sistema de Administracin Documental creado por el INCODER, y entregado en donacin a CORPOICA, para agilizar y controlar eficazmente los trmites que realiza la entidad, incrementando sustancialmente la productividad, controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un control adecuado sobre las tareas especificas de cada trmite. La aplicacin cuenta con manejo de alarmas para el control de los tiempos utilizados en la respuesta a los trmites. Genera estadsticas para medir el comportamiento de gestin. CARACTERSTICAS

Validacin de usuarios (usuario y contrasea); que define el perfil en el sistema. Asignacin del nmero de radicacin nico automticamente. Manejo de correspondencia externa (llegadas y salidas). Manejo de correspondencia interna (entre dependencias). Control de tiempos de respuesta. Agenda de tareas. Informacin oportuna e inmediata de cada trmite. Enrutamiento automtico (workflow) de los trmites. Demarcacin de documentos con etiqueta descriptiva. Reportes y estadsticas. Administracin remota. Tecnologa Web (no requiere instalacin). Facilidad de uso. Ayuda y soporte en lnea.

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INGRESO.

Para obtener acceso al sistema de SISAD de la Corporacin, se debe ingresar por: Internet Explorer, una vez ubicado en la parte donde dice Direccin se debe digitar la palabra: oracleserv:160/SISAD, estando ubicado dentro de la pgina se puede acceder a las siguientes opciones:

Pantalla Ingrese: Mediante esta opcin se debe digitar el cdigo de usuario y la contrasea para navegar dentro de las opciones que tiene el Sistema.

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Nota: Para ingresar al programa: Debe digitar la inicial de su nombre y el apellido (Ej. gquintero) y como contrasea su nmero de documento de identidad. En caso de digitar mal su contrasea la pantalla mostrar el siguiente mensaje de error : Contrasea Incorrecta, debe dar clic en Volver y digitar correctamente.

SISAD: Dando clic, en esta opcin podemos acceder al Sistema de Administracin Documental SISAD, donde se muestra la siguiente pantalla con todas las opciones que contiene este sistema. (El SISAD es un sistema dentro de la Intranet, pero se maneja en forma independiente).

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TAREAS Este comando muestra las tareas pendientes de la oficina, y da las opciones de recibir documentos, asignar documentos, trmites por ser contestados y documentos para enviar a archivo. Estas opciones deben ser utilizadas segn el trmite actual del documento.

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TRMITES PENDIENTES DE SER RECIBIDOS

Esta pantalla muestra los documentos que estn pendientes de ser recibidos, para llevar acabo dicha tarea en la parte de abajo de la pantalla se muestran cuatro (03) botones con las siguientes funciones: Recibir Documentos: Se deben seleccionar el o los documentos a recibir dando clic en la casilla de verificacin (esta opcin nos permite seleccionar uno a uno) o clic en el botn Seleccionar Todo. El botn No seleccionar Permite dejar en blanco la casilla de verificacin de todos los documentos que se han seleccionados para ser recibidos.

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ASIGNACION DE TRMITES

Esta pantalla muestra los documentos que estn pendientes de ser asignados a una oficina o bien sea a un empleado en particular, una vez seleccionado el destino de asignacin de acuerdo al listado desplegable que muestra la pantalla, dar clic en el botn Asignar Documentos e inmediatamente queda asignado y desaparece de la pantalla para pasar a otro estado.

TRMITES EN ESPERA PARA SER CONTESTADOS

Esta pantalla muestra los documentos que estn pendientes de una respuesta, que no requieren respuesta o que la respuesta ya fue emitida, en todos los casos anteriores se da clic en la casilla de verificacin para seleccionar el documento o en el botn Seleccionar Todo para que dicho documento pase a otro estado.

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En la seccin inferior de la pantalla aparece el indicador de estado del documento en relacin con la respuesta que debe ser emitida, de la siguiente manera: Verde: El documento est dentro de su plazo normal de cumplimiento Amarillo: El plazo para contestar est prximo a cumplirse Rojo: El plazo para contestar el documento se ha VENCIDO.

ENVIAR DOCUMENTOS AL ARCHIVO.

Esta pantalla muestra los documentos que presentan un estado de finalizado o contestado y deben ser enviados al archivo general del sistema para informacin histrica, esta operacin se lleva acabo seleccionado uno a uno los documentos o dando clic en el botn Seleccionar Todo y luego clic en el botn Enviar al Archivo, donde finaliza todo el trmite del documento.

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REPORTES: Esta opcin permite tener reportes del estado en que se encuentra cada documento que ha sido radicado en el sistema.

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CONSULTAS: Esta opcin permite generar diferentes consultas de los documentos que han sido radicados, esta consulta se puede generar por cada uno de los tems que muestra la pantalla, una vez definida los parmetros de consulta se da clic en el botn consultar.

Nos muestra una pantalla con la informacin solicitada, con la opcin en la parte de debajo de la pantalla de imprimir la consulta solicitada, dando clic en la impresora.

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El Botn Restablecer, nos permite dejar en blanco el formulario para generar una nueva consulta

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DESCARGAR: Esta opcin permite descargar del sistema uno a uno o en bloque los documentos que son asignados a cada oficina, una vez seleccionados se debe dar clic en el botn Recibir Documentos e inmediatamente este desaparece de la pantalla y pasa a otro estado dentro del sistema.

ASIGNAR: Una vez se descargar el documento pasa al siguiente estado el cual es asignar el documento (s) a su respectiva oficina o a un empleado en particular, seleccionado el o los documentos respectivo y dando clic en el botn Asignar Documentos, quedando este en estado de asignacin para su respectivo tramite.

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NUEVA ASIGNACIN: Esta opcin permite reasignar nuevamente un documento en caso de a ver sido asignado en forma incorrecta, cabe anotar que dicha reasignacin se puede hacer tanto a una oficina como a un empleado en particular. RECIBIR ARCHIVO: Esta opcin permite descargar los documentos una vez terminan su ciclo y son enviados por las diferentes oficinas a este estado; esta opcin se aplica en el CAD para descargar del sistema todos los documentos que tienen estado Enviado Archivo y as culminar todo el proceso, para realizar dicha tarea se marcan los documentos y clic en el botn Enviar Archivo.

SISAD PERSONAL: Esta opcin nos muestra los documentos que nos han sido asignado personalmente para realizar el trmite correspondiente. Una vez contestados se descargan automticamente del sistema, y si no amerita respuesta, se puede enviar al archivo desde la misma dependencia.

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Ayuda: Esta opcin muestra una tabla de contenido con la ayuda de todas las opciones del sistema, estas ayuda deben ser consultas en caso de tener alguna duda relacionada con el manejo del Sistema de Administracin Documental SISAD.

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CORRESPONDENCIA SISAD CORPOICA

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