Curso Access Intermedio

Dirección de Educación Continua 1

Access Intermedio

ACCESS INTERMEDIO

Centro de Educación Continua ii

PRESENTACIÓN

ESTIMADOS PARTICIPANTES

El Centro de Educación Continua Unidad Allende, del Instituto Politécnico Nacional

dentro de su programa de cursos de capacitación, ha desarrollado una serie de

materiales especializados con el fin de poner al alcance de ustedes, los conocimientos

necesarios para su formación y actualización en los campos del quehacer profesional

propio de sus actividades.

El mundo globalizado que hoy vivimos requiere de un mayor esfuerzo en el

aprendizaje de nuevas tecnologías o conocimiento, es por ello que se hace entrega de

este material de apoyo, esperando sea de gran utilidad en su desarrollo personal y

profesional.

Los exhortamos a que pongan su mayor empeño, pregunten y aprovechen el presente

manual, así también los invitamos a expresar sus criticas, creando la retroalimentación

que nos ayuda a la mejora continua.

Gracias.

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Centro de Educación Continua iii

OBJETIVO GENERAL

Al término del curso el participante será capaz de generar bases de datos robustas y

dinámicas mediante las herramientas de Microsoft Access integrando diversos tipos de

consultas para la obtención de información específica con formularios e informes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

AL TÉRMINO DEL CURSO EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE:

Manejar información de manera ágil, rápida y ordenada

Generar consultas más elaboradas que las sencillas que permitirán explotar la

información almacenada en la base de datos.

Editar correctamente la información almacenada en la base de datos.

Diseñar formularios.

Generar e imprimir informes.

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Centro de Educación Continua iv

ÍNDICE PRESENTACIÓN .................................................................................................................. ii

ÍNDICE ............................................................................................................................... iv

OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... v

OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... v

1. MANEJO DE INFORMACIÓN ..................................................................................... 1

Captura de información .................................................................................................... 1

Vistas en una tabla ........................................................................................................... 1

Ordenar los datos ............................................................................................................. 5

Filtro u orden avanzado .................................................................................................... 6

Comparación de los métodos de filtrado ......................................................................... 7

Formato .......................................................................................................................... 11

Liberar todas las columnas ............................................................................................. 14

Cuadrícula ....................................................................................................................... 14

2 CONSULTAS ............................................................................................................. 14

Consultas de referencias cruzadas ................................................................................. 14

Buscar duplicados ........................................................................................................... 20

Diseño de la consulta ...................................................................................................... 22

Agregar tablas ................................................................................................................. 23

Totales-Nombres de las tablas ....................................................................................... 24

Tipo de consulta ............................................................................................................. 24

Parámetros de la consulta .............................................................................................. 25

Ejecutar o abrir consultas ............................................................................................... 26

3 EDICIÓN .................................................................................................................. 27

Seleccionar registros – Deshacer acciones ..................................................................... 27

Reemplazar – Copiar, Cortar y Pegar .............................................................................. 28

Menú contextual – Pegado especial ............................................................................... 31

Pegar datos anexados – Autocorrección ........................................................................ 32

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Centro de Educación Continua v

OBJETIVO GENERAL

Al término del curso el participante será capaz de manejar y editar la información que

se encuentra almacenada en una base de datos, crear y manejar consultas y dinámicas

mediante las herramientas de Microsoft Access integrando diversos tipos de consultas

para la obtención de información específica con formularios e informes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

AL TÉRMINO DEL CURSO EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE:

Capturar información en tablas y ordenarla.

Crear diferentes tipos de consultas.

Identificar y editar consultas.

Trabajar con parámetros en consultas.

Editar información almacenada en tablas.

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Centro de Educación Continua Unidad Allende 1

1. MANEJO DE INFORMACIÓN Captura de información Para introducir datos en una tabla, es posible elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a

rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual. Si está en la vista Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas

de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro. Para introducir los datos usted debe escribir el valor del primer campo del registro, pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. Cuando termine de introducir todos los campos del primer registro, pulse ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambie de registro, el registro que estaba introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla ya que esta acción se realiza de manera automática. Finalmente, haga clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

Vistas en una tabla En el grupo Tablas se encuentran diferentes opciones a la hora de crear una tabla. Éstas se mencionan a continuación: Tabla. A través de esta opción, es posible crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir previamente las características de los campos (como si de una hoja de cálculo se tratase). De tal forma que con esta opción se abrirá una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la vista hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si desea agregar nuevos campos (más columnas a la tabla), sólo tendrá que hacer clic en la columna Agregar nuevo campo e introducir la información correspondiente a ese campo para el primer registro en el que esté posicionado.

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Diseño de tabla. Desde esta opción puede definir todos los campos de la tabla pormenorizadamente con todas sus características. Es, sin duda alguna, la elección en la que el usuario tiene más control sobre la tabla que define. Siguiendo con el proceso de creación de una tabla, seleccione la opción Diseño de tabla. De este modo se va a crear una tabla definiendo todos los campos así como todas las características de los mismos. Se visualizará el panel de diseño de la tabla, tal y como muestra la figura siguiente. Además se activa una ficha nueva en la Cinta de opciones: la ficha Diseño.

En la parte superior de esta ventana aparece una cuadrícula en la cual, en cada fila se define un campo, en la parte inferior izquierda de la misma se muestran las propiedades del campo en el que se encuentra el cursor y en la parte inferior derecha en texto de color azul una breve explicación de la propiedad que se está editando.

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Debe situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuación pulsar la tecla Enter o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (número de cliente), DESCRI_NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO... Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de datos, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel se encuentre con este triangulito, debe desplegarlo, haciendo clic en él para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegirá el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo.

También debe establecer en la columna Descripción, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripción no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo.

Después, debe pulsar la tecla F6 o situar el cursor sobre el cuadro inferior del panel llamado Propiedades del campo, para establecer las propiedades correspondientes al campo que se está creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se está creando.

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Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, tras lo cual se mostrará el siguiente mensaje:

Debe seleccionar el botón Sí, con lo que a continuación se accede al siguiente cuadro de diálogo en el cual debe indicar un nombre para la tabla:

Después de introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla, (clientes, pedidos, alumnos, películas, socios...) y hacer clic sobre el botón Aceptar, aparecerá el siguiente mensaje:

En este mensaje se advierte de que no existe una clave principal y se da la opción de crearla.

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Una vez que se han llevado a cabo las acciones mencionadas arriba, aparecerá en el panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla creada con el nombre asignado: Ordenar los datos Para ordenar los datos que se encuentran en una tabla, es necesario que usted haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar los registros. Para ordenar los registros de un subformulario, haga clic en el campo que desee ordenar y, a continuación, haga clic

en el campo que desee ordenar; posteriormente, haga clic en Orden ascendente u

Orden descendente . En un formulario

, los campos sólo se pueden ordenar uno a uno. En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un registro, Microsoft Access ordena todas las hojas secundarias de datos que se encuentren en dicho nivel. En una hoja de datos o en una hoja secundaria de datos, puede seleccionar dos o más columnas adyacentes a la vez y ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada situada más a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de datos, Access guarda el criterio de ordenación, que no es más que el modo de organizar datos basándose en el valor o tipo de datos. Los datos se pueden ordenar alfabéticamente, numéricamente o por fecha.

Para ordenar registros utilizando la cuadrícula de diseño, debe abrir una consulta en la vista Diseño, o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Para ordenar por más de un campo, coloque los campos en la cuadrícula de diseño en el orden en el que desee que se lleve a cabo la ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellidos y a continuación por el campo Nombre, el campo Apellidos debe estar a la izquierda del campo Nombre en la cuadrícula. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que desea ordenar, haga clic en una opción.

Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas. Para ordenar registros en un informe, abra el informe en la vista de Diseño. Haga clic en

Ordenar y agrupar en la barra de herramientas para mostrar el cuadro Ordenar y agrupar. En la primera fila de la columna Campo/Expresión, seleccione un nombre de campo o escriba una expresión. El campo o expresión de la primera fila es el primer nivel de ordenación (el conjunto mayor). La segunda fila es el segundo nivel de ordenación y así sucesivamente.

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Es importante destacar que cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el Orden en Ascendente. En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones.

Filtro u orden avanzado La opción Filtro u orden avanzado es empleada para ordenar registros por valores parciales de un campo. En la versión 2007 de Access se conoce como Filtro avanzado/Ordenar… El funcionamiento de esta opción se ejemplifica a continuación: En ocasiones puede desear ordenar registros basados sólo en la parte del mes de los valores de fecha y omitir el día y el año. O bien, puede desear ordenar registros basados sólo en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar esas búsquedas mediante la creación de expresiones simples. Ordenar por valores parciales de fecha. Al ordenar registros utilizando uno de los comandos Ordenar, se utiliza el valor completo de la fecha (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero imagine que desea ordenar la fecha de cumpleaños en función sólo en los meses en los que tienen lugar y omitir la parte de día y año de los valores. Ordenar sólo por una parte de los valores de fecha requiere escribir una expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o por los resultados de una consulta, pero primero debe encontrarse en la vista Hoja de datos. Escriba la expresión en la región de consulta de la ficha Filtro para que la expresión que ha creado extraiga sólo los datos deseados y, a continuación, utilícelos como base de ordenación. Para mostrar la ficha Filtro debe seguir los pasos que se mencionan a continuación: 1. Cambie la tabla o consulta a la vista Hoja de datos. Si está trabajando con una consulta, ejecútela para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado/Ordenar… en el menú contextual, con lo que Access muestra la ficha Filtro.

3. Cree la expresión. A continuación se menciona como se debe generar la expresión:

• Por ejemplo, para ordenar por mes sin tener en cuenta el año, escriba la expresión Expr1: DatePart("m",[FechaCumpleaños]) en la fila Campo de la primera columna. • Para ordenar los registros por días de cada mes, escriba Expr2:DatePart("d",[FechaCumpleaños]) en la fila Campo de la segunda columna.

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La función DatePart de la primera columna ordena los registros por mes y la función DatePart de la segunda columna ordena los registros por días de cada mes.

• En la fila Orden, seleccione Ascendente o Descendente en cada una de las expresiones. El orden ascendente de la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la inferior. El orden ascendente de la segunda columna muestra 1 en la parte superior y 31 en la inferior. El criterio de ordenación descendente realiza la operación inversa. • En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Ordenar por valores parciales de texto. La ordenación por valores parciales de texto es muy similar a ordenar por valores parciales de fecha. Tiene que escribir una expresión en la ventana Filtro para extraer los caracteres que constituyen la base para la ordenación. Suponga que el campo Ciudad contiene valores como North Seattle, South Seattle, North Tacoma o South Tacoma. Suponga que desea omitir la primera palabra y ordenar los registros sólo por la segunda. 1. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado/Ordenar… en el menú contextual. 2. Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, escriba =Mid([Ciudad], 7) para omitir los primeros seis caracteres del campo Ciudad. La función Mid devuelve una subcadena contenida en la cadena o campo especificado. En este caso, para cada registro, la función devuelve el valor a partir del séptimo carácter; es decir, después del espacio del campo Ciudad. 3. En la celda Ordenar, elija Ascendente o Descendente.

4. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Comparación de los métodos de filtrado Existen cuatro métodos que puede utilizar para registros en un formulario u hoja de datos: 1. Filtro por selección. Es la técnica para filtrar registros en un formulario, una hoja de

datos o una página de acceso a datos en la que recupera únicamente los registros que contienen el valor seleccionado.

1.1 En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja secundaria de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012288123082&CTT=5&Origin=HA100626103082�

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012288813082&CTT=5&Origin=HA100626103082�

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1.2 Seleccione todo el valor o una parte de éste en un campo siguiendo uno de estos procedimientos:

• Buscar registros en los que el contenido del campo coincida totalmente con la

selección: o Seleccione el contenido completo de un campo o bien sitúe el punto de

inserción en un campo sin seleccionar nada. Por ejemplo, seleccione el valor "Berlín" en el campo Ciudad para devolver todos los registros en los que se indique Berlín como la ciudad.

• Buscar registros en los que el valor de ese campo comience por los mismos caracteres seleccionados: o Seleccione parte de un valor que comienza por el primer carácter de un

campo. Por ejemplo, seleccione sólo "Fran" en el campo NombreCompañía con el valor "France restauration" para devolver todos los registros que tienen un nombre de compañía que empiece por "Fran," como, por ejemplo, "Franchi S.p.A." o "Frankenversand".

• Buscar registros en los que todo o parte del valor de ese campo contenga los mismos caracteres seleccionados: o Seleccione parte de un valor que comienza después del primer carácter de

un campo. Por ejemplo, seleccione las letras"Del " en el campo NombreCompañía con el valor "Old World Delicatessen" para devolver todos los registros que contengan "del" en cualquier parte del campo NombreCompañía como, por ejemplo "Ernst Handel", "Galería del gastrónomo" o "Qué Delicia".

1.3 Haga clic en Selección en la pestaña Inicio de la sección Ordenar y filtrar y de clic sobre alguno de los criterios propuestos.

1.4 Si desea afinar la búsqueda, deberá restablecer el filtro para mostrar todos los registros y, a continuación, repetir los pasos 1.2 y 1.3. Para restablecer el filtro, haga clic en Filtro y en la pantalla que aparece dar Quitar filtro en la barra de herramientas.

También puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor. Después de seleccionar un valor, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en él y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección.

2. Filtro por formulario. Es la técnica para filtrar datos que utiliza una versión del

formulario o de la hoja de datos activa con campos vacíos en los que puede escribir los valores que desee que contengan los registros filtrados.

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2.1 Abra un formulario en la vista Formulario, o una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos. Para filtrar registros de una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en el indicador de expansión.

2.2 Haga clic en Filtro por formulario que es una de las opciones contenidas en el botón Avanzadas en la pestaña Inicio dentro de la sección Ordenar y filtrar. Puede especificar criterios para el formulario, subformulario, hoja de datos principal o cualquier hoja secundaria de datos que se visualice. Cada subformulario u hoja secundaria de datos tiene sus propias fichas Buscar y O.

2.3 Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos

registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.

2.4 Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.

• Busque registros en los que una determinada casilla de verificación, botón de

alternar o botón de opción esté o no seleccionado: o Haga clic en la casilla de verificación o el botón hasta que quede de la forma

que desee. Para devolverlo a una posición neutral de forma que no se utilice como criterio para filtrar registros, siga haciendo clic en la casilla de verificación o el botón hasta que aparezca en gris.

• Busque registros en los que un determinado campo esté vacío o no lo esté: o Escriba Es Nulo o Es Negado Nulo en el campo.

• Buscar registros utilizando una expresión de criterios o Escriba la expresión en el campo apropiado o inserte una a través del

Generador de expresiones. Si especifica valores en más de un campo, el filtro devuelve registros sólo si contienen los mismos valores especificados en cada uno de esos campos.

2.5 Para especificar valores alternativos que los registros deban tener para ser incluidos en los resultados del filtro, haga clic en la ficha O de la hoja del formulario, subformulario, hoja de datos principal o secundaria que esté filtrando e inserte más criterios. El filtro devuelve registros si tienen todos los valores especificados en la ficha Buscar, todos los valores especificados en la primera ficha O o bien todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

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2.6 Haga clic en Alternar filtro en la barra de herramientas.

3 Filtro por entrada de datos. Es la técnica para filtrar registros que utiliza un valor o una expresión que usted escribe para buscar únicamente los registros que contienen el valor o satisfacen la expresión.

3.1 Abra un formulario en la vista Formulario o una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos. Para filtrar registros de una hoja secundaria de datos, primero haga clic en el indicador de expansión para mostrar la hoja secundaria de datos.

3.2 Siga uno de estos procedimientos:

• Especifique el valor de campo exacto que desea que contengan los registros filtrados: o Haga clic con el botón secundario en el campo del formulario, subformulario,

hoja de datos principal o secundaria que esté filtrando y, a continuación, seleccione Filtros de texto y en el submenú que aparece seleccione la opción Es igual a y escriba el valor en el cuadro Filtro personalizado.

• Especificar criterios más complejos: o Escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de

identificadores, operadores, caracteres comodín y valores para obtener el resultado que desee. Por ejemplo, para encontrar todos los registros donde Cargo contacto incluye la palabra "Marketing" en cualquier lugar del cargo, haga clic con el botón secundario en el campo Cargo contacto y, a continuación, seleccione Filtros de texto y en el submenú que aparece seleccione la opción Contiene y escriba *Marketing* en el cuadro Filtro personalizado.

4 Filtro u orden avanzado. Es la ventana en la que puede crear un filtro desde cero. Puede escribir expresiones de un criterio en la cuadrícula de diseño del filtro para limitar los registros de la hoja de datos o formulario abierto a un subconjunto de registros que coincidan con ese criterio. Para conocer la manera en que se debe trabajar con este tipo de filtro, se sugiere leer el tema anterior, Filtro u orden avanzado, que explica de manera amplia y detallada el funcionamiento de este tipo de filtro.

También se pueden filtrar registros en una página de acceso a datos que es una página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.

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Formato Cuando se define un formato para un determinado campo, lo que se le está indicando a Access es cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificar esta tarea, Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, pero también es posible que usted defina sus propios formatos. En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de estos símbolos:

Símbolo Significado (espacio) Muestra espacios como caracteres literales.

"ABC" Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales.

! Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha.

* Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter.

\ Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas.

[color] Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

A parte de estos símbolos se tienen otros que son propios de cada tipo de dato que se mencionan a continuación. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Número y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo. A continuación se detallan los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.

• Para los campos de tipo Número y Moneda: Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente.

Sección Descripción Primera El formato para los números positivos. Segunda El formato para los números negativos. Tercera El formato para los valores cero. Cuarta El formato para los valores nulos.

Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:

€#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"Nulo"

Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato está indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en

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verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utiliza varias secciones pero no especificas un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección. } Es posible crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes:

Símbolo Descripción , (coma) Separador decimal . (punto) Separador de miles

0 Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0.

# Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada.

$ Muestra el carácter literal "$" € Muestra el carácter literal "€"

% Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje.

E- o e-

Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00.

E+ o e+

Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

• Para los campos de tipo Número y Moneda:

Puede crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos siguientes.

Símbolo Descripción : (dos

puntos) Separador de horas

/ Separador de fechas c Igual que el formato predefinido Fecha general.

d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).

dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)

dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo). ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.

dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga. se Día de la semana (1 a 7). ee Semana del año (1 a 53).

m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12).

mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12).

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mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). a Número de día del año (1 a 366).

aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaa Año completo (0100 a 9999).

h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23).

n Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos dígitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.

AM/PM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado.

am/pm Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado.

A/P Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado.

a/p Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según sea apropiado.

AMPM Reloj de 12 horas con el designador de mañana/tarde apropiado.

• Para los campos de tipo Sí/No:

El tipo de datos Sí/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tres secciones.

Sección Descripción

Primera Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Sí/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición.

Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado.

Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

• Para los campos de tipo Texto y memo:

Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos.

Símbolo Descripción

@ Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).

& No se necesita un carácter de texto. < Convertir todos los caracteres a minúsculas. > Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo.

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Sección Descripción Primera Formato para los campos con texto.

Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

Liberar todas las columnas

Puede inmovilizar una o más de las columnas (campos) de una hoja de datos de manera que sean las que se encuentren más a la izquierda y estén siempre visibles, sin importar a dónde se desplace.

• Abra una tabla, consulta, formulario, vista o procedimiento almacenado en la vista de Hoja de datos.

• Seleccione las columnas que desee inmovilizar. Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo de la columna. Para seleccionar más de una columna, haga clic en el selector de campo de columna y, sin soltar el botón del mouse, arrastre para ampliar la selección.

• Siga uno de estos procedimientos: o Para inmovilizar las columnas seleccionadas, haga clic en Inmovilizar que se

encuentra dentro de la opción Más en la sección Registros de la pestaña Inicio.

o Para liberar todas las columnas, haga clic en Liberar ubicada en el mismo lugar que la opción Inmovilizar.

Cuadrícula Abra un formulario, un informe o una página de acceso a datos en la vista Diseño, lo que provocará que aparezca una nueva sección llamada Herramientas de diseño del (puede ser del formulario, informe o página de acceso a datos) con dos pestañas. Dentro de la pestaña Organizar, en la sección Mostrar elija Cuadrícula.

2 CONSULTAS

Consultas de referencias cruzadas Introducción

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Se define una consulta de referencias cruzadas cuando usted desea representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Por ejemplo, si desea obtener las ventas mensuales de sus empleados a partir de los pedidos vendidos. Tiene que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

La consulta quedaría mucho más elegante y clara presentando los datos en un formato más compacto como el siguiente:

Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observe que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen; es decir, hay una fila por cada empleado, mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).

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Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tiene que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear: Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo Nueva consulta que aparecerá:

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana se le pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde tomará los datos.

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En el apartado Ver se puede elegir si desea ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que está creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla, utilizará como origen esa tabla, en caso contrario tendrá que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que está creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas. Haga clic sobre el nombre del origen elegido y pulse el botón Siguiente> para pasar a la ventana que puede ver a continuación:

En esta ventana el asistente pide introducir el encabezado de filas. Como ya se ha mencionado, una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, haga clic sobre el campo y clic sobre el

botón . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados:, aparece en la zona inferior un ejemplo de cómo quedará la consulta. Si por alguna situación se ha

equivocado de campo pulse el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Es posible seleccionar hasta tres campos. Si selecciona varios campos habrá en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuación pulse el botón Siguiente> y aparece esta ventana:

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En esta ventana el asistente pide introducir el encabezado de columnas. Aquí sólo puede elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generará una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cómo quedará el resultado. Pulsando Siguiente, accederá a una ventana como la que verá a continuación:

Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente se desea los totales no por cada fecha sino por mes, año o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qué tipo de agrupación queremos. Por ejemplo ha seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecerá una columna por cada mes del año en vez de por cada fecha distinta. Aquí también podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana.

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Después de pulsar el botón Siguiente> pasará a la siguiente ventana:

En esta ventana el asistente pregunta qué valor debe calcular en la intersección de columna y fila. En la lista Funciones: seleccione la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: debe elegir el campo sobre el cual actuará la función de agregado. El asistente también permite añadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. Para que el asistente añada esta columna tiene que activar la casilla Sí, incluir suma de filas. Después de pulsar el botón Siguiente> para llegar a la última ventana del asistente que se ve en la imagen al lado: En esta ventana el asistente pregunta el nombre de la consulta, el cual también será su título. Antes de dar clic sobre el botón Finalizar> puede elegir entre:

• Ver la consulta, en este caso se mostrará el resultado de la consulta:

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O bien,

• Modificar el diseño, si se selecciona esta opción aparecerá la vista Diseño de consulta donde podrá modificar la definición de la consulta.

Buscar duplicados Si su base de datos de Access contiene datos que se han importado de varios orígenes o si ha heredado una base de datos que se ha utilizado durante muchos años y no estaba configurada correctamente, la base de datos podría contener registros duplicados que desee limpiar. Para determinar si existen registros duplicados en una tabla de Access, puede utilizar el Asistente para consultas de buscar duplicados de Access. Del mismo modo, si su tabla contiene relativamente pocos duplicados y tiene que revisar los registros antes de decidir cuáles desea eliminar, puede utilizar el Asistente para consultas de buscar duplicados para que le ayude a limpiar registros duplicados. Sin embargo, también puede eliminar registros duplicados y conservar los originales automáticamente . Para buscar registros o valores de campo duplicados usted debe: 1. Abra la base de datos que contiene registros duplicados. 2. En la pestaña Crear, en la sección de Otros haga clic en Asistente para consultas. Con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Nueva consulta.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para búsqueda de duplicados y en Aceptar.

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4. En la lista de tablas del asistente, seleccione la tabla que contenga registros duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la lista de campos disponibles, seleccione el campo o campos que contengan la información duplicada.

6. En la lista de campos disponibles, seleccione el campo o campos que contengan los datos que desee inspeccionar entre los registros duplicados y haga clic en Siguiente.

7. Escriba el nombre de la consulta, por ejemplo Encontrar duplicados de Clientes y, a continuación, haga clic en Finalizar para ejecutar la consulta.

Cuando ejecuta la consulta, los registros con campos duplicados (en este ejemplo, todos los registros de la misma ciudad) se ordenan por el campo duplicado (Ciudad) para que pueda comparar los datos en cualquier otro campo adicional que desee inspeccionar. En este ejemplo, el campo Dirección contiene datos diferentes (por ejemplo, Avda. y Avenida) para registros de clientes duplicados.

Si su base de datos contiene un pequeño número de duplicados, puede seleccionar los registros individuales que no desee y eliminarlos. Después de eliminar registros

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duplicados que no utilizan abreviaturas en el campo Dirección, ahora los registros aparecerán del modo siguiente.

Sin embargo, no se puede convertir una consulta Encontrar duplicados en una consulta de eliminación para eliminar registros duplicados. Esto se debe a que la consulta Encontrar duplicados devuelve el registro original y cualquier duplicado del registro para que se pueda elegir la versión que se desea eliminar. Por ello, si la convierte en una consulta de eliminación, eliminará tanto el original como los duplicados. Sin embargo, existe una forma de eliminar registros duplicados automáticamente conservando los originales si no hace falta elegir la versión que se desea eliminar. Para eliminar registros duplicados y conservar los originales automáticamente La eliminación de registros duplicados de una tabla requiere dos pasos. Primero, se crea una copia de la estructura de la tabla que contiene duplicados y se hacen claves principales de todos los campos que contienen duplicados. Segundo, se crea y se ejecuta una consulta de datos anexados a partir de la tabla original en la nueva tabla. Debido a que los campos que son claves principales no pueden contener registros duplicados, este procedimiento genera una tabla sin registros duplicados. Diseño de la consulta

Si observa la imagen anterior, en la parte superior se tiene la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas para generar la consulta con sus correspondientes

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campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE, es el lugar en dónde se define la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que se explica brevemente a continuación: Campo: En esta sección se pone el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Tabla: Aquí se muestra el nombre de la tabla de la que se seleccionó el campo. Es útil cuando se definen consultas basadas en varias tablas. Orden: Es empleada para ordenar las filas del resultado. Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando se quiere utilizar el campo para definir la consulta pero no se quiere que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si desea que la consulta obtenga a todos los alumnos de Valencia, necesita el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no se desea que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. Criterios: Sirve para especificar un criterio de búsqueda, que es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: Esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones. Agregar tablas Cuando se crea una consulta, se recuperan datos de una tabla, vista o función. Para trabajar con cualquiera de estos objetos en una consulta, debe agregarlos al panel Diagrama:

1. En el panel de exploración, seleccione Consultas , haga clic con el botón derecho del mouse en la consulta que desea abrir y, a continuación, elija vista Diseño.

2. En la zona de tablas, haga clic con el botón secundario del mouse en el fondo y elija Mostrar tabla en el menú contextual.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, elija la ficha Tablas, Consultas o Ambas.

4. En la lista de elementos, haga doble clic en cada uno de los elementos que desee agregar.

5. Cuando haya terminado de agregar elementos, elija Cerrar.

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También puede pegar columnas o tablas desde el Portapapeles. Cuando hace referencia a tablas en la instrucción del panel SQL, éstas se agregan automáticamente a la consulta. Totales-Nombres de las tablas

La vista Hoja de datos incluye ahora una fila Total en la que se puede visualizar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Una vez agregada la fila Total, se elige la flecha de la celda de la columna y se selecciona el cálculo deseado. Para mostrar la fila totales, basta con dar clic sobre el

botón Totales ubicado en la sección Registros de la pestaña Inicio y con esta acción se agregará una fila al final de la tabla en donde haciendo uso de un cuadro combinado, usted podrá seleccionar el tipo de total que desee utilizar. En lo que refiere a los nombres que se dan a una tabla, es importante recordar que éstos deben ser

significativos y únicos, entre otras características. Para dar nombre a una tabla es necesario primero capturar todos los campos que la conformarán ya sea en vista Diseño o en vista Hoja de datos, posteriormente dar clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido o desde el botón de Office, lo que provocará que aparezca la pantalla Guardar como para darle nombre a la tabla:

Después de asignar el nombre a la tabla, hay que dar clic en el botón Aceptar. Tipo de consulta Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:

• Consultas de selección. Son las consultas que extraen o muestran datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podrá consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está

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físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). • Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, como las de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

• Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.

Parámetros de la consulta A menudo, en una consulta es necesario utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que se desea que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, se quiere hacer una consulta para obtener a los alumnos que nacieron en una determinada fecha, la fecha de cumpleaños la introducirá el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesita utilizar en su consulta un parámetro. Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utiliza un nombre de campo que no está en el origen de datos, Access considera este campo como un parámetro y cuando se ejecuta la consulta solicita Introducir el valor del parámetro mediante un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen. En el ejemplo anterior, en la consulta tendría que añadir una condición de búsqueda que especifique que la Fecha de cumpleaños es igual al Valor a introducir, de esta manera:

Es importante recordar que cuando ponga el nombre del parámetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le añadirá comillas y no lo considerará como un nombre de parámetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parámetro en una consulta es definiéndolo mediante el botón Parámetros de la pestaña Diseño.

En este caso, después de elegir la opción, se abre el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta donde puede indicar el nombre del parámetro y el tipo de dato.

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La diferencia entre escribir directamente un nombre de parámetro y definirlo con el botón Parámetros es que, si le ha asignado un tipo de dato, Access comprueba automáticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

Ejecutar o abrir consultas Dependiendo del tipo de consulta, es la manera en que ésta se ejecuta. Cuando se abre una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas, Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos: 1. En el panel de exploración, haga clic en Consultas.

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desea abrir.

3. Haga clic en Abrir que aparece en el menú contextual.

A diferencia de lo que sucede con una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas, no se pueden ver los resultados de una consulta de acción al abrirla en la vista Hoja de datos. No obstante, en la vista Hoja de datos puede ver una vista previa de los datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. Como precaución se recomienda hacer una copia de los datos que cambia o mueve en una consulta de acción por si necesita restablecerlos a su estado original después de ejecutarla. 1. Abra la consulta de acción en la vista Diseño.

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2. Para obtener una vista previa de los registros que se verán afectados en la vista

Hoja de datos, haga clic en Ver en la barra de herramientas y compruebe los registros. Verá lo siguiente para cada consulta de acción:

Para esta consulta La hoja de datos muestra Actualización Los campos que se actualizarán.

Eliminar Los registros que se eliminarán. Creación de tabla Los campos que se incluirán en la nueva tabla. Datos anexados Los registros que se agregarán a otra tabla.

3. Para regresar a la vista Diseño de la consulta, haga clic de nuevo en que se encuentra en la pestaña Inicio. Realice los cambios que desee en la vista Diseño.

4. Haga clic en Ejecutar que se encuentra en la sección Resultados dentro de la pestaña de Diseño en las Herramientas de consulta para ejecutar la consulta.

Para detener una consulta una vez iniciada, presione CTRL+ENTER.

3 EDICIÓN Seleccionar registros – Deshacer acciones La tabla siguiente muestra técnicas del mouse para seleccionar datos o registros en la vista Hoja de datos:

Para seleccionar Haga clic

Datos en un campo Donde desee empezar a seleccionar y arrastre el mouse por los datos.

Un campo completo En el borde izquierdo del campo de una hoja de datos,

donde el puntero del mouse cambia a .

Campos adyacentes En el borde izquierdo de un campo y arrastre el mouse para extender la selección.

Una columna En el selector de campo. Columnas

adyacentes En el nombre del campo en la parte superior de la columna y después arrastre para extender la selección.

Un registro En el selector de registro.

Varios registros En el selector de registro del primer registro y arrastre el mouse (ratón) para extender la selección.

Todos los registros En Seleccionar todos los registros en el menú Edición.

La siguientes tablas presentan la manera de seleccionar campos y registros en una página de acceso a datos:

Para seleccionar Haga clic

Datos en un campo Donde desee empezar a seleccionar y arrastre el mouse por los datos.

Un campo completo Tres veces dentro del campo. Un registro Un campo que pertenece al registro.

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Para seleccionar Haga

Datos en un campo

Mueva el punto de inserción al principio del texto que desee seleccionar, a continuación mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS y use las teclas de dirección para moverse al final de la selección.

Un campo completo Sitúe el punto de inserción en cualquier lugar del campo, presione INICIO y, a continuación, MAYÚS+FIN.

Un registro Presione TAB hasta que tenga el enfoque un campo que pertenezca al registro.

Para deshacer o rehacer acciones en Access. Si se da cuenta de que se ha equivocado,

podrá utilizar la Flecha abajo situada junto al botón Deshacer para seleccionar todos los pasos realizados después de equivocarse y, a continuación, deshacerlos. También se pueden rehacer múltiples acciones en la misma vista. Para rehacer varias

acciones, haga clic en la Flecha del botón Rehacer en la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione las acciones que desee repetir. Las acciones se repiten en el orden en que aparecen. Reemplazar – Copiar, Cortar y Pegar En esta sección se abarcan cuatro temas principales que son Reemplazar, Copiar, Cortar y Pegar datos en Access: • Reemplazar. Muchas veces necesitará buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tiene a su disposición la herramienta Buscar y Reemplazar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debe visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde desea buscar y finalmente hacer clic en el botón Reemplazar de la pestaña Inicio: Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: debe escribir el valor a buscar.

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En el cuadro Reemplazar por: debe capturar el nuevo valor que desea que sustituya al anterior. El botón Reemplazar reemplaza el valor donde se encuentra en ese momento, y el botón Reemplazar todos sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución. Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo. En el cuadro Buscar en: debe indicar el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto, Access elige el campo donde tiene el cursor en ese momento, si desea que busque en cualquier otro campo seleccione de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: puede elegir entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.

Después puede indicarle en el cuadro combinado Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados.

Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y

hasta el último. Si activa la casilla Mayúsculas y minúsculas, Access diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas; es decir, si el valor que busca es María no encontrará maría. Posteriormente, debe hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si desea seguir la búsqueda, haga clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que busque. Después debe cerrar el cuadro de diálogo.

• Copiar. Para copiar algún elemento en Access, debe:

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1. Abrir el archivo desde el que desea copiar elementos. 2. Seleccionar el primer elemento que desea copiar.

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar o utilice el Método abreviado de teclado que consiste en pulsar la combinación de teclas CTRL+C.

4. Siga copiando elementos del mismo u otros archivos hasta que haya recopilado todos los elementos que necesita. El Portapapeles de Office puede incluir hasta 24 elementos. Al copiar el elemento número 25, se elimina el primer elemento que contenga el Portapapeles de Office.

Si abre el panel de tareas Portapapeles en un programa de Office el panel de tareas Portapapeles no aparece automáticamente al cambiar a otro programa de Office. Sin embargo, puede continuar copiando elementos de otros programas. Si la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar está seleccionada, aparece un mensaje sobre el área de estado para indicar que se ha añadido al Portapapeles de Office.

Al agregar elementos al Portapapeles de Office, se muestra una entrada en el panel de tareas Portapapeles. La entrada más reciente siempre se agrega encima. Cada entrada incluye un icono que representa el programa de origen de Office y una parte del texto copiado o una miniatura del gráfico copiado. Los elementos recopilados permanecen en el Portapapeles hasta que cierre todos los programas de Office que se ejecutan en el equipo o hasta que haga clic en Borrar todo en el panel de tareas Portapapeles.

• Cortar. Puede cortar elementos de Access seleccionando con el mouse lo que se desee cortar, posteriormente debe dar clic sobre el botón Cortar ubicado en la sección Portapapeles de la pestaña Inicio. El elemento cortado se almacenará en el Portapapeles de Office para pegarse en otro lugar cuando se desee.

• Pegar. Puede pegar elementos del Portapapeles de Office uno por uno o todos a la vez. Para pegar algún elemento usted debe:

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1. Haga clic donde desee que se peguen los elementos. Puede pegar elementos reunidos en cualquier programa de Office. Para pegar elementos individualmente, en el panel de tareas Portapapeles, haga doble clic en cada elemento que desee pegar. Para pegar todos los elementos copiados en el panel de tareas Portapapeles, haga clic en Pegar todo. Es importante destacar que el Portapapeles de Office no admite el comando Pegado especial. Sin embargo, éste comando sí está disponible en los programas de Office. Menú contextual – Pegado especial El menú contextual es la ventana que se abre cuando se hace clic con el botón secundario del mouse en alguna sección del área de trabajo de Access. Este menú es un elemento vivo del sistema operativo y de los productos de Office como Access, ya que se va modificando añadiendo nuevos elemento a medida que instala nuevos programas o elementos de los mismos. El menú contextual sirve para facilitar el trabajo. Cuando abre el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse obtendrá una ventana en la que se encuentran varias opciones. En la imagen siguiente se muestra sólo un ejemplo de un menú contextual:

Como se mencionó antes, dependiendo de la zona de la pantalla sobre la que se abra el menú contextual, éste tomará un aspecto u otro diferenciándose en los elementos que muestra o contiene en su menú. El Pegado especial consiste en pegar únicamente los valores o el formato del elemento que se haya seleccionado; por ejemplo, si usted copia un dato como un número telefónico y le interesa pegarlo en otro lugar pero como un texto, puede hacer uso de esta herramienta de la siguiente manera: 1. Corte o copie el objeto que desea pegar.

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2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y a continuación haga clic en Pegado especial.

3. Para especificar el formato con el que desea pegar el elemento, haga clic en Pegar y después utilice la sección Como para seleccionar un formato.

Pegar datos anexados – Autocorrección

La característica Pegar datos anexados que se encuentra dentro del botón Pegar en la sección Portapapeles de la pestaña Inicio, permite crear rápidamente nuevos registros con información existente en otros, lo cual resulta muy útil si se van a incluir más registros con información muy parecida a otros ya existentes. Para comprender su uso se sugiere seguir los pasos que se mencionan a continuación: 1. Abrir una tabla en vista Hoja de datos. 2. Mientras mantiene oprimida la tecla MAYUS seleccione los registros que desee copiar.

3. De clic sobre el botón Copiar en la sección Portapapeles de la pestaña Inicio, para copiar los datos al portapapeles.

4. De clic sobre la flecha que se encuentra bajo el botón Pegar, y seleccione Pegar datos anexados y de clic sobre Sí cuando Access solicite la confirmación.

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En lo que refiere al tema de Autocorrección, es la manera en que Access corrige y da formato automáticamente al contenido de las bases de datos, así como la forma en que indica los errores que encuentra. Para modificar la manera en que la Autocorrección funciona se debe:

1. Hacer clic sobre el botón de Microsoft Office y a continuación en Opciones de Access lo que provocará que aparezca la siguiente pantalla:

2. En este cuadro de diálogo, de clic en la sección Revisión, que se encuentra del lado izquierdo, y a continuación haga clic en el botón Opciones de autocorrección para abrir la siguiente pantalla:

3. Aquí podrá configurar todas las opciones de Autocorrección. Una vez que termine de clic en Aceptar.

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