Curso Basico Macropro

Curso Básico Operativo para Clientes

MACROPROCurso Básico Operativo para Usuario

Descripción: En este curso el usuario conocerá la filosofía y lógica de operación de MacroPro, quedando capacitado para eje-cutar operaciones básicas.

Objetivo: Al final del curso el usuario deberá saber en que opcio-nes se deben dar de alta cada uno de los catálogos in-dispensables para la implementación del sistema, así como las opciones correctas en las cuales se deben capturar las operaciones más comunes y aprenderá que módulos se están afectando en línea.

TEMARIO

Sección I Captura de Catálogos

Sección II Saldos Iniciales y Operaciones

Sección III Definición de Asientos Repetitivos

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Sección I Captura de Catálogos

El paquete Integral de MacroPro incluye los módulos de Contabilidad, Bancos, Nómina, Ventas, Compras, Inventarios, Caja Rápida y Datos Generales. Este último contiene los pará-metros de configuración comunes a todos los demás módulos.

Todos los módulos se integran entre sí de tal forma que una operación capturada se regis-tra en línea en el resto del sistema. Además incluyen opciones de configuración que facilitan la adaptación a cualquier negocio del giro comercial, sin importar su tamaño. Incluye también un Re-porteador de fácil manejo que permite la modificación y creación de nuevos reportes.

Los módulos cuentan, también, con las principales opciones de consultas, facilitando la la-bor de toda administración.

Las Teclas Principales

Funciones:

F1 Lista los servicios de MacroProF2 AgregarF3 Borrar / CancelarF4 ModificarF5 DesplegarF6 Listar datos. Se utiliza en catálogos

Y en todos los campos de captura quepueda consultar listas de datos (tipos,cuentas, artículos, etc.). También seutiliza en el Reporteador para avanzarpágina

F7 Inserta un renglónF8 Borra el renglón actualF9 Diversos Usos. Su principal utilización es para se-

leccionar el puerto de salida en la impresión de re-portes y foliar automáticamente los catálogos

F10 o <Fin> Finaliza la pantalla de captura, salvandoLa información

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1. Catálogo de Cuentas Contables

a) Formato de la Cuenta

El número de cuenta puede constar de 16 dígitos divididos en 6 niveles. El formato están-dar es de 4 – 3 – 3 formando números de cuenta con el formato:

9999 999 999

Una vez dado de alta su catálogo de cuentas no podrá modificar este parámetro, por ello la necesidad de planear su catálogo de cuentas pensando en el crecimiento proyectado para los si-guientes años. Se hace de vital importancia tomar en cuenta la posibilidad de apertura de sucursa-les o filiales.

Nota Importante: No se debe utilizar un dígito en el primer nivel del formato de la Cuenta Contable.

MacroPro define los rangos del catálogo de cuentas asignando el primer dígito de la cuen-ta, de la forma siguiente:

1 ACTIVO Balance Deudora2 PASIVO Balance Acreedora3 CAPITAL Balance Acreedora4 INGRESOS Resultados Acreedora5 EGRESOS Resultados Deudora6 ORDEN Balance Deud. / Acr.

Si altera esta definición, asegúrese de definir en forma correcta, el Tipo (Balance o Resul-tados) y la Naturaleza (Deudora o Acreedora).

Al definir el catálogo de cuentas utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 pa-ra Cambiar, F5 para Consultar y F6 para Listar.

Los datos solicitados para definir una nueva cuenta, son:

Número de Cuenta. Se solicita en la estructura definida por Usted.

Descripción Corta. Se define una descripción corta para la cuenta. Podrá seleccionar a través de ellas en la consulta y captura de asientos.

Utilice esta facilidad para identificar con un nombre genérico las cuentas de bancos, clien-tes, proveedores, etc.

Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene 3 cuentas de cheques en Bancomer. Asig-ne la descripción corta «Bancomer» a las tres cuentas. Al capturar asientos podrá seleccionarlas por medio de esta descripción.

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Descripción. Dispone de 2 renglones de 30 caracteres para la descripción de la cuenta. Utilice en segundo renglón si ya tiene definido un uso específico para él; por ejemplo, descripción en inglés, en caso contrario, deje en blanco este campo.

Promedio. En este campo indique el tipo de cálculo necesario para los saldos promedios de las cuentas. Básicamente se permite elegir entre Diario y Mensual (Saldo inicial + Saldo Final) / 2.

Si en alguna cuenta llegara a requerir tanto el promedio diario como el mensual, seleccione promedio Diario. El promedio mensual puede obtenerlo mediante una fórmula.

Si agrega números de cuenta a manera de títulos, No defina promedios para esas cuentas. No deje sin promedio una cuenta normal.

Tipo de Cuenta. Este campo se solicita únicamente si tiene definidos Tipos de Cuentas en la op-ción de Configuración.

Este dato se asigna solamente a nivel de cuenta mayor y puede ser utilizado como filtro en la obtención de reportes estadísticos.

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2. Cuentas Bancarias, Rubros y Acreedores

La opción Tipos de Cuenta define los tipos de cuentas bancarias que actualmente utiliza; por ejemplo: NORMAL, PRODUCTIVA, MAESTRA, etc.

Al definir el catálogo de cuentas bancarias utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar y F5 para Consultar.

Los datos solicitados para definir una cuenta nueva son:

Número de Cuenta. Número de cuenta asignado por el banco. Dispone de 10 caracteres.

Búsqueda. Si define una llave de búsqueda para la cuenta podrá seleccionar a través de ella en las consultas y captura de movimientos.

Banco, Sucursal, Ciudad, Estado, Teléfonos y Personas. Nombre del banco, de la sucursal que lleva la cuenta y otros datos de identificación.

Tipo. Tipo de cuenta. Seleccionará en base a una lista de datos.

Cuenta CG. Número de cuenta contable. Defínala aunque no tenga integración con Contabilidad.

Folio. Número del siguiente cheque a imprimir.

Folio para Pagos Electrónicos. Indique en este campo el folio inicial para movimientos de Pago Electrónico. Este folio se usa en vez del folio de cheques. Si el proveedor está configurado para re-cibir pagos electrónicos.

Moneda. Moneda en que se controla el saldo de la cuenta bancaria.

Incluir en Flujo de Efectivo?. Indique si la cuenta bancaria va a ser considerada en el módulo de Flujo de efectivo. Si decide no incluirla, su saldo no afectará al saldo disponible mostrado en ese módulo.

Adicionales. Si requiere algún campo adicional a los antes descritos utilice los campos adiciona-les. Cada uno es de 20 caracteres.

Estando en un campo adicional podrá oprimir la flecha izquierda para pasar al nombre del campo y modificarlo.

Formato Reporte. Si desea fijar un formato de cheque-póliza para esta cuenta bancaria, defina en este campo el número de reporte que contiene el diseño.

Al entrar a Emisión de cheques, debe seleccionar un formato de cheque-póliza, sin embargo, si selecciona una cuenta que tiene definido otro formato, automáticamente se hará el cambio para imprimir el cheque en el formato obligado para esa cuenta.

Rubros de Gastos

Los rubros son clasificaciones de gastos que permiten analizar la utilización de los recursos monetarios. Esto permite tener una conciencia clara de la aplicación de los ingresos de la empresa.

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Cada cheque elaborado podrá ser asignado a un rubro, ejemplo:

- NOMINA, - GASTOS DE VENTA,- REPOSICION DE CAJA CHICA,- PRESTAMOS A FUNCIONARIOS, etc.

Al definir el catálogo de rubros utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar y F5 para Consultar.

Los datos solicitados para definir un rubro son:

Rubro. Código del rubro. Dispone de 4 caracteres alfanuméricos.

Descripción. Descripción del rubro. Dispone de 30 caracteres.

Catálogo de Acreedores

La opción Acreedores del menú de Bancos le permite Agregar (F2), Borrar (F3), Cambiar (F4) y Consultar (F5) los datos de las personas o empresas que de manera eventual podrán ser utilizados como beneficiarios en la emisión de cheques.

Los datos solicitados para agregar un acreedor son:

Acreedor. Código del acreedor (6 caracteres).

Nombre. Nombre del acreedor.

Rubro. En este campo indique a qué rubro de gastos serán asignados los cheques elaborados a este acreedor.

Dirección, Teléfono, R.F.C. Datos generales del acreedor.

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3. Clasificación de Artículos

Parámetros para la clasificación de los artículos

MacroPro permite clasificar los artículos para facilitar las búsquedas, las consultas, el control de las promociones y la obtención de reportes.

Supongamos que su empresa tiene 2,000 artículos agrupados en 10 líneas de producto; y dentro de cada línea hay en promedio 5 sublíneas.

De acuerdo a estos supuestos, cada línea tiene en promedio 200 artículos y cada sublínea tiene en promedio solo 40.

Para buscar un artículo en su catálogo seleccionará de una lista de 10 líneas; luego seleccionará de una lista de 5 sublíneas; y por último seleccionará de una lista de 40 artículos. Esto es mucho más simple que buscar en una lista de 2,000 artículos.

Si utiliza una tercera clasificación la última lista de selección se reduce de 40 a tal vez 10 artículos.

Dedique un buen tiempo a planear las divisiones y las clasificaciones.

Las divisiones más utilizadas en la práctica son las siguientes:

Línea, Sub-línea y Marca, Departamento, Sección, y Marca, Fabricante, Tipo de producto y Línea, Tipo de producto, Fabricante y Línea, Etc.

Si maneja cientos o miles de artículos utilice al menos dos clasificaciones para que las búsquedas se simplifiquen.

Dispone de 8 caracteres alfanuméricos para formar las 3 divisiones de la clasificación. Si no tiene una idea clara de como estructurar los números de caracteres de cada división, pruebe con la estructura 2-3-3, la cual es utilizada por un gran número de empresas.

Clasificaciones

Es necesario definir clasificaciones. Al agregar un artículo se pide su clasificación y no se puede dejar en blanco el campo.

Al definir el catálogo de clasificaciones utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar, F6 para Listar y F9 para Foliar.

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Los datos que se piden para definir una clasificación son:

Clasificación. Se capturan de 1 a 3 divisiones. A la derecha del campo se muestran los nombres y las longitudes de las divisiones.

Al agregar las clasificaciones tenga en cuenta que debe agregar los niveles superiores primero, por ejemplo: no podrá definir la subclasificación 01 ACE si no ha agregado la clasificación 01.

Descripción. La descripción podrá contener 30 caracteres. En este campo podrá oprimir la tecla <F2> para repetir la descripción de la clasificación anterior.

Alterna. Esta es una segunda clasificación y le permite definir la clasificación del proveedor.

4. Catálogo de Almacenes

MacroPro predefine el almacén 1. Si considera inconveniente este código, bórrelo y agregue uno nuevo, sin embargo, considere que es indispensable que defina al menos un almacén.

Al definir el catálogo de almacenes utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar.

Los datos que se piden para definir un almacén son:

Almacén. En este campo se especifica el código del almacén. El campo es alfanumérico de 3 ca-racteres.

A la derecha de este campo se captura el nombre del almacén. Este campo permite 30 caracteres.

Dirección. En este grupo de campos (3 de 30 caracteres) teclee la dirección del almacén.

Cuenta Contable de Compras. Este campo permite definir la cuenta contable donde serán conta-bilizadas las compras realizadas para este almacén. La cuenta definida en este campo reemplaza-rá a la cuenta de Inventarios definida en el asiento repetitivo.

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5. Catálogo de Artículos

Al definir el catálogo de artículos utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar, F7 para Modificar un Grupo de Datos, F8 para Fijar Ventana y F9 para Foliar.

La definición del catálogo de artículos representa una gran labor de captura. Es el punto de la instalación de MacroPro donde debe dedicar más atención.

Ponga especial cuidado en la correcta utilización de todos los datos que se solicitan, pues si omite o estructura mal algún dato de importancia le será muy difícil corregirlo posteriormente. Entre mayor sea el número de artículos de su catálogo, más precavido debe ser en la labor de captura inicial.

Los siguientes campos le permiten identificar el artículo:

Código 1. El campo es de 16 caracteres alfanuméricos.

Código 2. Si utiliza lector de código de barras y el artículo tiene el código del fabricante ya impre-so, defina en este campo ese código. Este campo también permite 16 caracteres.

Descripción. La pantalla contempla 2 renglones de 40 caracteres para la descripción del artículo.

Descripción Corta. En este campo teclee una abreviación de la descripción del producto o la pala-bra más significativa de la misma. El campo es de 10 caracteres.

Clasificación. En este campo teclee la clasificación donde será agrupado el artículo. Puede selec-cionar en base a listas oprimiendo la tecla «F6».

Unidad de Compra. En este campo indique la unidad de compra. El campo es de 3 caracteres. Ejemplo: PZA.

Unidad de Venta. En este campo indique la unidad de venta. El campo es de 3 caracteres. A la derecha del campo se podrá pedir una unidad alterna.

Etiquetar? (s/n/c). Podrá configurar el módulo de Compras para imprimir etiquetas de identifica-ción de los productos al recibir la mercancía. No todos los productos requerirán ser etiquetados. En este campo indique si el producto requiere o no etiqueta y utilice la opción C cuando desee imprimir una sola etiqueta por unidad de compra y no una por unidad de venta.

Factor de Conversión. En este campo especifique el factor de conversión de unidad de compra a unidad de venta.

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Peso. Utilice este campo para definir el peso por unidad de venta.

El módulo de Caja Rápida ofrece Interfase con algunos modelos de básculas electrónicas para permitir pesar artículos al momento de la venta. Si define KG o KG. tendrá la posibilidad de definir el artículo con la función «F9» Pesar.

Precios. En este grupo de datos debe definir de 1 a 5 precios de lista. Si el artículo se vende en al-guna moneda extranjera, especifique el precio en esa moneda.

A la derecha de cada precio de lista se pide el porcentaje de margen de utilidad deseado en ese precio. Si define este dato podrá calcular los precios en base a dichos márgenes.

A la derecha de los márgenes se pide el código de comisión que se otorgará si se factura con ese precio de lista. En el catálogo de vendedores se definen los 9 porcentajes de comisión.

Moneda de Compra. En este campo especifique el código de la moneda de compra. Si el artículo se compra en moneda nacional deje en cero el campo.

Moneda de Venta. En este campo especifique el código de la moneda de venta. Si el artículo se vende en moneda nacional deje en cero el campo.

Sugerido. Si su proveedor le ha definido un precio sugerido de venta, tecléelo en este campo. Este dato podrá ser utilizado en un cambio masivo de precios como base de cálculo.

Costo. En este campo capture el costo de reposición del artículo. Cada vez que registra una com-pra se modifica este dato. Si las compras son en moneda extranjera, este costo estará en esa mo-neda. Si las unidades de compra y venta no son iguales este dato se mostrará en unidad de com-pra y debajo del campo se mostrará el costo por unidad de venta.

Impuesto. Es posible aplicar 2 impuestos en cadena al artículo. Esto es útil para las empresas que manejan IEPS e IVA. Se piden los códigos de los impuestos de compra y luego los códigos de los impuestos de venta. En la parte inferior de la pantalla se indican los códigos que debe especificar para aplicar el porcentaje adecuado.

Las opciones le permiten activar facilidades de gran relevancia que aumentan el control sobre los procesos de compra y venta.

Inventariable?. Los servicios y los kits deben ser definidos como artículos no inventariables. Un ar-tículo no inventariable puede venderse aunque no tenga existencia y es omitido en las consultas y en algunos reportes de inventarios.

Es un Kit?. Un KIT O PAQUETE consiste de un grupo de artículos que se venden en conjunto a un precio inferior al que se venderían de forma individual. Esta es una forma especial de promo-ción. Cuando se factura un kit se descargan del inventario todos los componentes definidos en él. Los kits también permiten el manejo de varias presentaciones para un mismo producto. Para manejar una presentación de 1/2 litro en un artículo que normalmente se vende en litros, defina un kit y agre-gue el artículo básico como componente con una cantidad de 0.5.

Modificable?. En el caso de algunos productos o servicios puede ser interesante el poder modifi-car o completar la descripción al momento de facturar. Si así lo desea, defina el artículo como mo-dificable.

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Importancia (A/B/C). La importancia permite clasificar los artículos según sean de alta rotación o baja rotación o según sean de alto costo o bajo costo. Los artículos A deben ser los que tienen más rotación y los que tienen mayor valor de inventario.

Venta Estacional?. Esta opción permite identificar los artículos con venta estacional. Al tener identi-ficados estos artículos, el proceso de análisis de compras será más completo y le evitará adquirir in-ventarios fuera de estación.

Número de Serie?. En aquellos artículos donde deba otorgarse una garantía es muy importante capturar los números de serie al registrar entradas y salidas.

El sistema almacenará los números de serie llevando control sobre la fecha y folio de la compra y sobre la fecha y folio de la venta. Esto le permitirá conocer rápidamente si un artículo aún está en garantía y le facilita la búsqueda del documento fuente de compra.

Imprimir Garantía?. Podrá configurar el módulo de Ventas para imprimir formas de garantía al mo-mento de realizar la factura. Las garantías se imprimirán para los artículos que usted elija.

% de Arancel. Si el artículo es de importación especifique el porcentaje de arancel que se le apli-ca. Utilice alguno de los campos adicionales para definir la fracción arancelaria.

Lotes? (s/n/Pedimento). En algunos productos es necesario controlar fecha de caducidad por lote de compra. Al activar esta facilidad, toda entrada o salida de productos ya sea por Compras, Ven-tas o Inventarios debe ser identificada a través de un número de Lote.

Los lotes de los artículos serán administrados en base al método PEPS (primeras entradas, primeras salidas). En Ventas, Configuración, Parámetros encontrará dos variantes a la forma de utilizar los lotes al realizar ventas.

Si el artículo es de importación, entonces se utilizará el manejo de lotes para administrar los pedimentos de importación.

% Máximo de Descuento. En este campo indique el porcentaje máximo de descuento al que se permitirá vender el artículo. Los porcentajes de descuento 1 y 2 no podrán exceder a este valor.

% Margen Real. Este campo es informativo y muestra el porcentaje de margen de utilidad que tie-ne el artículo. Posiblemente usted haya definido un margen de utilidad, pero con los cambios de costos o precios, este margen puede no estar representado en el precio de lista actual.

Cuando note una variación muy grande entre este dato y el margen de utilidad que usted cap-turó, debe hacer una modificación a su precio de lista para ajustarlo al margen deseado.

Adicionales. Si requiere algún campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales de la pantalla. Estando en un campo adicional podrá oprimir la tecla (<-) para pasar al nombre del campo y modificarlo.

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6. Catálogo de Proveedores

Al definir el catálogo de proveedores utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar.

Los datos solicitados para definir un proveedor son:

Código. Se pide un código alfanumérico de 6 caracteres. Seleccione el número de dígitos que utilizará y sea consistente.

Nombre. El nombre del proveedor podrá contener 60 caracteres.

Nombre corto. Debajo del código se captura el nombre corto del proveedor. Si lo deja en blanco se toman los primeros 10 caracteres del nombre.

Cuenta. Si seleccionó llevar cuenta contable por proveedor teclee el número de cuenta asignado en Contabilidad.

Dirección, Ciudad, Estado, Teléfono, Fax y Código Postal, Persona y R.F.C.. Estos campos permiten definir los datos generales del proveedor.

Tipo de Proveedor. Este campo le permiten clasificar a los proveedores para facilitar la impresión de reportes.

Crédito. Este bloque de datos le permite definir el plazo de pago que otorga el proveedor y los descuentos por pronto pago que pueden ser tomados.

Límite. En este campo debe indicar el límite de crédito que nos ha asignado el proveedor.

Moneda. Si el saldo del proveedor debe controlarse en alguna moneda extranjera, indique esa moneda en este campo.

Adicionales. Si requiere algún campo adicional a los antes descritos utilice los 5 campos finales.

Rubro. En este campo podrá indicar en qué rubro de gastos se clasificarán los cheques emitidos a este proveedor. Si deja en blanco el campo se tomará el rubro general definido en Compras, Configuración, Parámetros.

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7. Catálogo de Vendedores

Al definir el catálogo de vendedores utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar.

Los datos solicitados para definir un vendedor nuevo son:

Vendedor. Se pide un código de 4 caracteres y el nombre de 30 caracteres.

Zona. En este campo se debe seleccionar la zona de ventas asignada al vendedor.

Tipo (1..9). Este campo permite clasificar los vendedores por tipo, ejemplo: 1 = Piso, 2 = Calle, 3 = Foráneo, etc.

Este dato solo es de utilidad si seleccionó condicionar los porcentajes de comisión según los descuentos y permite definir una tabla de descuentos para cada tipo de vendedor. De utilizar esta facilidad, no deberá capturar los porcentajes de comisión que se describen a continuación, puesto que se definen en la misma tabla de descuentos en la opción Promociones.

Comisión. Podrá definir 9 porcentajes de comisión por cada vendedor. Estos porcentajes podrán ser aplicados según el artículo vendido y según el precio de lista aplicado.

Si a la derecha de la comisión aparece un signo de pesos en vez de un signo de porcentaje, significa que se seleccionó el manejo de comisiones en base a importes.


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8. Catálogo de Clientes

Al definir el catálogo de clientes utilizará las teclas F2 para Agregar, F3 para Borrar, F4 para Cambiar, F5 para Consultar y F9 para Foliar. Los datos solicitados para definir un cliente son:

Código. Se pide un código alfanumérico de 10 caracteres. Seleccione el número de dígitos que utilizará y sea consistente.

Nombre. El nombre del cliente podrá contener 60 caracteres.

Nombre corto. Debajo del código se captura el nombre corto del cliente. Si lo deja en blanco se toman los primeros 10 caracteres del nombre.

Cuenta. Si seleccionó llevar cuenta contable por cliente teclee el número de cuenta asignado en Contabilidad.

Fch1, Fch2. Estos dos campos permiten manejar 2 fechas para indicar fecha de próxima visita, de un evento, etc. Podrá oprimir la flecha izquierda para cambiar los nombres de los campos.

Dirección, Ciudad, Estado, Teléfono, Extensión, Fax, Código Postal, E-mail, Persona, R.F.C. Estos campos permiten definir los datos generales del cliente.

Tipo de Cliente, Giro, Vendedor y Zona de Ventas. Estos campos le permiten clasificar al cliente para facilitar la impresión de reportes y la aplicación de políticas de precios.

Crédito a. Este bloque de datos le permite definir el plazo de pago del cliente y los descuentos por pronto pago que se otorgarán.

Límite. En este campo debe indicar el límite de crédito del cliente.

Moneda. Si el saldo del cliente debe controlarse en alguna moneda extranjera, indique esa moneda en este campo.

Control de Saldo. MacroPro permite 5 formas de controlar el saldo: Abierto, Limitar, Avisar, Revisar y Cerrado.

Días de Pago. Si el cliente tiene días específicos de pago indíquelos en estos campos (1 equivale a Lunes, 2 Martes, etc.).

Precio de Lista. En este campo indique el precio de lista que se aplicará a este cliente. Se pueden manejar hasta 5 listas de precios.


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Resumen Primera Parte

Catálogo OpciónContable Contabilidad - Números CuentaCuentas Bancarias Bancos - Números cuentaClasificación de Artículos Inventarios - ClasificacionesArtículos Inventarios - ArtículosAlmacenes Inventarios - AlmacenesProveedores Compras - ProveedoresVendedores Ventas - VendedoresClientes Ventas - Clientes

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II. Saldos Iniciales y Operaciones

1. Saldos Iniciales

Por lo general, para iniciar la implementación del sistema se captura una póliza inicial en Contabilidad con los saldos de las ventas de balance y en cada uno de los módulos solo se captu-ran los saldos de Clientes, Proveedores, etc. sin afectar Contabilidad.

Así tenemos que las siguientes operaciones son las primeras que tenemos que capturar: Inventario Inicial, Saldos de Clientes, Saldos de Proveedores y el Saldo de las Cuentas Bancarias. A continuación describiremos en que opciones de Macro Pro se deben capturar cada una de ellas.

Inventario Inicial. Se captura en el módulo de Inventarios-Movimientos, en la opción de Inventario Inicial.

Saldo Inicial de Clientes. Se captura en el módulo de Ventas-Movimientos, Cargos y Abonos en la opción de Saldo Factura.

Saldo Inicial de Proveedores. Se captura en el módulo de Compras-Cargos y Abonos en la op-ción de Saldo Factura.

Saldo Inicial de Cuenta Bancaria. Se captura en el módulo de Bancos-Movimientos en la opción de depósito.

En todos los casos anteriores si se capturó póliza incial en Contabilidad se debe teclear en la opción de Asiento la palabra NINGUNO con el fin de que no afecte ese módulo. De tal forma que por ejemplo la suma de saldos de clientes del módulo de Ventas debe coincidir con el saldo captu-rado en la póliza inicial y así con cada uno de los casos.

2. Operaciones de Compra

Se capturan en el módulo de Compras-Ordenes de Compra, ahí se encuentran las opera-ciones más comunes relacionadas con este módulo como lo son Previos de Compra, Ordenes de Compra, Remisiones y Entradas de Mercancía. Es importante saber que implica cada movimiento.

Efectos en cada documento

Un previo de compra le permite seleccionar artículos que desea comprar y manipular las cantidades sin que se afecten las estadísiticas de BackOrder.

La orden de compra le permite imprimir el documento que enviará a su proveedor y gene-ra un BackOrder. El saldo del proveedor no se afecta. Si tiene dudas sobre las cantidades a com-prar, trabaje sobre un previo de compra cuando las cantidades sean las definitivas.

La nota de remisión genera entradas al almacén pero no afecta el saldo del proveedor. Utilice esta facilidad si no ha recibido la factura de su proveedor.

La factura genera entradas al almacén (si no se remisionó previamente) y afecta el saldo del proveedor y contabiliza la operación.

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Por otro lado las devoluciones a Proveedores se capturan en el módulo de Compras-Devo-luciones afectando las existencias de los artículos, así como el saldo del proveedor y la contabili-dad al elegir el asiento repetitivo diseñado para estos casos.

3. Operaciones de Venta

Se capturan en el módulo de Ventas-Facturación las siguientes operaciones: cotización, pedido, remisión y factura.

Sus efectos son:

Una cotización permite conocer el total al cual serían vendidos ciertos artículos. Este do-cumento no afecta existencias ni el saldo del cliente.

Un pedido permite marcar las cantidades solicitadas por el cliente para conocer en todo momento lo que se tiene pendiente de surtir. Las existencias y el saldo del cliente no se afectan. Si se habilitó la facilidad de Reservar uds. Pedidas no se podrá facturar lo que está comprometido para venta.

La nota de remisión genera salidas del almacén pero no afectan el saldo del cliente. Utili-ce esta facilidad si no conoce los importes de los fletes y otros cargos diversos.

La factura genera salidas del almacén (si no se remisionó previamente) afecta el saldo del cliente y contabiliza la operación.

En este módulo se capturan también las devoluciones de clientes en la opción Ventas-De-voluciones afectando las existencias de los artículos, el saldo del cliente y la Contabilidad a través del asiento repetitivo diseñado para tal efecto.

En cuanto a los anticipos y pagos de clientes se capturan en Ventas-Movimientos-Capturar Pagos, esta opción es muy completa ya que además de afectar el saldo del cliente, se enlaza con el módulo de Bancos afectando el saldo de la cuenta bancaria y por supuesto la Contabilidad.

Las notas de crédito que se elaboren a clientes se capturan en Ventas-Movimientos-Car-gos y Abonos en la opción nota de abono, con esto se afecta no solo el saldo del cliente al apare-cer en pantalla cada una de las facturas para elegir a cuál se le va a aplicar dicha nota de crédito, sino también afecta la contabilidad a través del asiento repetitivo.

4. Operaciones de Bancos.

Los pagos y anticipos a los proveedores se elaboran en el módulo de Bancos, en la opción Emisión de Cheques, aquí se selecciona la cuenta bancaria con la que se va a pagar, se seleccio-na también el proveedor y se teclea la cantidad del cheque, después aparecen cada una de las fac-turas que le debemos al proveedor para seleccionarlas. En esta captura se afecta el saldo de la cuenta bancaria en este módulo de Bancos, el saldo del proveedor en el módulo de Compras y el saldo de las Cuentas Contables afectadas en el asiento repetitivo seleccionado.

Otros movimientos bancarios como traspasos entre cuentas, cargos por comisión, etc. Se elaboran en Bancos, Movimientos afectando con ello además del saldo de la cuenta bancaria la Contabilidad.

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5. Operaciones de Inventarios

Cualquier movimiento que afecte existencias de artículos diferente a las elaboradas en compras y ventas se elabora en el módulo de Inventarios. Es importante poner la debida atención a que los movimientos que aquí se generan sean por las personas adecuadas y que sean debida-mente contabilizados.

La opción en la que deben capturarse los movimientos como Traspasos entre almacenes, entradas por donativos, salidas para uso interno, inventarios físicos, etc. debe ser en Inventarios-Movimientos.

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III. Definición de Asientos Repetitivos

Concepto

Un asiento repetitivo es un formato predefinido o una "receta" de los cargos y los abonos a las cuentas contables en una operación determinada, para que a partir de éste, se generen los asien-tos definitivos.

Estos formatos o recetas , nos permitirán hacer la integración de todos los módulos de MacroPro a la contabilidad, automatizando la contabilización de la mayoría de las operaciones del sistema, evi-tando así la doble captura. Las diferencias entre la captura de un asiento repetitivo y un asiento normal, son las siguientes:

1. El asiento repetitivo no lleva folio.2. No se captura el período.3. No se captura fecha.4. En el campo referencia se puede indicar la variable que va a traer el importe del movimiento.5. Los importes se indican solamente con 1 o con la proporción que corresponda.

Para definir un asiento repetitivo, imagínese la captura normal del asiento que desea automatizar con los movimientos de cargo y abono a las cuentas que intervienen. En algunos casos es más conveniente contabilizar manualmente el primer movimiento que se capture en MacroPro y dejarlo registrado como asiento repetitivo para las siguientes operaciones de ese tipo, por ejemplo: emi-sión de cheques por gastos, traspasos en inventarios, notas de crédito, etc.

Datos Generales

Como ya se dijo, un asiento repetitivo puede ser generado en el momento de efectuar la operación, dejando libre el campo de Asiento. También puede ser generado en el módulo de Contabilidad-Asientos-Repetitivos. Los datos Generales de un asiento repetitivo son:

No. Asiento.- Se asigna automáticamente.

Tipo.- Se selecciona de los tipos de asientos definidos en la configuración.

Dato llave.- Capture un nombre que identifique la operación en la que va a utilizar el asiento que está definiendo, ya que con este nombre seleccionará el asiento cuando lo quiera utilizar.

Los datos restantes de una póliza normal como fecha, folio, etc., se asignan al momento de gene-rar el asiento definitivo.

Movimientos

Los datos Diario, Referencia, Cuenta y Concepto, se capturan en la misma forma que los asientos de los ejercicios. El campo Referencia se utiliza también para indicar el dato calculado en otras operaciones del sistema. Más adelante detallaremos su utilización.

En las columnas de cargos y abonos se capturan los importes del movimiento. En caso de que al utilizar el asiento se modifique el importe, en los movimientos el cambio se hará proporcionalmente a como se definió en el repetitivo. Si el registro contable es solamente de cargo y abono a dos cuentas, capture solamente 1.00 en la columna cargo del renglón que corresponde a cargo, y haga lo mismo en el renglón del abono.

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Movimientos generados por otros Módulos

Todos los documentos de ventas y de compras, incluyendo devoluciones, así como los movimien-tos de cobranza y cuentas por pagar, generan información calculada en el momento de la opera-ción. Estos cálculos, se capturan en los asientos repetitivos, seleccionando de la lista de datos disponi-bles, de la siguiente manera:

a) El dato llave debe iniciar con el caracter $. Por ejemplo, $VENTA, $DEV-C, etc. Con esto, indica-mos al sistema que los importes se van a calcular de otras operaciones y por lo tanto, utilizare-mos las listas de datos.

b) Las listas de datos que mencionamos, están disponibles en el campo ‘Referencia’ de cada movi-miento, presionamos < F6 > para seleccionar. Los datos están clasificados por tipo de opera-ción, y en cada grupo están los necesarios para definir los asientos con todas sus variantes. Por ejemplo:

* Contabilizar los cargos diversos* Desglose de ventas e IVA por tipo de impuesto* Contabilizar por separado IVA y ieps* Contabilizar el saldo del cliente/proveedor en dólares* Contabilizar la aplicación de anticipos aplicados en la factura* Contabilizar aranceles* Contabilizar los impuestos de productos y cargos por separado.* Desglosar Ivas sobre descuentos.* Desgloses para cuentas complementarias (M.N. - Dlls).

Ganancia/Pérdida cambiaria.

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Resumen Segunda ParteOPERACION OPCION MODULOS QUE AFECTAInventario Inicial Inventarios Movimientos Inventario inicial Inventarios (existencias)Saldo Inicial de clientes Ventas Movimientos Cargos y Abonos Saldo Fac-

turaVentas (Saldo del Cliente)

Saldo Inicial de Proveedores Compras Cargos y Abonos Saldo Factura Compras (Saldo del Proveedor)Saldo Inicial de Cuenta Banca-ria

Bancos Movimientos Depósito Bancos (Saldo de la Cuenta Bancaria)

Ordenes de Compra Compras Ordenes de Compra O.C. Compras (Backorder de Proveedores) Remisión de Proveedores Compras Ordenes de Compra Remisión Inventarios (Existencias)Entradas de Mercancía Compras Ordenes de Compra Factura Inventarios (Existencias) Compras (Saldo del Proovedor) y Cont (Saldo de Cuentas Conta-

bles)Devolución a Proveedores Compras Devoluciones Inventarios (Existencias) Compras (Saldo de Proveedores) y Cont. (Saldo de Cta Contable)Cotizaciones Ventas Facturación Cotizaciones NingunoPedidos de Clientes Ventas Facturación Pedido Ventas (Backorder de Clientes)Remisión a Clientes Ventas Facturación Remisión Inventarios (Existencias)Facturación Ventas Facturación Factura Inventarios (Existencias) Ventas (Saldos del Cliente ) y Cont (Saldo Cta. Contable)Devolución de Clientes Ventas Devoluciones Inventarios (Existencias) Ventas (Saldos del Cliente) y Cont. (Saldo Cta. Contable)Cobranza Ventas Movimientos Capturar Pagos Ventas (Saldo del Cliente) Bancos (Saldo Cta, Bancaria) y Cont (Saldo Cta Contable)Anticipo de Clientes Ventas Movimientos Capturar pagos Ventas (Saldo del Cliente) Bancos (Saldo Cta, Bancaria) y Cont (Saldo Cta Contable)Notas de Crédito Ventas Movimientos Cargos y Abonos Nota de

AbonoVentas (Saldo del Cliente) y Cont Saldo Cta Contable)

Traspasos entre Almacenes Inventarios Movimientos Traspasos Inventarios (Existencias entre Almacenes) y Cont (Saldo de Ctas Contables) Otros Movtos. de Inv.(Ent. Sal) Inventarios Movimientos Inventarios (Existencias) y Cont (Saldo de Cta.s Contables)Inventario Físico Inventarios Movtos. Inventario Físico Inventarios (Existencias) y Cont (Saldo de Cta., Contable) Pago a Proveedores Bancos Emisión de Cheques Bancos (Saldo Cta. Bancaria) Compras (Saldo del Prov) y Cont (Saldo Cta., Cont)Anticipo de Proveedores Bancos Emisión de Cheques Bancos (Saldo Cta. Bancaria) Compras (Saldo del Prov) y Cont (Saldo Cta., Cont)Traspasos Bancarios Bancos Movtos. Transferencia Bancos (Saldo de Cta. Bancaria) y Cont (Saldo de Cta. Cont)Cancelación Por lo general, en la pantalla de Captura de cada

movimiento con F3 Depende de cada movimiento, por ejemplo si se cancela una factura, afecta inventarios (Exis-tencias) Ventas (Saldos del Cliente) y Contabilidad (Cancela el asiento).

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