0.2

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Datos maestros en el proceso deaprovisionamiento

Registro infode compras

RegReg. maestro de. maestro dematerialesmateriales

RegReg. maestro de. maestro deproveedoresproveedores

Pedido Cabecera

Posiciones10 __________20 __________30 __________

Los datos maestros contienen registros de datos grabados en la base de datos para períodos largos de tiempo. Éstos se graban de forma central y se utilizan y procesan para todas las aplicaciones. Con ello se evita una grabación múltiple (redundancia) de los datos.

El material y el registro maestro de proveedores pertenecen a los datos maestros más importantes dentro del proceso de aprovisionamiento.

Al crear documentos de compras, el Sistema R/3 le ayuda en la entrada de datos, copiando los datos grabados en los registros maestros a los documentos de compras como valores de propuesta. También copia datos como unidades de medida y textos breves de material del registro maestro de materiales. Los datos del registro maestro de proveedores incluye direcciones y datos de pago. En los registros info se pueden grabar datos para un determinado material (por ejemplo, plazo de entrega y precio de compra) por cada proveedor.

0.3

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Preparaciónde trabajo

Compras

Gestión de almacenes

Almacenamiento

Contabilidad

Stocks en el centro/almacén

Planificación de necesidades

Datos básicos

Comercial

Gestión de calidad

Clasificación

Pronóstico

AB

Un.

t

RegistroRegistromaestro demaestro dematerialesmateriales

Datos maestros de material

El registro maestro de materiales es la fuente central de datos específicos de material de una empresa. Lo utilizan todos los componentes del sistema logístico de R/3.

Mediante la integración de todos los datos de material en un objeto de base de datos único, se evita el problema de la redundancia de datos. Todas las áreas, como compras, gestión de stocks, planificación de necesidades y verificación de facturas pueden utilizar los datos grabados.

Muchas funciones en el sistema logístico de R/3 precisan los datos que contiene el registro maestro de materiales, como por ejemplo: Datos de compras para gestión de pedidos Datos de gestión de stocks para contabilizar los movimientos de mercancías y gestionar el

inventario Datos contables para la valoración de material Datos para la planificación de necesidades

Puesto que distintas áreas de especialización dentro de una empresa procesan los materiales y cada una graba información diferente sobre los mismos, el maestro de materiales se subdivide en grupos de información por áreas de especialización. Cada área de especialización tiene su propia vista del registro maestro de materiales y es responsable de la actualización de estos datos para dar soporte a su función.

Los datos que se actualizan dentro de una vista pueden ser válidos para varios niveles de organización.

0.4

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Datos válidos para toda la empresa:Por ejemplo, el número de material, el texto breve dematerial, los grupo de artículos, las unidades de medidabase y alternativa, ...

Datos válidos en un centro:Por ejemplo, los datos de compras, los datos deplanificación de necesidades, los datos de pronóstico,los datos de planificación, ...

Datos válidos para un almacén:Por ejemplo, la descripción de la ubicación, el almacénde picking, ...

Maestro de materiales: Niveles de organización

Existen datos de material válidos para todos los niveles de organización y otros que sólo son válidos para determinados niveles. Para que los datos de material se puedan gestionar dentro de la empresa de forma centralizada, sin que los sets de datos se llenen de información redundante, el maestro de materiales está estructurado y diseñado de tal manera que en él se refleje la estructura de la empresa.

Datos en el nivel del mandante: Los datos de material generales, válidos para toda la empresa, se graban en el nivel del mandante.

Datos en el nivel del centro: Todos los datos válidos en un centro o para los almacenes correspondientes, se almacenan en el nivel del centro.

Datos en el nivel del almacén: Todos los datos válidos para un almacén determinado se graban en el nivel del almacén.

0.5

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Datos contables

Datos de comprasy datos contables

pueden actualizarsecentral o

independientementeDatos de la organizaciónde compras

Datos generales

Registro maestro de proveedores: Niveles deorganización

En el departamento de finanzas, el proveedor se considera como interlocutor acreedor de la empresa. Por lo tanto, el departamento de finanzas y de compras se encargan de actualizar el registro maestro de proveedores.

Mediante el concepto de autorizaciones del Sistema R/3, puede especificar cómo se debe organizar la actualización de datos en el maestro de proveedores.

Cada área de especialización puede actualizar los datos generales y los datos específicos del departamento de compras y de finanzas de forma centralizada o descentralizada. El departamento de compras también actualiza frecuentemente los datos en el nivel del grupo de empresas.

0.6

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Datos de la sociedadGestión de cuentasTransacciones de pagoCorrespondenciaRetención de impuestos

Datos generalesDirección, comunicación, datos de control, datos bancarios.

Datos del maestro de proveedores

Eurocheque

RegistroRegistromaestro demaestro de

proveedoresproveedores

Datos de la organizaciónde comprasDatos de comprasFunciones de interlocutor

Los datos del registro maestro de proveedores se subdividen en tres categorías: Datos generales: Que incluyen, por ejemplo, la dirección y los datos bancarios del

proveedor. Estos datos son válidos para todo el mandante. Datos de compras: Aquí se incluyen la moneda del pedido, los incoterms y los datos

fiscales del proveedor. Estos datos se actualizan para cada organización de compras. También se pueden actualizar diferentes datos por cada centro o por surtidos parciales de proveedor.

Datos contables: Comprende datos como el número de cuenta asociada y las vías de pago para las transacciones de pago automático. Estos datos se actualizan en el nivel de la sociedad.

Si, por ejemplo, la calidad de productos de un proveedor es pobre, puede bloquear el registro maestro de proveedores. Mediante el libro de pedidos puede bloquear un proveedor para un material individual.

1.

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Material

(Ramo)(Tipo de material)(Referencia)

Material

(Ramo)(Tipo de material)(Referencia)

Vistas- Datos básicos- Compras

- Almacenamiento- Finanzas

Vistas- Datos básicos- Compras

- Almacenamiento- Finanzas

Niveles deorganización- Centro- Almacén- ...

Niveles deorganización- Centro- Almacén- ...

Pantalla(s) de datosPantalla(s) de datos

MaterialMaterial

Actualizar un registro maestro de materiales:Pantallas

Durante el tratamiento de los datos maestros de material, pasará a través de una serie de imágenes. Desde la imagen inicial accederá a dos ventanas de diálogo sucesivas. En la primera ventana de diálogo deberá especificar las vistas que desee procesar. En la segunda, deberá indicar los niveles de organización relevantes. A continuación, accederá a las pantallas de datos. Puede modificar la secuencia de imágenes estándar cambiando los valores de propuesta. Algunas imágenes no están integradas en la secuencia de imágenes estándar. Si desea acceder a estas imágenes deberá seleccionarlas en la barra de menús.

2.

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ProductosProductos

terminadosterminados

ProductosProductossemielaboradossemielaborados

Mat.auxiliares yMat.auxiliares ypara consumopara consumo

MateriasMateriasprimasprimas

Asignación de números

Tipo de aprovisionamiento

Áreas de especialización

Selección de campos

Determinación de cuentas

. . .

ControlControl

Tipo de material

Puede asignar materiales con idénticas características al mismo tipo de material. Entre los tipos de material están, por ejemplo, las materias primas, los productos semielaborados y los productos terminados. El tipo de material controla: El tipo de asignación de números (interna o externa). El intervalo de números permitido. Las imágenes que aparecen y su secuencia. Los datos específicos del área de especialización (vista) propuestos para el registro. La clase de aprovisionamiento admitida para un material, es decir, si el material se fabrica en la propia empresa o es externo, o si las dos posibilidades son válidas. Junto con el centro, el tipo de material determina la necesidad de gestión de stocks de un material; es decir, si el sistema actualiza las modificaciones de cantidad en el registro maestro de materiales o actualiza las modificaciones de valor en las cuentas de stock de gestión financiera. El tipo de material también determina las cuentas que se contabilizan cuando un material se contabiliza en el stock o sale del almacén. En el Sistema SAP R/3 estándar se suministran varios tipos de material. Si necesita más tipos de material, puede definirlos en el Customizing según sus necesidades.

3.

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Ramo

Química

Mat.auxiliares yMat.auxiliares yde consumode consumo

MateriasMateriasprimasprimas

Ingeniería mec.

QuímicaIngeniería ind. Imagen selección

Selección de campos

ControlControl

El ramo, al igual que el tipo de material, tiene una función de control en el Sistema R/3.Cuando se crea un registro maestro de materiales, el ramo define: Las imágenes que aparecen y su secuencia. Los campos específicos del ramo que se muestran en cada imagen. El ramo asignado a un material no se puede modificar posteriormente. En el Customizing puede definir ramos nuevos y actualizar la referencia de campo para el control de selección de campos según las necesidades específicas de su empresa.

4.

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Nivel de acceso

Área trabajo pral.

PlanificaciPlanificaciónónde trabajode trabajo

Planif.Planif.necesidadesnecesidades

ComercialComercialPronPronósticoóstico FinanzasFinanzas

Material

ComprasCompras

Un.

t

Pantallas de datos en la actualización del maestrode materiales

Nivel datos adicionales

UnidadesUnidadesde medidade medida

DatosDatosdocumentodocumento

EANEANadicionalesadicionales

ConsumoConsumo

Textos

Las pantallas de datos, que aparecen durante el tratamiento de registros maestros de materiales, se pueden dividir en las clases siguientes: Nivel de trabajo principalÉstas son las imágenes de cada área de especialización, como datos básicos, planificación de necesidades, etc. Nivel de datos adicionalesÉstas son las imágenes que debe utilizar para actualizar la información adicional, como las unidades de medida, las denominaciones de material, los valores de consumo y los datos de pronóstico. La mayoría de datos del registro maestro de materiales puede actualizarlos directamente el usuario. Sin embargo, también hay información que actualiza el sistema automáticamente. Al registrar movimientos de mercancías el sistema actualiza, por ejemplo, los datos de stock y los datos de consumo. Mediante el icono Información sobre material, puede mostrar información estadística (por ejemplo, la fecha en la que se crearon los datos por primera vez y cuándo se modificaron por última vez). En el registro maestro de materiales existen datos meramente informativos (por ejemplo, la denominación, el tamaño y las dimensiones). Otros tipos de material tienen una función de control dentro de una aplicación. El método de planificación de necesidades, por ejemplo, se controla mediante la característica de planificación de necesidades y el método de valoración de material se determina mediante el indicador de control de precio.

5.

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ComprasMaterial 4711Material 4711

Finanzas

Material 4711Material 4711Material 4711Material 4711Compras Centro 1000

Compras Centro 1000

Finanzas Centro 1000

Compras Centro 1200

Finanzas Centro 1200

Compras Centro 1200

Ampliar c

on

Ampliar c

on Finanzas Centro 1200

Finanzas Centro 1000

CrearCrear CrearCrear

Ampliar el registro maestro de materiales: Ejemplo

En cuanto un departamento ha creado los datos para un material, el sistema crea un registro maestro de materiales en la base de datos. Si un usuario de otro departamento desea introducir datos, tendrá que ampliar (añadir) la información de su departamento. El sistema también amplía un registro maestro de materiales cuando los datos de un material se graban para otros niveles de organización. Puede añadir las vistas o los niveles de organización que faltan al maestro de materiales seleccionando la transacción Crear registro maestro de materiales. Seleccionando la transacción Modificar maestro de materiales solo podrá modificar los datos de las vistas y los niveles de organización que ya se hayan actualizado. Las modificaciones (creación o modificación) que se realicen en el registro maestro de materiales se graban en un documento de modificación. Esto significa que puede consultar el historial de modificaciones en cualquier momento. También puede activar el servicio de modificaciones para materiales.

6.

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Opciones

Perfiles

Entrada colectiva delos datos de almacén

Material modelo

Actualización en masa

Actualización delregistro maestro

de materiales

Ayudas de entrada en la actualización del maestrode materiales

La entrada siguiente facilita la actualización del maestro de materiales: Opciones: Entrada de datos más rápida prefijando los niveles de organización y las vistas que se utilizan con más frecuencia. Estos valores de propuesta son específicos del usuario y se pueden sobrescribir. Material modelo: Entrada de datos más rápida mediante la copia de los datos relevantes de los registros maestros de materiales existentes. Perfiles: Entrada de datos más rápida mediante la copia de los datos de un perfil de planificación de necesidades o de un perfil de pronóstico a las vistas correspondientes. Entrada colectiva de datos de almacén: La creación de varios almacenes en una sola etapa reduce de manera significativa el tiempo de entrada de datos. Actualización en masa: Modificaciones de datos de varios registros maestros de materiales en un solo procedimiento.