1. DECRETO 4124 DE 2004(diciembre 10)por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposicionesrelativas a los Archivos Privados.EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere elnumeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, el artculo 3 de la Ley 80 de 1989 y elartculo 5 y el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000.CONSIDERANDO:Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto deinstituciones archivsticas articuladas entre s, que po sibilitan la homogeneizacin ynormalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros deinformacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a lainformacin y a los documentos;Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la modernizacin y lahomogeneizacin metodolgica de la funcin archivstica y est integrado por el Archivo Generalde la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de laorganizacin administrativa, territorial y por servicios, los archivos de las entidades privadas quecumplen funciones pblicas, los archivos privados de inters pblico y los dems archivosprivados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos, manifiesten suvoluntad de hacer parte del Sistema;Que el rgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos es el Archivo Generalde la Nacin y para su desarrollo consulta la estructura geopoltica y administrativa del pas, conel fin de obtener el apoyo de todos los entes gubernamentales a nivel Nacional, Departamental,Municipal y Distrital;Que el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las normas aplicables a losarchivos privados, estableciendo su definicin, asistencia, registro, declaracin de interscultural, rgimen de estmulos y prohibiciones;Que para adelantar los procesos archivsticos, promover el desarrollo de los archivos comocentros de informacin, salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso de losciudadanos a la informacin y a los documentos, es necesario determinar las instancias dearticulacin para que se interrelacionen con los rganos ejecutores y se retroalimenten en eldesarrollo de la poltica archivstica colombiana,DECRETA:CAPITULO PRIMEROEl Sistema Nacional de ArchivosArtculo 1. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos, orientadoy coordinado por el Archivo General de la Nacin, tiene como fin establecer y adoptar el conjuntode polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter archivstico para lagestin y manejo de los documentos y archivos en todo el territorio nacional, propiciando ycontribuyendo a la organizacin tcnica y normativa de los archivos y a la actualizacin deprcticas, procedimientos y servicios de archivo.

2. Artculo 2. Instancias de Articulacin del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional deArchivos tendr las siguientes instancias de articulacin:- En el nivel NacionalOrgano Coordinador: Archivo General de la Nacin.Instancias Asesoras: Comits Tcnicos.Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas quecumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privadosque acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad dehacer parte del Sistema.- En el nivel Departame ntalOrgano Coordinador: Archivo General del Departamento.Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas quecumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privadosque acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad dehacer parte del Sistema.- En el nivel DistritalOrgano Coordinador: Archivo General del Distrito.Organo Asesor: Consejo Distrital de Archivos.Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas quecumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privadosque acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad dehacer parte del Sistema.- En el nivel MunicipalOrgano Coordinador: Archivo General del Municipio.Organo Asesor: Consejo Municipal de Archivos.Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas quecumplen funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privadosque acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad dehacer parte del Sistema.Las mismas instancias tendrn los archivos de los Territorios Indgenas que se creen deconformidad con la legislacin vigente, dentro de su mbito territorial.Artculo 3. Archivos Generales. En cada nivel territorial de los mencionados en el artculo 8 dela Ley 594 de 2000, existir un Archivo General, encargado de coordinar y desarrollar la polticaarchivstica con los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientosimpartidos por el Archivo General de la Nacin. Los Archivos Generales de los departamentos ymunicipios asumirn las funciones de Archivo Central de las Gobernaciones y de las Alcaldas, 3. correspondientes, y a la vez de Archivo Histrico de los organismos principales de laadministracin en el respectivo nivel territorial.Pargrafo. Los Archivos Generales estarn conformados por fondos documentales procedentesde los organismos principales de la administracin en el correspondiente ente territorial y de lastransferencias documentales realizadas por las entidades adscritas y vinculadas a dichosorganismos. As mismo, podrn integrarse por aquellos documentos que reciban en custodiamediante acuerdos de cooperacin con otras ramas del poder pblico, con organismos estatalessujetos a rgimen especial, con corporaciones administrativas de eleccin popular y con archivosprivados.Artculo 4. Funciones de los Archivos Generales de los Entes Territoriales. Los ArchivosGenerales de los Entes Territoriales tendrn las siguientes funciones:a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdiccin, las pautas y normas existentes en materiaarchivstica y los lineamientos que expida el Archivo General de la Nacin;b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo delente territorial respectivo, as como el que se le confe en custodia;c) Recibir las transferencias documentales que se efecten bajo la responsabilidad de losSecretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua a cuyocargo estn los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que seelabore conjuntamente con los organismos de la administracin del nivel territorial respectivo yde acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de laNacin;d) Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos del orden territorialcorrespondiente, para garantizar la eficacia de la gestin archivstica del Estado y laconservacin del patrimonio documental, as como apoyar a los archivos privados que revistanespecial importancia cultural o histrica para el ente territorial;e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales y deinvestigacin, de conformidad con las normas que regulan la materia;f) Apoyar la organizacin de archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto pblicoscomo privados en el respectivo ente territorial;g) Apoyar y estimular la investigacin de la informacin contenida en los distintos archivos delente territorial a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos, para lasdecisiones de la gestin administrativa;h) Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantas conducentes al mejor desarrollo de laactividad archivstica en el mbito de su jurisdiccin;i) Asesorar y emitir concepto tcnico ante el ente territorial respectivo en todo lo atinente a laorganizacin, conservacin y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parmetrosestablecidos por el Archivo General de la Nacin;j) Publicar y difundir obras de inters archivstico;k) Recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos de los respectivos rdenesterritoriales.Artculo 5. Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos,los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los 4. Territorios Indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir ycoordinar la funcin archivstica a nivel territorial.Pargrafo. Las entidades territoriales tendrn un plazo de doce (12) meses, contados a partir dela entrada en vigencia del presente Decreto, para conformar los Consejos Territoriales deArchivos.Artculo 6. Funciones de los Consejos Territoriales de Archivos. Los Consejos Territoriales deArchivos tendrn las siguientes funciones:a) Expedir su propio reglamento;b) Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas;c) Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin;d) Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos porel Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin del SistemaNacional de Archivos;e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definicin de la poltica archivstica;f) Promover la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentesniveles y reas de trabajo;g) Crear el Comit Evaluador de Documentos;h) Aprobar las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de lasentidades de su correspondiente ente territorial, exceptuando las Tablas de RetencinDocumental y las Tablas de Valoracin Documental de las Gobernaciones, las cuales sernaprobadas por el Archivo General de la Nacin y las de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C., lascuales sern aprobadas por el Consejo Distrital de Archivos correspondiente;i) Ejercer funciones de asistencia tcnica de conformidad con lo establecido en literal b), artculo6 de la Ley 594 de 2000;j) Ejercer a prevencin las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de losealado en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuestoen el artculo 35 de la citada ley;k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nacin sobre las acciones adelantadas,cuando se trate de Consejos Departamentales de Archivos y Consejo Distrital de Archivos deBogot; los primeros a su vez recibirn, semestralmente la informacin de las acciones quedesarrollen los municipios de su jurisdiccin en materia archivstica.Artculo 7. Comits Tcnicos. Los Comits Tcnicos son instancias asesoras del SistemaNacional de Archivos para el desarrollo de los procesos archivsticos y sern conformados por elArchivo General de la Nacin.La conformacin de los Comits Tcnicos corresponder a la naturaleza de los asuntos tcnicosde los respectivos Comits.Artculo 8. Funciones de los Comits Tcnicos:a) Expedir su propio reglamento; 5. b) Cooperar con el Archivo General de la Nacin en la modernizacin y desarrollo de losprocesos archivsticos en materia de normalizacin, terminologa, instrumentos de referencia yprocesos tcnicos archivsticos;c) Abordar el anlisis de problemticas archivsticas y proponer polticas, metodologas, tcnicas,pautas y procedimientos para el desarrollo de los procesos archivsticos del rea de estudio.Artculo 9. Integracin del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El Sistema Nacionalde Archivos, promotor del desarrollo de los archivos de las entidades de la administracin pblicacomo centros de informacin, har parte del Sistema General de Informacin del Sector Pblico,de conformidad con el artculo 36 de la Ley 489 de 1998; del Sistema Nacional de Cultura, deconformidad con el artculo 57 de la Ley 397 de 1997, del Sistema Nacional de Ciencia yTecnologa, de conformidad con el artculo 4 del Decreto 0585 de 1991, y del Sistema Nacionalde Formacin para el Trabajo -SNFT, de conformidad co n lo establecido en el documentoConpes 2945 de 2003.CAPITULO SEGUNDOLos Archivos PrivadosArtculo 10. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo inspeccin,vigilancia e intervencin del Estado, debern tener el archivo creado, organizado, preservado ycontrolado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital delos documentos, y las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no contraren lasnormas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artculo 15 dela Constitucin Poltica.Pargrafo. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacincon sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y loscontratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentosy archivos que deseen transferir. As mismo, podr disponer que los documentos y archivoshistricos que se transfieran, se conserven en los archivos de los entes territoriales donde prestsus servicios el ente jurdico internacional.Artculo 11. Nuevas tecnologas. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado podrnincorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de los archivos,empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico; estos mediospodrn ser utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones pblicas en laadministracin y conservacin de los archivos que se deriven de la prestacin de la funcinpblica, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los artculos 19, 21, 47, 48y 49 de la Ley 594 de 2000.Artculo 12. Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas. Para lasentidades privadas que cumplen funciones pblicas, el mbito de aplicacin de la Ley 594 de2000 estar circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esafuncin.Pargrafo 1. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas que sean intervenidas,una vez decretada esta intervencin, debern levantar un inventario, si no lo tuvieren, de losdocumentos y archivos que se deriven de la prestacin del servicio pblico, inventario quedeber ser entregado a la entidad interventora, con el fin de mantener un control sobre losmismos.Pargrafo 2. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, en proceso de liquidacin,debern elaborar un plan integral archivstico, previendo los recursos que este plan demande,con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos producidos 6. en desarrollo de la prestacin del servicio pblico. Del mencionado plan se har entrega alministerio o superintendencia que haya ejercido el control o la vigilancia de la prestacin delservicio pblico o a la entidad pblica o privada que asuma sus funciones.Artculo 13. Registro de Documentos o Archivos Privados de Significacin Histrica. Lasentidades territoriales a travs de los Consejos Territoriales de Archivos, emitirn conceptoprevio sobre la significacin histrica de los archivos o documentos histricos privados de interseconmico, social, tcnico, cientfico y cultural y remitirn dicho concepto al Archivo General dela Nacin quien proceder a ratificarlo si cumple con los requisitos exigidos e incluirlo en elregistro que para tal efecto llevar esta entidad.Artculo 14. Asistencia Tcnica a los Archivos Histricos Privados. Los archivos o documentoshistr icos privados que formen parte del registro a que alude el artculo anterior, podrn recibirasistencia tcnica del Archivo General de la Nacin y de las entidades territoriales a travs de losConsejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus propios recursos.Artculo 15. Rgimen de los Archivos o Documentos Privados de Inters Cultural. Los archivos olos documentos privados declarados de inters cultural estarn sometidos al siguiente rgimen:1. Los procesos de intervencin, no se podrn efectuar sin autorizacin del Archivo General de laNacin. La intervencin de estos bienes deber realizarse bajo la supervisin de profesionalesidneos en la materia.2. La declaratoria de un archivo o documento privado como bien de inters cultural implica laelaboracin de un plan especial de proteccin por el Archivo General de la Nacin. El planespecial de proteccin indicar las medidas necesarias para la organizacin, conservacin, nivelpermitido de intervencin, condiciones de manejo y plan de divulgacin. La verificacin de laaplicacin del plan le corresponde al Consejo Territorial de Archivos respectivo.3. Se le aplicarn las prohibiciones sealadas en el artculo 41 de la Ley 594 de 2000, "LeyGeneral de Archivos", con relacin a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportacin osustraccin ilegal y a la transferencia - a ttulo oneroso o gratuito - de la propiedad, posesin otenencia.Artculo 16. Estmulos. El Archivo General de la Nacin a travs del Consejo Directivo, otorgarpara los archivos privados declarados de inters cultural, teniendo en cuenta los recursosdisponibles, uno de los siguientes estmulos: Un premio consistente en el otorgamiento de la condecoracin "Virgilio Barco", por sucontribucin al incremento del Patrimonio Documental. Asistencia tcnica durante un ao por parte del Archivo General de la Nacin. Dos (2) cupos para actividades de capacitacin para los propietarios, tenedores, poseedores ofuncionarios del archivo privado, en los cursos o talleres dictados por el Archivo General de laNacin. Publicacin del catlogo del archivo privado.Artculo 17. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas lasnormas que le sean contrarias.