del Seguro Social (LSS)reposipot.imss.gob.mx/normatividad/DNMR/Procedimiento/9312-003-015.pdfdel...

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ÍNDICE Página 1 Base normativa

3

2 Objetivo

3

3 Ámbito de aplicación

3

4 Políticas

3

5 Definiciones

7

6 Descripción de actividades

9

7

Diagrama de flujo 21

8 Relación de documentos que intervienen en el procedimiento.

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Procedimiento para la toma del inventario físico de créditos en mora

1 Base normativa Las actividades que realicen los responsables: de la Jefatura de Afiliación y Cobranza, Subdelegado, Departamento de Cobranza, Departamento de Auditoría a Patrones, Oficinas de Emisión y Pago Oportuno, de Registros y Control de la Cartera y la de Cobros, del Instituto Mexicano del Seguro Social en el cumplimiento de sus funciones en esta materia, se realizarán en apego al presente Procedimiento, y a los Art. 39, 39A, 39C y 287de la Ley del Seguro Social (LSS) publicada DOF, el 21 de diciembre de 1995, y sus reformas, Art. 2 Fracc. X, 10 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) publicada en el DOF el 1° de noviembre del año 2002 y sus reformas, Art. 2 fracción IV del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social (RIIMSS), publicado en el DOF el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas, Art. 4 y 30, el Código Fiscal de la Federación (CFF), publicado el 31 de diciembre de 1981, y sus reformas, Art. 8 fracción I Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos publicada en el DOF el 31 de diciembre de 1982, y sus reformas, Art. 440 de la Ley Federal del Trabajo publicada en el DOF el 1° de abril de 1970, y sus reformas, Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el martes 25 de agosto de 1998.

2 Objetivo

Establecer las políticas y actividades que deben llevar a cabo los órganos de operación administrativa desconcentrada, para la toma del inventario físico de la cartera de créditos en mora.

3 Ámbito de aplicación

El presente Procedimiento es de observancia general y obligatoria para los Titulares y personal de las Jefaturas de Servicios de Afiliación y Cobranza (JAC) y de las subdelegaciones; el Titular de la Subdelegación, el Departamento de Cobranza, el Departamento de Auditoria a Patrones, las Oficinas de Registros y Control de la Cartera, de Emisión y Pago Oportuno y para Cobros, o para aquéllas que realicen las actividades contempladas en este Procedimiento en las subdelegaciones del Sistema Nacional.

4 Políticas

4.1. El JAC, el Subdelegado, los jefes del Departamento de Cobranza, de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, de la Oficina de Emisión y Pago Oportuno, de la Oficina para Cobros o aquéllos que los substituyan en las Subdelegaciones del Instituto, para las

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actividades que realicen, en la administración de la cartera y su afectación en el Sistema de Cobranza (SISCOB), en cumplimiento de sus funciones, deberán apegarse a lo dispuesto en el presente procedimiento

4.2 El presente procedimiento dejará sin efecto, lo correspondiente al Inventario de la cartera de créditos fiscales, contra el SISCOB, contenido en el “Procedimiento de administración de cartera y su afectación en el sistema de cobranza”, clave 9312-003-012, validado y registrado por la Unidad de Organización y Calidad el 24 de junio de 2010.

4.3 Las propuestas de incorporación o modificación de normativa, serán formuladas a través de oficio por el JAC, a la Coordinación de Cobranza (CC), a la atención del Titular de la División de Registro y Administración de Aplicaciones (DRAA).

4.4 Las consultas respecto al presente procedimiento, deberán formularse por el JAC a través de su correo electrónico institucional (no de colaboradores), a la CC, a la atención de la DRAA, a la siguiente dirección de correo electrónico:

[email protected]

4.5 Los sujetos a la aplicación de este procedimiento, descritos en el numeral 3, estarán a lo que en éste se establece, sin que a su criterio puedan realizar modificaciones en todo o en parte a las políticas, actividades, responsables y formatos determinados; salvo los casos expresamente autorizados por el área Normativa competente.

4.6 La CC, a través de la DRAA, deberá difundir por correo electrónico institucional a los jefes de Servicios de Afiliación y Cobranza, las modificaciones al SISCOB o a sus criterios de afectación, con la oportunidad que permita que los cambios no afecten negativamente a la administración de la cartera.

4.7 El JAC, Subdelegado, jefe de Departamento de Cobranza y de Auditoría a patrones, así como de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, serán responsables de difundir adecuadamente el presente Procedimiento entre el personal a su cargo.

4.8 El jefe del Departamento de Cobranza Subdelegacional, podrá asignar tareas a su personal dependiente, de acuerdo a las cargas de trabajo.

4.9 El jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera designará al Coordinador de inventario así como del personal que participará en el inventario.

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4.10 Conforme a lo anterior, cada servidor público empleado de este Instituto, será responsable de cumplir en su ámbito de competencia con lo señalado en el presente Procedimiento, en atención a lo señalado en el artículo 8 fracción I de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, y de los artículos 1 a 4, 8, inciso a) y 10 del Código de Conducta del Servidor Público del IMSS.

4.11 La documentación que requiera ser consultada, deberá ser resguardada por un periodo mínimo de 5 años, conforme al Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación y al Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Artículo Primero y Segundo, publicado el martes 25 de agosto de 1998, procediendo a su depuración transcurrido dicho término.

4.12 Será responsabilidad de jefe del Departamento de Cobranza, vigilar que se cumpla a cabalidad con las siguientes actividades previas al inventario anual: a) Vigilar que los documentos que integran la cartera se encuentren ordenados en los

expedientes respectivos, con la finalidad de que se tomen las medidas necesarias, por aquellos que se ubiquen en poder de las Oficinas que integran el Departamento de Cobranza y de Auditoria a Patrones y sean considerados para su inventario.

b) Suspender el envío a cobro a través de cambio de subdelegación y de procuración de

cobro, durante el mes de diciembre a efecto de que la Cartera de créditos fiscales, se encuentre debidamente integrada.

c) Gestionar oportunamente la compra de sellos para identificar los documentos a

inventariar, que tendrán la sigla “INV” – seguida del número de año a cuatro posiciones, así como del material necesario para el desarrollo del programa.

4.13 El inventario de la cartera de créditos fiscales, deberá comprender los conceptos de cuotas IMSS, diferencias (SIVEPA), las derivadas de auditoría, corrección y dictamen, atención médica a no derechohabientes, inscripciones improcedentes, capitales constitutivos, recargos moratorios documentados y multas.

4.14 El jefe del Departamento de Cobranza y el jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera, de acuerdo al calendario de actividades de inventario emitido por la Unidad de Fiscalización y Cobranza deberán verificar que por aquellos créditos que no fueron inventariados por no encontrarse físicamente, se registre la clave de movimiento número 52 (excluido de inventario) descrita en el anexo 1 “Lineamientos para la afectación al sistema de cobranza (SISCSOB) del “Procedimiento para la administración de cartera y su afectación en el sistema de cobranza”, clave 9312-003-012 con el desglose de ramo de seguro de acuerdo a su emisión, todos con 31 de diciembre del ejercicio de que se trate. 4.15 Para la afectación en SISCOB se deberá emplear la “Cédula para captura” clave 9312-009-010 misma que se deberá consultar en el Catálogo Digital de Formatos DIR, disponible en la página de intranet del Instituto en la dirección:

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Dirección: http://intranet/documentos/Paginas/catalogo-dir.aspx

Catálogo de la DIR Cobranza Registro y Administración de Aplicaciones

4.16 La depuración o corrección de las discrepancias de inventario, deberán efectuarse con la clave de movimiento número 31 (afecta suspenso último inventario, crédito con antecedentes en SISCOB), de acuerdo al desglose con el que se aplicó la clave de movimiento 52, sujeto a investigación y deberá concluirse a más tardar el último día del mes de junio del ejercicio inmediato posterior al que se efectuó el inventario.

4.17 El Subdelegado en coordinación con el jefe del Departamento de Cobranza Subdelegacional, deberán vigilar, que los créditos que resultaron excluidos de inventario, una vez que sean localizados o repuestos se incorporen al proceso de la cobranza.

4.18 El JAC analizará el resultado del inventario, determinando su conclusión y en su caso, observaciones al mismo, que deberán ser atendidas por la subdelegación, marcando copia de la conclusión para su conocimiento a la CC.

4.19 La DRAA, pondrá a disposición de las Subdelegaciones del Sistema Nacional la hoja de cálculo de créditos a inventariar, en la dirección electrónica que para ello determine.

4.20 La DRAA, pondrá a disposición de la Áreas Operativas, en la dirección electrónica que para ello determine, la “Guía de Inventario”, la cual describe la forma en que se debe de llevar a cabo el inventario.

4.21 La Unidad de Fiscalización y Cobranza a través de la CC., deberá hacer del conocimiento a las áreas Operativas del Nivel Nacional las actividades que se deberán llevar a cabo para la toma del inventario físico de créditos en mora, previo a su inicio. 4.22 El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás disposiciones aplicables al respecto. 4.23 Corresponderá a la Coordinación de Cobranza, a través de la División de Registro y Administración de Aplicaciones, interpretar para efectos administrativos el presente procedimiento y resolver los casos no previstos. 4.24 El personal realizará sus labores con apego al Código de Conducta y de Prevención de Conflictos de Interés de las y los Servidores Públicos del Instituto Mexicano del Seguro Social, utilizando lenguaje incluyente y salvaguardando los principios de igualdad,

http://intranet/documentos/Paginas/catalogo-dir.aspx

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legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que rigen el servicio público, así como con pleno respeto a los derechos humanos y a la no discriminación, aprobado por el Consejo Técnico mediante Acuerdo ACDO.SA2.HCT.011215/283.P.DAED, de fecha 01 de diciembre de 2015. 5 Definiciones.

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:

5.1 COP: Cuota obrero patronal.

5.2 créditos fiscales: Las cuotas, los capitales constitutivos, su actualización y los recargos, las multas impuestas, los gastos realizados por el Instituto Mexicano del Seguro Social por inscripciones improcedentes y cualquier otro que tenga derecho a exigir de las personas no derechohabientes, conforme a lo dispuesto en el artículo 287 de la referida Ley del Seguro Social.

5.3 cuota obrero patronal: Las aportaciones de seguridad social establecidas en la LSS, a cargo del patrón, trabajador y Estado o Gobierno federal.

5.4 C.C: Coordinación de Cobranza.

5.5 depuración: Actividad administrativa que consiste en retirar un documento de un

archivo principal, bien sea para conservarlo en un expediente secundario a manera de antecedente por el tiempo que establezcan los ordenamientos aplicables o, en su defecto, para su destrucción por ser totalmente obsoleto.

5.6 DRAA: División de Registro y Administración de Aplicaciones.

5.7 discrepancia: Crédito fiscal faltante, que resulta de cotejar, lo registrado en el Sistema de Cobranza (SISCOB), contra la cédula de liquidación.

5.8 EMA: Emisión mensual anticipada, es la propuesta de cédula de determinación, generada en forma automática a partir de los movimientos afiliatorios presentados por el patrón.

5.9 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.

5.10 inventario: Confronta física de los documentos y créditos fiscales de la cartera en mora, contra lo registrado en el sistema de cobranza.

5.11 JAC: Jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza.

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5.12 listado de operación: Es el reporte documental o electrónico, en el cual se asientan las transacciones de un mismo tipo a detalle, efectuadas durante un tiempo determinado.

5.13 LSS: Ley del Seguro Social.

5.14 mora: Los créditos fiscales vigentes en el Sistema de Cobranza que siguen pendientes de aclaración y/o pago a cargo de los patrones o sujetos obligados.

5.15 multa: Sanción de carácter pecuniario que se impone a un patrón o sujeto obligado por cometer una infracción a la LSS o al RACERF, por el incumplimiento de sus obligaciones en materia de seguridad social.

5.16 procuración: Créditos fiscales enviados por la subdelegación emisora a la subdelegación de control para su cobro.

5.17 RACERF: Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización.

5.18 subdelegación de control: Son los órganos operativos, que controlan los créditos fiscales, por encontrarse el domicilio del patrón dentro de su circunscripción territorial.

5.19 subdelegación emisora: Son los órganos operativos que emiten los créditos por encontrarse el domicilio del centro de trabajo del patrón, dentro de su circunscripción territorial.

5.20 SISCOB: Sistema de cobranza.

5.21 SIVEPA: Sistema de verificación de pagos.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del procedimiento para la toma del inventario físico de créditos en mora

Jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza

1. Recibe a través de “Correo electrónico”,

“Oficio circular” que contiene las fechas de actividades para la toma del inventario físico de créditos en mora, contra lo registrado en el SISCOB, suscrito por el Titular de la Unidad de Fiscalización y Cobranza, conforme a la política 4.21 del presente Procedimiento.

Correo electrónico Oficio Circular

2. Difunde a través de “Correo electrónico”, a los Titulares de las Subdelegaciones dependientes, el “Oficio Circular” para su aplicación.


Subdelegado

3. Recibe “Correo electrónico” junto con “Oficio Circular”.


4. Hace del conocimiento, por medio de

“Correo electrónico” el “Oficio circular” a los jefes del Departamento de Cobranza, de Auditoría a Patrones, oficinas de Registros y Control de la Cartera, Emisión y Pago Oportuno y para Cobros.

Correo electrónico Oficio circular

Jefe del Departamento de Cobranza

5. Gira instrucciones al jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera conforme a la política 4.12 del presente procedimiento con la finalidad de dar cumplimiento al “Oficio Circular”.

Oficio Circular

Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera

6. Organiza las actividades y los recursos (presupuesto para jornadas de tiempo extra) de acuerdo a su disponibilidad, para atender lo señalado en el “Oficio Circular”.

Oficio Circular

7. Elabora el “Acta administrativa de inicio de inventario”, para dar inicio a las actividades de inventario, para lo cual se propone considerar lo siguiente:

Acta administrativa de inicio de inventario


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Fecha, hora y lugar en que dará comienzo el inventario.

Número de personal operativo que realizará las actividades de inventario.

Establecer jornadas de trabajo. Número de sellos que se requieren. Nombrar un coordinador de inventario. Formar grupos de trabajo, especificando la

función a desempeñar para cada uno de los participantes.

Especificar el tramo de información sobre el cual se llevará a cabo la confronta.

Establecer plazos para cada una de las etapas del desarrollo de inventario.

NOTA: El “Acta administrativa de inicio de inventario” deberá contener las firmas del Jefe de la Oficina de Registros y Control de la Cartera quien elabora y del Jefe del Departamento de Cobranza quien autoriza


8. Obtiene de los participantes, su firma en el “Acta administrativa de inicio de inventario”.


9. Entrega el “Acta administrativa de inicio de inventario” al jefe del Departamento de Cobranza y obtiene acuse de recibido.



10. Recibe original del “Acta administrativa de inicio de inventario”, verifica que haya sido debidamente elaborada.


El acta administrativa no es debidamente elaborada

11. Devuelve el “Acta administrativa de inicio de inventario” al jefe de la oficina de Registros y Control de Cartera. Continúa en la actividad 7 de este procedimiento.


El acta administrativa es debidamente elaborada


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12. Abre un “Expediente para inventario” e incorpora “Acta administrativa de inicio de inventario”.

Expediente para inventario Acta administrativa de inicio de inventario


13. Obtiene el archivo de la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar”, en la dirección electrónica destinada para ello, lo correspondiente a la subdelegación de adscripción, conforme a la política 4.19.

Hoja de cálculo de créditos a inventariar

14. Envía “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar”, al Coordinador del inventario.

Correo electrónico Hoja de cálculo de créditos a inventariar

Coordinador del inventario

15. Recibe “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” y genera copias según se requieran en base al número de participantes, renombrando cada una de ellas, conforme a la nomenclatura propuesta en la “Guía para inventario” en apego a la política 4.20.

Correo electrónico Hoja de cálculo de créditos a inventariar Guía para inventario

Nota: Al final de cada jornada los participantes deben presentar los avances del inventario, entregándolos al Coordinador del inventario, para su integración y control.

16. Entrega “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” al personal que participa en la toma física del inventario.


Nota: La “Hoja de Cálculo de créditos a inventariar”, se podrá entregar al personal que participa en la toma de inventario por medio de correo electrónico o por dispositivo USB, de igual forma recibirá del personal que participa en la toma de Inventario, la información al término de la jornada.


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Etapa I Confronta contra cartera de créditos

fiscales

Personal que participa en la toma de Inventario

17. Recibe “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar”, y coteja contra los “Créditos fiscales”.

Correo electrónico Hoja de cálculo de créditos a inventariar Créditos fiscales

La información no es correcta

18. Señala en la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” o en el “Crédito fiscal” según corresponda de acuerdo a lo descrito en la “Guía para inventario”, de manera tal que el SISCOB consigne datos reales.

NOTA: Al existir discrepancia entre la hoja de cálculo de créditos a inventariar y la cartera documental, el Coordinador de Inventario y el área que emitió el crédito fiscal determinarán y anotarán en el Crédito fiscal el importe correcto, a efecto de que la ORCC pueda realizar la afectación en el SISCOB.

Hoja de cálculo de créditos a inventariar Crédito fiscal Guía para inventario

La información es correcta

19. Marca en la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” que es coincidente e impone sello de inventario del año de que se trate al crédito fiscal.

Hoja de cálculo de créditos a inventariar Crédito fiscal

20. Envía, “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” al Coordinador del inventario, una vez cotejada la cartera documental.


Coordinador de Inventario

21. Recibe del Personal que participa en la toma del inventario “Correo electrónico” o dispositivo USB con el archivo que contiene la “Hoja de cálculo de créditos a

Correo electrónico Hoja de cálculo de créditos a


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inventariar” y concentra en una base de datos general, conforme a la “Guía para inventario”.

inventariar Base de datos general Guía para inventario

Coordinador de Inventario

22. Informa diariamente, al jefe del Departamento de Cobranza, por “Correo electrónico” o dispositivo USB, el avance de los resultados de la confronta realizada.

NOTA: El informe que se entrega al jefe del Departamento de Cobranza, debe ser diariamente, con el fin de determinar el avance acumulado que se lleva sobre el inventario.

Correo electrónico de avance


23. Recibe del Coordinador del Inventario “Correo electrónico” o dispositivo USB el avance de la confronta en la jornada que concluyó, para su control en el proceso de inventario con la finalidad de proporcionar información en caso de ser requerida.

Correo electrónico de avance

Etapa II Confronta con las áreas emisoras

Coordinador del Inventario

24. Genera “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” a la que denominará “Listado primero de créditos faltantes”, de acuerdo a la “Guía para inventario”.


25. Distribuye por “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado primero de créditos faltantes”, al Departamento de Auditoría, oficinas de Emisión y Pago Oportuno, y para Cobros.

Correo electrónico Listado primero de créditos faltantes


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Departamento de Auditoria a Patrones, Oficina de Emisión y Pago Oportuno y Oficina para Cobros

26. Recibe “Correo electrónico” o dispositivo USB con el “Listado primero de créditos faltantes”.


27. Verifica la existencia física del o los “Créditos fiscales”, y coteja contra la información del “Listado primero de créditos faltantes”.

NOTA 1: En el caso de los créditos fiscales derivados de Auditoría a patrones, estos forman parte de la Resolución de auditoría que se emite. NOTA 2: Para las áreas ajenas a la ORCC, la marca de inventario en la cédula de liquidación, se realizará conforme a la siguiente actividad.

Créditos fiscales Listado primero de créditos faltantes

28. Marca en el “Listado primero de créditos faltantes”, el “Crédito fiscal” a inventariar.

Listado primero de créditos faltantes Crédito fiscal

29. Envía “Correo electrónico” o dispositivo USB, con el “Listado primero de créditos faltantes”, adjunta en su caso la “Resolución de auditoría” en la que estén contenidos los créditos, o el “Crédito Fiscal” que fueron localizados, al Coordinador del inventario, una vez concluida la confronta.

Listado primero de créditos faltantes Resolución de auditoría Crédito fiscal


30. Recibe de las áreas involucradas “Correo electrónico” o dispositivo USB, con el “Listado primero de créditos faltantes” en el que se marcaron los créditos localizados, acompañado de la “Resolución de auditoría” que contiene los números de créditos o “Crédito fiscal” según sea el caso, impone sello de inventario, y procede a incorporarlos a la cartera. para su control en el proceso de inventario con la finalidad de proporcionar información en caso de ser requerida.

Listado primero de créditos faltantes Resolución de Auditoría Crédito fiscal


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Nota: El jefe del Departamento de Cobranza deberá conservar para constancia, los listados primero a tercero de créditos faltantes, para que de requerirse, pueda darse seguimiento a los resultados que se fueron suscitando durante el inventario.


31. Informa al jefe del Departamento de Cobranza, por “Correo electrónico” o dispositivo USB, los resultados de la confronta del “Listado primero de créditos faltantes” con las áreas involucradas.



32. Recibe del Coordinador del Inventario “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado primero de créditos faltantes” en la jornada que concluyó, para su control en el proceso de inventario con la finalidad de proporcionar información en caso de ser requerida.


Etapa III Investigación en fuentes internas


33. Concentra en la “Base de datos general” los resultados obtenidos por las demás áreas como producto de las actividades realizadas, en la confronta del “Listado primero de créditos faltantes”.

Base de datos general Listado primero de créditos faltantes

34. Determina los créditos que permanecen faltantes en la “Hoja de cálculo de créditos a inventariar” y la denomina “Listado segundo de créditos faltantes”


35. Distribuye “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado segundo de créditos faltantes” al Personal que participa en la toma de Inventario, para que continúe con la localización de los “Créditos fiscales”.

Correo electrónico Listado segundo de créditos faltantes


36. Recibe “Correo electrónico” o dispositivo USB con el “Listado segundo de créditos faltantes” y continúa con la investigación de los “Créditos fiscales” en fuentes de consulta con que se cuenta, como pueden



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ser:

En el SISCOB, para determinar la condición del crédito, las fechas de su afectación y la incidencia en que se encuentre.

Facturas de: EEABX002 Confirmación de créditos

Recibidos en Procuración de Cobro. EEABX008 Envío de Créditos por

Cambio de Subdelegación. EEABX014 Créditos Enviados en

Procuración de Cobro. EEABX017 Confirmación de Créditos

por Cambio de Subdelegación.

Listado general de pagos.

Disco compacto de créditos cancelados y o pagados

Expediente patronal de pagos y

generalidades del archivo de la subdelegación entre otros.

Crédito fiscal SISCOB EEABX002 Confirmación de créditos Recibidos en Procuración de Cobro EEABX008 Envío de Créditos por Cambio de Subdelegación EEABX014 Créditos Enviados en Procuración de Cobro EEABX017 Confirmación de Créditos por Cambio de Subdelegación Listado general de pagos Disco compacto de créditos cancelados y o pagados Expediente de pagos y generalidades


37. Entrega, “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado segundo de créditos faltantes”, que contiene los resultados obtenidos al Coordinador del inventario, una vez concluida la búsqueda.



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38. Recibe del personal que participa en el inventario “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado segundo de créditos faltantes”


39. Informa al jefe del Departamento de Cobranza, por “Correo electrónico” o dispositivo USB, los resultados de la confronta del “Listado segundo de créditos faltantes” con las áreas involucradas.



40. Recibe del Coordinador del Inventario “Correo electrónico” o dispositivo USB el “Listado segundo de créditos faltantes” en la jornada que concluyó, para su control en el proceso de inventario con la finalidad de proporcionar información en caso de ser requerida.



41. Integra la información contenida en el “Listado segundo de créditos faltantes” en la “Base de datos general”, y determina los que permanecieron faltantes.

Listado segundo de créditos faltantes Base de datos general

Etapa IV Afectación de exclusiones de inventario

en el SISCOB


42. Genera el “Listado tercero de créditos faltantes”, en el que se consignan todos aquellos créditos que no fueron localizados y lo imprime.

Listado tercero de créditos faltantes

43. Elabora en original y dos copias, “Cédula para captura” clave 9312-009-010, que contiene la relación de los créditos que no fue posible su confronta en virtud de no encontrarse físicamente, para que se solicite su registro en el SISCOB, a cada uno de los créditos como excluidos de inventario, la clave de movimiento 52, y

Cédula para captura 9312-009-010


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gestiona su autorización.


44. Entrega la “Cédula para captura” clave 9312-009-010 y anexa la impresión del “Listado tercero de créditos faltantes" al encargado de la mesa de registros para que lleve a cabo el registro en el SISCOB, la clave de movimiento ajuste 52 (excluido de inventario) conforme a lo señalado en la política 4.14 del presente Procedimiento.

Cédula para captura 9312-009-010 Listado tercero de créditos faltantes SISCOB

45. Recibe del encargado de la mesa de Registros, copia de reporte denominado “EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes”, que contiene la validación de las claves de movimiento ajuste de abono 52 registrados, a los créditos fiscales excluidos de inventario.

EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes

46. Entrega al jefe del Departamento de Cobranza, el reporte “EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes” y en archivo electrónico el “Listado tercero de créditos faltantes”.

EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes Listado tercero de créditos faltantes

Jefe del departamento de Cobranza

47. Recibe el reporte “EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes” y el “Listado tercero de créditos faltantes” y guarda en el “Expediente de inventario”.

EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes Listado tercero de créditos faltantes Expediente de inventario

Etapa V Investigaciones de localización de los

créditos

48. Distribuye por "Correo electrónico”, a las áreas emisoras, “Listado tercero de créditos faltantes" con los créditos que hayan prevalecido como excluidos de

Correo electrónico Listado tercero de créditos faltantes


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inventario, a efecto de que se proceda conforme a la política 4.16 del presente procedimiento.


49. Elabora en original y dos copias “Acta administrativa de cierre de inventario” para concluir con las actividades de inventario, en la que se consignen los datos de los créditos fiscales excluidos de inventario, como resultado final de la misma.

Acta administrativa de cierre de inventario

50. Obtiene de los participantes, su firma en el “Acta administrativa de cierre de inventario”.


51. Entrega original del “Acta administrativa de cierre de inventario” al jefe del Departamento de Cobranza y obtiene acuse de recibo.



52. Recibe original del “Acta administrativa de cierre de inventario”.


53. Integra “Acta administrativa de cierre de inventario”, al “Expediente de inventario”

Acta administrativa de cierre de inventario Expediente de inventario

54. Elabora “Informe de inventario”, dirigido al JAC, en el que se reportan los créditos excluidos de inventario, para lo cual acompaña copia del “Acta administrativa de cierre de inventario” y tramita su autorización con el Titular de la Subdelegación.

Informe de inventario Acta administrativa de cierre de inventario


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55. Tramita el envío por “Oficio” el “Informe de inventario” y copia del “Acta administrativa de cierre de inventario” al jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza.

Oficio Informe de inventario Acta administrativa de cierre de inventario

Jefe de Servicios de Afiliación y Cobranza

56. Recibe “Oficio” con el “Informe de inventario” y copia del “Acta administrativa de cierre de inventario” determina, de acuerdo al resultado, lo procedente conforme a la política 4.18 del presente Procedimiento.

Fin del Procedimiento

Oficio Informe de inventario Acta administrativa de cierre de inventario

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para la toma del inventario físico de créditos en mora

INICIO

JEFE DE SERVICIOS DE AFILIACIÓN Y COBRANZA

Oficio Circular

Recibe fechas de actividades para la toma del inventario físico de

créditos en mora

1

Oficio Circular

Difunde el oficio para su aplicación

2

Oficio Circular

Recibe Correo junto con oficio

3

SUBDELEGADO

Oficio Circular

Hace del conocimiento a los jefes del

Departamento

4

a

a

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

COBRANZA

Gira instrucciones con la finalidad de dar

cumplimiento al oficio Circular

5

JEFE DE LA OFICINA DE REGISTROS Y CONTROL DE LA

CARTERA

Oficio circular

Organiza las actividades y los recursos de

acuerdo a su disponibilidad

6

1O-1CActa

administrativa de

inicio de inventario

Elabora el acta, para dar inicio a las actividades

de inventarioNOTA

7

Acta administra

tiva de inicio de

inventario

Obtiene de los participantes firma

8

A

11

de 30

Clave: 9312-003-015

A

1O-1CActa

administrativa de


Entrega el acta y obtiene acuse de

recibido

9

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

COBRANZA

O1Acta

administrativa de


Recibe original, verifica que haya sido

debidamente elaborada

10

Es debidamente elaborada

1O-1CActa

administrativa de


Devuelve el acta

No

11

7

Expediente para inventario

C1Acta

administrativa de


Abre expediente e incorpora el acta

12

Si

b

b


CARTERA


Obtiene el archivo de la hoja de cálculo de

créditos a inventariar

13

Hoja de cálculo de créditos de

nómina


Envía la hoja de cálculo de créditos a inventariar

al Coordinador del inventario

14

COORDINADOR DEL INVENTARIO

Guía para inventario


15



Entrega el archivo que contiene la hoja de

cálculo de créditos a inventariar

NOTA

16


Recibe y genera copias de la hoja de cálculo de

créditos a inventariar según el caso renombra

conforme a la nomenclatura propuesta

NOTA

B

de 30

Clave: 9312-003-015

B

Etapa IConfronta contra

cartera de créditos fiscales

PERSONAL QUE PARTICIPA EN LA

TOMA DE INVENTARIO

Créditos fiscales


nómina

Hoja de cálculo de créditos a

inventariar

Recibe el archivo electrónico con hoja de

cálculo de créditos a inventariar, y coteja contra los créditos

fiscales

17

La información es correcta

Créditos fiscales


nómina


inventariar

Señala en la hoja de cálculo de créditos a

inventariar o en el crédito fiscal de manera

que consigne datos reales en SISCOB

NOTA

18

No

c

c

Si

Créditos fiscales


Marca en la hoja de cálculo de créditos a

inventariar que es coincidente y sella

19


inventariar


nómina

Envía, hoja de cálculo de créditos a inventariar

una vez cotejada la cartera documental

20


Base de datos

general


COORDINADOR DE INVENTARIO

21

C


nómina

Recibe hoja de cálculo de créditos a inventariar y concentra en una base

de datos general

de 30

Clave: 9312-003-015

C

Avance

Informa diariamente, por correo el avance de

los resultados de la confronta realizada

NOTA

22


COBRANZA

Avance

Recibe avance de la confronta en la jornada que concluyó, para su

control en el proceso de inventario

23

Etapa II Confronta con las

áreas emisoras



Genera hoja de cálculo de créditos a inventariar

24

d

d

Listado primero de

créditos faltantes

Listado primero de créditos faltantes

Distribuye listado primero de créditos

faltantes

25

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA A

PATRONES, OFICINA DE EMISIÓN Y PAGO

OPORTUNO Y OFICINA PARA COBROS

Listado primero de

créditos faltantes


Recibe listado primero de créditos faltantes

26

Listado primero de

créditos faltantes

Créditos fiscales

Verifica la existencia física de los créditos

fiscales, y coteja contra la información del listado

primero de créditos faltantes

NOTA: 1,2

27

Créditos fiscales

Listado primero de

créditos faltantes

Marca en el listado primero de créditos

faltantes, el crédito fiscal a inventariar

28

D

de 30

Clave: 9312-003-015

D

Créditos fiscales

Resolución de auditoría

Listado primero de

créditos faltantes



Entrega listado primero de créditos faltantes, adjunta en su caso la

resolución de auditoría y crédito Fiscal que fueron

localizados

29

Créditos fiscales


Listado primero de

créditos faltantes



Recibe de las áreas involucradas, impone sello de inventario, y

procede a incorporarlos a la cartera

NOTA

30


Listado primero de

créditos faltantes


Informa los resultados de la confronta del listado primero de

créditos faltantes” con las áreas involucradas

31

e

e


COBRANZA

Listado primero de

créditos faltantes


Recibe listado primero de créditos faltantes, para su control en el proceso de inventario

32

Etapa III Investigación en fuentes internas


Listado primero de

créditos faltantes

Base general de

datos

Concentra en base de datos general los

resultados obtenidos

33


Determina los créditos que permanecen

faltantes en la hoja de cálculo de créditos a

inventariar

34

E

de 30

Clave: 9312-003-015

E

Listado segundo de

créditos faltantes

Listado segundo de créditos faltantes

Distribuye listado segundo de créditos

faltantes

35

PERSONAL QUE PARTICIPA EN LA

TOMA DE INVENTARIO

créditos cancelados y

o pagados

Expediente de pagos y

generalidades

EEABX017

EEABX014

EEABX008

EEABX002

SISOB

Créditos fiscales

Listado segundo de

créditos faltantes


Recibe listado segundo de créditos faltantes y

continúa con la investigación en fuentes

de consulta

36

Listado segundo de

créditos faltantes


Entrega, listado segundo de créditos faltantes que

contiene resultados

37


f

f

Listado segundo de

créditos faltantes


Recibe listado segundo de créditos faltantes

38

Listado segundo de

créditos faltantes


Informa de la confronta del listado segundo de

créditos faltantes con las áreas involucradas.

39

F

de 30

Clave: 9312-003-015

F


COBRANZA

Listado segundo de

créditos faltantes


Recibe listado segundo de créditos faltantes en la jornada que concluyó

40


Base de datos

general

Listado segundo de

créditos faltantes

Integra la información y determina los que

permanecieron faltantes

41

Etapa IVAfectación de

exclusiones de inventario en el

SISCOB


Genera el listado tercero de créditos faltantes y lo

imprime

42

g

g

1O-2CCédula para

captura Clave 9312-009-010

Elabora cédula para captura, para su registro

en SISCOB

43

SISCOB


O1Cédula para

captura Clave 9312-009-010

Entrega la cédula para captura anexa listado

tercero de créditos faltantes para su registro

en el SISCOB

44

EEABX018

Recibe copia de reporte operación diaria de

ajustes

45


EEABX018

Entrega operación diaria de ajustes listado tercero

de créditos faltantes

46


COBRANZA

Expediente patronal

EEABX018


Recibe operación diaria de ajustes EEABX018

listado tercero de créditos faltantes y

guarda

47

G

de 30

Clave: 9312-003-015

G

Listado Tercero De

Créditos Faltantes

Distribuye listado tercero de créditos faltantes con los créditos que hayan

prevalecido como excluidos de inventario.

Etapa VInvestigaciones de localización de los

créditos

48


CARTERA

1O-2CActa

administrativa de cierre de

inventario

Elabora acta administrativa de cierre

de inventario

49

1CActa


inventario

Obtiene de los participantes, su firma en el acta administrativa de

cierre de inventario

50

O1Acta


inventario

Entrega original del acta administrativa de cierre de inventario y obtiene

acuse de recibo

51

h

h


COBRANZA

Acta administrativa de


Recibe original del acta administrativa de cierre

de inventario

52

Expediente de inventario

Acta administrativa de


Integra acta administrativa de cierre

de inventario, al expediente de inventario

53

C2Acta


inventario

Informe de inventario

Elabora informe de inventario, anexa acta administrativa de cierre de inventario y tramita

autorización

54

C2Acta


inventario


Oficio

Tramita informe de inventario y copia del acta administrativa de


55

H

de 30

Clave: 9312-003-015

H

JEFE DE SERVICIOS DE AFILIACIÓN Y

COBRANZA

C2Acta


inventario


Oficio

Recibe oficio con el informe de inventario y

copia del acta administrativa de cierre

de inventario determina, de acuerdo al resultado

56

FIN

de 30 Clave: 9312-003-015

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para la toma del inventario físico de créditos en mora

Clave

Título del documento

Observaciones

9312-009-010

Cédula para captura

Documento registrado en el catálogo digital de formatos de la DIR

Oficio Circular




Créditos fiscales







EEABX002

Factura de confirmación de créditos recibidos en procuración de cobro

Reporte automatizado

EEABX008 Factura de envío de créditos por cambio de subdelegación


EEABX014 Factura de créditos enviados en procuración de cobro


EEABX017 Factura de confirmación de créditos por cambio de subdelegación


EEABX018 Listado de operación diaria de ajustes Reporte

automatizado

1EEAAI777 Consulta de créditos cancelados y o pagados


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