Depuración y organización del archivo

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA

Actividad 6. Valoracin documental

I.

Depuracin y organizacin del archivo de concentracin de la Junta Federal de Conciliacin y Arbitraje. 1. Objetivo Depurar y organizar el archivo de concentracin de la Junta de Conciliacin y Arbitraje, despus de su acondicionamiento y reubicacin, a fin de: a. Dar mantenimiento a las instalaciones b. Establecer controles para la identificacin y localizacin de expedientes 2. Planeacin, acciones y estrategias a. Proponerlo al COCODI (Comit de Control y Auditora) b. Establecer contacto con el Archivo general de la Nacin c. Acciones de limpieza ( incluyen 6 fumigaciones) 3. Fases de trabajo a. Fase I Expedientes en mal estado con plazo de conservacin concluido (baja documental) b. Fase II Expedientes con plazo de conservacin vigente (cdulas de identificacin y registro de expedientes, digitalizacin en su caso). 4. Marco normativo Leyes Ley Federal de Transparencia y acceso a la Informacin Pblica Gubernamental Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ley general de Bienes Nacionales Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin Ley Federal del Trabajo

Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Reglamento Interior de la Secretara del Trabajo y Previsin Social.

Edith Susana Loera GonzlezMatrcula: 2009/MAA/1821


Lineamientos Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. Lineamientos Generales para la Clasificacin y desclasificacin de la informacin de las Dependencias y Entidades de la Admisntracin Pblica Federal.

5. Instrumentos archivsticos utilizados Inventario de baja documental Ficha de pre valoracin Cdulas de inventario

6. Trmite de baja I. II. III. IV. V. Oficio de Solicitud Inventario de baja o transferencia secundaria Ficha tcnica de pre valoracin Declaracin de pre valoracin En caso de documentacin contable, el inventario de baja previo aviso a la SHCP 7. Comentarios Me parece un esfuerzo loable, sin embargo en la presentacin no deja en claro cmo se valor el documento, (catlogo de disposicin documental) ni tampoco si cuentan con un cuadro de clasificacin archivstica. Herramientas

indispensables y que adems son una exigencia para las Instituciones dela APF. No establece cmo se conserva el archivo digitalizado (puesto que si no tiene un orden, no se clasifica y no se inventara, entonces puede tener el mismo problema que los archivos en soporte en papel). Es necesario contar con un software que permita la organizacin de archivos electrnicos, de lo contrario no es eficaz la bsqueda del documento electrnico.



En la evidencia documental, no se aprecian si las condiciones de almacenaje son correctas (temperatura, luz, humedad, a mi personalmente no me lo parece).

II.

Instructivo para la elaboracin del catlogo de disposicin documental

Su objetivo es establecer una base metodolgica que oriente la elaboracin de instrumentos especficos de disposicin documental, as como formular un mecanismo de trabajo basado en la identificacin de las series documentales y en la valoracin de su informacin. Jurdicamente, est basado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin, en los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.

Cmo elaborar el Catlogo de Disposicin Documental Se compone de cuatro etapas: Identificacin, consiste en la investigacin y anlisis de las caractersticas de los documentos que constituyen la serie documental Valoracin, consiste en el anlisis y la determinacin de los valores primarios y secundarios de la documentacin, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservacin o eliminacin. Regulacin, en esta fase se elaborar e integrar el Catlogo de disposicin documental en los formatos establecidos, determinado los plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin. Control, es la ltima fase y consiste en validar y aplicar el Catlogo de disposicin documental. Identificacin Se deben seguir los siguientes pasos: 1. Compilar la informacin institucional, disposiciones legales, actos

administrativos y normas. 2. Reunir el marco regulatorio de sus competencias.Edith Susana Loera GonzlezMatrcula: 2009/MAA/1821


3. Acopiar las normas que controlan la circulacin interna y externa de los documentos en su fase activa. 4. Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad, mediante el anlisis de la normatividad interna. 5. Entrevistar a los productores de los documentos en el mbito institucional. 6. Ubicar la procedencia institucional examen del organismo que la gener. 7. Caracterizar a los documentos en relacin a sus soportes. 8. Efectuar la descripcin de la serie. Lo anterior permitir conocer la evaluacin orgnica del sujeto productor, identificar las funciones del organismo y de cada unidad as como las series documentales con base en dichas funciones. Tambin permitir conocer los trmites y procedimientos que dan lugar a la integracin de los documentos. de la documentacin mediante el

Valoracin Para realizar la valoracin es necesario: 1. Anlisis y determinacin de valores primarios, ya sea administrativo, legal, fiscal o contable. 2. Anlisis y determinacin de valores secundarios: informativo o evidencial. Los resultados de esta etapa permitirn conformar las series con sus caractersticas generales, estudiar comparativamente las series, elaborar

propuestas de valoracin de cada serie documentacin sus plazos de transferencia, disponer de la informacin necesaria sobre el plazo de prescripcin de los documentos as como establecer los plazos de permanencia de cada serie documental y eliminar los ejemplares duplicados en cada serie. Se podr identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios, de igual

manera se establecern los criterios bsicos sobre la reserva de cada serie. Al elaborar el cuadro de valoracin y seleccin se indicarn los plazos de transferencia, seleccin, eliminacin y acceso, mediante un repertorio de fichas tcnicas.



Regulacin El catlogo de disposicin documental estar integrado por: 1. Introduccin o presentacin (explicando el contexto institucional) 2. Marco Legal, que incluir la referencia la LFTAIPG y a los lineamientos generales de dicha ley. 3. Anexos que sustentes en proceso de elaboracin y aseguren su aplicacin y comprensin y el registro de todas las series documentales Los resultados que se obtendrn en esta etapa sern la integracin en formato electrnico (actualizado) del Catlogo de disposicin documental, asimismo se contar con un instrumento de consulta y control archivstico que permita conocer los plazos de conservacin de los documentos durante su ciclo vital.

Control A fin de validar la aplicacin del Catlogo de disposicin documental, se deber: 1. Recabar las firmas de los funcionarios autorizados 2. Aprobar y validar el catlogo por parte de a Coordinacin de Archivos y el Comit de informacin 3. Remitir el Catlogo al AGN para su validacin y registro. 4. Difundir el catlogo, as como establecer los mecanismos de su actualizacin. Lo anterior permitir cumplir con lo dispuesto en al LFTAIPG y sus respectivos lineamientos.



Identificacin de Etapas

Compilar la informacin Institucional

Reunir el marco regulatorio

Reunir las normas que controlas la circulacin documental

Identificar la estrucutura interna y las funciones de la Dependencia

Anlisis y determinacin de valores primarios

Efectuar la descripcin de la serie

Caracterizar la informacin en relacin a su soporte

Entrevistar a los productores de los documentos

Anlisis y determinacin de valores secundarios

Evidencia del proceso de elaboracin

Recaba firmas de funcionarios autorizados

Aprobacin del Catlogo

Comparacin y evaluacin del CADIDO con el CETI En una Institucin con 42 aos desde su creacin, es enorme la documentacin. Como es un Organismo Descentralizado del Gobierno Federal, debe apegarse a la normatividad que rige a la APF. Sin embargo, como se trata de una Institucin Educativa, tienen ciertas variantes al respecto de las dems instituciones. Sobre todo el rea de control escolar. Al respecto del CADIDO, an y cuando el CETI cuenta con su catlogo de disposicin documental, no tiene evidencia documental de que fue aprobado por el Consejo. Adems el personal que conoce el catlogo es reducido pues es el personal a cargo del archivo de cada rea. Por lo dems. El catlogo se apega al CADIDO.



III.

Administracin de documentos y archivos, planteos para el siglo XXI de Manuel Vzquez Murillo.

Captulo 2Dispositivos o imperativos Clasicifacin por el tipo de documento Testimoniales o registrales Probatorios Copia Grado de exactitud Clasificacin por tradicin documenta Original Minuta Borrador Sustantivas Clasificacin por funcin Comunes

Documento

Clasificacin por el grado de accesibilidad Clasificacin por el mbito jurdico Clasificacin por relacin entre el hecho y el documento.

Anteriores al hecho Simultneos al hecho Posterior al hecho Antigos

Clasificacin por el soporte Actuales Visibles o invisibles Clasificacin por el sentido humano que percibe el mensaje. Audibles o sonoros Audiovisulaes



Captulo 3Primera Edad Momento de Planificacin Segunda Edad Momento de Vigencia Tercera Edad Seleccin Documental Fase Permanente o Histrica Momento de Plazo Precaucional Momento de Tramitacin

Valoracin documental: teora y metodologa prctica, de Pedro J. Roig Alvarado. De acuerdo con la lectura, qu es la valoracin documental? Es un proceso analtico en el cual se determinan de forma objetiva los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su rmanencia en las diferentes fases de archivo.

Comentario de la exposicin de Autor. El Autor, revisa de forma exhaustiva el proceso de valoracin documental, incluyendo todos los aspectos que conforman el ciclo vital del documento y el contexto en el que este fue creado, su impacto social, en fin, todos los detalles internos y externos de un documento. Es un proceso analtico que necesita de la competencia del archivista y del conocimiento que se tenga de la Institucin u Organizacin en la que fue generado el documento a valorar. Personalmente, me gust mucho la forma en que aborda



la valoracin y la explica de una manera sencilla, casi hasta romntica, en la que el lector puede percibir la importancia de este proceso. Nunca me imagin que la valoracin documental tuviese matices tan analticos, pues consideraba que bastaba y sobraba con el catlogo de disposicin documental, puedo percatarme que se queda corto porque no especifica el proceso de identificacin y el anlisis del contexto en el que fue generado el documento.Creacin de un Documento

Fase Activa

Valor Primario

Valor Administrativo Valor Juridico o Legal Valor Fiscal o Contable

Se conserva cerca del Usuario o creador del Documento

5 a 30 aos

Archivo en Trmite

Fase Semiactiva Se conserva el Valor Primario Archivo de Concentracin

Valor Administrativo Valor Juridico o Legal Valor Fiscal o Contable

Se conserva en el Archivo de Concentracin, durante un plazo precaucional

30 a 50 aos

Fase Inactiva o Histrica Archivo Histrico

Valor Secundario

Valor Evidencial Valor Testimonial Valor Informativo

Su conservacin es en el Archivo Histrico

50 aos


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