DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es una herramienta que permite modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917. Debido a la relativa facilidad de lectura de los diagramas de Gantt, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en diversos sectores. El diagrama de Gantt permite al director de proyecto realizar una representación gráfica del progreso de la misión. También es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, aunque existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project. También hay programas similares y gratuitos.

Cómo crear un diagrama de Gantt

En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente:

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha que desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante:

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, la tarea está demorada. Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 o 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.

Acontecimientos en el diagrama de Gantt

Adicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos se denominan acontecimientos. Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente indentificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento podría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en el diagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante:

Asignar recursos en el diagrama de Gantt

Generalmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o

materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.

Por lo general, solo serán necesarios los nombres o las iniciales de los

responsables.

DIAGRAMA DE FLUJO

¿Qué es un Diagrama de Flujo?

Un diagrama de flujo, también llamado Flujograma de Procesos o Diagrama de Procesos,

representa la secuencia o los pasos lógicos (ordenados) para realizar una tarea mediante

unos símbolos. Dentro de los símbolos se escriben los pasos a seguir. Un diagrama de flujo

debe proporcionar una información clara, ordenada y concisa de todos los pasos a seguir.

Por lo dicho anteriormente, podríamos decir que: "Un diagrama de flujo es una

representación gráfica o simbólica de un proceso".

El proceso o pasos que representa el diagrama de flujo puede ser de cualquier tipo, desde

los pasos para freír un huevo, como luego veremos, hasta los pasos para realizar un enorme

programa informático.

Nota: En esta página encontrarás varios diagramas de flujo explicados y resueltos, pero

cuando tengas claro como se hacen los diagramas de flujo, te recomendamos que veas el

siguiente enlace donde encontrarás más diagramas resueltos: Ejemplos de Diagramas de

Flujo. En ese enlace te presentamos 15 diagramas de flujo resueltos.

Como Hacer un Diagrama de Flujo

Normalmente para realizar un diagrama de flujo primero se hace lo que se llama el

algoritmo. Un algoritmo es una secuencia de PASOS LÓGICOS a seguir para resolver un

problema de forma escrita.

Un ejemplo para cocinar un huevo para otra persona sería:

- Pregunto si quiere el huevo frito.

- Si me dice que si, lo frio, si me dice que no, lo hago hervido.

- Una vez cocinado le pregunto si quiere sal en el huevo.

- Si me dice que no, lo sirvo en el Plato, si me dice que si, le hecho sal y después lo sirvo en

el plato.

Si te fijas los pasos no pueden cambiar su posición. Sería imposible preguntarle si lo quiere

frito después de haberlo hervido, por ejemplo. Es muy importante que los pasos seán una

secuencia lógica y ordenada.

Ahora que ya sabemos todos los pasos, mediante el algoritmo, podemos hacer un esquema

con estos pasos a seguir. Este esquema será el Diagrama de Flujo.

Si uno tiene experiencia puede prescindir del algoritmo escrito pero siempre tendremos que

tenerlo en mente para hacer el diagrama de flujo sin equivocarnos. Más abajo te dejamos

varios ejemplos de diagramas de flujo.

¿Qué son Los Diagramas de Flujo y Para qué se Usan?

Un algoritmo describe una secuencia de pasos escritos para realizar un tarea.

El Diagrama de Flujo es su representación esquemática. Los diagramas de flujo representan

la secuencia lógica o los pasos que tenemos que dar para realizar una tarea mediante unos

símbolos y dentro de ellos se describen los pasos ha realizar.

Por la tanto son una excelente herramienta para resolver problemas, comprender el

proceso a seguir así como para identificar posibles erroresantes del desarrollo final de la

tarea.

Se usan para hacer un programa informático, para analizar lo que tiene que hacer un robot,

en los procesos industriales, etc.

Un diagrama de flujo es útil en todo aquello que se necesite una previa organización antes

de su desarrollo.

En la realización de un programa informático es imprescindible primero realizar el diagrama

de flujo, independientemente del lenguaje de programaciónque usemos después. Una vez

que tenemos nuestro diagrama de flujo solo tendremos que conocer las órdenes del

lenguaje que realizan esas tareas que se especifican en el diagrama.

Reglas Básicas Para la Construcción de un Diagrama de Flujo

1. Todos los símbolos han de estar conectados

2. A un símbolo de proceso pueden llegarle varias líneas

3. A un símbolo de decisión pueden llegarle varias líneas, pero sólo saldrán dos (Si o No,

Verdadero o Falso).

4. A un símbolo de inicio nunca le llegan líneas.

5. De un símbolo de fin no parte ninguna línea.

Los símbolos que se usan para realizar los diagramas de flujo son lo siguientes:

- En el Símbolo de decisión puede tomar los valores de salida SI o NO o también

VERDADERO o FALSO.

- El símbolo de Inicio o Final del Diagrama puedes ser un cuadrado con los bordes

redondeados o una elipse.

- Se pueden utilizar colores para lo símbolos.

Ejemplos de Diagramas de Flujo

Veamos un primer ejemplo muy sencillo.

Queremos hacer un programa informático que nos sume dos número y nos de el resultado

en pantalla.

Solución del ejemplo:

El símbolo de resultado es un símbolo usado en los diagramas para soluciones con el

ordenador. Es el símbolo de salida del resultado por la pantalla del ordenador.

Ves que es muy sencillo, hay que ir poniendo los pasos lógicos que se deben seguir para

realizar la tarea o el programa.

En el ejercicio tenemos el inicio y el fin, una entrada de datos, para meter los 2 números,

una operación a realizar, la suma, y un resultado a mostrar. Cada uno de esos pasos con su

símbolo correspondiente en el diagrama.

Otro ejemplo de un diagrama de flujo para una operación sencilla. Imaginemos que

tenemos una lámpara o bombilla y queremos hacer el diagrama de flujo para saber que

hacer cuando la lámpara no funciona.

¿Hacemos otro?

Bueno vamos hacer uno que nos muestre el resultado del área de un triángulo en pantalla.

Como ves, en este ni siquiera hemos puesto las operaciones dentro de los símbolos, ya que,

con la forma del símbolo ya se entiende.

No hemos usado mucho el símbolo de tomar un decisión, por eso vamos hacer uno en el

que nos diga si el número es par o impar:

La palabra mod significa dividir, por lo tanto mod 2 es dividir entre 2. Como ya debes saber

si divido un número entre 2 y el resto es 0 el número es par, en caso contrario sería impar.

Bien pues hay esta la decisión.

¿Al dividirlo entre 2 el resto es 0? Hay 2 posibilidades. Si lo es, se ve en pantalla "Si es par",

si no lo es, se ve en pantalla "No es par". Eso es la toma de decisiones. Toma una salida en

función del resultado de la entrada.

Además los diagramas de flujo no solo valen parainformática, incluso podemos hacer uno

para cocinar un huevo, como vimos al principio.

Bueno ahora hagamos uno un poco más complicado. Tenemos que hacer un diagrama de

flujo para mostrar la suma de los 50 primeros números.

Lo primero es poner a cero la suma y dar el primer número a sumar que será el 0.

Fíjate que el diagrama acaba cuando N, que es el número en cada momento, es 50.

Mientras no sea 50 el programa vuelve a la tercera secuencia que será sumarle un número al

anterior N = N + 1. Intenta comprenderlo y ver lo que hace. Puedes realizar mentalmente el

diagrama para el número 0 y verás como lo acabas entendiendo.

DIAGRAMA DOP

DOP (Elaboración de Pisco Sour)

Con este diagrama comprenderemos rápidamente y de manera general el tipo de problema a resolver. Huevos Pisco Verificar calidad de huevos Jarabe de goma Obtener clara de huevos Agregar jarabe de goma Limón Agregar limón Clara de huevo Cubos de hielo

Verificar calidad y cantidad

de pisco

Agregar cubos de hielo

Se sirven las copas Amargo de angostura Agregar gotas Canela en polvo DIAGRAMA DAP

DAP (Elaboración de Pisco Sour)

Operario/material/equipo

Diagrama Nº: 1 Hoja Nº: 1 RESUMEN

Objeto: PREPARAR PISCO SOUR

Actividad Actual Prop Econ

Operación 11

Transporte 1

Actividad: Preparación de cocteles

Espera

Inspección 3

Almacena 1

Método: Actual/Propuesto Distancia

Lugar: Coctelería Tiempo

Operario: A.C.R Nº 1 Costo

M Obra

Compuesto por: A.C.R Fecha: 18/06/2013 Material

Aprobado por: F.N.G.M. Fecha: 19/06/2013 Total

DESCRIPCIÓN d.

(m) t.

(m) Observación

Ingredientes almacenados

Ingredientes

Llevar a mesa junto a clientes

Servir pisco

Verificar calidad y cantidad pisco

Inspección

Poner jarabe de goma

Echar limón

Verificar calidad de huevos

Inspección

Obtener clara de huevos

Agregar cubos de hielo

Poner cubos de hielo

Agregar todos los ingredientes en licuadora

Poner en licuadora

Se agrega todos los ingredientes en

la licuadora

Finalmente agregar canela y servir a los clientes el pisco sour

Licuar los ingredientes

Tiempo 30 segundos

Servir en las copas

Agregar amargo de angostura

Agregar canela en polvo

Producto final pisco sour.

TOTAL 11 1 - 3 1

DIAGRAMA GANTT Y MALLA PERT

El Diagrama Gantt ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre las

actividades de un proyecto en forma gráfica. Esta herramienta está bastante

relacionada con la Malla Pert, en cuanto ayuda a tener una visión más clara de las

actividades a realizar y de la duración del proyecto.

La Malla Pert es utilizada como una herramienta cuantitativa de

planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de

optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades en el

tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción. También permite al

administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo

necesario para completarlo. Como herramienta de control, la Malla Pert facilita las

actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el

planificado.

Para ilustrar el Diagrama Gantt y Malla Pert, es muy importante identificar

primero las distintas actividades del proceso, con las respectivas secuencias y

tiempos de cada actividad. La información se puede reunir en una tabla del tipo:

Actividad Después de Duración de la Actividad

A - 4 SEMANAS

B A 6 SEMANAS

C A 2 SEMANAS

D B 2 SEMANAS

E C 8 SEMANAS

F D-E 4 SEMANAS

Con esta información, se puede ilustrar el Diagrama Gantt:

Teniendo el Diagrama Gantt, se puede elaborar la Malla Pert:

Teniendo la Malla Pert, se puede determinar el tiempo total de cada rama o

conjunto secuencial de actividades. Se tiene así:

ABDF=16 semanas

ACEF=18 semanas

Teniendo estos datos, se puede determinar cuánto tiempo durará el

proceso. Aquella rama que emplee el mayor tiempo se denominará ruta crítica.

Será ésta la que determinará la duración del proceso. Para este caso particular, la

ruta crítica será ACEF, lo que nos indicaría que el proceso durará como mínimo 18

semanas.

Observaciones acerca de la Malla Pert

(a) Antes de comenzar una actividad, todas las actividades precedentes

deben haber terminado. Las flechas indican su procedencia lógica. Su longitud no

tiene significado alguno.

(b) Todas las flechas deben estar dirigidas de izquierda a derecha.

(c) Se tiene que tomar en cuenta aquellas actividades ficticias, que son

actividades que no consumen recursos y tiempo.

(d) Una vez asignados los tiempos de cada actividad, es importante calcular

los tiempos totales de cada una de las ramas de la red, para así determinar cuál

es la que emplea el mayor tiempo, lo que indicaría las actividades que no se pueden

retrasar.

A continuación, veamos algunos ejercicios prácticos para así clarificar la

ilustración de el Diagrama Gantt y Malla Pert:

Ejercicio 1

Una empresa automotriz desea implementar una nueva línea de montaje para

su nuevo modelo de lujo, con el fin de disminuir ciertos costos innecesarios que se

han estado incurriendo. Luego de realizar los análisis correspondientes, la empresa

decidió proceder de la siguiente manera:

Se comenzará con la tarea A, la que durará 7 días. Luego de realizar esta

actividad, seguirán las actividades B y D. Por su parte, la tarea F (la que durará 48

horas) se iniciará una vez que se termine con la actividad C, para posteriormente

seguir con la tarea H (cuya duración es de 24 horas) siempre y cuando se hayan

terminado las tareas E y F. Además, se comenzará con la tarea G al mismo

tiempo que empiece C, ocurriendo esto cuando termine la actividad D. Por otro lado,

se iniciará la tarea I luego que se termine con la actividad G.

Por último, la tarea E tendrá que esperar el término de B para comenzar.

Los análisis realizados entregaron los siguientes tiempos de duración para cada

tarea:

Actividad B= 3 días

Actividad C= 2 días

Actividad D= 4 días

Actividad E= 2 días

Actividad G= 6 días

Actividad I= 5 días

Se pide:

(a) Construir un Diagrama Gantt que muestre el análisis descrito.

(b) ¿Cuántos días durará el montaje del modelo de lujo como mínimo?

Creación de un diagrama de Gantt en Excel.

La forma más fácil de crear un diagrama de Gantt es utilizar Microsoft Project

en lugar de Microsoft Excel. Project es un programa para planear tareas que facilita

el seguimiento de las escalas de tiempo de los proyectos y la generación de los

gráficos correspondientes.

Excel no contiene un formato de diagrama de Gantt integrado, pero puede

crear un diagrama de Gantt en Excel personalizando un tipo de gráfico de barras

apiladas.

En este artículo se muestra cómo crear un diagrama de Gantt como el que

aparece a continuación.

1. Escriba los datos de ejemplo

1. Abra una nueva hoja de cálculo en Excel y escriba los siguientes

valores en las celdas A1 a D6:

2. Nota Los valores en las columnas C y D (Finalizada y Restante)

representan números de días.

3. Seleccione la celda B2 y aplíquele el formato de fecha que desee

utilizar para el gráfico haciendo clic en Celdas en el menú Formato y, a

continuación, haciendo clic en la ficha Número. Haga clic en Fecha en la lista

Categoría y seleccione el formato que desee utilizar en la lista Tipo.

2. Cree un gráfico de barras apiladas

1. Seleccione las celdas A1:D6 y haga clic en Asistente para gráficos.

2. En el paso 1, haga clic en Barras en Tipo de gráfico y, a continuación,

elija el subtipo Barra apilada (puede ver el nombre de cada subtipo de gráfico

en la parte inferior del cuadro de diálogo).

3. Haga clic en Siguiente, Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

3. Haga que el gráfico tenga el aspecto de un diagrama de Gantt

1. Haga doble clic en la primera serie del gráfico. Ésta es la serie para

Fecha de inicio. Si están configurados los colores predeterminados en Excel

2002, esta serie es azul.

2. En la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de serie de datos,

haga clic en Ninguno para Borde y en Ninguna para Área y, a continuación,

elija Aceptar.

3. Haga doble clic en el eje de categorías (X), que en un gráfico de

barras corresponde al eje vertical. (En un gráfico de barras, los ejes

tradicionales X e Y están invertidos). Haga doble clic en la ficha Escala y, a

continuación, active la casilla de verificación Categorías en orden inverso.

4. Haga clic en la ficha Fuente , elija 8 en Tamaño y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

5. Haga doble clic en el eje de valores (Y), que en un gráfico de barras

corresponde al eje horizontal. Después de completar el último paso, este eje

debe estar situado en la parte superior del área de trazado del gráfico. Haga

clic en la ficha Escala y escriba los siguientes valores en los cuadros

correspondientes:

Mínimo: 36739

Máximo: 37441

Unidad mayor: 61

Unidad menor: 1

Estos valores son números de serie que representan las fechas que se

utilizarán para el eje de valores (Y). El valor mínimo 36739 representa la

fecha 1 de agosto de 2000. El valor máximo 37441 representa la fecha 4 de

julio de 2002. La unidad mayor de 61 representa unos dos meses, mientras

que la unidad menor representa un día. Para ver el número de serie de una

fecha, escriba la fecha en una celda y, a continuación, aplique el formato a esa

celda con el formato de número General.

6. Asimismo, en la ficha Escala , active la casilla de verificación Eje

de categorías (X) cruza en máximo valor.

7. Haga clic en la ficha Alineación y, en Orientación, escriba 45 en el

cuadro grados.

8. Haga clic en la ficha Fuente y en Estilo elija Negrita. En Tamaño ,

haga clic en 8 y, a continuación, en Aceptar.

9. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la

leyenda y, a continuación, haga clic en Formato de leyenda en el menú

contextual. Haga clic en la ficha Ubicación y elija Abajo.

10. Dentro de la leyenda, haga clic en Fecha de inicio para seleccionarla

y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Después de completar los pasos anteriores, debería tener un gráfico de

aspecto similar al del ejemplo.

Puede tener que cambiar el tamaño del gráfico con el mouse (ratón)

para ver todos los rótulos existentes en el gráfico. Puede agregar formato

adicional según sea necesario.