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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-15-2016

MUNICIPALIDAD DE OSA

REALIZADO POR: LUIS CARLO ROJAS MORA

DICIEMBRE 2016

2Informe de Inspección Nº 015-2016Municipalidad de Osa

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-15-2016MUNICIPALIDAD DE OSA

JUSTIFICACIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de inspección.

ALCANCE

El presente informe se circunscribe únicamente al Archivo Central de la Municipalidad de Osa Se incluyó además una referencia a las siguientes dependencias: Secretaría del Concejo Municipal y Recursos Humanos, ya que producen documentos declarados con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C. Ley General de Control Interno N° 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos N° 8220. Código Municipal N° 7794. Entrevista a los funcionarios: señora Roxana Ramírez Salazar, encargada del

Archivo Central; señora Yanina Chaverri Rosales, Primera Vicealcaldesa: señor Jorge Gómez Miranda, Encargado de Informática; señor Carlos Valverde Morera, Asistente de Informática; señora Ilse Alpizar Ortiz, Coordinadora de Recursos Humanos.

Correspondencia, informes de desarrollo archivístico, expedientes de transferencias y asesoría correspondientes a la Municipalidad de Osa, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.

Expediente de selección de la Municipalidad de Osa, custodiado en el archivo de gestión de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de Osa, que se encuentran

en los archivos de gestión del DSAE, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.


Se realizó una visita de inspección a la Municipalidad de Osa el día 21 de setiembre de 2016.

Se realizó una entrevista a los funcionarios supracitados. Se visitaron las áreas donde se almacenan documentos. Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la entidad.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1. Acerca de la Municipalidad de Osa

1.1 Reseña Histórica1

El cantón de Osa tiene su origen mediante ley No. 31 del 26 de junio de 1914, en ese momento se le asignó como cabecera la aldea de Buenos Aires, y se le confirió la categoría de Villa, el cual cubría un área de 7.623 kilómetros cuadrados, un 15% del territorio nacional.

El primer Concejo Municipal de Osa sesionó en 1915, en villa Buenos Aires, estuvo integrado por los regidores propietarios, señores Emilio Ortiz, Natividad Vidal y Felipe Méndez. El Secretario Municipal fue don Francisco Lago y el Jefe Político don Pío Acuña Chaves.

Por otra parte, la ley No. 185 del 29 de julio de 1940 dividió en dos unidades administrativas el cantón de Osa; un cantón con cabecera en la población de Buenos Aires, con cinco distritos; y un segundo cantón, con cabecera en Puerto Cortés que contaba con seis distritos. Luego, la ley No. 227 del 13 de agosto del mismo año dispuso que este segundo cantón llevara el nombre de Cantón de Osa.

1.2 Misión2

La Municipalidad como gobierno local, hace uso de su autonomía al administrar los recursos de forma eficiente y eficaz, por lo que es responsable de brindar servicios públicos de calidad, generar la participación ciudadana y contribuir a un desarrollo integral social, económico y ambiental para satisfacer las necesidades actuales y futuras de la ciudadanía del cantón.

1.3 Visión3

1 E. Chinchilla Valenciano. Atlas Cantonal de Costa Rica. Editado por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal. pág., 325-326.

2 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Osa http://www.gobiernolocalosa.go.cr/misionyvision.htm Consultado el 17 de noviembre de 20163 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Osa http://www.gobiernolocalosa.go.cr/misionyvision.htm Consultado el 17 de noviembre de 2016

http://www.gobiernolocalosa.go.cr/misionyvision.htm

http://www.gobiernolocalosa.go.cr/misionyvision.htm


Una Municipalidad que garantice la transparencia, eficiencia, responsabilidad, eficacia, calidad en su gestión y con compromiso a los intereses y necesidades de la ciudadanía del cantón, brindándoles servicios que se encaminen a un desarrollo sostenible humano y ambiental.

1.4 Marco Legal4

El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Constitución Política de 1949, en los artículos 168 al 175 y la Ley 4574 del 4 de mayo de 1970, que decretó el Código Municipal, reformado mediante la Ley No. 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la Gaceta No. 94 del 18 de mayo de 1998. El artículo 4 del Código Municipal determina:

“La Municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política.Dentro de sus atribuciones se incluyen:

a) Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.

b) Acordar sus presupuestos y ejecutarlos.c) Administrar y prestar los servicios públicos municipales.d) Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer los

proyectos de tarifas de impuestos municipales.e) Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los tributos y demás

ingresos municipales.f) Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos, convenios o

contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.g) Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en esta ley y

su reglamento.”

4 Informe de Asesoría IA-22-2005, Diseño SAI, Municipalidad de Desamparados, elaborado por el señor Carlos Quesada Barahona, Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados y la señorita Camila Carreras Herrero, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Nacional de Costa Rica. págs., 15-16-17.


II. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE OSA

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE OSA CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de Osa, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 1975 existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen con los principales antecedentes de dicha relación:

1.1 Correspondencia.

Principalmente comprende recordatorios del Archivo Nacional sobre la obligatoriedad e importancia del cumplimiento del marco legal vigente en materia archivística. Además, incluye requerimientos de capacitación para la municipalidad.

1.2 Transferencias.

En el año 1991, la Municipalidad de Buenos Aires transfirió al Archivo Nacional los libros de Actas del Concejo Municipal de Osa correspondientes al periodo 1917-1919, así como 1925-1928.

Además, es necesario aclarar que en la sesión Nº 12-2003, celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) el 05 de noviembre de 2003, se acordó declarar con valor científico cultural las actas originales de los concejos municipales.

Debido a esta declaratoria, mediante oficio DG-584-2004, de 15 de junio de 2004, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional solicitó al Concejo Municipal de Osa transferir las actas de dicho órgano colegiado originadas en los años anteriores a 1984.

A continuación se presenta un cuadro que resume las gestiones realizadas a partir del oficio DG-544-2004

Tabla 1Gestiones originadas a partir de la solicitud de las Actas del Concejo Municipal

de Osa

Número de oficio Fecha Asunto RespuestaDG-946-2005 12 de octubre de 2005 Solicitud de verificación a

la Municipalidad de Osa sobre las fechas extremas y petitoria para que se trasladen de inmediato al Archivo Nacional

DG-336-2007 8 de marzo de 2007 Recordatorio sobre la solicitud de transferencia


de las Actas Municipales de Osa

Sin número 17 de abril de 2007 Informa que la Municipalidad de Osa ha perdido parte de su acervo documental por el efecto de desastres naturales, aclara que se resguarda parte de esta serie documental del periodo comprendido entre 1985 y 1992

Reclamo administrativo

10 de enero de 2012 La Dirección General del Archivo Nacional solicitó a la Municipalidad de Osa el traslado de la Actas del Concejo producidas antes de 1992 a más tardar el 29 de febrero de 2012

Correo electrónico suscrito por la señora

Yadira Arroyo Paniagua, funcionaria

de la Alcaldía

20 de febrero de 2012 Informa sobre la intención de remitir copias certificadas de las Actas del Concejo al Archivo Nacional, a fin de que se conserven los originales en el municipio

Oficio DSAE-133-2012 de 24 de febrero de 2012, se le advierte a la municipalidad que debe remitir a la mayor brevedad las actas originales del Concejo en cumplimiento del marco legal vigente.

Sin número 1 de marzo de 2012, recibido el 25 de abril de 2012 en el Archivo Nacional.

Solicitud de prórroga a la Dirección General del Archivo Nacional para la remisión de las actas municipales anteriores a 1992.

Oficio DG-494-2012 de 30 de mayo de 2012, se le indicó a la municipalidad que no se autorizó la prórroga debido a que las Actas del Concejo Municipal de Osa fueron solicitadas desde hacía más de 5años.

Sin número 2 de julio de 2012 Informa al Archivo Nacional sobre el acuerdo del Concejo Municipal de Osa de transferir las actas del periodo anterior a 1992

Ante todas estas gestiones, el 13 de julio de 2012, la Municipalidad de Osa remitió mediante oficio MUNOSA-PSCMO-0061-2012, de 12 de julio de 2012, 14 tomos de actas del concejo con fechas extremas entre 1985 y 1991. Es importante resaltar que los tomos fueron enviados por el ayuntamiento sin seguir el procedimiento establecido en la Ley 7202.


1.3 Selección.

La Municipalidad de Osa presentó una tabla de plazos de conservación ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos mediante oficio DAM-ALCODA OFICIO 015-2008 de 21 de enero de 2008. Sin embargo, este documento presentaba una serie de deficiencias de forma y fondo; de manera que la Dirección General del Archivo Nacional emitió el Informe de Estudio CNSED-02-2008, elaborado por la señora Natalia Cantillano Mora, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, con las instrucciones para la elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos del gobierno local. Este informe fue remitido a la Municipalidad de Osa mediante oficio CNSED-04-2008 de 14 de febrero de 2008, suscrito por la señora Guiselle Godínez Mora, secretaria de dicho órgano colegiado, y dirigido al señor Alberto Cole De León, Alcalde de Osa.

Cabe mencionar que luego de la remisión del supracitado informe de estudio, no se registran gestiones adicionales ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos por parte de la Municipalidad de Osa.

1.4 Asesorías.

Informe de asesoría relacionado con el diseño de un sistema archivístico institucional, elaborado por el señor Jafeth Campos Ramírez, funcionario del Archivo Nacional y la señora Roxana Ramírez Salazar, encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Osa, producido en el marco del curso Diseño de un Sistema Archivístico Institucional, impartido por el Archivo Nacional en el año 2005. Dicho informe fue remitido mediante oficio DSAE-56-2006 de 27 de enero de 2006, suscrito por la señora Ana Virginia García de Benedictis, jefe a.i del Departamento Servicios Archivísticos Externos, y dirigido al señor José Gabriel Villachica Zamora, Alcalde de Osa.

2. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL.

El Archivo Central de la Municipalidad de Osa se encuentra ubicado en Ciudad Cortés 600 metros al sur del Liceo Pacífico Sur, en las instalaciones de la Municipalidad Está adscrito al Área Financiera-Administrativa, que a su vez depende del Eje de Administración, inscrito en la Gerencia, e inscrito en la Alcaldía. Cabe destacar que según lo dicho por la Encargada del Archivo Central la municipalidad actualmente atraviesa un proceso de restructuración, por lo que el organigrama vigente se encuentra desactualizado. (Ver anexo 2)

Además, es importante señalar que el Archivo Central comparte sus oficinas con un funcionario de la unidad de Administración Tributaria. Según la señora Roxana Ramírez Salazar, encargada del Archivo Central, el funcionario fue ubicado en su área de trabajo por razones de espacio.


Por otra parte, el acervo documental de la institución se almacena en el depósito del Archivo Central, que se ubica en uno de los pabellones del municipio, junto a la oficina de la Unidad de Recursos Humanos. Debe resaltarse que en este depósito se custodian 11 archivadores del archivo especializado de expedientes de bienes inmuebles. Al respecto la encargada del Archivo Central señaló que se mantenían en esta área ante la insuficiencia de espacio en la oficina productora.

Además, en el suelo del depósito se conservan 16 cajas de archivo con documentos. Sobre esta situación la encargada del Archivo Central indicó que se trataba de transferencias recién recibidas en la unidad, así como documentos que fueron rescatados de una bodega y que no habían recibido tratamiento archivístico, por lo que, en el caso de estos últimos, no existe certeza sobre los pormenores de las series documentales rescatadas.

Asimismo, durante la visita de inspección se observó una caja comercial con documentos que provenían de la unidad de Administración Tributaria. La señora Ramírez Salazar, indicó que estos documentos fueron recibidos sin instrumentos de control, de manera que la funcionaria desconoce el detalle de las unidades documentales colocadas en esta caja. (Ver anexo 1, fotografía 7)

En general, las condiciones de conservación del acervo documental resguardado en el Archivo Central son buenas, sin embargo, los planos se mantienen en rollos dentro de sacos numerados en la estantería; esta situación puede favorecer el deterioro de esta serie documental.

Actualmente, las funciones del Archivo Central son llevadas a cabo por la señora Roxana Ramírez Salazar, quien realizó el curso Diseño de un Sistema Archivístico Institucional, impartido por el Archivo Nacional en el año 2005. Además, la funcionaria manifestó que participó en un curso sobre secretaría actas. Es importante indicar que el municipio carece de personal adicional para la llevar a cabo las funciones archivísticas de la institución.

2.1 El fondo documental.

Los principales tipos documentales encontrados fueron: correspondencia de diversas unidades administrativas, comprobantes de ingresos, recibos, declaraciones de bienes inmuebles, tarjetas de patentes, expedientes de contratación directa, órdenes de compra, cheques, planillas, entre otras.

Además, como se mencionó en el apartado anterior, se observó que en la estantería del Archivo Central se conservan gran cantidad de planos dispuestos en rollos dentro de sacos. Sobre esta situación se corroboró existen previstas en la estantería compacta del depósito para la disposición de los planos, sin embargo, la encargada del Archivo Central manifestó desconocer de su existencia, por otra parte, señaló que no contaba con los sobres requeridos para la adecuada disposición de los planos en dicha estantería. (Ver anexo 1, fotografía 3)


También, es importante recalcar que parte del fondo documental se conserva en cajas de archivo en el suelo del depósito. Estas cajas corresponden a transferencias realizadas al Archivo Central y documentos que fueron rescatados de una bodega del gobierno local.

Por otra parte, la Municipalidad de Osa produce documentos en soporte electrónico, principalmente en el Área Financiero Contable y la Alcaldía, sin embargo, no existen sistemas de gestión que aseguren la adecuada recuperación y conservación de los documentos producidos en este soporte. Asimismo, la encargada del Archivo Central manifestó que en el gobierno local se conservan los archivos generados en procesadores de texto pero que se tramitan como documentos en soporte papel. Estos archivos se almacenan en los servidores institucionales en carpetas que se organizan en función del cuadro de clasificación de la entidad. La institución denomina “gestión electrónica” a este sistema de carpetas.

Este fondo documental presenta las siguientes características:

• Clase documental: Textual y Gráfica• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: cajas de archivo, bolsas plásticas, cajas

comerciales y cartapacios tipo “AMPO”.• Cantidad y fechas extremas: 167.8 metros con fechas extremas entre 1985 y

2015•

3. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.

3.1 Clasificación y ordenación.

La Municipalidad de Osa cuenta con un cuadro de clasificación orgánico, además, la institución implementa los métodos de ordenación cronológico, numérico y alfabético en función de la serie documental. (Ver anexo 3 del presente informe de inspección).

Además, la obligatoriedad sobre la implementación de estos sistemas en los archivos de gestión se encuentra contemplada en el Reglamento Interno de Funcionamiento y Organización del Archivo Central, aprobado por el Concejo Municipal del cantón en la sesión 48-2007 de 5 de diciembre de 2007. (Ver anexo 4).

Al mismo tiempo, el Archivo Central monitorea la aplicación de estas disposiciones anualmente, a la vez que distribuye entre las unidades productoras la estructura de carpetas en las que se utilizará para almacenar los archivos generados en procesadores de texto. (Ver anexo 5). Cabe señalar que durante la visita de inspección se corroboró que los archivos de gestión de las diferentes


unidades administrativas aplican el cuadro de clasificación y los métodos de ordenación estipulados en el supracitado reglamento.

Por otra parte, la señora Roxana Ramírez Salazar, encargada del Archivo Central, indicó que en la unidad se no se implementa un método de ordenación normalizado para las cajas, sin embargo, las carpetas se mantienen en orden alfabético y cada carpeta se ordena cronológicamente de manera ascendente.

3.2 Descripción

El Archivo Central cuenta con una base de datos denominada Sistema de Archivos, sin embargo, al momento de la visita de inspección la Encargada del Archivo Central no pudo acceder al sistema, por lo que se desconocen los detalles de los datos que se incluyen en las descripciones.

Además, la unidad cuenta con un sistema llamado Coensa, que está diseñado para fungir como un sistema de control de entrada y salida de documentos, así como un control del estado de los trámites de las unidades administrativas. El software registra los siguientes datos: número de oficio, cantidad de folios, un número consecutivo para el ingreso del documento, el año de ingreso y la fecha del oficio. Además, reúne datos sobre la persona que recibe y entrega el documento, la oficina remitente, el asunto, el estado del trámite y permite adjuntar el documento digitalizado en formato pdf. (Ver anexo 6)

Sobre este sistema, la encargada del Archivo Central señaló que recientemente había sido instalado en su oficina, de manera que aún no lo utilizaba. Sin embargo, mencionó que se utiliza en los archivos de gestión del municipio.

La descripción en el Archivo Central se realiza a nivel documental en una hoja de cálculo que incluye la siguiente información: número de orden, identificación del documento, fecha del documento, la fecha en que fue entregado, el destinatario, el asunto y una casilla para observaciones. Es importante resaltar que esta hoja de cálculo se elaboró sin tomar en cuenta las normas de descripción archivística existentes, esta práctica puede dificultar la transferencia de información entre instituciones archivísticas. (Ver anexo 7).

Adicionalmente, la unidad posee listas de remisión de la documentación enviada por los diferentes departamentos. Sin embargo, estas listas se realizan en un oficio y no se encuentran normalizadas. (Ver anexo 8).

3.3 Normalización

La Municipalidad de Osa posee un Reglamento Interno para el Funcionamiento y Organización del Archivo Central. (Ver anexo 4) Este documento regula las funciones del Archivo Central, las características de los depósitos documentales, el procedimiento de transferencia de documentos desde los archivos de gestión. Así como el procedimiento de facilitación y consulta de documentos, las labores


relacionadas con la valoración documental y las funciones del encargado del Archivo Central.

Además, la Encargada del Archivo Central ha realizado capacitaciones sobre esta normativa (ver anexo 9) y efectúa inspecciones anuales para velar por el cumplimiento de las disposiciones de dicho reglamento. (Ver anexo 10).

Sin embargo, según lo expuesto por la Encargada del Archivo Central, la Municipalidad de Osa carece de procedimientos formalmente aprobados que definan los procesos archivísticos de la institución.

Por otra parte, durante la visita de inspección se constató que los funcionarios conocen sobre las obligaciones y responsabilidades que tienen con respecto a los documentos que producen, gestionan y conservan. No obstante, la institución carece de actividades de difusión del marco legal vigente en materia archivística. Al respecto, la señora Roxana Ramírez Salazar indicó que realiza recordatorios verbales sobre la materia a los funcionarios.

Conjuntamente, la señora Ramírez Salazar mencionó estar al tanto de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento pero manifestó que desconocía las directrices de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en materia de gestión de documentos producidos en medios automáticos, normalización del tipo documental carta y producción de documentos en soporte papel de conservación permanente; por lo tanto, ninguna de estas directrices se aplica en la Municipalidad de Osa.

3.4 Préstamo de documentos

La Municipalidad de Osa carece de procedimientos para el préstamo de documentos tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión. Sin embargo, esta materia está normada en el capítulo XI y XII del Reglamento del Archivo Central, que hace referencia a la utilización de controles para esta tarea, así como los requisitos de dicho trámite.

En el Archivo Central se utiliza una boleta préstamo que consigna la siguiente información: la fecha en que se solicita el documento, la unidad administrativa y el nombre del solicitante, así como la fecha de devolución de este. Además incluye un espacio para determinar la ubicación física del documento, así como la identificación de la unidad documental y un espacio para consignar la autorización del préstamo. (Ver anexo 11 del presente informe de inspección).

3.5 Transferencias de documentos

La realización de transferencias al Archivo Central se encuentra regulada en los artículos 8, 9 y 10 del Reglamento del Archivo Central, que establecen la utilización de listas de remisión como instrumentos de control, así como la obligatoriedad de la presencia de un funcionario de la oficina productora en el


envío de documentos y la realización de un cotejo de los documentos transferidos.

Sin embargo, según lo indicado por la encargada del Archivo Central, no existe un calendario de transferencias a dicha unidad, por lo que la documentación se acumula en los distintos archivos de gestión de la entidad. Pudo observarse que en la mayor parte de los archivos de las entidades productoras se acumulan documentos en cajas de archivo y cartapacios tipo “AMPO” sobre los archivadores y estantes instalados en las oficinas. Además, esta situación se ve agravada por la falta de espacio en la estantería del Archivo Central, que al momento de la visita se encontraba ocupada al total de su capacidad. (Ver anexo 1, fotografías 11-15)

Cabe mencionar que en el depósito del Archivo Central se observó caja comercial con documentos que provenían de la unidad de Administración Tributaria, al respecto la encargada de Archivo Central señaló que fue recibida sin seguir el procedimiento establecido en el Reglamento del Archivo Central, por lo que se desconoce el detalle de las series documentales de dicha caja. Esta situación atenta contra la recuperación eficiente de la información y puede incidir negativamente en la eficacia de las decisiones tomadas por la organización. Además, esta situación transgrede lo estipulado en el artículo 63 del reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. (Ver anexo 1, fotografía 7)

3.6 Valoración, selección y eliminación

Actualmente la Municipalidad de Osa no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Además, no posee tablas de plazos o valoraciones parciales vigentes; de manera que no están autorizados para realizar eliminaciones.

Aunque el municipio carece de tablas de plazos de conservación de documentos, el fondo documental de la institución posee varias declaratorias de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Así como en la resolución CNSED-01-2015, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015. Así como la resolución CNSED-01-2016, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.

Cabe mencionar que la encargada del Archivo Central manifestó desconocer las supracitadas declaratorias de valor científico cultural, además, esta normativa no se comunica a las diferentes oficinas productoras.

Las series declaradas con este valor se conservan en su mayoría en las oficinas productoras, así como en el Archivo Central, sin embargo, no fue posible corroborar la cantidad de cada una de estas por la forma en que fueron almacenadas. Sobre las actas del Concejo Municipal, se resguardan tanto el Archivo Central como en la Secretaría de Actas de la institución.


4. El Local

La Municipalidad de Osa destinó un área para la conservación de sus documentos en uno de los pabellones del complejo de edificios que conforman las instalaciones del gobierno local.

Este local reúne tanto al depósito documental como las oficinas del Archivo Central, el depósito cuenta con un área de 6.50 x 4.10 metros. Asimismo, el área administrativa del Archivo Central posee un espacio de 6.50 x 4.10 metros. Es importante señalar que no existe una división entre el área administrativa y el depósito, asimismo, en estas instalaciones se dispuso de un escritorio que funge como espacio de atención de los usuarios.

Por otra parte, las paredes del inmueble están edificadas en concreto, el cielorraso es de fibrocemento y el piso es de cerámica. Cabe mencionar que se observó deterioro en el cielorraso y existen ventanas en el depósito, por lo que la luz solar incide indirectamente sobre los documentos. (Ver anexo 1, fotografías 4 y 8)

Conjuntamente, el Archivo Central posee un equipo de aire acondicionado y un deshumidificador, sin embargo, no existen herramientas que permitan controlar de forma precisa las condiciones medioambientales del local.

Además, pudo comprobarse que el depósito presenta saturación documental. Durante la visita de inspección se observó que las estanterías están ocupadas casi a la totalidad de su capacidad, además se conservan documentos sobre los vagones de dicha estantería, los archivadores e inclusive en el suelo del depósito. (Ver anexo 1, fotografías 1,2 y 5)

El siguiente cuadro resume las condiciones ambientales del local del Archivo Central de la Municipalidad de Osa.

Cuadro N°1Condiciones Ambientales del Depósito del Archivo Central de la

Municipalidad de Osa

Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

Las condiciones de limpieza del

La luz incide indirectamente en los

Cuenta con bombillos fluorescentes

Oculto, entubado y en buenas

Ventilación: Artificial con equipos de aire


Limpieza Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

local son buenas, el depósito se limpia una vez a la semana. Sin embargo, se observó gran cantidad de polvo en los estantes. La encargada del Archivo Central manifestó que la estantería no se limpia.

documentos a través de las ventanas del depósito.

en buen estado.

condiciones. acondicionado

Ruido: No

Plagas: Se observaron cucarachas muertas en el suelo del depósito.

Fumigación: NoHumedad: Si, en la parte inferior del equipo de aire acondicionado.


Cuadro N°2Condiciones de Seguridad del depósito documental de la Municipalidad

de Osa

Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

El edificio cuenta con vigilancia que se encuentra en la entrada de las instalaciones de la municipalidad.

No existe una división entre el depósito y el área administrativa.

El local permanece bajo llave y ésta la custodia la encargada del Archivo Central.

Materiales de construcción:

Piso: cerámicaParedes: concretoTecho: fibrocemento

Alarmas contra incendios y detectores de humo: No

Extintores: Sí, al momento de la visita se encontraba vencido.

Salidas de emergencia: No

Plan de emergencia: No

5. Mobiliario y equipo

La Municipalidad de Osa cuenta en el local del Archivo Central con 8 cuerpos de estantería compacta de doble faz, cada uno de ellos provisto de 4 estantes, con 5 bandejas con capacidad de albergar un metro de documentos en cada una de ellas.

Cabe mencionar que al momento de la visita de inspección se observó que la estantería disponible se encontraba ocupada al total de su capacidad, de manera que se observaron documentos sobre los estantes y en el suelo del depósito. Por lo tanto, el depósito del Archivo Central no tiene capacidad para albergar transferencias desde los archivos de gestión, esta situación puede representar un riesgo de deterioro para los documentos ya que se acumulan en los archivos de gestión en áreas que no fueron diseñadas para la conservación del acervo documental que ha finalizado su etapa de gestión. (Ver anexo 1, fotografías 11-15)

Además, el Archivo Central está equipado con 1 mesa de trabajo, 2 escritorios y 4 sillas, mientras que a la encargada de esta unidad se le asignó un equipo de cómputo y un escritorio para sus labores diarias.


6. Recurso humano

El Archivo Central de la Municipalidad de Osa está dirigido desde el año 2005 por la señora Roxana Ramírez Salazar, quien recibió el curso Diseño de un Sistema Archivístico Institucional impartido por la Dirección General del Archivo Nacional en ese mismo año.

Es importante señalar que la señora Ramírez Salazar no cuenta con personal adicional que colabore con la ejecución de las labores archivísticas de la institución. Sin embargo, la funcionaria ha realizado varias gestiones para la contratación de personal adicional en el Archivo Central, incluidas en los oficios PAM-005-2013 de 17 de mayo de 2013, dirigido al señor Alejandro Chaves Chaves, Gerente Administrativo; así como el oficio PAM-018-2014 de 7 de agosto de 2014, remitido nuevamente al señor Chaves Chaves. Además, la funcionaria elaboró el oficio PAM-05-2015 de 25 de febrero, dirigido al señor Jorge Alberto Cole De León, Alcalde de Osa, sobre el mismo asunto. Finalmente, la señora Ramírez Salazar remitió el oficio PAM-011-2016, de 28 de Julio de 2016, dirigido a la señora Yanina Chavarría Rosales, Alcaldesa, reiterando la necesidad de dotar de recurso humano adicional al Archivo Central. El señor Alberto Cole de León, Alcalde de Osa, dio respuesta a esta petición mediante oficio DAM-ALCAOSA-1158-2016 de 13 de octubre de 2016, el señor Cole de León indicó que se le daría trámite en el año 2017. (Ver anexo 12)

7. Sistemas de información

El Archivo Central de la Municipalidad de Osa posee un sistema de información automatizado denominado Sistema de Archivos, sin embargo, éste no pudo ser evaluado durante la visita de inspección debido a que la encargada de la unidad no pudo acceder a éste. En el caso de esta dependencia, se utiliza una hoja de cálculo para la descripción del acervo documental.

Por otra parte, la institución cuenta con un sistema denominado Coensa que permite el control y recuperación de una versión digitalizada de los documentos en los archivos de gestión. Sin embargo, al momento de la visita de inspección, la encargada del Archivo Central indicó que no utilizaba dicho sistema ya que acababa de instalarse en su dependencia.

Asimismo, la institución posee un software denominado Sistema Integrado de Administración Tributaria, tiene una base de datos en SQL y fue elaborado en ASP. Adicionalmente, el municipio cuenta con el programa Concolby para el área financiero contable, que fue diseñado en Visual C e incluye una base de datos en SQL. Finalmente, el gobierno local utiliza un sistema denominado Sistema financiero municipal (Sifimuni) que fue creado en Visual Fox y cuenta con una base de datos en la misma plataforma.


Al respecto, los señores Jorge Gómez Miranda, Encargado de Informática, y Carlos Valverde Morera, asistente de la misma unidad, fueron enfáticos en que se realizan respaldos diarios de todos los sistemas. Además, indicaron que la organización cuenta con un servidor fuera del municipio que permite asegurar la continuidad de los servicios de la institución en cumplimiento de las disposiciones contenidas en las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), emitidas en el año 2007 por la Contraloría General de la República.

Sin embargo, la institución carece de políticas que regulen la producción de documentos en soporte electrónico y lineamientos sobre los respaldos de la información producida en este soporte, así como un programa de migración de los documentos en soporte electrónico que produce la entidad. Además, la organización no posee repositorios digitales.

III. CONCLUSIONES

1. La Municipalidad de Osa posee un Archivo Central conformado y ha emprendido esfuerzos en aras de la normalización de los procesos archivísticos institucionales. Sin embargo, la institución carece de espacio físico suficiente para recibir nuevas transferencias desde los Archivos de Gestión, esta situación ha provocado la acumulación de documentos en las unidades productoras. Además, este proceso se ve agravado por la falta de instrumentos de valoración, que impide a la organización eliminar el acervo documental que ha cumplido con su vigencia administrativa y legal y que no posee valor científico cultural.

Todas estas situaciones pueden incidir negativamente en la transparencia de la gestión municipal, así como la eficiencia, la eficacia y la rendición de cuentas de la administración. Asimismo, reflejan la necesidad de la realización de mejoras en la gestión de los documentos para asegurar la conservación del patrimonio documental de la entidad.

2. El ayuntamiento posee de sistemas de clasificación y métodos de ordenación normalizados, y su aplicación se controla en los archivos de gestión. Además, existe una estructura de carpetas elaborada a partir del cuadro de clasificación para almacenar los archivos generados en procesadores de texto y que se tramitan como documentos en soporte papel.

Sobre esta práctica es importante señalar que no corresponde a un sistema de gestión de documentos electrónicos y que su almacenamiento sólo puede responder a la necesidad de conservar los archivos como respaldo, ya que carecen de los requisitos establecidos en la legislación vigente para ser considerados auténticos, íntegros y confiables.


3. La Municipalidad de Osa posee un sistema informático para la descripción de los documentos custodiados en el Archivo Central, sin embargo, no pudo ser evaluado durante la visita de inspección. Por otra parte, la encargada de esta dependencia utiliza una hoja de cálculo con este mismo fin. Además, existe un software diseñado para el control de los documentos en los archivos de gestión. En el diseño de todos estos sistemas no se implementaron normas internacionales de descripción, lo que puede dificultar la transferencia de información entre instituciones archivísticas

4. Existe un reglamento del Archivo Central que hace referencia a las prácticas archivísticas institucionales, además, la Encargada del Archivo Central vela por el cumplimiento de esta normativa a través de inspecciones anuales a los archivos de gestión.

Por otra parte, a nivel institucional se conoce la normativa vigente en materia archivística y las responsabilidades de los funcionarios sobre los documentos. Sin embargo, la institución carece de un programa de capacitaciones en la materia y se desconocen las directrices de la Junta Administrativa del Archivo Nacional en materia de gestión de documentos producidos en medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008; normalización del tipo documental carta, publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015; y producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta N°39 de 25 de febrero de 2015. Por lo tanto, ninguna de estas directrices se aplica en la Municipalidad de Osa.

5. La Municipalidad de Osa carece de procedimientos para el préstamo de documentos tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión. Sin embargo, esta materia está normada en el capítulo XI y XII del Reglamento del Archivo Central, que hace referencia a la utilización de controles para esta tarea, así como los requisitos de dicho trámite. De manera que en el Archivo Central se utiliza una boleta de préstamo para el control de esta tarea.

6. La realización de transferencias se encuentra regulada en el Reglamento del Archivo Central, no obstante no existe un calendario de transferencias a dicha unidad. Además, se han recibido documentos sin seguir el procedimiento establecido en el supracitado reglamento y no existe un modelo normalizado para la elaboración de las listas de remisión. Estas situaciones han provocado el aumento del volumen del acervo documental en los archivos de gestión y reflejan debilidades en el control de los documentos, así como una infracción a lo establecido en el marco legal vigente.

7. Se determinó que la institución carece de un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Además no ha presentado trámites de tablas de plazos de conservación de documentos ni valoraciones


parciales para que sean conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Esta situación ha provocado la acumulación de documentos en los distintos archivos de gestión del municipio ante la insuficiencia de espacio en el Archivo Central.

Asimismo, existe un desconocimiento institucional sobre declaratorias de valor científico cultural del fondo documental de la Municipalidad de Osa, contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Así como en la resolución CNSED-01-2015, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015. Así como la resolución CNSED-01-2016, publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.

8. Aunque la Municipalidad de Osa ha invertido en mobiliario para la conservación de sus documentos, este se encuentra utilizado al total de su capacidad. Esto se evidencia en la acumulación documentos sobre la estantería del Archivo Central e inclusive en el suelo del depósito. Además, existe saturación documental en los diferentes archivos de gestión de la institución.

Por otra parte, no existe mobiliario adecuado para la conservación de los planos, por lo que se custodian en rollos dentro de sacos en la estantería; esta práctica favorece el deterioro del fondo documental del municipio.

Al mismo tiempo, el gobierno local carece de equipos que permitan monitorear las condiciones de humedad y temperatura del depósito del Archivo Central, por lo que no se realiza un control efectivo de dichas condiciones y se expone al acervo documental al deterioro por la acción de estos agentes.

Asimismo, no existen planes de emergencia que permitan la continuidad de los servicios institucionales en caso de que se produzca un desastre y aseguren la integridad del patrimonio documental y el personal ante un evento de esta categoría.

9. El Archivo Central cuenta con una persona responsable de realizar las labores propias del área; sin embargo, debido al volumen de trabajo, la funcionaria ha llevado a cabo gestiones desde el año 2013 para contar con una persona adicional que colabore con las tareas archivísticas del municipio. Sin embargo, a la fecha dichas gestiones no han rendido frutos.

10. El municipio posee varios sistemas de información automatizados para agilizar el préstamo y acceso a los documentos. Sin embargo, en el caso del Archivo Central, este sistema no se utiliza y en su lugar se emplea una hoja de cálculo para la descripción de los documentos.


Cabe mencionar que existen otros sistemas informáticos en la organización, estos se utilizan en las áreas financiera, administrativa y tributaria del municipio, debe resaltarse que no existen procesos manuales que aseguren la continuidad de los servicios en caso de un fallo de dichos sistemas.

Por otra parte, la Municipalidad de Osa produce documentos en soporte electrónico, principalmente en el Área Financiero Contable y la Alcaldía, sin embargo, no existen sistemas de gestión que aseguren la adecuada recuperación y conservación de los documentos producidos en este soporte. Además, se desconoce la normativa vigente sobre la producción de documentos en soporte electrónico.

IV. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

La Municipalidad de Osa deberá dar continuidad a los esfuerzos para procurar una mejora del funcionamiento del sistema archivístico institucional, a través del cumplimiento de las siguientes disposiciones:

1. El municipio debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente los artículos 10 y 16:

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.


b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

Al respecto, es necesario que el Archivo Central cuente con sistemas de información que permitan el control sobre los documentos y faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es indispensable que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente. Además, debe garantizar que los sistemas informáticos cumplan con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. De igual forma, debe contemplar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

El jerarca y los titulares subordinados correspondientes deben apoyar la gestión del Archivo Central, con el objetivo de subsanar las deficiencias presentadas en el local del Archivo Central. Además, deberán implementarse los controles necesarios a fin de evitar que se prolongue la práctica de trasladar documentos sin seguir los lineamientos contemplados en el marco legal vigente.

2. Los jerarcas de la entidad deben mantener la plaza de Encargado del Archivo Central, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo establecido en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

Por lo tanto, las autoridades de la Municipalidad de Osa deberán valorar la contratación de un profesional en archivística y la necesidad de destinar más personal al Archivo Central en función del aumento de la complejidad de la administración y del volumen de trabajo que conlleva la adecuada gestión de la información de la entidad.

3. Con respecto a los archivos de gestión y central se debe tener presente que los artículos 39 y 41 de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos manifiestan:


“Artículo 39.- Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme una prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente.”

“Artículo 41.- Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.”

Por lo tanto, el municipio deberá buscar el personal idóneo para que se encargue de la adecuada gestión del archivo especializado de Bienes Inmuebles, además debe dotar del espacio y el mobiliario necesario para el volumen de documentos que se custodia en la unidad, con la finalidad de que la encargada del Archivo Central de la municipalidad pueda administrar a cabalidad el Archivo Central y conformar un sistema archivístico institucional.

4. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que el funcionario encargado de la unidad atienda lo estipulado en el artículo 42 la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que indica:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.


j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

La encargada del Archivo Central deberá asumir todas las funciones descritas anteriormente, de manera que le corresponderá diseñar e implementar un plan de trabajo anual que incluya estas disposiciones, con la finalidad de mejorar la situación archivística institucional en aras de la eficiencia y la eficacia de la administrativa. Por lo tanto, la encargada del Archivo Central no deberá continuar como responsable de la gestión de los expedientes de bienes inmuebles, ya que esta tarea le impide atender apropiadamente las obligaciones que le son conferidas en la legislación archivística vigente.

Además, deberá diseñar un programa de capacitación a las diferentes unidades administrativas del municipio con la finalidad de difundir formalmente entre todo el personal el marco legal vigente en materia de gestión y conservación de los documentos y las responsabilidades que se derivan de éste.

5. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en las otras bodegas utilizadas para conservar los documentos y en los archivos de gestión, deberá cumplirse con las disposiciones establecidas en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.


g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”

Debe dotarse del área suficiente para centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Osa, es indispensable que el local destinado al Archivo Central cuente con sistemas de detección y combate de incendios con el fin de reducir las repercusiones de este tipo de siniestros.

El depósito además debe ofrecer condiciones ambientales óptimas que garanticen la buena conservación de los documentos, sin importar su clase, vigencia o soporte.

Además, los planos resguardados en sacos deberán ser ordenados, descritos y trasladados a contenedores adecuados.

6. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), deberá seguir cumpliendo con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)


Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:

Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se le recuerda a la Municipalidad de Osa que existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014 publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015, así como en la resolución CNSED-01-2015, la Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015 y la resolución CNSED-01-2016, publicada en la Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.

Se deben elaborar a la mayor brevedad las tablas de plazos de conservación de documentos de las diferentes oficinas de la institución y se recomienda seguir los lineamientos del instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emanadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional, en: http://www.archivonacional.go.cr/index.php?

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85


option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85.

Además, deberán realizarse trámites de valoración parcial para aquellas series que han cumplido su vigencia administrativa y legal, hasta que se cuente con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por el Comité Institucional de Eliminación y Selección de Documentos (CISED) y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

Asimismo, la Municipalidad deberá iniciar con el proceso de transferencia al Archivo Nacional de aquellos documentos que hayan sido generados hace más de 20 años y cuenten con una declaratoria de valor científico cultural, para esto deben utilizar el decreto N° 38961-C que contiene la guía de trámites y requisitos de los servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional, publicada en el Alcance 43 de la Gaceta de 11 de junio de 2015.

7. Sobre la producción de documentos electrónicos, se recuerda a la institución que debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013; así como la Directriz “Masificación de la implementación y el uso de la forma digital en el Sector Público costarricense”, publicada en la Gaceta No. 79 de 25 de abril de 2014. 8. La Municipalidad de Osa debe implementar lo estipulado en la Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta No. 05 de 08 de enero 2015, así como la Directriz para la elaboración del tipo documental "Carta", publicada en La Gaceta N° 247 del 21 de diciembre de 2015.

Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr .

V. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. En cuanto al proceso de descripción documental se recomienda se utilice la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central.

2. Sobre la estructura de carpetas elaborada a partir del cuadro de clasificación para almacenar los archivos generados en procesadores de

http://www.archivonacional.go.cr/




texto y que se tramitan como documentos en soporte papel, debe señalarse que esta práctica no sustituye a un sistema de gestión de documentos electrónicos. Además, es necesario que se valore la necesidad real de conservar estos archivos, ya que carecen de los requisitos establecidos en la legislación vigente para ser considerados auténticos, íntegros y confiables

Si la municipalidad desea implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos, deberá tomar en cuenta todas las disposiciones legales emitidas en la materia y que se encuentran mencionadas en el punto 7 del apartado de Disposiciones de acatamiento obligatorio del presente informe de inspección.

Además, se les recuerda que un sistema de gestión de documentos electrónicos debe permitir que el acervo documental que contenga sea accesible a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, así como es necesario que asegure la conservación de estos según el plazo establecido en los instrumentos de valoración documental correspondientes.

3. En relación con la distribución del espacio físico dentro del local, se recomienda que el depósito se encuentre expresamente separado del resto del lugar por una puerta, cuya entrada debe ser restringida. No es conveniente colocar el área administrativa del Archivo Central dentro del depósito, ya que puede significar un riesgo para la seguridad del patrimonio documental de la institución y del personal5.

Además, se recomienda que no se mantengan estaciones de trabajo de funcionarios que no pertenezcan al Archivo Central en las instalaciones de la unidad.

4. Sobre los planos, éstos deben centralizarse y colocarse en muebles que permitan su adecuada preservación, este mobiliario deberá ubicarse en un área con acceso restringido. Además, es importante que se elabore un inventario de éstos para facilitar su localización y funja como instrumento de control sobre la documentación.

5. En caso de que se detecte alguna necesidad de capacitación para la encargada del Archivo Central, la Dirección General del Archivo Nacional pone a su disposición el programa de capacitación externa. Puede contactarse a la señora Rocío Rivera Torrealba, encargada de gestión del desarrollo, al teléfono 228131400 en la extensión 226 o en el correo electrónico capacitació[email protected] . Asimismo, se les recuerda que la institución cuenta con una biblioteca especializada en Archivística que se encuentra al servicio del público de lunes a viernes de 8 de la mañana a 3 y 45 de la tarde.

5 Tomado de: Godínez Mora, Guiselle. “Archiveconomía”. Revista del Archivo Nacional. San José, enero a diciembre de 1991,pp 31-56.

mailto:capacitaci%C3%[email protected]


6. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de Osa: señora Maritza Jiménez Calvo, Presidente del Concejo Municipal; al señor Alberto Cole de León; Alcalde de Osa; señora Roxana Ramírez Salazar, Encargada del Archivo Central, señora Idriabel Madriz Mora, Auditora Interna.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas la Municipalidad de Osa, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Luis Carlo Rojas MoraProfesional asignado


ANEXOS

1. Fotografías de las distintas áreas donde se almacenan documentos en la Municipalidad de Osa

Fotografía 1Instalaciones del Archivo Central de la Municipalidad de Osa

Fotografía 2Documentos colocados en el suelo del depósito del Archivo Central de la Municipalidad de Osa


Fotografía 3Colocación de los planos en la estantería del depósito del Archivo Central de la Municipalidad de Osa

Fotografía 4Deterioro del cielorraso y almacenamiento de documentos sobre la estantería del Archivo Central de la

Municipalidad de Osa


Fotografía 5Acumulación de documentos sobre la estantería del Archivo Central de la Municipalidad de Osa

Fotografía 6Humedad observada en la parte inferior del equipo de aire acondicionado ubicado al interior del depósito del

Archivo Central de la Municipalidad de Osa


Fotografía 7Caja con documentos provenientes de la unidad de Administración Tributaria conservada en el local del Archivo

Central.

Fotografía 8Ventanas ubicadas al interior del depósito del Archivo Central


Fotografía 9Señales de plagas ubicadas en el suelo del depósito del Archivo Central de la Municipalidad de Osa

Fotografía 10Aplicación del cuadro de clasificación en los archivos de gestión


Fotografía 11Acumulación de documentos en los archivos de gestión



2. Organigrama de la Municipalidad de Osa


3. Cuadro de clasificación de la Municipalidad de Osa


4. Reglamento interno de funcionamiento y organización del Archivo Central de la Municipalidad de Osa


5. Oficio PAM-019-2015 de 7 de diciembre de 2015, sobre organización de archivos de gestión de la Municipalidad de Osa


6. Impresión de pantalla del programa Coensa


7. Impresión de la hoja de cálculo utilizada para describir los documentos en el Archivo Central


8. Oficio y lista de remisión de documentos al Archivo Central


9. Capacitación sobre el reglamento del Archivo Central impartida ante el Concejo Municipal de Osa por la Encargada del Archivo Central.


10. Formulario de inspección aplicado por el Archivo Central a la Municipalidad de Osa


11. Boleta de préstamo de documentos del Archivo Central a la Municipalidad de Osa


12. Gestiones efectuadas por la encargada del Archivo Central para la contratación de personal adicional en dicha unidad.

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