DIRECCIÓN SUPERIOR MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y ...

DIRECCIÓN SUPERIOR

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN,

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE

Índice

Pág.

Introducción -

1. Objetivos……………………………………………………………………………………………………. 1

1.1 Objetivo General……………………………………………………………………………………….. 1

1.2 Objetivos Específicos………………………………………………………………………………….. 1

2. Disposiciones Legales…………………………………………………………………………………… 1

3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible 2

3.1 Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas Generales -CGC- ………………………………………………………………………………... 2 3.2 Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible………………………………………… 2

3.3 Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo……………………………………………………. 2

3.4 Formulario de Requisición de Combustible…………………………………………………………. 2

4. Normativa Específica…………………………………………………………………………………….. 2

4.1 Administración y Control del Uso de Combustible…………………………………………………. 3

4.2 Entrega de Cupones…………………………………………………………………………………… 3

4.3 Del Registro de Combustible…………………………………………………………………………. 3

4.4 Informes de Administración y Control………………………………………………………………... 3

4.5 Control de Cupones de Combustible………………………………………………………………… 3

4.6 Cupones No Utilizados………………………………………………………………………………… 3

4.7 Distribución……………………………………………………………………………………………… 4

5. Prohibiciones………………………………………………………………………………………………. 7

6. Disposiciones Especiales………………………………………………………………………………… 7 7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO NO 1, COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE……………….......... 8

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE…………………………………………………………………………………………………… 9 PROCESO NO. 2, ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE……………………………………...... 10 PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES............................................................................................................................... 10 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES…………………………………………………………. 11 PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS………………………………………………………………………. 12 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS………………………………. 13 PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO…………………………………………………………….. 14 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO……………………………………. 15

PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS…………………………………………………………….. 16 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS……………………. 17

PROCEDIMIENTO NO 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL………………………………………………………………………………………………………... 18 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL……………………………………………………. 19

PROCESO NO. 3, INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE……………………………………. 20 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE…… 21

PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE………………………………… 22 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE 23

8. ANEXOS

ANEXO 1: BITÁCORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE…………………………………………… 24 ANEXO 2: TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS -CGC-……………………………………………………. 26 ANEXO 3: VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE………………. 27 ANEXO 4: FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE……………………………………. 28 ANEXO 5: DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA………….. 29 ANEXO 6: PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL………………………………………………………………………………... 30 ÍNDICE DE CUADROS CUADRO NO. 1 CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE……………………………………………. 4 CUADRO NO. 2 CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE……………………………………………. 5 CUADRO NO. 3 RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN………… 6

Introducción

El Manual de Normas y Procedimientos de Adquisición, Administración y Control

de Combustible, ha sido elaborado con la finalidad de crear los procesos

administrativos y operativos que facilitarán el uso, asignación, control y

administración de este recurso en la Dirección Superior del Ministerio de

Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.

Contiene Objetivos, Disposiciones Legales, Instrumentos de Control y Asignación

de Combustible, Normativa Interna Específica, Prohibiciones, Disposiciones

Especiales, así como los procesos y procedimientos con sus respectivos

flujogramas.

1. Objetivos

1.1 General

Establecer normas y procedimientos para la adquisición, administración y control

de combustible en la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones,

Infraestructura y Vivienda. Promover el uso adecuado de este recurso, deduciendo

responsabilidades y funciones de quienes intervienen en los procesos de

Adquisición, Administración y Control de Combustible.

1.2 Específicos

Optimizar la utilización de combustible a través de procedimientos que

regulen las actividades vinculadas con su administración.

Servir de apoyo a las Autoridades y colaboradores de la Dirección Superior

para la toma de decisiones concernientes a la asignación de presupuesto,

adquisición y distribución de este recurso.

Establecer a través de los procedimientos de registro y control la

adquisición del combustible con antelación oportuna.

Servir como material de consulta e inducción a los colaboradores que

forman parte de los procesos de Adquisición, Administración y Control de

Combustible.

2. Disposiciones Legales

1. Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 194, literales

f) e i).

2. Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la

República de Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m).

3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

4. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus

Reformas.

5. Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos, Acuerdo Gubernativo

106-2016, Artículo 18.

6. Acuerdo Ministerial 422-2010.

1

3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible

3.1 Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo

Es el documento por medio del cual se registra el control del kilometraje semanal

realizado por los vehículos de la Dirección Superior (Anexo 1).

3.2 Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la

Contraloría General de Cuentas-CGC-

Instrumento de control a través del cual se registra el movimiento del combustible

en el libro de registro autorizado por la CGC (Anexo 2).

3.3 Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible

Es el documento formal, por medio del cual se hace entrega del combustible al

solicitante, el cual se formaliza con el registro a través de la Tarjeta de Control y

Registro de Combustible. (Anexo 3).

3.4 Formulario de Requisición de Combustible

Instrumento que firma el Jefe de Servicios Generales y Administrativos, previa

revisión en bitácora del kilometraje para asignar combustible (Anexo 4).

4. Normativa Interna Específica 4.1 Administración y Control del Uso de Combustible

La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la Unidad de

Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección Superior del

Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, es la instancia

encargada de la administración y control del uso de combustible para los vehículos

que sean utilizados para fines laborales por parte de las unidades administrativas

de la Dirección Superior.

2

4.2 Entrega de Cupones


Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- se hará cargo de la entrega de

los cupones, a través de los cuales se canjeará el combustible al momento de su

utilización.

4.3 Del Registro de Combustible

La Comisión de Recepción recibirá de la empresa proveedora los cupones y

faccionará acta en la cual quedará registrada la cantidad de cupones y el monto

total de la compra del recurso.

4.4 Informes de Administración y Control


Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- deberá presentar a la

autoridad superior correspondiente, un informe cuatrimestral sobre la

administración y control del uso de combustible por las Unidades Administrativas

que conforman la Dirección Superior con la documentación de soporte.

4.5 Control de Cupones de Combustible

El Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la

Coordinadora de Administración y Finanzas -UCAF- hará uso del Vale de Control

de Entrega de Cupones de Combustible que le permitirá consignar el registro

diario y mensual del consumo de combustible (Anexo 3).

4.6 Cupones No Utilizados

El funcionario o colaborador que no hiciere uso de los cupones de combustible

que se le hayan proporcionado deberá devolverlos al Jefe de la Oficina de

Registro y Trámite Presupuestal, -ORTP- de la Unidad de Coordinación de

Administración y Finanzas -UCAF- en un período no mayor de 30 días posterior a

la recepción de los mismos.

3

4.7 Distribución

Con el objetivo de normar y regular el uso del combustible en la Dirección Superior

del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y con base en los

artículos 194 literales f) e i) de la Constitución Política de la República de

Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m) de la Ley del Organismo

Ejecutivo, Decreto número 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, la

distribución de combustible se realizará a través de las cuotas de combustible

asignadas, las cuales se presentan en los siguientes cuadros:

CUADRO NO. 1

CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE

CARGO CUOTA SEMANAL

Mensajeros en motos Q. 100.00

Pilotos de Bus Q.700.00

Las cuotas semanales que se presentan en el cuadro No. 1 pueden ser

modificadas solamente por la Autoridad Superior del Ministerio de

Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda con base a las necesidades y fines

laborales y de acuerdo a la variación de precio de los combustibles en el mercado.

A continuación se presenta el cuadro de cuotas mensuales de combustible

asignado a los Coordinadores, Directores, Jefes y Encargados de Unidades

Administrativas con vehículos asignados de la Dirección Superior del Ministerio de

Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda.

4

CUADRO NO. 2

CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE

DIRECTORES, COORDINADORES , JEFES Y

ENCARGADOS CON VEHÍCULO ASIGNADO

CUOTA MENSUAL

Unidad de Recursos Humanos -RRHH- Q 1,560.00

Secretaría Administrativa Q 1,560.00

Unidad Sectorial de Planificación -USEPLAN- Q 1,560.00

Unidad de Auditoría Interna -UDAI- Q 1,560.00

Unidad de Administración Financiera -UDAF- Q 1,560.00

Asesoría Jurídica Q 1,560.00

Unidad de Concesiones y Desincorporaciones -UCD- Q 1,560.00

Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- Q 1,560.00

Unidad de Tecnologías de la Información –UTI- Q 1,560.00

Registro de Precalificados de Obras Q 1,560.00

Jefes y Encargados con vehículos Asignados Q 1,400.00

En el cuadro anterior se puede observar que los Directores, Coordinadores, Jefes

y Encargados con vehículos asignados ya tienen establecidas cuotas mensuales

de combustible para cada una de las Unidades Administrativas de la Dirección

Superior.

Las cuotas anteriores pueden ser modificadas solamente por la Autoridad Superior

del Ministerio con base a las necesidades y fines laborales y de acuerdo a la

variación de precio de los combustibles.

Para las comisiones en general del pull de vehículos de la Dirección Superior, el

Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de

Transportes llevará el control del kilometraje, para lo cual revisará los datos

registrados en la bitácora de los vehículos, y llevará un registro de los kilómetros

recorridos. Así mismo será quien autorice las requisiciones de cupones canjeables

5

por combustible de acuerdo a las necesidades y fines laborales. El cuadro

siguiente detalla los rendimientos de combustible por tipo de vehículo.

CUADRO NO. 3

RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN

UNIDADES ACCIONADAS CON GASOLINA

Vehículos Km/galón

Transporte pesado

Camiones-tanque y otros vehículos similares 6

Camiones y autobuses 10

Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares

De 4 cilindros 35

De 6 cilindros 25

De 8 cilindros 15

De 8 cilindros de lujo 10

UNIDADES ACCIONADAS CON DIESEL

Camionetas-tanques y otros vehículos similares 14

Camiones y autobuses 16

Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares

De 4 cilindros 32

De 6 cilindros 28

De 8 cilindros 16

De 8 cilindros de lujo 12

Motocicletas

De más de 30 HP 60

De 10 a 30 HP 75

Menores de 10 HP 100

Fuente: Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, de fecha 30 de mayo de 2016. Para las comisiones al interior del país, se deberá observar lo regulado en el

Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No. 106-2016, de fecha

30 de mayo de 2016. En el anexo 6 se muestra la forma en que se realizará el

cálculo de combustible para las comisiones en general.

Asimismo para determinar la cantidad de combustible a entregar, se deberá

realizar el cálculo de la distancia en kilómetros con base a cuadro “Distancias por

6

Departamento de la República de Guatemala” del anexo 5, en el cual se

cuantifican las distancias de los Municipios a su Cabecera Departamental y de los

Municipios de la República a la Ciudad Capital, diseñado por la Dirección General

de Caminos -DGC-.

5. Prohibiciones

1. Queda prohibida la venta, préstamo o cesión de cupones de combustible

entregados por cuota o comisión asignada.

2. Es prohibido utilizar el combustible de la Dirección Superior del Ministerio

de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda para fines distintos de su

propósito

6. Disposiciones Especiales

Queda a discreción de la Autoridad Superior del Ministerio de Comunicaciones,

Infraestructura y Vivienda las decisiones en todos los casos especiales no

previstos en el presente Manual de Adquisición, Administración y Control de

Combustible.

Previo a la entrada en vigencia del presente Manual es necesario que los

odómetros de los vehículos de la Dirección Superior estén en buenas condiciones.

En el presente Manual intervienen la Sección de Servicios Generales y

Administrativos y la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP- de la

Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección

Superior como responsables de la supervisión y efectividad de los procesos

descritos en el Manual.

7

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y

CONTROL DE COMBUSTIBLE

MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF- PROCESO No. 1 COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE

Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF-

INICIO: Solicitud de compra a través de formulario Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-

Página 1 de 1 FINAL: Resguardo de cupones de combustible

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO

ESTIMADO

1 ORTP (Jefe)

Con base a la existencia de cupones, solicita a la Sección de Compras Formulario de Pedido para la adquisición de cupones canjeables por combustible.

15 minutos

2 ORTP (Jefe)

Procede a llenar formulario y solicita firma al Encargado de la Sección de Compras. 10 minutos

3 ORTP (Jefe)

Instruye a Encargado de Presupuesto para que emita Constancia de Disponibilidad Presupuestaria-CDP-.

20 minutos

4 ORTP

(Encargado de Presupuesto)

Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y entrega a Jefe de Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.

5 minutos

5 ORTP (Jefe)

Recibe Constancia de Disponibilidad Presupuestaria e integra expediente, adjuntando Formulario de Pedido, Cuadro de Denominación de Cupones, Proyecto de bases y Minuta de Contrato, remite expediente a la Coordinación de Administración y Finanzas para revisión.

1 día

6 UCAF

(Coordinador) Recibe y revisa. Solicita mediante oficio autorización para la compra de cupones canjeables por combustible al Despacho Viceministerial.

2 horas

7 Viceministro Recibe, revisa y da visto bueno a la solicitud. Devuelve expediente a la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas para que continúe con el proceso.

Tiempo estimado por Viceministro

8 UCAF

(Coordinador)

Recibe y remite expediente a la Sección de Compras para que inicie el evento para la adquisición de cupones canjeables por combustible en la modalidad de compra correspondiente.

10 minutos

9 Compras

(Encargado) Recibe expediente y procede con el proceso de compra correspondiente. 12 días

10 Compras

(Encargado) Notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice el pago al proveedor seleccionado.

30 minutos

11 ORTP (Jefe)

Solicita mediante oficio a la Coordinación de Administración y Finanzas que nombre al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción de los cupones canjeables por combustible.

1 día

12 UCAF

(Coordinador) Nombra mediante oficio al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción.

1 día

13 Comisión de Recepción

Recibe cupones y procede a la contabilización de los mismos, facciona Acta de Recepción y entrega al Encargado de Almacén para su ingreso.

1 día

14 Almacén

(Encargado) Ingresa los cupones canjeables por combustible y notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice la requisición de los mismos para su resguardo.

1 día

15 ORTP (Jefe)

Elabora la requisición de cupones canjeables por combustible al Encargado de Almacén. 1 día

16 Almacén

(Encargado) Entrega cupones de combustible a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 1 día

17 ORTP (Jefe)

Recibe y resguarda los cupones canjeables por combustible recibidos por el Encargado de Almacén.

½ día

8

Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por:

F: F: F: F:

MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA

DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF-

PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE

PROCEDIMIENTO NO. 1 CUOTA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES


INICIO: Registro de Kilometraje diario en Bitácora Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-

FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva

Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos -SSGA-

Página: 1 de 1


ESTIMADO

1 Piloto con Cuota

Asignada Al iniciar y finalizar el día registra la cantidad de kilómetros recorridos en Bitácora de Kilometraje diaria.

15 minutos

2

SSGA (Jefe y/o

Encargado de Transportes)

Revisa kilometraje de vehículos y bitácora cada semana y firma de revisado. 30 minutos

3 Piloto con Cuota

Asignada

Una vez que ha consumido el combustible, solicita cuota semanal presentando, bitácora de Control de Kilometraje al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos, y/o Encargado de Transportes, quien coteja la información con el registro llevado por él y firma requisición de cuota asignada de cupones canjeables por combustible.

10 minutos

4 SSGA (Jefe

Recibe, coteja registro, y firma requisición de cuota semanal de combustible. 20 minutos

5 Piloto con Cuota

Asignada

Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal la cuota semanal de cupones de combustible presentado requisición firmada por Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes.

10 minutos

6 ORTP (Jefe)

Atiende solicitud, entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega con base a la cuota semanal asignada.

15 minutos

7 ORTP

(Auxiliar de Contabilidad)

Procede a registrar en el Vale de Control de Asignación de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.

15 minutos

8 Piloto con Cuota

Asignada Recibe cupones de combustible y firma Vale de Control de Entrega de Combustible.

5 minutos

9 ORTP


Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos

10

ORTP (Encargado de

Control y Registro de

Combustible)

Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.

30 minutos


F: F: F: F:

10


DIRECCIÓN SUPERIOR

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF-


PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS


INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -ORTP-


Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA-

Página: 1 de 1


ESTIMADO

1 Persona Nombrada

para Comisión

Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma.

10 minutos

2 SSGA

(Jefe y/o Encargado de Transportes)

Informa al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros.

10 minutos

3 ORTP (Jefe)

Recibe, revisa y procede a determinar la cantidad de cupones de combustible para la comisión con base a Ley de Viáticos, kilómetros por recorrer y precio de los combustibles. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.

25 minutos

4 ORTP


Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale, y solicita firma de piloto a quien entrega los cupones.

10 minutos

5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos

6 ORTP


Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible.

5 minutos

7

ORTP (Encargado de

Control y Registro de Combustible)

Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.

30 minutos


F: F: F: F:

12


DIRECCIÓN SUPERIOR



PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO

Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF-

INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-



Página: 1 de 1

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO

1 Jefe de Unidad Administrativa

Informa con anticipación y solicita al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o al Encargado de Transportes del tiempo extraordinario que realizará un colaborador de su área, solicitando transporte para el mismo.

10 minutos

2

SSGA (Jefe y/o


Asigna vehículo, piloto y solicita cupones de combustible al Jefe de -ORTP- indicando lugar de residencia del colaborador a quien se dará el servicio.

10 minutos

3 ORTP (Jefe)

Recibe, y determina la cantidad de cupones con base al Reglamento General de Viáticos. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.

25 minutos

4 ORTP


Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible, consignando correlativos, fecha, denominación de cupones, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale y solicita firma al piloto a quien entrega los cupones.

10 minutos

5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos

6 ORTP


Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible.

5 minutos

7

ORTP (Encargado de


Combustible)


30 minutos


F: F: F: F:

14


DIRECCIÓN SUPERIOR



PROCEDIMIENTO 4. ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS


INICIO: Solicitud de cuota mensual de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-



Página: 1 de 1


ESTIMADO


Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal cupones de combustible con base a la cuota mensual asignada y autorizada por la Autoridad Superior.

10 minutos

2 ORTP (Jefe)

Atiende solicitud, y entrega al Auxiliar de Contabilidad los cupones para su registro en el vale de Control de Entrega de Combustible.

10 minutos

3 ORTP


Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible consignando denominación de los cupones, fecha, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.

10 minutos


Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos

5 ORTP



6

ORTP (Encargado de


Combustible)

Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas –CGC- y archiva.

30 minutos


F: F: F: F:

16


DIRECCIÓN SUPERIOR



PROCEDIMIENTO 5. ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL


INICIO: Solicitud de cupones de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-



Página: 1 de 1


ESTIMADO

1 Piloto de Vehículo Es designado para realizar comisión, solicita a Jefe de Servicios Generales y Administrativos autorizar requisición de cupones de combustible para su realización.

10 minutos

2

SSGA (Jefe y/o


Revisa y firma requisición. 20 minutos

3 Piloto de Vehículo Recibe requisición y la dirige al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para la entrega de cupones canjeables por combustible.

5 minutos

4 ORTP (Jefe)

Atiende solicitud, y determina la cantidad de cupones y nominación necesarios con base a las necesidades y fines laborales y a lo estipulado en la Ley de Viáticos para la realización de la diligencia. Entrega al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega de cupones de combustible.

10 minutos

5 ORTP


Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona que solicita. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe.

10 minutos

6 Piloto de Vehículo Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos

7 ORTP


Entrega cupones elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos

8

ORTP (Encargado de

Control y Registro de Combustible)

Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva.

30 minutos


F: F: F: F:

18


DIRECCIÓN SUPERIOR


PROCESO No. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE


INICIO: Elaboración de reportes de consumo de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-

FINAL: Recibe y analiza informe, si lo requiere solicita ampliar la información, de lo contrario archiva informe.

Página: 1 de 1


1

ORTP (Encargado de Control

y Registro de Combustible)

Elabora un reporte mensual y cuatrimestral del consumo de combustible, el cual traslada al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.

2 días cada uno

2 ORTP (Jefe)

Recibe y revisa los reportes de acuerdo a la periodicidad de entrega, procede a realizar los descargos de cupones en su nivel de existencias.

2 horas

3 ORTP (Jefe)

Con base al reporte cuatrimestral, prepara un informe detallado del consumo de combustible, el cual remite a la Coordinación de Administración y Finanzas.

2 días

4 UCAF

(Coordinador) Recibe, el informe del Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal.

1 día

5 UCAF

(Coordinador) Revisa la información y remite reporte al Despacho Viceministerial. 1 día

6 Viceministro Recibe, analiza y si lo requiere solicita mayor información a la Coordinación de Administración y Finanzas, de lo contrario archiva informe.

Tiempo estimado por el Señor Viceministro

20

Elaborado por: Revisado por: Supervisado por:

F: F: F:


UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE


INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-ORTP-



Página: 1 de 1


1 Persona Nombrada

para Comisión

Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de de Transportes vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma.

10 minutos

2 SSGA

(Jefe y/o Encargado de Transportes)

Recibe, revisa y nombra a piloto para comisión. Informa a través de oficio al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros. Entrega oficio al Piloto designado para que lo entregue.

10 minutos

3 Piloto Designado Entrega oficio a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 15 minutos

4 ORTP (Jefe)

Recibe, y entrega los cupones de combustible al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado.

25 minutos

5 ORTP


Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, anotando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale y solicita firma de piloto.

10 minutos

6 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos

7 ORTP



8




30 minutos

9 Persona Nombrada

para Comisión Notifica a piloto designado la cancelación de la comisión. 5 minutos

10

Piloto Designado

Notifica al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes sobre la cancelación y se presenta a la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal con el Auxiliar de Contabilidad para devolución de cupones de combustible.

5 minutos

11 Entrega cupones y oficio elaborado por el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes.

5 minutos

12 ORTP


Recibe cupones y los entrega al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal, anula el vale de Control de Entrega de Combustible y pone sello de Anulado al oficio de nombramiento de la comisión. Notifica obre anulación de vale anulado al Encargado de Control y Registro de Combustible.

15 minutos

13



Procede a realizar el registro de la anulación en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible y archiva.

20 minutos


F: F: F: F:

22

ANEXOS

ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE

VEHICULO PLACAS:

CILINDROS:

Del Al INICIAL FINAL

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

FIRMA PILOTOFIRMA ENCARGADO

DE TRANSPORTES


SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

CONTROL DE KILOMETRAJE

NOMBRE PILOTOSEMANA KILOMETRAJE

No. De Semana TOTAL RECORRIDO

24

ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE

25

VEHICULO PLACAS:

CILINDROS:

Del Al INICIAL FINAL

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

FIRMA ENCARGADO

DE TRANSPORTES

TOTAL GENERAL


SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

CONTROL DE KILOMETRAJE

No. De SemanaSEMANA KILOMETRAJE

TOTAL RECORRIDO NOMBRE PILOTO FIRMA PILOTO

ANEXO 2

TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

26

ANEXO 3

VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE

27

ANEXO 4 FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE


SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE No.

Persona que solicita: Unidad Administrativa:

Fecha de Pedido: kilometraje inicial: kilometraje final:

Datos del Vehículo Placas Motor Chasis

Cantidad de combustible (gal).

Autorizado Por:

Autorizado Por: Recibido Por:

Jefe de SSGA

Jefe de ORTP

Persona que solicita

Observaciones:

28

ANEXO 5

DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

29

ANEXO 6

PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE

COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL

Para el cálculo de combustible el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos o el

Encargado de Transportes procederá de la siguiente manera.

1. Revisará la cantidad de combustible inicial del vehículo asignado

2. Cuantificará la distancia total en kilómetros del trayecto de la Comisión

3. Determinará el rendimiento del vehículo con base a su cilindraje y su rendimiento conforme

al Artículo 8 del Reglamento General de Viáticos (Ver cuadro No. 3, página 7).

4. Investigará el precio de combustible en la página del Ministerio de Energía y Minas (MEM).

5. Si existe residuo de combustible en el vehículo, realizará la diferencia y con base a ello

procederá a realizar el cálculo correspondiente utilizando la formula siguiente.

Cc= (K (gal/k)-Rc) Pg

Las variables de la función representan:

Cc =Cantidad de combustible en términos monetarios

K= Kilometraje total del trayecto de la comisión

gal/k=unidad de medida de galonaje por kilómetro, basado en el Reglamento General de Viáticos

Pg=Precio del galón de gasolina y/o diesel de la página del Ministerio de Energía y Minas

Rc=Residuo de combustible previa asignación

Ejemplo:

Se realizará una comisión en lugar determinado, se asigna vehículo y se procede a realizar la verificación de combustible con base a bitácora y odómetro, se determina que éste contiene un aproximado de 2 galones en su tanque. La distancia ha sido cuantificada en 740 kilómetro, el vehículo es de 4 cilindros, acorde al Reglamento General de Viáticos, su rendimiento es de 32 kilómetros por galón. El Precio de la gasolina según el MEM para ese día es de Q.22.50 por galón. Sustituyendo estos valores en la función. La cantidad de combustible para la comisión seria de:

Cc = (740(1/32)-2) (22.5)

Cc = Q. 475.31

Acorde a las nominaciones de los cupones (Q. 20, Q. 50 y Q. 100), por aproximación la cantidad de

combustible quedaría en Q.480.00. Es decir las cantidades deberán redondearse al múltiplo

inmediato superior de 20, 50 y 100 según lo calculado. Esta función quedaría registrada en una

página electrónica para su uso y registro.

30

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