Diseño de Procesos

DISEO DE PROCESOSDOCENTE: LIC. ADM. LADY D.. ARVALO ALVA

CONCEPTOProcedimiento: Es una sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organizacin.

Procedimiento: Que es un conjunto de operaciones relacionadas entre s y ejecutadas en base a determinado mtodo.*

Estructura y ProcedimientosEstructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

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Estructura y ProcedimientosUn conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una funcin. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un rgano. Los rganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organizacin formal.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMASNo existe universalidad de criterios respecto a los sistemas de graficacin y existe gran diversidad de lenguajes.

Todos los sistemas tienen: smbolos y un conjunto de reglas. El smbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. *

Cdigo ASME

*Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo industrial.Cinco operaciones:OperacinTransporte o trasladoInspeccin o controlDemora o esperaAlmacenamiento o archivo.SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Ventajas:Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas,Frecuencia relativa de cada operacin,Cantidad de pasos del trmite,Demoras,Cantidad de traslados,Oportunidad de controles.

Desventajas:No muestra los documentos utilizadosNo muestra los puestos de trabajo donde se realizan las operaciones.*

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

*Smbolos


Cdigo ASME

Reglas de diagramacin:

Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se relacionan mediante lneas.

Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si desviaciones.Describir cada paso: breve en columna descripcin.Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de lneas rectas.Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y archivos, y tambin tiempos y distancias establecidas.

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Cdigo ASME

La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de informacin.Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos administrativos.Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;Computar: obtener un nuevo conocimiento;Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro momento.*


Cdigo ASA

Smbolos

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Cdigo ASA REGISTRACINGrabacin de informacin en un portadorCOMUNICACIN Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)CONTROLSeleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguirCOMPUTOObtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocidaARCHIVOAcumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificacin.

Smbolos referidos a los portadores de informacin

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Cdigo ASA FORMULARIOTodo portador de informacin sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecnica oelctrica.LISTADO o INFORMEListados producto del procesamiento electrnico de datos ylos informes producto de elaboraciones humanas.PROCESO PREDEFINIDOSe realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente. ( )CONECTOR "DENTRO DE HOJA"Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin enla misma hoja.CONECTOR "FUERA DE HOJA"Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin enotra hoja.


Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la informacin.

El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni diagonales.

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Cdigo ASA


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Cdigo ASA Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe formar un codo.Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculosgraficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin.Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superiordel smbolo siguiente. Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del smbolo de registracin, los datos que se registran. Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacinsin portador.1


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Cdigo ASA Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor partede los datos de un formulario "TODO menos..."Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formularioy las copias que circulan por la lnea del flujo. F 32/0/1Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en elngulo superior izquierdo y el nombre en el centro.Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....Si se desconoce la cantidad de copias (n).0: CAJACuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.1: CONTADURATODOF 23RECIBO0101


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Cdigo ASA Destruccin de un formulario. Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determinala seleccin.Cuando de un control ms de dos opciones.Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin.Proceso predefinido, se pone la denominacin y si esnecesario los pasos comprendidos.Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacinA la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.alfabticoPrecio TotalPrecio unitario x cantidadCul es el monto?Rutina 3Deudores

El Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales (IRAM) desarroll normas que regulan la representacin grfica de los procedimientos administrativos*


Cdigo IRAM

Smbolos

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Cdigo IRAM OPERACINToda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROLVerificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.DEMORADetencin transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.ARCHIVO TRANSITORIOAlmacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.ARCHIVO DEFINITIVOAlmacenamiento sistemtico en forma permanente de elementosportadores de informacin.DESTRUCCINEliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o noel elemento portador de la misma.

Smbolos

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Cdigo IRAM ALTERNATIVAFrente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de accin.FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACINElemento portador de informacin que se traslada a trvesde las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnticos (diskettes, CD,etc).PROCESO NO REPRESENTADOConjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.TRASLADODesplazamiento fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin.TOMA DE INFORMACINDesplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados.CONECTORNexo entre procedimientos o procesos.


Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a derecha.Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad funcional.Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes. Entrada de lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por parte inferior o lateral.Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario.Etc.

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Cdigo IRAM

Manual de ProcedimientosSe establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea.Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan.Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecucin,facilitan la toma de decisiones programadas,capacitan al nuevo personal,elementos de consulta en caso de duda,jefes no participan en decisiones programadas.Desventajas:enlentecen el trabajo,difcil mantenimiento actualizado,pueden limitar la iniciativa del personal.Recomendable. Tamao, rotacin del personal.

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Manual de ProcedimientosEl manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.Contenido:

IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha de vigencia.OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se desarrolla.TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y dnde.PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de llenado.CURSOGRAMA.

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Tendencias modernas para la mejora de procesosLos manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de anlisis y tambin el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.

No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucion hacia medios informticos, permitiendo actualizacin permanente, y consultas interactivas del usuario.

La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniera.*

ProcesosCONCEPTO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000).

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, que tienen el propsito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformndolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente. *Tendencia modernas para la mejora de procesos

ProcesosLas organizaciones tradicionales se gestionan por funcionesLas concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesosLas normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcin del enfoque basado en procesos

*Tendencia modernas para la mejora de procesos

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000

Identificar los procesosDeterminar su secuencia e interaccinComprensin y cumplimiento de requisitosConsideracin de procesos en trminos de agregado de valorObtencin de resultados de desempeo y eficaciaMejora continua en base a mediciones objetivas

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Orientacin a procesos*FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricacinComprasAdm. y Fin.ComercialProduccinGerencia GeneralVentasInteriorMontevideoEnsambladoEnvasadoDireccinDepartamentosSeccinProceso ComercialProceso de ProduccinOrientarse hacia el cliente y no hacia el producto.Gerencia

Mapa de Procesos*Proceso 1Diferencia entre proceso y procedimientoProceso: Qu se hace?Procedimiento: Cmo se hace?

GESTIN POR PROCESOS

Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan .La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE

Optimizacin de los procesos

Simplificacin de los procesos

Mejora continua de los procesos

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LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES...Un proceso sistemtico y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinin de los clientes y con el mnimo costo de recursos.*

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1.IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVEDelimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas

CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estndar de diagramacin que permitan emplear un lenguaje comn y realizar comparaciones;

ANALIZAR EL PROCESO

4.MEJORAR EL PROCESO *

DOCUMENTACIN DE LOS PROCESOS

AYUDA A:

Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos.Formar al personal.Compartir conocimiento y experiencia.Efectuar la medicin de los procesos.Llevar a cabo auditoras.Analizar, revisar y mejorar los procesos.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE:Ver un proceso o parte de lDetectar cuellos de botellaDetectar ausencia o duplicacin de controlesRacionalizar la documentacinSimplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valorDeterminar la secuencia de los procesos de realizacinFacilitar la elaboracin de la documentacinOtros.*

Ejemplos de Software de Procedimientos y ProcesosWIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y documentar procesos de negocios, en forma lgica, estructurada, y secuencial.

Utilidades: Graficacin automtica de procesos (Flow Charts). Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin ampliada. Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin. Simulacin automtica de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/

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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOSMetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fcilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo: Proceso padre: Recursos HumanosSubproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php

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**La organizacin tradicional es vertical y jerrquica. Basada en funciones (organizacin funcional), que puede llevar a que cada unidad organizacional se transforme en un silo o chacra lo cual genera suboptimizacin.

Pero el negocio corre en forma horizontal. Si nos orientamos a procesos nos orientamos hacia el cliente y ganamos en eficiencia y en satisfaccin de este cliente.

Antes organizacin orientada a productos (ej. Ford A negro). Hoy, orientacin hacia el cliente.

*Ac hablar de las disfunciones y que las conocemos a travs de los sntomas*

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