Programa de Apoyo a la Política Sectorial para implementar el Plan Nacional

de Desarrollo Integral con Coca en Bolivia (PAPS)

Diseño e implementación de un

sistema de catalogación y búsqueda

de archivos sectoriales – PAPS /

Desarrollo alternativo e Integral con

Coca

Bolivia

La Paz, julio 2012

Bolivia

Este proyecto está financiado por la Unión Europea

Este proyecto está ejecutado por INTEGRATION International Management Consultants GmbH en cooperación con Agroconsulting

Agosto 2009

Agosto 2009

Experto:

Oscar Martínez

Las opiniones expresadas en este documento son responsabilidad de los consultores y en ningún momento expresan la opinión de la Unión Europea o de la contraparte del Gobierno de Bolivia

Unión Europea

SISTEMA DOCUMENTARIO

Manual de Operaciones del Sistema – VERSION PORTABLE

Ref. Manual 01 – versión 1

Comisión Unión Europea en Bolivia

Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial – PAPS

Contenido 

1  Finalidad del Manual ................................................................................................................... 5 

2  Destinatarios ............................................................................................................................... 5 

3  Sistema Archivo Documentario versión portable ....................................................................... 5 

3.1  Donde obtener el sistema portable .................................................................................... 5 

3.2  Instalación del sistema ........................................................................................................ 5 

3.3  Actualizar la versión PORTABLE ........................................................................................ 10 

4  Sistema Archivo Documentario ................................................................................................. 13 

4.1  Front End Sistema Archivo Documentario ........................................................................ 13 

4.2  Como realizar las búsquedas ............................................................................................. 15 

4.3  Actualizaciones para la versión PORTABLE ....................................................................... 18 

4.4  Registro de usuarios desde el portal ................................................................................. 20 

MANUAL SISTEMA DE ARCHIVO DOCUMENTARIO 1 Finalidad del Manual El manual de usuario es una guía sobre la operatoria del sistema, nos permite identificar

las principales funcionalidades y opciones que están disponibles en el ámbito del sistema.

Para este fin se ilustra detalladamente cada una de las etapas, que va desde la

instalación, configuración, iniciar el sistema y sus servicios, y realizar las actualizaciones

respectivas.

Las aplicaciones que son utilizadas son Open Source y su distribución es

gratuita. Asimismo, la documentación distribuida por el portal www.coca-

desarrollointegral.org.bo está sujeta a los acuerdos y convenios de

cooperación de la Unión Europea y el Estado Plurinacional de Bolivia.

2 Destinatarios El manual y el sistema tienen como destinatarios primarios a todos los actores sectoriales

relacionados en el ámbito de la Coca y el Desarrollo Integral. Sin embargo por su

escalabilidad el sistema de Archivo Documentario tiene la posibilidad de incorporar otros

sectores relacionados con la temática, por lo que su estructura es escalable.

3 Sistema Archivo Documentario versión portable 3.1 Donde obtener el sistema portable

El sistema de archivo documentario lo podrá obtener en cualquier programa financiado

por la Unión Europea en su versión CD, o podrá bajarlo de la página oficial del sistema

www.coca-desarrollointegral.org.bo al igual que sus actualizaciones.

3.2 Instalación del sistema

Para realizar la instalación y utilización del sistema de Archivo Documentario portable,

previamente deberá tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Antes de la instalación verifique si existen servicios web (localhost) y

MySql habilitados, y si los hay ellos estén en pausa, debido a que el

entorno de funcionamiento del sistema corre de modo automático y por

defecto asume como dirección de ejecución el http://locahost:8080.

Verifique que su computador cuente con el espacio suficiente para la

instalación del sistema, al menos deberá contar con 200MB

mínimamente debido a que la información documentaria esta digitalizada

en PDF y empaquetada en formato ZIP y RAR.

La versión portable del sistema no deberá ser alterada en su estructura

de carpetas o archivos, debido a que tanto la base de datos y la

plataforma están integradas entre sí.

La versión portable del sistema documentario no es una versión

comercial por lo que su distribución es gratuita.

Procedimiento para la instalación del sistema – Solo para la versión portable

Para realizar la instalación del sistema deberá seguir los siguientes pasos:

1. Coloque el CD de instalación en el Drive de CD/DVD de su computador o baje el

mismo del sitio web www.coca-desarrollointegral.org.bo.

2. Abra el CD con el explorador de Windows o Mi PC, y posicione el cursor sobre el

archivo y haga clic en el mismo.

3. Posteriormente se desplegará la siguiente ventana:

En el cual se deberá definir el destino de la instalación, por defecto el parámetro

establece el “C:/Archivo Documentario”: La instalación no es restrictiva el mismo

lo podrá realizar en cualquier otro disco en su computador. Una vez definido el

lugar donde se instalará el sistema, hacer clic en el botón , luego se

desplegará la ventana de instalación respectiva.

4. Finalizada la instalación, el sistema correrá automáticamente la versión portable

del Servicio WEB y MySql a través del mowes portable II, y se desplegará en su

pantalla (versión gratuita).

Este utilitario correrá tanto el servicio web apache como el motor de la base de

datos localmente siendo el único requisito para correr el sistema.

Si el siguiente mensaje se despliega luego de la instalación es debido a

que el instalador no ha encontrado el utilitario “mowes.exe” en la carpeta

de destino, esto no significa que el sistema no se ejecutará. Para

ejecutar el mismo deberá explorar el destino y verificar que “mowes.exe”

este presente y deberá ejecutarlo manualmente (Alternativa mente crear

un acceso directo del Utilitario en el escritorio).

5. Finalmente, deberá desplegarse la siguiente pantalla el cual visualizará que los

dos servicios base del sistema están corriendo (los mensajes deben estar en color

verde)

Si los mensajes de color verde de la pantalla anteriormente

descrita están de color rojo, significa que ese servicio no está

ejecutándose y se deberá verificar lo siguiente:

• Un servicio solo puede tornarse de color rojo cuando

el mismo ha encontrado un servicio similar instalado

en su computador.

• Recuerde que la aplicación utiliza por defecto el

localhost con puerto 8080, por lo que localmente

correrá bajo el siguiente url: http://localhost:8080

6. Finalmente, automáticamente se desplegará el explorador de Windows que este

configurado por defecto y mostrará el portal del sistema en modo local.

Procedimiento para iniciar del sistema – Solo para la versión portable

Para iniciar el sistema de Archivo Documentario deberá seguir los siguientes pasos:

El proceso de instalación adicionalmente instalará en el escritorio un

icono de acceso directo que nos permitirá correr el sistema y los utilitarios

respectivos para iniciar los servicios.

1. Posicionar el mouse sobre el icono de acceso directo y hacer doble clic.

2. Posteriormente el sistema correrá el utilitario mowes II portable, los servicios web y

de base de datos, y finalmente desplegará el sistema (ver la secuencia en el punto

anterior, desde el punto 4,5 y 6)

Si el icono de acceso directo no estuviera instalado en el

escritorio, podrá ejecutar el sistema explorando en el

directorio de instalación del sistema (verificar carpeta de

instalación y buscar el icono ).

Procedimiento para cerrar del sistema – Solo para la versión portable

Para cerrar el sistema deberá seguir el siguiente procedimiento:

1. Verificar en la parte inferior de la pantalla de Windows que el icono del sistema

esté corriendo , y hacer clic sobre el icono.

2. Posteriormente se desplegará la siguiente pantalla:

3. Primero deberá parar los servicios y luego hacer clic sobre el botón “End”, y se

cerrará la plataforma en el cual funciona el sistema, posteriormente cerrar la

ventana del explorador de internet donde se visualiza el sistema.

3.3 Actualizar la versión PORTABLE

Las actualizaciones para el sistema portable están disponibles en el portal www.coca-

desarrollointegral.org.bo en el link ACTUALIZACIONES.

Para realizar las actualizaciones en la versión portable se deberá seguir los siguientes

pasos:

Paso1: Registrarse en el portal del sistema y activar el mismo desde el mail respectivo

enviado por el sistema web.

Inicia y Finaliza los servicios de apache y MySql

Finaliza los servicios y cierra mowes

Paso 2: Acceder al link de ACTUALIZACIONES y bajar los archivos respectivos a través

del login del sistema.

Paso 3: Ejecutar el archivo de actualización direccionando al disco y la carpeta donde se

encuentra la versión portable, y el paquete instalará de forma automática los documentos

y los registros

Paso 4: Inicie el sistema a través del utilitario mowes II.

INSTALAR LA ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS 1. Hacer correr el archivo de actualización de documentos

Si el destino de la actualización es correcta, entonces hacer clic en Instalar, caso contrario

podrá realizar buscar y navegar donde se instaló el sistema portable.

Nota. Las actualizaciones de los documentos deberá ser direccionados al [dirección de instalación]/www/components/com_booklibrary/

2. Hacer clic en el botón instalar.

Y se actualizará la carpeta de tapillas y documentos en el sistema.

INSTALAR BASE DEDA TOS ACTUALIZADA 1. Correr el archivo empaquetado

2. Definir la ruta de instalación

3. Instalar el paquete e iniciar el sitio a través del utilitario MOWES II.

Nota. Las actualizaciones de la base de datos deberá ser direccionadas al [dirección de instalación]/mysql/data/archivo/

4 Sistema Archivo Documentario

El sistema de Archivo Documentario es accesible a través de cualquier punto de internet

mediante la URL: www.coca-desarrollointegral.org.bo.

4.1 Front End Sistema Archivo Documentario

El sistema de archivo documentario cuenta con un front-end, de acceso a toda la

documentación digital de la base de datos, cuenta con tres links principales, 1) Inicio el

cual despliega el portal por defecto, y 2) Búsqueda avanzada, para buscar de acuerdo a

criterios definidos los documentos en la base de datos.

Por otro lado el portal del sistema cuenta con las siguientes características:

En la parte principal del portal, se despliega las categorías principales donde se

encuentran los documentos, y un buscador que permite realizar búsquedas simples y

avanzadas. La primera por defecto visible desde el portal inicial y la segunda a través del

link respectivo “Búsqueda avanzada”.

4.2 Como realizar las búsquedas

Para realizar una búsqueda, se cuenta con un campo en el cual es posible identificar el

texto a buscar adjunto se encuentra un icono “Lupa” para ejecutar el algoritmo de

búsqueda y desplegar los documentos que cumplen con el criterio de la búsqueda, de

acuerdo al siguiente orden:

Paso 1: En el campo texto identificar el texto con el cual desea buscar los documentos en

la base de datos.

Paso 2: Ejecutar la búsqueda e inmediatamente desplegará una pantalla con el total de

los documentos encontrados:

Como se observa en el detalle de los documentos se despliega los siguientes datos clave:

• El Cover: corresponde a la tapa de cada documento que luego será ampliado en

el detalle.

• Título: que identifica a la descripción del documento.

• Autor: Es el propietario del documento.

• Rating: es el nivel de importancia respecto de los demás documentos.

• Hits. Es la cantidad de visitas o descargas realizadas.

• Categoría: es la categoría a la cual corresponde el documento en el árbol.

Paso 3: Para visualizar la ficha del Documento hacer clic en el link del documento

encontrado e inmediata desplegará el detalle respectivo.

Búsqueda avanzada:

Otra alternativa para realizar las búsquedas, es la avanzada. En esta pantalla se puede

identificar los siguientes parámetros, 1) La categoría Temática, que identifica los

principales grupos de documentos disponibles, 2) País, identifica el país en el cual se

genero el documento, 3) Año, es el año de publicación del documento, 4) Tipo de

documento, es el tipo de documentos catalogado (Informes, estudios, tramos, etc.). 4)

Insitución que origino el documento, 5) Tramo Apoyo Presupuestario, si el documento

corresponde a un tramo fijo o variable, 6) Secciones documentales, es la sección del árbol

de categorías que agrupa el grupo de documentos.7) la palabra clave, que identifica el

texto que deberá coincidir con los documentos buscados

Para realizar las búsquedas se deberán realizar los siguientes pasos:

Paso 1: identificar el texto con el cual los documentos serán buscados en la base de

datos.

Paso 2: Identificar las categorías adicionales que pueden ser utilizadas para realizar las

búsquedas.

Nota. Las búsquedas pueden ser realizadas en combinación, vale decir texto y

categorías.

4.3 Actualizaciones para la versión PORTABLE

Para realizar las actualizaciones al sistema versión portable, se cuenta con una sección

de actualizaciones en el portal disponible desde www.coca-desarrollointegral.org.bo.

Para acceder a las actualizaciones en el sistema on-line para su versión portable, deberá

hacer clic sobre el link “ACTUALIZACIONES”, y mostrará la página del instalador, las

actualizaciones y los manuales respectivos.

Para acceder al instalador, las actualizaciones y manual en el

portal del sistema; el usuario deberá registrarse en el portal y

recibirá un link de activación, posteriormente podrá ingresar

con su usuario y su clave.

Si trata de acceder a la sección a través del link “ACTUALIZACIONES”, y no cuenta con

su usuario, puede registrarse gratuitamente a través del formulario solicitando una cuenta.

4.4 Registro de usuarios desde el portal

Para registrarse en el portal y habilitar su acceso a los documentos y actualizaciones del

sistema portable, deberá seguir los siguientes pasos:

Paso 1: En el portal principal solicitar el registro en el portal, para ello utilizar el formulario

login y hacer clic en el link “Crear una cuenta”.

Paso 2: Registrar la información personal en la base de datos

Paso 3: Completado los datos en el formulario, hacer clic en el botón “Registro”

Paso 4: El sistema le enviara un mail de activación para habilitar la cuenta, en el mismo

hacer clic en el link de activación y se habilitará la cuenta.

Paso 5: Ingresar al sistema a través del formulario login e iniciar sesión y se habilitarán

las opciones y links ocultos.