Diseño Organizacional

Estructura organizacional

Una estructura adecuada es aquella que facilita las respuestas eficaces a los problemas de coordinación y motivación que pueden surgir por de razones ambientales, tecnológicas y humanas.

Estructura organizacional es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla cómo las personas coordinan sus acciones y utilizan los recursos para lograr las metas de la organización (Chiavenato, 2009)).

La estructura organizacional se puede administrar por medio de un proceso de diseño y cambio organizacional

Componentes para la estructura organizacional

1. La estructura organizacional designa relaciones formales de subordinación, como el número de niveles en la jerarquía y el tramo de control de los gerentes y supervisores.

1. La estructura organizacional identifica el agrupamiento de individuos en departamentos y el de departamentos en la organización total.

2. La estructura organizacional incluye el diseño de sistemas para garantizar la comunicación, la coordinación y la integración efectivas de los esfuerzos entre departamentos.

La estructura organizacional se refleja en el organigrama

Fuerzas que generan un cambio de la estructura organizacional

• Alteraciones en el grado de complejidad o en las exigencias por causa del ambiente.

• Presiones por aumento de la eficiencia y reducción de costos.

• Cambios en la composición, edad y experiencia de la fuerza de trabajo.

• Redefinición de la misión y de la estrategia.

Diseño organizacional

Cada organización tiene su propio diseño y una manera de integrar y asignar recursos para operar con eficiencia y eficacia. El diseño es el ADN de la organización.

El diseño organizacional es el proceso de construir y adaptar continuamente la estructura de la organización para que alcance sus objetivos y estrategias. Depende de la estrategia que se ha definido para alcanzar los objetivos globales, y de la tecnología que utiliza.

Variables del diseño organizacional

Aspectos del diseño organizacional

Personal, recursos,

asignación de puestos y

organigramas

Procedimientos, normas, políticas y

programas

Análisis y evaluación de Información interna

y externa

Tamaño y ciclo de vida

Las organizaciones pueden clasificarse como:•Grandes•Medianas •Pequeñas•Micro

Diferenciación e Integración

Diferenciación• Consiste en dividir el trabajo en una

organización y se relaciona con la especialización de los órganos y las personas

• La diferenciación horizontal se basa en la especialización de los conocimientos, la educación o la capacitación de las personas.

• La diferenciación vertical se refiere a los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad en la organización

• La diferenciación espacial se refiere a la dispersión geográfica de la organización en órganos y unidades en distintos lugares

Integración• Proceso que consiste en coordinar las

diferentes partes de una organización para crear unidad entre personas y grupos

• La integración vertical se refiere a los mecanismos de coordinación que se derivan del uso de la jerarquía

• La integración horizontal se refiere a los mecanismos de coordinación entre órganos del mismo nivel jerárquico

Pasos para el diseño organizacional

1. Definir el propósito de la organización:¿Cuál es el negocio, quien es su cliente, que valor ofrece

2. Definir la MisiónLa misione s la razón de ser de cada organización y es lo que le da identidad a la organización

3. Definir la Visión de la organizaciónLa visión es la imagen que la organización tiene de sí misma y de su futuro. Es su esfuerzo por visualizarse en el espacio y el tiempo

4. Definir los objetivos organizacionaleslos objetivos definen los resultados concretos que se espera alcanzar en un plazo específico y los indicadores van midiendo el resultado alcanzado.

Modelos de organización

Modelo mecanicista o tradicional.Es un modelo basado en la formalización, la centralización, la autoridad jerárquica, la especialización y la estandarización de los procedimientos, comunicación hacia abajo y poca participación en la toma de decisiones de los empleados de niveles inferiores

Características•La filosofía de administración hace énfasis en criterios de desempeño como la eficiencia, la previsibilidad, la seguridad y la aversión al riesgo.•Las reglas, las normas y los procedimientos están bien definidos y por escrito. •Las personas desempeñan tareas de corto alcance, muy especializadas.•Los criterios de departamentalización son homogéneos. La organización busca simetría y uniformidad en su organigrama•La autoridad está centralizada. El estilo de liderazgo es autocrático. •La jerarquía es rígida.

Modelos de organización

Modelo orgánico, que es una estructura muy adaptable y flexible, lo que le permite cambiar rápidamente según lo requieran las necesidades. Tienen división del trabajo, pero los trabajos no son estandarizados, requieren reglas formales mínimas y poca supervisión directa niveles con altos de destrezas y capacitación. 

Características:•La filosofía de la administración hace énfasis en criterios de desempeño, como la eficacia, adaptabilidad, sensibilidad hacia la necesidad de cambios y propensión al riesgo.•Existe una gran participación para definir los objetivos de la organización•La fuente de autoridad es la competencia. •El estilo de liderazgo tiende a ser democrático.•Hay un nivel reducido de especialización: las tareas tienen un amplio alcance y los cargos se definen en forma imprecisa..•Los criterios de departamentalización son heterogéneos..•La jerarquía es imprecisa: las personas desempeñan el papel de jefe o de subordinado.

Factores de contingencia

Estrategia y estructura•La estructura de una organización debe facilitar el logro de los objetivos.•La estrategia y la estructura deben estar estrechamente vinculadas. •La mayor parte de los esquemas estratégicos actuales tienden a centrarse en tres aspectos:

• Innovación• Minimización de costos• Imitación.

Tamaño y estructura•el tamaño de una organización afecta de manera significativa a su estructura.•Las organizaciones grandes, suelen tener mayor especialización, departamentalización, centralización y reglamentos que las organizaciones pequeñas. •Más allá de cierto límite, el tamaño se vuelve una influencia menos importante para la estructura a medida que una organización crece.

Factores de contingencia

Tecnología y estructura •Toda organización tiene por lo menos una forma de tecnología para convertir sus insumos en resultados •Usa un tipo distinto de tecnología de acuerdo a la naturaleza de la actividad y el conocimiento•Esta especificidad de las tareas y la tecnología debe tomarse en cuenta en el proceso de crear o recrear una estructura organizacional

Incertidumbre ambiental y estructura •Algunas organizaciones enfrentan ambientes relativamente estables y sencillos•Otras afrontan ambientes dinámicos y complejos.•Una forma de reducir la incertidumbre ambiental es mediante ajustes de la estructura de la organización•La competencia global, la innovación acelerada de productos y el aumento de las exigencias de los clientes son ejemplos de fuerzas ambientales dinámicas

Factores de contingencia

 FACTOR HUMANO Y ESTRUCTURA•El factor humano se relaciona con las características de las personas que emplea la organización, como tipo de formación, experiencia, perfil psicológico y motivaciones•Mintzberg realizó importantes estudios respecto de la relación entre las personas y la estructura organizacional e identificó los tipos de estructura

Factores de contingencia

La organización empresarial es el tipo más simple de organización.• Está en gran medida centralizada en torno del ejecutivo principal o de un emprendedor que la fundó y la dirige•Se caracteriza por la ausencia de elementos.•Solo una pequeña parte de los comportamientos están estandarizados o formalizados•Hay poca necesidad de analistas asesores•Pocos administradores de línea media•Por lo general es una organización flexible debido a que opera en un medio dinámico. •El control es altamente centralizado. •Organizaciones jóvenes y pequeñas

La organización profesional se basa en la administración del conocimiento.•La estructura de la organización profesional tiende a ser democrática,.•Depende de profesionales bien entrenados •La estructura es muy descentralizada.• Los profesionales trabajan en forma independientes. •Se necesitan pocos administradores de primera línea. •Personal de apoyo es grande. •Estandarización es fortaleza y debilidad a la vez. •Permite a los profesionales ser efectivos y eficientes, pero crea problemas de adaptación. •No es una estructura para innovar, sino para perfeccionar lo ya sabido.

Las organizaciones innovadoras hacen énfasis en la investigación y necesitan innovar en forma constante.•Son casi siempre orgánicas y descentralizadas.•Pretende encontrar nuevos conocimientos mediante equipos multidisciplinarios •La cooperación es el mecanismo básico de coordinación•Tiene una estructura diferente para cada tipo de problema. •Existe cierta tendencia a desperdiciar el tiempo porque es preciso que las personas hablen con mucha regularidad. •Es el modelo de organización del futuro, marcado por el conocimiento y la innovación

Dimensiones del diseño organizacional

Especialización del trabajo Describir el grado en el que las actividades de una organización se dividen en tareas separadas. La esencia de la especialización del trabajo es que un individuo no realiza todo el trabajo, sino que éste se divide en etapas y cada etapa la concluye una persona diferente. Los empleados individuales se especializan en llevar a cabo parte de una actividad más que toda la actividad.

Dimensiones del diseño organizacional

DepartamentalizaciónProceso mediante el cual se agrupa nuevamente los trabajos comunes que se han dividido por medio de la especialización del trabajo.•La departamentalización funcional agrupa los trabajos según las funciones desempeñadas.•La departamentalización de productos agrupa los trabajos por línea de productos..•La departamentalización geográfica agrupa los trabajos con base en el territorio o la geografía, •La departamentalización de procesos agrupa los trabajos con base en el flujo de productos o clientes.•La departamentalización de clientes agrupa los trabajos con base en los clientes que tienen necesidades y problemas comunes.

Elementos clave para el diseño organizacional

Dos tendencias populares en la departamentalización son el uso creciente de la departamentalización de clientes y el uso de equipos interfuncionales.

Los equipos interfuncionales son grupos de individuos que son expertos en varias especialidades y que trabajan juntos

La departamentalización de clientes se usa para estar al tanto de las necesidades de los clientes y responder a los cambios de esas necesidades

Dimensiones del diseño organizacional

La cadena de mando es la línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos y define quién informa a quién.El principio de unidad de mando ayuda a mantener el concepto de una línea continua de autoridad. Este principio afirma que una persona debe informar sólo a un gerente. Sin unidad de mando, las exigencias y las prioridades en conflicto de múltiples jefes pueden crear problemas.

Dimensiones del diseño organizacional

La centralización describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización. Si los gerentes de alto nivel toman las decisiones clave, la organización está centralizada. Cuando las decisiones sean tomadas por los empleados de niveles inferiores, habrá descentralización. El concepto de centralización-descentralización es relativo, no absoluto.Un término que se usa para la descentralización aumentada es el empowerment de los empleados.

Dimensiones del diseño organizacional

FormalizaciónLa formalización se refiere al grado en el que los trabajos de una organización están estandarizados, y en el que las normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. la persona que realiza en trabajo tiene poco poder de decisiónExisten descripciones de trabajo explícitas, numerosas normas organizacionales y procedimientos.