ESCRITOS DE FORMACIÓN

Número 2 – Mayo de 2004E A S

Diseño y planeación de Proyectos comunitarios en una pequeña comunidad

COMUNIDADES CRISTIANAS COMPROMETIDAS EAS DE COLOMBIACIUDAD DE MEDELLÍN COMITÉ DE FORMACIÓN

El comité de Formación genera documentos periódicamente para beneficio de los EAS y su formación. Los invitamos a leer estos documentos y reflexionar sobre ellos, ojalá algunas veces en comunidad. Los invitamos a coleccionarlos y a divulgarlos.

Los documentos se basan en recopilaciones de documentos de diversos autores, incluyendo personas de los EAS, sometidos en algunos casos a adaptaciones que los hagan más afines y prácticos para los EAS, bajo la responsabilidad del comité.

Son bienvenidos los comentarios y los aportes.

Continuamos esta serie con un resumen de otro artículo, esta vez sobre el tema Proyectos Comunitarios, por Phil Bartle, PhD, traducido por Mª Lourdes Sada y sacado de la página web http://www.scn.org/ip/cds/mpfc. Hemos adaptado libremente las ideas de este artículo a los intereses de las comunidades EAS.

Diseño y planeación de Proyectos comunitarios en una pequeña comunidad

Es importante que se cuente en los EAS con metodología para desarrollar proyectos. Cada pequeña comunidad y los EAS en general deberían contar con proyectos propios para enriquecer su vivencia comunitaria y dar un sentido trascendente a sus actividades. Estos proyectos pueden ir desde salir juntos en grupo, organizar una reunión mensual, o quizás organizar un encuentro o asumir el manejo de un proyecto social fuerte. Estos proyectos pueden ser propios de cada comunidad, o de un grupo de trabajo o comité, o de la ciudad o de un país o zona, inclusive, de tipo internacional.

Igualmente los EAS, como personas, están llamados a dejar huellas en el mundo con la actividades que realizan. El aplicar a estas actividades una metodología de proyectos, seguramente contribuirá a que el efecto, la eficiencia y la efectividad sean mayores.

Bases para la Planificación de proyectos

Como resultado de las actividades de los líderes de las comunidades, de la unión de las diferentes personas y grupos, del trabajo organizado de los directivos, se llegará a momentos en los cuales se puedan interpretar los deseos del conjunto de las personas en términos de un proyecto que se debe acometer..Un proyecto comprende un amplio espectro de actividades. Entre ellas se cuentan las siguientes:

- La realización de una actividad que exige planificación para el logro de ciertos objetivos. Por ejemplo, la organización de un encuentro o retiro.

- La creación de una nueva entidad grupal o comunitaria. Por ejemplo, el establecer un nuevo comité o de una asociación legal.

- La adquisición o construcción de espacios para uso comunitarios, por ejemplo una sede.

- La reforma de espacios existentes o su mantenimiento y reparación.

- La puesta en marcha de actividades para desarrollar o crear conciencia sobre algún tema de la comunidad. Por ejemplo, una campaña de valores o la formación o preparación sobre ciertos temas.

- La realización de actividades o campañas para lograr la mejora de los hábitos y comportamientos de los miembros de la comunidad. Por ejemplo, una campaña para mejorar la asistencia a los eventos o lograr mayor compromiso con el día de vida.

- La creación y promulgación de nuevas normas, reglamentos y procedimientos y la modificación de las ya existentes. Por ejemplo, una reforma de los reglamentos.

Se propone que cuando se emprendan proyectos, se cuente con un mínimo de diseño de proyecto. Un diseño de proyecto es la formalización, preferiblemente reflejada en un escrito, del proyecto, y de cómo y porqué se va a llevar a cabo. Un diseño de proyecto debe intentar reflejar cierto nivel de planificación y de gestión.

Lo que se quiere es que las personas puedan responder cuatro preguntas básicas, cuatro preguntas claves para la gestión. Las respuestas a estas preguntas y las decisiones que han dado origen al trabajo de proyecto, son los elementos básicos del diseño.

Estas son las cuatro cuestiones de la gestión:  - ¿Qué queremos? - ¿Qué tenemos? - ¿Cómo podemos utilizar lo que tenemos para lograr lo que

queremos? - ¿Qué pasará cuando lo hagamos?

El diseño incluye también detalles relacionados con plazos, presupuestos, fases y otras preferencias de cómo y porqué se va a completar las actividades del proyecto.

Un buen diseño de proyecto también incluirá los planes para la supervisión de las actividades y para los informes de los resultados..También incluirá algunos de los efectos que pueden esperarse, e ideas sobre cómo evaluar estos efectos y los resultados.

Es importante que el diseño esté preparado por los integrantes de la comunidad en su conjunto. Los líderes deberían estimular y guiar a la comunidad en la preparación de un diseño de proyecto de una forma participativa, con bases y observaciones realistas, y de una manera simple y práctica que sea fácilmente comprensible para todos los miembros de la comunidad.

La elección de las prioridades. Liderazgo y reuniones.

Los líderes y las personas elegidas para desempeñar funciones de manejo y coordinación, tienen la responsabilidad de interpretar los deseos comunitarios en cuanto a la planificación y la puesta en marcha de un proyecto.

El proyecto comunitario es un conjunto organizado de acciones que codifican las preferencias y deseos prioritarios de toda la comunidad.

No se refiere a los deseos de individuos concretos, de facciones o grupos de poder dentro de la comunidad, o de entidades externas.

Lo que debería suceder es que la comunidad aprenda a movilizarse y todos sus miembros participen en la elección de las acciones a emprender. La metodología sugerida busca que los procesos sean comunitarios y que las elecciones y decisiones sean las de toda la comunidad.

Este objetivo se logra en forma comunitaria, mediante un trabajo en reuniones, debidamente liderado, que se enfoca hacia la solución organizada de las cuatro preguntas claves.  

La gestión de proyectos se dirige entonces a las cuatro preguntas siguientes ya mencionadas:  - ¿Qué queremos? - ¿Qué tenemos? - ¿Cómo podemos utilizar lo que tenemos para lograr lo que

queremos? - ¿Qué pasará cuando lo hagamos?

Estas preguntas se pueden presentar en diversas formas y es tarea del liderazgo el enriquecer el punto de vista de las personas con diversas metáforas y representaciones. Por ejemplo, esta es una metáfora geográfica de las preguntas: 

¿Dónde queremos ir? ¿Dónde estamos? ¿Cómo podemos ir desde donde estamos hasta donde

queremos estar? ¿Qué pasará cuando lleguemos?

Otra aproximación es la metáfora temporal

¿Cuándo queremos llegar? ¿En qué punto de avance estamos? ¿Qué experiencia hemos acumulado para llegar? ¿Qué pasará más adelante?

El primer conjunto de preguntas se plantean en términos de un deseo material: “qué” se quiere. Este enfoque es útil si las prioridades de la comunidad pueden expresarse en términos de construcción, adquisición, mantenimiento, reparación o posesión de “algo” de valor o utilidad.

La metáfora geográfica puede utilizarse cuando el deseo de la comunidad es una idea no material, como un cambio en las normas, el establecimiento de procedimientos o de sistemas de valores. La relación entre las cuestiones continúa siendo la misma.

Las comunidades tienen prioridades que dependen de sus circunstancias. Podrán ser de formación, de crecimiento en la amistad, de proyección al medio, de solución de problemas, de participación, de organización, de proyectos sociales, de recreación. Todas estas áreas se pueden examinar a la luz de las cuatro preguntas señaladas o de sus variaciones.

En cada caso las cuatro preguntas se relacionan entre sí como una unidad; (1) se identifica el deseo, (2) se identifican los recursos reales, (3) se identifican los medios de usar estos recursos para conseguir los fines deseados y (4) se predicen algunos de los impactos y consecuencias. 

El diseño del proyecto a través de las preguntas claves

El examen detallado de las preguntas lleva a la siguiente secuencia de acciones que hacen parte del diseño del proyecto 

Se define una zona de trabajo o problema Se define una meta de solución a este problema Se desglosa la meta en un conjunto limitado de objetivos Se identifican recursos e impedimentos. Se genera un conjunto de estrategias para utilizar estos

recursos, evitar los impedimentos y obtener los objetivos. Se elige la estrategia más efectiva. Se toman decisiones de tipo práctico y de organización

(estructura necesaria, quién hace qué, presupuesto, agenda). Se toman decisiones sobre la supervisión, los informes y la

evaluación.

La pregunta de gestión ”¿Qué queremos?” tiene que ver con los tres primeros temas de la lista anterior: 

¿Cuál es el problema? Definir la meta como solución al problema. Desglosar la meta en un conjunto limitado de objetivos.

Nuestros objetivos especifican lo que queremos. Son la respuesta al problema prioritario que quiere resolver la comunidad al enfocarse en un proyecto.

La pregunta de gestión “¿Qué tenemos?” se enfoca mediante el tema: 

Identificar recursos e impedimentos.

La pregunta “¿Que tenemos?” se puede mirra desde dos puntos de vista opuestos y complementarios: (1) qué es valioso o útil dentro de lo que tenemos (es decir qué recursos tenemos que nos puedan ayudar a conseguir lo que queremos) y (2) qué puede obstaculizar (impedimentos) el camino para lograrlo.

La pregunta “¿Cómo utilizar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?” se refiere a los tres puntos: 

Generar un conjunto de estrategias para utilizar los recursos, evitar los impedimentos y obtener los objetivos.

Elegir la estrategia más efectiva. Decidir la organización que se requiere para tener éxito

(estructura, quién hace qué, presupuesto, agenda).

Pueden resultar diversas estrategias, siendo deseable aprender a depurar la existencia de varias alternativas y seleccionar la más adecuada, mediante un buen trabajo de grupo. Así se logra que el proceso de toma de decisiones sea más participativo.

La organización de las actividades exige acciones de liderazgo y debe estar por supuesto basada en los objetivos y la estrategia elegidos por la comunidad.

Dependiendo del tipo de proyecto, puede ser muy importante definir lo relacionado con presupuestos. 

Puede que se requiera elaborar presupuestos detallados. Estos deben quedar por escrito, considerando los distintos aspectos, en forma de una tabla . Cada línea de esta tabla incluye los costos de cada punto del presupuesto. Las líneas se agrupan según los tipos similares de gastos y se totaliza. Tal presupuesto debe ser una estimado realista de los costos comprendidos en la puesta en marcha del proyecto.

Puede que sea necesario conseguir financiación para adelantar el proyecto. En tal caso, debe explorarse y definirse el potencial para una eventual autofinanciación por parte de la comunidad misma o la financiación por parte de otros medios distintos.

Deben definirse las contribuciones de los miembros de la comunidad, en lo posible, en términos monetarios. Igualmente los demás aportes comunitarios que están disponibles para el proyecto.

Cuando se trate de recursos externos, deben definirse las cantidades esperadas, las acciones para gestionarlos y las responsabilidades que se asumen por parte de los miembros de la comunidad.

El tema del manejo ordenado del dinero y de los recursos es de suma importancia. Debe existir un manejo transparente, actualizado y ordenado de las cuentas. En este manejo reside buena parte del éxito o del fracaso de los proyectos comunitarios. La cuarta cuestión “¿Qué pasará cuando lo hagamos?” tiene que ver con muchos puntos importantes del diseño del proyecto que se resumen en tres: 

Supervisión Reportes e informes.

Evaluación.

Estos son temas esenciales, pero frecuentemente ignorados por los líderes de las comunidades, sobre todo cuando tienen poca experiencia.

La supervisión es el seguimiento de la marcha del proyecto según se va completando. Se deben supervisar tanto las acciones emprendidas, como también los resultados de estas acciones. Lo que se quiere es mantener el proyecto en el buen camino. La tendencia natural de las cosas es a que se deterioren. Por ello se requiere una cariñosa atención para mantenerlas dentro de los objetivos deseados.

Los informes o reportes son los medios, verbales a veces, otras veces escritos, para mantener informada a la comunidad y a los demás implicados, sobre el desarrollo del proyecto. Las personas son curiosas por naturaleza, desean estar informadas. Ello mantiene el compromiso y el entusiasmo. La falta de información genera desconcierto y desánimo.

La evaluación se hace para examinar lo que está sucediendo y los impactos y resultados de las acciones. Lo normal es que haya cierta complejidad en los proyectos y que se generen resultados inesperados. Por ello, debe ser posible cambiar los planes, las metas, los objetivos y las estrategias si hace falta.

La comunidad debe tener la sabiduría para ajustar el proyecto hasta lograr objetivos que contribuyan a su crecimiento, a la amistad, al fortalecimiento, a la unidad.

En los procesos de supervisión pueden intervenir los miembros de la comunidad, los coordinadores de la comunidad de comunidades y las entidades externas, según el caso. Cuando hay donantes, es vital la rendición de cuentas. En ciertos casos, el diseño del proyecto debe llegar hasta señalar cómo se medirán los logros y cómo se verificarán...............Igualmente es a veces necesario definir en el diseño del proyecto cómo preparar y entregar los informes. En general se debe enfatizar la información sobre los resultados del proyecto, comparándolos con los objetivos y no solamente informar de las actividades realizadas.

Aunque las cuatro preguntas clave de la gestión, y su ampliación a los diferentes temas señalados abarcan lo esencial del diseño de proyectos comunitarios, hay algunos otros elementos que se pueden añadir a este diseño. 

Título del proyecto. Cuando se titulan las cosas se tiene un mayor sentido de pertenencia.

Descripción de los beneficiarios y cómo se benefician. Es importante enfocarse en el servicio cuando se trabaja comunitariamente.

Situaciones existentes y problemas que se van a resolver. El espíritu del mejoramiento continuo mantiene viva a la comunidad.

Metas y actividades. Cuando se expresan las metas en forma clara son mayores las posibilidades de éxito. Cuando para cada meta se señalan actividades, es más factible trabajar de forma coherente y organizada.

Agenda y etapas del proyecto. El manejo adecuado del tiempo, en un mundo lleno de afanes e incumplimientos es vital, si no se quiere recargar a la comunidad con frustraciones. Cada actividad tiene su tiempo y su afán propio y es importante cumplir lo que se promete.

Perfil y diagrama de la comunidad y de su capacidad de organización. La idea es avanzar de forma gradual, adquirir experiencia de forma continua, conocerse a si misma como comunidad a través de la práctica de los desafíos posibles, hacia la gran utopía.

Análisis de los costos y beneficios. Se trata de recapitular, para poder celebrar los éxitos. Se trata de modelar los proyectos hacia otros grupos humanos, de entender la extensión de los logros, de ser conscientes de los esfuerzos.

Descripción de las tareas. En ciertos casos se debe profundizar sobre las tareas, especialmente cuando hay falta de conocimiento y de práctica. Es posible que se requiera capacitación y entrenamiento. Es importante que las personas conozcan sus limitaciones y habilidades.

Elaboración de resúmenes. Puede ser importante hacer un resumen del proyecto, para explicarlo a otros, para comprenderlo mejor. 

Lista modelo para el diseño de proyecto

La tabla siguiente muestra lo que podría ser una lista modelo de temas a considerar en el diseño de un proyecto comunitario: 

Tema ComentarioTítulo del proyecto Que sea llamativo. Que energice.Situación Lo que se quiere resolver. El problema

que justifica el proyecto.La meta La solución que se va a dar. El aporte

del proyecto.Los objetivos Los deseos del proyecto.Los recursos Con lo que se cuenta. Con lo que se

podría contar, dentro o fuera de la comunidad.

Los impedimentos Riesgos o dificultades a tener en cuenta.

Estrategias posibles Las formas en que se pueden lograr los objetivos. Las alternativas de solución.

Estrategia seleccionada

Aquella que el grupo escoge de forma participativa y unitaria. Se siente bien, es posible y se puede ejecutar.

Organización Cómo se van a organizar las cosas para que todo salga bien. Responsabilidades. Presupuesto y cómo se gestiona.

Supervisión Seguimientos a llevar a cabo. Aspectos que indican que todo va según lo previsto.

Reportes Formas de dar a conocer el proyecto, su avance, sus resultados. Cómo sentirse informado y entusiasta.

Evaluación Cómo se miden los resultados. Formas de revaluar el proyecto para que salga muy bien.

Otros temas Temas más técnicos, presupuesto detallado, agenda, listas, diagramas, información complementaria

Planificación de un proyecto

La palabra inglesa SMART significa inteligente. Se acostumbra utilizarla como acrónimo de los adjetivos Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (realizable), Realistic (realista) y Time-Bound (limitado en tiempo). Un buen objetivo es SMART, es decir, cumple los adjetivos señalados.

Los objetivos son las formas de especificar las metas. Al preparar el diseño de un proyecto, se establecen las metas del proyecto. La meta se define fácilmente como la solución del problema que se ha identificado. En general una meta es demasiado general y no fácil obtener un consenso sobre cuándo se ha logrado. . ...Por esta razón, se trabajan las metas mediante objetivos. Un objetivo se deriva de una meta, tiene la misma intención que una meta, pero es más especifico, cuantificable y verificable que la meta.

Por ejemplo, supóngase que el problema identificado por los miembros de la comunidad es “falta de conocimientos sobre la Iglesia”.  Por tanto, la solución a ese problema, la meta, es “traer conocimientos sobre la Iglesia a la comunidad”. Se puede demostrar al grupo la vaguedad de esta meta saliendo de la sala, volviendo con un libro sobre la historia de la Iglesia y mostrándoselo. “Muy bien,

aquí está el conocimiento deseado. Ya lo he traído a la comunidad. Es decir, ¿ya se ha completado el proyecto?, ¿hemos conseguido nuestra meta?” . Suponemos que se reirán o dirán que obviamente ellos no se referían a un libro que nadie ha leído cuando dijeron “traer el conocimiento a la comunidad”. La respuesta es, entonces, que el diseño del proyecto o la propuesta debe ser más específico sobre cada objetivo, para que no haya lugar a diferentes interpretaciones.

Un objetivo tipo SMART para esta meta de traer conocimiento sobre la Iglesia a la comunidad, podría ser organizar una serie de charlas mensuales, en las reuniones de comunidad, durante los próximos doce meses, sobre la historia de la Iglesia, de forma que se examinen las dudas que las personas tienen sobre el papel de la Iglesia en el desarrollo humano.

Los adjetivos SMART se refieren a los siguiente: Específicos: Es decir, claros sobre el qué, el dónde, cuándo y cómo se va a cambiar la situación que se desea mejorar. 

Medibles: Es decir, que sea posible cuantificar los logros y beneficios. 

Realizables: Es decir, que sea posible lograr los objetivos, conociendo los recursos y las capacidades disponibles para la comunidad. Que no se dé lugar a una frustración.

Realista: Es decir, que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo 

Limitado en tiempo : Es decir, que se establezca el periodo de tiempo en el que se debe completar.

Proponemos a las comunidades EAS que ensayen esta metodología de planeación de proyectos a algunas de las situaciones existentes en los grupos. Por ejemplo:

- Cómo fortalecer el compromiso.- Cómo fortalecer la formación sobre temas importantes para los

EAS.- Cómo fortalecer el compartir del día de vida.- Cómo fortalecer y enriquecer el compartir.- Cómo ser más profundos y sentidos en la oración.- Proyectos que se desean emprender en grupo.

El síndrome de dependencia

Cuando los miembros de una comunidad carecen de confianza en sí mismos es difícil embarcarse en proyectos, ¿qué es lo que hace falta cambiar en este caso?

En este caso se podría hablar del “síndrome de dependencia”, que es la actitud y la creencia de que un grupo no puede resolver sus propios problemas sin ayuda externa.

Para entender este síndrome, considérese el caso de una entidad externa, por ejemplo una ONG internacional, que llega a un barrio y entrega algún tipo de mejora (por ejemplo, un suministro de agua). Es natural que las personas del barrio vean la mejora como perteneciente a la agencia externa. Cuando esta agencia se marcha o se queda sin fondos, es muy posible que los miembros de la comunidad no tengan la motivación para reparar y mantener la mejora o para sostener el servicio con miras a que se siga utilizando de forma efectiva.

Para que ello pueda ocurrir, los miembros de la comunidad deben tener un sentimiento de propiedad sobre la mejora. Este sentimiento de responsabilidad se describe a veces como sentido de pertenencia.

Esto se facilita cuando el conjunto de la comunidad se ha visto inmersa en las decisiones relacionadas con la mejora (planificación y gestión) y sobretodo cuando ha contribuido de buena gana a los costos de su construcción. Es evidente que en todo servicio o mejora se debe prever la necesidad de reparación y mantenimiento..Aunque siempre se ha considerado la auto confianza de las comunidades como algo bueno, que promueve las bases de la democracia, los derechos humanos y la dignidad humana, en la actualidad se va mucho más lejos que todo eso. Si las comunidades no pueden  fortalecerse y hacerse autosuficientes, sencillamente no se desarrollarán, y por tanto, la pobreza y la apatía acabarán por destruirlas.

Esto no se refiere solamente a proyectos sociales para barrios pobres. Tiene que ver con todos los ámbitos. Si una pequeña comunidad EAS cree que no es capaz de hacer proyectos, que todo debe llegar de la dirección o de la coordinación, se genera una falta de sentido de pertenencia y una tendencia a criticar las propuestas externas. Contrarrestar la dependencia es entonces una meta importante. Esta es la razón para emprender proyectos propios. Cuando una pequeña comunidad se compromete con un proyecto, tiene la oportunidad para aprender a obtener recursos, especialmente cuando todos sus miembros se entregan generosamente. Se aprenden todas las virtudes de la independencia: cómo conseguir el dinero y otros recursos, cómo asegurarse de que las cuentas sean transparentes y simples, cómo convertir las donaciones no monetarias en valores

tangibles, cómo administrar el tiempo, cómo trabajar en grupo, cómo evaluar, cómo reportar, cómo organizar eventos, cómo celebrar los logros.

Recursos internos comunitarios

Cuando una comunidad decide utilizar más de sus propios recursos, se hace más autosuficiente. ¿Qué recursos propios se pueden identificar y utilizar en comunidades como las de los EAS?

Si nos atrevemos a hacer una lista de nuestras fortalezas y recursos comunitarios, eso nos va a impulsar en la dirección de la autosuficiencia, de la capacidad para realizar proyectos.

Sugerimos la siguiente lista: Nuestra capacidad propia para comprometernos con

donaciones: dinero, tierra, edificios, suministros y elementos. Nuestra capacidad de realizar contactos con otras personas y

entidades generosas que quieran apoyar nuestros proyectos. Nuestra capacidad para realizar gestiones de tipo comercial o

de relaciones: gestión de obsequios de empresas y negocios que quieran anunciar sus buenas intenciones y apoyar a la comunidad.

Capacidad para emprender actividades que generan recursos, por ejemplo balies, rifas, bazares, costureros, subastas.

Nuestra capacidad de aportar trabajo comunal: tiempo y esfuerzo donado por los miembros de la comunidad, algunos no especializados y otros especializados, en todo tipo de actividades.

Nuestra capacidad para enseñar y compartir. Nuestras bibliotecas familiares. Recursos de las empresas en las que trabajamos. Nuestra experiencia. Nuestro acompañamiento y ánimo. Nuestra capacidad para aportar alimentos y sus preparación. Nuestra capacidad para gestiones con el estado, con

Organizaciones no gubernamentales (ONGs), con benefactores que quieren permanecer en el anonimato.

Conclusiones

Pensamos que este escrito puede contribuir a que los EAS crezcan en su capacidad para participar y aportar en la comunidad de comunidades a nivel local, nacional e internacional.

Sugerimos a los EAS ensayar esta metodología de proyectos u otra similar o mejorada, para fortalecer las comunidades. Igualmente a nivel personal y familiar.

Un proyecto que les proponemos es que participen en la elaboración de estos Escritos de Formación en forma comunitaria, que cada comunidad contribuya con un tema y lo envíe al Comité de Formación para ser incluido en la entregas regulares como esta.