REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DR. RAFAEL BELLOSO CHACIN FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA NASE C.A.

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRESENTADO POR:

BR. CASTELLANOS, BETTSY C.I. # V- 12.945.O93

BR. CHACIN, SILVIA C.I. # V- 14.136.443

ASESORADO POR:

ECON. DOMINGA MELÉNDEZ

SOC. NEREIDA RADA

MARACAIBO, JUNIO 2001

DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO PARA EL

DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA NASE C.A.

DEDICATORIA

A Dios y a la Virgen pues pensaron este momento en nuestras vidas

desde antes de nuestro crecimiento, y sin ellos no hubiese sido posible estar

donde estamos hoy ...

A nuestros padres por apoyarnos y animarnos siempre, para alcanzar

los retos que nos hemos propuesto durante nuestras vidas ...

A nuestros hermanos y demás familiares porque de alguna u otra

manera siempre estuvieron allí para apoyarnos en nuestras alegrías y tristezas

durante nuestro camino ...

Bettsy Castellanos y Silvia Chacín.

AGRADECIMIENTOS

Un especial y sincero agradecimiento a nuestros tutores: Nereida Rada y Dominga

Meléndez; quienes con su paciencia, apoyo y cariño, nos guiaron siempre hacia la

consecución de esta investigación.

A nuestros profesores los cuales nos formaron en nuestra carrera: Eleida Quiva,

Mauricio Parra, Rafael Paz, Alexander Larez, Amy Mosquera, Nívea Petit, Geralin Blanco,

Sonia Durán, Mineira Finol, entre otros.

A nuestros amigos: María Alejandrina Chávez, Belkis Lara, Silvia Sánchez, María

Cristina Alcalá, Nora Pons, Daniel Tineo, Ender Ocando, por brindarnos su ayuda y

comprensión.

Y a todas aquellas personas que nos ayudaron en este proyecto, ¡¡¡

MUCHAS GRACIAS !!! .

Bettsy Castellanos y Silvia Chacín.

RESUMEN

CASTELLANOS, Barrera; Bettsy Beatriz, y Chacín Ríos Silvia Elena. Diseño de un modelo Administrativo para el departamento contable de Constructora NASE C.A. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Administración de Empresas. Maracaibo. Estado Zulia. 2001. 357 paginas.

El presente estudio estuvo dirigido a diseñar un modelo administrativo para el departamento contable de la Constructora NASE C.A. El tipo de investigación fue descriptiva, aplicada y de campo. Se utilizó un diseño no experimental transversal. La población estuvo conformada por 2 analistas que laboran en el Departamento Contable de la empresa y los procesos que son objeto de análisis como parte fundamental del estudio. Se utilizó una entrevista semi estructurada para medir los aspectos relativos al propósito del estudio, validada por expertos. Los datos obtenidos fueron analizados con el conteo natural o frecuencias absolutas (F). Los resultados indicaron que la empresa cuenta con fortalezas como procesos para discriminar las Cuentas Contables que determinan el Balance General y el Estado de Resultados de la empresa, así como la capacidad de recopilar, procesar y revisar información tributaria. En cuanto a las oportunidades indicaron que las tendencias tecnológicas. Reportaron debilidades centradas en la información retrasada. Finalmente, entre las amenazas destacaron las tendencias políticas y económicas del país son las que más afectan actualmente la contabilidad de la empresa. Se establecieron los objetivos y metas, para el departamento contable de la Constructora NASE C.A. Se determinó que deben aplicarse estrategias para motivar, dirigir a los empleados, y fomentar el proceso de comunicación y de trabajo en equipo; así como establecer una estructura organizativa formal que especifique las líneas jerárquicas, la cadena de mando y las funciones del departamento. En cuanto al flujograma, no existe organización alguna y que las actividades contables se ejecutan en la forma como se van requiriendo por lo cual el diseño del modelo administrativo se apoya en dicha información. Palabras Claves: Modelo Administrativo, Flujograma de procesos, objetivos, metas, estructura organizacional.

INDICE GENERAL

VEREDICTO....................................................................................................................... iii

DEDICATORIA................................................................................................................... v

AGRADECIMIENTOS......................................................................................................... vi

RESUMEN........................................................................................................................... vii

INDICE GENERAL............................................................................................................. viii

INDICE DE FIGURAS........................................................................................................ xiii

INDICE DE CUADROS...................................................................................................... xiv

INDICE DE TABLAS......................................................................................................... xv

INDICE DE DIAGRAMAS................................................................................................. xix

INDICE DE ANEXOS......................................................................................................... xx

INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 1

CAPITULO I: EL PROBLEMA.......................................................................................... 4

1. Planteamiento del problema............................................................................................. 5

1.1 Formulación del problema.......................................................................................... 11

2. Objetivos a cumplir......................................................................................................... 12

2.1 Objetivo general.......................................................................................................... 12

2.2 Objetivos específicos.................................................................................................. 12

3. Justificación e importancia de la investigación............................................................... 13

4. Delimitación de la investigación..................................................................................... 16

5. Alcance............................................................................................................................. 16

CAPITULO II: MARCO TEORICO..................................................................................

1. Antecedente de la investigación......................................................................................

2. Bases teóricas..................................................................................................................

2.1 Modelo administrativo................................................................................................

2.1.1 Etapas del modelo..................................................................................................

2.1.1.1 Planificación.....................................................................................................

2.1.1.1.1 Definición e importancia.............................................................................

2.1.1.1.2 Elementos de la planificación......................................................................

2.1.1.1.3 Planificación estratégica..............................................................................

2.1.1.1.3.1 Diagnóstico bajo el enfoque estratégico.................................................

2.1.1.1.3.2 Principales aspectos del diagnóstico bajo un enfoque estratégico.........

2.1.1.1.3.3 Análisis de fortaleza, oportunidades, debilidades y

amenazas (FODA)................................................................................

2.1.1.2 Organización......................................................................................................

2.1.1.2.1 Definición e importancia...............................................................................

2.1.1.2.2 Elementos básicos de la organización...........................................................

2.1.1.2.3 Tipos de organización...................................................................................

2.1.1.2.4 Diseño organizacional...................................................................................

2.1.1.2.5 Etapas de la organización..............................................................................

2.1.1.2.6 Estructuras organizacionales.........................................................................

2.1.1.2.7 Técnicas de organización..............................................................................

2.1.1.3 Dirección............................................................................................................

2.1.1.3.1 Definición e importancia...............................................................................

2.1.1.3.2 Etapas de dirección.......................................................................................

2.1.1.4 Control...............................................................................................................

2.1.1.4.1 Definición e importancia...............................................................................

2.1.1.4.2 Etapas del control..........................................................................................

2.1.1.4.3 Factores que comprende el control...............................................................

2.1.1.4.4 Características del control.............................................................................

2.1.1.4.5 Técnicas e instrumentos de control...............................................................

2.2 Conocimiento y comprensión de los procesos............................................................

2.2.1 La naturaleza de los procesos.................................................................................

2.2.2 Identificación del proceso......................................................................................

2.2.3 Definición del proceso...........................................................................................

2.2.4 Sistema de medición y puntos de control del proceso...........................................

2.2.5 Obtención de datos del proceso.............................................................................

2.2.6 Análisis del proceso...............................................................................................

2.2.7 Selección de los procesos para mejoramiento........................................................

2.2.8 Suministrar descripciones del trabajo a los responsables del Proceso..................

2.2.9 Medidas y objetivos de efectividad, eficiencia y adaptabilidad.............................

2.2.10 Modernización del proceso..................................................................................

2.3 Aspectos contables......................................................................................................

2.3.1 Procedimientos contables.......................................................................................

2.3.2 Técnicas para documentar y comunicar decisiones...............................................

2.3.3 Los estados financieros..........................................................................................

2.3.4 Manuales de contabilidad.......................................................................................

3 Definición de términos básicos........................................................................................

4 Sistemas de variable.........................................................................................................

4.1 Modelo administrativo................................................................................................

CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO..................................................................

1. Tipo de investigación......................................................................................................

1.1 Diseño de la investigación..........................................................................................

2 Población........................................................................................................................

3. Técnicas e instrumentos de recolección de datos............................................................

3.1 Validez........................................................................................................................

CAPITULO IV: ANÁLISIS DE RESULTADOS..............................................................

1. Presentación de los resultados.........................................................................................

1.1 Análisis de la entrevista semi – estructurada aplicada al personal..............................

1.2 Análisis de los procesos..............................................................................................

2. Interpretación de los resultados......................................................................................

CAPITULO V: DISEÑO...................................................................................................

1. Justificación del modelo administrativo.........................................................................

2. Conceptualización del modelo administrativo................................................................

3. Beneficios del modelo administrativo.............................................................................

4. Metodología del modelo administrativo.........................................................................

5. Misión del departamento contable..................................................................................

6. Visión del departamento contable................................................................................... 259

7. Objetivos del modelo administrativo.............................................................................. 260

8. Metas del departamento contable.................................................................................... 262

9. Políticas del departamento contable................................................................................ 264

10. Estructura organizacional del departamento contable.................................................... 266

11. Flujograma de procesos del departamento contable...................................................... 274

12. Matriz FODA para derivar estrategias............................................................................ 285

12.1 Estrategias de motivación para el departamento contable........................................... 286

12.2 Estrategias de dirección para el departamento contable.............................................. 291

12.3 Estrategias de comunicación para el departamento contable...................................... 295

12.4 Estrategias de trabajo en equipo para el departamento contable................................. 298

13. Instrumentos de control para el departamento contable................................................. 302

CONCLUSIONES................................................................................................................ 312

RECOMENDACIONES....................................................................................................... 318

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS................................................................................. 323

ANEXOS.............................................................................................................................. 329

INDICE DE FIGURAS

Figura # 1: Organigrama vertical.......................................................... 69

Figura # 2: Organigrama horizontal..................................................... 69

Figura # 3: Organigrama mixto............................................................ 70

Figura # 4: Organigrama circular......................................................... 71

Figura # 5: Símbolo de los flujogramas................................................ 74

Figura # 6: Sistema de calidad y mejoramiento continuo.................... 79

Figura # 7: Modelo del proceso de comunicación............................... 89

Figura # 8: Jerarquía de necesidades de Maslow............................... 101

INDICE DE CUADROS

Cuadro # 1: Operacionalización de variables....................................... 159

Cuadro # 2: Distribución de los sujetos de la población..................... 168

Cuadro # 3: Distribución de los objetos de la población..................... 169

INDICE DE TABLAS

Tabla # 1: Fortalezas de los procesos administrativos actuales................... 175

Tabla # 2: Oportunidades de los procesos administrativos actuales............ 176

Tabla # 3: Debilidades de los procesos administrativos actuales................. 177

Tabla # 4: Amenazas de los procesos administrativos actuales................... 178

Tabla # 5: Logros que debe tener el departamento contable a largo

plazo............................................................................................

179

Tabla # 6: Elementos que deben permitir identificar el logro de los

Objetivos.....................................................................................

180

Tabla # 7: Tiempo estipulado para alcanzar los objetivos........................... 181

Tabla # 8: Aspiraciones que debe tener el departamento contable a

corto plazo...................................................................................

182

Tabla # 9: Elementos que deben permitir identificar el logro de las

metas............................................................................................

183

Tabla # 10: Tiempo estipulado para alcanzar las metas................................ 184

Tabla # 11: Tipo de recompensa................................................................... 185

Tabla # 12: Reconocimiento del trabajo realizado por parte del

supervisor...................................................................................

186

Tabla # 13: Reconocimiento que debe obtener el personal........................ 187

Tabla # 14: Nivel de motivación................................................................... 188

Tabla # 15: Técnicas motivacionales............................................................ 189

Tabla # 16: Grado de responsabilidad del puesto......................................... 190

Tabla # 17: Grado de responsabilidad conferido para realizar las

labores........................................................................................

191

Tabla # 18: Mejoramiento de las instalaciones............................................. 192

Tabla # 19: Higiene del sitio de trabajo........................................................ 193

Tabla # 20: Estilo de liderazgo......................................................................

Tabla # 21: Flexibilidad en el estilo de mando del supervisor......................

Tabla # 22: Participación de los supervisados en la toma decisiones...........

Tabla # 23: Pertinencia de la comunicación.................................................

Tabla # 24: Efectividad de la comunicación.................................................

Tabla # 25: Flujo de comunicación...............................................................

Tabla # 26: Flujo de información adecuado................................................

Tabla # 27: Sistema de comunicación...........................................................

Tabla # 28: Medios de comunicación...........................................................

Tabla # 29: Trabajo en equipo entre los gerentes y los empleados..............

Tabla # 30: Tipos de equipos.......................................................................

Tabla # 31: Estructura formal ......................................................................

Tabla # 32: Estructura formal para canalizar adecuadamente la

información................................................................................

Tabla # 33: Estructura formal para optimizar los procesos ..........................

Tabla # 34: Niveles jerárquicos.....................................................................

Tabla # 35: Unidades estructurales del departamento contable....................

Tabla # 36: Importancia de los niveles jerárquicos para los gerentes...........

Tabla # 37: Tipo de organigrama..................................................................

Tabla # 38: Cadena de mando del departamento contable............................

Tabla # 39: Líneas de autoridad....................................................................

Tabla # 40: Delegación de funciones considerando las capacidades del

personal supervisado.................................................................

Tabla # 41: Cargos adscritos al departamento contable................................

Tabla # 42: Tareas del puesto de trabajo......................................................

Tabla # 43: Tareas que deben mejorarse, eliminarse o incluirse..................

Tabla # 44: Funciones principales del cargo................................................

Tabla # 45: Procesos en los que su puesto debe intervenir...........................

Tabla # 46: Inicio de cada uno de los procesos............................................

Tabla # 47: Pasos que luego por orden se deben ejecutar............................ 221

Tabla # 48: Otros puestos que intervienen en cada proceso......................... 222

Tabla # 49: Procesos de los cargos del departamento contable asistente # 1 224

Tabla # 50: Procesos de los cargos del departamento contable asistente # 2 225

INDICE DE DIAGRAMAS

Diagrama # 1: Jerarquía del departamento contable........................... 266

Diagrama # 2: Organigrama de la Constructora NASE C.A................ 267

Diagrama # 3: Organigrama del departamento contable...................... 268

Diagrama # 4: Procedimientos generales del departamento contable.. 275

Diagrama # 5: Flujograma de procesos del departamento contable..... 278

INDICE DE ANEXOS

Anexo # 1: Entrevista Semi – Estructurada........................................ 330

Anexo # 2: Instrumento de Validación................................................. 337

INTRODUCCION

1

INTRODUCCIÓN

Los procesos desde un punto de vista macro; abarcan las actividades claves

requeridas para manejar y/o dirigir la organización. Pudiéndose estos por su magnitud

subdividirse en sub. procesos que tienen una relación lógica de actividades

secuenciales que contribuyen a lograr la misión del mismo.

Por consiguiente, utilizar un modelo administrativo constituye una eficaz

decisión en las organizaciones modernas, debido a que de esta manera se adecuan

todos los recursos existentes para lograr los propósitos previstos.

Lo anterior lleva a considerar la necesidad de realizar el modelo administrativo

para el departamento contable de la empresa objeto de estudio, con lo cual se podrá

ofrecer a la misma una valiosa herramienta de trabajo que oriente las acciones del

personal y contribuye con la consecución de los objetivos y metas en forma eficiente.

Por tanto, el objetivo de este trabajo se centró en diseñar un modelo

administrativo para el departamento contable de la Constructora NASE C.A.

INTRODUCCION

2

Para ello se procedió a:

Diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos que se

realizan en el departamento contable de la Constructora NASE C.A.

Establecer objetivos y metas, para el departamento contable.

Diseñar estrategias que permitan motivar, dirigir a los empleados,

fomentar los procesos de comunicación y de trabajo en equipo.

Establecer la estructura organizativa.

Determinar las funciones inherentes a cada puesto de trabajo.

Diseñar flujogramas de procesos.

INTRODUCCION

3

Esta investigación se estructura en cinco capítulos:

El Capítulo I abarca el planteamiento del problema, formulación del

problema, objetivos a cumplir entre los cuales tenemos objetivo general y objetivos

específicos, justificación e importancia de la investigación, delimitación de la

investigación y el alcance.

El Capítulo II expone el antecedente de la investigación, bases teóricas,

definición de términos básicos y los sistemas de variable.

El Capítulo III señala el tipo de investigación, población y las técnicas e

instrumentos de recolección de datos.

El Capítulo IV analiza la presentación de resultados e interpretación de los

resultados.

El Capítulo V presenta el diseño; dentro del mismo tenemos la justificación,

conceptualización, beneficios, y metodología del modelo administrativo, además de

la misión, visión, objetivos, metas, políticas, estructura organizacional, flujograma de

procesos, estrategias de motivación, de dirección, de comunicación, de trabajo en

equipo para el departamento contable.