Diseño de un sistema de costo para la empresa Services V&M ...
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Diseño de un sistema de costo para la empresa Services V&M SAS Zomac, del municipio de Arauquita Presentado por: Rulber Barrozo Ravelo Trabajo de grado para optar al título profesional de contador público Directora práctica profesional: Fanny Amanda Chacón Contreras Contadora Pública. Especialista en Revisoría fiscal y Contraloría Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Arauca Facultad de ciencias administrativas, económicas y contables Programa de Contaduría Pública Arauca, Colombia 2021
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Diseño de un sistema de costo para la empresa Services V&M SAS Zomac, del municipio de
Arauquita
Presentado por:
Rulber Barrozo Ravelo
Trabajo de grado para optar al título profesional de contador público
Directora práctica profesional:
Fanny Amanda Chacón Contreras
Contadora Pública. Especialista en Revisoría fiscal y Contraloría
Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Arauca
Facultad de ciencias administrativas, económicas y contables
Programa de Contaduría Pública
Arauca, Colombia
2021
Nota de aceptación:
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________________________________
Fanny Amanda Chacón Contreras
Directora práctica profesional
Arauca, 2021
3
Resumen
Esta investigación de metodología mixta contribuyó a que la empresa SERVICES V&M
SAS ZOMAC empezara a tener en cuenta varios factores fundamentales para ofrecer servicios de
calidad, tales como: establecer precios que les resultara atractivos a sus clientes potenciales;
identificar realmente los costos que comprenden su actividad, asunto fundamental para el
desarrollo de la empresa; ejecución de estrategias con el fin de llegar a las metas establecidas en
el sistema de costo, etc.
La información presentada aquí está basada en la experiencia de práctica profesional en la
empresa ya mencionada y sustenta los datos, tanto de fuentes disciplinares relevantes, como de la
experiencia propia con instrumentos como diario de campo, entrevistas, entre otros.
Palabras clave: sistema de costos, transporte, empresa, Arauca.
4
Abstract
This mixed methodology research contributed to the company SERVICIOS V&M SAS
ZOMAC beginning to take into account several fundamental factors to offer quality services, such
as: setting prices that are attractive to potential customers; really identify the costs that comprise
its activity, a fundamental matter for the development of the company; execution of strategies in
order to reach the goals established in the cost system, etc.
The information presented here is based on the experience of professional practice in the
aforementioned company and supports the data, both from relevant disciplinary sources, as well
as from own experience with instruments such as field diary, interviews, among others.
Keywords: cost system, transportation, company, Arauca.
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Agradecimientos
A mi hija, el motor de mi vida, mi inspiración para crecer como persona y profesional. A mis
demás familiares y a mis amigos por su ayuda y apoyo durante este largo proceso académico. A la
empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC, que me abrió las puertas para realizar la práctica
empresarial y poder dar origen a este trabajo. A la Universidad Cooperativa de Colombia y a toda
su planta educativa. A la docente Fanny Amanda Chacón, tutora de prácticas, que siempre estuvo
presta a la orientación en el desarrollo de este trabajo.
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Contenido
Introducción ............................................................................................................................................. 8
1. Título .............................................................................................................................................. 10
2. Descripción de la empresa ............................................................................................................. 10
2.1. Nombre y logotipo .................................................................................................................. 10
2.2. Caracterización operativa ........................................................................................................ 10
Objetivo general de la empresa ..................................................................................................... 11
2.3. Aspectos teleológicos .............................................................................................................. 11
Misión ............................................................................................................................................. 11
Visión .............................................................................................................................................. 11
2.4. Organigrama Institucional ....................................................................................................... 12
2.5. Parque automotor y tarifas ..................................................................................................... 12
3. Microcontexto ................................................................................................................................ 13
3.1. Contexto geográfico ................................................................................................................ 14
4. Planteamiento del problema .......................................................................................................... 17
4.1. Objetivos ................................................................................................................................. 17
Objetivo general ............................................................................................................................. 17
Objetivos específicos ...................................................................................................................... 17
4.2. Descripción del problema ........................................................................................................ 17
4.3. Formulación del problema ...................................................................................................... 18
5. Justificación.................................................................................................................................... 20
6. Marcos de referencia ..................................................................................................................... 22
6.1. Marco contextual ......................................................................................................................... 22
6.2. Marco legal................................................................................................................................... 24
Decreto 2649 de 1993 ..................................................................................................................... 24
Ley 336 de 1996 “Por la cual se adopta el estatuto nacional de transporte". ............................. 25
Decreto 2228 de 2013 "por el cual se modifican los artículos 1, 3, 4, 5, 11 y 12 del decreto 2092
de 2011 y se dictan otras disposiciones". ...................................................................................... 26
Norma internacional de información financiera No. 1 (NIIF 1) .................................................. 27
6.3. Marco conceptual ........................................................................................................................ 29
6.4. Marco teórico ............................................................................................................................... 32
Pasos para el diseño de un sistema de costos estándar ................................................................. 42
7
Elementos para tener en cuenta para el diseño de un sistema de costos estándar en Colombia
NIIF ................................................................................................................................................ 43
7. Limitaciones y alcances ................................................................................................................. 46
7.1. Limitaciones. ................................................................................................................................ 46
7.2. Alcances. .................................................................................................................................. 46
8. Metodología .................................................................................................................................... 46
8.1. Tipo de Investigación. .................................................................................................................. 46
8.2. Métodos de recolección de la información. ................................................................................. 46
9. Población y Muestra .......................................................................................................................... 47
9.1. Población...................................................................................................................................... 47
9.2. Muestra. ....................................................................................................................................... 47
10. Resultados esperados ....................................................................................................................... 47
11. Presupuesto ...................................................................................................................................... 48
12. Cronograma ..................................................................................................................................... 49
13. Conclusión ........................................................................................................................................ 50
14. Recomendaciones ............................................................................................................................. 50
15. Referencias bibliográficas ............................................................................................................... 52
16. ANEXOS .......................................................................................................................................... 57
Fotografías que constatan el ejercicio de práctica profesional........................................................... 57
Imágenes informativas de la flota de SERVICES V&M SAS ZOMAC .................................................... 58
Cotizaciones y adquisición de productos en SERVICES V&M SAS ZOMAC .......................................... 59
Certificado de realización de práctica profesional en SERVICES V&M SAS ZOMAC ............................ 65
Lista de ilustraciones
Ilustración 1. Logotipo de SERVICES V&M SAS ZOMAC....................................................................... 10
Ilustración 2. Organigrama institucional de la empresa .......................................................................... 12
Ilustración 3. Ubicación del municipio de Arauquita ............................................................................... 14
Ilustración 4. Sistema de costeo estándar. ............................................................................................... 34
Ilustración 5. Punto de Equilibrio............................................................................................................ 38
Lista de tablas
Tabla 1. Tarifas para el servicio de transporte. ....................................................................................... 13
Tabla 2. Disponibilidad de vehículos ....................................................................................................... 13
Tabla 3. Presupuesto. .............................................................................................................................. 48
Tabla 4. Cronograma .............................................................................................................................. 49
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Introducción
Las empresas son el motor que impulsa el vehículo de desarrollo económico de un país, ya
que promueven y generan empleo mientras dinamizan la economía gracias al dinero circulante que
utilizan a diario para comprar insumos y pagar a acreedores e impuestos. Una economía boyante
necesita de empresas saludables y bien gerenciadas.
La coyuntura actual de apertura económica y globalización exige que el contador público,
sobre todo el de la Universidad Cooperativa de Colombia, asuma el reto de prestar sus servicios
profesionales a las organizaciones que así lo requieran con el objetivo de contribuir a que estas
influyan en los mercados ofertando productos y servicios con los mejores estándares de calidad y
elevados niveles de competitividad.
El sistema de información contable es una de las variables que certifica el correcto
funcionamiento de una organización, ya que provee insumos que contribuyen al alcance de los
objetivos institucionales y la evaluación de estos. De igual manera, arroja datos precisos con
respecto a la rentabilidad. La “recolección y organización de la información relevante para
cualquier empresa ha sido optimizada durante las últimas décadas por diversos sistemas de
información, unos más complejos que otros y, al mismo tiempo, más útiles, dependiendo de las
necesidades de la empresa” (Miranda y Leal, 2016, p.2).
Por ello, la presente investigación tiene como objetivo principal diseñar un sistema de costo
para SERVICES V&M SAS ZOMAC, que logre mejorar la eficiencia y eficacia en el servicio, y
que sirva también para llevar un control del margen de rentabilidad de la empresa en relación con
el adecuado costo del servicio que consiga satisfacer las necesidades de los clientes y ayude a
mejorar el presupuesto de la entidad.
SERVICES V&M SAS ZOMAC opera de manera eficiente y oportuna en el departamento
de Arauca desde el 15 de enero del 2020 y ha obtenido reconocimiento en el sector de transporte.
Sin embargo, hasta el momento no cuenta con un sistema adecuado que ayude al buen manejo de
costos.
En ese contexto se planteó como pregunta de investigación: ¿De qué manera el diseño del
sistema de costo permitiría medir el margen de rentabilidad y contribuirá a la eficacia y eficiencia
de la prestación del servicio de la empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC?
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Gracias a la revisión bibliográfica se soportó teóricamente la importancia de un sistema de costo
dentro de una organización, ya que este es necesario durante las etapas de planeación, coordinación
y control del proceso administrativo. Al igual, permite que las entidades puedan conocer cuánto
puede costar la operación de un proceso y/o servicio durante cierto periodo de costos (García, C.
2008).
Para la elaboración del presente estudio se abordó una metodología de investigación mixta,
la cual permitió recopilar la información y elementos pertinentes para el adecuado diseño del
sistema de costo.
A continuación, en primer lugar, se presenta una descripción en cuanto a su estructura
organizacional, portafolio de servicios, parque automotor, costos y valores de los servicios
brindados, así como se brinda un microcontexto geográfico y de mercado. Posteriormente, se
desarrolla el planteamiento del problema que ostenta el ejercicio investigativo, después se exponen
diferentes elementos teórico-temáticos junto con el marco normativo que aplica al trabajo y, en la
última sección se presentan las principales conclusiones.
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1. Título
Diseño de un sistema de costo para la empresa de servicio de transporte SERVICES V&M
SAS ZOMAC del municipio de Arauquita, departamento de Arauca
2. Descripción de la empresa
2.1.Nombre y logotipo
Ilustración 1. Logotipo de SERVICES V&M SAS ZOMAC.
Fuente: https://m.facebook.com/Services-VM-SAS-ZOMAC-107704777508253/
2.2.Caracterización operativa
SERVICES V&M S.A.S ZOMAC es una empresa que entró en operación el 15 de enero del
2020 en el departamento de Arauca. El sector comercial en el que se desenvuelve es el de
transporte. Su sede principal se ubica en el municipio de Arauquita, en la carrera 8 No. 2-67, barrio
Las Flórez. Una segunda sede se localiza en el Mpio. de Arauca, en la calle 20 No. 25-20, oficina
202, segundo piso, barrio La Esperanza, su dirección de correo electrónico es:
Desarrolla su actividad en el transporte de materiales granulares; cuenta con personal altamente
calificado, comprometido y responsable, que propende por satisfacer las necesidades de todos sus
clientes. Por ello, planea diversificar e innovar sus servicios para que tengan un alto sentido de
calidad y seguridad.
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Con la adquisición de nuevos vehículos, proyecta mejorar su parque automotor y diversificar
su oferta de transporte (ofrecer servicios especializados en transporte de pasajeros, alquiler y
arrendamiento de vehículos, catering para eventos y otros tipos de comercio al por menor no
realizado en establecimientos, puestos de ventas o mercados) para, de este modo, buscar la
satisfacción de sus clientes.
Objetivo general de la empresa
Brindar a los trabajadores de SERVICES V&M S.A.S ZOMAC y a sus clientes un servicio de
calidad de acuerdo con sus necesidades, cumpliendo con todas las medidas de seguridad exigidas;
y, además, tener la capacidad de poder determinar a tiempo la vida útil del vehículo y los tiempos
exactos de renovación de estos.
2.3.Aspectos teleológicos
Misión
SERVICES S.A.S ZOMAC es una empresa dedicada al transporte de servicios de
transporte especial y alquiler y arrendamiento de vehículos para carga y pasajeros. Su propósito
de brindar un servicio de excelente calidad, con seguridad, eficiencia, responsabilidad y
oportunidad, que garanticen la plena satisfacción de sus clientes.
Visión
SERVICES S.A.S ZOMAC pretende ser líder, en el año 2030, del sector de transporte de
pasajeros en el departamento de Arauca, y brindar a sus usuarios la mejor opción en el servicio de
transporte público de pasajeros por carretera a nivel nacional. Para ello se propone implementar
políticas empresariales que implique adopción de altos estándares de calidad, preservación del
medio ambiente, programas de reposición que permitan contar con un parque automotor moderno
y de alta tecnología, para garantizar despachos puntuales, máxima comodidad y bajos índices de
accidentalidad.
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2.4.Organigrama Institucional
Ilustración 2. Organigrama institucional de la empresa
Fuente: SERVICES V&M SAS ZOMAC
2.5.Parque automotor y tarifas
La empresa cuenta con camionetas doble cabina 4x4 de platón, con capacidad de carga de una
(1) tonelada, modelos 2013 a 2021 de las diferentes marcas de vehículo, tales como Mazda Dimax,
Toyota Hilux, Ford Ranger y Renault Alaskan de placas blancas, servicio público. Todos estos
vehículos poseen la documentación en regla: tarjeta de propiedad, tarjeta de operación, SOAT,
póliza, todo riesgo y póliza contractual y extracontractual.
Las tarifas para la prestación del servicio de transporte personal están establecidas y dependen
del recorrido: la distancia desde el lugar de salida al lugar de llegada, y el retorno, en caso de ser
necesario. También se oferta la contratación por días o por mes. En otros casos, si el vehículo lo
necesitan a todo costo, incluye lo siguiente: la camioneta, el conductor y el combustible, o solo el
alquiler de la camioneta y el cliente se encarga de lo demás.
A continuación, se relacionan unas tablas de las tarifas que se manejan de acuerdo con la
solicitud del cliente:
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Tabla 1. Tarifas para el servicio de transporte.
Tabla 2. Disponibilidad de vehículos
3. Microcontexto
Arauca es un departamento con una preponderante producción ganadera y agrícola; en el
que se destaca la pujanza de sus habitantes y el gran número de microempresas, entre ellas de
transporte especial. El municipio aludido cuenta con aproximadamente 18 empresas de transporte
especial, mientras que Arauquita, otro municipio del Dpto. de Arauca, cuenta con 7. Estas prestan
sus servicios a entidades públicas como las alcaldías, la gobernación, secretarías de despacho
municipales y departamental, y entidades privadas como IPS, cooperativas, fundaciones, ONG,
empresas sin ánimo de lucro, entre otras.
Al analizar el mercado de estas empresas se encontró baja rentabilidad en las utilidades de
los servicios ofrecidos. Una de las causas de esto es el desconocimiento o inadecuada
Fuente: SERVICES V&M SAS ZOMAC
Fuente: SERVICES V&M SAS ZOMAC
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implementación de un sistema de costos; el personal que gestiona esas organizaciones, por lo
general, no tienen conocimientos de contabilidad, por lo que no implementan sistemas contables
aplicables a su actividad económica.
Debido a lo expuesto anteriormente, la mayoría de estas microempresas del sector de
transporte tienen dificultades con el conocimiento de los costos de sus servicios, por lo que se ven
afectadas y eso hace que su incursión en el mercado corra diversos peligros.
Es por esta razón que surge la necesidad de que SERVICES V&M S.A.S ZOMAC diseñe
y aplique un sistema de costo que mejore el valor de los servicios ofrecidos en comparación con
la competencia y genere mayor rentabilidad comercial y posicionarse en el mercado y satisfacer
con mayor eficacia a sus clientes potenciales.
3.1.Contexto geográfico
El presente trabajo investigativo y la propuesta contenida se sitúa en la empresa SERVICES
V&M SAS ZOMAC del Mpio. de Arauquita, depto. de Arauca. Según la Universidad de los Llanos
y la Gobernación de Arauca (2019), Arauquita es un municipio que está ubicado en la República
de Colombia, sobre la orilla derecha del río Arauca, hacia el norte y centro del depto. de Arauca,
y tiene una extensión territorial aprox. de 3060 km2.
Ilustración 3. Ubicación del municipio de Arauquita
Fuente: Universidad de los Llanos y la Gobernación de Arauca, 2019.
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Arauquita pertenece a la cuenca del río Orinoco, y cuenta con bastantes recursos hídricos, que
se originan en su mayoría en la Cordillera Oriental y corren en dirección Este a través de un terreno
plano, lo que origina en su trayecto numerosos ríos y caños secundarios. La gran imponencia
hídrica se evidencia en lagunas y humedales, así como en numerosos ríos, caños y quebradas.
Entre los principales ríos o caños que habitan Arauquita están el río Arauca, el Lipa, el Ele y el
Caranal; estas fuentes fluviales conforman las principales cuencas y subcuencas presentes en el
municipio.
El municipio de Arauquita, por su colocación estratégica, es el epicentro de la vía alterna a la
Ruta de los Libertadores, que comunica el mar Caribe con el mar Pacífico desde Caracas,
Venezuela, hasta el Puerto de Buenaventura; en su entorno territorial, es conocido como el más
grande dentro del depto. de Arauca.
Límites del municipio. Limita al Oriente con el municipio de Arauca; al Occidente con el
municipio de Saravena, en una extensión de 25 kilómetros, aproximadamente, al Norte en toda su
extensión con la República de Venezuela, siendo límite natural el río Arauca; y al Sur con el
municipio de Puerto Rondón; al Suroccidente con los municipios de Fortul y Tame (Pla de
desarrollo Arauquita Sostenible 2020-2023).
Vías de comunicación
Aéreas. No hay acceso aéreo directo al municipio, pero, usando como medio los aeropuertos
de las ciudades de Arauca y Saravena, sus habitantes pueden viajar a y desde cualquier parte del
país por vía aérea.
Terrestres. Partiendo desde la capital existen tres opciones para acceder al municipio. En
primer lugar, está la vía Bogotá - Bucaramanga - Pamplona - Saravena- Arauquita, por la vía de la
soberanía. Otra opción es Bogotá - Sogamoso- Soacha - Sácama - Tame - Saravena - Arauquita, y
una última opción es Bogotá - Villavicencio - Yopal - Corozal - Tame - Saravena – Arauca, por la
vía El corredor fronterizo. (Ruiz, 2021, comunicación personal).
Fluviales. La región cuanta con la vía fluvial del río Arauca, y el brazo Bayonero, que permite
el transporte al centro poblado de Puerto Nariño, la vereda San Lorenzo, los centros poblados el
Troncal, la Pesquera, la Reinera y el centro de producción o área industrial de Caño Limón. (Ruiz,
2021, comunicación personal).
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Ecología
Flora. Hasta los años 70 el municipio tenía diferentes variedades de árboles y plantas, pero
debido al proceso colonizador esta riqueza se vio menguada, además, con el aumento colosal de
la tala indiscriminada y la explotación desmedida de los madereros, la flora mermó mucho más.
Sin embargo, todavía se pueden evidenciar en el inventario forestal árboles como: flor amarillo,
oloroso, pardillo, ceiba, tolúa, comino, balso y otras plantas no maderables como la guadua,
cañabrava, palma real, yarumo, palma seje, palma sarare y guamo (Plan de desarrollo Arauquita
Sostenible 2020-2023).
Fauna. Al igual que la flora era muy abundante antes de la colonización. Se atesoran algunas
especies salvajes y otras comparativamente domesticables como el chigüiro, el cerdo de monte o
chácharo, el tigrillo, la lapa, el picure, el venado, el armadillo, el oso, el zorro y algunas especies
de micos, serpientes y peces. Entre las aves se destacan las garzas, las guacamayas, los pericos, las
guacharacas, los tucanes, los loros y las pavas (Plan de desarrollo Arauquita Sostenible 2020-
2023).
Economía. Arauquita tiene la categoría de Unidad Especial de Desarrollo Fronterizo, y por su
ubicación estratégica de frontera con Venezuela es una zona con potencial en los alusivo a
comercio y al turismo. Su vocación es sin duda pecuaria y agrícola. Se destacan sus cultivos de
plátano, cacao, caña, maíz, yuca, arroz, cítricos, entre otros. Alrededor del 85 % de los
arauquiteños dependen económicamente del mercado agropecuario (Plan de desarrollo Arauquita
Sostenible 2020-2023).
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4. Planteamiento del problema
4.1.Objetivos
Objetivo general
Diseñar un sistema de costo para SERVICES V&M SAS ZOMAC para controlar la gestión
contable de la empresa.
Objetivos específicos
• Recopilar la información necesaria para establecer los parámetros requeridos del diseño del
sistema de costo.
• Identificar actividades relacionadas con los elementos del costo (materias primas, mano de
obra y CIF) que se van a medir para determinar la clasificación y forma de cuantificación.
• Establecer un sistema de costo en la prestación del servicio de transporte, para poder medir
y controlar la gestión de la empresa.
• Aplicar la estructura del sistema de costos más pertinente para la prestación de los
servicios en la empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC.
4.2.Descripción del problema
En el departamento Arauca el mercado de transporte de servicio especial lo atiende más de 25
empresas locales. La falta de una estructura de costos definida ha ocasionado que los precios sean
inestables y tiendan a disminuir año tras año. La disminución del precio del servicio obedece a
facturas tales como mayores costos y menores márgenes de utilidad para la empresa. Estos
problemas, asociados a las características particulares de tipo de servicio, dificultan la tarea de la
definición de estructuras de costos y la aplicación de sistemas ya existentes —costos ABC, costos
estándar, etc.—.
Cuando se emplea un sistema de costos, además de intentar una delicada evaluación de
inventarios y del costo de ventas, se busca instaurar un parámetro a seguir para valorar el
desempeño de las acciones de producción y el costo de los insumos que entran a los procesos. Por
18
lo tanto, es responsabilidad de los administradores de las funciones de producción que los
resultados existentes sean semejantes a los esperados a partir del sistema de costeo. Lo que quiere
decir que es muy importante evaluar de manera constante la racionalidad de los parámetros
utilizados ya que de ellos depende el buen ejercicio de la empresa.
Además, otra de las dificultades que se han presentado a nivel organizacional en cuanto al
manejo de costos ha sido la asignación de este proceso a un área específica dentro de la empresa,
pues se ha constatado que estas funciones son desarrolladas, en su mayoría, por el área
administrativa. Por ello, varios expertos recomiendan la incorporación de los sistemas de costos al
sistema contable, porque allí son tomados con mayor compromiso por la organización (Duque,
et.al., 2012).
El hecho de que la empresa de transporte SERVICES V&MS SAS ZOMAC no conozca a
cuánto asciende el costo real de sus operaciones genera preocupación dentro de la misma porque,
a veces, se asignan valores a la prestación de sus servicios sin conocer realmente el costo de estos,
lo que podría acarrear pérdidas operacionales.
4.3.Formulación del problema
Años atrás los costos se suscribían a un proceso mecánico y simplificado. Sin embargo, en
la actualidad se ha convertido en un sistema muy importante dentro de las empresas públicas y
privadas al ser vistos más allá de una fórmula matemática. Se convirtió en un ejercicio gerencial
en el que los contadores juegan un papel fundamental, pasando de llevar solo registros de
información y elaboración de estados financieros, para ocupar un lugar más proactivo, en la que
participa el equipo de dirección que suministra datos importantes para la toma de decisiones dentro
de la empresa.
Algunos factores como el incremento en el sector servicios, las presiones competitivas
mundiales, los desarrollos tecnológicos de la información y de la manufactura y la desregulación,
han convertido la naturaleza de la economía y han ocasionado que muchas producciones de
manufactura y de servicios cambien en forma notable el modo en el cual operan. (Hansen y
Mowen, 2007)
19
La falta de un sistema de costos en SERVICES V&M SAS ZOMAC en sus sedes de los
municipios de Arauca y Arauquita ocasiona fallas administrativas que les impide controlar los
recursos y presupuestos utilizados para la prestación del servicio. Los valores estimados pueden
ser mayores o menores a los costos reales.
Por tal motivo, para el presente proyecto, se formuló la siguiente pregunta problema, con el
propósito da darle respuesta mediante los objetivos planteados: ¿De qué manera el diseño del
sistema de costos permitiría medir el margen de rentabilidad y contribuir a la eficacia y eficiencia
de la prestación del servicio de la empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC?
20
5. Justificación
Los sistemas de costos desempeñan un papel preponderante para la toma de decisiones en las
empresas, por ende, cuando este es ejercido de manera incorrecta, puede afectar el desarrollo de la
organización.
“Un costo estándar es una medida de lo que un componente de costo debe ser, en contraste
con un registro de lo que realmente fue. Un sistema de costo estándar es un sistema de
costeo contable que sistematiza costos estándares, además, o en lugar, de costos reales.”
(Cuevas, 2007).
Por su parte, Torres (2002) dice que el sistema de costos estándar contribuye a la realización
de presupuestos y medición de capacidades de producción. Además, suprime la necesidad de
utilizar métodos de valuación de inventarios, pues al estar valuadas a costo estándar, a todas las
unidades se les asigna el mismo valor unitario.
Así mismo, la utilización de estándares refuerza el uso de información de precios previos
al proceso de producción con un nivel de aproximación bastante aceptable. Desde luego, todo
depende de la calidad de los recursos definidos como “estándares”.
Un estándar es un parámetro prudentemente asequible, que se fija con el objetivo de cotejarlo
con el precio real (actualizado) incurrido y valuar el funcionamiento (Torres, 2002).
La utilización de reglas internacionales de información financiera promueve la
comparabilidad a grado universal. Al igual, la utilización de las NIIF reduce las barreras de todo
el mundo para competir por el capital y posibilita a los inversionistas valorar diversas posibilidades
de inversión a grado universal participando de economías globales. (Marrero, 2015)
Un costo muy elevado propicia ineficiencia; si el costo no es razonable podría influir de
manera negativa en la moral de los empleados. Formalmente, se fijará uno para la evaluación de
desempeño, lo cual deja sin valor el beneficio que ofrece la contabilidad de costos (Torres, 2002).
De otra parte, según Hernández (s.f.), un ‘costo’ sirve para medir el grado de eficiencia en el cual
se encuentra operando la empresa.
Dentro del contexto empresarial de SERVICES V&M SAS ZOMAC se hace
imprescindible implementar parámetros de medición, organización y control de la prestación del
21
servicio, y, al mismo tiempo, diseñar una estrategia de fortalecimiento en la toma de decisiones,
lo que permitirá que la empresa se conserve y pueda seguir siendo operativa.
Así las cosas, este proyecto busca darle solución a una problemática que se ha generado de
manera silenciosa, pero que ha impacto negativamente en el desempeño y economía de una
empresa y su sistema.
La finalidad del proyecto no es desarrollar un modelo aplicable a una organización
solamente, sino que, por el contrario, pretende constituirse en una herramienta con la que se puedan
adaptar y modelar nuevas ideas, dirigidas a la actividad transportadora de cada empresa, con el fin
de mejorar y conservar la calidad.
La necesidad de hacer un estudio e implementar un diseño de costo estándar en SERVICES
V&M SAS ZOMAC es imperiosa ya que la empresa no cuenta con él, lo que ocasiona que los
precios de sus servicios sean aplicados empíricamente, desconociendo el costo real de sus
prestaciones de servicio. La implementación de un sistema de costo permitirá a esta empresa
ofrecer un mejor servicio a sus usuarios que le permita competir con calidad y eficacia ante su
competencia.
22
6. Marcos de referencia
6.1. Marco contextual
Para rastrear los inicios de la contabilidad de costos hay que remontarse a la época
inmediata después de la Primera Guerra Mundial.
De acuerdo con Johnson y Kaplan (1988) (citados en Chacón, G., 2007):
“Los contables y directivos precisaron el objetivo principal de la contabilidad de
costos en términos de la valoración del costo de producir y vender los artículos
fabricados y de los inventarios de materiales, productos en proceso y productos
terminados, para la correcta preparación de los informes financieros, no para
respaldar las decisiones directivas o de control.” (P. 34).
Para Johnson y Kaplan (1988) la contabilidad de costos surge inicialmente en los Estados
Unidos debido a que las empresas empiezan a integrar procesos y orientar los intercambios
económicos de forma interna.
Desde un punto de vista genérico, la contabilidad en las organizaciones es una herramienta
fundamental, ya que permite a los directivos administrar cada una de las actividades o áreas
funcionales de las que son responsables y coordinar las actividades o funciones dentro de la
estructura organizativa como un todo (Horngren, et. al., 2002).
El configurar una contabilidad financiera y una contabilidad de costos contribuye a la
nutrición de los sistemas de control de gestión y permite a los usuarios internos se beneficien de
información oportuna, pertinente y comparable con el objetivo de que estos puedan convertir las
estrategias en resultados empresariales (Chacón, G., 2007).
En principio, la contabilidad de costos se presentaba como un apéndice de la contabilidad
general, que procuraba proveer información sistemática a la administración de las empresas
industriales para el establecimiento de las cifras de costos unitarios que les facilitaran formular los
estados financieros sin necesidad de acudir a la práctica de tomar inventarios físicos y valorarlos
a costos apreciativos (Ortega, A., 1996).
En pocas palabras: “es un sistema de información capaz de proveer información relevante
para la gestión empresarial, entendiendo esta como un proceso continuo de planificación y control
que contribuye al logro de los objetivos de la empresa”. (Chacón, G., 2007, P.36)
23
La contabilidad de costos se ubica en el interior de las empresas, específicamente en el
centro de operaciones, esa parte de la empresa que genera los resultados esenciales para su
supervivencia. Pero esta contabilidad no es la única, ya que todas las empresas necesitan crear
componentes administrativos —el ápice estratégico, la línea media y la tecnoestructura— con el
objetivo de orientar las distintas tareas especializadas en que fue dividido el trabajo para aumentar
la productividad organizacional. (Mintzberg, 1995)
A mediados de los 80’s aparece el costo por actividades, sus promotores fueron Cooper
Robin y Kaplan Robert, quienes establecieron que el costo de los productos debe percibir el costo
de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo, así como el costo de las materias primas
o servicios (Ramírez, et.al., 2010).
Para Hicks (1997), citado en Valera y Coromoto (2009), la implementación de un sistema
de costos debe estar antecedida por la definición de una estructura de costos acertada y bien
diseñada, ya que esta es un factor fundamental para la optimización y aplicación del sistema ABC.
Con respecto al objeto de la contabilidad de costos, Margerin y Ausset (1982), citados en
García, L., et.al. (2006), aluden a tres:
“[…] el cálculo de los costos de los productos o servicios, el control de la gestión y
el análisis económico y la toma de decisiones. No obstante, y en relación con este
último objeto, la toma de decisiones no le correspondería en un sentido teórico-
conceptual a la contabilidad de costos porque esta no viene definida por este objeto,
sino que su elaboración es un medio para realizar esa etapa decisional por quien
corresponda” (p. 42).
24
6.2. Marco legal
Decreto 2649 de 1993 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden
los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”.
“Artículo 1°. Definición. De conformidad con el artículo 6º de la ley 43 de 1990, se
entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el
conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose
en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar,
evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y
fidedigna.
Artículo 2°. Ámbito de Aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas
las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad.
Artículo 3° Objetivos Básicos. La información contable debe servir
fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de
los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
• Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
• Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.
25
Artículo 4°. Cualidades de la Información Contable. Para poder satisfacer
adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En
ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
• La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.
• La información es útil cuando es pertinente y confiable.
• La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna.
• La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en
la cual represente fielmente los hechos económicos.
• La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases
uniformes.” (Decreto 2649 de 1993. Presidencia de la República de
Colombia, diciembre de 1993).
Ley 336 de 1996 “Por la cual se adopta el estatuto nacional de transporte".
Artículo 1º. La presente ley tiene por objeto unificar los principios y los criterios que
servirán de fundamento para la regulación y reglamentación del transporte público aéreo,
marítimo, fluvial, férreo, masivo y terrestre y su operación en el territorio nacional, de conformidad
con la Ley 105 de 1993, y con las normas que la modifiquen o sustituyan.
Artículo 29º. En su condición rectora y orientadora del sector y del sistema nacional de
transporte, le corresponde al Gobierno Nacional a través del Ministerio de Transporte formular la
política y fijar los criterios a tener en cuenta para la directa, controlada o libre fijación de las tarifas
en cada uno de los modos de transporte.
Artículo 30º. De conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior, las autoridades
competentes, según el caso, elaborarán los estudios de costos que servirán de base para el
establecimiento de las tarifas, sin perjuicio de lo que estipulen los tratados, acuerdos, convenios,
conferencias o prácticas internacionales sobre el régimen tarifario para un modo de transporte en
particular.
Artículo 57º. En el caso del transporte terrestre automotor, cuando se trate de servicios que
se presten dentro de las áreas metropolitanas, o entre ciudades que por su vecindad generen alto
grado de influencia recíproca, bajo la coordinación del Gobierno Nacional a través del Ministerio
26
de Transporte, cada autoridad municipal o distrital decidirá lo relacionado con la utilización de su
propia infraestructura de transporte, a menos que por la naturaleza y complejidad del asunto, el
Ministerio de Transporte asuma su conocimiento para garantizar los derechos del usuario al
servicio público. Cuando el servicio sea intermunicipal, será competencia del Ministerio de
Transporte. (Ley 336 de 1996. Diario Oficial No. 42.948, de 28 de diciembre de 1996).
Decreto 2228 de 2013 "por el cual se modifican los artículos 1, 3, 4, 5, 11 y 12 del decreto
2092 de 2011 y se dictan otras disposiciones".
Artículo 1. Modificar el artículo 1 del Decreto 2092 de 2011, el cual quedará así:
Artículo 1°. Para los efectos del presente decreto se adoptan las siguientes definiciones:
Flete: Es el precio establecido entre el remitente o destinatario de la carga con la empresa de
transporte por concepto del contrato de transporte terrestre automotor de carga.
Generador de la Carga: Es el remitente, o el destinatario de la carga cuando acepte
el contrato en los términos de los artículos 1008 y 1009 del Código de Comercio.
Valor a Pagar: Es el valor establecido entre la empresa de transporte y el propietario,
poseedor o tenedor de un vehículo de servicio público de carga, teniendo en cuenta los costos
eficientes de operación establecidos en el sistema de información de costos de referencia adoptado
por el Ministerio de Transporte.
Costos Eficientes de Operación: Son los costos de operación del servicio público de
transporte terrestre automotor de carga que se obtienen en una ruta origen -destino, considerando
los parámetros de operación más eficientes, atendiendo criterios técnicos, logísticos y de
eficiencia, con base en la información de costos reportada y contenida en el SICE-TAC
Titular del manifiesto electrónico de carga: Es el propietario, poseedor o tenedor de un
vehículo de servicio público de carga a quien se le debe el Valor a Pagar. El manifiesto electrónico
de carga prestará mérito ejecutivo, en los términos de los Códigos de Comercio y de Procedimiento
Civil o las leyes y decretos que los modifiquen o sustituyan. La empresa de carga expedirá dos
originales del mismo tenor, uno con destino al propietario, poseedor o tenedor del vehículo de
servicio público de carga y otro para esta.
Artículo 5º. Modifíquese el artículo 11 del Decreto 2092 de 2011, el cual quedará así:
27
“Artículo 11°. En los casos en los que el generador de la carga no cargue o descargue
la mercancía dentro de los tiempos pactados en el contrato de transporte, el flete contratado
se incrementará en el monto o porcentaje dispuesto por las partes en el contrato de transporte.
En los casos en los que la empresa de transporte no cargue o descargue la mercancía
dentro de los tiempos pactados en el contrato de transporte, el flete contratado se reducirá en
el monto o porcentaje dispuesto por las partes en el contrato de transporte.
Para efectos de las relaciones entre empresa de transporte y propietario, tenedor o poseedor,
se entenderá que los tiempos de cargue o descargue no podrán ser superiores a 12 horas
siguientes al arribo del vehículo al lugar de origen o destino, según corresponda, indicado
por la empresa de transporte en el manifiesto electrónico de carga.”(Decreto 2228 de 2013,
Diario oficial. Año CXLIX. N. 48940. 11, octubre, 2013. Pág.5).
Norma internacional de información financiera No. 1 (NIIF 1) “Por la cual se da la adopción
por primera vez de las normas internacionales de información financiera”.
“Objetivo. El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros con
arreglo a las NIIF de una entidad, así como sus informes financieros intermedios, relativos
a una parte del ejercicio cubierto por tales estados financieros, contienen información de alta
calidad que:
• Sea transparente para los usuarios y comparable para todos los ejercicios que se
presenten;
• suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF); y
• pueda ser obtenida a un coste que no exceda a los beneficios proporcionados a los
usuarios.
Esta NIIF no afectará a los cambios en las políticas contables hechos por una entidad que
ya hubiera adoptado las NIIF. Tales cambios son objeto de:
• Requerimientos específicos relativos a cambios en políticas contables, contenidos en
la NIC 8 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores; y
• disposiciones transitorias específicas contenidas en otras NIIF.
28
Balance de apertura con arreglo a las NIIF. La entidad preparará un balance de apertura con
arreglo a las NIIF en la fecha de transición a las NIIF. Este es el punto de partida para la
contabilización, según las NIIF. La entidad no necesita presentar este balance de apertura en
sus primeros estados financieros con arreglo a las NIIF.” (Norma internacional de
información financiera No. 1 (NIIF 1)
Políticas contables
• La entidad usará las mismas políticas contables en su balance de apertura con arreglo a las
NIIF y a lo largo de todos los ejercicios que se presenten en sus primeros estados
financieros con arreglo a las NIIF. Estas políticas contables deben cumplir con cada NIIF
vigente en la fecha de presentación de sus primeros estados financieros con arreglo a las
NIIF, salvo lo especificado en los párrafos 13 a 34.
• La entidad no aplicará versiones diferentes de las NIIF que estuvieran vigentes en fechas
anteriores. La entidad podrá adoptar una nueva NIIF que todavía no sea obligatoria,
siempre que en la misma se permita la aplicación anticipada.
• Las disposiciones transitorias contenidas en otras NIIF se aplicarán a los cambios en las
políticas contables que realice una entidad que ya esté usando las NIIF, pero no serán de
aplicación en la transición a las NIIF de una entidad que las adopte por primera vez, salvo
por lo especificado en los párrafos 25 D, 34 A y 34 B.
• Las políticas contables que la entidad use en su balance de apertura con arreglo a las NIIF,
pueden diferir de las que aplicaba en la misma fecha con arreglo a sus PCGA anteriores.
Los ajustes resultantes surgen de sucesos y transacciones anteriores a la fecha de transición
a las NIIF. Por tanto, la entidad reconocerá tales ajustes, en la fecha de transición a las
NIIF, directamente en las reservas por ganancias acumuladas (o, si fuera apropiado, en otra
categoría del patrimonio neto).
• Esta NIIF establece dos categorías de exclusiones al principio general de que el
balance de apertura con arreglo a las NIIF de la entidad, habrá de cumplir con todas y cada
una de las NIIF: en los párrafos 13 a 25F se contemplan exenciones para ciertos
requerimientos contenidos en otras NIIF; y en los párrafos 26 a 34B se prohíbe la aplicación
retroactiva de algunos aspectos de otras NIIF.
Exenciones en la aplicación de otras NIIF. La entidad podrá optar por el uso de una o más de
las siguientes exenciones:
29
• combinaciones de negocios (párrafo 15)
• valor razonable o revalorización como coste atribuido (párrafos 16 a 19);
• retribuciones a los empleados (párrafo 20);
• diferencias de conversión acumuladas (párrafos 21 y 22);
• instrumentos financieros compuestos (párrafo 23);
• activos y pasivos de dependientes, asociadas y negocios conjuntos (párrafos 24 y 25);
• designación de instrumentos financieros previamente reconocidos (párrafo 25 A);
• transacciones que implican pagos basados en acciones (párrafos 25B y 25C);
• contratos de seguro (párrafo 25D);
• pasivos por desmantelamiento incluidos en el coste del inmovilizado material (párrafo 25);
• arrendamientos (párrafo 25 F); y (l) la valoración por el valor razonable de activos o pasivos
financieros en el reconocimiento inicial (párrafo 25 G). (Norma Internacional de
Información Financiera 1).
6.3. Marco conceptual
Contabilidad de Costos: “Es un sistema de información con el que se establece el costo incurrido
al realizar un proceso productivo y la forma como se genera este en cada una de las actividades en
las que se desarrolla la producción” (Rojas, 2007, p.10). De otra parte, es entendida como el grupo
de técnicas y métodos que se usan para cuantificar el sacrificio económico incurrido por un
comercio en la generación de ingresos o en la construcción de inventarios; es por esto por lo cual
en conceptualización contable un sacrificio económico se simboliza por el costo del recurso que
se ejecute o se da en contraprestación por un ingreso (Torres, 2002).
Costo: uno de los múltiples enfoques teóricos de este concepto se asocia con la productividad
primaria. La primera definición relaciona el costo “el consumo de recursos (materias primas, mano
de obra, costos indirectos, etc.) que se requieren para desarrollar actividades relacionadas con la
producción de bienes o la prestación de servicios” (García, 2008). La segunda lo define como:
“[…] la medición en términos monetarios, de la cantidad de recursos usados para algún
propósito u objetivo, tal como un producto comercial ofrecido para la venta general o un
proyecto de construcción. Los recursos emplean materia prima, materiales de empaque.
Horas de mano de obra trabajada, prestaciones, personal salariado de apoyo, suministros y
30
servicios comprados y capital atado en inventario, terrenos edificios y equipo.” (Menesby,
E., 2015, p. 46)
Por su parte, con una perspectiva de obligatoriedad, Ferguson y Gould (2014) definen al costo
como “un aspecto de la actividad económica, para el empresario individual esto implica sus
obligaciones de hacer pagos en efectivo, para el conjunto de la sociedad, el costo representa los
recursos que deben sacrificarse para obtener un bien dado” (p. 104)
En síntesis, El costo en las empresas de prestación de servicios se concreta como la atribución
y causaciones en el área de producción para prestar un servicio o producir un artículo.
Costo Estándar. Una definición lo desarrolla como uno de los múltiples factores de la empresa,
mientras que otra lo ubica como base fundamental para evaluar la eficiencia: son costos
preestablecidos que revelan lo que, según la compañía, debe costar un producto o la operación de
un proceso durante su tiempo de costos, sobre la base de determinadas circunstancias de eficiencia,
escenarios económicos y otros elementos convenientes de la empresa (García, 2008, 122).
“Se expresa en términos de unidad. Representa el costo planeado de un producto y por lo
general se establece antes de iniciarse la producción, proporcionando así una meta que debe
alcanzar. Este nos sirve como base fundamental para evaluar la eficiencia de una entidad,
la cual se debe encontrar en un punto normal de producción.” (Hernández, V., s.f.)
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Creadas por el International Accounting Standards Board (IASB), las Normas de Información
Financiera son un compendio amplio y fundamentado de normas contables de aplicación
internacional para grandes y pequeñas compañías, enfocadas en homogenizar el lenguaje
financiero entre naciones. Su aplicación en Colombia incentivará en las empresas la reducación de
costos de emisión, facilitará el acceso a los mercados de capitales, e impulsará el posicionamiento
comparativo de las compañías a nivel global (IASCF 2009).
Por otra parte, según Vasco (2012), las Normas de Información Financiera son el compendio
de normas e interpretaciones de carácter técnico, aprobadas, emitidas y publicadas por el Consejo
de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB en inglés). Además, se debe concebir que los
estados financieros de propósito frecuente son aquellos que compensan las necesidades de
información financiera de una variedad de usuarios.
31
Las NIIF son elaboradas, aprobadas y publicadas por el IASB, que es un organismo técnico
emisor de normas contables globales, independiente, que tiene su sede en Londres, Inglaterra.
Actualmente, el IASB está integrado por 15 miembros. Así mismo, el apoyo financiero del IASB
proviene de instituciones financieras privadas, de bancos centrales y de desarrollo, así como de
otras organizaciones profesionales internacionales (IASCF, 2009).
Sistema de Costos Estándar. Es una técnica que tiene lugar en las etapas de planeación,
coordinación y control del proceso administrativo. A su vez, se entiende que el término estándar
alude al mejor método, la mejor condición o el mejor conjunto de detalles que se pueden idear en
un momento determinado, teniendo en cuenta todos los valores restrictivos. De esta manera, los
costos estimados hacen alusión a cuánto puede costar un producto o la operación de un proceso en
un periodo de costos específico. (García, 2008).
Tipos de estándares
Estándares Ideales. También conocidos como ‘estándares de perfección’, ya que enfatizan la
producción en un entorno perfecto. Son aquellos que deberían darse en condiciones óptimas, por
ello, estos tipos de estándares exigen ortodoxia con respecto a las políticas y procedimientos
fijados por la administración. Su fijación radica en determinar parámetros de acción bajo un
escenario «si todo saliera bien» (Torres, 2002). Por otro lado, Rojas (2007) dice que este tipo de
estándares no permite que la materia prima se malgaste, ni tampoco que haya fatiga, en un
momento dado, de parte del trabajador, ya que, según la administración, el rendimiento debe ser
constante.
Estándares Históricos. Se establecen con base en la experiencia. Su ventaja es que proporcionan
la experiencia y el conocimiento a un negocio, sin embargo, algunas veces es posible que haya
insuficiencias en el proceso de producción y que están sean permitidas en los estándares,
impidiendo así la mejora continua en la producción y/o servicio (Torres, 2002).
Estándares alcanzables para el periodo actual. Según Torres (2002), consiste en cuestionar en
cada periodo la cantidad de insumos que se requerirán de manera razonable. Con este tipo de
estándares se pretende determinar cuánto, por unidad producida, debe invertirse en cada uno de
los elementos del costo con base en las circunstancias que el negocio viva en ese periodo; de
32
manera tal que, si se detecta cambio en el precio de alguna materia prima y este se considera
permanente, el estándar deberá cambiar para reflejarlo.
6.4. Marco teórico
El marco teórico de este trabajo investigativo está determinado por los elementos fundamentales
que sustentan la necesariedad de la contabilidad de costos y que, así mismo, se encuentran
inmersos en el proceso de formalización de esta dentro de la empresa. Por ello, a continuación, se
presentan algunas ideas y conceptos acerca de los costos estándar, de las variables que juegan un
papel fundamental para su complementación y la manera de ser llevados al campo laboral y
procesos de producción.
En esta sección se realiza un acercamiento a diferentes autores reconocidos en las ciencias
contables y cuyos postulados son afines con el enfoque informacional en el que se basa este
documento, tales como el contador público y maestro en administración, Juan García Colin, el
especialista en evaluación socioeconómica y docente universitario, Ricardo Alfredo Rojas Medina,
o Carlos Fernando Cuevas Villegas, economista industrial y magister en administración
ambiental, entre otros.
La información financiera es manejada por los usuarios y por los administradores de la empresa
en todos sus niveles: accionistas e inversionistas potenciales, analistas financieros, proveedores y
clientes, quienes al participar de estos nuevos desarrollos y conociendo la situación que enfrentarán
las empresas, requieren información que solo un buen sistema contable puede proporcionar
(Cuevas, 2007).
Allí es donde retoma preponderancia la contabilidad de costos. Hargadón (1995) emite un
primer acercamiento a este concepto desde una perspectiva global-general:
“La parte especializada de la contabilidad general de una empresa industrial, la cual
busca el control, análisis e interpretación de todas las partidas de costos necesarios para
fabricar y/o producir, distribuir y vender la producción de una empresa. En un sentido
global, sería el arte o la técnica empleada para recoger, registrar y reportar la
información relacionada con los costos y con base en dicha información, tomar
decisiones adecuadas relacionadas con la planeación y control de los mismos.” (p.14).
33
La segunda perspectiva conceptual en Alcarria (2012) define la contabilidad de costos en
términos racionales y más aplicados a las decisiones en la empresa:
“[la contabilidad de costos es] Un sistema de información, y como tal está encargada
del registro, la elaboración y la comunicación de información, fundamentalmente de
naturaleza económico-financiera, respecto a una entidad que requieren sus usuarios para
la adopción racional de decisiones en el ámbito de las actividades económicas”(p.12).
Lo anterior implica análisis y síntesis de las operaciones de los costos en forma tal que es posible
determinar el costo total de la producción de un servicio.
En ese sentido, para fines de esta investigación, el concepto de contabilidad de costos se asume
como un sistema de la empresa necesario frente a la toma acertada de decisiones y la sistematicidad
fundamental en sus procesos internos; un área específica e igual de importante que otras.
La contabilidad de costos desempeña un papel fundamental en los informes financieros, pues
los costos del producto o servicio son un componente de significativa importancia en la
determinación del ingreso y en la posición financiera de toda organización. “Así, la contabilidad
de costos se relaciona con la estimulación de los costos, los métodos de asignación y la
determinación del costo de bienes y servicios” (Alcarria, 2012, p.76).
Torres (2012) menciona que la contabilidad de costos ayudaría de una manera muy diversa a
los usuarios y a las entidades que utilicen este sistema contable. Entre los aportes más destacados
de esta disciplina están:
“Ayudar a la contabilidad financiera en el proceso de valuación de inventarios para que
se presenten en el balance general, en el estado de resultados coadyuva al cálculo de
utilidades al aplicarse a la determinación del costo de inventarios en procesos,
productos terminados y para la determinación del costo de ventas, ayuda en la
evaluación del desempeño del negocio, de sus áreas o de sus administradores y sirven
de apoyo para calcular las variaciones de costos estándar encaminados a la medición
del desempeño de algunos departamentos de la empresa.” (Torres, 2002. p.45).
Habiendo expuesto lo anterior, para fines de este documento, se aterrizará la contabilidad de
costos en la empresa a través del sistema de costos estándar, el cual reduce y evalúa los costos en
todas las áreas de producción y operativas de una empresa y en los niveles directivos; es decir,
establece costos unitarios y totales de los productos a producir por cada foco de producción, antes
de su fabricación. El costeo estándar alude a que los costos deberían ser bajo un desempeño
34
lograble, aceptable, no perfecto. Son costos cuidadosamente predeterminados y objetivos, son
costos que deben ser alcanzados. Los costos estándar se establecen de manera previa a la
producción. (Barfield, et.al. 2005).
Los costos estándar no necesariamente están incluidos en la contabilidad —pueden ser usados
para efectos administrativos o para la evaluación de decisiones—, sin embargo, varios autores
recomiendan su incorporación al sistema contable, para que sean tomados con mayor compromiso
por la empresa (Duque, Osorio y Agudelo, 2012).
La utilización de los costos estándar suministra la preparación de presupuestos de operación,
facilita los costos de los inventarios y promueve la vigilancia de costos. (Castro, 2010)
Ilustración 4. Sistema de costeo estándar.
La comparación periódica del costo real con el costo estándar genera lo que este sistema
denomina ‘variaciones’ o ‘desviaciones’. Las primeras aluden al grado en que se ha obtenido un
nivel de actuación determinado por la gerencia. Las variaciones logran agruparse por
departamentos y por elemento del costo. El grado en el que se controlaría una variación depende
de la naturaleza del estándar, del costo implicado del grado de actualización y de las circunstancias
particulares que causaron la variación (Godoy, 2010).
Fuente: Elaboración propia
35
Los costos estándar son costos establecidos y calculados con bastante rigurosidad. Cuando se
recurre a métodos de rigor inferior para el establecimiento de costos; como las tendencias
estadísticas o el concepto de expertos, resultan costos estimados, que se constituyen en una
alternativa cuando no es posible trabajar con costos estándar, bien sea por decisión de la cadena
de mando superior en la empresa o por otras razones.
La eficacia de los costos estimados es limitada ya que, si bien aporta al proceso de planeación,
las desviaciones frente a los costos reales son por lo regular más significativas y poco sustentables,
lo que dificulta el logro de los demás objetivos que se tienen al establecer costos (Duque, Osorio
y Agudelo, 2012).
Los contratos de servicios, o tercerización son, en muchos casos, elementos importantes del
costo, dado que, hoy, las nuevas prácticas empresariales tendientes a tercerizar o maquillar parte
o todo el proceso productivo hacen que el denominado ‘cuarto elemento del costo’ adquiera
relevancia.
Es ineludible examinar una variación en precio relacionada con el precio cobrado por el tercero
por el servicio prestado frente al precio predeterminado al calcular el estándar y una variación de
cantidad relacionada con las unidades realmente procesadas por el tercero frente a las unidades
que se predeterminó hacer por medio de terceros.
Desde esta perspectiva, la aplicación del sistema de costeo estándar sale de la necesidad de crear
información para tomar decisiones y establecer acciones que promuevan la disminución de los
costos de producción; por ello, cuando se aplica un sistema de costeo estándar, además de intentar
una correcta valuación de inventarios y del costo de ventas, pretende establecer un parámetro a
seguir para evaluar el desempeño de las actividades de los departamentos de producción / servicios
y el costo de los insumos que entran en el proceso, permitiendo así, fijar estándares de producción
que representan la medida de eficiencia de costo y consumo de recursos deseados dentro de las
entidades (Torres, 2002).
Así las cosas, es compromiso de las personas encargadas de las funciones de producción que
los resultados reales sean muy similares a los deseados a partir de la aplicación del sistema de
costeo estándar; permitiendo de esta manera que los administradores acepten pedidos o proyectos
especiales sin tener que esperar la información obtenida de estudios exclusivos de costo que
alarguen el tiempo de respuesta (Torres, 2002).
36
Hay que mencionar, además, que las ventajas ofrecidas por un sistema de costeo estándar para
propósitos de costeo para productos pueden ser significativas, pero las ventajas para el control de
la producción pueden ser aún mejores, ya que estos ayudan a mejorar el control y proporcionan
los medios para medir y evaluar los resultados reales; por ello, otros beneficios de la aplicación
del costeo estándar son: la identificación de deficiencias en los sistemas de control existentes al
comparar lo ocurrido frente a lo planeado; pueden planearse operaciones eficientes y económicas;
crear la necesidad de establecer claramente líneas definidas de responsabilidad como una base para
formar sistemas de control; sirven como una ayuda para evaluar el personal en todos los aspectos
de las operaciones y podrían ser preventivos para que se den sistemas más efectivos de control
presupuestal (Cuevas, 2007).
De esta manera, y complementando la idea anteriormente descrita, los beneficios que se
obtienen con la implementación y utilización adecuada de un sistema de costos estándar, según
(García, 2018), son los siguientes:
• Contar con información oportuna e incluso anticipada de los costos de producción.
• Los costos estándar implican una planeación científica en la empresa, ya que para su
implementación se hace necesario una adecuada planeación de la producción, donde se
cuente con elementos como: dónde, cómo, cuándo y cuánto, sin más variaciones que
aquellas que resulten plenamente justificadas.
• Facilitan la formulación de los presupuestos de la empresa y la vigilancia posterior de los
mismos, de manera sistemática.
• Contribuye a mejorar los resultados operativos y financieros de la empresa, propiciando el
ingreso a procesos de mejora continua.
• Es muy útil para la dirección de la empresa respecto a la información que proporciona, lo
cual le permite tomar mejores decisiones.
• Este sistema provoca una reducción en los costos de producción, disminución en los precios
de venta, el aumento del poder adquisitivo de los consumidores (clientes) y progreso en la
economía del país.
Por otra parte, los tipos de estándares —ideales, históricos y alcanzables para el periodo
actual—, se usan para evaluar la producción, es así, que, en comparación con un estándar histórico,
en un sistema de costeo estándar, los productos se valúan al costo estándar y no al costo real. De
modo que, cuando existe una diferencia entre el precio de compra de una materia prima con el
37
estándar, debe registrase el artículo comprado al costo estándar, pero el pasivo o desembolso de
efectivo queda registrado a costo real, la diferencia entre estos dos valores se conoce como
‘variación en precio de materiales’ (Torres, 2002).
Teniendo en cuenta lo expresado en el párrafo anterior, se ilustra el siguiente ejemplo: Se
compra un artículo en 12 pesos, a crédito, aunque su costo estándar es de 10 pesos; bajo el sistema
de costos estándar se hace un cargo de almacén de materiales de 10 pesos, pero el pasivo
correspondiente es de 12 pesos, por lo tanto, es necesario registrar la diferencia de 2 pesos en una
cuenta que puede nombrarse ‘variación de precio de materiales’. La cuenta de variación no es de
‘activo’, ‘pasivo’, ‘capital’, ‘ingreso’ o ‘gasto’, sino que es una cuenta que se usará en forma
temporal y que podrá cerrase al final del período contra el costo de ventas o una cuenta de
inventarios después de haber investigado la razón por la cual se generó la diferencia (Torres, 2002).
Por lo tanto, según Torres (2002), para evaluar las variaciones es importante determinar si son
favorables o desfavorables para el negocio, por eso debe entenderse como regla general que,
cuando el valor real de un insumo utilizado en la producción es mayor que el valor estándar, se
genera una variación desfavorable, pero, cuando el valor real de un insumo utilizado en la
producción es menor que su valor estándar, se genera una variación favorable para el negocio,
identificada con el siguiente esquema:
Variación favorable = Valor estándar > Valor real
Variación desfavorable = Valor estándar < Valor real
Se debe agregar, también, que, gracias a varios estudios, se ha logrado hallar el valor de lo que
debe ser el costo de producción; esta cifra es determinada por la suma de los elementos del costo,
es decir, material, mano de obra y carga fabril, lo cual implica que debe existir estándar para cada
elemento del costo (Rojas, 2007).
Sumado a lo anterior, es importante hablar acerca del control y ventajas que ejerce el costo
estándar dentro de la producción. Con respecto al material, se puede determinar si hay un aumento
en la compra de materiales innecesarios, lo que genera un incremento del costo, o sencillamente
no reúne las condiciones de calidad exigida, por lo que se debe tener más cuidado en la compra y
en la aceptación —que hace el almacenista—. Si los tiempos reales en la producción se alejan
demasiado de los estándares, la gerencia puede y debe investigar las causas que está afectando
estos tiempos y tomar medidas correctivas, ya que el trabajador pudo bajar el ritmo de trabajo para
hacerse a unas horas extras, o simplemente no quiere rendir con eficiencia (Rojas, 2007).
38
Según la Contaduría General de la Nación (s.f.), “el costo de las actividades permite planear el
consumo de recursos con base en las actividades reales y sus costos asociados”. (P. 66) Por ello, a
través un sistema de costos correcto, se proporciona el aproximado del llamado umbral de
rentabilidad o punto de equilibrio, que en términos corrientes, es el volumen de ventas que la
empresa necesita para no ganar ni perder; es decir, para que la utilidad deseada sea cero, como la
ilustra en la siguiente gráfica:
Ilustración 5. Punto de Equilibrio.
Fuente: Contaduría General de la Nación. (s.f.). P. 67
Por otra parte, la consumación de una técnica de costos estándar admite que los administradores
y los empleados se concienticen de los costos, porque las variaciones entre los costos estándar y
los costos reales exponen los desperdicios y las ineficiencias. Por eso, al llamar la atención sobre
las variaciones en los costos, los estándares pueden ser una hoja de ruta para que los
administradores mejoren sus procesos, ya que al hacer los estudios pueden darse cuenta de que
hay operaciones innecesarias o actividades más ágiles y menos costosas.
Al igual, cabe resaltar, que el proceso de predeterminar los costos permitirá que “la empresa
pueda conocer con anterioridad el costo unitario de los materiales y puedan efectuar los estudios
para determinar los márgenes de rentabilidad” (Rojas, 2007, p. 146).
39
Ahora bien, se hablará acerca del papel que desempeña el presupuesto dentro de una empresa
y la diferencia entre los costos estándar y este. “Tradicionalmente, el establecimiento de los
presupuestos ha sido un problema para las organizaciones, pues su construcción toma mucho
tiempo y muchas veces no se obtienen los resultados esperados” (Contaduría General de la Nación,
s.f., p. 66).
Los presupuestos son documentos que se presentan para evidenciar los objetivos o metas que
se anhelan conseguir, si se establecen los datos, los presupuestos serán más acertados, lo cual
disminuye las desviaciones que podrían tener con el real y con esto se puede tener una información
más certera, alcanzable y confiables en los presupuestos. Así mismo, se puede efectuar la
planeación financiera al poder implementar presupuestos de una manera más simplificada. (Rojas,
2007)
Sin embargo, existe una diferencia notoria entre el presupuesto y el sistema de costos
estándares:
“Con los presupuestos de la empresa, se busca que al final de la producción los resultados
no sean muy diferentes a los planteados con anterioridad al iniciar los procesos productivos.
En cambio, con los costos estándar, se muestra lo que debe ser el costo de la producción
según los criterios establecidos y estudiados y, así mismo, los presupuestos son una mirada
global de lo que puede costar una producción sin diferenciarla influencia específica de los
departamentos productivos. Los costos estándar, analizan los costos incurridos por
departamento u operación, diferenciándolos, creando así mecanismos de control y
seguimiento del proceso productivo” (Rojas, 2007, p. 146-147).
A continuación, en los siguientes párrafos, se mencionarán los determinantes principales
utilizados dentro del sistema de costos estándar.
Para elaborar los costos estándar deben involucrarse varias áreas de la empresa, entre ellas la
de costos. El área de costos regulariza la información de las otras áreas involucradas y se asegura
de calcular los costos estándar por unidad de producto terminado, obteniendo una hoja de costos
estándar para cada producto y teniendo en cuenta el estudio de cada uno de los elementos del costo
de producción. (García, 2008).
40
De acuerdo con Rojas (2007) esta misma área es la responsable de analizar las opciones más
convenientes para comprar material; ya sea para pagar de contado, con descuento por volumen o
cualquier otra alternativa financiera que disminuya el costo de este sin descuidar la buena calidad
de la materia prima, ya que esta es la base fundamental para el mejor aprovechamiento y
disminución del desperdicio.
Para determinar el costo estándar de la ‘materia prima directa’, se hace necesario considerar el
estándar de ‘cantidad’ y el estándar de ‘precio’ (García, 2008). El estándar de ‘cantidad’ da una
noción de la cantidad de materiales directos que se van a necesitar para el proceso productivo,
según criterios estadísticos o de pertinencia por parte del funcionario a cargo de tal proceso; donde
se realicen estudios tendientes a maximizar el aprovechamiento del material que se lleva a la
producción (Rojas, 2007). Según García (2008), el estándar de ‘precio’ es determinado por el área
de compras, considerando la cantidad y la calidad deseada, así como la calendarización de entrega
de los materiales requeridos.
Este estándar facilita el proceso de negociación, y permite ventajas al momento de comprar: al
poder acceder a economías de escala o de volumen, facilita la planeación financiera para conseguir
descuentos por pagos de contado y otras alternativas económicas que pueden ser ventajosas para
la empresa (Rojas, 2007).
Otro aspecto importante, al igual que los ‘estándares de materia prima’, son los estándares de
‘mano de obra directa’, que consisten en variaciones de precio y cantidad (eficiencia). Sin
embargo, por ser un factor humano el que se está midiendo, se hace más difícil fijar los estándares
para este elemento. Debido a esto, existen contextos, como el estado de salud o cansancio, que
pueden causar variaciones en la productividad; así como la actitud de los empleados hacia sus
jefes, factores sicológicos, la antigüedad en el trabajo, entre otros, que unidos pueden formar
grandes variaciones al comparar el estándar con los dígitos reales (Rojas, 2007).
El ‘estándar de cantidad (eficiencia) de mano de obra directa se determina por la cantidad de
horas – hombre de mano de obra que se utilizarán en cada una de las fases de producción de una
unidad terminada. La habilidad y eficiencia de las personas en producción pueden ser establecidas
por medio de estudios de tiempo y movimiento, en los que se consideran las operaciones de
elaboración, tomando evidencias del trabajo librado por los empleados en diversas etapas y bajo
diferentes situaciones, para que, después, se determinen los estándares de tiempo, bajo los cuales
los trabajadores deben elaborar las tareas establecidas para producir una unidad (García, 2008).
41
De acuerdo con Rojas (2007), se debe tener en cuenta que la experiencia del trabajador reduce
el tiempo que gasta en la producción de una unidad, continuando así hasta el punto en el cual la
maquinaria o sus recursos se lo permiten, y es precisamente en este periodo en el que se debe llevar
un control de los estándares, pues es aquí donde el trabajador puede entrar en una etapa de
aburrimiento por lo rutinario que se vuelve el desempeño de su trabajo, por esto, la gerencia debe
efectuar los análisis para poder modificar o cambiarle los procesos a los trabajadores para que de
nuevo entren en una etapa de aprendizaje y mejoren así su rendimiento y productividad.
Por otra parte, el estándar de ‘precio de mano de obra directa’ hace referencia a los costos hora
– hombre de mano de obra directa que se espera prevalezcan durante un periodo. La persona
encargada del área de costos junto al jefe de recursos humanos será la encargada de determinar los
costos hora – hombre, para cada una de las categorías existentes dentro de la planta (García, 2008).
Los costos son las deducciones y los desembolsos producidos por el proceso de fabricación o
por la prestación del servicio, en cambio, los gastos son las deducciones y los desembolsos
originados por la administración de la empresa.
El costo se refiere a aquellas erogaciones que se cometen para producir un servicio o un bien,
como es la mano de obra, materia prima e insumos. El gasto, en cambio, es el conjunto de
erogaciones propuestas a la venta o distribución del producto, y a la administración.
“El costo es un coste de dinero para financiar un servicio o un bien que en el futuro motivará
un ingreso, es decir, tiene un beneficio asociado. El gasto es un desembolso que financiará
una acción fija en beneficio de la empresa, y que se salda en el mismo instante.” (Rojas,
2007)
Otras diferencias esbozan que los dos representan un egreso realizado con el fin de
beneficiarse, pues esa es la motivación de toda actividad económica. La diferencia es que mientras
el ‘gasto’ es un egreso que costea una actividad determinada en beneficio de la empresa, quedando
consumido en ese momento, el ‘costo’ es un egreso para financiar un bien o servicio que creará un
ingreso futuro. Cuando el ‘costo’ se consume, recién se vuelve en ‘gasto’. Por eso se dice que un
‘gasto’ es un ‘costo’ que ya generó un ingreso.
42
Pasos para el diseño de un sistema de costos estándar
Ya clarificadas algunas ideas y conceptos acerca de los costos estándar, de las variables que
juegan un papel fundamental para su complementación y la manera de ser llevados al campo
laboral y procesos de producción, ahora se hace necesario comentar acerca de los pasos para
diseñar un sistema de costos estándar. Para ello, se retoman de manera literal los cuatro pasos
(elementos) enunciados por Rojas (2007), para elaborar y/o diseñar un sistema de costos estándar,
que ordenados son: Elaboración de una carta de flujo de trabajo, Cálculo de datos predeterminados,
Fijación de los centros de costos y Confrontación de los costos predeterminados con los reales.
“1. Elaboración de una carta de flujo de trabajo: es la descripción de todo el proceso
productivo desde que empieza hasta que termina, mostrando cómo fluye el trabajo de
departamento en departamento.
2. Cálculo de datos predeterminados: se efectúa un análisis exhaustivo de los factores
productivos: mano de obra directa, materia prima directa y carga fabril; con las mejores
técnicas posibles para determinar en qué proporción participa cada uno de estos en la
culminación de una unidad de producto, teniendo en cuenta en estas medidas, los
factores favorables o desfavorables que los pueden hacer variar.
3. Fijación de los centros de costos: estos son la parte del sistema que suministra la
información a la gerencia de las variaciones que hay entre los costos reales y los costos
estándar, y con los cuales se puede entrar a desarrollar políticas o planes para que estos
costos se acerquen más a los costos estándar.
4. Confrontación de los costos predeterminados con los reales: en el momento en que
se inicia la producción, se debe ir analizando cada proceso para poder así comparar esos
resultados reales con los estándares, con esto se puede encontrar las fallas que se pueden
estar presentando, y así establecer responsabilidades acerca de estas variaciones y
establecer políticas para alcanzar de la mejor manera los objetivos planteados.” (Rojas,
2007, p. 148)
Por lo tanto, uno de los objetivos esenciales que apremia una entidad con la institución de
sistemas de costos adecuados es la mejora en la calidad de la información que servirá como base
en la toma de decisiones gerenciales, tales como la adquisición de nuevos y mejores equipos, la
43
calidad de los productos o servicios, la reducción o ampliación de la entidad, los niveles de
endeudamiento, la contratación con terceros o la producción interna, entre otros (Contaduría
General de la Nación, s.f.).
Se puede afirmar, entonces, que cada empresa, sea cual fuese su actividad, precisa de un sistema
de información contable que le permita acceder de forma efectiva a herramientas de análisis para
evaluar su desempeño en la utilización de los recursos con los que cuenta. La clasificación y
acumulación de la información referente a los costos de los productos que produce la empresa son
muy importantes en la consolidación de la empresa como unidad productiva.
Elementos para tener en cuenta para el diseño de un sistema de costos estándar en
Colombia NIIF
En Colombia, dada las particularidades geográficas y el establecimiento de los centros de
producción y consumo, añadidos a la tradición histórica, el transporte terrestre de carga efectúa un
papel estratégico en el desarrollo económico del país.
“En el año 2006, el 99 % de la carga nacional, excluyendo el carbón y los hidrocarburos,
se movilizó por este medio, lo cual lo convierte en un soporte fundamental del sector
productivo” (Departamento Nacional de Planeación, 2007).
De esta manera, por medio del documento Conpes 3489 de 2007, se plantea destrezas para el
desarrollo del transporte automotor de carga por carretera y su innovación, con el objetivo de
articularlo a las directrices mundiales de producción y concordar con prácticas mejoradas en
transporte y logística.
“La estructura organizacional del transporte de carga por carretera está definida por la
normatividad vigente, en la cual se reconocen los diferentes actores de la cadena,
conformada por: el generador de la carga, la empresa de transporte, el propietario del
vehículo y el conductor del vehículo. Otros agentes involucrados en esta cadena son el
destinatario de la carga y las entidades gubernamentales, que de acuerdo con su naturaleza
inciden en la operación del transporte” (Departamento Nacional de Planeación, 2007, p.
55).
A su vez, un sistema de transporte está constituido por la infraestructura y el servicio que se
presta a través de ella. También, el servicio requiere de un modelo empresarial, un equipamiento
y un recurso humano encargados de realizar las actividades dentro de la organización. Bajo este
44
concepto, la cadena productiva del transporte de carga deberá estar constituida por socios
logísticos y comerciales, en condiciones y relaciones económicas, de tal manera que todos los
eslabones de la cadena reciban un beneficio que les asegure su desarrollo económico y social,
aplicando los principios de alianza estratégica, colaboración y mentalidad empresarial
(Departamento Nacional de Planeación, 2007).
Por otro lado,
“El sector de transporte de carga por carretera se caracteriza por la democratización de la
propiedad del parque automotor, en el que el 76,1 % es propiedad de personas naturales,
el 16,8 % pertenece a empresas privadas y el 2,55 % es propiedad de empresas de
transporte, de las cuales sólo 8 de ellas poseen más de 100 vehículos” (Departamento
Nacional de Planeación, 2007, p. 10).
Así mismo,
“La capacidad ofrecida por el parque automotor de carga en Colombia es de 2.059.457
toneladas, de los cuales 538.674 (26,2 %) toneladas corresponden a los vehículos de
servicio particular y 1.520.784 (73,8 %) toneladas a los vehículos de servicio público. La
capacidad de carga ofrecida está concentrada en los vehículos rígidos de 2 ejes con 974.550
toneladas (47,3 %), y los tractocamiones C3S (42,4 %). Por otra parte, el 57 % de total del
parque automotor de carga corresponde a vehículos con más de 20 años de vida útil ―el
promedio total de vida de los vehículos de carga en Colombia desde 24,4 años―”
(Departamento Nacional de Planeación, 2007, p. 13).
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, es importante mencionar que de acuerdo con los
nuevos estándares y cambios que se adoptarán en el sistema contable en las organizaciones, en el
año 2009 el Congreso de Colombia emitió la Ley 1314 de 2009, con el fin de regular los principios
y normas de contabilidad e información financiera y las Normas de Aseguramiento de Información
(NAI) que aplicarán en Colombia. Los expertos concuerdan en que el cambio de normativa es de
entera importancia para las organizaciones, y le corresponde a la alta gerencia desempeñar un papel
determinante e importante para su cumplimiento y éxito a nivel empresarial, y, además, sin lugar
a duda, las empresas de transporte de carga terrestre, de acuerdo con sus actividades, tendrán
nuevas perspectivas para la aplicación de las NIIF (KPMG, 2008).
Algunos de esos cambios están relacionados con la deferencia de la influencia de la transición
a NIIF, en los exteriores de regulación e impuestos de las operaciones, los cuales pueden modificar
45
de acuerdo con los requerimientos del estado, del departamento, del producto, reporte o
competitivos, presentándose a nivel de personal, donde abarca desde el personal que codifica las
facturas por pagar de manera desigual bajo NIIF hasta el Comité de Auditoría que aprueba los
controles internos sobre el reporte en NIIF(KPMG, 2008).
Otra de las áreas en enfrentar este enfoque holístico es el de ‘contabilidad y reporte’, el cual
involucraría un análisis y un examen exhaustivo de las discrepancias que tienen las empresas en
sus ‘Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados’ localmente (PCGA) y las NIIF. A su
vez, un resultado significativo de la conversión a NIIF será el mayor esfuerzo de toda la entidad
para capturar, analizar y reportar nueva información para efectuar con los requerimientos de NIIF.
Por esta razón, tomar decisiones estratégicas y tácticas afines con los sistemas de información
y sus procesos de soporte ayuda a reducir costos y evitar riesgos superfluos, originados de posible
duplicación de esfuerzos o cambios en el enfoque en una etapa posterior (KPMG, 2008).
Es así como la implementación de las NIIF dentro de las empresas colombianas será de gran
utilidad para la organización contable y más aún cuando de costos se trate. Por lo tanto, se debe
tener privativo cuidado desde la contabilidad con una conveniente alejamiento de los costos y los
gastos, de acuerdo con la codificación económica a que se refiere el marco conceptual del nuevo
Plan General de Contabilidad Pública (Nacion).
46
7. Limitaciones y alcances
7.1. Limitaciones. Una de las limitaciones es que la empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC
aún no cuenta con un sistema de costo estándar, por lo cual su diseño será a mediano plazo,
teniendo en cuenta factores como el tiempo y las herramientas respectivas para su adecuada
elaboración.
7.2. Alcances. Con la implementación de la presente práctica y el progreso de un sistema de
costo estándar se pretende mejorar el servicio de transporte de personas, su efectividad y eficacia
para los usuarios y clientes. Además, se busca crear un margen de rentabilidad, y contribuir al
control y buen manejo contable en relación con los costos que se generan por la prestación del
servicio, teniendo en cuenta la actividad económica de SERVICES V&M SAS ZOMAC.
Entre los ítems para la prestación del servicio y que hacen parte de los costos, se encuentran:
llantas, lubricantes, combustible, mantenimiento y reparaciones, lavado y engrase, tiempo de
recorrido, las pólizas de todo riesgo: de responsabilidad civil y contractual.
La cobertura de la empresa es departamental, por lo tanto, se prevé que la implementación
inicial de la propuesta se aplique a esta misma limitación. Sin embargo, a largo plazo, el alcance
de esta investigación podría ampliar y se podrían explorar otras perspectivas de estudio sobre ella
y, así mismo, la implementación del sistema aquí planteado.
8. Metodología
8.1. Tipo de Investigación. Investigación Mixta. El enfoque mixto de la investigación implica
un proceso de recolección, análisis y vinculación de datos cuantitativos y cualitativos en un mismo
estudio para responder a un planteamiento del problema (Sampieri, 2010).
Tal es el caso de este documento porque, a la luz de la práctica profesional se recogieron
insumos cualitativos que se relacionan de manera directa con los datos cuantitativos extraídos de
fuentes de información complementarias y del planteamiento mismo de la investigación.
8.2. Métodos de recolección de la información. Para la recolección de la información y
herramientas necesarias para el diseño del costo estándar se utilizarán métodos de recolección de
información directos – cualitativo e indirectos cuantitativos, respectivamente: entrevista personal,
cotizaciones, base de datos de la entidad objeto de estudio —SERVICES V&M SAS ZOMAC—
y herramienta sistematizada y normalizada.
47
9. Población y Muestra
9.1. Población. Trabajadores de la empresa SERVICES V&M SAS ZOMAC del municipio de
Arauquita.
9.2. Muestra. Los vehículos de la empresa.
10. Resultados esperados
Por medio del presente proyecto investigativo, bajo la modalidad de ‘práctica social,
empresarial y solidaría’, se espera dar cumplimiento a los objetivos propuestos dentro del estudio
y, además, se busca contribuir al sector administrativo y contable, específicamente de la empresa
SERVICES V&M SAS ZOMAC del municipio de Arauquita, a través del diseño de un eficiente
costo estándar. También se pretende que la empresa objeto de estudio mejore la calidad del servicio
y que a nivel comercial siga avanzando en calidad y reconocimiento por la prestación de sus
servicios.
Con lo anterior, se espera contribuir al estudio de las nuevas estrategias para fortalecer
diferentes perspectivas con respecto a los elementos que una empresa eficiente y con alto impacto
en el mercado debería tener en cuenta.
Los profesionales de hoy en día deben responder a los retos contemporáneos y a las, cada vez,
mayores exigencias para las empresas que emergen en Colombia. Por ello, con este trabajo de
grado, también, se prevé, sentar un precedente investigativo hacia una zona del país subvalorada
en la industria nacional.
48
11. Presupuesto
Tabla 3. Presupuesto.
Ítem Rubros Cantida
d
Valor
unitario
Total Fuentes de
financiación
Empresa Propios
1 Personal
1.1 Asesorías
Profesionales
4 $ 40.000 $ 160.000 X
1.2 Trabajo
Practicante
3 $ 500.000 $ 1.500.000 X
2 Materiales
2.1 Fotocopias 80 $ 100 $ 8.000 X
2.2 Impresiones 200 $300 $ 60.000 X
3 Transporte
3.1 Combustible 3 $ 40.000 $ 120.000 X
4 Equipos
4.1 Computador 1 $ 1.080.000 $ 1.080.000 X
4 Imprevistos
Imprevistos 1 $ 90.000 $ 90.000 X
$ 3.018.000
Fuente: Elaboración propia.
49
12. Cronograma
Tabla 4. Cronograma
Fuente: Elaboración propia.
50
13. Conclusión
Por medio del presente proyecto investigativo, que se llevó a cabo bajo la modalidad de práctica
social, empresarial y solidaría, se dio cumplimiento a los objetivos propuestos del estudio y de la
misma manera se logró contribuir al sector administrativo y contable, específicamente, de la
empresa de transporte SERVICES V&M SAS ZOMAC, a través del diseño de un sistema de ‘costo
estándar’ eficiente. Es decir, se logró que la empresa objeto de estudio mejorara la calidad del
servicio y que a nivel comercial siguiera avanzando en calidad y reconocimiento por la prestación
de sus servicios.
Como conclusión adicional, respecto al ejercicio propositivo de un sistema complementario
para la empresa, en este caso, el de costos, vale la pena mencionar el grado de complejidad que
tiene consigo los diferentes componentes de la dinámica organizacional; cada paso del proceso
aporta de manera significativa para cada uno de los propósitos del mercado.
Por ello, es necesario y destacable la necesidad latente a la que constantemente se está
enfrentado cuando se pertenece a una región emergente y cuyo valor colectivo está definido en
gran medida por su economía y sistemas comerciales. Como futuros profesionales debemos
plantearnos nuevos paradigmas y contribuir en la medida de las posibilidades a nuestro entorno a
través del enriquecimiento y mejora de los procesos internos o externos del medio empresarial en
el que nos encontremos.
14. Recomendaciones
Teniendo en cuenta la necesidad de la empresa de transporte SERVICES V&M SAS ZOMAC
en cuanto al diseño e implementación de un sistema de costo estándar a su sistema contable, se
hace pertinente la ejecución del presente proyecto investigativo para que, de esta manera, logre las
mejoras en la calidad del servicio, en el sistema administrativo y financiero, y alcance así el control
sobre la gestión contable.
Por ello, se recomendó a la empresa continuar con el proceso de implementación y seguimiento
con el sistema de costos propuestos y, así mismo, evaluar diferentes dinámicas e inclusiones
tendientes a la optimización de sus servicios.
51
De manera complementaria, para futuros ejercicios investigativos, se recomienda propender por
la implementación del sistema de costos desde una perspectiva comparativa o contrastiva con
diferentes empresas de la región. De esa manera, se podrían prever diferencias de resultados en
condiciones similares a las de SERVICES V&M SAS ZOMAC pero, bajo diferentes dinámicas y
mercados.
Por último, se recomienda ahondar en los aspectos que influyen en el impacto generalizado de
un sistema como el de costos. Es necesario que todas las empresas sean conscientes de la cantidad
de factores que inciden en la optimización de sus procesos y, con ello, se propicie la toma acertada
de decisiones y acciones correctivas.
52
15. Referencias bibliográficas
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57
16. ANEXOS
Fotografías que constatan el ejercicio de práctica profesional
58
Imágenes informativas de la flota de SERVICES V&M SAS ZOMAC
59
Cotizaciones y adquisición de productos en SERVICES V&M SAS ZOMAC
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65
Certificado de realización de práctica profesional en SERVICES V&M SAS ZOMAC
