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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Docente : Miguel Ángel
Integrantes : Sofía León Morales
María Chalco Lazo
Carlos Ávila Béjar
Escuela : Ing. Comercial
1. Concepto :
Los documentos administrativos son una comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración publica como en la privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la (C.P.).Las leyes y las normas internas de cada entidad o institución
2. Principios fundamentales que rigen la redacción de los D.A.
Formalidad: Los D.A. se redactan teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, o esquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso.
Simplicidad: Los D.A. deben ser elaborado lo mas simple y breve posible, lenguaje sencillo y común.
Racionalidad: Tener presente el principio de la racionalización. Redactar documentos directos, concretos y precisos .
Flexibilidad: Deberá prevalecer la razón y la apreciación de su contenido.
Eficacia: Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
3.Partes de los Documentos Administrativos
Tiene varias partes las mismas según su ubicación constituyen:
A.- Encabezamiento.- Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:
Membrete: Inscripción que identifica a la institución que remite el documento.
Nombre del Año: Denominación que da el gobierno a cada año calendario
Lugar y Fecha: Donde y cuando se elabora el documento; comprende la localidad, el día, mes y año.
Código: Parte que individualiza el documento eh identifica a la institución destinataria.
Compuesto por: Nombre completo del documento: OFICIO Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025). Las 2 ultimas cifras del año calendario entre guiones - 10 - Las siglas de la Inst. separado por – ó /.
Destinatario: Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.
Asunto : Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen.
Referencia : Ha ce mención a los antecedentes del documento que se elabora.
Destinatario: Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.
Asunto : Es la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen.
Referencia : Ha ce mención a los antecedentes del documento que se elabora.
B.-Texto.- Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento.
C.-Termino.- Extremo inferior del documento integrado por las siguientes partes
Antefirma : Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto.
Firma : Comprende el nombre, apellido y la rubrica. Pos Firma : Parte que identifica al responsable de la
comunicación. Sello : Instrumento que autentica o legaliza el
documento que se envía. Anexo : Se emplea únicamente cuando al documento
que remitimos se acompaña con otros ( recibos, facturas, etc..)
Con copia : Menciona a las autoridades a quienes se envía copia del documento.
Pie de Pagina : Identifica a los responsables de la elaboración del documento.
EL OFICIO
El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
MembreteLugar y Fecha
CódigoDestinatario
AsuntoTexto
FirmaPost Firma
SelloCon Copia
Pie de Pagina
Partes:
Universidad Privada
de Tacna Año de la Consolidación Económica y Social del Perú
OFICIONª 053 -10 – UPT-FACEM
Tacna, Setiembre 08 del 2010
Señor: Ing. Ricardo León Castillo.
Director de la Escuela de Ing. Comercial
de la Universidad Privada de Tacna
Asunto: Invitación a una conferencia de Retail-Plaza Vea
Es grato dirigirme a Usd. Para hacer de su conocimiento que se llevara acabo la conferencia de Retail-Plaza Vea en la Universidad Privada de Tacna en la Facultad
de Ciencias Empresariales el día 20 de octubre a las 6:30 pm. del presente año.
Conocedor de sus técnicas y proyectos hago propicia la invitación para que pueda
asistir en dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.
Espera de su amable respuesta y de antemano agradeciendo por su valiosa participación en la conferencia, me despido.
Atentamente.
Ing. Carlos Ávila Béjar
Director de la Escuela de
Inginieria Comercial
La Sumilla. Texto. Lugar y fecha. Firma y
Posfirma.
Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido.
Partes :Concepto:
La Solicitud
SOLICITO: Justificación de Inasistencias
Srta.: Sofía León Morales
Directora de la Escuela de Negocios Internacionales
Es grato dirigirme a usted para saludarla cordialmente, y manifestarle:
Que habiéndome encontrado delicada de salud y estado con descanso medico, pido a usted pueda facilitarme el poder dar las evoluciones correspondientes a los días no asistidos, agradeciendo su comprensión me despido.
Adjunto la copia de mi certificado medico.
Tacna,08 de Setiembre del 2010
Rosario Salas Rojas.
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de memorándum, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:
• Membrete.• Fecha.
• Destinatario• Asunto.• Firma.
• Referencias finales
EL MEMORANDO
Tacna 12 de Setiembre del 2010
Memorando Nª 256 -10 - GV
Para : Mauricio del Moral, Director General
De : María Chalco Lazo
Asunto : Reunión de Ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Setiembre del 2010. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.Saludos a UD.
Atentamente
María Chalco Lazo Gerente Ventas
EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance
o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de interés
Ordinario Extraordinario Técnico
Clases de informes:
Lima ,30 de agosto del 2010
Informe Nº 0007
SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “Claretiano”
ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales.
Referencia : Plan operativo Anual de la Institución.
Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos charlas programadas en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales.
Logros:
Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales, los días 15 y 20 de agosto.
Estuvieron a la altura del disertante, quien también proyecto dos videos referidos a los desastres naturales.
Se contó con la participación de todos lo señores profesores y del alumnado en general.
Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento.
Atentamente:
John Valderrama Ampuero
Presidente de Defensa Civil.
EL CERTIFICADO
Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. La constancia se usa en
las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).
LA CONSTANCIA
MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO
MABE PERU S.A
RUC Nº .20293670600
CERTIFICA
Que Carla Mendoza Dueñas identificada con D.N.I. Nº 45545634, ha laborado en esta empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 23 de mayo del 2009, ocupando el cargo de Asesora de Ventas
La Srta. Carla Mendoza Dueñas durante el tiempo de su permanencia, ha demostrado puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores encomendadas.
Se expide el presente documento, de acuerdo a Ley, para los fines que el interesado crea conveniente.
Lima, 12 de junio de 2009
———————————————————
Representante Legal Julio Rojas Hidalgo
DNI 00789623
La Carta
Es un documento de carácter privado que se utiliza fuera del estado y entre personas naturales para tratar asuntos de interés común relacionados con la vida cotidiana
MembreteLugar y fecha
CódigoDestinatario
AsuntoTexto
AntefirmaFirma
PosfirmaCon copia
Pie de pagina
Concepto:
Partes:
•Carta por el Numero de Destinatarios•Carta por el Tema que Tratan
• C. Administrativa• C. Comercial• C. Notarial
•Otros tipos de Carta• C. Poder• C. Declaración Jurada• C. Solicitud de empleo
Clases de Cartas:
Lima 08 de setiembre del 2010
Señorita
Sofía León Morales
TACNA
Estimada Sofía :
Previo un cordial saludo, te ruego matricularme a la facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad Privada de Tacna, en el I semestre del año académico 2011 que esta por iniciar; cuyo para apto te otorgo poder amplio y suficiente por medio de esta carta.
Muchas gracias por todo. Ya pronto estaré por ahí, un abrazo.
María del Carme Chalco Lazo
45717772
Domicilio Jr. Los Helenio 3822
Las palmeras – Los Olivos
El Aviso
Es una nota breve para informar sobre las
actividades cotidianas que se realiza en una determina institución.
Concepto
Institución Educativa
“Marcelino Champagnat”
Tacna, 08 de Setiembre del 2010
Señor Padre de Familia:
Se me es grato dirigirme a Usd. para hacer de su conocimiento que su menor hijo será suspendido por el incumplimiento del reglamento del colegio por 5 días empezando desde hoy.
Atentamente,
María del Carmen Chalco
Coordinadora de O.B.
Concepto:
Es un documento técnico , ilustrativo
que esclarece dudas ,precisa
conceptos, proporciona
elementos de juicio para la solución de problemas y facilita
la toma de decisiones de los
órganos de gobierno.
Partes
Lugar y FechaCódigo
DestinatarioAsuntoTexto
Referencia
AntefirmaFirma
Post FirmaSello
Con CopiaPie de Pagina
El Dictamen
La Constancia
ConceptoEs un documento
similar al certificado. Los dos acreditan la
veracidad de hechos y situaciones que se han
dado o se dan en la realidad.
Universidad Privada
de Tacna
Constancia
La Secretaria de la Facultad de Ciencias Empresariales, que suscribe, deja constancia de que el alumno Carlos Alberto Ávila Béjar con código 2010035920 se encuentra matriculado actualmente en el 1er ciclo del año académico 2010.
Se expide la presente a petición del interesado.
Tacna, 8 de Setiembre del 2010
Dr. Kinston Castañeda Sofía León Morales Decano Secretaria
La Credencial
Concepto: Clases:
Es un documento por medio del cual se
acredita a una persona para que ejecuta o cumpla una acción
• Credencial para Ejercer Funciones Laborales con Carácter Permanente.
• Credencial para Cumplir Labor Eventual.
• Credencial para Ejercer Presentación de una Autoridad.
• Credencial para Ejercer Presentación Política.
• Credencial para Ejercer Cargo o Mandato Legal.
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA
E INFORMATICA
EL JEFE DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA QUE SUSCRIBE OTORGA LA PRESENTE
CREDENCIAL
Al Ing. Carlos Ávila Béjar, Jefe de la Unidad de Procesos Informáticos, quien viaja a la ciudad de Cusco en comisión de servicio, a fin de participar en acciones de capacitación para el personal de la Municipalidad Regional de Cusco.
Se expide la presente credencial para que se le reconozco como tal y se le brinde las facilidades del caso
Tacna, 8 de Setiembre del 2010
Dr. María del Carmen Chalco
Jefe
La Citación
Documento breve por el que se cita o llama formalmente a una persona o a varias a asistir a toda clase de reunión y sesiones
•Nombre del documento•Destinatario•Texto •Lugar y Fecha•Firma y Pie de pagina
Concepto:
Partes :
Municipalidad Provincial
de Tacna
Citación
Señor : Ing. Ricardo León Castillo
Regidor
Por disposición del Alcalde, cita a Usted a sesión ordinaria del consejo municipal, a realizar el día martes 14 del presente a las 16:00 en el Local de costumbre, para tratar la siguiente agenda:
1.- Aprobación ejecución de obras; y
2.-A probación de informes de investigación
Tacna 10 de setiembre del 2010
Abg.. Carlos Ávila Béjar
Secretario General
El Acta
Es un Documento que contiene el testimonio de las acciones mas importantes que han acontecido en la relación formal de determinados actos administrativos
• Acta de trabajo• Acta de sesión• Estaciones o momentos de la sesión
Concepto:
Clases :
Partes
* Titulo * Texto * Firma * Post Firma * Con copia * Pie de pagina
DIRECC. GRAL. DE ADMON.
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
Siendo las 10 hrs. del día 21 de abril del 2010, reunidos en el 5o. piso del edificio marcado con el número 67 de la Calle de Magnolia, Colonia Guerrero, en México, D.F., el Lic. Raúl Caballero Borja, Ex director General de Administración , Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, designado por el C. Oficial Mayor a partir del 16 de abril de , Director General de Administración, así como los CC. Licenciados Luis Sánchez Pérez y Carlos Labastida Ochoa, quienes fungen como Testigos de asistencia, se procedió al levantamiento de la Presente Acta de Entrega-Recepción de los bienes y recursos de la Dirección General de Administración: ---------
RECURSOS FINANCIEROS. Se entrega Informe Financiero al 15 de abril de y efectivo por la cantidad de $10,600.00 depositados en la cuenta No. 542320-7 del Banco Nacional de México, según Estado de Cuenta anexo. -----------
RECURSOS MATERIALES. Se entrega inventario de mobiliario y equipo de oficina, relación del parque vehicular e informede los bienes inmuebles propiedad de la Direc. Gral. de Admón.
RECURSOS HUMANOS. Se entrega plantilla de recursos humanos al servicio de la Dirección Gral. de Amón. -------
DECLARACIONES: -----------------
El Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, declara que recibe los recursos .objeto de esta Acta con las reservas de Ley, para que si procede, hacer valer sus derechos en su oportunidad. - -El Lic. Raúl Carballido Borja, declara que entrega todos y cada uno de los bienes sin excepción con la situación que guardan a la fecha de su renuncia como Director Gral. de Admón.
Se cierra la presente acta a las 18 horas del día de la fecha firmando al calce los que en ella intervinieron.
ENTREGA RECIBE
Lic. Raúl Carballido Borja Lic. Gabriel Espinosa Guerrero
TESTIGOS
Lic. Luis Sánchez Pérez Lic. Carlos Labastida Ochoa
La Declaración Jurada
Documento por el cual una persona declara formalmente que lo que dice en el es verdadero y que debe considerarse como tal mientras no se pruebe lo contrario
Partes
•Titulo
•Identificación
•Texto
•Lugar y fecha •Firma
•Pos Firma del declarante
DECLARACION JURADA Yo, JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE, identificado con DNI No 09303688; declaro bajo juramento de Ley, la veracidad de
mis datos personales consignados a continuación conforme a mi partida de nacimiento en los Registros del Estado Civil del Concejo Distrital de la Victoria, Provincia de Lima, República del Perú.
1.-Fecha de Nacimiento: 8 de Mayo de 1980.
2.-Distrito : La Victoria
3.-Provincia : Lima
4.-Departamento : Lima
5.-País : Perú
6.-Domicilio Actual : Jr. Los Amancayes 387, Callao.
Asumo plena responsabilidad de la exactitud de los datos consignados, acogiéndome al marco legal vigente y de Procedimientos Administrativos en general.
Callao, 12 de diciembre del 2007.
----------------------------------------------------JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE DNI No 09303688
El ContratoDocumento que contiene los acuerdo a lo que han llegado dos o más personas naturales o jurídicas, para regular o modificar una relación jurídica patrimonial
Área de difusión Enlace Formulación Visación Y firma de contrato
TituloTextoLugar y fechaPie de paginaFirma y pos firma
Partes
EJEMPLO DE CONTRATO:
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: DEL DEPARTAMENTO TRES (3) DEL INMUEBLE MARCADO CON EL NÚMERO CIENTO OCHENTA Y DOS (182) DE LA CALLE DE LAGO DE LA COLONIA NATIVITAS DE LA DELEGACIÓN BENITO JUÁREZ DE ESTA CIUDAD, CÓDIGO POSTAL 03500 QUE CELEBRAN COMO ARRENDADOR EL (LA) SR (A) LUIS ANTONIO MEJÍA Y COMO ARRENDATARIO (A) EL (LA) SR (A) LAURA HERNÁNDEZ Y QUE SUJETAN A LAS SIGUIENTES:
CLÁUSULASPRIMERA.- El (la) Arrendatario(a) pagará al (la) Arrendador (a) o a quien sus derechos represente una renta mensual adelantada de $2100.00 (DOS MIL CIEN PESOS 00/100 M N. los días CUATRO de cada mes, en el domicilio del (la) Arrendador (a), ubicado en LAGO CIENTO OCHENTA Y DOS INTERIOR TRES COL.NATIVITAS MEXICO D.F. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 2427 y fracción I del artículo 2425 del Código Civil, que comenzará a contarse desde la fecha en que se firma este contrato. Toda mensualidad será pagada íntegra aún cuando el (la) Arrendatario (a) ocupe la localidad parte del mes, para cuyo efecto renuncia a lo dispuesto por el artículo 2429 de¡ Código Civil. Conviene expresamente el Arrendatario (a) en que si no cubre la renta dentro de los cinco días naturales siguientes al día CUATRO de cada mes, pagará un 10% (diez por ciento) más por cada mes natural o fracción de retraso por concepto de intereses moratorios.SEGUNDA.- No se entenderá novado este contrato porque el (la) Arrendador (a) reciba las rentas en fechas distintas a la estipulada, ni porque reciba los pagos en un lugar distinto del convenido.TERCERA.- El (la) Arrendatario (a) señala como su domicilio convencional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 34 del Código Civil, el departamento materia de este contrato v/o para todo lo relacionado con este contrato, incluso para emplazamiento a juicio.
El Currículum Vitae
Es un documento que contiene información sobre las acciones mas sobresalientes de una persona .
•Por presentarse con documentos Sustentarios o sin ellos.
• C.V. Documentado• C.V. Sin Documentar
•Por su grado de complejidad• C.V. Básico• C.V. Fines Profesionales• C.V. Fines Académicos
Clases:
Concepto:
La Invitación
Es un documento protocolar y breve por medio del cual se invita a una persona a asistir a un o actividad de interés.
Concepto: Clases:
•Invitación Simple. •Invitación Especial.
Invitación
Señor: Carlos Ávila Béjar
Es grato dirigirme a usted para hacer propicia la invitación al día familiar que se llevara acabo en la Institución Educativa “CHAMPAGNAT” que se realizara en el patio del nivel secundario el día martes 15 de setiembre a horas 10:00 am.
Agradeciendo su gentil asistencia me despido.
Sofía León Morales
Directora Académica