ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

Tema : Estructura Documentos de GestiónInstitucional

Curso : Auditoria Administrativa

Docente : Lic. Adm. SANCHEZ ROSALES, FAUSTO ORENCIO

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo titulado “ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL” se fundamenta debido a que en la actualidad todas las empresas deberán

necesariamente que contar con instrumentos de gestión que les permita obtener mejores

resultados operativos, esto esta orientado a optimizar la gestión empresarial, en forma tal que

permita tomar decisiones acordes a la situación en la cual se desenvuelven para lograr que los

involucrados con la organización tanto ejecutivos, trabajadores, consumidores, clientes y

usuarios satisfagan sus necesidades.

En tal sentido, los Documentos de Gestión asumen un rol relevante en el desarrollo de cada

empresa tanto pública como privada, porque a través del uso que se les practica, posibilita

maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia, economía y rentabilidad, indicadores

que fortalecen el desarrollo de las organizaciones.

Para ello se realiza este trabajo en donde se detalla la estructura de cada uno de los documentos

de Gestión como el ROF, MOF, ESTATUTO, POI 2010, CUADRO DE NECESIDADES 2010,

entre otros encomendada a los estudiantes de la Escuela Académico Profesional de

Administración en el desarrollo del curso de Auditoría Administrativa, que tendrá como objetivo,

conocer la estructura básica de cada documento de gestión el cual es fundamental para las

auditorias que se realizaran dentro de toda empresa.

Los Alumnos.

INDICEPág.

I. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)........................................................6

II. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF).................................................6

III. CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)..............................................................7

IV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)......................................................................8

V. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS (TUPA)...................................................................9

VI. PRESUPUESTO ANALÍTICO DEL PERSONAL (PAP)............................................................9

VII. REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL.......................................................................12

VIII. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI).......................................................................13

IX. MEMORIA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.......................................................................13

X. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL............................................................................14

XI. PLANILLA ÚNICA DE PAGOS...........................................................................................17

XII. ORGANIGRAMA.............................................................................................................19

XIII. ESTATUTO......................................................................................................................19

XIV. CUADRO DE NECESIDADES INSTITUCIONAL 2010 (CN).................................................22

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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

I. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las

funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la

estructura orgánica y funciones generales establecidas en el reglamento de organización y

funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para

Asignación de Personal.

ESTRUCTURA DEL MOF

I. INTRODUCCION

II. FINALIDAD ALCANCE

III. APROBACION Y ACTUALIZACION

IV. BASE LEGAL

V. OBJETIVOS

VI. POLITICAS

VII. LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION

VIII. FUNCIONES GENERALES ORGANIZACIÓN

IX. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES CUADRO

ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOS

X. FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE LOS CARGOS

XI. ORGANIGRAMA

II. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones

funcionales y atribuciones especificas. Todas las entidades de la administración pública

deben contar con su respectivo ROF.

ESTRUCTURA DEL ROF

I. INTRODUCCIÓN

-4-

II. ÍNDICE

III. GENERALIDADES

IV. TITULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y

FUNCIONES GENERALES.

V. TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y

ATRIBUCIONES.

VI. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

VII. TITULO CUARTO: DEL RÉGIMEN LABORAL.

VIII. TTUTLO QUINTO: DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.

IX. TITULO SEXTO: DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES.

X. ORGANIGRAMA GENERAL.

XI. GLOSARIO DE TERMINOS.

III. CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene los cargos

necesarios de una dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la estructura de la

organización vigente.

Metodología para establecer el CAP:

Analizar los objetivos

Determinar las Funciones Básicas

Establecer la Estructura Básica

Determinar actividades servicios productos

Establecer planta orgánica

Establecer las situaciones diferenciales de los cargos

Establecer la nomenclatura de cargo

Formular El CAP.

Considerar y/o analizar los siguientes factores:

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El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada Unidad Orgánica a

desarrollar.

Complejidad de estas acciones.

Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener

Disponibilidad presupuestal.

hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica.

Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar cargos.

ESTRUCTURA DEL CAP

                 

  SECTOR: ENTIDAD: COD:Nº DE HOJA:  

   

 Nº DE ORDEN

CARGO CLASIFICADO

CARGO ESTRUCUTURAL NECESARIO  

  001 Director de sistema Director Ejecutivo 1    002                           

IV. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, que tiene un carácter

instructivo e informativo. Contiene en forma detallada las acciones que se rigen en la

ejecución de los procesos y generados para el cumplimiento de las funciones. La descripción

de los procedimientos deberá guardar coherencia en los respectivos dispositivos legales y/o

administrativos que regulan el funcionamiento de la entidad.

ESTRUCTURA DEL MAPRO

I. INTRODUCCION

II. INDICE

III. DATOS GENERALES

III.1 Objetivo

III.2 Alcance

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III.3 Aprobación y actualización

IV. DATOS DEL PROCEDIMIENTO

IV.1 Nombre del procedimiento

IV.2 Finalidad base legal

IV.3 Requisitos

IV.4 Etapas del procedimiento

a) Instrucciones

b) Duración

c) Diagramación

d) Formularios

e) Glosarios de términos

V. TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS (TUPA)

Es establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración

Pública, sirva a la protección del interés general, garantizando los derechos e intereses de los

administrados y con sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en general.

ESTRUCTURA DEL TUPA

I. OBJETO

II. FINALIDAD

III. ALCANCE

IV. BASE LEGAL

V. VIGENCIA

VI. NORMAS GENERALES

VII. NORMAS ESPECÍFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS

VIII. PROCEDIMIENTOS

IX. FLUJOGRAMA

VI. PRESUPUESTO ANALÍTICO DEL PERSONAL (PAP)

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Documento de gestión que considera las plazas y el presupuesto para los servicios

específicos del personal permanente y eventual en función de la disponibilidad presupuestal.

Refleja la provisión remunerativa de cada uno de los cargos definidos en el CAP.

-8-

ESTRUCTURA DEL PAP

Numer

o de

Plazas

Según

CAP

Nivel o

Categoría

PERIODO PREVIO PERIODO PRESUPUESTARIO

CANTIDAD DE

PLAZAS

Nivel

REMUNERACIÓN

MENSUAL Periodo

en

Meses

REMUNERACIÓN TOTAL Denominación

del Cargo

Según CAP

Apellidos y

Nombrespptada ocupada

sin

ocupar Básica Reunificada Principal Básica Reunificada Principal

4                            

5                            

-9-

VII. REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL

ESTRUCTURA DEL RIP

INDICE

I. CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES

II. CAPÍTULO II

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES

III. CAPÍTULO III

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS Y CALIFICACIÓN

IV. CAPÍTULO IV

RECLUTAMIENTO, CONTRATACIÓN Y COLOCACIÓN

a) SECCIÓN PRIMERA

b) RECLUTAMIENTO

c) SECCIÓN SEGUNDA

d) CONTRATACIÓN Y COLOCACIÓN DE PERSONAL

e) SECCIÓN TERCERA

f) COLOCACIÓN DE PERSONAL MEDIANTE CONCURSO

g) SECCIÓN CUARTA

h) CONTRATACIÓN Y COLOCACIÓN DE PARIENTES

i) SECCIÓN QUINTA

j) PROGRAMAS ESPECIALES

V. CAPÍTULO V

REDUCCIÓN DE PERSONAL

VI. CAPÍTULO VI

CAPACITACIÓN, EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y PREMIOS E

INCENTIVOS

VII. CAPÍTULO VII

SALARIOS, REMUNERACIONES ADICIONALES, SALARIOS CAÍDOS

Y RETENCIÓN DE GRADO Y SALARIO

VIII. CAPÍTULO VIII

JORNADAS DE TRABAJO, VACACIONES Y LICENCIAS

IX. CAPÍTULO IX

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ACCIONES DISCIPLINARIAS Y MEDIDAS ADVERSAS

X. CAPÍTULO X

QUEJAS Y APELACIONES

VIII. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

El Plan Operativo Institucional es un instrumento de gestión que contiene la información

relacionada al análisis y diagnóstico institucional, objetivos generales, las actividades

programadas, las metas de cada programa y el presupuesto para cada una de ellas.

ESTRUCTURA DEL POI

INDICE

INTRODUCCIÓN

I. MARCO ESTRATÉGICO

I.1 Visión

I.2 Misión

I.3 Horizonte Estratégico

I.3.1 Fortalezas

I.3.2 Debilidades

I.3.3 Oportunidades

I.3.4 Amenazas

II. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

II.1Objetivos Institucionales de Corto Plazo

II.1.1 Líneas de Acción Operativas

III. ACTIVIDADES Y METAS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS

IX. MEMORIA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

ESTRUCTURA DE LA MEMORIA DE GESTION INSTITUCIONAL:

I. Presentación

II. Entorno

III. Instituto

III.1 Visión

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III.2 Misión

III.3 Política de Calidad

III.4 Organigrama Institucional

III.5 Eventos Nacionales e Internacionales

III.6 Programas de Cooperación Institucional

III.7 Proyectos Institucionales

III.8 Logros y Reconocimientos Institucionales

IV. Gestión Institucional

IV.1 Dirección General

IV.2 Dirección General de Derecho de Vigencia y Desarrollo

IV.3 Oficina General de Sistemas de Información

IV.4 Oficina General de Administración

IV.5 Oficina General de Asesoría Jurídica

IV.6 Oficina General de Control Interno

V. Productos y Servicios

VI. Órganos Desconcentradas

VII. Balance y Estados Financieros

X. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

Es el instrumento orientador de la gestión institucional, formulado desde una perspectiva

temporal mayor al corto plazo, que enuncia la MISIÖN, la VISIÖN, los OBJETIVOS

ESTRATÉGICOS, las ESTRATEGIAS, los INDICADORES DE DESEMPEÑO y las

METAS de una entidad.

CUADRO 1

PRODUCTOS Y RESULTADOS ESPERADOS

CÓDIGO OBJETIVOS COMPONENTES

ACTIVIDADES

RESULTADO ESPERADO AL FINAL DEL AÑO

RESULTADO FINAL ESPERADO

MEDIO DE VERIFICACI

ÓN

Objetivo Programa

(incluir el valor del indicador del objetivo del Programa que se espera lograr en el año y el valor que estaba previsto lograr

(incluir el valor del indicador del objetivo del Programa que se

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a dicha fecha según el Informe Inicial)

acordó en el marco lógico del Programa o Informe Inicial)

Componente: YY

Idem anterior pero referido a “productos” de los componentes.

Actividad 1 Idem anterior pero referido a “resultados” de las actividades.

Actividad 2Etc.

CUADRO 2 :CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN

CÓDIGO COMPONENTES / PRODUCTOS Y ACTIVIDADES

FECHA

INICIO

FECHA

FIN

COSTO

TOTAL POR ACTIV.

TRIMESTRES

I II III IV

I. Componente: YY

.

01 Actividad 1: 02 Actividad 2:II. Componente:

ZZ 03 Actividad 1: 04 Actividad 2:

Etc.

CUADRO 3: COSTOS POR ACTIVIDAD

CÓDIGO COMPONENTES / PRODUCTOS Y ACTIVIDADES

COSTO TOTAL

BANCO APORTE LOCAL

I. Componente: YY01 Actividad 1:

Insumo AInsumo BInsumo C

02 Actividad 2: Insumo DInsumo EInsumo F

II Componente: ZZ03 Actividad 1:

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04 Actividad 2:Etc.

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CUADRO 4: Presupuesto Y Proyección De Desembolsos

CATEGO

RÍA DE GASTOS

PRESUPUE

STO ORIGINAL

/VIGENTE

DESEMBOLSA

DO A LA FECHA (30-9)

SALDO DISPONI

BLE

DESEMBOLSO

S ESTIMADOS AL 31-12 Y COMPROMISO

S AL 31-12 NO EJECUTADOS

SALDO A COMPROME

TER EN AÑOS SIGUIENTES

XI. PLANILLA ÚNICA DE PAGOS

Nº

DATOS DEL TRABAJADOR

Total Días

Total Dom.

Días a Pagar

INGRESOS DEL TRABAJADOR

APELLIDO Y NOMBRES

DNI

Categoría

Jornal Básico RM 315-2006 TR

BUC 30%

Compensación Vacacional 10%

Gratif. Truncas

CTS 15%

TOTAL INGRESOS

1  

-15-

TOTAL

REMUN.

AFECTO

APORT.

DESCTO.

LEY

DESCUENTOS DEL TRABAJADOR

NETO

A

PAGAR

APORTE DEL

EMPLEADOR

AFP

ONP EsSalud + TOTAL

DESCTO.

Aporte

Seguro

EsSalud

9%

SCTR

(EsSalud)

1.55%

TOTAL

APORTACIONProFut Integra Prima Horiz.

13.35% 12.75% 12.62% 12.90% 13.00%

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XII. ORGANIGRAMA

I. Áreas de Gerencia

II. Áreas Funcionales

III. Órganos de Apoyo

IV. Órganos de Control

V. Órganos Operacionales

VI. Órganos Desconcentrados

XIII. ESTATUTO

MODELO ESTABLECIDO PARA UNIVERSIDADES:

TÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I: DEFINICIÓN, CREACIÓN, PRINCIPIOS, FINES, AUTONOMÍA

TÍTULO II: DEL RÉGIMEN ACADÉMICO

CAPÍTULO I: GENERALIDADES

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Áreas de Gerencia

Órganos Desconcentrados

Áreas Funcionales Áreas Funcionales

Órgano de Control Órganos de Apoyo

Órgano OperacionalesÓrgano Operacionales

CAPÍTULO II: DE LAS FACULTADES

CAPÍTULO III: DE LAS ESCUELAS ACADÉMICO-PROFESIONALES

CAPÍTULO IV: DEL DEPARTAMENTO ACADÉMICO

TÍTULO III: DEL RÉGIMEN ADMINISTRATIVO

CAPÍTULO I: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

CAPÍTULO II: DE LAS UNCIONES Y ATRIBUCIONES

TÍTULO IV: DE LA ADMISIÓN, ESTUDIOS, GRADOS Y TÍTULOS

CAPÍTULO I: DE LA ADMISIÓN

CAPÍTULO II: DE LOS ESTUDIOS DE PRE-GRADO

CAPÍTULO III: DE LOS GRADOS Y TÍTULOS

TÍTULO V: DEL GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD Y FACULTADES

CAPÍTULO I: DEL GOBIERNO

CAPÍTULO II: DE LA ASAMBLEA UNIVERSITARIA

CAPÍTULO III: DEL CONSEJO UNIVERSITARIO

CAPÍTULO IV: DEL RECTOR

CAPÍTULO V: DE LOS VICERRECTORES

CAPÍTULO VI: DE LA ELECCIÓN DEL RECTOR Y VICERRECTORES

CAPÍTULO VII: DEL CONSEJO DE FACULTAD

CAPÍTULO VIII: DEL DECANO

CAPÍTULO IX: DEL GOBIERNO DE LA ESCUELA DE POST GRADO

TÍTULO VI: DE LOS PROFESORES

CAPÍTULO I: DE LA DEFINICIÓN, CLASES Y LOS REGÍMENES

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CAPÍTULO II: DE LOS REQUISITOS PARA EL EJERCICIO DE LA DOCENCIA

UNIVERSITARIA

CAPÍTULO III: DE LA EVALUACIÓN, RATIFICACIÓN Y PROMOCIÓN

CAPÍTULO IV: DE LOS DEBERES Y DERECHOS

CAPÍTULO V: DE LAS REMUNERACIONES

CAPÍTULO VI: DE LOS ESTÍMULOS, INCOMPATIBILIDADES Y SANCIONES.

TÍTULO VII: DE LOS ESTUDIANTES

CAPÍTULO I: DE LA NATURALEZA

CAPÍTULO II: DE LOS DEBERES Y DERCHOS

CAPÍTULO III: DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO

CAPÍTULO IV: DE LAS INCOMPATIBILIDADES

CAPÍTULO V: DE LOS GREMIOS ESTUDIANTILES

TÍTULO VIII: DE LOS GRADUADOS

CAPÍTULO I: DE LA DEFINICIÓN

CAPÍTULO II: DE LOS DEBERES Y DERCHOS

TÍTULO IX: DE LA INVESTIGACIÓN

CAPÍTULO I: DE LAS DEFINICIONES

CAPÍTULO II: DE LA ORGANIZACIÓN

CAPÍTULO III: DE LOS OBJETIVOS

CAPÍTULO IV: DE LOS ESTÍMULOS

TÍTULO X: DE LA EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN UNIVERSITARIA

CAPÍTULO I: DE LA EXTENSIÓN UNIVERSITARIA

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CAPÍTULO II: DE LA PROYECCIÓN SOCIAL

TÍTULO XI: DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS

TÍTULO XII: DEL BIENESTAR UNIVERSITARIO

TÍTULO XIII: DEL RÉGIMEN ECONÓMICO

CAPÍTULO I: GENERALIDADES

CAPÍTULO II: GESTIÓN PRESUPUESTAL

CAPÍTULO III: PATRIMONIO DE LA UNIVERSIDAD

CAPÍTULO IV: INGRESOS

CAPÍTULO V: GASTOS

TÍTULO XIV: DE LA COORDINACIÓN ENTRE LAS UNIVERSIDADES

TÍTULO XV: DE LOS ESTUDOS DE POST GRADO, SEGUBDA

ESPECIALIDAD PROFESIONAL Y COMPLEMENTACIÓN ACADÉMICA

CAPÍTULO I: DE LOS ESTUDIOS DE POST-GRADO Y SEGUNDA

ESPECIALIDAD PROFESIONAL

CAPÍTULO II: DE LA COMPLEMENTACIÓN ACADÉMICA

TÍTULO XVI: DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES

CAPÍTULO I: DISPOSICIONES TRANSITORIAS

CAPÍTULO II: DISPOSICIONES FINALES

XIV. CUADRO DE NECESIDADES INSTITUCIONAL 2010 (CN)

Este es un instrumento que nos muestra todos los requerimientos que tendrá la institución

dentro en un periodo anual, de forma mensualizada. Este es uno de los instrumentos de

mayor relevancia dentro de Abastecimiento, ya que se desprende de la programación de las

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actividades por cada centro de costo en forma ordenada, correlativa y sistematizada, es el

insumo principal para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

ESTRUCTURA DEL CN

I. Nombre de la institución.

II. Nombre del centro de costos.

III. Meta o techo presupuestal.

IV. Fuente de financiamiento.

V. Gastos mensualizados (mes que se debe convocar a proceso).

VI. Tipo de moneda establecida en nuevos soles.

VII. Clasificadores de gastos establecido por el MEF.

VIII. Objeto de contratación ( Bien o servicio)

IX. Unidad de medida del bien o servicio.

X. Síntesis de Monto Total de Bienes y servicios.

XI. Valor referencial del bien o servicio.

XII. Cantidad del bien o servicio.

XIII. Monto total del bien o servicio.

XIV. Resumen del Cuadro de necesidades Institucional.

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