Dr. José Faustino Barrón Domínguez - gob.mx · Asignar los expedientes a los choferes 4. ......

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Dr. José Faustino Barrón Domínguez

5 DE AGOSTO DE 2015

Temario• La Cruz de la Planeación: Visión integral de la planeación Estratégica y Táctica

• La administración de proyectos y el Sistema Aterrizaje Forzoso (SAF)

• La guía conceptual y metodológica del SAF– El Ciclo de Deming (PDCA): Plan, Do, Check, Act.

– El Ciclo de Deming (PDCA) y el SAF

– Concepto y componentes de la Pirámide Operacional (PO)

– El algoritmo OMEPA: Objetivo, Meta, Estrategia, Proyecto y Acciones.

– La redacción de los Objetivos, Metas, Estrategias, Proyectos y Acciones.

– La Notación Numérica para el seguimiento y control de los proyectos

– El rigor lógico de la PO y su impacto en la eficiencia de los proyectos

– El concepto y estructura del Árbol Operacional (AO)

– Articulación lógica y Secuencia de los Proyectos en un Árbol Operacional (AO)

– Diseño del AO a través del Generador de Árboles Operacionales (GenArO)

• Programación y Control de la planeación táctica– El diagrama de Gantt para la programación, asignación de responsables y

administración del riesgo.

– Registro de avance de las acciones, registro de evidencias y administración del conocimiento


“La Cruz de la Planeación”® (Algoritmo de la Planeación) JFBD

PLA

NEA

CIÓ

N

ESTR

ATÉ

GIC

AP

LAN

EAC

IÓN

TÁ

CTI

CA

CÓDIGO DE CONDUCTA INSTITUCIONAL

CO DE CO PERSONAL

DIAGNÓSTICO INTERNOFORTALEZAS - DEBILIDADES

DIAGNÓSTICO EXTERNOOPORTUNIDADES - AMENAZAS

VISIÓN / MISIÓN OBJETIVOS – METAS - ESTRATEGIAS

PERSPECTIVA FINANCIERA

PROGRAMACIÓN-PRESUPUESTACIÓN-CONTROLIMPLANTACIÓN

GESTIÓN DEL RIESGO Y DEL CONOCIMIENTOCAMBIO DE CULTURA LABORAL

LIDERAZGO

PLANES DE ACCIÓN

FUNCIONALES

ANÁLISISDE LA

SITUACIÓN

MARCO

AXIOLÓGICO

PROSPECTIVA

INSTITUCIONAL

ADMINISTRACIÓN

TÁCTICA

oo

oMM

ME E

E

PP

P

A A

A

PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS

Introducción a la Planeación Táctica del SGENBajo el Modelo del

“Sistema Aterrizaje Forzoso” ®

5Dr. José Faustino Barrón Domínguez

TELARAÑA DE LA IMPLANTACIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA

O

M

E

P

A

PERSPECTIVA DEL CLIENTE


Visión – MisiónObjetivo, Meta, Estrategia

Perspectiva Financiera

PT

PE

6

O OM M

E E

A AP P


El Ciclo PDCA(El Ciclo de Resolución de Problemas)

“Ciclo de Deming”

Plan

Do

Act

Check


La Planeación Táctica y el PDCA(El Ciclo de Resolución de Problemas)

Plan(Planear)

Do(Hacer)

Objetivo

Meta

Estrategia

Proyecto

Acciones

Objetivo

Meta

Estrategia

Proyecto

Acción

T iempo C antidad

1.

Objetivo

Mejorar la participación de

mercado

1.1.

Meta Incrementar la ventas 10% en 2002

1.1.1.

Estrategia Publicidad

1.1.1.1.

Proyecto

Lanzamiento de una campaña

publicitaia para nevos nichos de

mercado.

1.1.1.1.1.

Acc.Ejec.

Contratar un despacho de

publicidad

1.1.1.1.2.

Acc.Ejec. Deseñar la campaña

1.1.1.1.3.

Acc.Ejec.

Contratación de medios masivos

de comunicación

1.1.1.1.4. Lanzamiento de la campaña

PLANEACIÓN TACTICA DE MERCADOTECNIA

Normalización o

Análisis causa / efectoN OM EN C LA

T UR A CONCEPTO

28 Enero

al 1 de

Febrero

4 al 8 de

Febrero

11 al 15

de

Febrero

18 al 22

de

Febrero

Eval. y Control

RESPONSABLE

Check (Verificar)

Act (Actuar)

8JFBDDr. José Faustino Barrón Domínguez

Pirámide Operacional

Objetivo

Meta

Estrategia

Proyecto

Acción

FBD

9

DISEÑO

EJECUCIÓN


Diseño de laPirámide Operacional®

¿Qué deseo hacer?

¿Cuánto y Cuándo?

¿Cómo general?

Objetivo*

Meta

Estrategia

Proyecto

Acción¿Cómo específico?

¿Cómo operativo?

10

* Sí no está seguro del Objetivo pregúntele: ¿ Para qué?


Ejemplo de Construcción de unaPirámide Operacional

O

M

E

P

A1,A2,A3,A4,A5.

Incrementar en un 3% la eficiencia energética en flotillas vehiculares al 31/12/2015.

Capacitación

Capacitar a los responsables de las flotillas vehiculares de la APF en el manejo del Sistema de Gestión de la Energía (SGEN).

1.Contratar instructor (RH)2.Diseñar el contenido del curso 3.Impartir la capacitación4.Evaluar el aprendizaje 5.Supervisar la aplicación del conocimiento


Contribuir al uso eficiente de los recursos públicos y a la sustentabilidad

Juego para Identificar las Etapas de la POy Aprender a Redactar

1. Diagnosticar el 100% de la flotilla vehicular al 15/12/2015

2. Abrir un expediente individual de cada vehículo3. Asignar los expedientes a los choferes 4. Preparar el reporte anual del SGEN5. Negociar la adquisición de vales de combustible6. Contratar el servicio de mantenimiento de la flotilla7. Verificación Vehicular8. Asegurar el uso eficiente del combustible9. Asegurar la aplicación completa del SGEN10. Talleres de mantenimiento

12

INSTRUCCIONES: Clasifique los conceptos del recuadro como: O, M, E, P, A.

Ejercicio 1 de diseño de una Pirámide Operacional:(Ordene de acuerdo al tiempo las frases que aparecen a la derecha de la pantalla)

O

M

E

P

A1,A2,A3,A4,A5.


1. Firmar contrato.

2. Hacer un sondeo de mercado sobre empresas constructoras formales.

3. Estrenar mi casa el 30 de marzo del 2008

4. Construcción de mi casa.

5. Verificar el cumplimiento del verbo del proyecto

6. Contratar una compañía constructora.

7. Pagar anticipo.

8. Vivir cómodamente en mi propia casa.

9. Seleccionar una constructora

Ejercicio 2 de Diseño de una Pirámide Operacional:(Ordene de acuerdo al tiempo las frases que aparecen a la derecha de la pantalla)

O

M

E

P

1A,A2,A3,A4,A5.


1. Entregar reconocimientos a los choferes cumplidos.

2. Seleccionar los rendimientos (Km/Lt) que alcanzaron la meta.

3. Contribuir al uso eficiente de los recursos públicos y a la sustentabilidad.

4. Entregar carta de reconocimiento personal firmada por el Director.

5. Reducir en un 5% el consumo semanal de combustible (Km/Lt) en flotas vehiculares de la administración Pública Federal (APF).

6. Motivación semanal por logro de meta. 7. Verificar el cumplimiento del verbo del proyecto. 8. Comparar las bitácoras de rendimiento (Km/Lt).9. Proporcionar reconocimiento interno a los

choferes que alcancen/superen la meta.

Notación Numérica

1. Objetivo

1.1. Meta

1.1.1. Estrategia

1.1.1.1. Proyecto

1.1.1.1.1. Acción 1

1.1.1.1.2. Acción 2

1.1.1.1.3. Acción 3

1.1.1.1.4. Acción 4

1.1.1.1.5. Acción 5


O

M

M

M

E

E

E

E

E

E

E

P

P

P

P

P

P

P

P

P

A

A

A

A

A

A

A

A

A

A1 2 3 4 5

Árbol Operacional® y Notación Numérica

1

1.1.

1.2.

1.3.

1.1.1.

1.1.2.

1.2.1.

1.2.2.

1.2.3.

1.3.1.

1.3.2.

1.1.1.1. 1.1.1.1.1.

1.1.1.2. 1.1.1.2.1.

1.1.2.1.

P1.1.2.2.

1.1.2.1.1.

A1.1.2.2.1.

16

A

O

M

M

M

E

E

E

E

E

E

E

P

P

P

P

P

P

P

P

P

A

A

A

A

A

A

A

A

A

A1 2 3 4 5

Árbol Operacional y Notación Numérica

Completo

1

1.1.

1.2.

1.3.

1.1.1.

1.1.2.

1.2.1.

1.2.2.

1.2.3.

1.3.1.

1.3.2.

1.1.1.1.1.1.1.1.1.

1.1.1.2.1.1.1.2.1.

1.1.2.1.

P1.1.2.2.

1.1.2.1.1.

A 1.1.2.2.1.

17

A1.2.1.1. 1.2.1.1.1.

1.2.1.1.2.

1.2.2.1.1.2.2.1.1.

1.2.3.1.1.1.2.3.1.

1.2.3.2.1.2.3.2.1.

1.3.1.1.1.1.3.1.1.

1.3.2.1.1.3.2.1.1.

1.3.2.1.2.

Rigor Lógico de la Pirámide Operacional (PO)

• La comprensión de un método para que el personaloperativo, tradicionalmente acostumbrado a que leinstruyan sobre qué y cómo hacer su trabajo, aprenda adiseñar, ejecutar y controlar sus Proyectos.

• Una secuencia de acciones por área funcional queaterriza forzosamente el proyecto y por lo menos partede la estrategia, la meta y el objetivo relacionados .

• El encadenamiento y complementariedad lógica detodo el árbol de acciones requerido por el proyecto.

• La PO en su totalidad deberá ser enfocada al áreafuncional o departamento elegido.

• Si se requiriera colaboración de otras áreas funcionaleso departamentos de preferencia buscar que sea en laparte baja de la pirámide (acciones, proyectos,estrategias), escribiendo sus siglas entre paréntesis.


Diseñar un Árbol Operacional a partir del Objetivo:

“Vivir cómodamente en mi casa”siguiendo el formato de ejemplo anterior


1.Vivir

cómodamenteen mi propia

casa

1.1.

Disponer de un terreno de 1000 metros

al 151205

1.2.Estrenar

mi casa al 010707

1.3.Amueblar mi casa al

010607

1.1.1.

Selección del terreno

1.1.2. Compra del terreno

1.2.1. Diseño de

la casa

1.2.2. Construcción de la casa

1.3.1. Selección de muebles

1.3.2. Compra de muebles

1.1.1.1. Seleccionar un terreno de 1000 m2 en

zona habitacional segura

1.1.2.1. Comprar el terreno de contado para asegurar el mejor precio

1.2.1.1. Pedirle a mi hermano arquitecto que me diseñe la casa estilo minimalista

1.2.2.1.Contratar una compañía

constructora formal

1.2.2.1.1. Hacer un sondeo..

1.2.2.1.2. Seleccionar una…

1.2.2.1.3. Firmar contrato

ESTRATEGIAS PROYECTOSOBJETIVOS METASACCIONES

• Compra nueva, • Herencia, regalo,• Renovación, etc.

20

Árbol Operacional

TELARAÑA DE LA IMPLANTACIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y TÁCTICA

O

M

E

P

A

PERSPECTIVA DEL CLIENTE




PT

PE

21

O OM M

E E

A AP P




Perspectiva del ClientePerspectiva de

Procesos InternosPerspectiva de

Crecimiento y AprendizajeDr. José Faustino Barrón Domínguez

Solución del Ejercicio 1 Diseño de una Pirámide Operacional

O

M

E

P

A1,A2,A3,A4,A5.

7. Vivir cómodamente en mi propia casa

3. Estrenar mi casa el 30 de marzo del 2008

6. Contratar una compañía constructora formal

4. Construcción de mi casa

2. Hacer un sondeo de mercado sobre empresas constructoras formales

8. Seleccionar una constructora

1. Firmar contrato

5. Pagar anticipo9. Verificar el cumplimiento del verbo del

proyecto24

Solución del Ejercicio 2 Diseño de una Pirámide Operacional

(Ordene de acuerdo al tiempo las frases que aparecen a la derecha de la pantalla)

O

M

E

P

A1,A2,A3,A4


3. Contribuir al uso eficiente de los recursos públicos y a la sustentabilidad.5. Reducir en un 5% el consumo semanal de combustible (Km/Lt) en flotas vehiculares de la administración Pública Federal (APF).6. Motivación semanal por reconocimiento de logros8. Proporcionar reconocimiento interno a los choferes que alcancen/superen la meta7. Comparar las bitácoras de rendimiento (Km/Lt)2. Seleccionar los rendimientos que alcanzaron la meta4. Entregar carta de reconocimiento personal firmada por el Director1.Verificar que los choferes premiados reciban su reconocimiento

Solución del Juego para Identificar las Etapas de la PO y Aprender a Redactar

1 Diagnosticar el 100% de la flotilla vehicular al 15/12/2015 M2 Abrir un expediente individual de cada vehículo A3 Asignar los expedientes a los choferes A4 Preparar el reporte anual del SGEN P5 Negociar la adquisición de vales de combustible P6 Contratar el servicio de mantenimiento de la flotilla P7 Verificación Vehicular E8 Asegurar el uso eficiente del combustible O9 Asegurar la aplicación completa del SGEN O

10 Talleres de mantenimiento E

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Contactos: Instituto para la Evolución Empresarial,

S.A. de [email protected]; Tel. (55) 5135-4990

Dr. J. Faustino Barrón Domí[email protected]; Cel.: 55-5455-2384.

Dra. Violeta P. Chirino Barceló[email protected]; Cel.: 55-5455-1691.

mailto:[email protected]



Anexos

Redacción del Objetivo

• Describa el deseo o anhelo que se quiere alcanzar de manera cualitativa

• Utilice un solo verbo en infinitivo (verbos terminados en ar, er, ir)

• Ej. 1. Alcanzar el liderazgo del sector en mercadotecnia directa.


Redacción de la Meta

• Redacte de manera similar al objetivo pero más breve y cuantitativa con especificación del monto o cantidad a conseguir y del tiempo inicial y final para lograrlo.

• Ej. 1.1. Incrementar las ventas un 15% en mercadotecnia directa durante el 2005. (15% es la cantidad necesaria para alcanzar el liderazgo relativo del sector)


Redacción de la Estrategia

• Elija una responsabilidad del área funcional o departamento al que pertenece el objetivo.

• Procure describirla con una palabra o frase breve

• De preferencia no usar verbo

• Ej. 1.1.1. Base de datos,

• Ej. 1.1.2. Página Web,

• Ej. 1.1.3. Mensaje publicitario.


Redacción del Proyecto

• Seleccione un verbo explícito y claro para ser entendido principalmente por el personal del departamento que ejecutará el proyecto.

• Incluya implícita o explícitamente el concepto descrito en la estrategia.

• Utilice un solo verbo en infinitivo, cuya realización pueda concluirse entre 3 y 5 acciones.

• Ej. 1.1.1.1. Elaborar una base de datos con clientes actuales y potenciales en los diferentes segmentos de mercado

• Ej. 1.1.2.1. Incluir en la página Web de la empresa el procedimiento de mercadotecnia directa

• Ej. 1.1.3.1. Lanzar una campaña publicitaria en periódicos nacionales sobre nuestro servicio de mercadotecnia directa.


Redacción de las Acciones

• Elabore una secuencia lógica y temporal de acciones (mín. 3 máx. 5) que inicie y concluya el contenido descrito por el verbo del proyecto.

• Redacte cada acción con una oración completa y un solo verbo.

• Confirme que la última acción concluya la secuencia descrita por la ejecución del verbo del proyecto.


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