El Arte de lo Posible - Vitoria-Gasteiz...PwC Objetivos del proyecto Plan de comunicación para la...
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El Arte de lo Posible Optimización de la gestión en el Gobierno Vasco: herramientas y resultados 08 junio 2011 www.pwc.com/es
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El Arte de lo Posible
Optimización de la gestión en el Gobierno Vasco:herramientas y resultados
08 junio 2011
www.pwc.com/es
PwC
Principales resultadosPrincipales resultados
Fases y metodologíaFases y metodología
Razón de ser del proyectoRazón de ser del proyecto
Agenda
El Arte de lo Posible
PwC
Razón de ser del proyecto
El Arte de lo Posible3
08 junio 2011
Circunstancia de crisiseconómica
El reto de ser un Gobiernoabierto, participativo y
comprometidoInvolucrar a los empleados
Plan de GobiernoOptimizar la gestión de los
recursos
Orientar el servicio al ciudadano
Potenciar la orientacióna resultados
Revisar la eficienciaorganizativa
Asegurar e incrementar la coordinación entrelas diferentes administraciones
EBEP
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Razón de ser del proyecto
El Arte de lo Posible4
08 junio 2011
¿Cómo mejoramos la eficiencia organizativa?
¿Cómo equilibramos las cargas de trabajo?
¿Cómo involucramos a la organización en este
proceso de mejora?
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Objetivos del proyecto
Plan de comunicación para la gestión adecuada de los mensajes a losagentes implicados.
Rigurosidad de los datos aportados para asegurar la fiabilidad de losanálisis.
Formación en la metodología a los empleados implicados.
El Arte de lo Posible5
08 junio 2011
Identificar las áreas de mejora de eficiencia organizativas más
significativas y de mayor impacto, señalando y priorizando
las líneas de actuación para su consecución e implantación en
el corto, medio y largo plazo.
Identificar las áreas de mejora de eficiencia organizativas más
significativas y de mayor impacto, señalando y priorizando
las líneas de actuación para su consecución e implantación en
el corto, medio y largo plazo.
Aportar la metodología y el soporte necesario para la medición
de cargas de trabajo en el Gobierno Vasco
Aportar la metodología y el soporte necesario para la medición
de cargas de trabajo en el Gobierno Vasco
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Organización ylanzamiento del
proyecto
Fases y metodología
El Arte de lo Posible6
08 junio 2011
Fase 1 Fase 2Identificación de las principales
áreas de mejoraMetodología de cargas de trabajo y
prueba piloto
Análisis de losDepartamentos yáreas de mejora
estratégicas
Desarrollo de lametodología de
análisis de cargas detrabajo
Plan deimplantación y
despliegue al restode Departamentos
Planificación ycomunicación del
proyecto a losDirectores de Serviciode los Departamentos
del Gobierno Vasco
Identificación de lasprincipales áreas de
mejora deoptimización de la
gestión en el GobiernoVasco
Metodología para elanálisis de las cargas
de trabajo ylanzamiento de prueba
piloto en elDepartamento deJusticia y Adm.
Pública
Formación al resto deDepartamentos y
Planificación para eldespliegue
RESULTADOS DEL PROYECTO
PwCEl Arte de lo Posible
Fase 1
PwCEl Arte de lo Posible
808 junio 2011
El análisis de los Departamentos se centró en todos los puestosde trabajo susceptibles de mejora organizativa de la
Administración General (6.639, o un 11%). Por tanto, sualcance comprende a los empleados de las diferentes
Consejerías del Gobierno Vasco
Altos Cargos yAsesores
2774%
Laborales1.77727%
A1(1.118)
17%
A1/A26029%
A2(262)4%
A2/C1(1)0%
C1(410)6%
C1/C2(726)11%
C2(910)14%
C2/AP(40)0%
AP(516)8%
Funcionarios4.58569%
Plantilla Departamentos 2010
Tipología de PersonalTotal Dotaciones: 6.689
Funcionarios.Por Grupos de Clasificación
Fase 1
Identificación de las principalesáreas de mejora
Objeto del análisis
Quedaron fuera del ámbito delanálisis el personal docente nouniversitario, el personal de laAdministración de Justicia, losestatutarios de Osakidetza, y laErtzaintza, así como losOrganismos Autónomos y lasSociedades Públicas.
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Punto de partida
El Arte de lo Posible9
08 junio 2011
Fase 1
Identificación de las principalesáreas de mejora
Gobierno Vasco – Administración General% de dotaciones por Departamento
Gobierno Vasco – Administración GeneralDotaciones por tipología en cada Departamento
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Lehendakaritza
Interior
Educación, Universidades e Investigación
Economía y Hacienda
Justícia y Administración Pública
Vivienda, Obras Públicas y Transportes
Industria, Innovación, Comercio y Turismo
Empleo y Asuntos Sociales
Sanidad y Consumo
Medio Ambiente, P. Territorial, Agricultura y Pesca
Cultura
Miembros Gobierno Eventuales Grupos A1 y A2 Grupos C1 y C2 Agrupaciones Profesionales Laborales
Este análisis cuantitativo y cualitativo de lasDepartamentos permitió realizar un diagnóstico de
primer nivel de la estructura organizativa actual enel Gobierno Vasco, para posteriormente poder
apuntar una serie de mejoras
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Definición de las áreas críticas dentro de cada Departamento e identificación delos interlocutores clave.
Sesiones de trabajo con el personal clave de cada Departamento, analizando sucasuística particular y obteniendo información sobre el funcionamiento interno.
En las sesiones de trabajo se pudo compartir la visión global de la estructura delas Departamentos y se identificaron las principales necesidades de la Dirección .
Análisis de primer nivel de la información cuantitativa y cualitativa recopiladapara conocer los aspectos más relevantes de la gestión del Departamento.
Identificación de las principales líneas estratégicas de actuación.
Sesiones de validación con los Directores de Servicios con tal de compartir lasprincipales conclusiones y recomendaciones.
Esquema de trabajo
El Arte de lo Posible10
08 junio 2011
.Fase 1
Identificación de las principalesáreas de mejora
Informe sobrelas áreas de
mejoraidentificadas en
el proyecto deoptimización de
la gestión delGobierno Vasco
Tras la comunicación del proyecto al personal clave, se siguióel siguiente esquema de trabajo para la elaboración del
informe sobre las áreas de mejora para la optimización de lagestión
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Líneas de actuación
El Arte de lo Posible11
08 junio 2011
Fase 1
Identificación de las principalesáreas de mejora
Estructuraorganizativa
alineada con losservicios del
Gobierno Vasco
Optimizacióndel modelo degestión de los
recursos
Liderazgo ysostenibilidad:
Directivopúblico
profesional
Organizaciónproductiva:
Evaluación deldesempeño
Mejora de laeficiencia endeterminados
colectivoscríticos
Instaurar la figura deldirectivo públicoprofesional
Centralización deservicios transversales
Auxiliares yAdministrativos: Análisisde cargas de trabajo
Evaluación de losavances tecnológicos ysu impacto en laeficiencia
Implementación de unsistema de Evaluacióndel Desempeño
Diseño de los planes decarrera que faciliten lamovilidad horizontal
Análisis detallado dela externalización/Internalización detareas
Minimizar los costesde personal con laadecuada asignaciónde los recursoshumanos
Racionalización de loscostes de gestión
Dimensionamiento adecuado delas estructuras de mando
Análisis de las disfuncionesorganizativas
1
2 3
4 5
1.1
1.2
2.3
2.1
2.2
3.1
3.2
3.3
4.2
5.14.1
5 ejes de cambio5 ejes de cambio
11 medidas deactuación
11 medidas deactuación
PwCEl Arte de lo Posible
1208 junio 2011
EJES DE CAMBIO COD LÍNEAS DE ACTUACIÓN IMPACTO COMPLEJIDAD
Estructura organizativaalineada con los servicios del
Gobierno Vasco
Dimensionamiento adecuado de lasestructuras de mando
Análisis de las disfunciones organizativas
Mejora de la eficiencia endeterminados colectivos
críticos
Centralización de servicios transversales
Auxiliares y Administrativos: Análisis decargas de trabajo
Evaluación de los avances tecnológicos y suimpacto en la eficiencia
Optimización del modelo degestión de los recursos
Externalización/Internalización de procesos
Minimizar los costes de personal con laadecuada asignación de los recursoshumanos
Racionalización de los costes de gestión
Organización productiva:Evaluación del desempeño
Implementación de un sistema deEvaluación del Desempeño
Diseño de los planes de carrera
Liderazgo y sostenibilidad:Directivo público profesional
Instaurar la figura del directivo públicoprofesional
1.1
1.2
2.3
2.1
2.2
3.1
3.2
3.3
4.2
5
4.1
Priorización de las líneas de actuación
PwCEl Arte de lo Posible
1308 junio 2011
IMP
AC
TO
COMPLEJIDAD
BAJO
MEDIO
ALTO
BAJA MEDIA ALTA
OPORTUNIDADES DE MEJORA REDISEÑO
OPORTUNIDADES DE MEJORA NO OBJETIVO
QUICK WINS
OPORTUNIDADES DE MEJORA OBJETIVO
1.1
1.2
2.3 2.12.2
3.1
3.2
3.3
4.25
4.1
Matriz de priorización
PwCEl Arte de lo Posible
Fase 2
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Alcance del piloto
Fase 2
Metodología de cargas detrabajo y prueba piloto
Colectivo deAuxiliares y
Administrativos
Departamentode Justicia y
AdministraciónPública
32% deltotal del
personal delDep.
1508 junio 2011
PwC
Metodología de análisis
El Arte de lo Posible16
08 junio 2011
Para medir la carga de trabajo de los auxiliares yadministrativos, se distribuyó un formulario a cada uno de susresponsables (Jefes de Servicio, Directores, Viceconsejeros)
En él se solicitó información sobre la frecuencia (cuántas veces se hace una
tarea) y la duración (cuánto dura cada vez que se hace) de las tareas que realiza
cada puesto de trabajo.
Las tareas facilitadas en los formularios se establecieron según las tareasgenéricas definidas en el DAP de cada tipo de auxiliar y administrativo,con la posibilidad de añadir tareas adicionales si el/la responsable así lo estimóoportuno.
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Herramienta de análisis
El Arte de Lo Posible17
08 junio 2011
Algunos ejemplos de la herramienta distribuida
1 2 3 41 2 3 4
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Tras el análisis de los datos recabados, se generaron unaserie de informes sobre las cargas de trabajo del personal
auxiliar y administrativo:
Estos informes constituyen sólo un ejemplo de presentación de los datos obtenidos: elvolumen y la cantidad de la información recogida permite realizar múltiples análisis amedida y de gran profundidad.
Carga de trabajopor estructura
organizativa
Carga de trabajopor colectivo
Análisis de tareaspor colectivo
Redistribución decargas de trabajo
Dimensionamientopor Direcciones
Principales resultados obtenidos: informes
Fase 2
El Arte de lo Posible
Metodología de cargas detrabajo y prueba piloto
1808 junio 2011
PwC
Análisis cuantitativo
El Arte de lo Posible
Fase 2En estos informes se recogían y trataban los datos obtenidos
por la herramienta. De su análisis, se pueden extraer algunasconclusiones cuantitativas...
Existe heterogeneidad en la carga de trabajo de lasdiferentes Direcciones estudiadas, así como en la carga detrabajo por colectivo.
El colectivo auxiliar y administrativo está, en general, muy especializado, existiendoimportantes diferencias en el desempeño de una misma tarea dependiendo de su ubicaciónfuncional o geográfica, hecho que invita a repensar su definición.
Se puso de manifiesto una cierta atomización de las tareas que realiza cada colectivo,es decir, los colectivos de auxiliares y administrativos realizan numerosas tareas, alas que, de modo general, dedican poco tiempo.
Metodología de cargas detrabajo y prueba piloto
1908 junio 2011
PwC
Análisis cualitativo
El Arte de lo Posible
... además de conclusiones cualitativas sobre la posibleredistribución de efectivos
Viceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 2
30% 120%
Viceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 2
70% 80%
1
EjemploViceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 1
30% 120%
Viceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 1
70% 80%
2
Ejemplo
Viceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 2
30% 120%
Viceconsejería 1
Dirección 1 Dirección 2
70% 80%
3
Viceconsejería 2
Viceconsejería 2
Ejemplo
2008 junio 2011
PwC
Posibilidad real de redistribución del personal
Flexibilización de la estructura organizativa
Nivelación de cargas
Movilidad de personal con menos carga de trabajo
Compartición de recursos
Colaboración puntual
Adecuación de las necesidades reales
Resultados que posibilitan la toma de decisiones estratégicas
Distribución eficiente de los recursos
Posibilidad de desarrollar planes carrera
Incremento de las posibilidades de crecimiento de sus ocupantes en laAdministración Pública
Convertir la medición de cargas en una rutina
Legitimación de la existencia de los puestos de trabajo
Posibilidad real de redistribución del personal
Flexibilización de la estructura organizativa
Nivelación de cargas
Movilidad de personal con menos carga de trabajo
Compartición de recursos
Colaboración puntual
Adecuación de las necesidades reales
Resultados que posibilitan la toma de decisiones estratégicas
Distribución eficiente de los recursos
Posibilidad de desarrollar planes carrera
Incremento de las posibilidades de crecimiento de sus ocupantes en laAdministración Pública
Convertir la medición de cargas en una rutina
Legitimación de la existencia de los puestos de trabajo
Estructura y resultados de los informes obtenidos
Principales conclusiones del piloto
El Arte de lo Posible21
08 junio 2011
www.pwc.com/es
El Arte de lo Posible
Carlos Bel López
628 058 109
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