El Arte de lo Posible - Vitoria-Gasteiz...PwC Objetivos del proyecto Plan de comunicación para la...

El Arte de lo Posible

Optimización de la gestión en el Gobierno Vasco:herramientas y resultados

08 junio 2011

www.pwc.com/es

PwC

Principales resultadosPrincipales resultados

Fases y metodologíaFases y metodología

Razón de ser del proyectoRazón de ser del proyecto

Agenda


PwC

Razón de ser del proyecto

El Arte de lo Posible3

08 junio 2011

Circunstancia de crisiseconómica

El reto de ser un Gobiernoabierto, participativo y

comprometidoInvolucrar a los empleados

Plan de GobiernoOptimizar la gestión de los

recursos

Orientar el servicio al ciudadano

Potenciar la orientacióna resultados

Revisar la eficienciaorganizativa

Asegurar e incrementar la coordinación entrelas diferentes administraciones

EBEP

PwC

Razón de ser del proyecto


08 junio 2011

¿Cómo mejoramos la eficiencia organizativa?

¿Cómo equilibramos las cargas de trabajo?

¿Cómo involucramos a la organización en este

proceso de mejora?

PwC

Objetivos del proyecto

Plan de comunicación para la gestión adecuada de los mensajes a losagentes implicados.

Rigurosidad de los datos aportados para asegurar la fiabilidad de losanálisis.

Formación en la metodología a los empleados implicados.


08 junio 2011

Identificar las áreas de mejora de eficiencia organizativas más

significativas y de mayor impacto, señalando y priorizando

las líneas de actuación para su consecución e implantación en

el corto, medio y largo plazo.

Identificar las áreas de mejora de eficiencia organizativas más

significativas y de mayor impacto, señalando y priorizando

las líneas de actuación para su consecución e implantación en

el corto, medio y largo plazo.

Aportar la metodología y el soporte necesario para la medición

de cargas de trabajo en el Gobierno Vasco

Aportar la metodología y el soporte necesario para la medición

de cargas de trabajo en el Gobierno Vasco

11

22

PwC

Organización ylanzamiento del

proyecto

Fases y metodología


08 junio 2011

Fase 1 Fase 2Identificación de las principales

áreas de mejoraMetodología de cargas de trabajo y

prueba piloto

Análisis de losDepartamentos yáreas de mejora

estratégicas

Desarrollo de lametodología de

análisis de cargas detrabajo

Plan deimplantación y

despliegue al restode Departamentos

Planificación ycomunicación del

proyecto a losDirectores de Serviciode los Departamentos

del Gobierno Vasco

Identificación de lasprincipales áreas de

mejora deoptimización de la

gestión en el GobiernoVasco

Metodología para elanálisis de las cargas

de trabajo ylanzamiento de prueba

piloto en elDepartamento deJusticia y Adm.

Pública

Formación al resto deDepartamentos y

Planificación para eldespliegue

RESULTADOS DEL PROYECTO

PwCEl Arte de lo Posible

Fase 1


808 junio 2011

El análisis de los Departamentos se centró en todos los puestosde trabajo susceptibles de mejora organizativa de la

Administración General (6.639, o un 11%). Por tanto, sualcance comprende a los empleados de las diferentes

Consejerías del Gobierno Vasco

Altos Cargos yAsesores

2774%

Laborales1.77727%

A1(1.118)

17%

A1/A26029%

A2(262)4%

A2/C1(1)0%

C1(410)6%

C1/C2(726)11%

C2(910)14%

C2/AP(40)0%

AP(516)8%

Funcionarios4.58569%

Plantilla Departamentos 2010

Tipología de PersonalTotal Dotaciones: 6.689

Funcionarios.Por Grupos de Clasificación

Fase 1

Identificación de las principalesáreas de mejora

Objeto del análisis

Quedaron fuera del ámbito delanálisis el personal docente nouniversitario, el personal de laAdministración de Justicia, losestatutarios de Osakidetza, y laErtzaintza, así como losOrganismos Autónomos y lasSociedades Públicas.

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Punto de partida


08 junio 2011

Fase 1


Gobierno Vasco – Administración General% de dotaciones por Departamento

Gobierno Vasco – Administración GeneralDotaciones por tipología en cada Departamento

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Lehendakaritza

Interior

Educación, Universidades e Investigación

Economía y Hacienda

Justícia y Administración Pública

Vivienda, Obras Públicas y Transportes

Industria, Innovación, Comercio y Turismo

Empleo y Asuntos Sociales

Sanidad y Consumo

Medio Ambiente, P. Territorial, Agricultura y Pesca

Cultura

Miembros Gobierno Eventuales Grupos A1 y A2 Grupos C1 y C2 Agrupaciones Profesionales Laborales

Este análisis cuantitativo y cualitativo de lasDepartamentos permitió realizar un diagnóstico de

primer nivel de la estructura organizativa actual enel Gobierno Vasco, para posteriormente poder

apuntar una serie de mejoras

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Definición de las áreas críticas dentro de cada Departamento e identificación delos interlocutores clave.

Sesiones de trabajo con el personal clave de cada Departamento, analizando sucasuística particular y obteniendo información sobre el funcionamiento interno.

En las sesiones de trabajo se pudo compartir la visión global de la estructura delas Departamentos y se identificaron las principales necesidades de la Dirección .

Análisis de primer nivel de la información cuantitativa y cualitativa recopiladapara conocer los aspectos más relevantes de la gestión del Departamento.

Identificación de las principales líneas estratégicas de actuación.

Sesiones de validación con los Directores de Servicios con tal de compartir lasprincipales conclusiones y recomendaciones.

Esquema de trabajo


08 junio 2011

.Fase 1


Informe sobrelas áreas de

mejoraidentificadas en

el proyecto deoptimización de

la gestión delGobierno Vasco

Tras la comunicación del proyecto al personal clave, se siguióel siguiente esquema de trabajo para la elaboración del

informe sobre las áreas de mejora para la optimización de lagestión

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Líneas de actuación


08 junio 2011

Fase 1


Estructuraorganizativa

alineada con losservicios del

Gobierno Vasco

Optimizacióndel modelo degestión de los

recursos

Liderazgo ysostenibilidad:

Directivopúblico

profesional

Organizaciónproductiva:

Evaluación deldesempeño

Mejora de laeficiencia endeterminados

colectivoscríticos

Instaurar la figura deldirectivo públicoprofesional

Centralización deservicios transversales

Auxiliares yAdministrativos: Análisisde cargas de trabajo

Evaluación de losavances tecnológicos ysu impacto en laeficiencia

Implementación de unsistema de Evaluacióndel Desempeño

Diseño de los planes decarrera que faciliten lamovilidad horizontal

Análisis detallado dela externalización/Internalización detareas

Minimizar los costesde personal con laadecuada asignaciónde los recursoshumanos

Racionalización de loscostes de gestión

Dimensionamiento adecuado delas estructuras de mando

Análisis de las disfuncionesorganizativas

1

2 3

4 5

1.1

1.2

2.3

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

4.2

5.14.1

5 ejes de cambio5 ejes de cambio

11 medidas deactuación

11 medidas deactuación


1208 junio 2011

EJES DE CAMBIO COD LÍNEAS DE ACTUACIÓN IMPACTO COMPLEJIDAD

Estructura organizativaalineada con los servicios del

Gobierno Vasco

Dimensionamiento adecuado de lasestructuras de mando

Análisis de las disfunciones organizativas

Mejora de la eficiencia endeterminados colectivos

críticos

Centralización de servicios transversales

Auxiliares y Administrativos: Análisis decargas de trabajo

Evaluación de los avances tecnológicos y suimpacto en la eficiencia

Optimización del modelo degestión de los recursos

Externalización/Internalización de procesos

Minimizar los costes de personal con laadecuada asignación de los recursoshumanos

Racionalización de los costes de gestión

Organización productiva:Evaluación del desempeño

Implementación de un sistema deEvaluación del Desempeño

Diseño de los planes de carrera

Liderazgo y sostenibilidad:Directivo público profesional

Instaurar la figura del directivo públicoprofesional

1.1

1.2

2.3

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

4.2

5

4.1

Priorización de las líneas de actuación


1308 junio 2011

IMP

AC

TO

COMPLEJIDAD

BAJO

MEDIO

ALTO

BAJA MEDIA ALTA

OPORTUNIDADES DE MEJORA REDISEÑO

OPORTUNIDADES DE MEJORA NO OBJETIVO

QUICK WINS

OPORTUNIDADES DE MEJORA OBJETIVO

1.1

1.2

2.3 2.12.2

3.1

3.2

3.3

4.25

4.1

Matriz de priorización


Fase 2

PwC

Alcance del piloto

Fase 2

Metodología de cargas detrabajo y prueba piloto

Colectivo deAuxiliares y

Administrativos

Departamentode Justicia y

AdministraciónPública

32% deltotal del

personal delDep.

1508 junio 2011

PwC

Metodología de análisis


08 junio 2011

Para medir la carga de trabajo de los auxiliares yadministrativos, se distribuyó un formulario a cada uno de susresponsables (Jefes de Servicio, Directores, Viceconsejeros)

En él se solicitó información sobre la frecuencia (cuántas veces se hace una

tarea) y la duración (cuánto dura cada vez que se hace) de las tareas que realiza

cada puesto de trabajo.

Las tareas facilitadas en los formularios se establecieron según las tareasgenéricas definidas en el DAP de cada tipo de auxiliar y administrativo,con la posibilidad de añadir tareas adicionales si el/la responsable así lo estimóoportuno.

PwC

Herramienta de análisis

El Arte de Lo Posible17

08 junio 2011

Algunos ejemplos de la herramienta distribuida

1 2 3 41 2 3 4

PwC

Tras el análisis de los datos recabados, se generaron unaserie de informes sobre las cargas de trabajo del personal

auxiliar y administrativo:

Estos informes constituyen sólo un ejemplo de presentación de los datos obtenidos: elvolumen y la cantidad de la información recogida permite realizar múltiples análisis amedida y de gran profundidad.

Carga de trabajopor estructura

organizativa

Carga de trabajopor colectivo

Análisis de tareaspor colectivo

Redistribución decargas de trabajo

Dimensionamientopor Direcciones

Principales resultados obtenidos: informes

Fase 2



1808 junio 2011

PwC

Análisis cuantitativo


Fase 2En estos informes se recogían y trataban los datos obtenidos

por la herramienta. De su análisis, se pueden extraer algunasconclusiones cuantitativas...

Existe heterogeneidad en la carga de trabajo de lasdiferentes Direcciones estudiadas, así como en la carga detrabajo por colectivo.

El colectivo auxiliar y administrativo está, en general, muy especializado, existiendoimportantes diferencias en el desempeño de una misma tarea dependiendo de su ubicaciónfuncional o geográfica, hecho que invita a repensar su definición.

Se puso de manifiesto una cierta atomización de las tareas que realiza cada colectivo,es decir, los colectivos de auxiliares y administrativos realizan numerosas tareas, alas que, de modo general, dedican poco tiempo.


1908 junio 2011

PwC

Análisis cualitativo


... además de conclusiones cualitativas sobre la posibleredistribución de efectivos

Viceconsejería 1

Dirección 1 Dirección 2

30% 120%

Viceconsejería 1


70% 80%

1

EjemploViceconsejería 1


30% 120%

Viceconsejería 1


70% 80%

2

Ejemplo

Viceconsejería 1


30% 120%

Viceconsejería 1


70% 80%

3

Viceconsejería 2

Viceconsejería 2

Ejemplo

2008 junio 2011

PwC

Posibilidad real de redistribución del personal

Flexibilización de la estructura organizativa

Nivelación de cargas

Movilidad de personal con menos carga de trabajo

Compartición de recursos

Colaboración puntual

Adecuación de las necesidades reales

Resultados que posibilitan la toma de decisiones estratégicas

Distribución eficiente de los recursos

Posibilidad de desarrollar planes carrera

Incremento de las posibilidades de crecimiento de sus ocupantes en laAdministración Pública

Convertir la medición de cargas en una rutina

Legitimación de la existencia de los puestos de trabajo

Posibilidad real de redistribución del personal

Flexibilización de la estructura organizativa

Nivelación de cargas

Movilidad de personal con menos carga de trabajo

Compartición de recursos

Colaboración puntual

Adecuación de las necesidades reales

Resultados que posibilitan la toma de decisiones estratégicas

Distribución eficiente de los recursos

Posibilidad de desarrollar planes carrera

Incremento de las posibilidades de crecimiento de sus ocupantes en laAdministración Pública

Convertir la medición de cargas en una rutina

Legitimación de la existencia de los puestos de trabajo

Estructura y resultados de los informes obtenidos

Principales conclusiones del piloto


08 junio 2011

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Carlos Bel López

[email protected]

628 058 109

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