Manuel Gutiérrez Cortés

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PROCESO ADMINISTRATIVO Representa las funciones más importantes que los administradores deben llevar a

cabo; es el eje de su trabajo en la organización.

Incluye las etapas de:

Planear

Organizar

Dirigir

Controlar

PLANEACIÓN

Proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, a través dela misión y los objetivos organizacionales, definiendo los resultados claves y lasestrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.

ORGANIZACIÓN

Estructuración de las funciones y actividades organizaciones, mediante lageneración de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que faciliten lacoordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicienmayores niveles de eficiencia en la administración y manejo de los recursos, asícomo en el logro de los objetivos organizacionales.

DIRECCIÓN

Proceso de influir en los empleados de manera que enfoquen su esfuerzo hacia ellogro de las metas organizacionales, a través de canales de comunicaciónadecuados, un liderazgo que los motive a lograr resultados en beneficio de todoslos miembros de la organización.

CONTROL

Es la función administrativa que implica el proceso para verificar que losresultados generados por la organización sean acordes a con los parámetrosestablecidos en los planes y programas, a fin de corregir las desviaciones que sepresenten y/o formular nuevos planes en caso necesario.

CONTROL

OBJETIVOS

Establecer los parámetros para la evaluación del desempeño de la organización

Comparar el desempeño real con los parámetros establecidos

Detectar desviaciones entre lo real y lo planeado

Diseñar y aplicar acciones administrativas para corregir desviaciones en el desempeño o en el inadecuado establecimiento de parámetros.

TIPOS DE CONTROL

1. Enfocados en el proceso

2. Por su magnitud o extensión

3. Por el grado de intervención humana

4. Por su horizonte temporal

1. Enfocados en el proceso - Se caracterizan por su grado de intervención antes,durante y después del proceso productivo. Pueden ser de fomento al avance oanteriores a la acción, directivos o concurrentes, de selección o aprobación o deretroalimentación o posteriores a la acción.

2. Por su magnitud o extensión - Se caracterizan por su alcance organizacional;esto es, pueden estar destinados a controlar a los miembros de la organización,a las áreas funcionales y/o a la organización de su totalidad. Se pueden enfocara los miembros de la organización, a los subsistemas o áreas funcionales o alsistema local.

3. Por el grado de intervención humana - Se caracterizan por el mediopreponderante a través del cual es llevado a cabo el control, esto es, puedendestacar la intervención humana, o bien el uso de aparatos cibernéticos parallevarlo a efecto. Pueden ser de tipo no cibernético que involucra intervenciónhumana o cibernética.

4. Por su horizonte temporal - Se caracterizan por destacar la periodicidad con laque son aplicados en atención a su carácter operativo o estratégico, ya sea acorto o largo plazo. Puede ser de tipo operativo (horizonte a corto plazo) oestratégico (horizonte a largo plazo).

PROCESOS DE CONTROL

Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño organizacional

Medir el desempeño

Determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro

Tomar medidas correctivas

PRINCIPIOS

Del control

De responsabilidad del control

De eficiencia de los controles

De control preventivo

De adecuación organizacional

De control de puntos críticos

De excepción

De acción

Del control

Tiene como fin garantizar que se lleve a cabo lo planeado y que se corrijan lasdesviaciones surgidas en la operación respecto a dichos planes.

De responsabilidad del control

La responsabilidad absoluta sobre el ejercicio del control compete al administradoro los administradores encargados del desempeño de los planes implicados. Si bien escierto que la tendencia de los sistemas modernos de administración es hacia elautocontrol, la responsabilidad respecto a los resultados obtenidos por un área odepartamento debe recaer en el administrador de mayor nivel; de no ser así sepuede provocar un vacío de autoridad o deficiencia en el sistema de control.

De eficiencia de los controles

Cualquier técnica o método de control solo será eficiente si ayuda a detectar ycorregir oportunamente las desviaciones respecto a los planes.

De control preventivo

Todo control debe tener carácter preventivo y no correctivo. Esto significa que esigualmente o más importante la detección y prevención de las desviaciones de sucorrección.

De adecuación organizacional

Cada organización debe diseñar sus propios controles. Los administradores debenconsiderar como uno de sus trabajos más importantes la generación de controlesadecuados para su organización.

De control de puntos críticos

Para que el control sea eficaz debe sentarse en los puntos críticos para la evaluacióndel rendimiento.

De excepción

Los administradores deberán centrar su atención en aquellas desviacionessignificativas respecto a los planes. Deben establecerse límites de control queimpliquen una cierta holgura tanto en lo positivo como en lo negativo para laejecución de los planes.

De acción

El control administrativo solo es justificado si se corrigen las desviacionesencontradas.

TÉCNICAS DE CONTROL

Presupuestación

Auditoria interna

Auditoria externa

Ciclos de control

Presupuestación

Es la formulación de planes en términos numéricos para un periodo futuro dado. Esla herramienta máscomún en los procesos de planeación y control de todos los niveles jerárquicos en una empresa.

Tipos de presupuesto:

Presupuesto de operación – Se elabora para controlar los ingresos y egresos de una empresa, así comopara conocer las utilidades generadas en un lapso determinado, mismas que se obtiene al restar losegresos a los egresos de un ciclo dado.

Presupuesto de ingresos – Con este tipo de presupuestos se controla a las áreas de mercadotecnia yventas, ya que permite hacer una proyección de los ingresos que se generaran por la operación normal dela empresa y verificar cuantos ingresos se están obteniendo en la realidad.

Presupuesto de egresos – Este presupuesto barca a todas las áreas organizaciones que tiene asignadauna cantidad de dinero para el desarrollo de sus actividades. Su mayor utilidad estriba en que establececontroles cada determinado tiempo que permiten saber, casi de inmediato, cuando y en qué medida undepartamento se está excediendo de sus gastos.

Presupuesto de efectivo – También llamado flujo de efectivo, es una herramienta de control que permitedeterminar claramente tanto la fuente de recursos financieros como el destino de los mismos; es decir, dedonde se están obteniendo y en donde se están aplicando todos los recursos financieros generados por laorganización.

Presupuesto base cero - No se basa en información de años anteriores; los administradores debencomenzar el proceso de presupuestación cada año a partir de cero. Es de tipo prospectivo y, por lo tanto,muy apropiado para aquellos departamentos organizacionales que no deban ajustarse a programaspreviamente establecidos; sin embargo, es poco aplicable en administración de procesos.

Auditoria interna

Actividad de apoyo a la función directiva de control realizada por la organización para verificar si sus activos están debidamente cuidados y sus registros financieros son cubiertos de manera confiable.

Auditoria externa

Es la revisión de una área específica de la operación de una empresa, la cual es llevada acabo por un consultor independiente, es decir, por un profesionista ajeno a laorganización y especialista en el área a revisar.

Auditoría fiscal – realizada cuando una empresa, debido l monto de sus operacionesdurante años, se ve obligada a comprobar que ha cumplido con todas las regulaciones envigor emanadas por la auditoría fiscal, como son el pago de impuestos a los que estásujeta toda organización. Para llevar a cabo este tipo de auditoria se requiere deregistros ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, así como ante el Colegio deContadores Públicos, ya que los despachos de profesionistas que las realizan debenseguir estrictamente las normas de procedimientos de auditoría fiscal, vigentes almomento de hacer la revisión en la empresa.

Auditoría financiera – Se refiere al análisis de los estados financieros y operacionesfinancieras que una empresa ha llevado a cabo durante un periodo determinado. Elobjetivo de esta auditoria es asegurarse de que los recursos de la empresa estén siendobien empleados y contribuir a que la organización obtenga la mayor rentabilidad posiblea través de un adecuado manejo de sus recursos financieros.

Auditoria administrativa – Tipo de auditoria a la cual recurren muchas empresas con lafinalidad de determinar, objetivamente [dado a que los auditores externos no tieneninjerencia en la operación de la empresa], el grado de eficacia, eficiencia, calidad y apegoa la normatividad con que han operado.

Ciclos de control

Divisiones, para efecto de control, de las operaciones de la empresa en ciclos quecomprenden una o más funciones de la operación.

Ciclos de tesorería – Se refiere al sistema financiero de la empresa y comprende lasentradas y salidas de dinero [ingresos y egresos], las inversiones, las deudas a largoplazo y los movimientos de capital.

Ciclos de sueldos y prestaciones – Incluye todas las actividades necesarias paraadministrar los sueldos y salarios del personal. Entre sus áreas principales están lafijación de sueldos y salarios, la determinación y pago de prestaciones y bonos, asícomo los controles de asistencia.

Ciclo de informes financieros – Comprende las actividades necesarias para lapreparación y evaluación de los estados financieros de la empresa.

Ciclo de compras y ventas por pagar – Se refiere al control de todas las erogacionespor concepto de insumos, materiales, equipo o herramientas que realiza la empresapara poder llevar a cabo sus actividades. En este ciclo se encuentran actividadescomo la elaboración de órdenes de compra, la recepción y el control de calidad de losartículos comprados por la organización.

Ciclo de ventas y cuentas por cobrar – En él están incluidas todas las operacionesnecesarias para la realización de la venta de los productos y/o servicios quecomercializa la empresa. Comprende, entre otras funciones, la emisión y aceptaciónde pedidos, las ventas, la facturación y el envió de mercancías.

Ciclo de producción – Se refiere a las actividades necesarias para llevar a cabo laproducción de los bienes y/o servicios que la empresa ofrece. Hay que aclarar queeste punto se refiere únicamente a las funciones desde el punto de vistaadministrativo-financiero, como son la contabilidad de costos de producción y laadministración de inventarios.

SISTEMA DE CONTROL

Procedimiento que consta de varios elementos y se aplica a diversos tipos de actividades de control. Un sistema ideal es aquel que descubre las desviaciones entre los parámetros y los resultados reales antes de que se produzcan.

REQUISITOS SISTEMA EFICAZ Y EFICIENTE1. El sistema debe marcar tendencias hacia el autocontrol

2. Los controles deben tener sentido positivo

3. Ajustarse a las necesidades de la empresa

4. Permitir detectar oportunamente las desviaciones

5. Deben ser precisos en términos de los instrumentos de medición utilizados y los datos sobre los cuales se toman las decisiones

6. Deben reflejar simplicidad y comprensión en la información

7. Debe justificar el costo.

PASOS

Definir los resultados deseados

Establecer proyecciones de resultados

Establecer estándares para las proyecciones de resultados

Establecer la red de información y retroalimentación

Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se requiera.

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