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PAGINA 1 DE 51 ELECTROHUILA S.A. E.S.P. INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-098/2017 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 NORMATIVIDAD APLICABLE La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirán por el derecho privado conforme a lo dispuesto en las Leyes 142 de 1994, arts. 31 y 32; 143 de 1994, art. 8, y el Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P. 1.2 IDIOMA El idioma que rige el presente proceso es el castellano. En consecuencia, de presentarse documentos en otro idioma, estos deberán venir traducidos al español por un traductor oficial, circunstancia que deberá acreditarse. 1.3 OBJETO Mantenimiento correctivo de la infraestructura eléctrica en baja y media tensión, reportado por los usuarios a Electrohuila S.A. E.S.P. en la zona Centro, sus municipios e inspecciones. 1.4 ALCANCE DEL CONTRATO El alcance del servicio corresponde al suministro de materiales, mano de obra y equipos para adelantar los trabajos necesarios a efectos de atender el mantenimiento correctivo identificado en el objeto de la presente invitación, coordinado con la interventoría y previa revisión del circuito en su respectivo nivel de tensión. El servicio será prestado para la Zona Centro, sus municipios e inspecciones (Altamira, Tarqui,
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ELECTROHUILA S.A. E.S.P.
INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR EHUI-SD-098/2017
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1 NORMATIVIDAD APLICABLE
La presente invitación y el contrato que de esta se derive se regirán por el derecho privado
conforme a lo dispuesto en las Leyes 142 de 1994, arts. 31 y 32; 143 de 1994, art. 8, y el
Acuerdo No. 018 de 2006 de la Junta Directiva por medio del cual fue expedido el Reglamento
de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P.
1.2 IDIOMA
El idioma que rige el presente proceso es el castellano. En consecuencia, de presentarse
documentos en otro idioma, estos deberán venir traducidos al español por un traductor oficial,
circunstancia que deberá acreditarse.
1.3 OBJETO
Mantenimiento correctivo de la infraestructura eléctrica en baja y media tensión, reportado por
los usuarios a Electrohuila S.A. E.S.P. en la zona Centro, sus municipios e inspecciones.
1.4 ALCANCE DEL CONTRATO
El alcance del servicio corresponde al suministro de materiales, mano de obra y equipos para
adelantar los trabajos necesarios a efectos de atender el mantenimiento correctivo identificado
en el objeto de la presente invitación, coordinado con la interventoría y previa revisión del
circuito en su respectivo nivel de tensión.
El servicio será prestado para la Zona Centro, sus municipios e inspecciones (Altamira, Tarqui,
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Agrado, Guadalupe, Garzón, Gigante, El Pital y Suaza) y tendrá como domicilio principal el
municipio de Garzón.
1.4.1. DESCRIPCIÓN Y CANTIDADES Y PRESUPUESTO OFICIAL
Los materiales que serán instalados dentro del presente contrato deben ser nuevos y contar
con la certificación RETIE. (Ver anexo N° 2)
1.4.2. ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ATENDER LAS SOLICITUDES
1.4.2.1 DESPLAZAMIENTO
Luego de que se recibe la solicitud del cliente con la respectiva valoración y presupuesto, la
interventoría del contrato de Electrohuila S.A. E.S.P. reporta al contratista el requerimiento y
asigna a la cuadrilla a través de una orden de trabajo; esta debe desplazarse al sitio designado
a realizar una visita previa, confirmar lo encontrado en el terreno, para posteriormente ejecutar
la labor encomendada y consignar la información en un informe individual, es decir por cada
labor.
De igual manera, debe realizar lo siguiente:
a) Verificar la posible asociación con otros usuarios afectados, analizando las ubicaciones
de los clientes, direcciones o coordenadas si se dispone de las mismas, y tomar registro
fotográfico del antes y después.
b) Diligenciamiento de formatos, informes y documentos generales del proyecto requeridos
por Electrohuila S.A. E.S.P., entrega física y magnética (FT-DEX-03-010).
c) Asociación de usuario a transformador, incluye levantamiento de plano as-built, e
informe comercial de los usuarios intervenidos (estado del medidor: detenido o
registrando consumo, estado de cartera: al día o en mora, conectado o desconectado).
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d) Instalación de placas de identificación a transformadores y controles (incluye cinta bandit
y hebilla).
e) Suministro e instalación placas de identificación de infraestructura rural (cinta bandit y
hebilla).
f) Suministro e instalación placas de identificación de infraestructura urbana (cinta bandit y
hebilla).
g) Garantizar que la información registrada en cada informe sea veraz y completa en un
plazo no mayor a 72 horas posterior a haber ejecutado la labor.
h) Presentar informe por cada labor o ítem donde describa detalladamente los materiales y
mano de obra utilizados para ser facturados.
1.4.2.2. REPARACIÓN
El contratista debe realizar una serie de etapas a fin de ejecutar los arreglos a la infraestructura
eléctrica en la zona objeto de la presente invitación, coordinado con el OMS o el Centro de
Control de Electrohuila S.A. E.S.P.; todos los trabajos ejecutados deberán estar de acuerdo al
RETIE, es decir se debe dar estricto cumplimiento a lo estipulado en dicha normatividad.
Una vez culminada la labor en terreno por el equipo de trabajo, este debe diligenciar en el
aplicativo por medio de la terminal portátil o como se disponga por parte de Electrohuila S.A.
E.S.P., los formatos para actualizar el SPARD.
Si el trabajo requiere algún costo que deba asumir el cliente, previo a adelantar cualquier
actividad, el equipo de trabajo debe informar a este, quien a su vez tendrá que autorizar su
ejecución para que se carguen los valores correspondientes en su factura.
Se debe cargar las cantidades o ítems de mano de obra y de materiales al aplicativo o formato
que disponga Electrohuila S.A. E.S.P.
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Una vez terminada la labor debe informar al OMS o Centro de Control de Electrohuila S.A.
E.S.P. el cierre del evento para que tenga conocimiento.
Se advierte que el contratista debe hacer devolución de todos los materiales retirados para su
respectivo reciclaje, estos tendrán que estar debidamente seleccionados y pesados, su entrega
se hará en las instalaciones de Electrohuila S.A. E.S.P., sede El Saire.
1.4.2.3. COMUNICACIÓN CON EL OMS
El contratista deberá contar con radio frecuencia u otro medio que se disponga para que exista
comunicación entre él y el OMS o Centro de Control.
1.4.2.4. CERRAR ACTIVIDAD EN EL APLICATIVO SITEC
El contratista debe presentar el informe de cada labor para inactivar la orden de trabajo con los
formatos que Electrohuila S.A. E.S.P. designe, registros fotográficos e informes financieros de
uso de materiales y mano de obra.
1.4.3. INDICADORES DE MEDICIÓN
a) Tiempo medio de solución y análisis de dispersión: Tiempo que se demora en realizar el
trabajo asignado.
b) Cantidad de órdenes de trabajo atendidas mensualmente.
1.4.4. PRECIOS
No se podrán modificar dentro de la vigencia del contrato los precios ofertados en la presente
invitación.
Electrohuila S.A. E.S.P. cancelará al contratista el valor de los servicios ofrecidos mediante la
evidencia de las labores realizadas.
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Los precios cotizados deben cubrir todos los costos asociados a ellos como transporte de personal
a los lugares de trabajo asignados, cargue, descargue y transportes de los materiales
suministrados por el contratista, hasta los sitios de instalación o bodegaje.
En los costos se tendrán en cuenta los siguientes conceptos: Impuestos y legalización del contrato,
pago de seguros, pólizas, impuestos de renta, de industria y comercio, de timbre, retención en la
fuente y demás costos legales a que hubiere lugar.
Como la sede fue definida en el alcance del presente anexo, no se pagarán valores adicionales por
concepto de viáticos o desplazamientos entre municipios (peajes).
1.4.5. INFRAESTRUCTURA BÁSICA
1.4.5.1. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
El contratista se obliga a disponer de los equipos y herramientas necesarias para cumplir con el
objeto y el alcance del contrato, dentro de los plazos convenidos.
Adicionalmente debe disponer de los siguientes elementos:
a) Equipos y herramientas para trabajo seguro con electricidad.
b) Equipos y herramientas para realizar las actividades.
c) Equipos y herramientas para trabajo en alturas
d) Elementos de dotación y protección: El contratista se obliga a disponer de los elementos
de dotación y protección definidos por Ley.
1.4.5.2. TRANSPORTE
La presente invitación incluye el suministro de transporte, con vehículos que cumplan
normatividad legal de tránsito y modelo igual o superior al 2013, su combustible y peajes,
equipamiento para dar solución a las peticiones de los clientes, reportadas en baja y media
tensión por los usuarios a Electrohuila S.A. E.S.P.
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1.4.5.3. INFORMES Y REUNIONES
Electrohuila S.A. E.S.P programará reuniones para hacer el respectivo seguimiento y avance de
las órdenes de trabajo, tareas y actividades objeto de esta oferta.
1.4.5.4. INICIACION DEL CONTRATO
1.4.5.4.1. SELECCIÓN DEL PERSONAL
El contratista se compromete durante el tiempo que dure la ejecución del contrato a contar con el
personal que permita cumplir con todos los compromisos y responsabilidades adquiridos.
Los trabajadores del contratista que tendrán a cargo estas labores, deberán estar certificados
en trabajo en altura conforme a la normatividad de salud ocupacional.
El contratista debe tener en cuenta los siguientes aspectos con el personal a contratar:
ASPECTO DOCUMENTO QUE EVIDENCIA OBSERVACIÓN Examen médico realizado por un experto en Salud Ocupacional
Constancia médica
Contrato de Trabajo Contrato Debidamente firmado por las partes
Afiliación al sistema de seguridad social (EPS - Salud, ARP - Riesgos, AFP - Pensiones) y aportes de Ley
Copia de la inscripción y pago respectivo
Apertura de cuenta de ahorros Constancia de la entidad, numero de la cuenta
El pago de la nómina será quincenal (15 y 30 de cada mes)
Entrega de dotación básica para iniciar (Ropa y botas dieléctricas)
Firma de recibo por el personal con Vo.Bo inspector de Electrohuila Huila S.A. E.S.P.
Se hará entrega en presencia de un inspector de Electrohuila Huila S.A. E.S.P.
Entrega de equipos de protección Personal (Se describen cuales con exactitud más adelante)
Firma de recibo por el personal y Vo.Bo Inspector Electrohuila Huila S.A. E.S.P.
Se hará entrega en presencia de un inspector de Electrohuila S.A. E.S.P.
Procedimientos de Trabajos técnicos
Copia firmada por cada trabajador donde manifiesta que se le han explicado y conoce los procedimientos de trabajo a realizar
Asiste Inspector Electrohuila Huila S.A. E.S.P.
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Procedimientos de trabajos seguros
Copia firmada por cada trabajador donde recibe capacitación y conoce las medidas de seguridad que debe tener en la ejecución de estos trabajos
Asiste Inspector Electrohuila Huila S.A. E.S.P.
Política de Salud ocupacional de la firma Contratista, debidamente firmada por el representante legal
Documento firmado Socializado con los trabajadores
Panorama de riesgos y cronograma de SISO
Documento firmado Socializado con los trabajadores
Constancia de capacitación e inducción en los EPP
Documento firmado
Informar a Electrohuila Huila S.A. E.S.P. el responsable de SISO por parte del contratista
Oficio remisorio El responsable no puede ser un trabajador y debe cumplir los requisitos de ley
Cada grupo de trabajo deberá estar integrado de la siguiente manera:
PERSONAL CANT. FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA MÍNIMA
JEFE DE GRUPO (coordinador de alturas)
1
Debidamente certificado con matricula profesional como técnico electricista TE-1,3 y 5, certificación en trabajo en alturas, adicionalmente debe tener certificado como coordinador de altura.
2 años
LINIEROS 3 Debidamente certificados con matricula profesional como técnico electricista TE-1,3 y 5, certificación en trabajo en alturas.
2 años
La cantidad de grupos será de acuerdo a la necesidad requerida por Electrohuila S.A. E.S.P.,
para el cumplimiento del objeto del presente contrato.
El proponente deberá presentar con su oferta el siguiente personal:
a) Un director del proyecto, ingeniero electricista, con experiencia mínima de 10 años en
proyectos de infraestructura eléctrica de redes de media y baja tensión, con dedicación mínima
del 50%.
b) Un ingeniero electricista de tiempo completo como residente, con experiencia mínima de 5
años en gestión de proyectos de ingeniería y construcción y remodelación en redes de media y
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baja tensión, con el fin de coordinar las consignas y trabajos, garantizando de esta manera el
cumplimiento del objeto del mismo, con la respectiva normatividad RETIE, siendo el competente
para presentar los informes etc.
Para acreditar lo anterior, el contratista deberá anexar las hojas de vida con la carta de
compromiso de los miembros del equipo que laborará para el oferente, en el evento de que se
le adjudique el contrato, salvo lo establecido en relación con el director del proyecto y el
residente, cuyas hojas de vida y cartas de compromiso deberán adjuntarse con la oferta, so
pena de su rechazo, sin perjuicio de la posibilidad de subsanar en el plazo concedido por la
empresa.
El proveedor deberá velar por la seguridad de sus trabajadores, alojamientos y alimentación, si
hay lugar a ello.
De igual manera, Electrohuila S.A. E.S.P. se reserva el derecho de solicitar el cambio del
personal, cuando a su juicio sea necesario para garantizar la debida ejecución del contrato.
1.4.5.4.2. HERRAMIENTA Y EQUIPOS PROTECCIÓN PERSONAL
El contratista presentará a Electrohuila S.A. E.S.P. la herramienta requerida y establecida para
la ejecución de estos contratos.
Debe contar con la herramienta necesaria para cada cuadrilla, con el fin de cumplir con el
alcance del contrato.
Se advierte que las herramientas deben ser las adecuadas y acondicionadas para cada tipo de
transporte y labor a ejecutar por cuadrilla.
La herramienta y equipos de protección personal a suministrar deben cumplir las condiciones
técnicas establecidas por Electrohuila S.A. E.S.P.
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1.4.5.4.3. MANEJO DE MATERIALES
El contratista suministrará los materiales nuevos que se requieran para el cumplimiento de las
solicitudes de los usuarios o actividades contempladas en el alcance del contrato.
El contratista realizará el control y seguimiento a los materiales instalados tomando registro
fotográfico del antes y el después.
El contratista deberá presentar a Electrohuila S.A. E.S.P.un informe por cada labor donde
contenga el gasto de materiales y mano de obra, los cuales serán controlados a través del
aplicativo SITEC.
1.4.5.4.4. HORARIOS DE TRABAJO Y CUMPLIMIENTO
El contratista deberá prestar sus servicios como mínimo de lunes a viernes cumpliendo con la
legislación colombiana.
Cuando así se requiera, el interventor podrá modificar el horario de trabajo.
1.4.5.4.5. DILIGENCIAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
El personal del contratista debe diligenciar de manera completa, clara y precisa los formatos
establecidos por la empresa, plasmar los resultados de la visita, pruebas técnicas realizadas y
demás información pertinente en sus respectivos informes.
1.4.6. GESTIÓN DE CALIDAD
El contratista deberá preparar y presentar a Electrohuila S.A. E.S.P. el plan de calidad en el que
especifique cuales procesos, procedimientos y recursos se aplicaran, por quién y cuándo, a fin
de dar cumplimiento a los requisitos contractuales. El plan de calidad deberá comprender como
mínimo:
a) Alcance del servicio
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b) Objetivos de calidad
c) Especificaciones del servicio
d) Responsabilidades
e) Control de documentos, datos y registros
f) Recursos (Provisión de recursos, materiales, Recurso Humano, Infraestructura y
ambiente de trabajo)
g) Identificación de requisitos
h) Comunicación con Electrohuila S.A. E.S.P.
i) Procedimientos
j) Control de compras
k) Control de producto no conforme
l) Seguimiento y medición
m) Auditorias
n) Retroalimentación y mejora.
Este documento será revisado y formalmente aceptado dentro de los treinta (30) días
calendarios siguientes a la formalización del contrato.
1.4.7. NORMAS TÉCNICAS
Se debe tener en cuenta las especificaciones que integran la Guía para la Elaboración: NTC
ISO 10005.
1.5. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL
Electrohuila S.A. E.S.P pagará el valor del contrato con recursos provenientes del rubro
03051202001212, denominado “Remuneración servicios técnicos” del Presupuesto Ingresos y
Gastos de la vigencia 2017, según CDP No. DGF-2017-03947, por valor de $1.308.479.251,
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1.6. CONFIDENCIALIDAD
El oferente y su personal se comprometen en virtud de la presente solicitud de oferta y del
eventual contrato que se llegue a suscribir, a mantener la reserva y a no divulgar, ni el
contenido de documento alguno o de cualquiera de los procedimientos de Electrohuila S.A.
E.S.P. llegue a conocer, tenga acceso o le sea entregado por virtud de los trabajadores, ni a
utilizarla en provecho propio de un tercero, en virtud de la confidencialidad de la que goza la
misma.
1.7. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las diferencias que puedan surgir entre las partes derivadas directa o indirectamente de la
presente invitación o del contrato que surgiera de ella serán dirimidas por la jurisdicción
ordinaria. Sin perjuicio de que las partes en común acuerdo puedan acudir a alguno de los
mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la ley.
Para todos los efectos se tendrá como domicilio contractual la ciudad de Neiva.
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C A P I T U L O II
TRÁMITE DEL PROCESO
2.1. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA.
ETAPA PRELIMINAR EVENTO TÉRMINO LUGAR
Publicación Invitación El día seis (6) de octubre de 2017.
Periódico La República
Apertura de la Invitación a presentar propuestas
El día seis (6) de octubre de 2017.
página Web www.electrohuila.com.co
PROCESO DE SELECCIÓN Inicio del término para la presentación de propuestas.
A partir de la invitación N/A
Aclaraciones
A partir de la apertura y hasta el día diez (10) de octubre de 2017, las cuales serán resueltas el once (11) de octubre de 2017.
Los proponentes podrán solicitar aclaraciones a través de la página web www.electrohuila.com.co, o al correo electrónico: [email protected]
Derecho a participar
El plazo para compra de pliegos será desde la apertura hasta el día diecisiete (17) de octubre de 2017.
Deberá consignarse en la cuenta corriente número 39001009-8 del banco popular a nombre de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P., indicando en el comprobante: “VALOR PLIEGOS INVITACION PUBLICA EHUI-SD-098-2017”. Con copia del recibo de consignación se obtendrá el derecho de participar en la invitación pública EHUI-SD-098-2017.
Vencimiento del término para presentar propuestas - cierre del proceso.
El día diecisiete (17) de octubre de 2017 a las 03:00:00 P.M.
Edificio Promisión Km 1 vía Palermo. En sobre cerrado en el Área de recepción de correspondencia.
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
Verificación e informe de los requisitos habilitantes.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la designación del comité evaluador por parte del Gerente.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
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Término para subsanar requisitos habilitantes – Si a ello hubiere lugar-
Dentro de los tres (3) días hábiles siguiente al vencimiento del término para la verificación o validación de requisitos habilitantes.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo
Evaluación de los factores de ponderación.
Desde el vencimiento del término para subsanar y hasta el tercer día hábil siguiente.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
DEFINICIÓN DEL PROCESO Documento de aceptación de oferta o declaratoria de desierto.
A partir del vencimiento del término anterior.
Gerencia General
SUSCRIPCION DEL CONTRATO
Suscripción del contrato.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del documento de aceptación.
División de Servicios Administrativos.
Presentación de las garantías. Dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a la suscripción del contrato.
División de Servicios Administrativos.
Aprobación de las garantías. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la presentación de las garantías.
División de Servicios Administrativos.
Suscripción del acta de inicio.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación de las garantías y notificación al interventor.
Edificio Promisión Complejo Ecológico El Bote Km 1 vía Palermo.
2.1.1. DERECHO A PARTICIPAR
El derecho a participar en el presente proceso de contratación tendrá un valor no reembolsable
de tres millones de pesos ($1.350.000) M/Cte. Conforme a lo anterior, la persona que haya
consignado la suma en mención no podrá exigir su reintegro si decide no participar en el
proceso. El valor deberá consignarse a nombre de la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P. en la
cuenta corriente número 390-01009-8 del Banco Popular, indicando en el comprobante:
“DERECHO A PARTICIPAR EN LA INVITACION PUBLICA EHUI-SD-098-2017”. Copia del
recibo de consignación se deberá adjuntar a la propuesta lo cual dará el derecho a participar en
la invitación pública EHUI-SD-098-2017. El plazo máximo para consignar será el establecido en
el cronograma.
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2.1.2. LIMITACIONES PARA OFERTAR
Los proveedores que han sido re-evaluados por la Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., que por
su calificación son CONDICIONALES y no han presentado plan de mejora, no pueden
presentar oferta en la presente invitación; de igual forma los proveedores que por su calificación
son NO CONFIABLES, que no han cumplido el plazo de limitación para contratar de 6 meses y
no han presentado plan de mejora.
2.1.3. ACLARACIONES
Solamente quienes hayan adquirido el derecho a participar podrán solicitar aclaraciones dentro
del plazo establecido en el cronograma. Para ello, deberán adjuntar a la solicitud de
aclaraciones, la prueba del cumplimiento del derecho a participar.
2.2. SUBSANACIÓN
Son subsanables todos los requisitos que no sean factor de ponderación.
En relación con la experiencia mínima y la capacidad económica y financiera, estas son
subsanables, advirtiéndose que la evaluación de estos factores de ponderación se hará sobre la
experiencia y la capacidad económica y financiera inicialmente acreditada.
2.3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. rechazará las propuestas en los siguientes eventos:
1. Cuando el proponente no aporte o no aclare en los plazos y condiciones determinadas por
la entidad, los documentos o la información que le haya sido requeridas para el
cumplimiento de los requisitos habilitantes, considerándose su propuesta inhábil, o su
propuesta no se considere favorable para la entidad.
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2. Cuando en cualquier estado del proceso de selección se evidencie una inexactitud en la
información contenida en la propuesta, que de haber sido advertida al momento de la
verificación de dicha información no le hubiera permitido al proponente cumplir con uno o
varios de los requisitos habilitantes o técnicos.
3. Cuando la propuesta sea presentada luego de la fecha y hora exactas señaladas para el
cierre del término para presentar propuestas, radicadas en dependencias distintas a la
indicada en los presentes términos o haya sido enviada por correo electrónico, fax o
cualquier otro medio no autorizado. La hora de presentación será la que genere el SIMAD
al momento de radicación de la propuesta.
4. Cuando la propuesta sea alternativa, parcial, salvo que ello se permita, o cuando en ella se
formulen condiciones contractuales diferentes a las establecidas en los presentes términos
de referencia.
5. Cuando no exista correspondencia entre el objeto social del oferente y el objeto de la
presente contratación.
6. Cuando el valor de la propuesta exceda el valor de la disponibilidad presupuestal estimada
para la contratación o de cada uno de sus ítems sin perjuicio de lo establecido en el
numeral 3.3 Negociación económica y en el estatuto de contratación.
7. Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en los
presentes términos, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 3.3 Negociación
económica y en el estatuto de contratación.
8. Cuando la propuesta sea presentada por el cónyuge o compañero permanente o quienes
se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero
civil con cualquier otra persona que formalmente presente propuesta dentro del presente
proceso.
9. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural
proponente o por el representante legal de la firma del proponente o cuando no tenga la
autorización para hacerlo.
10. La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos se requieran para
representar y comprometer válidamente a la persona jurídica.
11. Cuando el proponente no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación
de la oferta.
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12. Cuando una persona natural o jurídica participe directamente en más de una propuesta. En
este caso, se rechazarán todas las propuestas que incurran en la situación descrita.
13. Cuando el proponente no presente o no corrija la garantía de seriedad de la oferta en caso
de requerirse.
14. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la
propuesta, o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del proponente a
la entidad o a los demás participantes.
15. Cuando el proponente se encuentre reportado en el boletín de responsables fiscales
(artículo 60 de la Ley 610 de 2000).
16. Cuando no se presente la propuesta económica inicial impresa o los conceptos de ésta no
correspondan a los solicitados tanto en su descripción como su cantidad.
17. Cuando el comité evaluador, una vez el proponente presente sus explicaciones a la
propuesta considerada como artificialmente baja, determine que las mismas son
insatisfactorias.
18. El proponente o sus integrantes estén incursos en alguna de las causales de inhabilidad
establecidas en el manual de contratación de la empresa o la ley, de acuerdo con la
naturaleza de la empresa y el régimen aplicable.
19. Cuando no puedan contratar de acuerdo con la calificación de la reevaluación como
proveedores.
20. Se omita la cotización de uno o más componentes requeridos.
21. Cuando la oferta sea presentada por consorcio, unión temporal o cualquier forma conjunta.
2.4. ACEPTACIÓN DE OFERTAS
Electrohuila S.A. E.S.P. aceptará la o las ofertas y adjudicará el o los contratos que se deriven
del presente proceso a la o las propuestas que sean consideradas favorables y cumplan los
requisitos y parámetros de escogencia incluidos en los términos de referencia, valorados de
manera precisa y detallada de conformidad con la ponderación establecida en estos términos.
Electrohuila S.A. E.S.P. se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente la presente
invitación a uno o varios proponentes.
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Electrohuila S.A. E.S.P. por el hecho de haber invitado a presentar propuesta y recibir la misma
no se obliga a contratar.
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá adicionar la cantidad a adquirir en el evento de que el valor total
de la oferta sea inferior al del presupuesto oficial, sin superar el monto del certificado de
disponibilidad presupuestal.
2.5. FACTORES DE DESEMPATE.
En el evento de que varias ofertas ocupen el primer lugar, Electrohuila S.A E.S.P. escogerá la
de menor valor. De persistir el empate, se adjudicará a quien haya obtenido el mayor puntaje en
experiencia, y de persistir aquel, se acudirá al mayor puntaje en capacidad económica y
financiera. De continuar el empate, se acudirá a la suerte mediante el sistema de balota.
2.6. ADJUDICACIÓN AL ÚNICO PROPONENTE.
La entidad adjudicará el contrato al único proponente si considera que la propuesta es favorable
a la entidad.
2.7. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO
Electrohuila podrá declarar desierto el proceso cuando existan motivos o causas que impidan la
escogencia objetiva de la propuesta más favorable para la entidad. Así mismo lo hará en los
siguientes casos:
1. Cuando el procedimiento se hubiera adelantado con pretermisión de alguno de los
requisitos establecidos en el manual de contratación de la entidad o del presente término
de referencia y la irregularidad sea de aquellas que legalmente no pueda ser subsanada.
2. Cuando no se presente propuesta alguna.
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3. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste a los requerimientos y
condiciones establecidos en estos términos de referencia o sea considerada
inconveniente para la entidad.
4. Cuando se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes
durante el proceso que impidan o no garanticen la selección objetiva de la propuesta.
2.8. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez efectuada la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá presentarse a
suscribir el respectivo contrato en el término establecido en el cronograma.
Si el adjudicatario, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, le
sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que la adjudicación se obtuvo
por medios ilegales, la entidad podrá revocar la aceptación de la oferta y adjudicar el respectivo
contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, siempre y cuando su propuesta
sea igualmente favorable para la entidad.
2.9. GARANTÍAS
Si el adjudicatario no presentare las garantías en el plazo establecido en el cronograma, la
entidad podrá adjudicar el contrato al segundo en orden de elegibilidad siempre y cuando su
propuesta sea favorable para la entidad y así sucesivamente.
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CAPITULO III
REQUISITOS, DOCUMENTOS, CRITERIOS DE VERIFICACIÓN Y DE EVALUACIÓN
3.1. REQUISITOS HABILITANTES Y DE PARTICIPACIÓN
A continuación, se señalan los requisitos, documentos y criterios habilitantes de los
proponentes, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos de
habilitación para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje.
3.1.1. REQUISITOS DE CAPACIDAD JURÍDICA
3.1.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La carta de presentación de la propuesta suscrita por el proponente se deberá
presentar en el anexo No. 1. Cuando se trate de persona jurídica, la carta de
presentación deberá estar suscrita por el representante legal, con facultad expresa para
actuar en nombre y representación del mismo.
En caso de que sea suscrita por el representante legal suplente, deberá hacerse constar la
circunstancia que lo habilita para actuar como tal.
Los proponentes deberán manifestar que no se encuentran incursos dentro de alguna de las
causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar establecidas en la ley atendiendo la
naturaleza de la entidad, así como en su manual de contratación.
3.1.1.2. ACREDITACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
De conformidad con lo estipulado en el artículo 28 del Código de Comercio, los proponentes
comerciantes, personas naturales o jurídicas nacionales, deberán acreditar su inscripción en el
registro mercantil o existencia y representación legal respectivamente, mediante la presentación
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del certificado expedido por la Cámara de Comercio o por la entidad competente con no más de
treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de cierre de la presente convocatoria, en
el que conste la renovación y vigencia de la inscripción, así como la inscripción de al menos un
establecimiento de comercio, agencia o sucursal.
Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración no sea inferior al término de ejecución
del contrato y un (1) año más. En caso de prorrogarse el plazo de cierre del presente proceso,
el certificado conservará su validez.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un
apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para
representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia en
caso de resultar aceptada su propuesta. Sin embargo, en caso de ser adjudicatario del contrato,
para iniciar el mismo deberá presentar al supervisor del contrato, el certificado de inscripción en
el registro mercantil otorgado por cualquier Cámara de Comercio de Colombia.
3.1.1.3. AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO SOCIAL
COMPETENTE
En caso de existir limites estatutarios a las facultades del representante legal de las personas
jurídicas para presentar propuesta, firmar el contrato hasta por el valor del presupuesto total del
presente proceso de selección o contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá
presentar la respectiva autorización expresa del órgano competente, conforme a sus estatutos,
en la cual se le faculte para participar presentando la propuesta y firmar el contrato, en caso de
ser favorecida la propuesta hasta por el valor del presupuesto total del presente proceso de
selección.
3.1.1.4. RECIPROCIDAD
Los proponentes de bienes o servicios extranjeros recibirán, dentro del proceso de selección,
igual tratamiento que los nacionales siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre
el país de origen de los bienes y servicios y la República de Colombia, conforme al cual a las
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ofertas de bienes y servicios colombianos se les concede, en ese país, el mismo tratamiento
otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, los requisitos, procedimientos y
criterios, para la adjudicación de los contratos celebrados en el sector público.
En los casos en que la reciprocidad no tenga por causa un tratado, acuerdo o convenio entre
la República de Colombia y el país de que se trate, ella será demostrada mediante un informe
que al efecto expida la misión diplomática colombiana en el país de origen los bienes y
servicios y que deberá presentar junto con el proponente.
3.1.1.5. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA GENERAL DE
SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad
Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, así como los respectivos a las cajas de
compensación familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando corresponda, de los últimos
seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en los cuales se haya
causado la obligación de efectuar dichos pagos, si se trata de personas jurídicas. Las personas
naturales deberán estar a paz y salvo y diligenciar y aportar con su propuesta en original el
anexo No. 4 Persona Natural “Declaración juramentada de pagos de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y Parafiscales (Articulo 50 ley 789 de 2002).
En el caso de las personas jurídicas, deberán presentar con su propuesta debidamente
diligenciado el anexo No. 4A Persona Jurídica “Certificación de pago de aportes al Sistema de
Seguridad Social Integral y Parafiscales” suscrito por el revisor fiscal o por el representante
legal de la persona jurídica, según corresponda de conformidad con la ley.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de
las obligaciones mencionadas, los proponentes deberán declarar la existencia del acuerdo y la
manifestación de encontrarse al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente
deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.
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Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de constituida,
deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados a partir de la fecha de su
constitución.
3.1.1.6. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
El proponente deberá presentar copia actualizada del Registro Único Tributario RUT, en que se
indique el régimen tributario al que pertenece. Además, deberán estar inscritos en la actividad
relacionada con el objeto del contrato, de no ser así se rechazará la propuesta.
3.1.1.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán constituir y presentar con su propuesta una garantía de seriedad a su
nombre y a favor de la entidad, por un valor equivalente como mínimo al diez (10%) por ciento
del valor de la propuesta, con vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha y hora
fijada para el cierre de la convocatoria. En todo caso, la vigencia se extenderá hasta la
aprobación de las garantías que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
La garantía de seriedad deberá ser constituida a nombre de la persona natural o jurídica
proponente (tomador/afianzado).
La garantía de seriedad debe estar firmada por las partes (Tomador y Aseguradora), la cual
debe venir acompañada del recibo de pago de la prima.
Cuando lo considere necesario, la entidad podrá solicitar a los proponentes la ampliación de la
vigencia de la garantía de seriedad. En caso de no acceder a la solicitud la oferta no será
considerada. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, estará en todos
los casos a cargo del proponente.
Cuando lo requieran, la garantía de seriedad será devuelta a los proponentes cuyas propuestas
no fueren aceptadas una vez se haya perfeccionado el contrato.
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La garantía de seriedad de la propuesta se hará efectiva a los proponentes o adjudicatario, en
los siguientes eventos:
a) El retiro de la oferta después del vencimiento del plazo para presentar propuestas, salvo
que cuente con la aceptación previa por parte de la entidad.
b) La no suscripción del contrato sin justa causa.
c) La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento del contrato en el término
estipulado.
3.1.1.8. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
El proponente debe entregar la declaración de origen de fondos, diligenciada en el anexo No. 5
de este documento. Electrohuila S.A. E.S.P. podrá solicitar información o documentación
adicional si no resultan satisfactorios los documentos remitidos, relativos a la financiación de los
proyectos. En el caso en que la información solicitada no sea remitida en las condiciones y
términos señaladas, se rechazará la propuesta.
En todo caso, con la presentación de su oferta el proponente autoriza a la entidad a que
consulte a través del medio que considere conveniente si se encuentra reportado en una lista
que lo vincule a actividades ilícitas o lavado de activos, en cuyo caso se rechazará la propuesta.
3.1.1.9. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado, sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.
verifique los antecedentes judiciales vigentes de los proponentes cuando se trate de personas
naturales y del representante legal en el caso de persona jurídica.
3.1.1.10. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES FISCALES
Se deberá aportar el correspondiente certificado sin perjuicio de que Electrohuila S.A. E.S.P.
verifique que el proponente no se encuentre registrado en el boletín de responsables fiscales
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emitido por la Contraloría General de la República. (Ley 610 de 2000 art. 60, Circular No. 005
de febrero 25 de 2008 de la CGN).
3.1.1.11. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS
Se deberá aportar el correspondiente certificado de antecedentes disciplinarios vigente de los
proponentes cuando se trate de personas naturales o del representante legal en el caso de
persona jurídica.
3.1.1.12. SITUACIÓN MILITAR
Acreditará tener definida la situación militar del proponente o de su representante legal,
tratándose de varón mayor de 18 y menor de 50 años.
3.1.1.13. CÉDULA DE CIUDADANIA
Deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal o de la Persona
Natural proponente según sea el caso.
3.1.1.14. DERECHO A PARTICIPAR
Tratándose de procesos de invitación pública, deberá anexar la copia de la consignación de
compra de pliegos.
3.1.2. REQUISITOS DE CARÁCTER ECONÓMICO
3.1.2.1. CAPACIDAD FINANCIERA
El proponente deberá acreditar como capacidad financiera mínima la que le permita obtener al
menos cien (100) puntos en la evaluación del criterio de capacidad financiera según lo
dispuesto en el numeral 3.2.2.
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3.1.2.2. ESTADOS FINANCIEROS
El proponente deberá presentar los estados financieros aprobados del último periodo contable a
31 de diciembre de 2016 (balance general y estado de resultados).
3.1.2.3. PROPUESTA ECONÓMICA
El proponente deberá diligenciar y presentar su oferta en medio físico y magnético, en archivo
editable Excel, de acuerdo al anexo No. 3, propuesta económica, en cuyo caso, de presentarse
diferencias entre una y otra, prevalecerá la impresa. En el evento que solo se adjunte la
propuesta económica en medio magnético, esta se imprimirá, se tendrá como tal y se anexara
al expediente contractual.
El precio de la oferta deberá expresarse en moneda nacional, siendo de exclusiva
responsabilidad, los errores, omisiones o faltas en que incurra al indicar el precio de la oferta,
debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.
El precio de la oferta deberá ser el precio total que incluya los diferentes conceptos en que deba
incurrir.
Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos,
tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales
o municipales que hayan de causarse por la celebración y ejecución del contrato, así como los
gastos en los que deba incurrir en caso de adjudicársele el contrato tales como la constitución
de pólizas, los cuales no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados.
Igualmente, deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, el plazo de ejecución del contrato, la
forma y el sistema de pago, las condiciones y especificaciones técnicas y todos los demás
factores que incidan en la ejecución del objeto del contrato derivado del presente proceso de
selección.
El proponente deberá contemplar e incluir en su propuesta todos los costos directos e indirectos
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que se requieran para dar cumplimiento al contrato; así mismo deberá establecer los precios
unitarios y precios totales, en caso de discrepancia entre unos y otros, se aplicarán los
primeros.
Al presentar su propuesta, el oferente acepta asumir el riesgo de la variación de los precios
ofertados durante la ejecución del contrato, producto de circunstancias como la inflación,
variación de la TRM, modificación normativa, orden público, entre otras.
Es entendido que las personas que presenten ofertas conocen y se someten a las condiciones
establecidas en el presente documento y el Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila
S.A. E.S.P. (Acuerdo 018 del 29 de septiembre de 2006 emitido por la Junta Directiva).
El valor verificado con las correcciones de errores aritméticos de la propuesta será el utilizado
para la comparación con los correspondientes a otras propuestas y será el que se tendrá en
cuenta en la adjudicación y suscripción del contrato.
3.1.3. REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO
3.1.3.1. EXPERIENCIA MÌNIMA.
El proponente deberá acreditar como experiencia mínima la que le permita obtener al menos un
(1) punto en la evaluación del criterio de experiencia, según lo dispuesto en el numeral 3.2.1
3.1.3.2 FICHAS TÉCNICAS Y CERTIFICADO DE CONFORMIDAD DEL
PRODUCTO
El proponente deberá anexar a su oferta las fichas técnicas, especificando el fabricante de cada
uno de los materiales ofertados, y los certificados de conformidad de los productos según el
tipo, marca y referencia a suministrar, de acuerdo con el Reglamento Técnico de instalaciones
Eléctricas (RETIE), que permita al personal de Electrohuila S.A. E.S.P. evaluar las condiciones
técnicas del producto y establecer las características de sus materiales.
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3.1.3.3 PERSONAL DE COORDINACIÓN DEL CONTRATO
El proponente deberá presentar con su oferta el siguiente personal:
a) Un director del proyecto, ingeniero electricista, con experiencia mínima de 10 años en
proyectos de infraestructura eléctrica de redes de media y baja tensión, con dedicación mínima
del 50%.
b) Un ingeniero electricista de tiempo completo como residente, con experiencia mínima de 5
años en gestión de proyectos de ingeniería y construcción y remodelación en redes de media y
baja tensión, con el fin de coordinar las consignas y trabajos, garantizando de esta manera el
cumplimiento del objeto del mismo, con la respectiva normatividad RETIE, siendo el competente
para presentar los informes etc.
Para acreditar lo anterior, se deberá anexar las hojas de vida con las cartas de compromiso de
que laborarán para el oferente, en el evento que le sea adjudicado el contrato.
3.2 FACTORES DE PONDERACIÓN O EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Para efectos de la calificación, se considerarán únicamente las propuestas que cumplan con la
totalidad de los requisitos de habilitación, para lo cual se aplicarán los siguientes factores de
evaluación o ponderación:
CRITERIO PUNTAJE
- Experiencia 300
- Capacidad económica y financiera 200
Índice de liquidez 70
Nivel de endeudamiento 70
Capital de trabajo 60
- Valor económico de la oferta 500
TOTAL 1000
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3.2.1 EXPERIENCIA (300 PUNTOS)
De acuerdo con las certificaciones, actas de finalización o de liquidación que el oferente
presente de contratos ejecutados dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de
vencimiento del plazo para presentar propuestas, relacionados con obras de construcción,
reposición o mantenimiento de redes de media o baja tensión, se le calificará, así:
-Al oferente que acredite una experiencia entre 1.774 SMMLV y 3.547 SMMLV o mayor a
este, tendrá entre uno y trescientos (1 - 300) puntos, siguiendo una relación lineal.
-Al oferente que acredite una experiencia menor a 1.774 SMMLV tendrá cero (0) puntos.
Se evaluarán máximo cinco (5) certificaciones por cada oferente, en caso de presentarse más
certificaciones se escogerán las cinco (5) cuyos montos realmente ejecutados sean los más
representativos.
Las certificaciones o actas de finalización o de liquidación deberán tener el valor del contrato, el
número del contrato, objeto, fecha de inicio, fecha de terminación y valor real ejecutado de
manera clara, en caso de no tener integrada la totalidad de la información requerida se tomará
como cero.
No se admiten ni se aceptan auto certificaciones.
Se aceptarán certificaciones en moneda diferente al peso colombiano, para cuya evaluación se
empleará la tasa de cambio vigente para la fecha del acta de liquidación del contrato, las cuales
serán suministradas y certificadas por el oferente de acuerdo con la información del Banco de la
República, para tomar ese valor en pesos colombianos como base del cálculo de la experiencia.
Para la evaluación se procederá a expresar en salarios mínimos mensuales legales vigentes al
momento de la terminación el valor correspondiente, para lo cual se deberá diligenciar el
siguiente cuadro:
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ÍTEM NO
CONTRATO OBJETO VALOR* TRM
VALOR EJECUTADO EN
PESOS
FECHA DE TERMINACIÓN
SMMLV VALOR
EXPRESADO EN SMMLV
1
2
3
4
5
Valor *: Cuando se trate de moneda extranjera
En la calificación de la experiencia Electrohuila S.A. E.S.P verificará si los oferentes han
realizado contratos con Electrohuila S.A. E.S.P. en los dos últimos años y su respectiva re-
evaluación como proveedor, de tal manera que una firma re-evaluada con calificación
CONDICIONAL tendrá afectada negativamente la calificación de la experiencia en 25 puntos
por cada contrato; una firma re-evaluada con calificación NO CONFIABLE tendrá afectada
negativamente la calificación de la experiencia en 50 puntos por cada contrato y una firma con
calificación CONFIABLE no tendrá afectada la calificación de la experiencia.
Cuando el comité de re-evaluación de proveedores realice dos o más llamados de atención a
un proveedor cuyo contrato se encuentre en ejecución, este será considerado PROVEEDOR
CONDICIONAL.
3.2.2 CAPACIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA (200 PUNTOS)
En este análisis se verificará y calificará la capacidad del proponente para cumplir con los
términos del contrato a suscribirse y con la viabilidad financiera que el mismo requerirá. Los
indicadores se determinarán, con base en el balance general del último periodo contable (31 de
diciembre de 2016), debidamente firmado por el representante legal, por su contador y/o revisor
fiscal si es el caso.
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3.2.2.1 INDICE DE LIQUIDEZ (70 PUNTOS)
El índice de liquidez será el resultado de dividir el activo corriente sobre el pasivo corriente y se
calificará de la siguiente manera:
IL= Activo Corriente / Pasivo Corriente
IL < 1.5 cero Puntos (0)
IL entre 1.5 y 2.0 tendrá de uno (1) a sesenta y nueve (69) puntos, siguiendo una relación lineal
IL >2.0 setenta (70) puntos.
3.2.2.2 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO (70 PUNTOS)
El nivel de endeudamiento será el resultado de dividir el Pasivo Total sobre el Activo Total y se
calificará así:
NE= Pasivo Total / Activo Total
NE menor al 50%, setenta (70) puntos
NE entre el 50% y 70%, tendrá de sesenta y nueve (69) a un (1) punto, siguiendo una relación
lineal.
NE Mayor al 70%, cero (0) puntos
3.2.2.3 CAPITAL DE TRABAJO (60 PUNTOS)
El capital de trabajo será la diferencia entre el Activo Corriente y el Pasivo Corriente y se
calificará así:
CT= Activo Corriente - Pasivo Corriente
CT Mayor a 2.661 SMMLV, tendrá sesenta (60) Puntos.
CT Entre 1.330 SMMLV y 2.661 SMMLV, tendrá entre uno y cincuenta y nueve (1 - 59) puntos,
siguiendo una relación lineal.
CT Menor a 1.330 SMMLV, Cero (0) puntos.
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3.2.3 VALOR ECONÓMICO DE LA OFERTA (500 puntos)
La evaluación económica tendrá un valor máximo de 500 puntos. Este puntaje será calculado
así:
Media Geométrica = Raíz enésima del producto de las N propuestas que cumplieron los
requisitos, incluyendo el valor del presupuesto estimado.
Donde:
M = Media Geométrica del precio (Valor base)
N = Número de propuestas admisibles, incluye el presupuesto estimado
P1 = Presupuesto Estimado
P2, Pn= Precio de las propuestas que cumplieron los requisitos.
Valor económico de la oferta: se calificará de la siguiente forma:
El valor de la propuesta que se encuentre más cercano a la media geométrica, se ubicará en
primer lugar de elegibilidad; las demás propuestas se ubicarán de acuerdo con la cercanía del
valor, por debajo del primer lugar de elegibilidad.
Si la propuesta es de mayor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(M/Px)²
Si la propuesta es de menor valor al valor base (M), su puntaje se define así:
Pi = 500*(Px/M)²
Dónde:
Pi: Puntaje asignado a la propuesta en consideración
Px: valor de la propuesta en consideración.
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El comité evaluador analizará las ofertas para determinar si se han cometido errores en las
operaciones aritméticas, en cuyo caso, tales errores serán corregidos para efectos de
evaluación, especialmente si los valores unitarios contienen decimales o los valores totales no
se encuentran redondeados a cero. Si hay discrepancia entre el precio total obtenido al
multiplicar el precio unitario por la cantidad del respectivo ítem, el precio total será corregido.
Se exige la presentación de los cuadros de precios y cantidades en medio magnético editable
(Excel), para facilitar la evaluación correspondiente.
3.3 NEGOCIACIÓN ECONÓMICA
Electrohuila S.A. E.S.P. podrá disponer que se proceda a llamar a negociar a la oferta que se
determine como la primera en orden de elegibilidad en el informe de evaluación y que cumpla
con las condiciones y términos de la invitación. Si no se llegare a un acuerdo con este oferente,
se podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en el orden de elegibilidad y así sucesivamente,
con el fin de lograr acuerdos que permitan la celebración del contrato. El proponente contará
con tres (3) días hábiles, contados a partir de la notificación, para manifestar de forma expresa
a Electrohuila S.A. E.S.P., su decisión.
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CAPITULO IV
CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES
4.1. OBJETO
El objeto del presente contrato está definido en los numerales 1.3 y 1.4 de estos términos de
referencia.
4.2. VALOR
El valor del contrato será igual al de la propuesta seleccionada.
4.3. FORMA DE PAGO
Electrohuila S.A E.S.P. pagará el valor del contrato así:
a) El 90% será pagado mediante actas de recibo parcial suscritas entre el interventor y el
proveedor, de acuerdo al avance de los trabajos realizados, a los treinta (30) días siguientes a
la correcta presentación de factura que cumpla los requisitos de ley y debidamente diligenciada,
acompañada del acta de recibo parcial a satisfacción expedida por el interventor y el contratista,
informes de interventoría, los pagos a la seguridad social, parafiscales y nómina de los
trabajadores.
b) El 10% restante será cancelado con la liquidación del contrato, a los treinta (30) días
siguientes a la correcta presentación de la factura que cumpla los requisitos de ley,
acompañada del acta de entrega y recibo final, acta de liquidación final, informe final de
interventoría, los pagos a la seguridad social, parafiscales, nómina y paz y salvo de los
trabajadores.
Para el primer pago deberá adjuntar acta de inicio, listado de personal, cronograma de
actividades, afiliación de los trabajadores al sistema de seguridad social, programa de salud
ocupacional y plan de manejo ambiental.
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4.4. PLAZO DE EJECUCIÓN
El contrato deberá ejecutarse a partir de la fecha del acta de inicio, suscrita entre el interventor
y el contratista y hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2017. El acta de inicio deberá ser
suscrita en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles una vez sea legalizado el contrato.
4.5. GARANTÍAS
El proveedor seleccionado para la ejecución del contrato garantizará el cumplimiento del
contrato mediante la expedición a su costa y a favor de Electrohuila S.A. E.S.P, de una garantía
única del contrato mediante póliza expedida por una compañía de seguros constituida en
Colombia, que cubra los siguientes amparos:
a. De cumplimiento del contrato. Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
b. De calidad de los materiales: Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a
partir de su firma durante el plazo del mismo y 1 año más.
c. De pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal a
emplear. Equivalente al 30% del valor total del contrato, vigente a partir de su firma,
durante el plazo del mismo y tres años más.
d. De calidad del servicio. Equivalente al 10% del valor total del contrato, vigente a partir de
su firma durante el plazo del mismo y 180 días más.
e. De responsabilidad civil extracontractual. Equivalente al 10% del valor total del contrato,
vigente a partir de su firma, durante el plazo del mismo y un año más. Para la presente
póliza, deberá figurar como Tomador: El contratista; Asegurado: Electrificadora del
Huila S.A. E.S.P. y Beneficia rio: Electrohuila S.A. E.S.P. y Terceros afectados.
La póliza deberá ser presentada a Electrohuila S.A. E.S.P. dentro de los cinco (5) días
calendarios siguientes a la firma del contrato. De no cumplirse con esta obligación Electrohuila
S.A. E.S.P. podrá revocar la adjudicación de dicho contrato.
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Cuando se realicen suspensiones y reiniciaciones el contratista está obligado a ampliar las
vigencias de las pólizas y enviarlas a la División de Servicios Administrativos para su
aprobación.
4.6. SUSPENSIÓN
Electrohuila podrá suspender la ejecución del contrato, sin que ello implique la ampliación del
plazo pactado entre las partes, cuando se presente incumplimiento del contratista de
obligaciones que lo lleven a infringir los reglamentos o poner en riesgo a personas o cosas y
hasta tanto se subsane la situación que generó la suspensión del contrato.
4.7. OBLIGACIONES GENERALES DEL PROVEEDO
Además de las obligaciones propias del contrato, el proveedor se compromete a cumplir las
siguientes:
a. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan.
b. Obrar con lealtad y buena fe.
c. Mantener la reserva sobre la información que le sea suministrada.
d. Mantener vigentes todas las garantías en los términos del contrato.
e. Emplear personal calificado para la óptima ejecución del contrato.
f. Suministrar en cantidad, calidad y tiempo los equipos, herramientas y recursos necesarios
para la adecuada realización del contrato. En lo que corresponde a los materiales que se
utilicen para la ejecución del contrato, estos deberán contar con el certificado de conformidad
del producto, para cada uno de los tipos, marcas y referencias a suministrar, conforme al
Reglamento Técnico de instalaciones Eléctricas (RETIE).
g. Reintegrar a la compañía Electrohuila S.A E.S.P. la totalidad de los valores que ésta tuviere
que cancelar por concepto de eventuales condenas proferidas por autoridades judiciales,
administrativas o entes de control, derivadas de las acciones u omisiones - de naturaleza
civil, laboral o cualquiera otra - del contratista y que se generen de manera directa o
indirecta del presente contrato.
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4.7.1. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL PROVEEDOR
a. Garantizar el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional o del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo.
b. Todo el personal del contratista deberá portar un carné que los acredite como empresa
contratista de Electrohuila S.A. E.S.P.
c. Al día siguiente de la labor, el contratista deberá enviar los informes de operación a cada
líder de proceso de acuerdo a los requerimientos de Electrohuila S.A E.S.P.
d. Adelantar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo con las condiciones
establecidas por el fabricante y en talleres autorizados por el fabricante o ensamblador.
e. El contratista dotará a todos sus trabajadores desde el inicio del contrato y desde el ingreso del
personal, de uniformes de trabajo indicado, conforme lo establece la legislación vigente.
f. Atender las reuniones que convoque Electrohuila S.A. E.S.P.
g. Verificar las condiciones técnicas existentes en las redes eléctricas, transformadores y
acometidas previo a iniciar las labores, es decir revisar todos los elementos sueltos,
sulfatados, entre otros aspectos, en aras de evitar que de manera directa o indirecta se
ocasionen inconvenientes a terceros con la ejecución de la actividad.
h. El contratista está obligado a responder económicamente por los daños que cause en
electrodomésticos, infraestructura y otros elementos de los usuarios.
i. Para las cuentas trifásicas el contratista tendrá especial cuidado en verificar que no se invierta
el sentido de giro de los motores.
j. Las demás consagradas en los presentes términos de referencia.
4.8. INDEMNIDAD
El proveedor se obliga a tener libre a Electrohuila S.A. E.S.P. de cualquier daño o perjuicio
originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las
subcontratadas o dependientes. En este sentido, en el evento en que Electrohuila S.A. E.S.P.
sea obligada a cancelar suma alguna a terceros por acción u omisión, directa o indirecta, del
proveedor, podrá solicitar a este el reintegro de dichos valores o promover las acciones legales
pertinentes orientadas a su recuperación.
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4.9. LIQUIDACIÓN
El contrato se liquidará bilateralmente dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación.
4.10. SUPERVISIÓN
Electrohuila S.A. E.S.P. efectuará la supervisión al contrato a través de su propio personal o
mediante terceros contratados para tal efecto. La interventoría estará facultada para liquidar el
contrato.
4.11. RETEICA.
Al momento de los pagos se practicarán las retenciones de industria y comercio de acuerdo con
la tabla del anexo No. 6.
4.12. CONSULTA DE DOCUMENTOS ADICIONALES.
Los interesados podrán consultar por la web los siguientes documentos:
a) Reglamento de contratación de la entidad, Acuerdo No. 018 de Junta Directiva.
b) Formato inscripción de proveedores, anexo No. 7.
Los siguientes documentos serán enviados en archivos PDF como anexos a los presentes
términos de referencia:
a) Manual de interventoría, anexo No. 8.
b) Manual de salud ocupacional y protección ambiental para contratistas, anexo No. 9.
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ANEXO No. 1
MODELO CARTA DE PRESENTACION
Propuesta presentada a la Electrificadora del Huila S.A. – E.S.P. para la
_________________________________________________________________ Ciudad y fecha Neiva Nosotros, los suscritos ____________________________________, de acuerdo con las
condiciones que se estipulan en los documentos de invitación, hacemos la siguiente propuesta
para la__________________________________________________________
____________________________________________________________________________
________ y en caso de que nos sea aceptada por La Electrificadora del Huila S.A. E.S.P., nos
comprometemos a firmar el contrato correspondiente.
Declaro así mismo que:
1. Conozco y me acojo al Reglamento Interno de Contratación de la Electrificadora del
Huila S.A. E.S.P (Acuerdo 018 de septiembre 29 de 2006).
2. Que recibí y tuve conocimiento del manual de Salud Ocupacional y protección ambiental
para el contratista.
3. Conozco los documentos de la invitación y acepto los requisitos en ellos contenidos.
4. He recibido las siguientes adendas y los documentos de invitación.
______________________________ (indicar en número y la fecha de cada uno) y
aceptamos su contenido.
5. Me comprometo a ejecutar totalmente el objeto de la invitación a partir de la fecha del
acta de iniciación, y hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2017.
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6. No me hallo incurso en causal alguna de inhabilidad de las señaladas en la ley o el
Reglamento de Contratación de Electrohuila S.A. E.S.P., como tampoco en algún tipo de
prohibición especial para contratar.
7. En el evento de ser adjudicado el contrato, me comprometo a presentar las garantías
exigidas y a suscribir el contrato dentro de los términos señalados.
8. El valor de la propuesta es de:
___________________________
9. La presente propuesta consta de ________ ( ) folios debidamente numerados.
10. Acepto que el correo electrónico que más adelante registro sea utilizado por la entidad
para efectos de notificaciones.
Atentamente,
Nombre: ________________________________
Nit o C.C. No : __________________ De_________________
Matrícula No: _________________________
Dirección: ______________________________
Correo Electrónico: ______________________________
Teléfono y Celular: ______________________________
Ciudad: _________________________________
______________________________
FIRMA
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ANEXO No. 2
DESCRIPCION, CANTIDADES Y PRESUPUESTO OFICIAL
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ANEXO No. 3
PROPUESTA ECONÓMICA
Los valores deben ser en pesos colombianos, en números enteros y sin
decimales.
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ANEXO N° 4
FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA – PERONAS NATURALES
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
PERSONA NATURAL1
Yo, (nombre de la Persona Natural), identificado con cédula de ciudadanía No. _____________,
mediante el presente documento me permito manifestar bajo la gravedad de juramento que me
encuentro al día y a paz y salvo por concepto de pago de aportes al sistema de seguridad social
y parafiscales que me resultan exigibles por la Ley.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
FIRMA: ___________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
FIRMA: ___________________________
NOMBRE DEL CONTADOR
DOCUMENTO DE IDENTIDAD Y TP
1Este formato aplica para personas naturales con establecimiento de comercio. Anexar Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de los firmantes y fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador.
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ANEXO No. 4A
CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES
PERSONA JURÍDICA
Yo, (nombre del REPRESENTANTE LEGAL2), identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, en mi condición de Representante Legal de (nombre de la empresa o entidad)
identificada con Nit. ________, certifico que durante los últimos seis (6) meses calendario
legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al sistema de seguridad
social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y salvo por todo concepto
relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
ITEM No. DE PLANILLA FECHA DE PAGO
1
2
3
4
5
6
FIRMA____________________________
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
2Anexa Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía
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Yo, (nombre del REVISOR FISCAL3), identificado con cédula de ciudadanía No.
_____________, y con Tarjeta Profesional No. _________ de la Junta Central de Contadores,
en mi condición de Revisor Fiscal de (nombre de la empresa o entidad) identificada con NIT.
________, luego de examinar los estados financieros de la empresa de acuerdo con las normas
de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, certifico que durante los últimos seis (6)
meses calendario legalmente exigibles, la empresa ha realizado el pago de los aportes al
sistema de seguridad social y parafiscales exigidos por la ley y se encuentra al día y a paz y
salvo por todo concepto relacionado con dichos aportes.
Lo anterior en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
Dada en (nombre de la ciudad), a los ( ) días del mes de __________ de 2017.
FIRMA______________________
NOMBRE DEL REVISOR FISCAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
3Anexar fotocopia de la Tarjeta Profesional y Cédula de Ciudadanía.
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ANEXO No. 5
DECLARACIÓN DE ORIGEN DE FONDOS
Yo, (nosotros) _____________________________________________________
Identificado (os) con el documento que abajo se indica, obrando en nombre propio y/o en mi
calidad de representante legal de
_________________________________________________________________, entidad
legalmente constituida, según certificado de existencia y representación que se anexa,
manifiesto (amos) bajo la gravedad del juramento que la información nuestra suministrada a
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., es cierta, completa y actualizada. 1. Declaro (amos) también que
los recursos o bienes que utilizaremos en desarrollo de nuestros negocios con ELECTROHUILA
S.A. E.S.P. provienen de actividades lícitas, de conformidad con las leyes vigentes. 2. Que no
admitiré (mos) que terceros efectúen depósitos en mis (nuestras) cuentas con fondos
provenientes de las actividades ilícitas contempladas en el código Penal Colombiano o en
cualquier otra norma que lo adicione; ni efectuaré (mos) transacciones destinadas a favorecer
tales actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 3. Que todas las
actividades e ingresos que percibo (imos) provienen de negocios lícitos. 4. Que no me (nos)
encuentro (encontramos) en ninguna lista de personas reportadas o bloqueados por actividades
de narcotráfico, lavado de activos, subversión, terrorismo, tráfico de armas o delitos asociados
al turismo sexual en menores de edad. Que a la fecha y según nuestro leal saber y entender, en
mi (nuestra) contra no se adelanta ninguna investigación por ninguno de los hechos anteriores.
5. Las garantías y aseveraciones aquí contenidas estarán vigentes mientras nosotros tengamos
negocios con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. Autorizo (amos) a resolver cualquier acuerdo,
beneficio, subsidio, negocio o contrato celebrado con ELECTROHUILA S.A. E.S.P. en caso de
infracción de cualquiera de los numerales contenidos en este documento, eximiendo a
ELECTROHUILA S.A. E.S.P., sus accionistas y directores, de toda responsabilidad que se
derive por información errónea, falsa o inexacta que yo (nosotros) hubiere (mos) proporcionado.
6. Autorizo (amos) a ELECTROHUILA S.A. E.S.P. para que consulte mi (nuestra) información
crediticia en las Centrales de Riesgo y ante los bancos de datos que estime necesarios. Los
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datos aquí consignados obedecen a la realidad, y declaro (amos) haber leído, entendido y
aceptado libremente el presente documento.
OFERENTE
NOMBRE: _____________________________
CALIDAD: _____________________________
FIRMA: _____________________________
C.C. / NIT: _____________________________
Huella Índice Derecho
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ANEXO No. 6
ELECTROHUILA S.A. –E.S.P. al momento del pago practicará retenciones por reteica conforme
la siguiente tabla:
MUNICIPIOS TARIFA
SOBRETASA
BOMBERIL
AVISOS Y
TABLEROS
SERVICIOS COMPRAS
ACEVEDO 6*1000 1 1
AGRADO 5,8*1000 5*1000 0,15 1 1
AIPE 9*1000 1 1
ALGECIRAS 4*1000 127.000 860.000
ALTAMIRA 4*1000 127.000 860.000
LA ARGENTINA 8*1000 8*1000 1 1
BARAYA 5*1000 159.295 955.770
CAMPOALEGRE 5*1000 159.295 955.770
COLOMBIA 10*1000 737.717 737.717
ELIAS 4*1000 127.000 860.000 GARZON 5*1000 884.250 884.250
GIGANTE 3*1000 508.000 3.440.000
GUADALUPE 7*1000 1 1
ISNOS 10*1000 1 1
LA PLATA 4*1000 127.000 860.000
NATAGA 5*1000 y 7*1000
5% del impuesto
a pagar 127.000 860.000
NEIVA 5*1000 159.295 955.770
PAICOL 4*1000 127.000 860.000
PALERMO 10, 5*1000 5*100 159.295 955.770
PITALITO 6*1000 1.338.613 1.338.613
SALADOBLANCO 5*1000 221.315 737.717
SAN AGUSTIN 6*1000 1.475.434 1.475.434
SANTA MARIA 4*1000 184.429 368.859
SUAZA 7*1000 1 1
TELLO 10*1000 2*1000 1 1
TERUEL 10*1000 1*1000 1 1
TESALIA 5*1000 1 1
VILLAVIEJA 7*1000 1 1
YAGUARA 10*1000 1 1 PALESTINA 8*1000 1.427.920 1.427.920
RIVERA 5*1000 122.953 122.953
BASE
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ANEXO No. 7
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCIÓN DE
PROVEEDORES
ELABORADO 19-04-2013
Propósito: Orientar a las personas naturales o jurídicas que deseen iniciar el proceso de inscripción de proveedores de la Electrificadora del Huila S.A E.S.P, Trámite a seguir:
1. Ingrese a la página WEB www.electrohuila.com.co.
2. Seleccionar el link de CONTRATACION y posteriormente hacer clic en formato de
inscripción de proveedores.
3. Allí encontrará el FORMATO DE INSCRIPCIÒN DE PROVEEDORES, el cual deberá ser
impreso y diligenciado en su totalidad.
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4. De acuerdo con el numeral 4 del formato de inscripción de proveedores, se deberá
adjuntar la siguiente documentación:
a. Carta de presentación y/o portafolio de servicios
b. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de
Comercio, con una expedición no mayor a 30 días de antelación a la fecha de
envió del formulario de inscripción.
c. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN actualizado.
d. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del Representante Legal.
Nota: Los documentos deberán ser escaneados en formato PDF en un tamaño que facilite su legibilidad.
5. Una vez el proveedor cuente con la totalidad de la documentación detallada en el
numeral anterior, éste deberá enviar dicha documentación únicamente vía email al
correo [email protected], detallando en el asunto INSCRIPCION
DE PROVEEDORES.
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ANEXO No. 8
MANUAL DE INTERVENTORIA
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ANEXO No. 9
MANUAL DE SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCION AMBIENTAL PARA CONTRATISTAS
