PROPUESTA DE ELEMENTOS DE DIAGNOSTICO PARA PYMES

Y MIPYMES.

POR: JAIME MOSQUERA OROZCO

SENA

CENTRO MULTISECTORIAL DE ORIENTE

UNIDAD DE EMPRENDIMIENTO

JULIO DE 2005

FACTORES EXTERNOSEL CLIENTECaracterización del cliente. Es decir las razones por las cuales el cliente prefiere comprar o adquirir nuestros productos o servicios:

VariedadCalidadPrecios accesiblesPermanencia de abastecimientoServicios adicionalesAtención esmeradaPromociones ComodidadRapidez en el servicioFacilidades de pagoOtras.

LOS COMPETIDORES

Son aquellos negocios que ofrecen productos o servicios que satisfacen la misma necesidad en el cliente. El empresario debe tener en cuenta que la cantidad y tipo de competidores varía en el tiempo. Esto se debe a los cambios de gustos y necesidades de los

consumidores, cada vez más rápidos y, por lo tanto, a la constante adaptación que tienen que desarrollar las empresas para responder a ellos.En la medida en que cada negocio logre adaptarse con suficiente rapidez a las fuerzas externas (por ejemplo: cambios en los gustos de la clientela o aparición de nuevos productos), logrará una ventaja frente a sus competidores.

LOS PROVEEDORESGrado de confiabilidad, seriedadFrecuencia de abastecimientoDependencia de un número reducido de proveedoresGrado de concentración de proveedoresCondiciones, formas y plazos de pago

OTROS FACTORES EXTERNOS

Factores tecnológicos

Cambios en tecnología de la informaciónCambios en tecnología de procesosCambios en la manera de gestionar y administrar el negocioCambios en la manera de proteger el medio ambiente.

Factores económicosEstado de la inflaciónCambio en salario mínimoCambio de las tasas de interésVariación del ingreso de los consumidoresComportamiento del gasto público.

Factores políticos y legislativosReformas en diferentes sectores: agricultura, educaciónCambios en materia de impuestosGrandes inversiones públicas (carreteras, escuelas, centros de salud, redes de agua y desagüe, energía eléctrica, etc.)La privatización del sector públicoLa estabilidad o inestabilidad del EstadoPolíticas de apoyo a las microempresasLa promoción de las exportaciones

Factores socioculturalesLos cambios en las actitudes, gustos, preferencias, hábitos, valores y creencias de las personasLos cambios en la forma de vida en las grandes ciudades, en los poblados, en el campo

La cantidad de jóvenes, niños, ancianos, hombres y mujeres que conforman la población

Factores internacionalesCapacidad de acceso a Internet, radio, televisión, periódicos y revistasCaracterísticas de la apertura comercial del paísLa desregulación de la economía

FACTORES INTERNOS

LA VISIONLA MISIONLA CULTURA ORGANIZACIONAL

Creencias IdeologíaValoresRituales

PENSAMIENTO ESTRATEGICOESTILO DIRECTIVOLOS RECURSOS

Tecnología utilizada y déficit posibleCapacidad de producciónEquiposInstalacionesCapital financieroInventarios Sistemas administrativosGastos que intervienes en la fabricación del producto, no incluidos en el coste directo.Costes de gestión de existencias, roturas, promedios de rotación.Gastos de funcionamiento.Coste de la central, de las delegaciones y de las sucursales (alquileres, energía, nóminas..).Gastos referidos a los canales de distribución:Venta directa: personal, luz del punto de ventaVenta indirecta: descuentos, promociones, bonificacionesGastos referidos a la distribución física de los productos:Flota propia: salarios, incentivos, seguros, choferes, fletes.....Agencias: coste de la distribuciónGastos de Comunicación:

Campañas Publicitarias Promociones de Venta Merchandising Relaciones Públicas Marketing Directo

Gastos del equipo de ventas: Salarios Gastos de viaje Representación Dietas Comisiones

Costos derivados de condiciones especiales de venta ( descuentos pronto pago, bonificaciones, gastos financieros)

Costos unitarios y costos totales: Márgenes obtenidos Plazos de entrega Nivel de Calidad exigida y ofrecida. Costes de calidad y no-calidad. Marketing inverso:

- Compras- Aprovisionamiento

Existencias y políticas realizadas Instalaciones Maquinaria Edificios Mantenimiento

Estructura de costes:Sistema de costes a emplearAnálisis de los costes por departamentosCostes directos de fabricación:

Mano de obra Materia prima Amortizaciones Energía

LA ESTRUCTURA

Evolución de la estructura organizativaCambios llevados a cabo y su finalidadOrganigrama actualForma de asignar tareasGestión de los procesos internosRelaciones de poder y autoridad, la delegaciónLa división del trabajo – los departamentos de la empresa

EL TALENTO HUMANOPolíticas de reclutamiento y selecciónPolíticas de retribuciónSus habilidadesSus comportamientosSus conocimientos asociados a las tecnologías de la empresa y a los procesosConocimiento de los productos de la empresaLa formaciónNiveles salariales existentesEdades y antigüedadNivel vínculos familiaresClima laboralTasa de ausentismo y de accidentes de trabajoFrecuencia y nivel de conflictos

Nivel de formación de cada personaActualización de conocimientos en los últimos res añosPlan de formación desarrollado por la empresa y a que nivelesTipos de contratoCriterios de valoración del desempeño utilizados Balance social

CONTROL DE COSTOSMontaje de contabilidad de manera formalControl de costos fijosControl de costos variablesCosto unitarioAmortizacionesCostos laboralesPrevisionesGastos: su evolución en función de las ventas.Previsión de necesidades de fondos.

FINANZASPlanificación financieraSistema de control financieroPolítica de carteraPolítica de pagosDisponibilidad de recursos propiosCapacidad de endeudamientoComportamiento de las fuentes de financiaciónGrado de dispersión o concentración de las fuentes de financiaciónCosto del dinero y valoración futuraIngresos y gastos anualesInversiones realizadas en el periodoRentabilidad anual obtenida sobre el capital invertidoMargen de contribución sobre el activoMargen de contribución sobre ventas anualesRotación de capitalFlujo de caja generadoBalances y cuentas de resultadosNecesidades de capital circulanteRatios Financieros Endeudamiento Liquidez Solvencia a largo plazo Financiación inmovilizado Rentabilidad económica Rentabilidad financiera

COMERCIALIZACION

Conocimiento de los clientesInformación sobre los clientesPublicidadAnálisis de su producto y de cómo satisface a sus clientes actualesConocimiento sobre clientes potencialesPromoción de los productos / serviciosPolítica de preciosImagen de marcaLa disciplina de valor de la empresaCanales de distribuciónFormatosEstructura de la fuerza de ventasServicio al clienteProductos y servicios:

Portafolio actual (cartera de productos / servicios).Participación en el mercado de los diferentes productos o servicios.Imagen de marcas.Introducción de nuevos productos / servicios similares en los tres últimos años.Rentabilidad.

PrecioFijación de precios.Costes.Condiciones de venta.Márgenes.

DistribuciónGrado de cobertura y eficacia.Canales.Logística.Costes.

ComercializaciónResultado Nacional/Zonas/Vendedores/Rutas.ABC clientes por riesgo y potencial.Gestión de Red de Ventas.Costes.

ComunicaciónPublicidad

Campañas realizadas.Medios de soporte utilizados.Inversiones realizadas.Resultados obtenidos.

Relaciones PúblicasCampañas realizadas.Medios y soportes utilizados.Presupuesto asignado.Resultados.

Promoción de VentasAcciones realizadas.Destinatarios.

Presupuesto.Resultado.

MerchandisingAcciones desarrolladas.Presupuesto.Resultado.

Servicio

ADMINISTRACION TOTAL DE LA CALIDADIdentificación de una política de la calidadCaracterización de sus procesosSistema de documentación Grado de autocontrol de las personasDefinición de autoridad y responsabilidadMecanismos de controlGrado de producto no conformeImplementación de la mejora continuaAuditorias de la calidad

SERVICIO Y ATENCION AL CLIENTEPolítica de la empresa: cuando se definió, como se definió, cuando fue actualizada la última vez.Grado de satisfacción de los clientes

IMAGENIdentidad corporativa que se transmite al mercado por los productos / serviciosImagen generada entre clientes, la opinión pública, competencia y proveedores

INFORMACIONFuentes de información interna primaria

Disponibilidad de estadísticas sobre marketing, sus operaciones, actividades contables y administrativas

Fuentes de información secundariaEstadísticas del sector, estudios publicados, informaciones varias,

Las fuentes de información externas son las que la empresa tiene que obtener mediante la utilización de las técnicas de investigación.

Realización de encuestas, la observación o la experimentación.Anuarios de entidades financieras, publicaciones de las Cámaras de Comercio, anuarios de los Ministerios, publicaciones de los gobiernos autónomos, encuestas elaboradas por entidades e Instituciones, etc..Bancos de datos y los centros de documentación que facilitan información.Acceso a Internet

Tratamiento de la información – aplicación de nuevas tecnologías.

COMUNICACIÓN INTERNAMecanismos de divulgación a sus integrantes sobre los procesos del negocioComunicación con los consumidores

Comunicación con líderes de opiniónComunicación con miembros de grupos de influenciaComunicación con miembros de la comunidad localTipos de comunicación formal existentes: ascendente, descendente, horizontal y multidireccionalValoración de los medios utilizados:

Comunicación personalizada.Cartelera de anuncios.Buzón de sugerencias.Revista de empresa.Encuestas.Cartas.Carteles.Videoconferencia.E-Mail.

INNOVACION Y TECNOLOGIARentabilidad de los capitales invertidos en los últimos años.Análisis de las nuevas aplicaciones de tecnología en la empresa.Análisis de los proyectos actuales: Valor del proyecto, probabilidad de realización y de éxito.Gastos previstos a realizar.

GESTION EMPRESARIAL

Para poder competir en la actualidad y descubrir hasta donde puede llegar el emprendimiento, es necesario previamente hacer un análisis de las fuerzas internas y externas que intervienen. Los cinco factores importantes en la competencia son los siguientes:

· Rivalidad entre las empresas existentesEl elevado número de competidoresEl crecimiento lento del mercadoLa falta de diferenciaciónCompetidores con características diversasLas fuertes barreras de salida

· Poder negociador de clientesVolúmenes de compra Vs las ventas del proveedorGrado de integración hacia atrás Grado de información que tienen los compradores de los proveedores: precios, costos.

· Poder negociador de suministradoresGrado de concentración de los proveedoresGrado de importancia de la empresa para los proveedoresVolumen de producto proveído a la empresa

Grado de integración hacia delante de los proveedores

· Entradas potencialesEconomías de escala de los competidoresGrado de integración vertical de los competidoresGrado de diferenciación del productoRequisitos de capitalAcceso a canales de distribuciónLa curva de experienciaLas políticas de gobiernoLa actitud de los competidores: temor o reacción de los competidores ya existentes

· Productos sustitutosGrado de diferenciación del producto / servicio

PRODUCCIONInfraestructuraDistribución de la plantaOrganización de los flujos de producciónEstándares de producción – medida del trabajo.Aplicación de técnicas de flexibilizaciónNiveles de productividadDisposición de logística de entrada y control de inventarios

TALENTO HUMANOEstructura de cargos / funciones / responsabilidadesGrado de especializaciónGrado de polivalenciaAutonomíaEsquemas de evaluación de desempeñoPolítica de salariosReconocimiento y recompensaProgramas de desarrollo humanoCapacitación y entrenamiento.Medición de clima laboral

.

ASPECTOS LEGALESProtección de la marcaTipos de contratación laboralContratos de outsourcingReglamentaciones internasReglamento interno de trabajoReglamento de seguridadAspectos societales

Perfil de un buen dirigente de grupos productivos

Capacidad para tomar decisiones bajo presiónCapacidad para confrontar problemas Identificar la naturaleza de los problemas enfrentadosTomar decisiones bajo una constante presiónSeleccionar las mejores alternativas

Capacidad para dirigirEsta capacidad se manifiesta en la forma en que el ME aborda la ejecución de las tareas propias de la marcha de la unidad productiva. En este sentido, generalmente el que dirige orienta su acción hacia la tarea o hacia las personas :

· Orientación en función de la tareaDefinir claramente su cometido y el de cada miembro de su personal;Establecer objetivos que son difíciles de alcanzar y dice a cada uno lo que espera de él;Establecer procedimientos para medir los progresos que se van realizando hacia la consecución de los objetivo propuestos y el grado en que se alcanzan; es decir, que define los objetivos en forma clara y tangible;Tomar en sus manos la dirección de la planificación, ejecución y control de las actividades encaminadas al logro de los objetivos.Mostrar interes por aumentar la productividad.

· Orientación en función de las personas:Un ME se destaca por :

Muestra su preocupación por mantener la armonía en su organización y por aliviar las tensiones que aparecen;Muestra consideración por los miembros del grupo, pues ve en ellos personas y no meros medio de producción;Comprende y respeta las necesidades, fines, deseos, sentimientos e ideas de sus trabajadores asociados;Mantiene una buena comunicación con los miembros asociados;Aplica el principio del refuerzo para mejorar el desempeño de sus trabajadores (según este principio las conductas recompensadas se hacen más frecuentes, mientras que las que no se recompensan se hacen menos frecuentes);Delega y estimula la iniciativa;Crea en su organización un ambiente de trabajo en equipo y de colaboración.