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El Proceso de planificación y

control de utilidadesPresupuestos

17/01/2011Upaep Online

Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez

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El Proceso de Planificación y Control de Utilidades.

Resumen del capítulo 1De Welsch,Hilton & GordonPresupuestos

Ed.Prentice HallMéxico 2005

Introducción y Propósito

Las funciones de la administración de planificar y controlar constituyen el centro

primario de un programa de PCU.

El Proceso de Planificación y Control de Utilidades

Función de laAdministración

Fases secuenciales del Proceso de PCU ResponsabilidadPrimaria

Planear

Variables externas pertinentesIdentificar y evaluar

AdministraciónEjecutiva

Objetivos generales del negocioDesarrollar o modificarMetas especificas de la empresDesarrollar en congruencia en el punto 2 anteriorEstrategias de la empresaEspecificar los principales impulsos para alcanzarlos objetivos y metasInstrucciones de la Administración ejecutiva para laplanificaciónEspecificar premisas (o lineamientos) para losgerentesPlanes de ProyectosDesarrollar y evaluar cada proyecto

Administraciónde nivel medio

Plan estratégico (largo plazo) de utilidadesDesarrollar para 3, 5 o 10 añosPlan táctico (corto Plazo) de utilidadesDesarrollar para el año próximo

Dirigir Estructuración de planes de utilidadesEjecutar a lo largo del año presupuestal

Todos los nivelesde la

AdministraciónControlar

Informes de desempeñoPreparar informes mensuales por áreas deresponsabilidadSeguimientoProveer retroalimentación, emprender accióncorrectiva y replanificar.

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El proceso de planificación y control de utilidades está orientado a la aplicación de

las fases secuenciales que la administración debe cumplir, desde el desarrollo de

objetivos generales del negocio hasta el control, la acción correctiva y la replanificación. El proceso consta de varias partes importantes:

El Plan sustantivo está representado por los objetivos generales, las estrategias,

los planes específicos y los programas de la organización, así como por el

compromiso coincidente de la administración general para el logro, a largo plazo,

de estos objetivos y planes.

El plan sustantivo

El plan financiero

Presupuestos variables de gastos

Datos complementarios

Informes de Desempeño

Seguimiento, acción correctiva e informes dere planificación

Objetivos

Generales de la

empresa

Metas

especificas de la

empresa

Estrategias de la

empresa

Instrucciones de

la administración

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El Plan Financiero Cuantifica los resultados financieros de implantar los objetivos,

las estrategias planificadas, los planes y las políticas de la alta administración. El

Plan financiero representa así, una traducción, a términos financieros, de losobjetivos, las metas y las estrategias para periodos específicos de tiempo.

El Plan Financiero:

1. Plan estratégico de Utilidades de largo alcance:

a) Proyecciones de ventas, costo y utilidad

b) Proyectos importantes y adiciones de activos de capital

c) Flujo de efectivo y financiamiento

d) Necesidades de personal.

2. Plan táctico de Utilidades de corto plazo

a) Plan de Operación (Estado de Resultados Planificado)

i. Plan de Ventas

ii. Plan de Producción (o de compras de mercancías)

iii. Presupuesto de gastos de administración

iv. Presupuesto de gastos de distribución.

b) Plan de situación financiera (Balance General Planificado)

i. Activo

ii. Pasivo

iii. Capital

c) Plan del Flujo de Efectivo

Preparación y evaluación de los planes de proyectos

Los planes de proyectos incluyen conceptos como planes para mejorar los

productos actuales, instalaciones físicas nuevas y más amplias, incursión en

nuevas industrias, abandono de productos e industrias, nueva tecnología y otras

actividades de gran envergadura que pueden identificarse de manera separada

para los propósitos de la planificación. La naturaleza de los productos es tal que

estos deben planificarse como unidades diferentes. Al planificar un proyecto, el

espacio de tiempo a considerar normalmente debe ser el periodo de vida previsto

del proyecto. A los proyectos aprobados deben entonces asignárseles tiempos (o

programarse) en los planes estratégico y táctico de utilidades. En congruencia con

este enfoque, durante el ciclo formal de planeación, la administración debe evaluar

y decidir acerca del estado del plan de cada proyecto en proceso y seleccionar

cualesquier nuevos proyectos que habrán de iniciarse durante las dimensiones de

tiempo cubiertas por los planes estratégicos y táctico de utilidades para el próximo

ejercicio.

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Desarrollo y aprobación de los planes estratégico táctico de utilidades

Cuando los gerentes de los distintos centros o áreas de responsabilidad de la

empresa reciben las instrucciones de planificación de la administración ejecutiva y

los planes de proyectos, pueden dar comienzo a actividades intensivas para

desarrollar sus planes estratégico y táctico de utilidades respectivos. El plan

estratégico y el plan táctico de corto plazo por lo general se desarrollan de manera

conjunta. Es posible que la administración ejecutiva o el principal funcionario de

finanzas desarrollen los planes estratégico y táctico de utilidades.

A medida que se formulan y completan los dos planes de utilidades, debe iniciarse

el proceso de aprobación, el cual implica la aprobación, la no aprobación o la

modificación, basándose ya sea en:

a) La acción de la administración ejecutiva

b) La presentación y justificación por parte de los gerentes de las áreas de

responsabilidad.

Este proceso de aprobación, en su punto culminante, exigirá que el gerente de

cada área de responsabilidad sea programado para que presente a la

administración ejecutiva sus planes, acompañados de las justificaciones que los

soporten. Cada miembro del grupo de la administración ejecutiva deberá recibir

una copia de los planes de los distintos centros para que los estudien antes de la

presentación final.

Una vez concluido el proceso participativo de aprobación para cada área de

responsabilidad y resueltas todas las diferencias relevantes, se combinan los

distintos planes estratégico y táctico de utilidades de la empresa en forma global.

El proceso de combinar los diferentes planes, cada uno de los cuales está

supuestamente en armonía con las premisas de planificación ya antes

comunicada por la administración ejecutiva, normalmente se lleva a cabo como

una función centralizada. Al llegar a este punto, ambos planes de utilidades

deberán ser aprobados formalmente por el ejecutivo de más alto nivel y

distribuirse a los gerentes de las áreas involucradas.

Implantación de los planes de utilidades

La implantación de los planes de la administración, que se han aprobado en el

proceso de planificación, entraña la función administrativa de conducir a los

principales subordinados hacía el logro de los objetivos y metas de la empresa.

Por consiguiente, la administración eficaz, exige que todos los objetivos, las

metas, las estrategias y las políticas de las empresas sean comunicados a los

subordinados y que éstos los comprendan claramente.

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Uso de los informes periódicos de desempeño

En tanto se implantan los planes de utilidades, durante el periodo especificado en

el plan táctico se necesitaran informes periódicos de desempeño, los cuales son

preparados mensualmente por el departamento de contabilidad. Asimismo, se

formulan informes especiales de desempeño más frecuentes sobre una base de

“según se necesiten”. Dichos informes de desempeño:

a) Comparan el desempeño real con el desempeño planificado

b) Muestran cada diferencia como variación favorable o desfavorable de

desempeño.

Por lo tanto, debe hacerse una distinción clara entre los informes financieros para

uso externo y los que se emiten para uso interno. Los segundos puedensubclasificarse como:

a) Informes estadísticos que proporcionan precisamente las estadísticas

internas básicas acerca de las operaciones de la empresa.

b) Informes especiales para la alta administración sobre problemas no

recurrentes y especiales

c) Informes periódicos de desempeño.