Empresa de Energía del Bajo Putumayo - PROCESO GESTIÓN … · 2018-01-30 · GESTIÓN DE RIESGOS:...

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS LOGÍSTICOS

GUÍA METODOLÓGICA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS

GU1.MPA4 24/03/2017

Versión 2.0 Página 1 de 33

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GUÍA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES / CONTRATISTAS DE LA

EMPRESA DE ENERGIA DEL BAJO PUTUMAYO S.A. E.S.P

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO

ORGANIZACIONAL

Noviembre, 2016



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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3 2. OBJETVO ............................................................................................................... 3 3. ALCANCE ............................................................................................................... 3 4. DEFINICIONES ....................................................................................................... 4 5. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 7 6. DESARROLLO ........................................................................................................ 8

6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL: ................................................................................ 8

6.1.1 Solicitud de Certificaciones Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente ................................................................................................. 9 6.1.2 Solicitud Certificado del Producto ..................................................................... 9 6.1.1 Requisitos Precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente .... 9

6.2 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS .................................... 17 6.3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS ................ 17

6.3.1 Criterios de Evaluación de Proveedores/Contratistas ..................................... 18 6.3.1 Descuento de Puntos desempeño contratos anteriores EEBP ....................... 22 6.3.2 Selección y Orden de Elegibilidad .................................................................. 22

6.4 EVALUACIÓN DESEMPEÑO PROVEEDORES/CONTRATISTAS ....................... 23

6.4.1 ETAPA CONTRACTUAL ................................................................................ 24 6.4.1 ETAPA POSTCONTRACTUAL ...................................................................... 29

6.5 REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS ...................................... 30

6.5.1 Periodo de Revaluación Bienes y Servicios ................................................... 30

6.1 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS .................................... 30 6.2 COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN/REVALUACIÓN .......... 31

7. REGISTROS ......................................................................................................... 32



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1. INTRODUCCIÓN

Esta Guía se constituye en el documento base que dispone una serie de parámetros, directrices y lineamientos en Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental, que aplican al proceso de gestión de contratistas de obras y servicios, y que, por lo mismo, se deben cumplir en todas sus etapas, esto es, precontractual, contractual y poscontractual; sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislación vigente que aplique a la actividad contratada por la Empresa de Energía del Bajo Putumayo S.A. E.SP. (En adelante EEBP). Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor incluya pruebas, garantías o servicios adicionales, que involucren la instalación y montaje, puesta en marcha y mantenimiento preventivo (de cualquier tipo), entre otras actividades inmersas en la misma; que sean realizadas dentro de las instalaciones de la EEBP., o en áreas en las que el Contratista este bajo el Control Operacional de la EEBP.

2. OBJETVO Establecer una guía metodológica para la Selección, Evaluación y Revaluación del desempeño de Proveedores y Contratistas de la EEBP, con el fin de asegurar el cumplimiento de requisitos especificados para el suministro efectivo de bienes y servicios requeridos para la ejecución de actividades del objeto social de la EEBP.

3. ALCANCE Aplica para los contratos celebrados entre la EEBP y sus proveedores/contratistas de bienes y servicios, que a causa de una desviación por el servicio o producto que suministra, pueda causar impacto negativo al Sistema de Gestión Integral de la EEBP, en la prestación del servicio de energía o que afecten la ejecución de los proyectos de la EEBP. Se consideran contratos críticos, aquellos que representen:

Alto riesgo de accidentes y de violaciones de derechos humanos.

Afectación de la funcionalidad del bien o servicio del objeto social de la EEBP

Incumplimiento de un requisito legal y por ende genera sanción

Incumplimiento a las especificaciones de los clientes

Productos de gran especialidad

Afectación de la continuidad de la prestación del servicio de energía

Impacto Ambiental

Principales proveedores de un determinado tipo de producto o servicio y que suponen la mayoría de las compras de la organización.

El Contratista debe cumplir con la normatividad legal en Seguridad Salud en el Trabajo y Ambiente Vigente. De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el alcance de un contrato en ejecución, o alterar el tiempo de ejecución pactado inicialmente,



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es responsabilidad del Supervisor del contrato, revisar, validar y de ser necesario gestionar las modificaciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la EEBP.

4. DEFINICIONES

SELECCIÓN: Criterios a evaluarse para adjudicar la compra de un bien o servicio, específicos y clasificados como críticos para el desarrollo del objeto social de la EEBP, donde se incluyen aspectos de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente.

SST: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo

SSTA: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente

EVALUACIÓN: Es la calificación que define la gestión del proveedor en la ejecución de un contrato, orden de compra/servicio y la atención a las solicitudes posteriores derivadas de los mismos (cuando aplique servicio Postcontractual), o ejecución por calidad del bien o servicio suministrado.

REVALUACIÓN: Es el proceso de evaluación que se realiza de manera periódica y unifica varias evaluaciones periódicas de varios contratos u órdenes de compra/servicios.

SUPERVISOR: Persona natural que en calidad de trabajador de la EEBP S.A.E.S.P., lleva a cabo las actividades de seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un contrato o convenio determinado cuando no se requieren conocimientos especializados. Con el apoyo del Interventor (cuando aplique), deberá gestionar integralmente los riesgos que se presenten durante la ejecución del Contrato buscando la satisfacción de las necesidades e intereses de la Empresa

INTERVENTOR: Persona natural o jurídica externa a la Entidad, contratada exclusivamente para llevar a cabo las actividades de seguimiento y vigilancia técnica, para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un contrato o convenio determinado cuando el seguimiento del contrato requiera conocimientos especializados.

GESTIÓN DE RIESGOS: Ciclo mediante el cual se realiza la planeación,

identificación, evaluación, tratamiento y monitoreo de aquellos eventos de ocurrencia incierta que de materializarse generarían un impacto, positivo o negativo, en el logro o cumplimiento de los objetivos de los procesos o proyectos.

GRUPO DE INTERÉS: Es toda persona o grupo de personas que está interesado o puede verse afectado por el desempeño de una organización.



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CONTRATISTA – PROVEEDOR CRITICO: Todo aquel que a causa de una desviación por el servicio o producto que suministra, pueda causar impacto negativo al Sistema Integrado de Gestión de la EEBP.

CONTRATISTAS: Para efectos del Sistema Integrado de Gestión, los contratistas

son quienes prestan los servicios en forma directa al contratante.

EQUIPO CRÍTICO: Equipo (sistema, sub sistema o dispositivo mecánico,

neumático, eléctrico o electrónico) vital (es la última línea de defensa) para prevenir o mitigar un evento mayor que podría generar consecuencias significativas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y/o que interrumpen el proceso productivo.

SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante

el contratistas u otro sub contratista el compromiso de realizar determinadas partes de un proyecto con sujeción al proyecto por el que se rige su ejecución. Para la presente Guía el subcontratista es el prestador de servicios o productos a un contratista.

RESPONSABILIDAD SOBRE PRODUCTO: Consiste en la evidencia objetiva de la capacidad de respuesta de la organización que elabora el producto, frente a los impactos que se deriven hacia sus grupos de interés por la utilización segura del mismo, involucrando todas las etapas de su proceso de producción, hasta la disposición final de sus residuos. (Karakatsianis, J. 2013).

PROVEEDORES SIGNIFICATIVOS: Empresas externas de las que se obtienen

productos o servicios, o con las que se suscriben contratos para la provisión de tales productos o servicios. En el contexto de este indicador el término “significativo” hace referencia a aquellos proveedores que son: los principales proveedores de un determinado tipo de producto o servicio y que suponen la mayoría de las compras de la organización para procesos misionales, o que se considera pueden tener un alto riesgo de incidentes de violaciones de derechos humanos.

PROVEEDORES LOCALES: Son proveedores de materiales productos y servicios

localizados en el mismo mercado geográfico en el que actúa la organización informante (GRI 3.1.).

PROVEEDORES: Organización o persona que proporciona un producto. En una

situación contractual el proveedor puede denominarse contratista.(NTC ISO 9000:2005)

PRODUCTO: "es la oferta con que una compañía satisface una necesidad"(Jerome

McCarthy y William Perrault, "Marketing Planeación Estratégica de la Teoría a la Práctica" 11ª edición. Tomo 1 Pp. 271.)



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PARTE INTERESADA: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad, salud en el trabajo y ambiente de una organización.

OFERENTE O PROPONENTE: Persona natural o jurídica que presenta ofertas o propuestas de bienes o servicios.

PLAN DE MANEJO AMBIENTAL (PMA): Es el instrumento administrativo de

manejo y control ambiental para prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos

y efectos ambientales que se causen por el desarrollo de un proyecto, obra o

actividad. Incluye los planes de seguimiento, monitoreo, contingencia y abandono.

PLAN DE MANEJO FORESTAL: Es la formulación y descripción de los sistemas y

labores silviculturales a aplicar en el bosque sujeto a aprovechamiento, con el objeto

de asegurar su sostenibilidad, presentando por el interesado en realizar

aprovechamientos forestales persistentes.

PLAN DE APROVECHAMIENTO FORESTAL: Es la descripción de los sistemas,

métodos y equipos a utilizar en la cosecha del bosque y extracción de los productos,

presentando por el interesado en realizar aprovechamientos forestales únicos.

PLIEGO DE CONDICIONES: Documento de referencia que contiene la información necesaria para que los proponentes presenten sus propuestas a la EEBP; incluye procedimiento de contratación, metodología de evaluación de propuestas, condiciones generales para la ejecución del objeto del contrato, diseños, planos, especificaciones técnicas del trabajo a contratar y cualquier otra información que se considere conveniente entregar a los proponentes.

PRODUCTO CERTIFICADO: Es aquel que ha superado con éxito las pruebas específicas de una norma.

EFECTIVIDAD DE LA TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS: Formación de las capacidades necesarias en los usuarios finales hasta lograr niveles avanzados de dominio en el uso de la herramienta y la profundidad del conocimiento requerido. Algunas preguntas que se deben hacer son: ¿La asesoría cumplió todos los objetivos preestablecidos?, ¿Qué objetivos no se cumplieron y por qué?, ¿Las personas quedaron con capacidades suficientes para la aplicación del instrumento o realización de la tarea definida?, ¿Las personas quedaron en capacidad de ampliar, mejorar y difundir los conocimientos adquiridos?

PLAN DE CALIDAD: Documento diseñado para la ejecución de las actividades y servicios contratados, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos

definidos por la EEBP, deben estar fundamentados en los Sistemas de Gestión de Calidad certificados bajo la norma internacional ISO 9001, en su revisión más



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reciente, de las empresas colaboradoras y normas relacionadas como la ISO10005 en su versión más reciente.

• ACUMULADOR: Fuente de energía eléctrica obtenida por transformación directa

de energía química y constituida por uno o varios elementos secundarios (recargables). Definición aplicable para productores de Pilas.

• RESIDUOS SÓLIDOS APROVECHABLES: Cualquier material, objeto, sustancia o

elemento que no tiene valor para quien lo genera, pero se puede incorporar nuevamente a un proceso productivo (Decreto 1713 de 2002). Por ejemplo Papeles: archivo, kraft, cartulina, periódico, Cartón y plegadiza, Vidrio, Plástico: envases, sucio, bolsas, vasos, PET, Metales, Tetra pack

• RESIDUOS PELIGROSOS: Es aquel residuo o desecho que por sus características

corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo a la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques o embalajes que hayan estado en contacto con ellos. (Decreto 4741 de 2005)

• RESIDUOS ESPECIALES: Residuos sólidos que por su calidad, cantidad,

magnitud, volumen o peso puede presentar peligros y, por lo tanto, requiere un manejo especial. Incluye a los residuos con plazos de consumo expirados, desechos de establecimientos que utilizan sustancias peligrosas, lodos, residuos voluminosos o pesados que, con autorización o ilícitamente, son manejados conjuntamente con los residuos sólidos municipales.

• RAEE: Residuos y Aparatos Eléctricos y Electrónicos.

• PERIFÉRICOS: Conjunto de dispositivos hardware de una computadora que

potencia la capacidad de este y permite la entrada y/o salida de datos.

5. RESPONSABILIDADES

El equipo de Gestión Administrativa y Servicios Logísticos es responsable por mantener actualizadas las metodologías de calificación para la gestión de la calidad de los proveedores, además de notificar al proveedor los aspectos a mejorar presentados durante la evaluación contractual y postcontractual y de registrar el resultado del programa de medidas correctivas y de mejora.

Los equipos de trabajo son responsables de exigir y evaluar cuando sea aplicable, el factor de aseguramiento de calidad y la adecuada aplicación de los procedimientos de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo en cada uno de los procesos de contratación a su cargo, de acuerdo con las metodologías de evaluación establecidas en los pliegos de condiciones; de la selección y



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calificación de los proveedores/contratistas; de promover al interior de sus proveedores/contratistas la vinculación con los sistemas de gestión, del registro de la calificación en los formatos establecidos para tal fin.

El usuario final califica la etapa Postcontractual con el apoyo de los profesionales que se requiera en materia de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente; en aspectos específicos, por ejemplo: el Profesional Ambiental califica el cumplimiento de la Legislación Ambiental Colombiana en el tema del transporte de sustancias químicas.

DESARROLLO

6. DESARROLLO

6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL:

El Responsable de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento. Así mismo, si se requiere realizará mesa de trabajo con equipo interdisciplinario (Financiera, Jurídica, Contratación, Profesionales Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente) para fijación de criterios específicos SSTA y requerimientos de seguridad de procesos propios de las actividades a contratar, para la elaboración del documento de invitación a proveedores /contratistas. En cualquier caso, la procedibilidad de los requisitos SSTA y de seguridad de procesos estará en el componente técnico y es responsabilidad de cada líder vincular en su concepto a los profesionales que requiere, de ahí que el componente técnico deberá tener en cuenta los aspectos de calidad, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo.

A continuación se listan criterios que se debe tener en cuenta para la selección y evaluación de Proveedores/Contratistas:

Si el objeto del contrato genera algún impacto: en los procesos de distribución y comercialización de energía eléctrica, Ambientales o en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Si el producto a incorporar debe cumplir con normas de calidad específicas, de acuerdo a normatividad aplicable o requisitos de otra índole.

Para la selección, la oportuna gestión del proveedor/contratista en el cumplimiento de contratos anteriores de acuerdo con su calificación promedio.

Exigir Plan de Mejoramiento cuando la calificación sea inferior a 80 puntos.



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6.1.1 Solicitud de Certificaciones Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente

Las certificaciones de Sistemas de Gestión bajo norma ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 o su equivalente otorgarán puntos en el proceso de selección de las ofertas, sin embargo no serán considerados como requisito para la evaluación. Para el aseguramiento de la Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, podrá exigir en los requisitos precontractuales la siguiente documentación:

Para el aseguramiento de la calidad, la EEBP podrá exigir la implantación por parte del contratista, de un PLAN DE CALIDAD durante la ejecución del contrato, con verificación periódica de su desarrollo por parte del Supervisor o Interventor del

Contrato, diseñado de acuerdo al estándar implementado por la EEBP. Los servicios contratados exentos de plan de calidad son actividades de apoyo de cuantía inferior a 500 SMMLV, no repetitivas y de un plazo inferior a 6 meses.

Para el control de impactos ambientales, la EEBP podrá exigir la Matriz de identificación y evaluación de sus aspectos e impactos ambientales de todas las actividades que realice, de la misma forma debe demostrar los mecanismos de control que sobre ellos aplica, con los respectivos procedimientos de controles operativos y administrativos.

Para el control de peligros y riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, la EEBP podrá exigir la Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos de todas las actividades que realice, de la misma forma debe demostrar los mecanismos de control que sobre ellos aplica, con los respectivos procedimientos de controles operativos y administrativos.

6.1.2 Solicitud Certificado del Producto Cuando en el proceso de incorporación de un bien se determine que éste deba reunir requisitos técnicos específicos, se debe solicitar el certificado del producto o el cumplimiento de otras normas técnicas a criterio de la dependencia contratante, de acuerdo a la norma que lo regule. Para los bienes que están constituidos por diferentes componentes, el certificado del producto deberá solicitarse por los diferentes componentes que conforman el producto final.

6.1.1 Requisitos Precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente En los términos de referencia, solicitudes de oferta o invitaciones directas que se elaboren en la EEBP, se debe incluir los requisitos precontractuales de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, según el objeto del contrato; de acuerdo a lo establecido en la Tabla 1, 2 y 3 de este documento.



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Los proveedores y contratistas cuyo objeto del contrato no se encuentre listado en la tabla en mención deberán presentar en la etapa precontractual sólo la propuesta técnica y/o económica requerida, sin perjuicio de lo mencionado en el párrafo anterior, siempre indicando que cumplirá con la normatividad legal en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y con los procedimientos operacionales de la EEBP si lo hubiere.

Tabla 1. Requisitos precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente vs. Objeto del contrato

Objeto del Contrato

Tipo Requisitos Específicos

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Servicio De Vigilancia Y Seguridad Privada

SERVICIO

*Certificados de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego con vigencia inferior a un año *Licencia de funcionamiento o credencial expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada. *Matriz de Identificación de Peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.

x

x

x

x

x

Suministro Tiquetes Aéreos para el Personal

BIEN No aplica.

Suministro de servicio público de transporte terrestre de personas,

materiales y herramientas.

SERVICIO

Documentos legales vigentes: * Licencia de tránsito * Seguro Obligatorio SOAT *Revisión Técnico mecánica * Licencia de conducción *Reporte SIMIT con vigencia menor a un (1) mes *Certificado de aportes al SSSI *Certificado De formación y entrenamiento en seguridad vial *Plan Emergencia Operativo *Plan Estratégico de Seguridad Vial

x

x

x

x

x

Alquiler transportes fluvial para personal y

equipos SERVICIO - Plan Emergencia Operativo x

x

x

x

Alquiler del Sistema de Radiocomunicaciones

BIEN No aplica.

Prestación de servicios de mensajería Nacional y

Regional BIEN No aplica.

Arrendamiento de inmuebles (local

comercial) BIEN No aplica.



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Objeto del Contrato


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Generales

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Suministro de combustible y

lubricantes BIEN

*Sistema de tratamiento, registro de vertimientos ante la autoridad ambiental competente y/o actas de entrega de residuos liquidos a empresas con licencia ambiental vigente. *Certificado de calidad de combustibles. Vigente * Certificado de Bomberos

Prestación de servicio de lavado de vehículos

del parque automotor de la EEBP

SERVICIO

*Sistema de tratamiento, registro de vertimientos ante la autoridad ambiental competente y/o actas de entrega de residuos liquidos a empresa con licencia ambiental vigente.

x

x

x

x

Prestación de servicios de pautas publicitarias, publicación de tarifas.

BIEN No aplica.

Prestación de servicios de perifoneo

BIEN No aplica.

Suministros de elementos de aseo y

cafetería BIEN

*Registro sanitario INVIMA para los productos de cafetería suministrados, con fechas de vencimiento mayor a un (1) año.

Suministro de elementos de papelería

BIEN

Aplicación de Buenas Prácticas que garanticen la gestión de residuos ordinarios como el papel e igualmente especiales, como es el caso de tóneres, tintas y residuos electrónicos.

Suministro de elementos de ferretería

BIEN No aplica. Prestación de servicios

de impresos y publicaciones (planos, carnets, documentos

preforma)

BIEN No aplica.

Prestación de servicios de restaurante,

panadería y pastelería, para los distintos

eventos programados (Incluya servicio de

atención)

SERVICIO

*Registro sanitario INVIMA *Resolución secretaría de salud *Certificado de buenas prácticas de manufactura

x

x

x

x

Suministro de agua de consumo humano en las diversas presentaciones que solicite la empresa

BIEN

*Registro sanitario INVIMA *Resolución Secretaría de Salud *Certificado de buenas prácticas de manufactura *Permisos ambientales de concesión de agua por parte de la Autoridad Ambiental



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Objeto del Contrato


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Servicios para el Diseño, Implementación Y

Ejecución Del Programa De Riesgo Psicolaboral De La EEBP (Honorarios

Psicóloga)

SERVICIO

Profesional Titulado en Sicología *Licencia en Salud Ocupacional o SST vigente, que lo faculte en el diseño, implementación e intervención del riesgo psicosocial *Examen Médico Preocupacional

x

Servicios de Médico Ocupacional

Especialista en SST SERVICIO

*Profesional Titulado en Medicina *Licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo Vigente *Examen Médico Preocupacional

x

Servicios de Auditoría Externa de Gestión y

Resultados SERVICIO

*Elementos de Protección Personal para visitas en instalaciones EEBP que así lo requieran.

x

x

x

x

Prestación de servicios para atención de

peticiones, quejas, reclamos y eventos no programados para la

prestación de servicio de energía eléctrica

SERVICIO

*Programa de Gestión Trabajo Seguro en Alturas de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1409/2012. *Exámenes médicos y competencias certificadas para el personal para realizar trabajo seguro en alturas. *Equipos de Protección Contra Caídas Certificados *Plan de Emergencias incluido el Plan de Rescate *Certificado CONTE para personal Técnico electricista

x

x

x

x

x

Prestación de servicios para recaudo de dinero

por concepto de facturación del servicio

de energía eléctrica

SERVICIO *Matriz de Identificación de Peligros, evaluación y determinación de controles.

x

x

x

x

Servicio de comunicación fija y móvil, línea 018000

BIEN No aplica.

Servicios de alojamiento para contratistas

BIEN No aplica.

Prestación de servicios de acceso a la red

Credibanco Datáfono BIEN No aplica.

Realizar la fumigación de prevención de control de

roedores, vectores en cada una de las sedes de

la empresa.

SERVICIO

*Plan de emergencia operativo *Certificados de formación o competencia del personal *Hojas de seguridad de los productos químicos utilizados *Actas de Disposición final de residuos de fumigación a través de Empresas con licencia ambiental vigente.

x

x

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Reparación y Mantenimiento

Preventivo/Correctivo de los aires acondicionados en la instalaciones EEBP

SERVICIO

*Certificados de TSA para el personal *Hojas de Vida de los Sistemas de Acceso *Actas de Disposición final de residuos peligrosos (refrigerantes) través de Empresas con licencia ambiental vigente.

x

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X

Mantenimiento preventivo/correctivo y

suministro de repuestos para el parque

automotor EEBP

SERVICIO

Cuando los residuos sólidos y/o líquidos son entregados a un tercero para su transformación o aprovechamiento presentar los convenios, documentos o actas que soporten la entrega y tratamiento final de dicho residuo. Certificación de repuestos (Repuestos Originales o de marcas reconocidas)

x

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x

x

x

Realización de los Exámenes

ocupacionales de ingreso, periódicos y

egreso del personal de la EEBP

SERVICIO

Profesionales especialistas con licencia en SST vigente *Establecimiento debe tener Licencia en SST (Habilitación)

x

x

x

x

Servicios de internet (cable/satelital) y hosting corporativo, equipos en

comodato para el servicio satelital

BIEN No aplica.

Soporte técnico y desarrollo Sistema de

Información Supernova SERVICIO No aplica. x

Contrato de usufructo de motocicleta (subvención

personal de nómina) BIEN

Documentos legales vigentes: * Licencia de tránsito * Seguro Obligatorio SOAT * Revisión Técnico mecánica * Licencia de Conducción para motocicleta

Alquiler de Infraestructura Eléctrica

SERVICIO *Competencias del Personal x

x

x

x

x

Obras Civiles para adecuación de áreas

administrativas y operativas,

Mantenimiento de Vías de acceso.

SERVICIO

*Programa de Gestión Trabajo Seguro en Alturas de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1409/2012. *Exámenes médicos y competencias certificadas para el personal para realizar trabajo seguro en alturas. *Equipos de Protección Contra Caídas Certificados *Plan de Emergencias incluido el Plan de Rescate *Permiso de explotación de material de rio. *Permiso Ambiental uso de madera

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Objeto del Contrato


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Calibración de equipos BIEN

*Certificación ONAC o Resolución de Aprobación por autoridad competente *Certificación de los equipos utilizados para la calibración - Patrón

Recarga de extintores BIEN *Certificación del personal idóneo

Suministro e instalación de banco de baterías

SERVICIO *Acta de disposición final de residuos peligrosos.

x

x

x

x

Suministro de ropa dotación, calzado para el personal, herramientas, elementos de protección

personal.

BIEN

*Fichas Técnicas Elementos de Protección Personal y dotación *Capacitación de uso y mantenimiento de EPP

Elementos y equipos de protección contra

caídas, BIEN

*Fichas Técnicas Elementos de Protección Contra Caídas *Inspección Anual Certificado de acuerdo a lo establecido en el Resolución 1409/2012

Prestación de Servicios de personal de manera

directa (Profesional Independiente)

SERVICIO Examen Médico Preocupacional. x

Mantenimientos locativos, lavado de fachadas, tanques y

techos

SERVICIO

*Programa de Gestión Trabajo Seguro en Alturas de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1409/2012. *Exámenes médicos y competencias certificadas para el personal para realizar trabajo seguro en alturas. *Equipos de Protección Contra Caídas Certificados *Plan de Emergencias incluido el Plan de Rescate

x

x

x

x

x

Caracterización de residuos peligrosos y

aguas residuales SERVICIO

Acreditación de ensayos de laboratorios por el IDEAM, vigente

x

x

x

x

x

Transporte de Mercancías Peligrosas

SERVICIO Cumplimiento del Decreto 1609 de 2002, o la norma que lo derogue o modifique.

x

x

x

x

x



GU1.MPA4 24/03/2017



Objeto del Contrato


SSTA

Generales

Cert

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inclu

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Política

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Decre

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Almacenamiento, tratamiento,

aprovechamiento, recuperación y/o

disposición final de residuos peligrosos y de

aparatos eléctricos y electrónicos

SERVICIO

*Licencias, permisos y autorizaciones ambientales, vigentes. *Cámara de Comercio que demuestra como actividad económica de la empresa el reciclaje, transformación y/o aprovechamiento de residuos sólidos no peligrosos. *Actas de disposición final de residuos *Procedimientos estandarizados de la recolección, transporte, transformación y/o aprovechamiento de los residuos sólidos, especificando a quien se entrega el producto final; en caso contrario de ser utilizado como materia prima en otro proceso de transformación, especificarlo en los procedimientos que tenga la empresa a contratar. *Cuando los residuos sólidos son entregados a un tercero para su transformación o aprovechamiento presentar los convenios o documentos que soporten la entrega de dicho residuo. Ver Tabla 2. Requisitos precontractuales gestión de residuos sólidos y líquidos vs. Tipo de Residuo

x

x

x

x

x

Disposición final de escombros

(escombreras) BIEN

*Licencias, permisos y autorizaciones ambientales, vigentes

Compra de bienes que pueden generar impacto

ambiental BIEN

Ver Tabla 3. Requisitos Proveedores que suministran bienes que pueden

generar impacto ambiental



GU1.MPA4 24/03/2017



Tabla 2. Requisitos precontractuales contratación gestión de residuos sólidos y líquidos vs. Tipo de Residuo

REQUISITOS PARA GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS Y LIQUIDOS

Residuos

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Licencia o permiso Ambiental vigente para realizar Transporte, Tratamiento y Disposición Final de residuos sólidos y/o líquidos emitida por la autoridad ambiental competente.

X X X X

Procedimientos estandarizados de la recolección, transporte, tratamiento y disposición final de los residuos sólidos y líquidos. X X** X X X

Formatos de recibo de los residuos entregados por la EEBP y Acta de Disposición Final de los residuos tratados por la empresa contratada. X X X X X

Para el transporte de Residuos Sólidos y/o Líquidos, contar con procedimientos que enmarquen lo establecido en el Decreto 1609 del 2002.

X X X

Permiso de emisiones atmosféricas cuando pretenda realizar la disposición final de llantas usadas y nuevas con desviación de calidad, en hornos de producción de clinker de plantas cementeras. Resolución 1488 de 2003.

X

Plan de Contingencias contra eventos inesperados y equipo necesario para contención de derrames (kits de Contingencia). Contar con las tarjetas de emergencias.

X

Certificado de capacitación para los conductores de vehículos que transportan mercancías peligrosas. Cumplimiento resolución 1223 de 2014.

X X X X

Certificación de competencias para realizar actividades de toma de muestras. Resolución 222 de 2011. X

**Descripción de las operaciones de manejo de los residuos de computadores y/o periféricos (recolección, transporte, almacenamiento, reacondicionamiento, reusó, tratamiento, aprovechamiento, valorización, y/o disposición final). Resolución 1512 de 2010.



GU1.MPA4 24/03/2017



Tabla 3. Requisitos Proveedores que suministran bienes que pueden generar impacto ambiental

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Bienes

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Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Computadores y/o Periféricos. Resolución 1512 de 2010.

X

Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Pilas y/ Acumuladores, aprobados por la autoridad competente. Resolución 1297 de 2010.

X

Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Llantas Usadas. Resolución 1457 de 2010.

X

Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Bombillas. Resolución 1511 de 2010

X

Planes de Gestión de Devolución de Productos Postconsumo de Baterías Usadas Plomo Acido para su retorno a la cadena de importación – producción – distribución – comercialización. Resolución 0372 del 2009.

X

El cilindro debe cumplir con lo establecido en el numeral 3.5 de la NTC 4702 – 2.

X

Cumplir con los requisitos de identificación, establecidos en las NTC 1671, NTC 1672, NTC 2462 y la NTC 1692. Adicionalmente, el cilindro debe llevar grabada la fecha de la prueba hidrostática de acuerdo con la NTC 2699.

X

Cumplir con lo establecido en cuanto al transporte de mercancía peligrosas Clase 2 según la NTC 2880

X

6.2 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán rechazadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.

6.3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS La evaluación de proveedores se realizará según lo definido en el Procedimiento de Compras de Bienes y Servicios y el Manual de Contratación vigente. Los criterios de evaluación y su ponderación deben estar claramente definidos en la Solicitud de Oferta, con el fin de que todos los proveedores tengan conocimiento pleno sobre el proceso de evaluación y selección establecido por la EEBP para proveer bienes y servicios de calidad, entre los cuales se encuentran:



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Requisitos para aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,

Requisitos para la calificación del personal.

Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Sistema de Gestión Ambiental.

Controles y especificaciones de Seguridad y Salud relacionados con mercancás, equipos y servicios comprados.

Aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados.

Derechos humanos relevantes para la operación, y procedencia u origen de los componentes de sus productos o servicios, especialmente respecto a los que podrían tener impacto ambiental o social (SSTA) y tener esta información disponible a sus grupos de interés.

6.3.1 Criterios de Evaluación de Proveedores/Contratistas El proceso de selección de proveedores estará regido por la normatividad descrita en la solicitud de oferta y lo definido en el procedimiento de Compras de Bienes y Servicios. La EEBP seleccionará el Proveedor/Contratista que obtenga la mayor puntuación en las evaluaciones. De acuerdo a lo estipulado en la solicitud de oferta se puede seleccionar a más de un proveedor para el suministro del bien o servicio, siempre y cuado se mantenga el orden de elegibilidad, según la puntuación de evaluación de selección. Procedimiento De La Selección: La evaluación para la selección de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Aspectos Jurídicos (Análisis Contractual y Legal)

Verificación Aspectos Financieroscumplimiento de requisitos para participar.

Evaluación técnica.

Calidad comercial de la oferta.

a) Requisitos de participación Aspectos Jurídicos (Análisis contractual y legal): Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el área Jurídica y Contratación, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por lo tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Verificación Aspectos Financieros cumplimiento de requisitos para participar: Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos para participar, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.



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c) Evaluación técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos, incluye la evaluación de requisitos precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente que apliquen.

d) Evaluación oferta económica y condiciones comerciales: Se validará la oferta

comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por EEBP. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos será rechazada.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN/SELECCIÓN DE BIENES:

PASO 1: Evaluación Aspectos Jurídicos y Financieros:

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

PUNTAJE MAXIMO

DESCRIPCIÓN

Requisitos de participación aspectos jurídicos

ADMISIBLE o

NO ADMINISBLE

Requisitos aspectos jurídicos

(No se asigna puntuación)

Requisitos de participación aspectos financieros

ADMISIBLE o

NO ADMINISBLE

Requisitos de participación de la capacidad financiera.


PASO 2: Evaluación de Aspectos Administrativos y Técnicos:


PUNTAJE MAXIMO

DESCRIPCIÓN

Especificaciones Técnicas y certificaciones del producto.

(Ver Numeral 6.1)

Requisitos Precontractuales en Ambiente

70 Puntos

La evaluación técnica incluye: Calidad: Se evalúan los requisitos para aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos.

CUMPLE: 50 Puntos CUMPLE PARCIALMENTE: 40 Puntos

NO CUMPLE : 0 Puntos Ambiental: Recolección de Residuos Post Consumo, ficha técnica de los productos (composición) y hojas de seguridad, licencias, entre otros.

CUMPLE: 10 Puntos



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PUNTAJE MAXIMO

DESCRIPCIÓN

Requisitos Precontractuales en Seguridad y Salud en el

Trabajo

NO CUMPLE : 0 Puntos SST: Fichas técnicas de los productos, certificaciones asociadas, licencias, entre otros.

CUMPLE: 10 Puntos NO CUMPLE : 0 Puntos

Evaluación Oferta Económica y condiciones Comerciales

20 Puntos

Precio y condiciones de pago. La evaluación económica de las propuestas se adelantará con el valor de las propuestas hábiles y que no hayan sido descalificadas. Se asigna cinco (5) puntos a la oferta que más se acerca al valor de referencia y de ahí las demás se clasificaran en orden descendente, bajando 1 punto entre más se alejen del valor resultado.

Valor de referencia: Promedio sumatoria total

de las propuestas.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN/SELECCIÓN DE SERVICIOS:

PASO 1: Evaluación aspectos jurídicos y financieros:

CRITERIO DE SELECCIÓN PUNTAJE MAXIMO

DESCRIPCIÓN

Requisitos de participación aspectos jurídicos

ADMISIBLE o

NO ADMINISBLE

Requisitos aspectos jurídicos


Requisitos de participación aspectos financieros

ADMISIBLE o

NO ADMINISBLE

Requisitos de participación de la capacidad financiera.


PASO 2: Evaluación de Aspectos Administrativos y Técnicos:


DESCRIPCIÓN

Especificaciones Técnicas y certificaciones del servicio

(Ver Numeral 6.1)

70 Puntos

La evaluación técnica incluye: Calidad: Tiempo de Ejecución, se evalúan los requisitos para aprobación del servicios, procedimientos, procesos y equipos,



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DESCRIPCIÓN

Requisitos Precontractuales en Ambiente y Certificación

Requisitos Precontractuales en Seguridad y Salud en el

Trabajo y Certificación (Ver Numeral 6.1)

calificación del personal, cumplimiento Anexo Técnico.


Ambiental: De acuerdo al análisis de aspectos e impactos ambientales de la actividad a desarrollar, se determinan los criterios de selección. Las actividades con impactos ambientales significativos y permanencia, tienen mayores requisitos alineados a Normatividad Ambiental vigente.


SST: De acuerdo al nivel de riesgos de la actividad a desarrollar, se determinan los criterios de selección. Las actividades de alto riesgo y permanencia, tienen mayores requisitos alineados al Decreto 1072 de 2015 y demás Normatividad en SST vigente.


Evaluación Oferta Económica y condiciones Comerciales

20 Puntos

Precio y condiciones de pago. La evaluación económica de las propuestas se adelantará con el valor de las propuestas hábiles y que no hayan sido descalificadas. Se asigna cinco (5) puntos a la oferta que más se acerca al valor de referencia y de ahí las demás se clasificaran en orden descendente, bajando 1 punto entre más se alejen del valor resultado. Valor de referencia: Promedio sumatoria total de las propuestas.

Una vez vencidos los plazos establecidos en la etapa anterior, el personal asignado por la Gerencia General para la calificación y estudio de las propuestas debe verificar que:

1. La propuesta presentada por el proponente contemple el compromiso con el cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente necesarios para la ejecución del contrato.



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2. Se presente la evidencia del cumplimiento de los requisitos dados en los criterios de

selección, cuando aplique. El incumplimiento de lo anterior es motivo suficiente para el rechazo de la propuesta.

6.3.1 Descuento de Puntos desempeño contratos anteriores EEBP En el proceso de SELECCIÓN se debe considerar el descuento de puntos estipulado para los proveedores que hayan proporcionado bienes o servicios a la EEBP anteriormente y haya obtenido en la revaluación una calificación inferior a 80 Puntos, a quienes se les restará de la evaluación total el siguiente puntaje:

Un (1) punto para proveedores con desempeño Confiable. Calificación (AA)

Dos (2) puntos para proveedores con desempeño Poco Confiable. Calificación (A)

Tres (3) puntos para proveedores con desempeño No Confiable.

6.3.2 Selección y Orden de Elegibilidad Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el formato de oferta económica. Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, EEBP aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas o sanciones.

PONDERACIÓN TOTAL

DESEMPEÑO CATEGORÍA

DESCRIPCIÓN

De 95% a 100%

Altamente Confiable

Calificación

(AAA)

Proveedor que permite asegurar la prestación del servicio y el desarrollo de la operación, CUMPLE A CONFORMIDAD los requisitos exigidos. Preferirlo al comprar.

De 80% a 94%

Confiable

Calificación (AA)

Proveedor que CUMPLE los requisitos y permite a la EEBP la prestación del servicio, disponiendo con bienes y servicios de calidad, puede participar y ser seleccionado en algunos contratos de la EEBP.

De 50% a 79% Poco Confiable

Calificación (A)

Proveedor que CUMPLE PARCIALMENTE los requisitos exigidos. Esporádicamente puede participar y ser seleccionado en procesos de la EEBP en la medida que muestre avance en la gestión de factores a mejorar.

De 1% a 50% No Confiable Proveedor que NO CUMPLE con los requisitos exigidos para asegurar la calidad de los bienes o



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PONDERACIÓN TOTAL


DESCRIPCIÓN

servicios. Debe descartarse su participación y/o selección en procesos de contratación de la EEBP, hasta tanto no cumpla totalmente los requisitos exigidos.

6.4 EVALUACIÓN DESEMPEÑO PROVEEDORES/CONTRATISTAS La evaluación de Proveedores/Contratistas define la gestión del proveedor en la ejecución de un contrato, orden de compra u orden de trabajo y la atención a las solicitudes posteriores derivadas de los mismos. Deberán ser calificados los proveedores cuyo contrato para la compra de bienes o servicios tenga impacto directo sobre la distribución y comercialización de energía eléctrica, el Sistema de Gestión Ambiental, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los acuerdos comerciales para suministro de bienes y aquellos contratos cuya operatividad se realiza mediante la emisión de múltiples órdenes de compra u órdenes de servicio serán calificados con una frecuencia SEMESTRAL o al finalizar el contrato o convenio y no con cada orden en particular. Una vez ejecutado cada contrato u orden de compra, el equipo responsable de la calificación deben diligenciar los Instrumentos de Evaluación y Desempeño de Proveedores/Contratistas SSTA y consolidar en el formato F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas. Todas las calificaciones deben contar con el Vo. Bo. del Supervisor del Contrato/Orden de compra. El responsable de la calificación (Supervisor del Contrato) debe entregarla al equipo de Abastecimiento y Logística para ingresarla al Sistema SAP para la Entrada de Mercancias de Bienes y Servicios y realizar el respectivo registro en la base de datos para fines de revaluación de Proveedores/Contratistas. El formato de calificación y la certificación de cumplimiento de contratos, una vez diligenciado debe ser enviado a través del Sistema ORFEO con la opción Reasignar responsable de Contratación para ser incluido en el expediente del contrato en medio físico y magnético. Los factores a calificar se agrupan en dos etapas: un tema contractual y otro tema de notificaciones postcontractuales, cada uno de ellos con unos aspectos y estos a su vez con uno o varios factores tal como se definen a continuación:



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6.4.1 ETAPA CONTRACTUAL

6.4.1.1 Generalidades

Para el caso de bienes: En el momento que el proveedor suministre el bien se realizará una inspección para determinar la conformidad del producto entregado con las especificaciones técnicas definidas en la Solicitud de Oferta. La Inspección o Verificación de bienes debe realizarla el Almacenista con el Visto Bueno del Supervisor del contrato (si aplica) quien asegurará el cumplimiento de todos los requisitos en materia de SSTA en el formato F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas, dejando constancia del recibo del bien en la Entrada de Mercancías del Sistema SAP Business ByDesign. El Supervisor debe solicitar de acuerdo a los términos de referencia defindos en la solicitud de oferta y la propuesta tecnico económica, las certificaciones a que den lugar los bienes, para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando se requiera llevar a cabo la verificación de las instalaciones del proveedor, la

organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la

verificación pretendida y el método para la liberación del producto. Por ejemplo: Pruebas

FAT y SAT.

Para el caso de servicios: Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde el Supervisor designado realizará seguimiento al objeto contractual, diligenciando la información requerida en el formato F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas y la remitirá al equipo responsable de consolidar la información. Los registros de monitoreo al trabajo, evaluación del desempeño de acuerdo a los criterios establecidos, y seguimiento al plan de acción derivado de la evaluación debe conservarse en el expediente del contrato.

6.4.1.2 Criterios de Evaluación La evaluación de los proveedores de bienes y servicios de la EEBP, se basará en los siguientes criterios:



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A. ASPECTOS TÉCNICOS – CONFORMIDAD

Cumplimiento de Especificaciones Técnicas: Se define como el cumplimiento de las características técnicas contratadas, mide la tecnología utilizada por el contratista, la aplicación de las normas técnicas durante el desarrollo del contrato y la aplicación de las especificaciones técnicas.

Tema Factores Descripción Puntos

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O

CO

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Los bienes o servicios CUMPLEN con las especificaciones y las normas técnicas exigidas en el contrato ó con la totalidad de las condiciones exigidas en el contrato.

100

Los bienes o servicios NO CUMPLEN con la totalidad de las especificaciones, sin embargo es aceptado por la EEBP pero con observaciones en la recepción

50

Los bienes o servicios NO CUMPLEN con las especificaciones, condiciones del contrato o con las normas técnicas exigidas y por lo tanto no lo acepta la EEBP.

00

B. CUMPLIMIENTO

Cumplimiento de Entrega: Se define como el cumplimiento por parte del proveedor de la fecha pactada en el contrato suscrito entre las partes para la entrega del bien o servicio de obra.

Cumplimiento de Cantidades: Se define como el cumplimiento por parte del proveedor de las cantidades pactadas u objeto y alcance establecido en el contrato suscrito entre las partes para la entrega del bien o servicio de obra.

Agilidad en trámites documentales: Se relaciona con el cumplimiento en la remisión por parte del proveedor de los documentos correctamente diligenciados, requeridos para la legalización y liquidación del contrato. En caso de obras y servicios, incluye tambien los registros necesarios para evidencia el cumplimiento del cronograma de trabajo, garantías, oportunidad en los informes de cantidad de obra o entregas parciales, facturación, celeridad en la aplicación de correctivos y preventivos.

Atención Oportuna de Requerimientos: Se relaciona con la respuesta eficiente y oportuna por parte del proveedor ante cualquier inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por la EEBP.



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CU

MP

LIM

IEN

TO

TIE

MP

O D

E

EN

TR

EG

A Cumple con los tiempos estimado en el contrato orden. 100

Hubo retraso imputable al contratista y no genera impacto económico o al cumplimiento de metas de la EEBP.

50

Hubo retraso imputable al contratista generando impactos económicos y/o alterando las metas de la EEBP.

00

CU

MP

LIM

IEN

TO

CA

NT

IDA

ES

Entregó la cantidad contratada o cumplió con el objeto y el alcance del contrato.

100

Cantidades excedidas que requieren devolución o menores que no generan impacto económico a la EEBP, o cumplimiento parcial del objeto o el alcance del contrato.

60

Cantidad menor que genera impacto económica a la EEBP. 40

No entrego. 00

CU

MP

LIM

IEN

TO

TR

ÁM

ITE

S

DO

CU

ME

NT

AL

ES

Entregó a tiempo y correctamente diligenciados los documentos requeridos para la legalización y liquidación del contrato, trámite de facturación y aplicación de acciones de mejora.

100

Se presentan retrasos y observaciones a los documentos requeridos para la legalización y liquidación del contrato, trámite de facturación y aplicación de acciones de mejora.

50

No entrega documentos que impiden trámites de legalización y liquidación del contrato, trámites de facturación y no se cierran brechas de mejora.

00

CU

MP

LIM

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TO

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CIÓ

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E

RE

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IMIE

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OS

Respuesta eficiente y oportuna ante cualquier inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por la EEBP.

100

Respuesta con retrasos e incompleta ante ante cualquier inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por la EEBP.

50

No responde. 00

C. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Efectividad: Mide la manera como el contratista logra que el receptor adquiera niveles avanzados en el uso de las herramientas y la profundidad del conocimiento adquirido. Aplica sólo a contratos en donde el objeto del contrato indique la transferencia de conocimientos y éste sea de carácter obligatorio en la evaluación.



GU1.MPA4 24/03/2017




TR

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D

Se logró la transferencia de conocimiento de acuerdo con el objeto del contrato

100

Se logró la transferencia de conocimiento con observaciones menores

70

Se logró la transferencia de conocimiento con observaciones, quedan brechas pendientes.

50

No hubo transferencia del conocimiento adecuado 00

D. DESEMPEÑO SST

Desempeño en Seguridad y Salud en el Trabajo (aplica para revaluación de obras y servicios): Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad de seguridad y salud en el trabajo durante la ejecución de los trabajos, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y los requisitos precontractuales y contractuales establecidos en el contrato/orden de servicio.


D.

DE

SE

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ST

Evalu

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n y

Segu

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Gestión

SS

T

Índice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF) Donde X es valor del índice de frecuencia establecido en los indicadores, definidos dentro de su SG – SST. Si IF = 0, obtendrá el puntaje máximo. Si IF > 0 y =<X, se asignará el 50% del puntaje máximo Si IF > X, obtendrá 0. El IF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por el Contratista en la ejecución del Contrato.

10

Es el resultado del seguimiento de la Gestión SST del Contratista, enmarcada dentro los requisitos contractuales del anexo SST. Se realizaran evaluaciones permanentes y se promediaran para la calificación de este criterio. Si el cumplimiento promedio es igual o superior al 90% obiene el 100% del puntaje asignado Si el cumplimiento promedio se encuentra por debajo del 90% se obtendrá puntaje como se indica a continuación: (Calificación Cumplimiento promedio del Plan SST x 50/100

90



GU1.MPA4 24/03/2017



Duración del Contrato

Generales

Oblig

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vig

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contr

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Todos los contratos que superen 1 mes X X** X X** X

**Cumplimiento del Requisito será asegurado por la EEBP durante la ejecución del contrato.

E. DESEMPEÑO AMBIENTAL

Desempeño Ambiental (aplica para evaluación/revaluación de Obras y Servicios): Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad ambiental durante la ejecución de los trabajos; de acuerdo a los requisitos precontractuales y contractuales establecidos en el contrato/orden de servicio.

6.4.1.3 Ponderación Criterios de Evaluación No necesariamente se tienen que evaluar todos los aspectos indicados, los aspectos que no aplican no se califican (se asigna valor “0”) y el instrumento de evaluación de manera automática realiza la ponderación a los factores evaluados con el fin de que la calificación siempre tenga como base 100 puntos. En el Formato de Calificación de Proveedores en la columna Puntaje Asignado se registra el puntaje que estime el interventor o administrador del contrato u orden de compra sin sobrepasar el puntaje máximo de 100%. Se asigna ponderación a cada criterio de evaluación de acuerdo a lo establecido en la siguiente tabla:



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6.4.1 ETAPA POSTCONTRACTUAL Aplica para los contratos ya terminados y que sólo se registran los eventos por incumplimiento, mala atención a reclamaciones o deficiencias en la prestación del servicio postventa. Estas notificaciones deben quedar debidamente justificadas.

Servicio Postcontractual: Este aspecto permite evaluar todos los servicios postcontractuales derivados del contrato u orden de compra, incluye garantías, reposiciones, servicios de mantenimiento, suministro de repuestos a máquinas especializadas, entre otros.

Reclamaciones: Evalúa la gestión y oportuna respuesta del contratista para resolver inconformidades que se desprendan de la prestación de un servicio o suministro de un bien. Este aspecto se califica sólo por excepción.


PO

ST

CO

N

TR

AC

TU

AL

SERVICIO POSTCONTRATUAL

(Se califica por excepción)

La respuesta al servicio solicitado es inoportuna. 100

El proveedor o contratista no da cumplimiento del servicio Postcontractual ofrecido.

000

Tema Factores %

ASPECTO TÉCNICO CONFORMIDAD 50.0%

CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO 20.5%

TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

EFECTIVIDAD 0,2%

DESEMPEÑO SST EFECTIVIDAD 15.0%

DESEMPEÑO AMBIENTAL EFECTIVIDAD 14.0%

POSTCONTRACTUAL SERVICIO POSTCONTRATUAL 0.1%

POSTCONTRACTUAL RECLAMACIONES 0.2%

TOTAL 100%



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RECLAMACIONES (Se califica por

excepción)

La atención a la reclamación es inoportuna. 100

No da respuesta a la reclamación. 000

6.5 REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS Una vez termina la ejecución del contrato/orden de servicio, el supervisor e interventor a cargo aplicará el formato de Evaluación/Certificación de Cumplimiento, a través del cual se evaluará el desempeño del Proveedores/Contratista de acuerdo con los criterios establecidos y aplicables al bien o servicio suministrado.

6.5.1 Periodo de Revaluación Bienes y Servicios Una vez sea recibido el bien o finalizado el tiempo de ejecución de la obra y servicio, se procederá a realizar la evaluación de desempeño de los criterios aplicables. La información debe ser remitida al equipo de Abastecimiento y Logística para su consolidación y posterior revaluación. El proceso de Revaluación se realiza con una frecuencia ANUAL y unifica evaluaciones periódicas, de varios contratos u órdenes de compra/servicios realizados durante la Vigencia por cada Proveedor/Contratistas. Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando la EEBP lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental).

6.1 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS De acuerdo con el sistema de Evaluación/Revaluación de proveedores de Bienes y Servicios definido para la EEBP, se establece la siguiente clasificación según el porcentaje total obtenido:

PONDERACIÓN TOTAL


DESCRIPCIÓN DESCUENTO

PARA FUTUROS PROCESOS

De 95% a 100%

Altamente Confiable

Calificación

(AAA)

Proveedor que permite asegurar la prestación del servicio y el desarrollo de la operación, disponiendo con bienes y servicios de calidad y de forma oportuna. Preferirlo al comprar.

0 Puntos

De 80% a 94% Confiable

Proveedor que CUMPLE los requisitos y permite a la EEBP la

1 Punto



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PONDERACIÓN TOTAL


DESCRIPCIÓN DESCUENTO

PARA FUTUROS PROCESOS

Calificación (AA)

prestación del servicio, disponiendo con bienes y servicios de calidad en el corto plazo, puede participar y ser seleccionado en algunos contratos de la EEBP.

De 50% a 79% Poco Confiable

Calificación (A)

Proveedor que incumple con regularidad con los requisitos exigidos, los productos o servicios deben ser sometidos a inspecciones para determinar su calidad y aumenta el riesgo para la prestación del servicio y el desarrollo de los proyectos de la operación. Esporádicamente puede participar y ser seleccionado en procesos de la EEBP en la medida que muestre avance en la gestión de factores a mejorar.

2 Puntos

De 1% a 50% No Confiable

Proveedor que no cumple con los requisitos exigidos para asegurar la calidad de los bienes o servicios, los productos o servicios son de mala calidad y deben ser sometidos a inspecciones rigurosas. Debe descartarse su participación y/o selección en procesos de contratación de la EEBP, hasta tanto no cumpla totalmente planes de mejora y haya sido aprobado por empresa.

3 Puntos

Para el caso de proveedores únicos o de bienes para los procesos de distribución y comercialización de energía eléctrica y cuya clasificación se encuentre en “Poco confiable” o “No confiable” y sea necesario la compra de un bien o servicio suministrada por este tipo de proveedores, la compra podrá efectuarse y será necesaria su evaluación y retroalimentación. El sistema de Evaluación/Revaluación de Proveedores/Contratistas contenida en este documento entra en vigencia a partir del 1 de Enero de 2017.

6.2 COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN/REVALUACIÓN Una vez concluida la evaluación se informará al Proveedor/Contratista, a través de comunicación suscrita por el responsable de la evaluación y el Gerente General, el porcentaje obtenido y la categoría en la cual quedo clasificado. Así mismo, los resultados consolidados se remitirán a la Profesional de Calidad y Planeación Estratégica, responsable del actualizar la información en el Sistema Integrado de Gestión.



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La EEBP enviará el resultado de la calificación a cada proveedor, cuando la nota obtenida sea inferior a 80 %, acompañada del Formato de Mejoramiento de la Gestión de Proveedores, que se encuentra en los anexos de este documento. En caso de que resulte Proveedor No Confiable, se le solicitará establecer las acciones que se requieran para la mejora de su desempeño. Igualmente se analizará la conveniencia de que en un próximo proceso de contratación se descuente del puntaje obtenido determinados puntos por las penalizaciones, deducciones o sanciones que hayan sido impuestas en determinado contrato. El Proveedor/Contratista podrá presentar el recurso de reposición durante los siguientes cinco (5) días hábiles.

7. REGISTROS

F4.MPA4 Evaluación / Selección Proveedores/Contratistas

Evaluación Seguridad y Salud en el Trabajo Proveedores/Contratistas (Preliminar)

Formato de Evaluación Gestión Ambiental Proveedores/Contratistas (Preliminar)

F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas

Plantilla Comunicación Externa Resultados Revaluación

RELACIÓN DE VERSIONES Y NATURALEZA DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio

0.0 01/11/2015 Versión Preliminar

1.0 03/11/2016 Revisión y Aprobación del Documento

2.0 24/03/2017 Se modifica el numeral 6.4.1.3 Ponderación Criterios de Evaluación, se incluye tabla de los criterios de evaluación con la ponderación asignada.

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Elaboró Revisó Revisó Aprobó



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MARÍA LUCILA ACOSTA Profesional de Calidad y PE

VIVIANA SALAMANCA Asesora de Contratación

ANA SILVIA ZAMBRANO ROMO Subgerente Administrativo y

Financiero

KELLY OSMAN PRADO HERRERA

Gerente General

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