Mejores Prácticas en Gestión de Compras en empresas de clase mundial - Ing Carlos A. Conti - 2014 1

“EMPRESAS DE CLASE MUNDIAL

Y SUS MEJORES PRÁCTICAS

EN LA CADENA DE SUMINISTRO”

Para competir a nivel mundial, las compañías

requieren de políticas, prácticas y sistemas que

eliminen el desperdicio y logren crear valor para el

cliente, donde el valor es percibido por éste como

una combinación de costo, calidad, disponibilidad

del producto, servicio, confiabilidad, tiempo de entrega, entregas a tiempo, etc. Ser de clase

mundial significa que la compañía puede competir con éxito y lograr utilidades en un

ambiente de competencia mundial, en este momento y en el futuro próximo.

De acuerdo a estudios realizados entre un grupo de 2000 empresas a nivel mundial, entre los años 2008 y 2010, donde se incluyen 83% de las empresas clase mundial, hay características relevantes en su cadena de suministros que merecen ser señaladas como „mejores prácticas‟. La más relevante es que la capacidad del área de Compras de generar una relación estratégica y proactiva con los proveedores asociados a su cadena de valor contribuye claramente al logro de los objetivos de la empresa. Y aunque es un desafío el poder tener unas buenas relaciones con los otros miembros de la cadena de suministros es también imposible gestionar la cadena de suministros ignorando que éstos no existen. Recordando el marco conceptual

ESTRATEGIA DEL AREA DE COMPRAS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

CONTROL DE GESTION

MODELO FUNCIONAL: ORGANIZACION & PROCESOS & FUNCIONES

SISTEMAS DE INFORM.

RECURSOS TECNOLOGICOS

RR.HH.

PROFESIONALES

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

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Las mejores prácticas en las empresas de clase mundial muestran que:

ESTRATEGIA y OBJETIVOS ESTRATEGICOS

1. Existe una clara estrategia corporativa que guía estrategias igual de claras en la

cadena de suministro. Su actividad de compras, como función crítica y vital para el negocio, está siempre alineada y es un claro elemento estratégico de competitividad.

2. Optimizan al máximo su C.G.A.= costo global de abastecimiento, pero siempre asociado a la satisfacción de los usuarios internos

3. La tendencia es -cada vez mayor- a desarrollar cadenas de suministro sólidas con

relaciones estables y a largo plazo

Desarrollan relaciones colaborativas de largo plazo con proveedores estratégicos, mediante uso de Acuerdo Marco de provisión.-

Realizan verdaderas integraciones verticales con fabricantes, involucrando en las negociaciones a los suministradores de las materias primas e insumos. Actúan como Jefes de Compra de la Cadena de Valor

4. Aplican estrategia de e-Business con los proveedores- relacionando los procesos propios a los de proveedores- vía web- Permanente intercambio de datos e información con los proveedores integrando programación, órdenes de trabajo, entregas, stocks y circuitos de recepción, facturación y pago.

CONTROL DE GESTION

5. Visibilidad - Paredes de Vidrio –

Otorgan visibilidad del status quo del requerimiento al Cliente Interno, facilitando su toma de decisiones

Sus portales web permiten acceder a información en línea, por ejemplo un proveedor puede consultar su estado de cuenta, pagos realizados, estado de los pedidos así como nuevos pedidos o solicitudes de cotización o invitaciones a licitaciones

6. Compras mide su desempeño en la cadena de suministro con tableros de comando y gestión. “No se puede mejorar lo que no se puede medir”.

7. Examinan el gasto por cada familia ó categoría - R y SR- de productos o servicios

comprados y utilizan esos datos para identificar oportunidades de mejora/ahorros.

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8. Investigan y comparan para medir su estado de madurez y rendimiento. Practican Benchmarking continuo con el mercado, para conocer las mejores políticas y prácticas a nivel mundial.

SISTEMAS DE INFORMACION - RECURSOS TECNOLOGICOS

9. El sistema de información se basa en una eficaz estandarización de datos (codificación de bienes y servicios biunívoca por articulo ó servicio. agrupados en un catálogo de rubros y sub rubros (RySR), tal que permita separar las compras realizadas y mensurar la importancia y peso que -cada bien o servicio- tiene en el total erogado. Emplean 100% catálogos consolidados y actualizados electrónicamente por sus proveedores.

10. Usan a fondo su Tecnología de Información - I.T.- para facilitar el procesamiento de la información, análisis y toma de decisiones. Son conscientes que con mejor información se toman mejores decisiones

11. Usan su - I.T.- para ejercer un estricto control de los inventarios en depósitos, almacenes de materias primas y centros de distribución de productos terminados, porque es donde se genera uno de los costos más elevados y altos índices de insatisfacción de los clientes.

12. Usan su - I.T.- para monitorear las variables de precios de bienes y servicios de mayor

impacto en sus costos y elaboran el costo de ajuste previsto.

13. Elaboran escenarios posibles con sus pronósticos documentando los cambios que prevén en niveles de precios, tasa de cambio de moneda, disponibilidad y mercados para reaccionar rápidamente ante eventuales cambios.

MODELO FUNCIONAL: ORGANIZACION & PROCESOS & FUNCIONES ORGANIZACION y PROVEEDORES

14. Desarrollo de proveedores. No aceptan ciegamente a los proveedores y productos que

están disponibles.

Trabajan con los mismos para desarrollar productos y servicios con mejoras de de costos, calidad o valor agregado

Desarrollan programas de capacitación continua a los proveedores de su cadena de valor asociada

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15. Aplican políticas de reducción de la cantidad de proveedores en base a calidad, y mejor servicio para lograr menor C.G.A. Trabajan con los más confiables, los mejores, empleando 77% menos proveedores que las empresas promedio,

16. Controlan y miden el desempeño de sus proveedores mediante un sistema de

evaluación actualizado y confiable - Vendor Rate-

17. Buscan consistentemente simplificar los procesos en Compras. Por ej.

Realizan el 83% de sus compras bajo convenios, contratos o alianzas estratégicas con los mejores proveedores, bajo la figura de contratos corporativos para cubrir las necesidades de toda la Cía. en lugar de activar procesos de licitación con cada nuevo requerimientos

Hacen uso de módulos de compras catalogadas (carrito de compras) para sus productos comoditizados (M.R.O. ó N.P.R.) vía web - con filosofía J.I.T.

PROCESOS 18. Desarrollaron Normas y Procedimientos que enfocan la gestión en el C.G.A. y así

facilitan la gestión de Compras. 19. Programas de calidad y mejora continua. Además de tener políticas y programas de

calidad departamentales a todos los niveles de la Cía., los equipos de compras continuamente buscan minimizar sus tareas operativas o transaccionales para así dedicar mayor tiempo a las funciones estratégicas. En ese camino automatizan las tareas repetitivas y delegan aquellas que no aporta valor a la actividad.

20. Documentación de procesos. Es práctica habitual tener documentación de los

procesos, las funciones, los puestos y de todo aquello que hace funcionar la cadena de suministros en forma adecuada y eficiente.

FUNCIONES

21. Existe efectiva sincronización entre los equipos de venta y operaciones mediante el

ciclo o proceso S&Op (sales and operation planning) donde se comparte la información con Compras sobre las tendencias, las estrategias de mercado, las oportunidades de mejoramiento.

22. Los equipos de compra se involucran en el desarrollo de nuevos productos y especificaciones, aportando un conocimiento especializado respecto a la disponibilidad de materiales, elementos de costo, componentes estándar y confiabilidad de la base de proveedores

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- RR.HH. PROFESIONALES

23. Existe alto nivel de profesionalización y especialización en el personal de compras y aplicado al „core-sourcing‟ (compras estratégicas) y no a la transacción.

24. A fin de mantener el logro de resultados en la gestión, se ocupan de desarrollar y

actualizar -con programas de capacitación continua- a su personal de compras.

25. Sus estructuras organizacionales son dinámicas y siempre tienden a la horizontalidad, y simplicidad. Se organizan según las necesidades de la empresa y no de acuerdo a la disponibilidad de recurso humano- lo que necesitan y no tienen lo contratan o buscan asesores externos. La organización facilita un trabajo en equipo, optimizando los recursos disponibles.

Ing. Carlos A. Conti

ESTRATEGIZA Consultora

Compras Estratégicas

estrategiza@gmail.com