EMPRESAS PÚBLICAS DE PUERTO BOYACÁ 2019-2023 · El PETI está organizado en 4 fases: Primera...

EMPRESAS PÚBLICAS DE PUERTO BOYACÁ 2019-2023

2019

PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - PETI

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 2

2. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 2

2.1 Objetivos específicos .................................................................................................... 2

3. ALCANCE DEL DOCUMENTO ......................................................................................................... 3

4. MARCO NORMATIVO ............................................................................................................ 4

5. RUPTURAS ESTRATÉGICAS ..................................................................................................... 5

6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................................ 5

6.1 Políticas de TI ............................................................................................................... 6

6.2 Alcance de las políticas TI ............................................................................................ 7

6.3 Sistemas de Información .............................................................................................. 8

6.4 Gestión de Información................................................................................................. 9

7. ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO ..................................................................................................11

7.1 Objetivos de calidad .................................................................................................. 12

7.2 Necesidades de información……………………………………………………………..12

8. Modelo de Gestión de TI ............................................................................................................13

8.1 Estrategia de TI........................................................................................................... 13

8.2 Sistemas de Información ............................................................................................ 15

8.3 Infraestructura ............................................................................................................. 15

8.4 Plan de Comunicaciones ............................................................................................ 15


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Carrera 3 Nº 6-48 Tel: (098) 7383259/7383181 Puerto Boyacá (Boyacá) www.epb.gov.co 2

1. INTRODUCCIÓN

El Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones es un

plan de acción o pasos ordenados y estructurados que permiten con el tiempo

implementar una arquitectura TI diseñada para soportar los objetivos de la

entidad.

El PETI es el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica de TI.

Con este plan se busca que la entidad, administre de manera eficiente los

recursos tecnológicos y los sistemas de información.

El avance del PETI es un proceso de planeación dinámico; en él las estrategias

podrían modificarse por adaptación, innovación o cambio de las estrategias al

interior de la Entidad. Por esta razón es importante el monitoreo anual al

documento para actualizarlo.

2. OBJETIVO GENERAL Fomentar el avance a partir de la implementación del Plan Estratégico de

Tecnologías de la Información para construir un gobierno abierto y transparente.

2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Propender y facilitar el uso y apropiación de las tecnologías, los sistemas de

información y los servicios digitales por parte de los servidores públicos, los

ciudadanos y los grupos de interés a quienes están dirigidos.

Capacitar a la entidad en el uso de las TIC con el objetivo de lograr una

apropiación da las mismas, que les permita mejorar en la prestación de

servicios.


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3. ALCANCE DEL DOCUMENTO El PETI se elaboró teniendo en cuenta la parte institucional en la cual se alinean los procesos de la entidad, en la participación y acercamiento con la ciudadanía mejorando la calidad y cantidad de servicios en línea el cual incrementa la calidad de vida de los ciudadanos. El PETI está organizado en 4 fases: Primera fase, se análisis la situación actual, a través de la estrategia

organizacional y la eficiencia de los procesos y la gestión de TI. Segunda fase comprende el análisis del modelo operativo y organizacional

de la entidad, las necesidades de información y la alineación de TI con los procesos y procedimientos de la entidad.

Tercera fase, se desarrolla la estrategia tecnologías de la información, la

cual plantea el modelo de gestión alineados en los sistemas de información, arquitectura de servicios tecnológicos, Gobierno de tecnología de la información y modelos de uso y apropiación.

Cuarta fase se establece el modelo de planeación, teniendo en cuenta los

lineamientos y se desarrolla un plan de acción para lo que resta de esta administración, la cual será guía para las próximas administraciones.


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4. MARCO NORMATIVO Se presentan las normas a considerar aplicables con respecto a la elaboración del documento PETI Decreto 1122 de 1999: Por el cual se dictan normas para suprimir trámites,

facilitar la actividad de los ciudadanos, contribuir a la eficiencia y eficacia de la Administración Pública y fortalecer el principio de la buena fe.

Decreto 1151 de 2008: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 del 2014: Por medio de la cual se crea la ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública nacional y se dictan otras Disposiciones.


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5. RUPTURAS ESTRATÉGICAS A continuación se listan las siguientes rupturas estratégicas identificadas: Se debe considerar a la tecnología como un factor estratégico.

Aprovechar la tecnología, según el costo o beneficio para el desarrollo de

procesos de la entidad.

Se debe minimizar la falta de comunicación efectiva entre los funcionarios de la empresa.

Fortalecer el equipo en el uso y apropiación de las TIC.

Se debe dar mejor uso o tener mejor apropiación de las tecnologías con las que cuenta la entidad

6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Se está implementación la estrategia Gobierno en línea, a través de difundir la información pública y de contratación, se busca construir un estado transparente y cercano a la comunidad por medio del uso de las TIC ofreciendo mejores servicios en línea y mayor participación ciudadana.


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6.1 Políticas de TI

Objetivos Objetivo General

Mantener la confiabilidad, disponibilidad e integridad de la información, así como facilitar

el mejor aprovechamiento de los recursos informáticos y las telecomunicaciones, que se

encuentran a disposición de la entidad.

Objetivos Específicos:

Utilizar los recursos tecnológicos de información y comunicación en forma responsable y

apropiada.

Minimizar las interrupciones de los sistemas informáticos y comunicaciones,

ocasionados por uso inapropiado o por daños.

Adquirir tecnología acorde a las necesidades, aprovechando al máximo el presupuesto

asignado para esta materia.

Supervisión de las políticas

La supervisión del cumplimiento de las “Políticas Generales sobre Tecnologías de Información”, queda a cargo del Departamento de TI.

Incumplimiento a las políticas

El incumplimiento de las políticas sobre tecnologías de información y comunicación, será

notificado al área correspondiente a fin de que ésta proceda según corresponda. Este

documento se estará revisando y/o actualizando por parte del área encargada de las

Tecnología de Información, con la finalidad de estarlo mejorando. Estas modificaciones

serán aprobadas y comunicadas a través de la Gerencia General.


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6.2 Alcance de las Políticas de TI

El presente documento es aplicable a todos los empleados, colaboradores o

practicantes, incluyendo a todo el personal externo que en algún momento cuente

con acceso a los recursos informáticos o información de la empresa.

La política TI con las que cuenta la entidad consta de lo siguiente:

Sobre la asignación y el uso de los recursos

1. Cada empleado tiene asignado un equipo de cómputo al cual debe

ingresar con un usuario y contraseña.

2. El personal debe hacer uso adecuado de los recursos informáticos (PC,

impresoras, programas, correo, etc.) y el personal de sistemas debe

asegurar que se cumpla esta política. Además, todo el personal deberá

informar a sistemas sobre cualquier falla, desperfecto o mal uso del equipo

de cómputo, para su adecuado seguimiento.

3. Todo el personal tendrán una cuenta de correo electrónico, que les

permite recibir y enviar información indispensable para sus actividades.

4. El uso de internet queda reservado solo para las actividades de trabajo

que así lo requieran. Sobre la seguridad de la información

5. Diariamente se realizan backups automáticos a la base de datos según los

mecanismos establecidos.

6. Los equipos deberán contar contraseña para evitar accesos no

autorizados.

7. Todos los accesos a los programas principales estarán protegidos

mediante un mecanismo de usuario y contraseña.

8. Los usuarios deberán abstenerse de compartir sus datos de acceso a los

programas y/o equipos de cómputo.

9. A todos los equipos se les realizará una revisión de virus por lo menos

cada mes, que incluye las siguientes actividades.


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Sobre el mantenimiento y buen uso de la infraestructura

10. Los equipos de toda la empresa deberán de estar conectados a un

regulador de corriente, como medida de prevención de variaciones de

electricidad.

11. Si se presentara una suspensión de servicio eléctrico, el servidor deberá

ser apagado antes de que el tiempo de carga de la UPC se acabe.

12. El servidor y la máquina principal del área administrativa deberán

conectarse a una upc para evitar que se apague por si solo y genera

daños o perdida de información por variaciones o fallas de energías.

13. Periódicamente, por tiempo de 6 meses, se realizará una limpieza física a

toda la infraestructura de equipo de cómputo por parte del personal de

sistemas.

14. Toda actividad elaborada por el equipo de sistemas deberá de estar

debidamente documentada para darle seguimiento y que sirva como

evidencia en los procesos de auditoria interna.

6.3 Sistema de Información Como parte del diagnóstico, se realiza el Inventario de equipos de cómputo y sistemas de Información de la empresa.

Equipos de Oficina:

Cantidad Licencia de Windows

Licencia de Antivirus

Licencia de Office

Computadores de mesa completos

26 12 0 0

Computadores portátiles

1 1 0 0

Impresoras 14 N/A N/A N/A

Escáner 1 N/A N/A N/A


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Página Web: http://www.epb.gov.co. El portal fue construido y diseñado bajo los parámetros generales de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia. Dicha estrategia pretende afianzar la transparencia y cercanía entre Ciudadanos. Esta página web fue desarrollada por la empresa NetWorking la cual brinda el soporte mientras dure el contrato. La Página web es propiedad de la empresa.

La administración de la página es responsabilidad del área de sistemas. Correo electrónico: En la actualidad la Empresa cuenta con el servicio de

correo electrónico para las comunicaciones externas e internas de todos los funcionarios.

6.4 Gestión de Información Se efectúan beneficios de los componentes de información que se pueden reutilizar para hacer una integración de la información que sea favorable para la entidad. Comprende las siguientes etapas:

Planeación

Recolección

Procesamiento y

análisis

Difusión y

explotación

Retroalimentación


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Planeación: es el primer paso del proceso administrativo donde se determina los resultados que pretende alcanzar la entidad. Recolección: mediante esta fase se ponen en función aquellas actividades de recolección de información a partir de diversas fuentes con base en las peticiones formuladas en la fase anterior, es decir la de planeación. Procesamiento y análisis: la información obtenida en la fase anterior, la de recolección, se clasifica, con el objetivo principal de hacer su respectivo análisis, y transformarla en productos de inteligencia estratégica, táctica u operativa, destinados a subsanar las necesidades. Difusión y explotación: la confidencialidad de la información, así como la difusión oportuna a las personas indicadas, hacen que esta etapa sea de gran relevancia. Se debe garantizar la seguridad de la información, con el fin de evitar riesgos en el proceso de traslado y entrega. Retroalimentación: consiste en determinar si la información proporcionada fue entendida por el receptor, es decir, si el receptor requiere resolver alguna duda o ampliar la información respecto a lo que ha recibido. Lo que conlleva a comenzar nuevamente en la primera fase del ciclo de inteligencia.


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7. ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO Las TIC han transformado el mundo laboral, convirtiéndose en un elemento fundamental para que haya un desarrollo más productivo en el trabajo. Esto ayuda a que sea más eficaz la comunicación de las organizaciones con el entorno donde se desarrollan. Mejorando el trabajo en equipo y mayor productividad. Es un mapa que se debe seguir y que va cambiando a medida que vamos avanzando en el tiempo, fortaleciendo el crecimiento de nuevas industrias en el mercado. Gracias a esto puedes haber una comunicación más eficiente por medio de las TIC.

Hoy en día no es simplemente aplicar las tecnologías sino saberlas aplicar, hacer un estudio y examinar que tipo de tecnología requiere la empresa para su funcionamiento. Debido a que los diferentes métodos no provocan el mismo impacto en todas las organizaciones.

Por lo anterior, es de gran importancia acoger dichos lineamientos de política, que tienen como principal objetivo impulsar el uso de la internet a través del desarrollo y el uso eficiente de la infraestructura, la promoción y apropiación de los servicios de las TIC, el desarrollo de aplicaciones, contenidos digitales y el impulso a la apropiación por parte de éstos. De igual manera, la innovación, productividad y competitividad. La Empresa trabajará de la mano con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ministerio TIC) con el propósito de cumplir con una excelente gestión en el área.


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7.1 Objetivos de calidad Mejorar la atención y el servicio a los usuarios, mediante las TIC.

Fortalecer los procesos establecidos en la entidad.

Utilizar de manera eficiente los recursos tecnológicos.

Realizar mecanismos de participación ciudadana.

Aplicar mecanismos de autocontrol, autogestión, autorregulación y de evaluación dentro de la entidad, para garantizar el mejoramiento continuo.

Con el fin de cumplir con el objetivo de calidad se debe documentar los siguientes procedimientos: Sostenimiento del sistema de información. Administración de Infraestructura Tecnológica. Seguridad Informática. Soporte Tecnológico.

7.2. Necesidades de información Se debe tener en cuenta una serie de actividades y tareas que determinen los requerimientos de información de un área de la entidad. Se debe crear un formulario electrónico para realizar el proceso de identificación y recolección de la información, que permita: 1. Reconocer los lineamientos determinados que tienen la información estadística en los organismos de la Entidad.

2. Unir las funciones que las normas y leyes señalan como misión, acción, políticas públicas, planes, programas y proyectos, que crean una responsabilidad en la producción de información.

3. Definir la importancia de los requerimientos que se deben establecer en la producción de información estadística; sus características y las áreas productoras de información con sus respectivos responsables.


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8. Modelo de Gestión de TI 8.1 Estrategia de TI

Teniendo en cuenta los recursos con los que cuenta las Empresas Públicas

de Puerto Boyacá se plantea la siguiente estrategia:

a) Definición de los objetivos estratégicos de TI Articular los sistemas de información de las áreas que conforman la

entidad, que permitan realizar una gestión de calidad, sostenible y eficiente.

Promover la competitividad y la innovación a través del empoderamiento y la confianza de los funcionarios de la entidad en el uso de TIC.

Aumentar la calidad de los trámites en línea ofrecidos a los usuarios.


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PLAN MAESTRO

Componente del modelo Actividades

Plan Desarrollo

1. Estrategia de TI Alineación de la estrategia de TI con la transformación institucional.

Fortalecimiento de la Entidad en busca de la calidad en el servicio.

2. Gobierno de TI

Mantener una estructura organizacional que permita gestionar TI de manera integral y con valor estratégico.

Estructuración de Programas.

3. Gestión de información

Gestión documental para trámites y servicios en línea. (Repositorios de datos de Información).

Creación de ese vínculo permanente de interacción entre ciudadanía y empresa.

4.Sistema de Información

Desarrollo y consolidación de los sistemas de información.

Aplicaciones para participación ciudadana.

Proyecto Trámites y servicios automatizados.

Sitio Web.


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8.3 Sistemas de Información

Es de gran importancia tener sistemas de información que sirvan como

suministradoras de datos útiles que garanticen calidad. Que sean

escalables, interoperables, seguros, funcionales y sostenibles, en todo

sentido.

Que gestionen cada uno de los procesos de la Institución, todos los bienes

materiales, los recursos humanos. Garantizar una gestión más eficiente lo

que normalmente lleva a un ahorro.

Faciliten tomar una decisión porque se cuenta con los datos de toda la

Entidad en una pantalla. Que se optimice la gestión de procesos por

consiguiente aumenta la productividad de los empleados, debido a que se

eliminan los trabajos duplicados, y la información redundante o se

automatizan los procesos.

Dado que al tener los datos siempre disponibles y una planificación bien

definida dentro del sistema, se puedan tomar las decisiones importantes con

más facilidad basándose en datos objetivos y no conjeturas.

8.4 Infraestructura

Es de relevancia mejorar la eficiencia administrativa, ofrecer a la comunidad

un servicio eficaz y de calidad, por lo tanto se pretende mejorar y aumentar

la capacidad tecnológica actual entendida como un medio para lograr los

fines propuestos.

8.5 Plan de Comunicaciones

Para divulgar y mostrar el Plan Estratégico de las Tecnologías de la

Información, a la comunidad, se procederá con la publicación del archivo en

el sitio web oficial de la Empresa.

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