ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL - Repositorio...
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i ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE GRADUACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL UTILIZANDO LA PLATAFORMA AURAPORTAL PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EMPRESARIAL QUILUMBA VARGAS VANESSA MARIBEL ([email protected]) VELÁSQUEZ ALTAMIRANO GABRIELA ALEJANDRA ([email protected]) Director: Ing. Jaime Luis Cadena Echeverría, MSc. ([email protected]) 2012
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i
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
PROPUESTA DE AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE GRADUACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL UTILIZANDO LA PLATAFORMA AURAPORTAL
PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO
EMPRESARIAL
QUILUMBA VARGAS VANESSA MARIBEL ([email protected])
VELÁSQUEZ ALTAMIRANO GABRIELA ALEJANDRA
Director: Ing. Jaime Luis Cadena Echeverría, MSc.
2012
ii
DECLARACIÓN
Nosotras, Vanessa Maribel Quilumba Vargas y Gabriela Alejandra Velásquez
Altamirano, declaramos que el trabajo aquí descrito es de nuestra autoría; que no
ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y,
que hemos consultado las referencias que se incluyen en este documento.
La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos
correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad
Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.
_________________________ __________________________
Vanessa Maribel Gabriela Alejandra Quilumba Vargas Velásquez Altamirano
iii
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Vanessa Maribel Quilumba
Vargas y Gabriela Alejandra Velásquez Altamirano, bajo mi supervisión.
_________________________ Ing. Jaime Cadena, MSc.
DIRECTOR DE TESIS
iv
AGRADECIMIENTOS
Agradezco inmensamente a Dios por haberme dado la vida, por sus
bendiciones, por brindarme su protección y sabiduría en los momentos más
difíciles y a ti Virgencita por brindarme tu infinito amor y bondad y cuidarme en
toda ocasión.
A mis amados padres, José y Olga, por haberme apoyado en todo momento, por
sus consejos, sus valores y por los ejemplos de perseverancia y constancia que
los caracterizan, por el valor mostrado de esfuerzo y lucha, por darme ejemplos
dignos de superación y entrega, porque en gran parte gracias a ustedes, hoy
puedo ver alcanzada mi meta.
A nuestro director de tesis, Ing. Jaime Cadena por confiar en nosotras para
desarrollar el presente proyecto, por su guía y por los conocimientos impartidos
en las aulas.
A los docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas, que nos brindaron sus
conocimientos y experiencias en el transcurso de la carrera, y de manera muy
especial al Ing. Víctor Pumisacho por su interés, consejos y apoyo incondicional
en todo momento.
A mi amiga y compañera de proyecto, Ale por compartir valiosos momentos en el
transcurso de la carrera, buenas y malas experiencias pero las hemos superado
siempre juntas, gracias por tu apoyo incondicional y hacer realidad nuestro sueño.
Gracias infinitas mi Ale.
A mis grandiosas amigas y compañeras por su gran amistad, sincera y valiosa.
A todos de corazón, muchas Gracias.
Vanessa
v
DEDICATORIA
A ti Dios que me brindaste la oportunidad de vivir, la fortaleza, la salud y la
esperanza para hacer realidad una de mis metas.
A mis padres, a quienes adoro desde lo más profundo de mi corazón por ser los
pilares fundamentales en mi vida quienes con sus consejos y ayuda me dieron
impulso para salir adelante.
“La motivación es lo que te ayuda a empezar”.
Vanessa
vi
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por su infinito amor, por su protección, guía y principalmente por facilitarme el camino para obtener esta meta.
A Ing. Jaime Cadena, por el aporte brindado en las aulas y la confianza en Vanessa y en mi persona para llevar a cabo el proyecto.
A Ing. Juan Carlos Piñuela, por haber sido una fuente de inspiración intelectual y brindarme la oportunidad de ver e ir más allá de los conceptos.
A Ing. Víctor Pumisacho, por su interés, tiempo, energías, ideas y sugerencias que han sido claves y afectaron de manera significativa e hicieron que este proyecto fuera mejor.
A Ing. Ramón Chango, Tlga. Patricia Tobar e Ing. Elvia Aquino, por permitirme contar con la amistad de excelentes seres humanos y profesionales, que con su apoyo y consejo han aportado a mi vida personal y profesional.
A mis compañeros de Best Partner por el compartirme su conocimiento, en especial a José por toda su asesoría y apoyo.
A Dayrita, Vane y Ricardo, por escucharme, darme aliento en momentos de debilidad.
A Daniel y su familia por su amor, ayuda y apoyo en las noches de desvelo.
Y finalmente a mi familia y en especial a mi mami por su esfuerzo, tenacidad y entrega en mi educación. No me dejaste ser una más, me exigiste dar lo mejor de mi, espero no haberte decepcionado.
Gabriela Alejandra
vii
DEDICATORIA
A mis padres, David y Narcisa, los mejores empresarios sociales, que he
conocido, por haberme dado la capacidad, la motivación y el apoyo para crecer
intelectualmente, aportar socialmente y para dar y compartir.
A mi hermanito Gabriel, por sus diarios elogios y aliento.
A Vane por ser mi hermana de corazón, por su paciencia y apoyo incondicional.
Gabriela Alejandra
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................ i
LISTA DE TABLAS ............................................................................................................ iv
LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................ v
RESUMEN ........................................................................................................................... vi
ABSTRACT ....................................................................................................................... viii
1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
1.1 PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS ....................................................................................................... 2
1.1.1 PROCESOS PILOTO A IMPLEMENTAR .................................................... 3
1.2 ANÁLISIS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ............ 4
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 5
1.3.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 5
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 5
2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................................... 7
2.1 GESTIÓN POR PROCESOS ................................................................................. 7
2.1.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 7
2.1.2 DEFINICIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS ............................................ 8
2.1.3 VENTAJAS DE LA VISIÓN POR PROCESOS ............................................ 9
2.1.4 PROCESOS ................................................................................................... 10
2.1.4.1 Definición de Proceso ................................................................................ 10
2.1.4.2 Características de los Procesos .................................................................. 10
2.1.4.3 Elementos de los Procesos ......................................................................... 11
2.1.4.4 Clasificación de los Procesos ..................................................................... 11
ix
2.1.4.4.1 Procesos gobernantes ........................................................................... 12
2.1.4.4.2 Procesos operativos .............................................................................. 13
2.1.4.4.3 Procesos de apoyo ................................................................................ 13
2.2 MAPA DE PROCESOS ....................................................................................... 13
2.2.1 DEFINICIÓN ................................................................................................ 13
2.2.2 CARACTERÍSTICAS DEL MAPA DE PROCESOS .................................. 14
2.2.3 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS .......................................... 15
2.3 DISEÑO DE PROCESOS .................................................................................... 15
2.3.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ................................................. 16
2.3.2 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ................................................................. 16
2.3.3 REPRESENTACIÓN GRÁFICA.................................................................. 17
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS ............................................... 17
2.4.1 OBJETIVO DE LOS INDICADORES ......................................................... 17
2.4.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES ........................................ 18
2.4.3 IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES ................................................ 19
2.4.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR ..................................................... 19
2.5 MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ........................................................... 20
2.5.1 OBJETIVO DE LA MEJORA DE PROCESOS ........................................... 21
2.6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS............................................................... 22
2.6.1 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE (BMPS) ......................... 23
2.6.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) ........................................ 23
2.6.2.1 Definición .................................................................................................. 23
2.6.2.2 Dimensiones de BPM ................................................................................ 24
2.6.2.2.1 El Negocio: La Dimensión de Valor .................................................... 24
2.6.2.2.2 El Proceso: La Dimensión de Transformación .................................... 24
x
2.6.2.2.3 La Gestión: La Dimensión de Capacitación ......................................... 25
2.6.2.3 La Arquitectura de Gestión para BPM....................................................... 25
2.6.2.4 La Arquitectura Tecnológica para BPM .................................................... 25
2.6.2.4.1 Simulación ............................................................................................ 25
2.6.3 DIAGRAMA BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN) 26
2.6.4 SIMBOLOGÍA BPMN .................................................................................. 27
2.6.5 DIAGRAMA BPMN FUNCIONAL ............................................................. 29
2.6.6 VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ..................... 30
2.6.7 IMPLEMENTACIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN ................................. 32
2.7 AURA PORTAL ................................................................................................... 33
2.7.1 BPMS AURA PORTAL ................................................................................ 35
2.7.1.1 Las 9 Familias ............................................................................................ 35
2.7.2 INTRANET / EXTRANET ........................................................................... 36
2.7.3 GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 37
2.7.4 GESTIÓN DE PORTALES........................................................................... 38
2.7.5 TIPOS DE USUARIOS ................................................................................. 39
2.7.5.1 Administradores Delegados ....................................................................... 40
2.7.5.2 Usuarios ..................................................................................................... 40
2.7.6 INTERFAZ DE USUARIO ........................................................................... 41
2.7.6.1 Funciones Personales ................................................................................. 43
2.7.6.2 Funciones Generales .................................................................................. 44
2.7.6.3 Estructura ................................................................................................... 46
2.7.6.4 Otras Funciones ......................................................................................... 46
2.7.7 EL CICLO DE VIDA DE UN PROCESO CON AURA PORTAL.............. 47
2.7.7.1 Modelización de Procesos.......................................................................... 48
xi
2.7.7.1.1 Simbología Standard BPMN ................................................................ 48
2.7.7.2 Ejecución de Procesos................................................................................ 49
2.7.7.2.1 Tareas Personales (con intervención humana) ..................................... 50
2.7.7.2.2 Tareas de Sistema ................................................................................. 51
2.7.7.2.3 Tareas Libres ........................................................................................ 51
2.7.7.3 Monitorización ........................................................................................... 52
2.7.7.4 Optimización .............................................................................................. 52
2.7.8 VENTAJAS Y BENEFICIOS DE AURAPORTAL ..................................... 53
2.7.8.1 Ventajas Funcionales ................................................................................. 53
2.7.8.1.1 Configuración ....................................................................................... 53
2.7.8.1.2 Operativa .............................................................................................. 53
2.7.8.2 Beneficios .................................................................................................. 53
2.7.8.3 Áreas de Aplicación ................................................................................... 54
3 METODOLOGÍA ........................................................................................................ 56
3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................... 56
3.2 ANÁLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN
Y GESTIÓN GRADUACIÓN ........................................................................................ 57
3.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE TITULACIÓN
Y GESTIÓN GRADUACIÓN EN BPM ........................................................................ 58
3.3.1 MODELAMIENTO DE LOS PROCESO MEJORADOS ............................ 59
3.3.1.1 Definición de la clase de proceso............................................................... 60
3.3.1.1.1 Recopilación de datos........................................................................... 61
3.3.1.1.1.1 Diccionario de términos ................................................................. 61
3.3.1.1.1.2 Empleados ...................................................................................... 62
3.3.1.1.1.3 Reglas de negocio .......................................................................... 63
xii
3.3.1.1.1.4 Adapter Server ............................................................................... 64
3.3.1.1.1.5 Bibliotecas y Calendarios .............................................................. 65
3.3.1.1.2 Descripción del proceso ....................................................................... 66
3.4 PRUEBAS............................................................................................................. 66
4 RESULTADOS Y DISCUSIONES ............................................................................. 67
4.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS ..................................................................................................... 67
4.1.1 HISTORIA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS .. 67
4.1.2 PROPUESTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA FCA 68
4.1.2.1 Misión (Propuesta) ..................................................................................... 68
4.1.2.2 Visión (Propuesta) ..................................................................................... 69
4.1.2.3 Objetivos .................................................................................................... 69
4.1.2.4 Organigrama .............................................................................................. 70
4.2 ANÁLISIS Y MEJORAS AL PROCESO ACTUAL ........................................... 72
4.3 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE OBTENCIÓN DE
TÍTULO PROFESIONAL EN AURA PORTAL ............................................................ 73
4.3.1 MODELIZACIÓN......................................................................................... 73
4.3.1.1 Diagramación de Procesos en Aura BPModeler ........................................ 73
4.3.2 PARAMETRIZACIÓN DE OBJETOS......................................................... 84
4.3.2.1 Creación de Usuarios del Proceso.............................................................. 84
4.3.2.1.1 Usuarios Empleados FCA .................................................................... 84
4.3.2.1.2 Usuarios Externos ................................................................................ 91
4.3.2.2 Portales ....................................................................................................... 93
4.3.2.3 Asignación de Atributos ............................................................................ 96
4.3.1 EJECUCIÓN DE PRUEBAS ...................................................................... 107
xiii
4.3.2 MONITORIZACIÓN DE PRUEBAS ......................................................... 112
4.4 MEJORA A LOS PROCESOS ........................................................................... 117
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................... 133
5.1 CONCLUSIONES .............................................................................................. 133
5.2 RECOMENDACIONES ..................................................................................... 134
REFERENCIAS ................................................................................................................ 136
ANEXOS ........................................................................................................................... 140
i
LISTA DE FIGURAS
Figura 2.1- Elementos del Proceso ...................................................................................... 11
Figura 2.2–Tipos de Procesos .............................................................................................. 12
Figura 2.3–Ejemplo de Mapa de Procesos .......................................................................... 14
Figura 2.4-Diagrama BPMN delProceso Gestión de Obtención de Título Profesional ...... 30
Figura 2.5– Tareas Aura Portal............................................................................................ 48
Figura 2.6– Eventos Aura Portal ......................................................................................... 49
Figura 2.7–Compuertas Aura Portal .................................................................................... 49
Figura 3.1 – La arquitectura tecnológica de BPM ............................................................... 59
Figura 3.2- Vista Modeler Aura Portal ................................................................................ 60
Figura 3.3 – Diccionario de Términos Capítulo TESIS VQGV .......................................... 62
Figura 3.4– Licencia actual de Aura Portal de la Facultad de Ciencias Administrativas .... 63
Figura 3.5 – Reglas de negocio Aura Portal ........................................................................ 64
Figura 4.1- Propuesta de Organigrama ................................................................................ 70
Figura 4.2– Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 1 ...................... 75
Figura 4.3 – Subproceso de Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de
Grado Versión 1................................................................................................................... 76
Figura 4.4 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión
1 ........................................................................................................................................... 77
Figura 4.5 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 ........................................... 78
Figura 4.6 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 2 ..................... 79
Figura 4.7 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado Versión
2 ........................................................................................................................................... 80
Figura 4.8 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1 ........................................... 81
Figura 4.9 - Familias Aura Portal ........................................................................................ 82
Figura 4.10 - Creación de Clase de Proceso ........................................................................ 83
Figura 4.11 - Detalle de Proceso de Obtención de Título Profesional ................................ 83
Figura 4.12-Ventana de Parametrización del Proceso de Obtención de Título Profesional 84
Figura 4.13– Ficha de Usuarios Empleados Aura Portal..................................................... 85
ii
Figura 4.14– Editar rama de árbol de empleados ................................................................ 85
Figura 4.15– Sub-ramas de empleados de Línea de Investigación ...................................... 86
Figura 4.16 - Rama de empleados de Competitividad......................................................... 86
Figura4.17– Chequeo de Sesiones de usuarios .................................................................... 87
Figura 4.18 – Ventana para la creación de logins............................................................... 87
Figura 4.19– Creación de Grupo de Empleados .................................................................. 88
Figura 4.20– Miembros de Grupo Estrategia Organizacional ............................................. 89
Figura 4.21– Creación de Rama Tesista para Familia Cuentas ........................................... 91
Figura 4.22 – Creación de Contacto para Estudiantes ......................................................... 92
Figura 4.23– Lista de cuentas Tesistas ................................................................................ 92
Figura 4.24 - Portal de Estudiantes de Facultad de Ciencias Administrativas ................... 93
Figura 4.25 - Panel Interno de Comunicados ...................................................................... 94
Figura 4.26 – Edición de comunicado de Empleados ......................................................... 94
Figura 4.27– Texto de Comunicado para Empleados.......................................................... 95
Figura 4.28- Panel de Edición de Imagen............................................................................ 95
Figura 4.29– Panel de Edición de Imagen ........................................................................... 95
Figura 4.30– Adjuntar enlace de interés en Portal ............................................................... 96
Figura 4.31–Ampliar información de Portal con documentos ............................................ 96
Figura 4.32– Planas para comunicados de Portales ............................................................. 96
Figura 4.33– Asignación de Ejecutor para una tarea ........................................................... 97
Figura 4.34 – Edición de instrucciones y zona de trabajo ................................................... 98
Figura 4.35 – Ventana de Ejecución de Proyecto de Titulación ......................................... 98
Figura 4.36– Adjuntar formulario Oficializar Director ....................................................... 99
Figura 4.37– Personalización de formato de divisiones ...................................................... 99
Figura 4.38 – Divisiones del Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director ................... 100
Figura 4.39– Campos de División 100_revision_plan_cpg............................................... 100
Figura 4.40 – Formulario tarea TP.36 Revisar y aprobar plan .......................................... 101
Figura 4.41 – División 100_Ingreso tesis, IM ................................................................... 103
Figura 4.42 – División 100_ingreso plan, IM ................................................................... 104
Figura 4.43 – Configuración de Compuerta Avance de tesis ............................................ 105
Figura 4.44 – Ventana para parametrización de documentos base .................................... 106
iii
Figura 4.45 – Documentos Base de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional
........................................................................................................................................... 106
Figura 4.46 – Opción modo Aura Portal ........................................................................... 107
Figura 4.47 – Interacción de Personal FCA ...................................................................... 108
Figura 4.48 – Interacción de usuarios proceso Gestión de Obtención de Título Profesional
........................................................................................................................................... 108
Figura 4.49– Reglas de asignación Total créditos carrera ................................................. 109
Figura 4.50- Configuración de Regla de Cálculo .............................................................. 110
Figura 4.51 – Configuración de Regla de Inferencia ......................................................... 111
Figura 4.52 – Monitoreo a proceso TyG-43.3_21 ............................................................. 112
Figura 4.53 – Consulta de Tiempo de Ciclo ...................................................................... 113
Figura 4.54 – Consulta privada del tiempo de ciclo .......................................................... 113
Figura 4.55 – N° de Tesis por período .............................................................................. 115
Figura 4.56 – Tesis por docente en pruebas ...................................................................... 117
Figura 4.57- Número de tareas por ejecutor del proceso en BPM ................................... 132
iv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 – Causa – Efecto problemática de Facultad de Ciencias Administrativas ............ 2
Tabla 2.1– Componentes de los Indicadores ....................................................................... 19
Tabla 2.2-Elementos Básicos de Modelaje.......................................................................... 27
Tabla 3.1– Calendario FCA para proceso de Obtención de Titulo Profesional .................. 65
Tabla 4.1 – Análisis de Intervención de estudiantes en proceso de Titulación y Graduación
............................................................................................................................................. 72
Tabla 4.2– Grupos de Empleados para Proceso de Obtención de Título Profesional ......... 89
Tabla 4.3– Miembros de Comisión Permanente de Graduación ......................................... 91
Tabla 4.4 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ................ 102
Tabla 4.5 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ............... 104
Tabla 4.6 – Compuertas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional ....... 105
Tabla 4.7- Total de Créditos de Carreras de la FCA ......................................................... 110
Tabla 4.8 - Fórmula para establecer porcentaje de créditos aprobados ............................ 110
Tabla 4.9 – Relación de promedio para obtención de mención......................................... 112
Tabla 4.10– N° tesis por Fecha .......................................................................................... 114
Tabla 4.11– Tesis por docente en pruebas ......................................................................... 116
Tabla 4.12 – Comparativo de mejoras a los procesos ....................................................... 119
Tabla 4.13 -Propuestas de mejora...................................................................................... 130
Tabla 4.14– Ejecutores por tarea en BPM ........................................................................ 131
v
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A- REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DE LAS CARRERAS 141
ANEXO B - PROCESO ACTUAL DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y GESTIÓN DE
GRADUACIÓN DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL................................ 148
ANEXO C - LISTADO DE USUARIOS EMPLEADOS ................................................. 155
ANEXO D - DOCUMENTO GUÍA DE USO .................................................................. 157
ANEXO E – LISTA DE CAMPOS ................................................................................... 186
vi
RESUMEN
Este proyecto de titulación consiste en una Propuesta de Automatización de un
proceso crítico de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela
Politécnica Nacional que es el Proceso de Titulación y Graduación.
El análisis de los procesos se fundamentó en el Reglamento del Sistema de
Estudios de las Carreras de Formación Profesional y de Postgrado de la Escuela
Politécnica Nacional, dado que el proceso debe reflejar cada uno de sus
articulados fundamentados en normatividad interna.
Para la implementación de los procesos se utilizó un software específico para el
modelamiento y ejecución llamado Business Process Management Suite (BPMS),
por las facilidades que brinda a los autores como analistas de negocios, de
automatizar los procesos sin la necesidad de generar líneas de código desde la
diagramación hasta la generación de reportes y control de los procesos.
El capítulo I del presente proyecto de investigación se menciona la problemática
actual de la Facultad de Ciencias Administrativas y su diagnóstico y se
especifican los objetivos que se pretende alcanzar con el desarrollo de ésta
investigación.
En el capítulo II, se describe el marco teórico en el cual se fundamenta el
presente proyecto de investigación, describiendo definiciones importantes como
Automatización de Procesos, Business Process Management Suite (BPMS),
Business Process Management Notation (BPMN) y la plataforma AuraPortal.
El capítulo III, contiene la revisión y análisis actual de la Facultad de Ciencias
Administrativas, además se especifica las diferentes metodologías utilizadas en la
vii
investigación para realizar las pruebas de ejecución en base al modelamiento del
proceso.
En el capítulo IV, se puede evidenciar los resultados obtenidos mediante el
modelamiento y ejecución y se podrá observar las ventajas que proporciona la
implementación de un BPMS y la factibilidad de su implantación en la Escuela
Politécnica Nacional.
El capítulo V, se detalla las principales conclusiones y recomendaciones a las
cuales se llegó mediante el desarrollo del presente proyecto de investigación que
incluye sugerencias puntuales a los administradores de la organización para
lograr un mejor servicio al cliente en éste caso el estudiante.
Palabras clave: Modelamiento, BPM (Gestión de Procesos de Negocio), BPMN
(Notación de Gestión de Procesos de Negocio), Aura Portal.
viii
ABSTRACT
This titling project’s consists in a proposal on a critic process automation of
“Escuela Politécnica Nacional, Facultad de Ciencias Administrativas, Carrera de
Ingeniería Empresarial” in the Titling and Graduation Process.
The analysis of the processes based on the System Regulation Studies of the
Vocational Training and Graduate Career of the “Escuela Politécnica Nacional”,
the process must reflect each items based on internal regulations.
Special software for modelling and execution called Business Process
Management Suite (BPMS), for the facilities provided by authors such as business
analysts to automate processes without the need to generate lines of code from
the layout to the reports generation and control processes were used for the
implementation processes.
Chapter I of the present research project refers to the current problem of the
“Facultad de Ciencias Administrativas” and its diagnosis and specifies the
objectives that could obtain with the development of this research.
In Chapter II, describes the theoretical framework on which is founded the present
research project, describing important definitions as automation process, Business
Process Management Suite (BPMS), Business Process Management Notation
(BPMN) and the platform AuraPortal.
Chapter III, contains the review and current analysis of the “Facultad de Ciencias
Administrativas”, also specifies the different methodologies used in research to
carry out tests for execution based on the modelling process.
ix
In the Chapter IV may demonstrate the obtained results through modelling and
execution and you will see the advantages that provide the BPMS implementation
and the feasibility of implementing at “Escuela Politécnica Nacional”.
The Chapter V outlined the main findings and recommendations which emerged
through the development of the present research project which includes specific
suggestions to the administrators of the Organization to achieve a better service to
the client in this case the student.
Keywords: Modeling, BPM (Business Process Management), BPMN (Business
Process Management Notation), Aura Portal.
1
1 INTRODUCCIÓN
Los procesos son el elemento más importante y más extendido en la gestión de
las organizaciones innovadoras. Este interés por los procesos ha permitido
desarrollar una serie de técnicas relacionadas con ellos, una de ellas es
automatizar los procesos.
En organizaciones de educación es necesario captar las necesidades de las
partes interesadas (empresa, estado, sociedad), para poder dar a los estudiantes
la preparación y conocimiento hacia donde se enfocan las tendencias futuras
(mercantiles, tecnológicas), además de brindar todas las facilidades para cumplir
dichos objetivos.
En éste sentido, actualmente las universidades no se están enfocando hacia las
necesidades del entorno. Hay una división marcada entre lo que la universidad
produce y lo que su entorno requiere. Los estudiantes actualmente esperan de las
instituciones educativas lo que demandan otros lugares, esto es, mejores
servicios, menos costos, mejor calidad y un conjunto de productos que satisfacen
su propio sentido de lo que es una buena educación.
Para crear un cambio en las instituciones, se debe considerar las ideas de todos
sus miembros, éstas deben ser expuestas y tomadas en cuenta para la toma de
decisiones. Todos los miembros incluye: la administración, los catedráticos, los
alumnos y clientes externos (empresas, padres y la sociedad en general). Esta
acotación se realiza en el sentido que mucha energía es desperdiciada en los
establecimientos educativos, cuando cada empleado del establecimiento
persiguiendo sus propios objetivos individuales deshace el trabajo de otro
empleado del establecimiento. Los profesores deberían trabajar como los
miembros de una orquesta, todos persiguiendo el mismo objetivo común, pues la
mejora no viene a través de exigirle más a los profesores y personal
administrativo, sino maximizando el esfuerzo y talento. Se deben establecer
metas claras para toda la institución.
2
Es por ello que la automatización, se presenta como una opción en la búsqueda
de control en tiempo real de los procesos, que obligue a los directivos a revisar los
procesos, medirlos a través de indicadores y tener estadísticas de mejoramiento
en el momento que se lleva o se ejecuta el proceso.
La automatización de los procesos inicia a través del modelado de las actividades
y procesos, para lograr un mejor entendimiento del mismo y muchas veces esto
presenta la oportunidad de mejorarlos. Esto asegura que los procesos se
comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando
elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa.
Ésta forma de administrar los procesos permite asegurar que los mismos se
ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente
establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser
usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene la ejecución
diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o fallas en
los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos.
1.1 PROBLEMÁTICA ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
En la Facultad de Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional,
existen varios procesos administrativos y académicos cuyas actividades
realizadas por los encargados producen tiempos de demora que por citar algunos
casos se presentan en la Tabla 1.1.
Tabla 1.1 – Causa – Efecto problemática de Facultad de Ciencias Administrativas
Causa Efecto
Paso de documentación escrita para la
obtención de un visto bueno y/o firma
desde un departamento administrativo o
una unidad académica a otra.
Retraso en el tiempo de ejecución de los
trámites.
3
Los usuarios (estudiantes) necesitan
acercarse a las asistentes administrativas
para conocer el estado de sus trámites.
Provoca inconvenientes pues el personal
de la Facultad de Ciencias Administrativas
tiene que interrumpir sus actividades
cotidianas, para dar respuesta a la
consulta.
La información requerida por el estudiante
es provista por un miembro específico de la
Facultad.
El estudiante tiene que ajustarse a los
horarios y disponibilidad del funcionario,
perdiendo oportunidad la información.
Fuente: Elaboración Propia
Para agilizar estos trámites, es necesaria una adecuada Gestión por Procesos,
que permita brindar una mejora en la ejecución de las actividades dentro de la
Facultad de Ciencias Administrativas.
Es por ello que se establece la necesidad de gestionar los Procesos de
Graduación y Titulación, con una herramienta BPMS como AuraPortal, tomando
como piloto la Facultad de Ciencias Administrativas quien en la actualidad posee
un convenio con la empresa AuraPortal.
Con las consideraciones antes expuestas, el presente trabajo, ofrece una
Propuesta de Automatización de los Procesos de Titulación y Graduación de la
Facultad de Ciencias Administrativas haciendo uso de la plataforma informática
Aura Portal, dichos procesos son críticos para cualquier institución universitaria
por la estrecha relación que requiere con los usuarios, en éste caso los
estudiantes.
1.1.1 PROCESOS PILOTO A IMPLEMENTAR
Los procesos de Titulación y Graduación, que son los procesos pilotos a
implementar cuentan con un sistema informático básico, en el cual se registra
información de interés, pero su automatización no es completa, pues no existe un
control de asignaciones, ni establecimientos de control de tiempos.
4
· Proceso de Titulación: Su ejecución actual consiste en la entrega del plan de
tesis de forma manual por medio de un documento y un CD a la asistente
administrativa del Departamento de la Facultad de Ciencias Administrativas.
Donde el estudiante tiene que dirigirse para consultar cual es el estatus de su
trámite, reiteradamente y sin respetar el horario establecido.
· Proceso de Graduación: La interacción de la Secretaría General de la Escuela
Politécnica Nacional con la Facultad Ciencias Administrativas, carece de
dinamismo lo que provoca demora en la Graduación de los estudiantes.
Con la propuesta de automatización de estos procesos, se podrá observar las
ventajas que proporciona la implementación de un BPMS y la factibilidad de su
implantación en la Escuela Politécnica Nacional.
1.2 ANÁLISIS DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
La base fundamental de toda entidad de educación superior son los estudiantes,
los mismos que deben ser formados académicamente bajo los parámetros
establecidos por las necesidades y requerimientos de la sociedad actual y que a
la vez contribuyan con la misma en función de las propuestas productivas
establecidas por el gobierno, generando como resultado, profesionales
calificados, con excelentes conocimientos, formación humana y servicio a la
sociedad.
La Facultad de Ciencias Administrativas, como se menciona en la tesis
Levantamiento, diseño y documentación de los procesos de la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional (Lara y Vásquez,
2010, pág. 68), ha visto incrementada su población estudiantil considerablemente,
principalmente en postgrados, y en menor cantidad en la carrera de pregrado
Ingeniería Empresarial, debido principalmente a la promoción realizada en ferias
universitarias y en los cursos propedéuticos de la EPN; con esta consideración y
5
tomando en cuenta que una vez concluido el programa de estudio
correspondiente, los estudiantes desean obtener su título profesional en el menor
tiempo posible, trasformando a éste en un proceso crítico para la Facultad de
Ciencias Administrativas por el relacionamiento activo entre los estudiantes y
personal de la Facultad: autoridades, profesores y personal administrativo.
La emisión del nuevo REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DE LAS
CARRERAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y DE POSTGRADO DE LA
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL, aprobado el día 16 de agosto de 2011 y
publicado en la página web de la Escuela Politécnica Nacional el 5 de octubre de
2011. En su Capítulo VI DE LA TITULACIÓN Y GRADUACIÓN, establece los
lineamientos a los que todas las dependencias de la universidad deben acogerse,
ésta parte del Reglamento se puede observar en el Anexo A.
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Contribuir al mejoramiento de los procesos de la Escuela Politécnica Nacional,
mediante la automatización de los procesos de Titulación y Graduación de la
Facultad de Ciencias Administrativas.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Para el desarrollo del presente proyecto de investigación se ha planteado los
siguientes objetivos específicos:
· Analizar la situación actual de los procesos de Titulación y Graduación
· Modelar los procesos de Titulación y Graduación utilizando la notación BPMN
· Definir reglas de negocio que permitan estandarizar los procesos de Titulación
y Graduación
· Realizar pruebas de ejecución de los procesos de Titulación y Graduación
6
· Examinar el comportamiento del proceso posterior a su parametrización
· Generar documentación necesaria correspondiente al funcionamiento de los
procesos de Titulación y Graduación
7
2 MARCO TEÓRICO
En este capítulo se desarrolla la teoría que sirvió de base para la aplicación
posterior, sustentada en la opinión de varios autores. A continuación se describen
los conceptos que sirven de apoyo a la presente investigación.
2.1 GESTIÓN POR PROCESOS
2.1.1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad se puede notar que la cultura de las organizaciones exitosas está
orientada hacia los procesos en los cuales se observa que las empresas tanto
latinoamericanas, europeas, japonesas, norteamericanas, utilizan la cultura
empresarial regida por la gestión de procesos. Si existe una buena gerencia de
procesos los resultados son automáticos, como se ha podido aprender alrededor
del mundo una diferencia enorme en los resultados de las compañías, están
basados en la concentración que se hace para mejorar sistemáticamente los
procesos.
“Las teorías de la Gestión Empresarial han evolucionado en la medida en que la
tecnología y las relaciones de producción se han vuelto cada vez más complejas.”
(Amozarrain, 2009).
Según Zaratiegui (1999):
Los procesos se consideran actualmente como la base operativa de gran
parte de las organizaciones y gradualmente se van convirtiendo en la base
estructural de un número creciente de empresas. Esta tendencia llega
después de las limitaciones puestas de manifiesto en diversas soluciones
organizativas, en sucesivos intentos de aproximar las estructuras
empresariales a las necesidades de cada momento.
8
2.1.2 DEFINICIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS
La gestión por procesos en la actualidad incorpora una serie de nuevos
componentes necesarios para competir con éxito en el nuevo milenio, da un
enfoque total al cliente externo, considerando sus necesidades y sus
expectativas, siendo el cumplimiento de éstas las que generan valor agregado al
producto o servicio; la gestión por procesos consiste en gestionar las relaciones
entre las diversas funciones, integrar cada uno de los procesos que la empresa
realiza. Los sistemas coordinan las funciones, independientemente de quién las
realiza, se concentra la atención en el resultado de los procesos, no en las tareas
o actividades.
Se fundamenta en la asignación de un directivo de la responsabilidad de cada uno
de los procesos de la empresa, en su forma más radical, se sustituye la
organización departamental buscando un modelo de desempeño excelente,
teniendo como resultado una organización exitosa moderna en el sistema global.
La gestión por procesos según Roure, Moñino y Rodríguez (1997):
Es la forma de gestionar toda la organización alrededor de todas las
actividades que tienen mayor importancia en la creación del valor añadido,
independientemente de si pertenecen o no a una misma área funcional, de
esta forma, las diversas actividades y funciones miran hacia su cliente
interno y externo y procuran conseguir su máxima satisfacción y la máxima
eficacia externa. Así mismo, las organizaciones transformadoras
consideran que la gestión estratégica de los procesos es también un
elemento fundamental, no sólo para conseguir comprender mejor las
necesidades de sus clientes y, por tanto, poder satisfacerlas, sino para
tener la suficiente agilidad para adaptar continuamente su gestión a las
necesidades cambiantes de su entorno, ser proactivos y crear las reglas
sobre las que se fundamentará su futura competitividad.
9
2.1.3 VENTAJAS DE LA VISIÓN POR PROCESOS
Según Roure (1997):
La ventaja de la gestión por procesos conlleva en suma, una nueva visión
del funcionamiento de la empresa, con el objeto de la mejor respuesta y de
la forma más rápida y eficiente, a las demandas de los clientes,
ofreciéndoles el máximo valor, […], por lo tanto la gestión de los procesos
proporciona a las organizaciones transformadoras cinco posibles ventajas:
· Alineamiento hacia lo vital: los directivos de los diferentes niveles y áreas
centran su atención en las actividades que contribuyen en su mayor
medida a la consecución de los objetivos de su organización.
· Búsqueda constante de la satisfacción del cliente interno y externo: el
cliente pasa a ser el centro de las actividades de todos sus integrantes,
todas ellas buscan la consecución de su máxima satisfacción presente y
futura, tanto de clientes internos y externos.
· Aumento de la eficacia en sus actividades críticas: la gestión de procesos
proporciona agilidad por su carácter horizontal y porque la gestión
estratégica de los procesos conlleva a su mejora continua y uno de los
principales vehículos de mejora es la reducción de los tiempos de ciclo.
· Seguimiento de sus indicadores clave: facilita a las organizaciones
transformadoras medir tanto su eficiencia externa e interna, la adecuada
definición de las relaciones internas que se dan en los procesos posibilita
establecer indicadores de eficiencia, evaluar continuamente los niveles de
desempeño.
· Mayor eficacia en la creación de valor en todas sus actividades: los
procesos favorecen a que se eliminen errores que se haga un uso óptimo
de recursos escasos y que se simplifique los procedimientos y las tareas.
En síntesis se puede decir que las ventajas de mantener una organización por
procesos son:
· Mejor coordinación e integración del trabajo
10
· Mejores tiempos de respuesta al mercado
· Controles de costos más simples y eficaces
· Mayor flexibilidad de la empresa
· Rápido crecimiento de la productividad
2.1.4 PROCESOS
2.1.4.1 Definición de Proceso
Para llevar a cabo una actividad productiva o de prestación de servicios, una
empresa tiene que cumplir con un cierto número de tareas, las mismas que al ser
agrupadas se convierten en actividades y posteriormente en procesos, por ésta
razón, se puede señalar que la empresa es un conjunto de procesos.
Para Harrington (1996), “Proceso es cualquier actividad o grupo de actividades
que emplee un insumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un
cliente externo o interno. Los procesos utilizan los recursos de una organización
para suministrar resultados definitivos.”
2.1.4.2 Características de los Procesos
Las características de los procesos según Mejía García (2006) son las siguientes:
· Se pueden describir entradas y salidas
· El proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales, por lo que
puede afectar a varios Departamentos
· Son capaces de cruzar vertical y horizontalmente la Organización
· Responden a la pregunta qué (se hace), no al cómo
· Tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la
organización
· Tienen a alguien que se considera responsable del proceso
· Tiene límites bien definidos
· Tiene interacciones y responsabilidades bien definidas
11
· Tiene medidas de evaluación
· Tiene propuestas de cambio
· Son de fácil manejo
2.1.4.3 Elementos de los Procesos
Según Pérez Fernández (2010), el proceso contiene los siguientes elementos, los
cuales pueden ser fácilmente identificados y comprendidos.
· Entrada: conjunto de información y elementos que llegan a un proceso.
· Transformación: mecanismo de conversión de insumos en productos o
resultados.
· Salida: es el conjunto de información y elementos que salen del proceso
generados por una actividad.
· Controles: surgen como guía o normas en el proceso.
· Recursos: sirven para transformar el insumo.
· Límites: sirve para demarcar lo que está dentro y fuera del sistema.
En la Figura 2.1, se puede observar lo antes mencionado:
Figura 2.1 - Elementos del Proceso
(Pérez Fernández, 2010)
2.1.4.4 Clasificación de los Procesos
Para Mariño (2001), “Es importante considerar dentro de las organizaciones el
análisis e identificación de los procesos, ya que esto permite visualizar la situación
real de la empresa; después de realizar la identificación de los procesos es
12
necesaria la clasificación, por ello es importante que se establezca de manera
adecuada las salidas o resultados que se producen”.
Los procesos se clasifican en:
· Procesos Estratégicos
· Procesos Operativos
· Procesos de Soporte
Como se puede apreciar en la Figura 2.2:
Figura 2.2 –Tipos de Procesos
(Mariño, 2001)
Mariño (2001) define a cada uno de ellos de la siguiente manera: 2.1.4.4.1 Procesos gobernantes
Son también conocidos como estratégicos o de apoyo son procesos que realizan
para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa
y darle un carácter único, estos procesos son responsables de emitir políticas
directrices y planes estratégicos. Estos procesos son de responsabilidad de la alta
gerencia.
13
2.1.4.4.2 Procesos operativos
También llamados agregadores de valor o productivos y están directamente
relacionados con los productos o servicios que presta la empresa, contribuyendo
a mejorar su eficacia.
2.1.4.4.3 Procesos de apoyo
También llamados como soporte o habilitantes estos no añaden valor
directamente, pero son necesarios para el funcionamiento de la organización, su
objetivo es dar apoyo logístico, soporte y asesoría a los procesos operativos
contribuyendo a mejorar su eficacia.
2.2 MAPA DE PROCESOS
2.2.1 DEFINICIÓN
El Mapa es la representación gráfica del conjunto de procesos desarrollados
dentro de un ámbito de actuación, con todos sus componentes y relaciones.
Constituye una herramienta utilizada para identificar y describir, mediante
diagramas y texto, cada uno de los pasos imprescindibles de los procesos clave
de una organización.
Para Mariño (2001, pág. 36) el tener mapas de procesos permite mostrar cómo
fluye el trabajo a través de la organización, presentando con simplicidad cuáles
son los principales procesos en que se trabaja, cada uno de ellos convirtiendo
entradas en resultados, proveyendo un gráfico claro y complejo del trabajo.
En la realización del mapa es necesario identificar tres tipos de procesos
mencionados en el punto 2.1.4.4, como se muestra en la Figura 2.3:
14
Figura 2.3 – Ejemplo de Mapa de Procesos
2.2.2 CARACTERÍSTICAS DEL MAPA DE PROCESOS
Según Pérez Fernández de Velasco (2010, pág. 108) el mapa de procesos se
muestra en un lenguaje gráfico y es diseñado para:
· Exponer gradualmente y de forma controlada los detalles de los procesos,
secuencia o interacción entre ellos.
· Estimular la descripción de los procesos de forma concisa y precisa.
· Centrar la atención en las relaciones/comunicaciones de los procesos
representados.
· Representar la totalidad de un sistema como un único módulo.
· Identificar aquellas áreas en las que un cambio tendría mayor impacto sobre
la mejora de la calidad.
15
· Eliminar las barreras organizativas y departamentales artificiales, fomentando
el trabajo en equipos interfuncionales e integrando eficazmente a las
personas.
2.2.3 ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS
Según D'Alessio Ipinza (2002) se debe tener en cuenta los siguientes
lineamientos para la elaboración de un mapa de procesos, las fases son:
· Identificar los procesos operativos, administrativos y más importantes.
· Determinar las fronteras de los procesos, es decir, las entradas, el proceso y
las salidas.
· Los proveedores y clientes de cada proceso
· Comprender los procesos, su misión, y objetivos
· Evaluar la relevancia estratégica de cada proceso
· Evaluar la “salud” de cada proceso
· Flexibilidad ante las variaciones del entorno y adecuarse al mismo.
· Describirlos desglosando hasta conseguir el nivel de detalle necesario, de una
lista con todos los procesos identificados e ir agrupándolos hasta el primer
nivel.
2.3 DISEÑO DE PROCESOS
Una de las principales decisiones tomadas por los gerentes se refiere al diseño de
los procesos de la organización ya que es necesario desarrollar procesos que
tengan lógica, ordenándolos de forma secuencial para comprender su dimensión
y de esta manera volverlos más eficientes.
Para Moñino (1999), “El diseño de procesos es la base fundamental en el
mejoramiento organizacional, es la comprensión del proceso tal y como éste está
funcionando en la actualidad”.
16
2.3.1 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Para poder realizar el diseño de los procesos es necesario en primer lugar
recolectar toda la información necesaria de lo que ocurre dentro de la
organización para lo cual es necesario recorrer cada sección de la empresa y
entrevistar a todos los actores participantes de los procesos de manera directa y
documentar dicha información.
Según Agudelo (2007), entre las preguntas frecuentes están:
· ¿Cuáles son las tareas que desempeña?
· ¿Cómo realiza o ejecuta cada tarea?
· ¿Qué información necesita para realizar cada tarea?
· ¿Quién le provee de la información para su trabajo?
· ¿A quién le es útil su trabajo?
· ¿Cuál es el resultado de realizar todas las tareas?
Estas preguntas entregarán la información necesaria para diagramar las tareas de
un proceso. Estas entrevistas deben tener el formato de una conversación más
que un cuestionario, la que debe ser hábilmente dirigida por el entrevistador para
lograr superar las barreras psicológicas que podría tener el entrevistado.
2.3.2 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS
El análisis de los procesos consiste en determinar la situación actual de la
organización debido a que los procesos constituyen una radiografía de la
organización, en la medida en que los procesos sean eficaces la organización
también lo será.
Mediante el análisis de los procesos se puede identificar en qué procesos la
organización debe concentrar sus esfuerzos, así como también que procesos son
los que están implicados en la consecución de los objetivos de la organización,
17
cuáles son los procesos críticos y cuáles no contribuyen a la consecución de
objetivos.
2.3.3 REPRESENTACIÓN GRÁFICA
La representación gráfica de los procesos facilita la comunicación, ejecución y
análisis de los mismos, así como la detección de mejoras. Las empresas
disponen de diversas herramientas de representación gráfica y quizá la más usual
sea la utilización de diagramas como por ejemplo el diagrama de flujo.
Para Mejía García (2006), “El ordenar los procesos en forma secuencial permite,
comprender su verdadera dimensión tomándolos más eficientes. La mejor forma
de entender un proceso es mediante su diagramación o flujograma”.
2.4 INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS
Según Mariño (2001), medir consiste en comparar una magnitud con un patrón
establecido, los indicadores de gestión miden o indican el nivel de desempeño
que tiene un proceso permitiendo de esta manera “controlar, mejorar o comparar
cualquier proceso y conocer qué está sucediendo con él”.
Para conocer el rendimiento de los procesos es necesario que los mismos sean
medidos de acuerdo con las expectativas de los clientes ya que un proceso que
no se puede medir es muy difícil de administrar.
Mejía (2006, pág. 79), menciona: “Medimos porque es importante saber lo que
está ocurriendo objetivamente”.
2.4.1 OBJETIVO DE LOS INDICADORES
Para Mejía (2006), los indicadores y medidores de gestión deben ser usados
entre otros propósitos, para:
18
· Evaluar el desempeño del proceso contra las metas de mejoramiento,
permitiendo medir el grado de cumplimiento de las metas en relación con los
resultados obtenidos.
· Establecer si el proceso es estable o no y, por tanto, definir si las causas
detrás de los resultados son comunes o especiales para definir el tipo de
mejoramiento requerido.
· Fijar el nivel de desempeño alcanzado por el proceso para servir de punto de
referencia en procesos de comparación con las mejoras prácticas.
· Mostrar tendencias, evaluar efectividad y proveer señales oportunas de
precaución.
· Establecer bases sólidas para identificar problemas o detectar oportunidades
de mejoramiento.
· Proveer medios para evaluar las medidas correctivas y preventivas.
· Facilitar la comunicación entre el dueño del proceso y quienes lo operan,
entre éstos y la gerencia, entre personas relacionadas con el proceso.
· Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el proceso
sigue siendo suficientemente competitivo.
2.4.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES
Para Mariño (2001), cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes
criterios:
· Poderse medir: Esto significa que lo que se desea medir se pueda medir, ya
sea en términos del grado o frecuencia de la cantidad.
· Tener significado: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por
todos aquellos que lo usan. Lo importante es que tenga significado para todas
aquellas personas partícipes en el proceso. Por lo tanto, todo medidor debe
tener una descripción, esto es, una breve definición sobre qué es y qué
pretende medir.
· Poderse controlar: El indicador debe poderse controlar dentro de la estructura
de la organización.
19
2.4.3 IMPORTANCIA DE LOS INDICADORES
Para Mejía (2006) los indicadores de gestión son de gran importancia porque:
· Permite cuantificar con certeza
· Permite evaluar el desempeño de cada proceso
· Permite conocer las oportunidades de mejora de un proceso
· Permite analizar y buscar un hecho
· Contribuye a lograr la misión de la organización
· Ayuda a identificar oportunidades de mejoramiento progresivo
· Ayuda a monitorear el progreso
2.4.4 COMPONENTES DE UN INDICADOR
Según Beltrán (1999), para que un indicador esté correctamente compuesto debe
tener los siguientes componentes: Nombre, Forma de cálculo, Unidades y
Definición, lo cual se detalla en la Tabla 2.1:
Tabla 2.1– Componentes de los Indicadores
COMPONENTE DESCRIPCIÓN EJEMPLO
NOMBRE Es la identificación del indicador,
define claramente el objetivo y
utilidad del indicador, éste debe ser
concreto.
Eficacia mensual en
Ventas
FORMA DE
CÁLCULO
Es la fórmula matemática para el
cálculo del valor del indicador,
teniendo que identificar
exactamente los factores y la
manera en que ellos se relacionan.
Eficacia en Ventas =
Total # compraron
Total clientes visitados
UNIDADES Es la manera como se expresa el
valor de determinado indicador y
Porcentaje %
20
varía de acuerdo con los factores
que se relacionan.
DEFINICIÓN Es la documentación del indicador
en términos de especificar de
manera concreta los factores que se
relacionan en su cálculo.
Indicador mide
porcentualmente la
eficiencia del vendedor.
Fuente:(Beltrán, 1999 pág. 41)
2.5 MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
Actualmente, una de las alternativas que permiten incrementar la calidad no solo
de los productos sino de los servicios es la mejora de los procesos; una estrategia
que ayuda a las organizaciones a optimizar sus recursos y obtener la mayor
rentabilidad, a la vez que les da la oportunidad de ofrecer un producto acorde a
los requerimientos del cliente. Esta alternativa implica una reformulación de las
tareas que se desarrollan dentro de una empresa mediante un análisis de los
procesos donde se puede mejorar.
Al ser una empresa un conjunto de procesos, es indispensable que se mejoren las
tareas que generan valor agregado para la misma, sin dejar de lado la perspectiva
sistémica y el concepto de mejora continua.
El mejoramiento de procesos aparece hoy como una de las herramientas
utilizadas por las organizaciones, no sólo con el fin de aumentar la calidad de sus
productos o servicios y satisfacer a plenitud las necesidades de sus clientes, sino
para autoevaluar continuamente sus factores clave competitivos e identificar
oportunidades de mejora.
Según Chiavenato (1999, pág. 467) todo cambio genera un problema que debe
solucionarse racional y eficientemente, de modo tal que los cambios no se dejen
al azar o a la improvisación, sino que se planeen de forma ordenada y
consecuente con la razón de ser de la institución.
21
De ésta manera el mejoramiento de procesos en una empresa se convierte en
una metodología de solución a los problemas que enfrenta, constituyéndose en
una herramienta importante a la hora de dinamizarla y modernizarla.
Para Harrington (1996, pág. 149) “Mejorar un proceso, significa cambiarlo para
hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable. Qué cambiar y cómo cambiar
depende del enfoque específico del Equipo de Mejoramiento del Proceso y del
proceso”.
2.5.1 OBJETIVO DE LA MEJORA DE PROCESOS
Para Harrington (1996, pág. 23) el principal objetivo consiste en garantizar que la
organización tenga procesos que:
· Eliminen errores.
· Minimicen las demoras.
· Maximicen el uso de activos.
· Promuevan el entendimiento.
· Sean fáciles de emplear.
· Sean amistosos con el cliente.
· Sean adaptables a las necesidades cambiantes de los clientes.
· Proporcionen a la organización una ventaja competitiva.
· Reduzcan el exceso de personal.
Kaoru Ishikawa difundió por todo el mundo su modelo de Método sistemático o
científico de mejora de procesos, basado en el recorrido de una serie de pasos o
etapas, desde la detección de un problema o de una posibilidad de mejora,
pasando por su estudio en busca de sus causas, de posibles perfeccionamientos
o soluciones, la elección de la solución o conjunto de soluciones que parecen
idóneas, hasta llegar a su implantación y a la medida de las mejoras conseguidas.
El diagrama de la Figura 2.5 resume las etapas de este método y sus rasgos más
característicos.
22
Figura 2.4 – Método sistemático de mejora de procesos
(Zaratiegui, Gestión por procesos, 1999)
El rasgo más característico de este Método sistemático de mejora de procesos es
su continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los
puntos a mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos
detectados, para corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para
cuantificar el nivel de mejora alcanzado.
Como puede deducirse del contenido de las acciones en sus cinco etapas, de la
necesidad de verificar muchas de las decisiones tomadas mediante la toma de
mediciones y su análisis, de encargar su desarrollo a equipos más o menos
estables y de otros detalles secundarios, este método pretende conseguir mejoras
apreciables de forma sostenida a lo largo del tiempo.
2.6 AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Actualmente la Administración está mostrando cada vez más interés en ser eficaz
y eficiente en el desempeño de todos sus amplios y diversos cometidos.
23
En este sentido, juega un papel fundamental los avances informáticos en la
gestión de los procesos administrativos, tanto para agilizar la tramitación, como
para obtener datos que debidamente interpretados nos puedan ser útiles para
extraer conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados, volumen de
trabajo de las unidades o cumplimiento de objetivos.
Mejías (2000) menciona: “Se entiende por automatización de procesos, la gestión
de las tareas administrativas mediante la asistencia de un computador,
entendidas aquéllas como una sucesión de pasos ordenados y reglados que
culminan en la adopción de una decisión administrativa”.
2.6.1 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE (BMPS)
BPMS significa “Business Process Management Suite” y es sin duda, la tendencia
ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de
gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el
mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y
mucha mayor potencia.
Según Llobell (2011), en su seminario Web menciona, BPMS puede ser definido
como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas
modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas, es
decir procesos de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o
permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes,
proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.
2.6.2 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
2.6.2.1 Definición
Para Garimella, Lees y Williams (2008, pág. 21), “BPM es un conjunto de
métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar
24
y controlar procesos de negocio operacionales. Es un enfoque centrado en los
procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la
información con metodologías de proceso y gobierno”.
BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con
una nueva clase de herramientas de software empresarial. Ha posibilitado
adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad con que las
organizaciones mejoran el rendimiento de negocio.
2.6.2.2 Dimensiones de BPM
2.6.2.2.1 El Negocio: La Dimensión de Valor
La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto
para los clientes como para los “stakeholders” (personas interesadas en la buena
marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etc). BPM
facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía.
2.6.2.2.2 El Proceso: La Dimensión de Transformación
La dimensión de proceso crea valor a través de actividades estructuradas
llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y
materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Mientras
más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor.
· Efectividad de los procesos: BPM fomenta de forma directa un aumento en
la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la
coordinación de personas, información y sistemas. A diferencia de los
métodos y las herramientas del pasado, BPM no impone la efectividad a
través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios
funcionales. En su lugar, BPM permite la respuesta y adaptación continuas a
eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real.
· Transparencia de los procesos: La transparencia es la propiedad de
apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones.
25
BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la
estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados
así como de las causas.
· Agilidad en los procesos: BPM proporciona agilidad en los procesos al
minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e
ideas empresariales en acción. BPM permite a las personas de negocios
definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de
proceso.
2.6.2.2.3 La Gestión: La Dimensión de Capacitación
La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a
los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los
fines y objetivos del negocio.
Para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito
empresarial.
2.6.2.3 La Arquitectura de Gestión para BPM
Dentro del marco de la arquitectura empresarial, el papel de la gestión es dirigir
las acciones y comportamientos de personas y sistemas, así como el flujo de
información a través del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los
procesos para alcanzar los objetivos empresariales. La arquitectura de gestión de
BPM incluye gestión de proyectos, gestión de procesos y mejora de procesos.
2.6.2.4 La Arquitectura Tecnológica para BPM
2.6.2.4.1 Simulación
Después de diseñar un proceso, es posible que se desee probarlo primero “en el
laboratorio”. Con BPM, puede simular un proceso con el ordenador para ver cómo
se comportará en diversas condiciones. El proceso se simula en el mismo entorno
utilizado para la creación del modelo. Por lo tanto, una simulación se puede
26
realizar rápidamente. La simulación de un proceso se ejecuta como un proyecto
en uno o varios escenarios distintos. Un proyecto de simulación contiene modelos
de simulación de procesos, recursos compartidos y configuraciones de
documentos.
Garimella, Lees y Williams (2008, pág. 57), mencionan que los proyectos BPM
son de dos tipos:
· Optimización de las operaciones actuales: mejorar la productividad y el
rendimiento, medir los procesos de funcionamiento actuales y corregir los
defectos. Mediante BAM (Business Activity Monitor), supervisar y analizar los
procesos, y determinar las áreas objeto de mejora.
· Desarrollo de nuevos procesos y aplicaciones: ir en pos del crecimiento y
la innovación, o eliminar las prácticas poco económicas y crear nuevas
capacidades. Utilizar el entorno de composición integrado de BPM para
reutilizar las capacidades existentes, elaborar nuevos procesos e
implementarlos. Las implementaciones de BPM pueden funcionar en
prácticamente cualquier metodología de desarrollo.
2.6.3 DIAGRAMA BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN)
Según Owen y Raj (2003, pág. 3):
Business Process Modeling Notation (BPMN) es el nuevo estándar para
modelado de procesos de negocio y procesos de servicios web. BPMN es
un elemento central de una nueva iniciativa en el mundo empresarial
denominada Arquitectura de Procesos de Negocio (BPM).
El principal objetivo de BPMN es proveer una notación estándar que sea
fácilmente comprensible por todos los miembros de la empresa. Estos
grupos de interés de negocios incluyen los analistas de negocios que crean
y perfeccionan los procesos y los desarrolladores técnicos responsables de
27
la aplicación de los procesos, y los gerentes de negocios que supervisan y
gestionan los procesos.
Por lo tanto, BPMN es la intención de servir como lenguaje común para cerrar la
brecha de comunicación que se produce con frecuencia entre proceso de diseño
de negocios y su aplicación.
BPMN especifica un diagrama de procesos de negocio único, éste esquema fue
diseñado para hacer dos cosas bien. En primer lugar, es fácil de usar y
comprender. Se puede utilizar de forma rápida y sencilla los procesos del modelo
de negocio y es fácilmente comprensible por los usuarios.
En segundo lugar, ofrece la expresividad para modelar procesos de negocio muy
complejo, y puede ser de origen natural asignada a las lenguas la ejecución del
negocio.
2.6.4 SIMBOLOGÍA BPMN
La notación para gestión de procesos del negocio (BPMN) es el estándar más
reciente para modelado de procesos del negocio y servicios web.
En la Tabla 2.2 se indica una lista de elementos de modelaje básicos:
Tabla 2.2 - Elementos Básicos de Modelaje
Objeto Descripción Notación Evento Un evento es algo que sucede
durante el curso de un proceso. Estos
eventos afectan el flujo del modelo y
usualmente tiene una causa o un
impacto. Existen tres tipos de
eventos: Inicio, Intermedio y Fin.
Inicio
Como el nombre implica, el evento de
inicio indica cuando un proceso en
Inicio
28
Intermedio
Fin
particular inicia.
El evento intermedio ocurre entre el
inicio y el final de un evento.
Como el nombre implica, el evento de
fin indica cuando un proceso ha
finalizado.
Intermedio
Fin
Actividad Una actividad es un término genérico
para el trabajo que realiza la empresa
en un proceso. Los tipos de
actividades que forman parte de un
modelo de proceso son: subprocesos
y tareas. Las actividades se utilizan
en ambos procesos estándar.
Compuerta Una compuerta se utiliza para
controlar la convergencia y
divergencia de las corrientes de
secuencia en un proceso.
Así determinará la ramificación,
duplicidad, fusión, y unión de las
rutas.
Flujo de
Secuencia
Un flujo de secuencia se utiliza para
mostrar el orden que
las actividades se realizarán en un
proceso
Flujo de
Mensaje
Un flujo de mensaje se utiliza para
mostrar el flujo de mensajes entre dos
participantes que son preparados
para enviarlos y recibirlos.
29
Asociación Una asociación se utiliza para vincular
información con elementos gráficos
BPMN, anotaciones de texto y otros
artefactos. Una asociación indica una
dirección de flujo cuando proceda.
Conector fuera
de página
Generalmente se utiliza para la
impresión, éste objeto mostrará
cuando un flujo de secuencia deja
una página y se reinicia en la página
siguiente. Un evento intermedio de
enlace puede utilizarse como un
conector fuera de página.
Fuente: Object Management Group (OMG), 2011 pág. 28
2.6.5 DIAGRAMA BPMN FUNCIONAL
El diagrama BPMN funcional es un tipo de diagrama de BPM, que muestra las
interrelaciones de las áreas con relación a las actividades o entre las personas
que interfieren en un proceso (véase Fig. 2.5).
30
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Si
No
Documentos Base FO-PR-01-a
Se aprobo?
DX.38
Revisión de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.1SP
Propone temaestudiante
El Campo Director de Linea deInvestigación condicionará elDirector de la Tesis
FN
Calificación de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.2SP.16
Campo con verifique la cantidadde créditos aprobados
Puede presentarplan?
DX.43
Si
No
Gestión de Graduación
SP 1.2SP.47
Promedio >7?
DX
Si
NO
Revisión delproceso
EstudianteTP
FC
DA
Figura 2.5 - Diagrama BPMN del Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional
Fuente: Elaboración propia
2.6.6 VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Mejías, G. (1997) menciona las ventajas de automatizar procesos que son las
siguientes:
31
· Agilización de la Administración: Mediante una herramienta ofimática
predefinida y flexible al mismo tiempo, se eliminan dudas de tramitación y se
ayuda a la necesaria interpretación de las normas.
· Eficacia en la prestación de servicios: La automatización lleva aparejada una
mayor celeridad en la resolución y además conlleva obligatoriamente una
racionalización de los procedimientos, con supresión de trámites superfluos o
reiterativos.
· Eficiencia: Evita la redundancia y organiza el agrupamiento de pasos de
procesos, una mejor interacción entre dichos pasos, y un mejor despliegue del
talento humano, competencias, uso de recursos y mejora de tiempos.
· Eficacia: entrega de productos y servicios correctos “a la primera”. Mejora de
la gobernabilidad (reporting).
· Mejora de la satisfacción del cliente mediante la mejora de la información del
cliente.
Las aplicaciones que manejan todo lo necesario para automatizar procesos se
llaman Business Process Management Systems (BPMS) que permite a un
proceso previamente especificado ser definido en un lenguaje computacional para
ejecutarse en un computador. El sistema de información se construye de acuerdo
a los principios de la Arquitectura Orientada a los Servicios (SOA).
Para Arens (2011), cuando una empresa desea realizar una automatización de
procesos y ya tiene definido el software que va a utilizar, la implementación
generalmente se realiza en cuatro fases que son:
1) Elección del proceso: Como primera instancia para la automatización de
procesos se debe elegir el proceso a ser automatizado, hay que tener cuidado
con esto porque debe ser un proceso donde los resultados sean visibles al
automatizarlo.
2) Levantamiento del proceso: Cuando se realiza automatización de procesos
pueden existir dos escenarios: uno que la empresa ya tenga levantado los
procesos y dos cuando hay que hacer un levantamiento desde cero.
32
3) Implementación del BPM: Una vez que se tiene la información lista se debe
contemplar que flujos del proceso van a ser automatizados. Las formas de
automatizar los procesos pueden ser: por medio de un workflow que mide los
tiempos, indica al personal las actividades pendientes; los documentos se
manejan en un módulo que se ajusta a normativas internacionales, manejo de
acciones y manejo de proyectos.
4) Mantenimiento y mejora: Los procesos automatizados son fácilmente
medibles ya que los tiempos son tomados el momento que se realizan. Al ser
un seguimiento real se puede fácilmente reconocer las actividades que no
agregan valor, posibilitando los cambios de los flujos en ese momento.
2.6.7 IMPLEMENTACIÓN DE LA AUTOMATIZACIÓN
Chávez (2009), menciona que la automatización exitosa se basa en proyectos
piloto con participantes involucrados. Los proyectos se seleccionan porque
muestran signos de oportunidad de automatización. Los participantes a
seleccionarse deben tener aptitudes, capacidades y actitudes para utilizar
productivamente la automatización. Cuando se haya seleccionado el proyecto y
las personas, tómese el tiempo necesario para proporcionarles un entrenamiento
adecuado en las operaciones automatizadas.
Una vez que se empiece, avance en forma paralela. Es decir, mantenga en
funcionamiento el antiguo sistema mientras ensaya la nueva automatización.
Desde una perspectiva de manejo de sistemas, esto le permitirá utilizar el output
del sistema antiguo para revisar el output del nuevo.
El mejoramiento no implica un incremento en la carga de trabajo. Se trata de
eliminar de los empleos las actividades carentes de significado, así como los
obstáculos que se oponen al buen desempeño y algunas de las frustraciones. El
mejoramiento supone realizar el trabajo con mayor facilidad, seguridad, y
eficiencia y con mínimo de errores. Significa tener una mayor comprensión del
proceso y sus resultados.
33
2.7 AURA PORTAL
AuraPortal es un sistema de Gestión Empresarial que ofrece en un solo paquete
seis módulos relacionados entre sí que constituyen las áreas de mayor interés y
eficacia en la gestión empresarial de hoy y del futuro inmediato. (Servicio de
Documentación de AuraPortal, 2009, pág. 6). Aura integra varias funcionalidades
como son presentadas en la Figura 2.6.
Figura 2.6 - 6 en 1 Aura Portal
Fuente: Elaboración propia
· BPMS / SOA. Suite de Gestión por Procesos con Reglas de Negocio: El
BPMS representa hoy en día la meta de la mayoría de los planes de
desarrollo tecnológico. En sí mismo constituye el más moderno y ambicioso
esfuerzo de la técnica de software de gestión de la empresa para abordar la
automatización y optimización de todos los procesos. AuraPortal ha sido
seleccionada por la consultora internacional Gartner Inc. entre los mejores
programas BPMS del mundo, incluyéndolo en el Magic Quadrant y
calificándolo, un año más, como el programa ejemplo de la próxima
generación de BPMS.
BPMS
CRM
Cadena de Suministro
Intranet
Documentos
Portales
34
· CRM. Gestión de Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos
AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta
ahora: la integración total de las funcionalidades y operaciones CRM
(Customer Relationship Management) en los propios Procesos BPMS
(Business Process Management Suite) de la empresa. Es decir, la Gestión de
Clientes con Comercio Electrónico mediante Procesos.
· SCM. Procesos Patrón de Cadena de Suministro
Cadena de Suministro a través de Procesos Patrón Horizontales y Verticales
(desarrollados bajo demanda para sectores industriales específicos y
Administraciones Públicas) enraizados en una Plataforma totalmente
integrada.
· Intranet. Intranet / Extranet para la Comunicación y Colaboración
AuraPortal proporciona un entorno de comunicación y colaboración entre
empleados y entre estos y externos. Dispone de todos los canales de
comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: Encuestas, Foros y
Debates online, Agendas compartidas y, sobre todo, un innovador workflow
que es posiblemente el más potente y flexible que puede encontrarse hoy en
el mercado. Además, cuenta con una estructura imbricada que enlaza y
conecta las gestiones de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.),
Ítems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos (Centros
de Coste e Ingreso) y Áreas de la empresa.
· Gestión Documental. CON MS SHAREPOINT
Basada en Microsoft SharePoint y mejorada sustancialmente, ofrece uno de
los más completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos
(Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para
avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza
para Auditoría, etc.).
· Portales / ECM. Gestión y Publicación de Contenidos Empresariales
35
AuraPortal permite crear y gestionar anuncios para su publicación en los
diferentes Portales, teniendo en cuenta rutas de aprobación de los
comunicados, prioridades, fechas de publicación y caducidad, etc. Diferentes
áreas de la empresa, la propia dirección o cualquier otro departamento podrán
generar contenidos de gran riqueza según sus permisos otorgados y
configuración. El mecanismo para crear estos comunicados es muy sencillo y
se puede configurar de acuerdo a cualquier tipo de diseño.
2.7.1 BPMS AURA PORTAL
AuraPortal consta con un generador de Motores de Procesos de forma automática
a partir de los Modelos sin necesidad de programación, constituye un adelanto
tecnológico de envergadura. Todas las empresas realizan sus actividades según
flujos de trabajo establecidos. Estos son patrones susceptibles de automatización
para asegurar el correcto funcionamiento de la organización y la máxima
eficiencia.
2.7.1.1 Las 9 Familias
Las Familias en AuraPortal son las poblaciones que contienen los elementos
informativos básicos característicos que son de utilidad general en la mayoría de
empresas y organizaciones.
Hay 9 Familias en AuraPortal:
36
Figura 2.7 – Familias Aura Portal
Fuente: Elaboración propia
2.7.2 INTRANET / EXTRANET
AuraPortal ofrece el entorno ideal para la Comunicación y Colaboración entre el
personal de los distintos departamentos de la organización, equipos de trabajo,
delegaciones, etc. llegando incluso a los partners de negocio (agentes, clientes,
proveedores, etc.).
AuraPortal dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas
tecnologías: publicación en los Tablones de Anuncios de los distintos Portales,
diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates online en los que podrán participar
todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas compartidas, etc. Además,
todas las actividades de comunicación física que se realicen (cursos, reuniones,
etc.) pueden ser organizadas, gestionadas y controladas, incluida la medición de
sus resultados.
A. Empleados
B. Reglas
C. Procesos
D. Tareas Libres
E. Documentos
F. Cuentas
G. Ítems
H. Proyectos
I. Áreas
37
Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación en AuraPortal es el
workflow de las Tareas Personales de los Procesos y las Tareas Libres, que
afecta a todas las actividades que realizan en la entidad.
Cada usuario recibe sus tareas asignadas en su propia agenda de AuraPortal,
mesa de trabajo que incorpora todos los elementos de gestión, organización y
control de los trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos,
múltiples Búsquedas, Alertas.
Las tareas manejadas en los procesos mediante el workflow tienen las siguientes
características:
· Personalidad: Permite la asignación bien por la Persona física o bien por el
Cargo que ocupa en la empresa.
· Histórico: Lleva un histórico que registra todas las acciones y los comentarios
introducidos por cada ejecutor de cada tarea.
· Acciones del flujo: El flujo de tareas se realiza mediante las acciones de
enviar, responder, reclamar, terminar con o sin éxito y mantener en estado
latente.
· Privacidad: El flujo de las tareas está protegido por un sistema de seguridad
que asegura que solo las personas que tienen permiso pueden acceder en
cada momento a las tareas filtradas.
· Enlaces: Cada tarea puede enlazarse sin limitación con: otras tareas,
empleados, documentos, cuentas, ítems, proyectos y áreas.
· Control de fechas: Cada tarea acepta indicación de fechas y horas para su
inicio y finalización, tanto previstas como reales.
· Tareas Múltiples: Se pueden asignar tareas a grupos de usuarios, tanto a
título individual como colectivo.
2.7.3 GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental de AuraPortal es la de Microsoft SharePoint mejorada con
algunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades. El control
38
de documentos de SharePoint es uno de los más potentes, completos y flexibles
que existen en el mundo.
· Creación automática de bibliotecas
· Gran capacidad.
· Creación, revisión e ingreso de documentos.
· Revisión y Aprobación.
· Visados con firmas digitales en los documentos.
· Búsquedas por nombre o parte de él, por campos o características (autor,
fecha de creación o modificación, tamaño, etc.).
· Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea.
· Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados
involucrados en los procedimientos.
· Seguridad. El acceso a las bibliotecas está controlado y restringido a los
usuarios que exhiban los correspondientes permisos.
Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la
Gestión Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su
integración con Empleados, Cuentas, etc. que son los elementos informativos que
se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas.
· La mayoría de los documentos se crearán de forma automática mediante la
utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del
Proceso.
· La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a
disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o
eliminación.
2.7.4 GESTIÓN DE PORTALES
AuraPortal puede abarcar muchos portales, que son los marcos de entrada de los
diferentes colectivos de usuarios que acceden a él. Se distinguen dos tipos de
portales:
39
· Portal Privado Interno (para Empleados). Se le llama comúnmente Portal de
Empleados.
· Portales Externos (para Clientes, Proveedores, Partners, etc. con login y
contraseña).
Según el Portal por el que se accede a AuraPortal, los permisos de acceso a la
información son diferentes y se adaptan a sus necesidades particulares y a la
garantía de protección y privacidad general.
2.7.5 TIPOS DE USUARIOS
Figura 2.8 - Usuarios Aura Portal
(Presentación Comercial Aura Portal, 2011)
40
2.7.5.1 Administradores Delegados
El control total sobre la información de AuraPortal se adueña el Administrador de
AuraPortal que recibe el nombre de Adminportal.
Este Administrador puede a su vez delegar funciones de alto rango (por ejemplo,
crear y modificar el organigrama de la Entidad, o crear los árboles y las clases de
Cuentas, Tareas, etc.) en diversas secciones de AuraPortal, a otros usuarios, que
reciben el título de Administradores Delegados.
2.7.5.2 Usuarios
Se llama Usuario a los que pueden intervenir y utilizar los servicios de AuraPortal.
Hay cuatro categorías de usuarios:
· Usuario Interno. Son los empleados de la entidad, y se comunican entre
ellos mediante el Portal Interno.
· Usuario Externo. Son distribuidores, clientes, proveedores, subcontratistas,
etc. que mantienen una relación regular con la empresa. Estos usuarios se
comunican con la empresa a través de Portales Externos donde tienen
acceso a todo tipo de información útil y participar en el workflow de Procesos
BPM y de tareas libres.
· Usuario Invitado. Son usuarios con menos relación con la entidad, aunque
también pueden participar en procesos.
· Las solicitudes las realizan, normalmente, a través de la Plataforma de
Interacción Web y reciben Emails, que se crean de forma automática, con
formularios adjuntos que integran las tareas de los Procesos. De esta manera,
los usuarios invitados participan de una forma similar a los empleados y
externos en la ejecución de los procesos.
41
· Visitantes Registrados. Son visitantes de la Plataforma de Interacción Web
(WIP) de Aura Portal, donde podrán acceder a información restringida, tanto
de AuraPortal como de la web pública de la empresa e incluso realizar
preguntas o notificaciones que podrán ser contestadas por Email.
Las tres primeras categorías de Usuarios (Empleados, Externos e Invitados),
actuando como ejecutores de las Tareas en los Procesos BPM y del resto de
funcionalidades y servicios de Comunicación y Colaboración que ofrece
AuraPortal, abarcan todas las posibles relaciones entre los participantes en
cualquier escenario empresarial.
· Las relaciones internas están incluidas con Usuarios Internos (Empleados).
· Las relaciones con Clientes y Proveedores con lazos fuertes con la empresa,
es mejor controlarlos a través de Portales Externos.
· Y finalmente, la relación con Clientes, Proveedores y otra gente con un
contacto menos frecuente o una participación menor pueden tener el
tratamiento de Usuarios Invitados, usando el Email como canal de
comunicación.
La posibilidad de integrar en las Tareas de Procesos de BPM, tanto de los
Empleados como de Usuarios Externos e Invitados, cada uno recibiendo su
propio Formulario para rellenar con instrucciones precisas y documentos adjuntos
y con mecanismos automáticos e incorporados, es otra característica que
diferencia y consolida AuraPortal como líder Mundial en tecnología de BPMS e
Intranets.
2.7.6 INTERFAZ DE USUARIO
En la pantalla del ordenador se presentan tres marcos:
· Marco Horizontal
· Marco Vertical
· Marco Central
42
Los marcos horizontal y vertical albergan los botones que conceden entrada a las
funciones de AuraPortal. El marco central es el que muestra el contenido y la
zona de trabajo para dichas funciones.
Figura 2.9 – Tipos de Marcos
(Presentación Comercial Aura Portal, 2011)
Marco Horizontal
En el Marco Horizontal aparecen los botones relacionados con funciones del
usuario que inició sesión, y por ello van precedidos de la palabra ‘Mis’.
Son éstos:
Mis Tareas - Mis Documentos - Mis Agendas - Mis Comunicados - Mis Correos.
También aparecen en este marco los botones de acceso a las funciones
auxiliares:
Ayuda – Empleados Presentes en la Sesión – Favoritos – Información.
43
Marco Vertical
El Marco Vertical contiene los botones de entrada a las familias de elementos
informativos y a las opciones no estrictamente ligadas al usuario que inició sesión.
Contiene los botones siguientes:
Entrada – Mensajes - Empleados – Reglas – Procesos – Tareas Libres -
Documentos – Cuentas – Ítems – Proyectos – Áreas – Estructura – Portales
Externos.
2.7.6.1 Funciones Personales
Mis Tareas
Es la opción probablemente más utilizada en la operativa diaria. En ella se crean y
se gestionan todas las tareas que tienen relación con el usuario.
Mis Documentos
Pulsando en esta opción se accede a los documentos que ha creado el usuario y
que se encuentran en las bibliotecas de AuraPortal. Por tanto son accesibles
también a través de Internet.
Mis Comunicados
Los comunicados son notas que un usuario quiere dar a conocer con carácter
general a los demás usuarios de AuraPortal o ser insertados en la página Web de
la empresa. Por aquí se entra al apartado en donde el usuario crea sus
comunicados. La creación y edición de comunicados es muy sencilla y goza de
44
muchos controles relacionados con prioridades, caducidades, avisos, rutas de
aprobación, etc.
2.7.6.2 Funciones Generales
Entrada
Esta es la primera ventana que ve el usuario de AuraPortal al iniciar sesión.
Normalmente contiene los comunicados de la empresa y de sus empleados,
además de información de interés general y enlaces a otros sitios, foros,
encuestas, etc.
Mensajes
En los Procesos, los Objetos que entienden los Mensajes son los Eventos de
Mensaje. Estos pueden ser, bien Eventos de Inicio, que se encargan de iniciar
Procesos, o bien Eventos Intermedios, en cuyo caso, dentro del Proceso ya en
marcha, detienen la corriente a la espera de la llegada de un Mensaje.
Cuando aparece un Mensaje, bien porque ha sido generado desde dentro de la
empresa o porque llega del exterior, queda depositado en una bandeja que es
consultada por el Orquestador de Procesos y éste activa los Eventos de Mensaje
que tengan relación con dicho Mensaje.
Empleados
Aquí se pueden consultar las fichas con los Datos Personales y de cargo de los
empleados de la entidad, ver listados filtrados y consultar el organigrama.
También pueden verse, si se tiene autorización para ello, los Datos Privados
(Domicilio Particular, Telf. Privado, Estado Civil, Fecha Nacimiento, Email Privado,
45
etc.). No se pueden ver sin embargo los Datos Confidenciales, como salario,
evaluaciones de la gerencia, etc.
Reglas
Las Reglas de Negocio constituyen un importante componente de la gestión de la
empresa a través del BPMS de Aura- Portal.
Procesos
Constituyen el cuerpo del BPMS y su explicación se encuentra en su
documentación específica.
Tareas Libres
A diferencia de la opción Mis Tareas de la franja superior, aquí se accede al
mundo de las tareas libres en general sin limitarlo a las tareas relacionadas con el
usuario que inició sesión, pero en cualquier caso, solo se podrá acceder a aquella
información para la que el usuario tenga permiso.
Documentos
Así como en la opción Mis Documentos aparecen los documentos creados por el
usuario, en esta opción general se accede a todas las bibliotecas a las que el
usuario tenga derecho de acceso. Las posibilidades de manejo del mundo
46
documental en AuraPortal son todas las de SharePoint de Microsoft ampliadas
con nueva programación.
Cuentas
Esta opción permite la creación, edición y consulta de cuentas.
2.7.6.3 Estructura
Se llama estructura a la plataforma sobre la que descansan todas las operaciones
de AuraPortal. La estructura es accesible solo a los Administradores Delegados
correspondientes a cada sector y no está por tanto disponible para los usuarios
sin tal rango.
2.7.6.4 Otras Funciones
Ayuda
Una completa ayuda interactiva suministrada con AuraPortal permite recibir
información de ayuda mediante un sistema muy amigable.
Usuarios Presentes en Sesión
En todo momento pueden conocerse los usuarios que permanecen en sesión.
Favoritos
Cada usuario dispone de sus enlaces favoritos a distintas partes de AuraPortal o
a entradas en aplicaciones externas con acceso inmediato pulsando este botón.
47
Información
Pulsando este botón se muestra la presente versión del sistema así como otra
información de interés relacionada con el mismo.
Portales Externos
Este botón facilita el acceso a los Portales Externos (Clientes, Proveedores,
Afiliados, Agentes, etc.), así como a los Portales Públicos (Sitios o Páginas Web)
de AuraPortal.
2.7.7 EL CICLO DE VIDA DE UN PROCESO CON AURA PORTAL
Un BPM se basa en un ciclo de mejoramiento continuo de los procesos de
negocio pasando por el Modelamiento, Simulación, Publicación, Ejecución y
Monitoreo de los procesos como se presenta en la Figura 2.10, donde el
monitoreo retroalimentará al modelo con estadísticas reales del proceso.
Figura 2.10 - Ciclo de Vida del BPMS
Fuente: Presentación Comercial Aura Portal, 2011
48
2.7.7.1 Modelización de Procesos
El usuario analiza los Procesos y Reglas de Negocio y utiliza el Modelizador,
parte integrante de AuraPortal, para plasmar gráficamente la estructura y
diagrama de flujos de los Procesos, para ello hace uso del Modelizador,
AuraPortal incluye su propio sistema de modelización desarrollado sobre la
plataforma Visio de Microsoft, especialmente adaptada para la automatización de
procesos basado en BPMN.
El usuario diseña sus Modelos de manera sencilla, rápida y potente, mientras el
Diagrama está siendo dibujado y los atributos definidos (incluido sus Formularios),
AuraPortal construye, transparentemente para el usuario, el código de
programación para el Motor que conducirá la ejecución del proceso. Entonces no
hay necesidad alguna de programación ni intervención de técnicos de TI, inclusive
para llevar a cabo los procesos más complejos. Esta característica es netamente
diferenciadora y constituye un importante atractivo del producto.
2.7.7.1.1 Simbología Standard BPMN
AuraPortal utiliza el Standard BPMN (Business Process Modeling Notation) para
modelizar sus Procesos. Este Standard, considerado el más moderno y aceptado,
utiliza tres categorías de Objetos para dibujar los Modelos:
· Actividades: Comprende las Tareas (Tareas Personales y del Sistema), y los
Subprocesos (conjuntos de Objetos conectados trabajando
independientemente dentro de un Proceso). Algunos ejemplos de su notación
presentados en la Figura 2.11:
Figura 2.11 – Tareas Aura Portal
(AP-BPMS Tutorial, 2008)
49
· Eventos: Controlan los comienzos y los finales de los diferentes flujos de los
Procesos durante los hilos del Diagrama del Modelo según están colocados.
Las anotaciones gráficas de los Eventos usados son presentados en la Figura
2.12:
Figura 2.12 – Eventos Aura Portal
(AP-BPMS Tutorial, 2008)
· Compuertas: Su misión es redirigir las corrientes del flujo del Modelo desde
las entradas a las salidas según ciertas condiciones. Las hay Divergentes y
Convergentes. Presentados en Figura 2.13:
Figura 2.13 – Compuertas Aura Portal
(AP-BPMS Tutorial, 2008)
2.7.7.2 Ejecución de Procesos
El Orquestador (dispositivo encargado del arranque y orquestación de todos los
Procesos) regula los inicios y finales de los Procesos que funcionan
concurrentemente, controlados, cada uno, por su propio Motor.
Las actividades que se realizan en los procesos de la empresa se clasifican en
dos tipos: Tareas Personales y Tareas de Sistemas (acciones realizadas por el
sistema).
50
2.7.7.2.1 Tareas Personales (con intervención humana)
Cada usuario recibe sus tareas asignadas en AuraPortal, una mesa de trabajo
que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los
trabajos que debe realizar: Rangos, Prioridades, Vencimientos, múltiples
Búsquedas, Plannings por distintos criterios, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.
· Formularios Dinámicos. Permiten divisiones condicionales, campos
calculados, campos condicionales, páginas condicionales basadas en valores
de campo, reglas de negocio y cálculo, creación automática de documentos
(basados en la información del formulario), botones de acción, botones de
enlace, botones de script y entre otros. Así, el usuario no deberá salir de la
tarea a buscar datos o documentos. Una misma tarea puede contener más de
un formulario.
· Instrucciones. Las tareas pueden contener zonas de instrucciones para guiar
al usuario a realizar la tarea correctamente. Estas disponen de capacidad
ilimitada y pueden contener textos de todo tipo, audios, vídeos, imágenes,
reglas de negocio, acceso a datos, documentos y páginas web, etc.
· Históricos. Los históricos de un Proceso contienen quién (Nombre y Cargo)
ha participado en cada tarea, qué ha realizado (nombre de la Tarea), cuándo
(fecha, hora, minutos y segundos) y los comentarios agregados por los
sucesivos participantes. Por cada Clase de Tarea pueden crearse cuantos
Históricos se desee para que actúen solo en algunas tareas, de esta forma, la
información contenida solo estará disponible para los usuarios adecuados.
· Calendarios. En Aura Portal se pueden definir Calendarios sin límite. Cada
Calendario, que puede contener cuantos años se quiera, se identifica por un
nombre y una descripción y sirve para establecer los días de fiesta, así como
los horarios laborales de todos los días que figuran en él. En función de su
aplicación, los Calendarios se dividen en:
51
§ Calendarios Generales. Son los que se aplican al conjunto de la empresa o
entidad con independencia de las personas que actúan.
§ Calendarios Personales. Son los calendarios particulares que se aplican a
una persona, grupo o Rol y que tienen preferencia sobre los calendarios
generales cuando actúa la persona. Los calendarios permiten que en los
Procesos se puedan computar las fechas por días naturales y hábiles así
como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto naturales como
hábiles.
· Diccionarios. Términos, Roles, Perfiles, Recintos Seguros, Formularios y
Consultas son almacenados en Aura Portal usando Diccionarios. Cada uno de
estos Diccionarios contiene sus propios Capítulos. Este es un sistema de
clasificación muy útil porque asegura una organización óptima facilitando su
gestión.
2.7.7.2.2 Tareas de Sistema
AuraPortal ha desarrollado un abanico de Tareas de Sistema para cubrir todas las
actividades que no necesitan intervención humana, como por ejemplo Crear
automáticamente Usuarios Invitados, Ingresar datos o valores Calculados,
Transferir datos entre Grupos de Campos, Notificaciones, Invocar Servicios Web
Internos o Externos o Desviar el flujo a un proceso diferente, etc. Estas son
algunas de las acciones que pueden ejecutar estas tareas que también se
preparan sin necesidad de programación.
2.7.7.2.3 Tareas Libres
AuraPortal permite complementariamente el desvío temporal del flujo hacia otros
empleados para obtener información o solicitar acciones, usando la opción de
Creación de Tareas Libres (sin afectar al desarrollo del Proceso principal), que
están agrupadas en clases según sus características, para facilitar su uso.
52
2.7.7.3 Monitorización
Se encarga de registrar y mostrar a los responsables de los Procesos las
situaciones reales (tiempos, retrasos o adelantos, desvíos respecto a patrones,
costes, etc.) de todos los Procesos mientras éstos se ejecutan, sin esperar a
auditorías posteriores.
La Monitorización se lleva a cabo mediante Procedimientos Automáticos y
Consultas:
· Controles de Sistema: Mientras los Procesos están en curso, cualquier
Tarea que llegue a los umbrales de Alertas o a las Alarmas, así como
cualquier otro imprevisto en un objeto del Proceso hace que el sistema genere
una Notificación de aviso al responsable del Proceso para su información y
para que pueda actuar en consecuencia.
· Cuadro de Mandos: Comprende el conjunto de Consultas e Informes
creados por el usuario que permiten conocer y controlar la ejecución de los
Procesos mientras estos están en marcha.
2.7.7.4 Optimización
A la vista de los resultados registrados en la Monitorización, se determinan los
cambios que conviene realizar en los Procesos para optimizar su funcionamiento
y eficacia.
Teniendo en cuenta que el diseño de procesos en AuraPortal puede ser
modificado o rehecho en cuestión de minutos, sin necesidad de programación, las
idas y venidas entre los modos de simulación y desarrollo se pueden hacer
cuantas veces sea necesario y todos los cambios sugeridos por la Simulación
pueden ser incorporados de inmediato para poder verlos en seguida en nuevas
simulaciones. Esto permite una optimización continua 'in-line' que permite
adaptarse a nuevas necesidades sobre la marcha. El método ágil de Versionado
53
no necesita de técnicos de IT, ya que los ejecutivos de la empresa pueden
cambiar entre los Modos de Desarrollo, Simulación y Publicado cuando lo deseen.
En este ejemplo, el ejecutor podría ver en AuraPortal, las facturas pendientes de
pago de un determinado cliente, datos que se obtendrían directamente del ERP.
Otra funcionalidad puede ser que los datos provenientes de Bases de Datos
externas sean utilizados por las Compuertas de los Procesos de AuraPortal para
tomar decisiones, orientando la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro
dependiendo de su valor.
2.7.8 VENTAJAS Y BENEFICIOS DE AURAPORTAL
2.7.8.1 Ventajas Funcionales
2.7.8.1.1 Configuración
AuraPortal está totalmente orientada a los directivos que poseen el conocimiento
de Negocio ya que no es necesario programar ni una sola línea de código ni en la
puesta en marcha ni en el día a día, por lo que la intervención de IT no es
necesaria.
2.7.8.1.2 Operativa
Es extremadamente sencillo de usar. Los empleados pronto se encuentran en un
entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus
funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Esto está
garantizado.
2.7.8.2 Beneficios
· Resultados homogéneos y predecibles
· Atender mayores volúmenes con más exactitud
· Eliminación de errores
· Rápida implementación de nuevas estrategias de negocio
54
· Mejoramiento continuo
· Optimiza el uso de los recursos humanos
· Disminuyen las necesidades de capacitación y formación
· Consistencia de información y servicio
· Permite extender los procesos a terceros (Colaboración)
· Reducción de costes
· Asegura que los procesos y las normativas y políticas de negocio se cumplen
de forma estándar
· El conocimiento queda en la organización y no en las personas
· Optimiza la colaboración entre personas y herramientas
2.7.8.3 Áreas de Aplicación
AuraPortal es una herramienta de trabajo lista para usar. Se puede empezar a
trabajar con ella de manera real y efectiva al cabo de solo unas horas de
comenzar su instalación. Ello no significa que se trate de un software preparado
para un determinado sector. Al contrario, debido a su concepción abierta,
AuraPortal es el medio idóneo para organizar, gestionar y controlar prácticamente
todas las actividades de cualquier entidad y en cualquier área económica, social o
política.
Su campo de acción abarca Empresas y Corporaciones de toda índole y tamaño
tanto local como internacional. Es aplicable a los siguientes sectores:
• Entidades Financieras
• Seguros
• Sanidad
• Industria
• Administración Pública
• Educación
• Distribución
• Venta por Mayor y Menor
• Medios de Difusión y Entretenimiento
55
• Asociaciones y Clubs
• Colegios Profesionales
• Organizaciones Sociales y Religiosas
• Instituciones Oficiales y Privadas
• Gabinetes Profesionales (Abogados, Asesores, etc.)
• Partidos Políticos, ONG
Y en general cualquier entidad que tenga una presencia activa en la comunidad
social.
56
3 METODOLOGÍA
En el desarrollo del presente proyecto, se abarca las dos primeras fases del ciclo
de vida de un BPMS presentado en el punto 2.7.7, pág. 46, culminando con la
simulación de lo parametrizado.
Previo a la introducción a la implementación de BPM, los autores desean realizar
una descripción de la organización: Historia de la Facultad de Ciencias
Administrativas (en adelante FCA), Propuesta de Direccionamiento Estratégico de
la FCA, Misión (Propuesta), Visión (Propuesta), Objetivos, Organigrama. Se
incluye un análisis de los Procesos de Titulación y Graduación establecidos por la
Escuela Politécnica Nacional y a los cuales la FCA debe dar cumplimiento; pues
dicha implementación involucra la articulación de la estrategia, los procesos y la
Tecnología de la organización para generar valor al negocio.
3.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
Para establecer la situación actual de la Facultad de Ciencias Administrativas, se
inició revisando sus inicios y el fin de su creación que tiene que ver con el aporte
de profesionales que promuevan el desarrollo social y económico del Ecuador.
En lo que respecta a la Planificación Estratégica de la Facultad, no ha sido
oficializada, sin embargo para éste proyecto se tomó de referencia la misión,
visión y objetivos en los diferentes ámbitos, planteada por Lara y Vásquez (2011)
en el punto 1.2.2, del Proyecto de Titulación: Levantamiento, Diseño y
Documentación de los Procesos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la
Escuela Politécnica Nacional.
57
Adicionalmente se complementó con el organigrama propuesto por Comisión de
Autoevaluación de la Facultad de Ciencias Administrativas.
Finalmente se investigó sobre el manejo actual de los procesos de Titulación y
Graduación, dentro de la Facultad en lo que respecta el manejo interno y el
relacionamiento con el proponente.
3.2 ANÁLISIS Y MEJORA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE
TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN
· Identificación del proceso real
Proceso de Titulación: Su ejecución actual consiste en la entrega del plan de tesis
de forma manual por medio de un impreso y un cd a la asistente administrativa del
Departamento de la Facultad de Ciencias Administrativas. Donde el estudiante
tiene que dirigirse para consultar cual es el estatus de su trámite, reiteradamente
y sin respetar el horario establecido.
Proceso de Graduación: La interacción de la Secretaría General de la Escuela
Politécnica Nacional con la Facultad Ciencias Administrativas, carece de
dinamismo lo que provoca demora en la Graduación de los estudiantes.
· Análisis del proceso
El estudiante es el cliente a quien va dirigido todo el esfuerzo y trabajo de cada
actividad del proceso, el estudiante busca en el menor tiempo posible obtener su
título profesional, sin dejar de lado aspectos como aseguramiento de la calidad de
su producto que es el Proyecto de Titulación o Tesis de Grado.
El estudiante a su vez necesita ahorrar valioso tiempo que incurre al acercarse a
la FCA, específicamente con las personas responsables de cada actividad para
constatar el estado de sus trámites.
58
· Identificación de oportunidades de mejora
La modelación se ha basado en el Reglamento vigente del Sistema de Estudios
de las Carreras de Formación Profesional y de Postgrado de la Escuela
Politécnica Nacional, y se realizaron 24 ejecuciones del proceso Gestión de
Obtención de Título Profesional, de las cuales 10 están en curso y 14 han sido
terminadas hasta el 9 de diciembre de 2011.
· Normalización/Estabilización del proceso
El seguimiento de la ejecución del proceso se presenta documentado en una Guía
de Uso presentada en el Anexo D.
· Plan para la revisión y mejora continua
Con la propuesta de automatización de estos procesos, se podrá observar las
ventajas que proporciona la implementación de un BPMS y la factibilidad de su
implantación en la Escuela Politécnica Nacional.
3.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE
TITULACIÓN Y GESTIÓN GRADUACIÓN EN BPM
Para la implementación de los procesos se utilizó Aura Portal BPMS, por las
facilidades que brinda a los autores como analistas de negocios, de automatizar
los procesos sin la necesidad de generar líneas de código desde la diagramación
hasta la generación de reportes y control de los procesos, así también la FCA
tiene un convenio con la organización representante del Software.
Para iniciar en la Figura 3.1 se presenta una representación visual de los
componentes arquitectónicos principales de BPM y del modo en que se
relacionan unos con otros. Con la finalidad de comprender el desarrollo que se
llevó a cabo y que se describe posteriormente.
59
Figura 3.1 – La arquitectura tecnológica de BPM
(Garimella, Lees y Williams, 2008)
3.3.1 MODELAMIENTO DE LOS PROCESO MEJORADOS
Para la diagramación del proceso se usó AuraPortal BPM Modeler, que es una
herramienta muy potente para diagramar modelos de proceso basada en el
programa Visio de Microsoft, con modificaciones para adaptarla a la notación
BPMN. Cuenta con una galería de elementos para diagramación: Tareas,
Subprocesos, Eventos, Compuertas que se usarán para representar el proceso a
ser automatizado y Artefactos o elementos informativos.
En la Figura 3.2, se puede observar el Modeler de AuraPortal basado en Visio,
haciendo uso de los elementos se procede a la Diagramación del Proceso.
60
Figura 3.2 - Vista Modeler Aura Portal
(Modeler Aura Portal MS 2007)
El diagrama del proceso se realizó en Aura Portal Modeler Standa-lone, lo que
permitió la elaboración y revisión con la ayuda de su comprobador de sintaxis,
mediante la opción de Guardar Diagrama, sin la necesidad de hacer uso de la
instalación de Aura Portal en el laboratorio de la Facultad de Ciencias
Administrativas.
3.3.1.1 Definición de la clase de proceso
Haciendo uso de los objetos presentados en el punto 2.7.7.1.1, pág. 47, se
diagramó lo que inicialmente se consideraba en dos procesos la Gestión de
Titulación y la Gestión de Graduación, sin embargo el proceso de Gestión de
Graduación es en su mayoría ejecutada por la Secretaría General, lo que permitió
llevar a dicho proceso a nivel de un Subproceso dentro de la automatización,
además que esta Opción facilitó la posterior Monitorización del Proceso que fue
denominado Gestión de Obtención del Título Profesional.
61
3.3.1.1.1 Recopilación de datos
Los lineamientos generales del proceso están establecidos mediante
reglamentación como se menciona en el punto 3.2, es por ello que los datos más
específicos, para la definición del proceso fueron proporcionados por la
Secretaria del Decanato de la Facultad de Ciencias Administrativas, Secretaría
del Departamento de Ciencias Administrativas, Subdecanato y Docentes de la
Facultad, mediante entrevistas. Estos datos permitieron el establecimiento de
Términos, Ejecutores, Reglas de Negocio, Alarmas, Alertas, Formatos
(Documentos Base) y Notificaciones.
3.3.1.1.1.1 Diccionario de términos
Existen distintos tipos de Diccionarios como se mencionó en el punto 2.7.7.2.1,
pág. 50, sin embargo, los autores desean destacar el uso del Diccionario de
Términos pues contiene los nombres de los términos que se crean por el usuario
de AuraPortal y que se utilizan en los Procesos para definir Campos de
Formularios y Criterios en las Reglas de Negocio.
Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso, debe contener
todos los campos que pueden utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase; se
configura con los Términos del Diccionario, mientras que al crear un Formulario,
los Campos son seleccionados del Panel de la Clase de Proceso que a su vez
provienen del Diccionario de Términos.
Con las consideraciones anteriores se estableció crear los términos que serán
utilizados a lo largo del proceso iniciando su nombre con 100_, con el fin de
facilitar la ubicación de los términos al momento de incorporarlos al panel de
nuestro proceso. Como se puede observar en la Figura 3.3 todos los términos ya
sean estos Generales, prefijos, sufijos o grupo de campos fueron asignados al
capítulo TESIS VQGV para identificar su uso la clase de procesos de los autores,
lo que no excluye que puedan ser usados en otras clases de proceso.
62
Figura 3.3 – Diccionario de Términos Capítulo TESIS VQGV
3.3.1.1.1.2 Empleados
Como se mencionó en el punto 2.7.5.2, pág. 39, los usuarios empleados son
usuarios internos, es decir, en el caso de este proceso fueron los docentes y
personal administrativo de la FCA y dado que la aplicación permanecía aún con
usuarios genéricos se crea usuarios con nombres reales del proceso, tras
comprobar la disponibilidad de licencias que son 70 para usuarios empleados y
100 para usuarios externos como se puede observar en la Figura 3.4.
63
Figura 3.4 – Licencia actual de Aura Portal de la Facultad de Ciencias Administrativas
3.3.1.1.1.3 Reglas de negocio
Puesto que hay ciertos aspectos de toda organización que son variables y
requieren frecuentes modificaciones con el fin de adaptarse a las necesidades de
la empresa, es allí donde las Reglas de Negocio son aplicadas por su practicidad
para realizar variaciones sin afectar al modelo estructural de una clase de
proceso.
Por tanto, al diseñar las Clases de Procesos dentro del BPMS, aquello que se
considera estructural y que engloba los flujos de corriente que determina el
workflow, se modeliza en el Diagrama de la Clase de Procesos, mientras que todo
lo que se conceptualiza como norma de funcionamiento que puede cambiar con
frecuencia, se construye en formato de Reglas de Negocio.
Para el proceso se estableció Reglas de negocio como lo menciona Business
Rules Group (2003, pág. 1) en el manifiesto de reglas de negocio en su Artículo 2
que las Reglas de negocio deben ser independientes de los procesos y no
contenida en ellos. Se hizo uso de las Reglas de comportamiento Textual, que
requieren interpretación humana y por tanto su aplicación siempre se realiza a
través de Tareas Personales de los Procesos, cuyo caso de aplicación fue el
registro bimestral de los avances del Proyecto de Titulación o Tesis de grado.
64
Se usó además Reglas de comportamiento Mecánico. Estas fueron: Asignación,
Cálculo e Inferencia, que son aplicables sin intervención humana y por tanto su
aplicación se realiza en los Procesos a través de Tareas de Sistema o para la
toma automática de decisiones en las Compuertas Divergentes. Todos estos tipos
de reglas están disponibles dentro de la aplicación como lo muestra en la Figura
3.5.
En el caso de la Regla de asignación se la usó para establecer el número de
créditos totales de cada carrera que oferta la FCA.
La regla de cálculo se uso para establecer los porcentajes por los que los
postulantes requieren para poder presentar un plan en base a los créditos
aprobados.
Y por último pero no menos importante la regla de inferencia se aplicó para definir
la mención que recibe el estudiante en referencia a su nota final.
Figura 3.5 – Reglas de negocio Aura Portal
3.3.1.1.1.4 Adapter Server
Los adaptadores son conexiones con base de datos externas y considerando que
el desarrollo del presente proyecto se realizó utilizando únicamente información
desarrollada en la aplicación, sin integración con ningún tipo de base. No
haciendo uso de esta posibilidad.
65
3.3.1.1.1.5 Bibliotecas y Calendarios
Tal cual lo mencionado en el punto 2.7.3, pág. 37, para la Gestión Documental la
aplicación ofrece grandes facilidades, es por ello que en la tendencia a una
gestión con cero papeles se colocó varios campos de tipo documentos en los
formularios a ser ejecutados por los actores del proceso con el fin de aquella
documentación de ser necesario sea gestionada haciendo uso de las bibliotecas.
Específicamente se crearon dos bibliotecas, la primera denominada Datos de
tesista que contiene información del estudiante y su Proyecto de Titulación o
Tesis de Grado, haciendo uso de documentos inteligentes o documentos base; la
segunda biblioteca nombrada Proyecto de Titulación o Tesis de Grado,
configurada para contener la versión final como lo menciona su nombre, el
Proyecto de Titulación o Tesis de Grado que estará a disposición tanto de los
docentes de la FCA como de los estudiantes.
Como se observó en el punto 2.7.7.2.1, pág.50, en lo referente a Calendarios se
creó un Calendario general denominado Calendario FCA, que será ejecutado por
todos los actores del proceso.
La definición del horario de atención, fue establecida mediante consulta a las
autoridades y considerando la jornada laboran correspondiente al año 2012. En la
Tabla 3.1, muestra lo establecido para dicho calendario.
Tabla 3.1– Calendario FCA para proceso de Obtención de Titulo Profesional
Fuente: Elaboración propia
66
3.3.1.1.2 Descripción del proceso
Es de gran importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, se sepa
cuáles son sus características, alcance, ventajas, por tal motivo se consideró
hacer uso de una de las ventajas que ofrece la aplicación que es la ventana de
instrucciones para cada una de las tareas a ser ejecutadas donde se brinda al
usuario una guía para la ejecución de sus tareas. En el mismo sentido en el
Anexo E se presenta un Documento de Guía de Uso del proceso con el propósito
que su uso sea sencillo y correcto.
3.4 PRUEBAS
Para la ejecución de pruebas se estableció claramente los aspectos funcionales y
operativos del desarrollo a ser verificados. Posteriormente se plantean los
diversos escenarios a simular y los criterios de validez, esto recoge la idea y la
experiencia práctica llevada a cabo en un entorno controlado y aislado.
Se realizaron 24 ejecuciones del proceso Gestión de Obtención de Título
Profesional hasta el 9 de diciembre de 2011, de las cuales 10 están en curso y 14
han sido terminadas hasta el 9 de diciembre de 2011.
Mediante la fase de pruebas se buscó comprobar aspectos funcionales y
operativos de la clase de proceso que fue parametrizada en la fase anterior.
La simulación de los procesos significó una experiencia práctica en un entorno
controlado y aislado, generado en escenarios diversos con el fin de verificar los
criterios de validez, puesto que dependiendo de las decisiones que los usuarios
tomen al ejecutar sus tareas en flujo se direccionará a tal o cual línea del proceso.
En el mensaje de inicio por ejemplo, los términos que direccionarán el proceso,
son número de créditos aprobados, línea de investigación a la que pertenece su
Proyecto de Titulación o Tesis de Grado.
67
4 RESULTADOS Y DISCUSIONES
En la actualidad se pretende cumplir con el objetivo de las instituciones en un
ámbito en el cual los usuarios son cada vez más exigentes, además considerando
que uno de los compromisos de la Facultad de Ciencias Administrativas es la
eficacia en la atención, resulta importante centrarse en realizar cambios en la
forma de pensar respecto a la prestación de servicios al momento en el que el
estudiante desea obtener su título, en lo referente a su relación con el estudiante
y cambios en la manera de exponer y plantear lo que representa la calidad de los
servicios.
En lo referente a la automatización, se puede citar: reducción en los tiempos de
espera para la revisión de planes de tesis, borradores y diferentes actividades que
se lleva a cabo a lo largo del proceso incluida la reducción de errores en
redigitación de los datos emitidos por los estudiantes, por parte del personal
administrativo de la Facultad.
4.1 SITUACIÓN ACTUAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
4.1.1 HISTORIA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Tras la reapertura de la Escuela Politécnica Nacional (EPN) y su hegemonía que
iba marcando en los años 60s., se da la creación de nuevas facultades y el
posterior traspaso al actual Campus Politécnico (Rubén Orellana) lo que conlleva
a que el 7 de Julio del año 1978 se cree la Escuela de Posgrados en Ciencias
Administrativas y Económicas (EPCAE) lo que da lugar al Programa de estudios
de cuarto nivel en Gerencia Empresarial, gracias al convenio con la Corporación
Financiera Nacional, para suplir el déficit existente de gerentes tanto en el sector
público como en el privado que en el Ecuador en esos años se estaba dando.
68
Más tarde para el año 1998 se propone la creación de nuevas carreras enfocadas
a la Administración y Economía en lo que a pregrado se refería. Con esto las
carreras se incrementan en la EPN con la propuesta de creación de Ingeniería en
Ciencias Económicas y Financieras, Ingeniería en Administración de Procesos e
Ingeniería Empresarial.
En el año de 1999 se crea la carrera de Ingeniería Empresarial en la EPN, como
respuesta a la demanda del sector productivo en cuanto a profesionales del área
administrativa con sólidas bases científicas, que permitan incorporar métodos
cuantitativos para la gestión de sistemas de producción y servicios.
Se aspira proporcionar a la sociedad un profesional cuyo fin no sea únicamente
maximizar utilidades, sino que también esté orientado al desarrollo social y
económico del Ecuador.
Entre 1999 y 2007 las carreras tanto de pregrado como de postgrado
relacionadas a la Administración y Economía pertenecían a la Escuela de
Ciencias, subsecuentemente la EPN decide el regreso a la estructura por
facultades; proponiéndose la creación de la Facultad de Ciencias Administrativas
que agrupe éstos programas de postgrado y la carrera de Ingeniería Empresarial.
(http://fca.epn.edu.ec/)
4.1.2 PROPUESTA DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA FCA
4.1.2.1 Misión (Propuesta)
La misión propuesta para la Facultad de Ciencias Administrativas es:
Formar líderes emprendedores, dotados de sólidos conocimientos y
habilidades en las áreas de la Administración y los Negocios, con
capacidad de análisis y síntesis, que contribuyan a mejorar la toma de
decisiones; la creatividad, para la búsqueda de oportunidades y de
soluciones; el espíritu emprendedor y la capacidad de asumir riesgos; y,
el sentido de equidad y responsabilidad social en la gestión. Generar y
69
aplicar conocimiento relevante en el área de la Administración y los
Negocios, que apoyen el desarrollo y la competitividad del país y la
región, en un ambiente de rigurosidad, excelencia académica y diversidad
intelectual.
4.1.2.2 Visión (Propuesta)
La visión propuesta para la Facultad de Ciencias Administrativas es:
Para el 2012 ser la mejor Facultad de Ciencias Administrativas del
Ecuador con estándares de excelencia a nivel internacional, participando
activamente con el sector productivo con responsabilidad social y
ambiental.
4.1.2.3 Objetivos
Dentro de los objetivos actuales de la FCA, se pueden citar los siguientes:
Docencia:
· Doble titulación con universidades extranjeras (pre y posgrado).
· Certificación de la Facultad en norma ISO 9001.
· Generar prácticas pre-profesionales con los proyectos de investigación y
servicios a la comunidad.
· Generar nuevas modalidades de estudio para carreras existentes:
semipresencial y virtual.
· Generar nuevas carreras y programas de acuerdo a las necesidades sociales.
· Capacitar y actualizar a los docentes del DEPCA.
Investigación:
· Coordinar los programas con las líneas de investigación del DEPCA.
· Generar temas para proyectos de titulación y tesis.
· Capacitar a docentes del DEPCA en herramientas de investigación.
70
· Mantener líneas de investigación concordantes con el desarrollo del país
· Prefactibilidad para establecer programas de doctorado.
· Creación de la unidad de investigaciones socioeconómicas multisectoriales.
Servicios:
· Establecer programas de capacitación.
· Establecer una oficina de asesoramiento organizacional para PYMES.
Gestión:
· Mejorar y estandarizar procedimientos administrativos.
4.1.2.4 Organigrama
Como se muestra en la Figura 4.1, el organigrama propuesto para la Facultad de
Ciencias Administrativas de la Escuela Politécnica Nacional, planteado por
Comisión de Autoevaluación de la FCA fue:
Figura 4.1- Propuesta de Organigrama
Fuente: Comisión de Autoevaluación
71
En lo referente al manejo de los procesos de Gestión de Titulación y Graduación
que son los procesos piloto a implementarse la Facultad de Ciencias
Administrativas cuenta con un sistema informático de registro, no un workflow, en
el que la asistente administrativa del Departamento registra los Datos personales
del estudiante como: nombre, cédula, dirección, e mail, carrera a la que pertenece
y empresa en la que trabaja, en el caso que la información no se encuentre en el
plan presentado procede a comunicarse telefónicamente con el estudiante para
solicitar información faltante.
Una vez realizado el registro de los datos del estudiante se van registrando datos
para el expediente como:
· Fecha de presentación de plan
· Fecha de aprobación
· Tema de tesis
· Línea de Investigación
· Director
Según se vayan ejecutando las fases del proceso la asistente administrativa del
Decanato registra:
· Fecha de pedido de calificación de los Borradores de Proyecto de
Titulación o Tesis de grado.
· Número de memorando con el que se envía las notificaciones al Tribunal.
· Miembros de tribunal calificador y sus respectivas calificaciones con la
fecha de entrega.
· Fecha de grado oral
· Presidente del Tribunal de Grado oral
· Calificación obtenida en Grado Oral
· Y finalmente la fecha y hora de investidura.
72
Paralelamente la Escuela Politécnica Nacional, mediante su sistema SAEW,
solicita a las Facultades registrar parte de los datos antes descritos en dicho
sistema.
Los registros son importantes para la Facultad porque proveen información de
gran interés, sin embargo el establecimiento de una Gestión de Procesos de
Negocio mediante una Suite posibilitará a la Facultad de Ciencias Administrativas
el cumplimiento de la reglamentación, entender qué se está haciendo bien o mal a
través de la comprensión de los procesos, la definición del Service Level
Agreement (SLA) entre otros, a través de la definición de actividades
estructuradas.
4.2 ANÁLISIS Y MEJORAS AL PROCESO ACTUAL
Se realizó un análisis al Proceso de Gestión de Titulación y Gestión de
Graduación de la Escuela Politécnica Nacional y de aquellas actividades en las
que la Facultad de Ciencias Administrativas con su personal tiene injerencia; se
identificó que el estudiante interviene en el mismo: en busca de información del
procedimiento, para dar consecución al proceso, con el objetivo de obtener
documentación habilitante para ciertas fases, para conocer el status de su trámite
o simplemente para dar premura al proceso.
Es por ello que los autores en el análisis de la intervención del estudiante en el
proceso de Obtención de su Título, observaron que el estudiante interviene en un
64,81%, como se evidencia en la Tabla 4.1, en el mismo sentido en el Anexo B
del proceso de Gestión de Titulación y Gestión de Graduación de la Escuela
Politécnica Nacional se encuentra marcada de color rojo las tareas en la que
intervienen los estudiantes y de color naranja aquellas en las que la Facultad de
Ciencias Administrativas no ejecuta tarea alguna.
Tabla 4.1 – Análisis de Intervención de estudiantes en proceso de Titulación y
Graduación
73
Procesos EPN Total
Tareas
Tareas intervención
FCA
Tareas que interviene el
estudiante
Titulación 57 47 30
Graduación 40 7 5
TOTAL 97 54 35
64,81%
Fuente: Elaboración propia
Basado en el análisis anterior, se planteó una automatización de los procesos
previo a la incorporación del estudiante, no con el ánimo de establecer mejoras
únicamente en eficiencia, sino que uno de los principales productos de este
proceso, el Proyecto de Titulación para estudiantes de pregrado o la Tesis de
Grado correspondiente a postgrado sea asegurado en su calidad por parte de
todos los actores del proceso.
4.3 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE OBTENCIÓN DE TÍTULO PROFESIONAL EN AURA PORTAL
El desarrollo del presente Proyecto se presenta de acuerdo al ciclo de vida de un
BPMS.
4.3.1 MODELIZACIÓN
En esta etapa se creó o modeló un proceso de negocio, también es aquí donde se
definió mejoras, o cambios a los procesos para optimizarlos.
4.3.1.1 Diagramación de Procesos en Aura BPModeler
Es importante entender que una diagramación basada en la notación BPMN, se
diferencia del levantamiento tradicional, en la concepción de las actividades a ser
ejecutadas por cada uno de los participantes. Se suele trasladar las actividades
diagramadas en Visio provenientes de un levantamiento tradicional a cada uno de
los elementos en BPMN de manera automática, sin considerar que esa
74
concepción no es automatización, se debe tomar en cuenta si un ejecutor tiene
actividades secuenciales, las mismas pueden ser desarrolladas en una sola tarea,
este suele ser el error más frecuente por parte de los analistas de procesos en la
definición de la clase de proceso a ser automatizados.
La Diagramación es la clave de la definición de los procesos para la
automatización, es el lienzo donde se esbozarán todas las tareas, reglas y
tiempos ejecutados. Si citamos a Paretto la diagramación es el 20% crucial para
la Fase de Modelización que impactara el restante 80% que corresponde a la
parametrización.
Se tomó cada una de las disposiciones establecidas reglamentariamente en la
EPN contenidas en el Capitulo V, que pueden automatizarse, dejando de lado
tareas manuales y aquellas que no corresponden a la Facultad de Ciencias
Administrativas, como se observa en las Figuras 4.2, 4.3, 4.4 y 4.5 las cuales son
la versión inicial del proceso establecido.
75
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Si
No
Documentos Base FO-PR-01-a
Se aprobo?
DX.38
Revisión de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.1SP
Propone temaestudiante
El Campo Director de Linea deInvestigación condicionará elDirector de la Tesis
FN
Calificación de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.2SP.16
Campo con verifique la cantidadde créditos aprobados
Puede presentarplan?
DX.43
Si
No
Gestión de Graduación
SP 1.2SP.47
Promedio >7?
DX
Si
NO
Revisión delproceso
EstudianteTP
FC
DA
Figura 4.2 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 1
Fuente: Elaboración propia
76
1.1. Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
Consejo deFacultad
Profesor FCAEstudianteComisión Permanente de Graduación
IS
CL
DX.14
Revisar y aprobarplan
CPG 1TP.36
Estrategia OrganizacionalGestión PúblicaGestión Social
Revisar y aprobarplan
CPG 2TP.43
CompetitividadComportamiento Organizacional
Mercadeo
CL.48
Se aprueba plan?
DX.53
Notificar noaprobación
proyecto o tesisNOTIFICADORTS.60
NO
Notificarcorrecciones
proyecto o tesisNOTIFICADORTS.15
La notificación es enviada alEstudiante y al ProfesorAuspiciante.
RealizarCorrecciones
EstudianteTPT
SI correcciones
Está ok
DX.28
Revisarcorrecciones
ProfesorAuspicianteTP.30
SI
NO
Alerta 5 díasAlarma 7 díasEl aviso es solo paralos ejecutores
Oficializar adirector
PresidenteTP.70
FN
SI correcto
Alerta 5 días
Figura 4.3 – Subproceso de Presentación de Plan de Proyecto de Titulación o Tesis
de Grado Versión 1
Fuente: Elaboración propia
77
1.2 Calificación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
TribunalProfesor FCA Estudiante Decano
IS
Asesorar endesarrollo
Director de TesisTP
Desarrollarproyecto de
titulaciónEstudianteTP.14
Notificaractualización deproyecto o tesis
NOTIFICADORTS
DA2 meses
ETFC
12 meses
ET.52
Avance de tesis >50%
DX.58
SI
Notificaractualización deproyecto o tesis
NOTIFICADORTS.62
24 meses
ET.66
FN
NO
Solicita Tribunal?
DX.80
NO
Nombrar tribunalexaminador
DecanoTP.84
SI
Revisar y adjuntarobservaciones
Miembro TribunalTP.92
Existecorrecciones?
DX.97
Realizarcorrecciones
TesistaTP.100
Revisar correcciones yadjuntar observacionesDirector de Proyecto oTesisTP.104
SI
Está correcto?
DX.115 SI
NO
15 días
15 días pararevisión
3 días paraemisión decalificaciones
Verificarcumplimiento de
formatoDecanoTP.123
NOFirma Digitalpara orden deencuadernación
Existecorrecciones?
DX.129
Realizarcorrecciones
TesistaTP.131
SI
Se le enviará las calificaciones,y su promedio con 2 cifrasdecimales
NOVerificar nota deescrito
TesistaTPT
Sumar uno
INGRESADORTS.146
Promedio >= 7 /Es 2?
DO
NO
FN.155
ES 2
Solicitarecalificación?
DX.161
Aceptar orechazar solicitud
PresidenteTP.164
SI
Acepta Solicitud?
DX.169
Notificar negativade recalificación
NOTIFICADORTS.172
NO
Documento Basepara
encuadernaciónINGRESADORTS.177FN.181
NO
EL
EL.195
SI
SI
CL
Registrar avancede tesis
Director de TesisTP.207
Emitircalificaciones a
borradoresMiembro TribunalTP.108
Enviar Orden deencuadernación
NOTIFICADORTS.212
Enviar formatospara defensa oral
NOTIFICADORTS.217
Figura 4.4 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
Versión 1
Fuente: Elaboración propia
78
2. Gestión de Graduación
Decano FCATribunal Defensa
OralEstudianteSecretaría FCA
SI
Es 2
NO
SI
NO
IngresarDocumentos en
BibliotecaINGRESADORTS
Establecercalificación de
estudianteDecanoTP.69
FN.88
Revisar quedocumentaciónesté completa
Secretaria FCATP.99
Solicitud + DocumentaciónArt. 86 + Autorización deImpresión
Fijar fecha denueva de defensa
DecanoTP.54
Calificar defensaoral
Miembro deTribunalTP.34
Sumar 1
INGRESADORTS.42
Reprueba/ Es 2?
DO
Nombrar TribunalDefensa Oral
DecanoTP
Si no solicita en 70 días searchiva el proceso
Biblioteca deTesista
INGRESADORTS.20
FN
Notificación deceremonia deincorporación
NOTIFICADORTS.83
Notificar aestudianteceremonia
Secretaria FCATP.75
Es completo?
DX
Le llegará como dato:1.- Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado2.- Calificación de la Defensa Oral.
Deberá colocar el promedio ponderado de la calificaciones delas asignaturas aprobadas .
El resultado de ello será calculado por el sistema y establecerácalificación y distinción en su titulación.
Miembros de Tribunal:Decano + 3 miembros deTribunal
Solicitar repeticiónde defensa oral
EstudianteTPT
Ingresardocumentosdefensa oral
TesistaTP.114 IS
Biblioteca deProyectos y Tesis
INGRESADORTS.119
Figura 4.5 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1
Fuente: Elaboración Propia
79
Tras realizar ajustes al proceso para mejorar su funcionalidad se presenta los
cambios en las Figuras 4.6, 4.7 y 4.8.
ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
OBTENCIÓN DE TÍTULO FACUTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Si
No
Documentos Base FO-PR-01-a
Se aprobo?
DX.38
Revisión de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.1SP
Propone temaestudiante El Campo Director de Linea de
Investigación condicionará elDirector de la Tesis
FN
Calificación de Plan deTesis o Proyecto de
TitulaciónSP 1.2SP.16
Campo con verifique la cantidadde créditos aprobados
Puede presentarplan?
DX.43
Si
No
Gestión de Graduación
SP 1.2SP.47
Promedio >7?
DX
Si
NO
Revisión delproceso
EstudianteTP
FC
DA
Ingreso de Reglasde Negocio
INGRESADORTS
Figura 4.6 – Proceso Gestión de Obtención de Título Profesional Versión 2
Fuente: Elaboración propia
No se realiza ningún cambio al subproceso Presentación de Plan de Proyecto de
Titulación o Tesis de Grado Versión 1, presentado en la Figura 4.3.
80
1.2 Calificación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
Consejo deFacultad
TribunalProfesor FCA Estudiante Decano
IS
Asesorar endesarrollo
Director de TesisTP
Desarrollarproyecto de
titulaciónEstudianteTP.14
Notificaractualización deproyecto o tesis
NOTIFICADORTS
DA2 meses
ETFC
12 meses
ET.52
Avance de tesis >50%
DX.58
SI
Notificaractualización deproyecto o tesis
NOTIFICADORTS.62
24 meses
ET.66
FN
NO
Solicita Tribunal?
DX.80
NO
Nombrar tribunalexaminador
DecanoTP.84
SI
Revisar y adjuntarobservaciones
Miembro TribunalTP.92
Existecorrecciones?
DX.97
Realizarcorrecciones
TesistaTP.100
Revisar correcciones yadjuntar observacionesDirector de Proyecto oTesisTP.104
SI
Está correcto?
DX.115 SI
NO
15 días
15 días pararevisión
3 días paraemisión decalificaciones
Verificarcumplimiento de
formatoDecanoTP.123
NO
Firma Digitalpara orden deencuadernación
Existecorrecciones?
DX.129
Realizarcorrecciones
TesistaTP.131
SI
Se le enviará las calificaciones,y su promedio con 2 cifrasdecimales
NO
Verificar nota deescrito
TesistaTPT
Sumar uno
INGRESADORTS.146
NO
FN.155
ES 2
Solicitarecalificación?
DX.161
Aceptar orechazar solicitud
PresidenteTP.164
SI
Acepta Solicitud?
DX.169
Notificar negativade recalificación
NOTIFICADORTS.172
NO
Documento Basepara
encuadernaciónINGRESADORTS.177FN.181
NO
EL
EL.195
SI
SI
CL
Registrar avancede tesis
Director de TesisTP.207
Emitircalificaciones a
borradoresMiembro TribunalTP.108
Enviar Orden deencuadernación
NOTIFICADORTS.212
Enviar formatospara defensa oral
NOTIFICADORTS.217
Promedio >= 7 /Es 2?
DX
5 días
Emitircalificaciones a
borradoresMiembro TribunalTP.225
Emitircalificaciones a
borradoresMiembro TribunalTP.229
DA.233
CA
Figura 4.7 – Subproceso de Calificación Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
Versión 2
Fuente: Elaboración propia
81
2. Gestión de Graduación
Decano FCATribunal Defensa
OralEstudianteSecretaría FCA
SI
Es 2
NO
SI
NO
IngresarDocumentos en
BibliotecaINGRESADORTS
Establecercalificación de
estudianteDecanoTP.69
FN.88
Revisar quedocumentaciónesté completa
Secretaria FCATP.99
Solicitud + DocumentaciónArt. 86 + Autorización deImpresión
Fijar fecha denueva de defensa
DecanoTP.54
Calificar defensaoral
Miembro deTribunalTP.34
Sumar 1
INGRESADORTS.42
Nombrar TribunalDefensa Oral
DecanoTP
Si no solicita en 70 días searchiva el proceso
Biblioteca deTesista
INGRESADORTS.20
FN
Notificación deceremonia deincorporación
NOTIFICADORTS.83
Notificar aestudianteceremonia
Secretaria FCATP.75
Es completo?
DX
Le llegará como dato:1.- Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado2.- Calificación de la Defensa Oral.
Deberá colocar el promedio ponderado de la calificaciones delas asignaturas aprobadas .
El resultado de ello será calculado por el sistema y establecerácalificación y distinción en su titulación.
Miembros de Tribunal:Decano + 3 miembros deTribunal
Solicitar repeticiónde defensa oral
EstudianteTPT
Ingresardocumentosexpedientel
TesistaTP.114 IS
Biblioteca deProyectos y Tesis
INGRESADORTS.119
Reprueba/ Es 2?
DX.124
Notificar fecha dedefensa
NOTIFICADORTS.126
Figura 4.8 – Subproceso de Gestión de Graduación Versión 1
Fuente: Elaboración Propia
82
Como se puede observar el proceso es manejado mediante la metodología de
subprocesos lo que facilitará los cambios que se puedan hacer a la interna de
cada uno, sin impactar gravemente en los restantes con manejo más flexible para
cambios inmediatos.
Antes de proceder a la parametrización de cada uno de los elementos que se
encuentran diagramados, se cargó en la Plataforma de Contacto en la Web de
Aura Portal. El ingreso a la aplicación se realizó como Usuario Administrador
Delegado y dentro del Marco Vertical se pulsó el botón de Estructura,
inmediatamente se trasladó a Familias donde en Procesos se escogió la opción
Árbol y Clases, como se presenta en la Figura 4.9.
Figura 4.9 - Familias Aura Portal
Se creó una nueva clase de proceso pulsando en presentada
en la barra de Opciones, donde se presentó la Figura 4.10, en la cual se colocó
la Clave de este proceso, que es TyG, con el nombre Gestión de Obtención de
Título Profesional, y se guardó para que se habiliten las opciones restantes.
83
Figura 4.10 - Creación de Clase de Proceso
Se completó los datos de IDENTIDAD, del Proceso que son informativos y
finalmente se cargó el proceso diagramado en el Modeler de Aura Portal en
EJECUCIÓN pulsando en el ojo de Diagrama como se muestra en la Figura 4.11,
allí se habilitó el modelador de la instalación que viene incorporado con la
aplicación. Con lo que restó pegar el Diagrama y Guardarlo, de forma automática
cada uno de elementos que fueron colocados en el Diagrama aparecerán
pulsando en el ojo de Elementos.
Figura 4.11 - Detalle de Proceso de Obtención de Título Profesional
84
Los elementos configurados en el diagrama aparecen clasificados de acuerdo al
tipo: Tareas, Eventos, Compuertas, Lapsos y Documentos base que se presentan
en cada una de las pestañas como se observa en la Figura 4.12.
Figura 4.12-Ventana de Parametrización del Proceso de Obtención de Título
Profesional
4.3.2 PARAMETRIZACIÓN DE OBJETOS
La parametrización hace referencia a la asignación de atributos a los objetos
(Tareas, eventos, compuertas, lapsos y documentos base) tanto en participantes,
instrucciones, zona de trabajo y cronometría, según corresponda.
4.3.2.1 Creación de Usuarios del Proceso
4.3.2.1.1 Usuarios Empleados FCA
Para la creación de los usuarios del proceso, se ingresó a la Aplicación como
usuario Adminportal, se escogió la opción de Familias Empleados y para
posteriormente pulsar crear, donde se despliega la pantalla presentada en la
Figura 4.13, allí se ingresó los datos básicos de los docentes de la Facultad de
Ciencias Administrativas y generales del personal administrativo.
85
La lista de usuarios Empleados fue tomada del documento de referencia de las
Líneas de Investigación (profesores miembros y responsables) de la página de la
Facultad de Ciencias Administrativas, y se encuentra listada en el Anexo D.
Figura 4.13 – Ficha de Usuarios Empleados Aura Portal
Dado que la Aplicación permite organizar a los empleados por ramas, se editó el
árbol de empleados y se creó una nueva rama denominada Línea de
Investigación, como se indica en la Figura 4.14, esta actividad facilitó la
asignación de responsables en la posterior parametrización de los objetos.
Figura 4.14 – Editar rama de árbol de empleados
86
En la rama de Línea de Investigación se crearon sub-ramas para cada una de las
líneas de investigación Competitividad, Comportamiento Organizacional,
Estrategia Organizacional, Mercadeo, Gestión Pública y Gestión Social como se
observa en la Figura 4.15, estas sub-ramas alojan a los profesores según su línea
de investigación representado en la Figura 4.16.
Figura 4.15 – Sub-ramas de empleados de Línea de Investigación
Figura 4.16 - Rama de empleados de Competitividad
87
Como se observó en la Figura 4.13, cada usuario tiene su propio Login Windows,
pues al ingresar cada usuario se autentifica.
Para generar el mismo se realizó el siguiente procedimiento: desde Estructura de
la Botonera Vertical, en la tabla de GENERAL, se inició creando Logins
escogiendo la opción Sesiones de usuario correspondiente a Licencia como se
muestra en la Figura 4.17.
Figura 4.17 – Chequeo de Sesiones de usuarios
De las opciones presentadas en sesiones de Usuario se escogió Logins, pulsando
sobre el ojo correspondiente y posteriormente en la pantalla presentada se pulsó
sobre el botón Crear Login, desplegándose la pantalla como se presenta en la
Figura 4.18.
Figura 4.18 – Ventana para la creación de logins
88
De la pantalla anterior se seleccionó Usuario Aura Portal pulsando en el botón de
Empleado que es este caso, se pulsó sobre el ojo correspondiente y se
seleccionó el usuario de la lista de empleados y se le asignó un Login y
Password. El login y password asignado a cada usuario empleado de este piloto
son la inicial del primer nombre más el primer apellido sin espacio.
En el proceso de Obtención del Título, para la revisión y aprobación de tema del
Proyecto de Titulación o Tesis de Grado se realizan reuniones semanales de dos
grupos con los representantes de las líneas de investigación, en el mismo sentido
otros grupos los conforman los profesores de cada línea de investigación y para
estos casos la aplicación permite crear grupos de empleados con la posibilidad de
establecer que al grupo se le asigne tareas en paralelo (todos los miembros del
grupo tienen que realizar acciones en la tarea para poder concluirla) o en
exclusivo (para ser ejecutado por un miembro del grupo deshabilitando a los
restantes).
Para hacer uso de esta opción; en Familia empleados se seleccionó Grupos de
Empleados donde se desplegó la pantalla presentada en la Figura 4.19, ahí se
registró el nombre del grupo, su descripción y se definió el comportamiento que
tendrá el grupo al momento de la ejecución de sus tareas.
Figura 4.19 – Creación de Grupo de Empleados
Desde la opción Agregar Integrantes presentada en Figura 4.19, se procedió a
seleccionar los integrantes de dicho grupo de la lista completa de empleados
presentado y se finalizó aceptando la selección.
89
Figura 4.20 – Miembros de Grupo Estrategia Organizacional
Los grupos de empleados creados para el presente proyecto se presentan en la
Tabla 4.2, estos grupos fueron usados como ejecutores durante la
parametrización de las tareas facilitando su asignación y control; además que en
el caso de existir posteriores cambios de los actores simplemente se realiza una
variación en el grupo, mas no en el proceso.
Tabla 4.2 – Grupos de Empleados para Proceso de Obtención de Título Profesional
Nombre Grupo Descripción Comporta
miento
ID
Comisión Permanente de
Graduación_1
Miembros de la CPG de las líneas de
Investigación: ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL, GESTIÓN
PÚBLICA y GESTIÓN SOCIAL
Paralelo 24
Comisión Permanente de
Graduación_2
Miembros de la CPG de las líneas de
Investigación: COMPETITIVIDAD ,
COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL y MERCADEO
Paralelo 26
Directores_tesis Lista de profesores de la Facultad de
Ciencias Administrativas
Paralelo 22
90
Profesores_competitividad Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Competitividad
Exclusivo 12
Profesores_comportamiento
_organizacional
Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Comportamiento
Organizacional
Exclusivo 15
Profesores_Estrategia_orga
nizacional
Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Estrategia
Organizacional
Exclusivo 16
Profesores_gestion_publica Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Gestión Pública
Exclusivo 19
Profesores_Gestion_social Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Gestión Pública
Exclusivo 20
Profesores_mercadeo Grupo de Profesores de la Línea de
Investigación de Mercadeo
Exclusivo 18
Fuente: Elaboración propia
A continuación en la Tabla 4.3 se detalla los miembros de los Grupos de
Empleados: Comisión Permanente de Graduación_1 y Comisión Permanente de
Graduación_2.
Se buscó simular la reunión de cada Comisión como lo realizan en la actualidad,
sin la necesidad que sus integrantes participen físicamente de dicha reunión,
incluyendo opciones como firma digital que certifique su participación y la
generación del registro de revisión de manera automática con el uso de la opción
de documentos base, en donde los integrantes con un solo clic generarán dicho
documento con su formato y las opciones que en la actualidad tienen que ser
registradas.
91
Tabla 4.3 – Miembros de Comisión Permanente de Graduación
COMISIÓN PERMANANTE DE GRADUACIÓN 1
Línea de Investigación Miembro
Estrategia Organizacional: Acuña Bermeo Cristina
Gestión Pública: Arcos Garcés Gualberto (Responsable)
Gestión Social: Naranjo Borja Efraín
COMISIÓN PERMANANTE DE GRADUACIÓN 2
Línea de Investigación Miembro
Competitividad: Buitrón Flores Pedro
Comportamiento Organizacional: Alvarado Ramírez Karla (Responsable)
Mercadeo: Orozco Aguirre Eddy
Fuente: Elaboración propia
4.3.2.1.2 Usuarios Externos
Dado que los usuarios externos son contactos y deben estar vinculados a clases
de cuentas, se inició con la creación de una rama para el árbol de cuentas desde
Familia de Cuentas Árboles y clases denominada Tesista como se puede
observar en la Figura 4.21, que albergará las cuentas y contactos de los
estudiantes.
Figura 4.21– Creación de Rama Tesista para Familia Cuentas
Una vez realizado esto desde el botón Cuentas de la Botonera Vertical, se creó
una nueva cuenta con el nombre de un estudiante en la Opción Nombre
Comercial y para poder ligarlo con un contacto, se pulsó en allí se
92
escogió la opción crear contacto, esto lo realizamos como se indica en la Figura
4.22, seleccionando como tipo de usuario externo, asignándole un login pulsando
sobre el ojo, activando y colocando los datos personales.
Se finalizó el procedimiento guardando.
Figura 4.22 – Creación de Contacto para Estudiantes
Se generaron varios usuarios externos para la ejecución de pruebas, como se
muestra en la Figura 4.23. Estos usuarios deben ejecutar sus acciones desde un
Portal exclusivo para usuarios externos que se muestra más adelante en el punto
4.2.2.2.
Figura 4.23 – Lista de cuentas Tesistas
93
4.3.2.2 Portales
Desde AuraPortal BPMS se pueden crear Múltiples Portales Externos (Extranet)
de forma muy sencilla y de fácil configuración, donde los Terceros Externos a la
empresa podrán acceder a Noticias, Comunicados, Documentación, Tareas de
Procesos, etc.
Para el presente trabajo, se creó un Portal Externo llamado ESTUDIANTES como
se puede observar en Figura 4.24, que corresponde a los estudiantes de
Pregrado y Postgrado de la Facultad de Ciencias Administrativas que se
encuentra en la fase de presentación de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado.
El siguiente Portal se lo utilizó con la finalidad de dar a conocer los diferentes
Comunicados de la Facultad de Ciencias Administrativas a los usuarios o
visitantes en éste caso a los estudiantes.
Figura 4.24 - Portal de Estudiantes de Facultad de Ciencias Administrativas
Para su creación se ingresó con el nombre de usuario adminportal y la contraseña
respectiva. Aquí se van a editar los Comunicados, añadiendo información
relevante y de importancia de acuerdo a la zona de publicación dirigiéndose a Mis
94
Comunicados como lo muestra la Figura 4.25 y de acuerdo a cada plana se
procedió a editar.
Figura 4.25 - Panel Interno de Comunicados
Para la edición de cada comunicado, se pulsó Editar de la Figura 4.25 y se
desplegó una ventana como se muestra en la Figura 4.26 con cada uno de los
campos que deseamos modificar.
Figura 4.26 – Edición de comunicado de Empleados
Se modificó el titular del comunicado, a la vez se editó el contenido del texto del
comunicado pulsando Editar se agregó la información respectiva como se
presenta en la Figura 4.27 y finalizó con la aceptación.
95
Figura 4.27– Texto de Comunicado para Empleados
Para adjuntar una imagen se pulsó el ojo de la ventana
presentada en la Figura 4.26 y se procedió a buscar la imagen del logo de la FCA
desde la opción Mi PC Figura 4.28, a continuación se pulsó Examinar y
finalmente Integrar presentado en la Figura 4.29.
Figura 4.28- Panel de Edición de Imagen
Figura 4.29– Panel de Edición de Imagen
Para agregar enlaces de interés se pulsó en la opción Ampliar con enlace URL, se
ingresó el enlace respectivo y se pulsó Probar, en este caso la página de la FCA
mostrado en la Figura 4.30.
96
Figura 4.30 – Adjuntar enlace de interés en Portal
Si se desea, además se puede agregar más información de un documento
específico para lo cual se selecciona la opción Ampliar con documento en Figura
4.31, se dirige a Examinar para insertar el documento respectivo máx. de 2 MB.
Figura 4.31 – Ampliar información de Portal con documentos
La edición de las Planas restantes presentadas en la Figura 4.32, se realizó de la
misma manera con el mismo procedimiento antes descrito.
Figura 4.32 – Planas para comunicados de Portales
4.3.2.3 Asignación de Atributos
97
En esta etapa se definió paneles y formularios dinámicos al igual que reglas del
proceso, y se parametrizó tareas, responsables, cronometría, notificaciones y
alarmas.
Como se mencionó en el punto 4.3.1.1, pág. 73, una vez que el proceso está
colgado dentro de la aplicación no es necesario generar ninguna línea de código
para poder parametrizar.
Desde la ventana presentada en la Figura 4.12, se colocó el apuntador sobre la
tarea para asignarle atributos, al momento que se realizó esta acción se despliega
la ventana presentada en la Figura 4.33.
Se estableció el Tipo de Ejecutor, que en este caso es Usuario Empleado pues
esta tarea es Oficializar director que fue asignada a Presidente de Consejo de
Facultad (Geovanni D’Ambrossio), esto fue asignado al pulsar el ojo de ejecutor.
Figura 4.33 – Asignación de Ejecutor para una tarea
Otros atributos que se consideran vitales para la correcta ejecución de los
procesos son las instrucciones aquí como se citó en el punto 2.7.7.2.1, pág. 50
se guía al usuario para tomar las acciones deseadas en sus tareas. En el
98
presente proyecto se estableció una guía detallada para la ejecución de cada una
de las tareas tipo procedimiento pulsando sobre editar en la sección de
instrucciones como se indica en la Figura 4.34.
Figura 4.34 – Edición de instrucciones y zona de trabajo
De cada tarea además se le asignó un formato de ventana de ejecución que es el
mismo para todas las tareas y es el presentado en la Figura 4.35, este variará en
el caso que la asignación de dimensiones para el Formulario, Instrucciones e
Históricos no sea la adecuada.
Figura 4.35 – Ventana de Ejecución de Proyecto de Titulación
Para la creación de los formularios pulsamos su ojo correspondiente y se
presentó la ventana presentada en la Figura 4.36, para la tarea presentada ya se
99
constaba con la elaboración del mensaje de inicio IM por lo que se escogió la
opción de similar a otro generando una copia del formulario original.
Figura 4.36 – Adjuntar formulario Oficializar Director
Los formularios cuando fueron desarrollados desde cero se estandarizaron en su
formato en el que son presentados. Las divisiones de los formularios se
establecieron con las características presentadas en la Figura 4.37.
Figura 4.37– Personalización de formato de divisiones
100
Durante la parametrización se generaron de uno hasta cuatro divisiones en los
formularios, así por ejemplo en el Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director,
se generaron dos divisiones presentadas en la Figura 4.38.
Figura 4.38 – Divisiones del Formulario 100_Asesoria_desarrollo_director
Creada la división se agregaron campos a la misma, mediante el botón agregar
campos, si los términos no se encontraban aún en el panel de la clase de
procesos se los extraía del diccionario de términos. Se utilizó términos muy
variados tanto Generales, Prefijos / Sufijos, Grupo de Campos, hasta completar
los necesarios en dicha división presentado en Figura 4.39.
Figura 4.39 – Campos de División 100_revision_plan_cpg
Finalmente se estableció la presencia de los campos si son visibles, editables,
obligatorios, libres o calculados, permanentes o condicionales. Cada campo
tendrá un comportamiento particular en referencia al formulario en el que se
encuentre.
Se estableció la posición ideal de cada uno de los campos, considerando
aspectos como visibilidad, importancia, carácter informativo o de decisión.
101
Además se seleccionó a los datos en cada división provocando la potencialización
de su manejo.
En la Figura 4.40 se presenta un formulario parametrizado completamente, en el
cual se rotura las secciones brindando mayor orden. Adicionalmente se usó
campos de validación como son las firmas digitales, selecciones simples para la
toma de decisión de aprobar o rechazar un plan, el botón registro de revisión que
genera de forma automática el registro de la reunión de revisión conformado por
todos los campos establecidos en el formato de la FCA, que ya han sido
registrados antes y/o durante esta tarea.
Figura 4.40 – Formulario tarea TP.36 Revisar y aprobar plan
Las tareas presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título Profesional
y que fueron parametrizadas para este Proyecto de Titulación se encuentran
listadas en la Tabla 4.4.
102
Todas ellas fueron sometidas a un tratamiento antes descrito para su
presentación en la fase de pruebas.
Tabla 4.4 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional
Fuente: Elaboración propia, Aura Portal
103
Otro de los objetos presentes en la diagramación y que fue parametrizado fueron
los eventos y el más importante de ellos el IM o mensaje de inicio ejecutado por el
estudiante para el ingreso de su plan de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
su formulario durante la ejecución es presentado en la Figura 4.41, donde existen
campos de validación que permiten o no al acceso a la división del ingreso de los
datos personales y datos correspondientes al plan como se muestra en la Figura
4.42.
Figura 4.41 – División 100_Ingreso tesis, IM
104
Figura 4.42 – División 100_ingreso plan, IM
Los eventos presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título
Profesional y que fueron parametrizados para este Proyecto de Titulación se
encuentran listadas en la Tabla 4.5.
Tabla 4.5 – Tareas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional
Fuente: Elaboración propia, Aura Portal
Las compuertas son otro de los objetos que fueron parametrizados, para que
dirijan la corriente de acuerdo a los requerimientos de la clase de proceso. Se
presenta el ejemplo de la configuración que se realizó a la compuerta DX.58
presentado en Figura 4.43, que validó el avance de tesis, donde verifica el
porcentaje registrado por el Profesor bimestralmente en el campo
105
100_Avance_tesis en donde si el registro es menor al 50% finaliza el proceso,
caso contrario le brinda la posibilidad al estudiante de seguir desarrollando su
tesis por un periodo de doce meses más.
Figura 4.43 – Configuración de Compuerta Avance de tesis
Las compuertas presentes en el proceso de gestión de Obtención del Título
Profesional y que fueron parametrizados para este Proyecto de Titulación se
encuentran listadas en la Tabla 4.6.
Tabla 4.6 – Compuertas de Proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional
Fuente: Elaboración propia, Aura Portal
106
Para culminar la parametrización de los objetos se definió los Documentos Base,
presentados en la Figura 4.44.
Figura 4.44 – Ventana para parametrización de documentos base
Los documentos creados para el proceso son los presentados en la Figura 4.45,
donde el primero: revisión del plan es el acta de reuniones establecida por las
Comisiones Permanentes de Graduación de la FCA; documentos tesista
corresponde a los datos del proponente presentados en una sola hoja para
posibles consultas y finalmente la orden de encuadernación que en simulación es
entregada con los datos correspondientes a su proceso y formato predefinido al
estudiante para su impresión.
Figura 4.45 – Documentos Base de Proceso de Gestión de Obtención de Título
Profesional
Una vez que la clase de proceso fue totalmente modelizada, trabajamos en modo
simulación, interactuando entre Simulación y Desarrollo tantas veces como fue
necesario hasta comprobar su correcto funcionamiento.
107
Para realizar estas acciones se usó la opción Modo de la Clase de proceso
Gestión de Obtención de Título Profesional presentado en la Figura 4.46.
Figura 4.46 – Opción modo Aura Portal
4.3.1 EJECUCIÓN DE PRUEBAS
Para las Ejecuciones se consideró que el personal de la Facultad de Ciencias
Administrativas, al ser un usuario empleado ingresará exclusivamente por el portal
intranet cuyo Url es httt://aura.portal.local/AP__Porta/APBPM.htm?/Home, como
se puede observar en la Figura 4.47. Para la revisión de las tareas se ingresó con
el login y la contraseña asignados como se explicó en el punto 4.2.2.1.1 de
usuarios empleados y desde la opción Mis Tareas de la Botonera horizontal
representada en la figura se desplegó la lista de tareas a ser ejecutadas por dicho
ejecutor, estas tareas son presentadas con información básica, es decir la clase
de proceso a la que pertenece, el nombre de la tarea, la fecha y hora de llegada,
con la posibilidad de incluir dos datos más; estos datos permitió a los autores
filtrar la búsqueda de las tareas que requerían mayor atención mediante el uso de
criterios de búsqueda.
De igual manera revisar las tareas que han sido ya concluidas mediante la opción
ver tareas.
108
Figura 4.47 – Interacción de Personal FCA
Para la interacción del personal de la FCA con el estudiante, se creó un portal
para externos desde allí el estudiante intervendrá en la clase de proceso, como se
representa en la Figura 4.48, el Url de este portal es
http://aura.portal.local/Home/portalexternos/externos.aspx?idPortal=2; de ingreso
exclusivo de estudiantes que desean presentar su plan de Proyecto de Titulación
o Tesis de Grado.
Figura 4.48 – Interacción de usuarios proceso Gestión de Obtención de Título Profesional
INTERACCIÓN
109
En esta fase son esenciales las reglas de negocio para poder observar su
comportamiento, pese a que en el punto 3.3.1.1.1.3, pág. 63, fueron nombradas
las reglas de negocio utilizadas, esta sección se desea mostrar su configuración.
Se usó la regla de asignación para el Número total de créditos de las carreras
ofertadas en la Facultad, por ejemplo si para el siguiente período los créditos de la
Carrera de Ingeniería Empresarial se incrementan, basta dirigirse hasta esta regla
y editar el campo 100_Total créditos pregrado afectado a todos las clases de
procesos relacionadas con el mismo.
Los campos que fueron considerados para esta regla son los presentados en la
Figura 4.49.
Figura 4.49– Reglas de asignación Total créditos carrera
En el período en el que fue realizado el proyecto el total de créditos de las
carreras se presenta en la columna Valor de la Tabla 4.7, con la consideración de
que 100_Total créditos postgrado, está incluida las Maestrías en Gerencia
Empresarial, Sistemas de Gestión Integrados y Gerencia del Talento Humano.
Mientras que los campos 100_Total créditos especialistas y _Total créditos Ing.
procesos, son tomados en cuenta pues varios estudiantes de dichas carreras no
obtienen aún su título profesional a pesar de que estas carreras ya no son
ofertadas.
110
Tabla 4.7- Total de Créditos de Carreras de la FCA
Fuente: Elaboración propia, Aura Portal
Las reglas de cálculo fueron usadas para verificar el porcentaje de créditos con
los que se puede presentar un aspirante el plan, como se indica en la Figura 4.50
estas reglas permitirán identificar el porcentaje de aprobación de créditos para la
presentación de un plan.
Figura 4.50 - Configuración de Regla de Cálculo
Se tomó como referencia campos de panel que se encuentran en el mensaje de
inicio 100_ Numero_creditos sobre los campos que fueron establecidos con reglas
de negocio de asignación. Todos ellos presentados en la Tabla 4.8.
Tabla 4.8 - Fórmula para establecer porcentaje de créditos aprobados
Línea de Formación Fórmula
Ingeniería Procesos ( [3_Numero_creditos_ing_procesos]
/ [3_100_Total creditosing proceso] ) * 100
111
Postgrado ( [3_100_Numero_creditos_postgrados]
/ [3_100_Total creditos postgrado] ) * 100
Pregrado ( [3_100_Creditos]
/ [3_100_Total creditos pregrado] ) *100
Especialista ( [3_Numero_creditos_especialista] / [3_100_Total
creditos especialistas] ) * 100
Fuente: Elaboración propia
También se hizo uso de la regla de negocio de Inferencia, para establecer los
intervalos en los cuales los estudiantes pueden acceder a menciones honorificas,
tomando como criterio al promedio final, que es calculado en el campo
100_Promedio_final_titulacion como se muestra en la Figura 4.51
Figura 4.51 – Configuración de Regla de Inferencia
La Tabla 4.9, se presenta la relación de los intervalos de promedios según
mención.
112
Tabla 4.9 – Relación de promedio para obtención de mención
Fuente: Elaboración propia, Aura Portal
4.3.2 MONITORIZACIÓN DE PRUEBAS
Gracias a la opción de Procesos ubicada en la botonera Vertical, se pudo realizar
seguimientos de distinta índole: Consultas Públicas, consultas privadas y nuevas.
Esta última la más usada por las consultas específicas a los cuadros de mando de
las ejecuciones, donde de manera gráfica nos permitió dar seguimiento a cada
uno de los procesos ejecutados en la clase de proceso Gestión de Obtención de
Título Profesional. Como se refleja en la Figura 4.52.
Figura 4.52 – Monitoreo a proceso TyG-43.3_21
Muestra las tareas, ejecutores, tiempos de llegada y de salida a cada uno de los
objetos y principalmente la ruta que tomo la corriente del proceso. Es decir la
consulta de las decisiones que tomaron los ejecutores.
113
Se configuró una consulta privada, con el fin de observar el tiempo de ciclo de los
procesos, tomando como campos de referencia: Referencia base, Estado, Fecha
de Inicio de Proceso y Fecha de Fin de Proceso. Esta consulta se muestra en la
Figura 4.53.
Figura 4.53 – Consulta de Tiempo de Ciclo
Como se puede observar en la Figura 4.54, la consulta detallada anteriormente
fue realizada exclusivamente por parte del ejecutor sin embargo con la opción de
consultas públicas, se posibilita el acceso a la misma consulta por parte de otros
ejecutores.
Figura 4.54 – Consulta privada del tiempo de ciclo
La monitorización abarcó el seguimiento de los procesos individuales, por lo que
la información en tiempo real sobre su estado se pudo ver fácilmente, con el fin de
que los problemas en su funcionamiento pueden ser identificados y corregidos.
114
Con la información obtenida se deseó plantear la forma de relacionamiento más
adecuada que se tendría con los estudiantes. Ejemplos de las estadísticas son:
tiempo de ciclo y la productividad.
Para finalizar esta fase los autores presentan propuestas de los reportes que
pueden ser generados de los datos ingresados en la generación de cada uno de
los procesos ejecutados sean que estos estén en curso o terminados.
Se debe señalar que los reportes presentados no son los únicos que se pueden
extraer, estos pueden ser creados a libertad por los usuarios haciendo uso de los
campos de la clase de proceso, para ello se adjunta en el Anexo E la lista de
campos con su descripción.
Las consultas propuestas fueron:
· N° Tesis por periodo:
Mediante BI, extraer los datos registrados en los campos _Referencia Base y
_Fecha Inicio Proceso, para obtener los Procesos Iniciados y la Fecha de inicio de
cada proceso, la obtención de estos datos tiene la finalidad que una vez iniciados
más procesos se podrán obtener información por semestre, posteriormente
observar la tendencia y tomar acciones correctivas de ser el caso.
En la Tabla 4.10, se presenta un reporte de las ejecuciones realizadas durante el
período de pruebas, basado en las ejecuciones diarias.
Tabla 4.10– N° tesis por Fecha
Fecha de inicio del proceso Procesos Iniciados Julio 2
19/07/2011 2 Agosto 4
09/08/2011 2 10/08/2011 2
Septiembre 2
115
07/09/2011 2 Noviembre 8
11/11/2011 2 21/11/2011 2 24/11/2011 1 29/11/2011 2 30/11/2011 1
Diciembre 8 01/12/2011 2 02/12/2011 1 07/12/2011 2 08/12/2011 3
Total general 24
Fuente: Elaboración propia
La gráfica generada de la consulta de la Fecha de inicio del proceso y la
referencia base en presentada en la Figura 4.55.
Figura 4.55 – N° de Tesis por período
· Tesis por docente
Es crítico analizar la carga asignada a cada docente, con la finalidad de
establecer la capacidad máxima y su soporte a los estudiantes sea el adecuado.
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2/2
011
07/1
2/2
011
08/1
2/2
011
Julio Agosto Septiembre Noviembre Diciembre
N° de Tesis por Período
116
Esta consulta se la realizó con los campos _Referencia Base, 100_Director y
100_Linea_investigacion, para conocer las tesis generadas, el docente
responsable y la línea a la que pertenece respectivamente. El formato para la
elaboración se presenta en la Tabla 4.11, se puede acotar que esta consulta
adicionalmente se podría filtrar por el estado del proceso (en proceso o
terminada) o por período de ser necesario.
Tabla 4.11– Tesis por docente en pruebas
Rótulos de fila Cuenta de Referencia
Competitividad 11
BUITRON FLORES PEDRO 1
FAUSTO SARRADE DUEÑAS 3
JAIME CADENA ECHEVERRÍA 6
PUMISACHO ALVARO VICTOR 1
Comportamiento Organizacional 2
KARLA ALVARADO RAMIREZ 2
Estrategia Organizacional 5
ACUNA BERMEO CRISTINA 1
GONZALO VILLACIS SANTOS 3
ORBE GARCES PATRICIO 1
Gestión Pública 4
GUALBERTO ARCOS GARCES 3
REINOSO JURADO VINICIO 1
Gestión Social 3
ERWIN ELISEO ACOSTA GALLO 2
NARANJO BORJA EFRAIN 1
Mercadeo 2
MEJIA FLORES ROBERTO 1
OROZCO AGUIRRE EDDY 1
Total general 27
Fuente: Elaboración Propia
En la Figura 4.56 se presenta la gráfica generada de la consulta de tesis por
docente.
117
Figura 4.56 – Tesis por docente en pruebas
4.4 MEJORA A LOS PROCESOS
La mejora está implícita en la automatización, al momento de la definición del
proceso se remplazó la entrega de memorando por notificaciones incluso la
misma llegada a la tarea.
En lo referente a la Automatización, se puede citar: reducción en los tiempos de
espera para la revisión de planes de tesis, borradores y diferentes actividades que
se llevarán a cabo a lo largo del proceso, reducción de errores en redigitalización
por parte de las secretarias de los datos emitidos por los estudiantes, mayor
satisfacción del estudiante y conformidad, tiempos más rápidos de respuesta a los
problemas, tiempos más rápidos para desarrollar soluciones y para responder de
forma inmediata.
118
Para mayor detalle de las mejoras propuestas a los procesos, se presenta en la
Tabla 4.12, un comparativo de las actividades que se llevan a cabo en los
procesos de Gestión de Titulación y Gestión de Graduación, frente al manejo del
proceso de Gestión de Obtención de Título Profesional que ha sido automatizado
en Aura Portal.
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130
En referencia a la Tabla 4.12, se analiza el número de tareas según la
categorización de mejora a la que pertenecen, para lo propio, se presenta la
Tabla 4.13.
Tabla 4.13 -Propuestas de mejora
MEJORA N° de tareas
AUTOMATIZACION – SW 19
CAMBIOS EN NORMATIVIDAD 1
COMUNICACIONES – REDES 1
DESARROLLAR CONTROL DE GESTION POR
INDICADORES 1
INCORPORAR POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIO 3
MEJORAR MÉTODO DE PROCESO 24
REGLAMENTO INTERNO 1
Total general 50
Fuente: Elaboración Propia
Es decir de la propuesta realizada al proceso el 38% de ellas corresponde
netamente a Automatización, mediante el uso de tareas de sistema para
notificaciones principalmente como se presenta en la Figura
Figura 4.57– Propuestas de mejora
38%
2% 2% 2%
6%
48%
2%
Propuestas al proceso AUTOMATIZACION - SWCAMBIOS EN NORMATIVIDADCOMUNICACIONES - REDESDESARROLLAR CONTROL DE GESTION POR INDICADORESINCORPORAR POLÍTICAS Y REGLAS DE NEGOCIOMEJORAR MÉTODO DE PROCESOREGLAMENTO INTERNO
131
Al igual que en un análisis en el punto 4.2 sobre el proceso actual en su
número de tareas y la intervención del estudiante en la Tabla 4.14 se presenta
el número de tareas por ejecutor en el proceso establecido en el BPMN, con la
consideración de que el ejecutor nombrado Profesor auspiciante y Director de
Proyecto de Titulación o Tesis de Grado son el mismo sin embargo los roles se
deben a distintas fases del proceso.
Tabla 4.142– Ejecutores por tarea en BPM
Ejecutor N° Tareas Aplicación 12 Comisión Permanente de Graduación 1 y 2 1 Decano 5 Director de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado 2 Estudiante 7 Miembros de Tribunal 1 Presidente de Consejo de Facultad 1 Profesor auspiciante 2 Secretaria de Facultad 2 Total general 33
Fuente: Elaboración propia
Es decir que el estudiante en el proceso es del 21% como se presenta en la
Figura 4.58 , esto no significa que el estudiante no poseerá la información o la
documentación por la que en la actualidad interviene en el proceso, sino que
esta va a llegarle mediante notificaciones o tareas.
132
Figura 4.581- Número de tareas por ejecutor del proceso en BPM
37%
3%
15% 6%
21%
3% 3% 6%
6%
Número de Tareas por Ejecutor
Aplicación
Comisión Permanente deGraduación 1 y 2Decano
Director de Proyecto deTitulación o Tesis de GradoEstudiante
Miembros de Tribunal
Presidente de Consejo deFacultadProfesor auspiciante
Secretaria de Facultad
133
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El desarrollo del presente proyecto de investigación permite extraer las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
5.1 CONCLUSIONES
1) Se cumplió el objetivo principal de este proyecto, pues la Facultad de
Ciencias Administrativas al hacer uso de la clase de proceso Gestión de
Obtención de Título Profesional no solo se alineará a lo reglamentado
por la Escuela Politécnica Nacional, sino además se establece una
relación con sus clientes internos y externos, mediante una gestión de
procesos de negocio (BPM) propendiendo a la búsqueda de la calidad
interna que se verá reflejada en la satisfacción del estudiante.
2) El análisis de los procesos mostró que existen actividades de
formalización como memorandos que retrasan su desenvolvimiento en
el proceso debido a los tiempos de espera provocando la intervención de
los estudiantes para gestionar y agilizar el trámite y dar consecución al
proceso.
3) El modelamiento de los procesos en BPMN, permitió la integralidad de
actividades en una sola tarea simplificando la representación gráfica del
proceso y aportando a reducir el grado o mejorar la calidad del juicio
individual en el proceso de entrega del servicio. Adicional a ello el BPMN
de Aura Portal generó el código automáticamente sin necesidad de
programar presentando los objetos diagramados de la clase de proceso
listo para la fase de parametrización.
4) La flexibilidad a los cambios en tiempo real es la ventaja que brinda las
reglas de negocio a la clase de proceso, con la consideración que los
cambios ya no afectan al proceso de manera estructural.
134
5) Las ejecuciones de los procesos, significaron los ajustes respectivos a la
parametrización realizada a los objetos para que su comportamiento sea
el estipulado durante la modelización.
6) La posibilidad de extraer información haciendo uso de las opciones de
monitorización de los procesos, proporcionarán información relevante
para la toma de decisiones por parte de las Autoridades de la Facultad.
7) El proceso y su manejo se ve facilitado a los ejecutores en el sentido
que las tareas a ejecutarse son acompañadas por instrucciones para su
uso, adicional a ello adjunto al proyecto se presenta un documento de
guía de uso debidamente documentado.
8) La información manejada en los procesos es sin dependencia del
personal, es decir que cual usuario del proceso puede realizar consultas
en tiempo real considerando aspectos como permisos y seguridades.
9) BPM va más allá del aspecto tecnológico, es un sistema de gestión
enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las
actividades empresariales, basa la ejecución de tareas establecidas en
un workflow.
10) La adopción del proyecto provocaría una disminución notable de tiempos
de espera que se provoca entre la ejecución de actividades y por ende
del total del proceso.
5.2 RECOMENDACIONES
1) Comunicar a los funcionarios de la Facultad de Ciencias Administrativas
y a la comunidad politécnica, las ventajas de una gestión de procesos de
negocio, en cuanto al mejoramiento en eficiencia y eficacia, que supone
realizar el trabajo con mayor facilidad, seguridad y con mínimo de
errores, además de tener una mayor comprensión del proceso y sus
resultados.
135
2) Si se desea establecer mejoras a los procesos se debe escuchar la voz
de los clientes tanto internos como externos, considerando que este
proyecto es una fase inicial y que mediante su uso, y posterior
monitorización por parte de las autoridades y basado en datos reales
permita una gestión del proceso de negocio.
3) Durante la monitorización, se debe dar seguimiento a los recursos para
que la planificación de asignaciones en revisión de tesis provocando
extralimitar a los docentes y reducir su aporte a la ejecución de los
Proyectos de Titulación o Tesis de Grado.
4) La logística de asignación de tribunales de revisión que exista detrás de
cada proceso ejecutado permitirá que los profesores agreguen valor con
sus conocimientos a los Proyectos de Titulación y Tesis de Grado,
dando como resultado un producto de calidad y en conformidad con los
estándares universitarios.
5) El proyecto no solo busca la adecuación de los procesos a una
normativa que asegure un funcionamiento coordinado y eficiente, sino el
involucramiento de todos los intervinientes en la mejora del proceso con
el objetivo de incrementar de manera continua la eficiencia y la eficacia
del proceso tomando como referencia la opinión de los estudiantes. Es
por ello que se recomienda al finalizar el proceso realizar una encuesta
de satisfacción a los estudiantes en donde se pueda calificar aspectos
administrativos y operativos del proceso que permitan una
retroalimentación al proceso y la mejora del mismo.
136
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140
ANEXOS
141
ANEXO A- REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ESTUDIOS DE LAS
CARRERAS
DE FORMACIÓN PROFESIONAL Y DE POSTGRADO
DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
CAPÍTULO VI. DE LA TITULACIÓN Y GRADUACIÓN
Art. 71.- La Escuela Politécnica Nacional conferirá títulos profesionales o grados académicos, a los estudiantes que aprueben todos los créditos exigidos por la respectiva carrera o programa de postgrado, incluyendo los que corresponden al proyecto de titulación o tesis de grado, y cumplieren los demás requisitos establecidos en este reglamento y en otras normas vigentes en la Institución. Art. 72.- El proyecto de titulación o la tesis de grado es un trabajo escrito, inédito y original que los estudiantes deben realizar en forma previa a la obtención del título o grado académico respectivo: a) Para obtener el título de Tecnólogo el estudiante debe realizar y defender un proyecto de titulación, que constituye una investigación práctica referida a una situación particular, con énfasis en el trabajo de campo. b) Para obtener el título en las carreras de ingeniería y ciencias el estudiante debe realizar y defender un proyecto de titulación que constituye una investigación o una propuesta para resolver un problema o situación práctica, con características de viabilidad, rentabilidad y originalidad en los aspectos de acciones, condiciones de aplicación, recursos, tiempos y resultados esperados. c) Para obtener el título de Especialista, el estudiante debe realizar un proyecto de titulación relacionado con un trabajo específico de investigación, que dé cuenta de las técnicas y destrezas desarrolladas por el estudiante, con aplicación a casos concretos dentro del área de conocimiento profundizada. d) Para obtener el grado de Magíster el estudiante debe realizar y sustentar una tesis de grado, inherente a una investigación científica que presente novedad y originalidad en el problema, en los materiales de investigación, en los métodos aplicados y en las conclusiones y recomendaciones. El proyecto de titulación podrá ser producto de un trabajo realizado por el estudiante durante una pasantía en una empresa o institución productora de bienes o servicios. Los proyectos de titulación o tesis de grado, podrán ser realizados en forma individual o hasta por dos estudiantes de una sola o diferentes carreras. Art. 73.- Todos los jefes de departamento deben presentar semestralmente al decano que administre las carreras afines, una lista de temas para proyectos de titulación y tesis de grado, con la información de los directores de proyecto, objetivos y alcances. Estos temas serán propuestos o auspiciados por los profesores titulares y deben estar asociados preferentemente a las líneas de investigación que mantengan los departamentos a los que se encuentren adscritos. Los estudiantes podrán proponer su plan de proyecto de titulación o tesis de grado con el auspicio de un profesor titular de la Politécnica, o de un profesional del sector externo
142
con el aval de un profesor titular con formación académica y experiencia en áreas del conocimiento afines. Art. 74.- El Consejo de Facultad o Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico designará una o varias comisiones permanentes de graduación, integrada por tres profesores, quienes se encargarán de receptar, revisar y aprobar los planes de proyecto de titulación o tesis de grado propuestos por los estudiantes de la respectiva facultad o del Instituto Superior Tecnológico, así como aprobar las solicitudes de extensión de plazos y emitir informes a la autoridad competente. También designará al profesor coordinador de la comisión. La comisión se reunirá en forma ordinaria una vez por semana y extraordinariamente cuando el coordinador lo considere conveniente. El profesor auspiciante y el estudiante proponente podrán ser invitados a la reunión de revisión del plan presentado. Art. 75.- El estudiante que haya aprobado por lo menos el 80% del total de los créditos correspondientes a las asignaturas de la malla curricular en pregrado, o el 50 % en postgrado, podrá presentar el plan de titulación o tesis de grado para su aprobación. Art. 76.- Para poder inscribirse en más del 97% de los créditos correspondientes al plan de asignaturas de la carrera el estudiante deberá tener aprobado el plan del proyecto de titulación o tesis de grado. Art. 77.- Una vez aprobado el plan de proyecto de titulación o de tesis de grado, el Consejo de Facultad o el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico designará al profesor titular o profesional externo proponente o auspiciante como director del proyecto de titulación o de tesis de grado, que necesariamente debe tener un título profesional o grado académico al menos igual al que está aspirando el estudiante bajo su dirección, a excepción de profesores o profesionales que acrediten aportes académicos o científicos relevantes o cuenten con una experiencia profesional probada. Si fuere el caso, se podrán designar co-directores, los que podrán ser profesores titulares de la Institución o profesionales con formación académica o experiencia en actividades afines a la temática del proyecto o tesis de grado. En caso de que el director del proyecto de titulación o de tesis de grado fuere un profesional externo, se deberá designar un co-director que será un profesor titular de la Politécnica. Art. 78.- Es obligación del director del proyecto de titulación o tesis de grado controlar y evaluar el avance del proyecto o tesis de grado, tomando como base el cronograma de actividades que consta en el plan aprobado, y deberá registrar bimestralmente el porcentaje de avance de las actividades de tutoría realizadas en el Sistema de Administración Estudiantil. El alcance y grado de complejidad de los proyectos de titulación y tesis de grado, deberán estar diseñados para una duración máxima de seis meses a tiempo completo. Para todas las carreras, la graduación del estudiante debe darse máximo en doce meses luego de haber aprobado todos los créditos de la malla curricular. Art. 79.- La comisión permanente de graduación podrá autorizar la reformulación del proyecto de titulación o tesis de grado durante su ejecución. Art. 80.- En los programas de postgrado, para los cuales la Institución tiene establecido el pago de aranceles de matrícula y créditos, el estudiante pagará los valores de la
143
matrícula y de los créditos en proyecto de titulación o tesis de grado en el primer período de inscripción; en el siguiente período cancelará únicamente el valor de la matrícula. Art. 81.- Si un estudiante no se ha graduado dentro del plazo establecido en el Art. 78, deberá reiniciar el proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado o su actualización. Si el estudiante reinicia el proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado, luego de dos años de haber aprobado todos los créditos de la malla curricular, deberá aprobar un curso de actualización. El curso de actualización consistirá en un conjunto de materias del plan regular de estudios de la carrera o de un conjunto de seminarios, en ambos casos programados por el Consejo de Facultad respectivo o por el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico; y será equivalente al menos al 4% del número total de créditos del plan de asignaturas. El estudiante podrá presentar para su aprobación su proyecto de titulación o tesis de grado mientras esté tomando el curso de actualización. La aprobación del curso de actualización se dará con un mínimo de 60% de rendimiento académico en el caso de las carrera de tecnología y de tercer nivel; y, de 70% para los programas de postgrado. El rendimiento académico es el promedio ponderado de las calificaciones obtenidas en las materias o seminarios aprobados. En el Sistema de Administración Estudiantil se registrará como “A” (APROBADO) o “F” (NO
APROBADO), sin calificaciones numéricas. Para matricularse en el curso de actualización, los estudiantes deberán pagar todos los valores adeudados correspondientes a períodos obligatorios anteriores, si es del caso. Los estudiantes que se retiren de la Politécnica, luego de agotar los períodos de matrícula en proyecto de titulación o tesis de grado sin presentarlos o aprobarlos, al momento de reingresar pagarán la matrícula por el curso de actualización, valor que será fijado por el Rectorado. Art. 82.- Una vez concluido el proyecto de titulación o la tesis de grado, los estudiantes solicitarán por escrito al Decano de Facultad o al Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, la designación del Tribunal Examinador, el que se conformará con el director del proyecto de titulación o tesis de grado y dos profesores titulares o profesionales del sector externo, con formación académica y experiencia acorde con el tema del proyecto o tesis. A la solicitud adjuntarán tres ejemplares anillados del proyecto de titulación o tesis de grado, en los que el director, o si fuere del caso, el o los co-directores, certificarán que el proyecto de titulación o tesis de grado se ha realizado de acuerdo al plan aprobado y demás normas y formatos establecidos. El Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico, a través de Secretaría, entregará a los miembros del Tribunal Examinador los anillados, con firma de recepción, para que, a lo sumo en el término de quince días, presenten un informe al director de dicho proyecto o tesis de grado, en el que se indique, de ser el caso, las correcciones o modificaciones que deban hacerse al documento presentado. Si las modificaciones solicitadas por el Tribunal Examinador, se enmarcan en los objetivos y alcance del plan del proyecto de titulación o tesis de grado y son atinentes a la temática, el director del proyecto de titulación o tesis de grado, comunicará a los
144
estudiantes para que, en un plazo no mayor a quince días calendario, presenten los nuevos ejemplares anillados con las correcciones y modificaciones solicitadas; una vez realizadas las modificaciones, de ser el caso, el director remitirá el documento al decano o al Director del Instituto Superior Tecnológico para que disponga que el Tribunal Calificador, en el término de hasta tres días laborables, presenten el informe de calificación. Si el estudiante en el plazo señalado no presenta las modificaciones, el tribunal presentará el informe de calificación sobre la base del anillado original. Art. 83.- La calificación será sobre un máximo de diez puntos. El Decano de Facultad o Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, establecerá el promedio de calificación hasta con dos cifras decimales. Si la calificación promedio fuere igual o superior a siete, el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, luego de verificar el cumplimiento del formato de presentación establecido, autorizará a los estudiantes la impresión y encuadernación final del trabajo. Si la calificación promedio fuere inferior a siete, los estudiantes deben reiniciar un nuevo proceso de aprobación de un nuevo proyecto de titulación o tesis de grado. Art. 84.- En caso de que algún miembro del Tribunal Examinador, sin causa justificada, no presente los informes correspondientes dentro de los términos estipulados, el Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, designará un nuevo miembro y aplicará la sanción correspondiente. Art. 85.- Dentro de los cinco días laborables de notificadas las calificaciones, si un estudiante estimare que la calificación promedio no es justa podrá solicitar al Consejo de Facultad o al Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, la recalificación del proyecto de titulación o tesis de grado. En caso de ser aceptada dicha solicitud, el respectivo consejo designará un nuevo Tribunal Examinador de tres miembros, entre los cuales estará incluido el director, para que, en un término de hasta 15 días, presente sus calificaciones. La calificación promedio otorgada por el nuevo tribunal será la definitiva. Art. 86.- Para ser declarado apto para rendir su grado oral, el estudiante deberá presentar una solicitud dirigida al Decano o al Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, acompañada de la siguiente documentación: a) Hoja de datos personales del graduando;
b) Fotocopia de la cédula de identidad;
c) Fotocopia de la última papeleta de votación otorgada por el organismo competente;
d) Copia certificada del Título de Bachiller o Título de Profesional, según el caso, o el Acta de Grado debidamente refrendada; e) Certificado de matrículas, hasta el momento de su solicitud;
f) Certificado de aprobación de créditos (curriculum académico);
g) Certificado de suficiencia de inglés, excepto para los casos de los programas de postgrado; h) Certificado, avalado por el Decano o por el Director del Instituto Superior Tecnológico, de haber realizado y cumplido con las horas de servicio comunitario,
145
pasantías o prácticas pre-profesionales en los campos de su especialidad, excepto para los casos de los programas de postgrado; i) Informes de calificaciones del Tribunal Examinador del proyecto de titulación o tesis de grado; j) Proveído de las calificaciones del proyecto de titulación o tesis de grado;
k) Formulario de registro bibliográfico;
l) Recibos de pagos de derechos de grado, título e investidura otorgados por Tesorería, de ser el caso; y, m) Un certificado de no tener obligaciones pendientes con la Escuela Politécnica Nacional. Esta documentación será entregada a la Secretaría General para su revisión y autorización para ser declarado apto para rendir el grado oral por parte del Decano o el Director del Instituto Superior Tecnológico. También entregará a la Secretaría de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico lo siguiente: a) Un ejemplar empastado del proyecto de titulación o tesis de grado, en el que se incluya la autorización de la impresión final, que será enviado a la Biblioteca General; b) Dos ejemplares en formato digital de la versión final, los que serán distribuidos así: un ejemplar para la Biblioteca General de la Escuela Politécnica Nacional; y, un ejemplar para la Biblioteca de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda; y, c) Un artículo técnico, en formato digital, establecido por la Institución sobre el proyecto de titulación o tesis de grado, conteniendo los principales análisis y resultados del proyecto o tesis realizada. El estudiante y el director serán coautores de este documento. Art. 87.- El Decano de la Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, declarará apto para realizar la defensa oral del proyecto de titulación o tesis de grado, al estudiante que cumpla con todos los requisitos reglamentarios, y nombrará al tribunal, el cual estará integrado por el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, o su delegado, quien lo presidirá, y por los tres miembros del Tribunal Examinador. Si por causa justificada no se puede integrar el tribunal en la forma indicada, el Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico podrá nombrar nuevos miembros. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico fijará el día y la hora en que se deba realizar la defensa oral. La defensa oral versará sobre el contenido del proyecto de titulación o tesis de grado aprobada y será pública salvo que el graduando solicitare al Presidente del Tribunal que sea privada, los miembros del tribunal calificarán la defensa oral con notas de cero a diez y, en acta suscrita por todos sus miembros en el Libro de Titulaciones de la Facultad o del Instituto Superior Tecnológico, el Presidente del Tribunal establecerá el promedio de las calificaciones dadas, con dos cifras decimales. Este promedio será la calificación de la defensa oral.
146
Art. 88.- Si la calificación de la defensa fuese inferior a siete, el estudiante la reprueba, pero podrá repetirla por una sola vez, en un plazo no mayor a sesenta días. En este caso abonará los derechos de repetición de grado. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, fijará fecha y hora para rendir la nueva defensa oral, ante el mismo Tribunal. Art. 89.- Si el promedio de la calificación de la defensa oral fuese siete o más, se le adjudicarán al estudiante los créditos correspondientes al proyecto de titulación o tesis de grado, con lo cual el estudiante habrá aprobado la carrera o programa de postgrado. El Decano de Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según el caso, establecerá la calificación final de titulación o grado académico sobre treinta puntos, según la suma de lo siguiente: a) Promedio ponderado de las calificaciones de las asignaturas aprobadas, calculado sobre diez puntos con dos cifras decimales, tomando como pesos los créditos de cada asignatura; b) Calificación del proyecto de titulación o tesis de grado; y,
c) Calificación de la defensa oral. En el caso de que la calificación final de titulación o de grado resultare con fracciones, se redondeará al entero más próximo. De acuerdo a la nota final obtenida, el profesional o graduando tendrá la siguiente calificación y distinción en su titulación: a) APROBADO SUMA CUM LAUDE, con 29 y 30 puntos; b) APROBADO CUM LAUDE, de 26 a 28 puntos; y, c) APROBADO, de 20 a 25 puntos. Luego de la defensa, el expediente de grado será completado con: a) La declaración de aptitud para la defensa oral; b) El proveído de la calificación de la defensa oral; y, c) El acta final de titulación. Art. 90.- Cualquier problema o desacuerdo que se suscitare durante el proceso de graduación será resuelto en primera instancia por el Consejo de Facultad o el Consejo Directivo del Instituto Superior Tecnológico y en última instancia por el Consejo Académico. Art. 91.- El Rector convocará, en día y hora que estime oportuno a las autoridades académicas, a los profesionales y graduandos, para que en ceremonia especial presidida por el Rector o su delegado se proclamen las calificaciones de titulación y graduación, preste el profesional o graduando la promesa legal, se le otorgue la investidura y se le entregue el título o grado académico respectivo. El título profesional o grado académico y el acta de investidura, en el libro que para el efecto llevará la Secretaría General de la Escuela Politécnica Nacional, serán suscritos por el Rector, el Decano de la Facultad o el Director del Instituto Superior Tecnológico, según corresponda, y el Secretario General de la Institución.
147
DISPOSICIONES GENERALES: PRIMERA.- La Escuela Politécnica Nacional tiene la propiedad intelectual y los derechos de autor sobre los proyectos de titulación y tesis de grado que se realicen en la Institución. SEGUNDA.- Los estudiantes que están cursando una carrera, que por cualquier razón deje de admitir nuevos estudiantes, continuarán sus estudios hasta culminar la misma. TERCERA.- En todo aquello que no esté establecido en este Reglamento, se procederá conforme a la ley, al Estatuto, a las regulaciones vigentes y a las disposiciones dadas por el Consejo Politécnico y por el Consejo Académico. DISPOSICIONES TRANSITORIAS: Primera.- Los estudiantes de ingeniería, ciencias y tecnología que tengan aprobado el plan del proyecto de titulación o tesis de grado tendrán cuatro semestres, contados desde la aprobación de los mismos, para terminarlo y no requieren aprobar los cursos de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente reglamento respecto a actualización y aprobación de un nuevo plan de titulación o tema de tesis. Segunda.- Los estudiantes que hayan aprobado el 97% o más de los créditos del plan de formación curricular y no tengan aprobado su plan de titulación o tesis de grado, deberán graduarse en un plazo máximo de cuatro semestres luego de haber aprobado el 97% o más de los créditos o de haber aprobado un curso de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente Reglamento. Tercera.- Los estudiantes de maestría que tengan aprobado el plan del tema de tesis de grado tendrán cinco semestres, contados desde la aprobación de los mismos, para terminarlo y no requieren aprobar los cursos de actualización. De no lograr graduarse en el período indicado, se aplicará el presente reglamento respecto a actualización y aprobación de un nuevo plan de titulación o tema de tesis. Cuarta.- Hasta que se conforme el Instituto Superior Tecnológico, sus funciones serán ejecutadas por la ESFOT. DISPOSICIÓN FINAL Derógase todas las disposiciones reglamentarias que se opongan al presente Reglamento. CERTIFICO.- Que las reformas que anteceden fueron aprobadas en primera discusión por el Consejo Politécnico en sus sesiones del 24 de junio; 1 y 15 de julio; 19 y 26 de agosto; 2, 9, 21 y 28 de septiembre del 2010; 22 y 24 de febrero; y, 1 y 3 de marzo del 2011 y en segunda discusión en sus sesiones del 5, 12, 17, 24, 26 y 31 de mayo; 23 de junio; 7 y 21 de julio del 2011; y, 11, 16 y 18 de agosto del 2011.
148
ANEXO B - PROCESO ACTUAL DE GESTIÓN DE TITULACIÓN Y
GESTIÓN DE GRADUACIÓN DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL
149
HOJA 1 DE 4
CÓDIGO:A.3.1ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONAL
Comisión Permanente deGraduación
PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
Inicio
MACROPROCESO: Docencia (A)
Consejo de Facultad / ConsejoDirectivo ESFOT
SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1)
Recibir Plan deProyecto de
Titulación / Tesisjunto con solicitud
para su aprobación
Secretaría Facultad/Carrera
Verificar siestudiante puedepresentar Plan de
Proyecto deTitulación / Tesis
Enviardocumentación a
ComisiónPermanente de
Graduación
Tiene aprobado almenos el 80% enpregrado / 50% en
posgrado?
SI
Estudiardocumentación
Fin
Notificar a estudianteque aún no puede
presentar el Plan deProyecto de
Titulación o Tesis deGrado
NO
Se Aprueba?
NO
Informar al Director/Co-director y alestudiante la
aprobación paradesarrollo del PT o
Tesisi de Grado
El Director esprofesor titular
de la EPN?
Designar al profesorproponente o
auspiciante comoDirector del proyecto
Designar a unprofesor titular de
la EPN comoCo-director
NO
SI
SI
Esperar queestudiante desarrolle
el Proyecto deTitulación/Tesis de
Grado
Presentó losborradores dentrodel tiempo de la
matrícula?
Recibir solicitud delestudiante para
designar un TribunalExaminador de su
trabajo escrito
SI
Matrículas yRegistros
Extemporáneos(A.2.1.6)
Necesita matrículaextemporánea?
SI
NO
NO A
B
C
D
Solicitar correccionesal plan por una sola
vez
SIEs la segundapresentación
NO
Realizarcorrecciones al plan
Fin
150
HOJA 2 DE 4
CÓDIGO:A.3.1ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONALPROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
MACROPROCESO: Docencia (A)
SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1)
A
BMatriculaciónde Estudiantes
en Carreras(A.2.1.4)
Ha transcurrido eltiempo máximo
establecido para lapresentación del
proyecto?
Notificar aestudiante que
debe matricularseen Curso deActualización
NO
SI
Esperar queestudiante apruebe
curso deActualización
C
Recibir borradoresdel Proyecto deTitulación/Tesisjunto con copias
del Plan aprobado
Consejo de Facultad / ConsejoDirectivo ESFOT
Nombrar TribunalExaminador
Esperar informeindividual demiembros del
tribunal
Determinarpromedio de la
calificación
El promedio es>= 7 ?
Comunicar aestudiante lascorrecciones ymodificaciones
solicitadas
Determinar poruna sola vez un
plazo para lanueva
presentación
NO
ElaborarMemorando para
NotificarDesignación
Memorando paraNotificar
Designación
EnviarMemorando juntocon borradores a
miembros deltribunal
Esperar informede calificación delos miembros del
tribunal
SI
D
El estudiantesolicita
recalificación desu trabajo escrito?
Nombrar nuevoTribunal
Examinador
Recibir solicitud delestudiante para
designación de unnuevo Tribunal
Examinador
SI
Determinarcalificaciónpromediodefinitiva
Esperar informede calificación delos miembros del
tribunal
E
NO
Secretaría Facultad/Carrera
151
HOJA 3 DE 4
CÓDIGO:A.3.1ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONALPROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
MACROPROCESO: Docencia (A)
Secretaría GeneralDecanato / Dirección ESFOT
SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1)
E
Autorizar aestudiante laimpresión y
encuadernacióndel trabajo final
Registrar nota enel libro de grados
de la facultad
Informar aestudiantes
requisitos paraarmar expedientes
El expedienteestá completo?
Receptardocumentos para
el expediente
Enviar expedientea Secretaría Gral.
NO
SI
Registrar nota enSAEW
Registrar ingresode documentación
Entregardocumentación a
SecretarioGeneral
Revisar si elexpediente estácompleto y sin
novedades
Anotar anomalíasen el expediente
Elaborar Acta quedeclara al
estudiante Aptopara rendir grado
oral
Entregarexpediente aSecretaría de
Facultad
Esta correcto? NO
SI
Acta para DeclararApto al Estudiantepara Grado Oral
Informar aFacultad sobreanomalías en el
expediente
Esperar queSecretario General
revise y designeresponsable del
trámite
Existeanomalías conexpediente?
NO
Revisar si existenanomalías en el
expediente
Recibirempastados del
Proyecto deTitulación
F
Informar aestudiantes
anomalías en ladocumentación
SI
Secretaría Facultad/Carrera
152
HOJA 4 DE 4
CÓDIGO:A.3.1ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONALPROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
MACROPROCESO: Docencia (A)
Secretaría General
SUBPROCESO: Gestión de Titulación (A.3.1)
F
Declarar apto alestudiante
Elaborarnotificaciones para
miembros deltribunal definiendofecha y hora del
Grado Oral
Notificaciones
Recibir solicituddel estudiantepidiendo se lo
declare apto pararendir grado oral
Decanato / Dirección ESFOT
Nombrar tribunalcalificador
Determinar el díay la hora para la
Defensa Oral
Proveídos deGrado Oral y ActaFinal de Titulación
Esperar que serealice Grado Oral
ElaborarProveídos de
Grado Oral y ActaFinal de Titulación
Memorando paraRemitir expedientea Secretaría Gral.
ElaborarMemorando para
Remitir expedientea Secretaría Gral.
Enviarmemorando juntocon expediente aSecretaría Gral.
Está correcto?
NO Gestión deGraduación
(A.3.2)
SI
Fin
Verificardocumentación
Entregarexpediente aSecretaría de
Facultad
Corregirdocumentación
Determinarpromedio de la
calificación de laDefensa Oral
El promedio es>= 7?
SI
Fijar por una solavez fecha y hora
de la nuevaDefensa Oral
NO
2Tramitación de
Pagos por Lecturasy Direccionamiento
de Proyectos deTitulación y Tesis
de Grado
2
Secretaría Facultad/Carrera
153
HOJA 1 DE 2
CÓDIGO: A.3.2ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONAL
Secretaría General
PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
MACROPROCESO: Docencia (A)
SUBPROCESO: Gestión de Graduación (A.3.2)
Ingresarexpedientes enbase de datos
POLIGRAD
Elaborar ProveídoFinal de fecha de
investidura
Proveído Final
ElaborarDocumentaciónpara enviar al
CONESUP
Documentacíónpara enviar al
CONESUP
Inicio
Verificar listados Están bien?
NO
Elaboración deTítulos
Enviar informaciónpara elaborar
títulos
SI
Recibir títulos
Revisar títulos
Están bien?
Esperar que lostítulos estén listos
Clasificar títulospor carrera
Enviar títulos aFacultad/ESFOTpara que Decano/Director los firme
Llamar a encargadode elaborar títulopara que corrija
problema
NO
SI
1
B
A
Enviar Proveídosa Rector
Esperar queRector firmeProveídos
Dividir Proveídospor carreras
EntregarProveídos asecretaríasrespectivas
Secretaría de Carrera
Ubicar enexpediente
Proveído Final
Revisar Acta deGrado con
Secretario Gral.para firma
Están bien?
Firmar en Acta deGrado y en el
respectivo Libro deGrados de la carrera
SI
Realizarcorreccionespertinentes
NO
1
Generar listadosen base de datos
POLIGRAD
154
HOJA 2 DE 2
CÓDIGO: A.3.2ESCUELA POLITÉCNICA
NACIONAL
Secretaría General
Revisar títulosfirmados
Todos los títulosestán firmados?
Entregar títulos aSecretario
General para quelos firme
SI
Reunir títulogrande y título
pequeño
Poner títulos enorden de acuerdo
al día de lainvestidura
NO
Entregar títulos aRector para que
los firme
Ubicar a graduandosde acuerdo al orden
del listado degraduandos
Fotocopiar títulospequeños
B
A
Esperar queDecano/Directorfirme los títulos
Esperar queSecretario
General firme lostítulos
Esperar queRector firme los
títulosDar instruccionespertinentes para
asistir a investidura yrecibir título
RealizarCeremonia de
Grado
PROCESO: Graduación y Certificaciones (A.3)
MACROPROCESO: Docencia (A)
SUBPROCESO: Gestión de Graduación (A.3.2)
Esperar fecha deinvestidura
Fin
Llenar Carta deConformidademitida porCONESUP
Adjuntar Acta deGrado o Proveído
Final y copia de títulode cada estudiante
Enviar Carta deConformidad con
adjuntos aCONESUP con
firmas de recepción
Enviar informaciónal CONESUP vía
internet
Adjuntar a documentosel Cuadro de
Revalidación yCurriculum Académico
El estudianterevalidó
materias?
SI
NO
Esperar queSecretario Gral.firme Carta deConformidad
Carta deConformidad
155
ANEXO C - LISTADO DE USUARIOS EMPLEADOS
LINEA DE INVESTIGACIÓN
USUARIO PIN
COMPETITIVIDAD 1. BUITRON FLORES PEDRO (RESPONSABLE)
123
2. ALOMOTO BANSUI NELSON
3. CADENA ECHEVERRIA JAIME 456
4. DAMBROSIO VERDESOTO GIOVANNI 1234
5. MONAR MONAR RICARDO
6. PALAN TAMAYO CARLOS ALBERTO
7. PAREDES DELGADO PATRICIO
8. PUMISACHO ALVARO VICTOR 4567
9. ROJAS DAVALOS MAURICIO
10. SALVADOR JIJON MARCELO
11. VACA OBANDO FELIX
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
1. ALVARADO RAMIREZ KARLA (RESPONSABLE)
789
2. CAGIGAL GARCIA JOSE LUIS
3. LEON ORELLANA LUIS EDUARDO
4. MEJIA GUZMAN KLEBER HERNAN
5. SARRADE DUEÑAS FAUSTO 147
6. TORRES ZARRIA OSCAR
7. VILLACIS HERRERA LUIS
ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
1. ACUNA BERMEO CRISTINA (RESPONSABLE)
258
2. CAJIAO SEGOVIA ALFREDO
3. CALDERON SEGOVIA JAIME
4. CARRASCO MEDINA PATRICIO
5. DE LA TORRE NEIRA PABLO
6. HERRERA PIEDRA GUSTAVO
7. MENCIAS GAVILANES INES MARIA
8. MOSQUERA CORTEZ FERNANDO
9. MUÑOZ ALMACHI ALFREDO
10. ORBE GARCES PATRICIO
11. VILLACIS SANTOS GONZALO 369
MERCADEO 1. OROZCO AGUIRRE EDDY (RESPONSABLE)
159
2. BLANDIN ALONSO JAVIER
3. ESPINOSA LARREATEGUI MANUEL 357
4. MEJIA FLORES ROBERTO 1020
5. OROZCO TORRES HENRY
6. RIVADENEIRA VALLEJO MILTON
GESTION PÚBLICA 1. ROMERO MARTINEZ EDISON 321
156
2. ARCOS GARCES GUALBERTO (RESPONSABLE)
654
3. AYORA GONZALEZ PAUL
4. CALAHORRANO ENRIQUEZ WASHINGTON
5. PACHECO PRADO LUCAS
6. POSSO JATIVA CARLOS EDUARDO
7. REINOSO JURADO VINICIO
8. ROMERO VEGA NARCISA
GESTION SOCIAL 1. NARANJO BORJA EFRAIN (RESPONSABLE)
987
2. ACOSTA GALLO ERWIN ELISEO 741
3. CAMACHO MARIN XAVIER
4. CEVALLOS JACOME FERNANDO
5. ESPIN ZAPATA PATRICIO
6. GALARRAGA SOTO EFREN
7. GARCIA KAROLYS XAVIER
8. LARREATEGUI YEPEZ HERNAN
9. LOPEZ MAYORGA PATRICIO
10. LASSO IZA PAOLA
11. CUESTAS CAZA JAVIER
157
ANEXO D - DOCUMENTO GUÍA DE USO
Para el Ingreso de Plan de Tesis
Ejecutor:Estudiante
1. Ingrese al Portal Externo Estudiantes con su nombre de usuario y
contraseña correspondientes.
Figura 1- Nombre de Usuario
158
2. En el Portal Estudiantes pulse Tareas.
Figura 2- Portal Estudiantes
3. A continuación pulse Mensajes
Figura 3- Portal Estudiantes
159
4. Pulse S_100_Ingreso_Plan_Tesis
Figura 4- Crear Mensaje
5. Siga las instrucciones que se mencionan en el Formulario.
Figura 5- Formulario Ingreso de Datos
6. Si el porcentaje de créditos Aprobados es el indicado para seguir con la
ejecución de la tarea aparecerá el campo Datos Presentación Tema,
pulse el mismo.
160
Figura 6- Formulario Ingreso de Datos
7. Ingrese todos los datos correspondientes en el formulario Ingreso Plan
de Titulación o Tesis de Grado, finalmente pulse Terminar.
Figura 7- Formulario Ingreso de Datos
161
1.1 SUBPROCESO PRESENTACIÓN DE PLAN DE PROYECTO DE
TITULACIÓN O TESIS DE GRADO
1.1. TP.43 Revisar y aprobar plan
Ejecutor: Comisión permanente de Graduación
Figura 8- Formulario Revisión y Aprobación de Plan
1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto.
2. Dictamine su resolución sobre el plan en el campo Decisiones de
Comisión Permanente de Graduación
3. Si presenta observaciones agregarlas en el campo Observaciones
4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma
5. Finalmente pulse Terminar
162
1.1.TPT Realizar Correcciones
Ejecutor: Estudiante
Figura 9- Formulario Revisión y Aprobación de Plan
1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto por la Comisión Permanente de
Graduación
2. En el campo Observaciones de Comisión Permanente de Graduación se
mencionan las observaciones por parte de los mismos.
3. En el campo Observaciones Profesor auspiciante se mencionan las
observaciones del profesor auspiciante
4. Pulse el ojo Plan Adjunto para adjuntar el mismo en su nueva versión.
5. Finalmente pulse Terminar
163
1.1.TP.70 Oficializar a director
Ejecutor: Presidente de Consejo de Facultad
Figura 10- Formulario Oficializar Profesor Auspiciante
1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto
2. Pulse Editar en el campo Profesor e ingrese el nombre
3. Pulse Guardar y Salir
4. Finalmente pulse Terminar
164
1.1.TP.30 Revisar correcciones
Ejecutor: Profesor auspiciante
Figura 11- Formulario Revisión correcciones
1. Pulse el ojo para revisar el plan adjunto en su nueva versión por parte
del estudiante
2. En el campoObservaciones se mencionan las observaciones por parte
de la Comisión Permanente de Graduación
3. En el campo Plan corregido correctamente pulse la opción
correspondiente
4. Finalmente pulse Terminar
165
1.2 SUBPROCESO CALIFICACIÓN DE PROYECTO DE TITULACIÓN O
TESIS DE GRADO
1.2.TP.14 Desarrollar Proyecto de Titulación
Ejecutor: Estudiante
Figura 12- Formulario Desarrollo Proyecto de Titulación
1. Mencione todas las inquietudes, dudas, consultas en el campo Consulta
o inquietud que serán enviadas a su profesor auspiciante.
2. Pulse Respuesta Profesor para observar la misma.
3. Pulse el ojo Documento Referencial en el caso de que su profesor
auspiciante lo haya adjuntado
4. Pulse el ojo en el campo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de
Grado para adjuntar su avance.
5. Finalmente pulse Enviar consulta o avance
166
1.2.TP Asesorar en desarrollo
Ejecutor: Profesor auspiciante
Figura 13- Formulario Asesorar en Desarrollo
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar el desarrollo por parte del estudiante.
2. En el campo Consulta o inquietud se mencionan las dudas, consultas,
inquietudes por parte del estudiante.
3. Pulse Responder consulta, a continuación Editar para emitir su
respuesta a dicha consulta.
4. Pulse Guardar y Salir
5. En el campo Documentos Referenciales pulse el ojo e integre los
mismos si es el caso a continuación pulse Regresar
6. En el campo Desea solicitar tribunal pulse la opción correspondiente
7. Finalmente pulse Terminar
167
1.2.TP.207 Registrar avance de tesis
Ejecutor: Profesor auspiciante
Figura 14- Formulario Registro de avance de Tesis
1. Pulse el ojo Plan Adjunto para revisar el mismo
2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar el desarrollo por parte del estudiante.
3. Ingrese el porcentaje de avance pulsando la opción correspondiente en
el campo Registrar porcentaje de avance.
4. Finalmente pulse Terminar
168
1.2.TP.84 Nombrar Tribunal Examinador
Ejecutor: Decano FCA
Figura 15- Formulario Nombrar Tribunal Examinador
1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis
de Grado para su revisión.
2. Pulse Editar en el campo Tribunal Examinador
3. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, pulse el ojo para
ingresar el nombre de cada miembro del tribunal.
Figura 16- Ventana Editar Grupo de Campos
4. Pulse Agregar para insertar un nuevo Nombre incluyendo el nombre del
profesor auspiciante.
5. Pulse Guardar y Salir para regresar al formulario inicial
6. Finalmente pulse Terminar
169
1.2.TP. 92 Revisar y adjuntar observaciones
Ejecutor: Tribunal Examinador
Figura 17- Formulario Revisar y adjuntar observaciones
1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis
de Grado para su revisión
2. Seleccione la opción correspondiente en el campo Borrador necesita
correcciones
3. Si la respuesta es Sí menciónelas en el campo Observaciones a
borradores sin alterar o modificar las observaciones anteriores emitidas
4. Finalmente pulse Terminar
170
TP.100 Realizar correcciones
Ejecutor: Estudiante
Figura 18- Formulario Realizar Correcciones
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar las correcciones emitidas por parte de los miembros del tribunal
examinador.
2. En el campo Observaciones a borradores se mencionan las
observaciones por parte de los miembros del tribunal.
3. Una vez realizadas las correcciones solicitadas adjunte el documento
pulsando el ojo Desarrollo de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado
en su nueva versión.
4. Finalmente pulse Terminar
171
1.2.TP.104 Revisar correcciones y adjuntar observaciones
Ejecutor: Profesor auspiciante
Figura 19- Formulario Revisar correcciones y adjuntar Observaciones
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar las correcciones realizadas por el estudiante en su nueva
versión, a la vez puede observar las observaciones emitidas por parte de
los miembros del Tribunal Examinador.
2. En el campo Observaciones a borradores mencione las mismas si es el
caso
3. Seleccione la opción que corresponda en el campo Borradores
corregidos
4. Finalmente pulse Terminar
172
1.2.TP.108 Emitir calificaciones a borradores
Ejecutor: Tribunal Examinador
Figura 20- Formulario Emitir Calificaciones
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar las correcciones realizadas por el estudiante en su nueva
versión.
2. Pulse Editar en el campo Tribunal Examinador
3. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, diríjase a su nombre e
inserte su calificación
4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma
5. Pulse Guardar y Salir
6. Para finalizar pulse Terminar
173
1.2.TP.123 Verificar cumplimiento de formato
Ejecutor: Decano FCA
Figura 21- Formulario Verificar el formato
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar el formato del mismo.
2. Puede observar las calificaciones emitidas por parte del tribunal con la
firma respectiva.
3. Seleccione la opción correspondiente en el campo Correcciones al
formato.
4. Pulse sobre el ojo e ingrese su PIN para autentificar su firma
5. Finalmente pulse Terminar
174
1.2.TP. 131 Realizar correcciones
Ejecutor: Estudiante
Figura 22- Formulario Realizar correcciones
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar las correcciones emitidas sobre el formato del mismo.
2. Adjuntar el documento corregido en su nueva versión pulsando el ojo
Desarrollo de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado.
3. Finalmente pulse Terminar.
175
1.2.TPT Verificar nota de escrito
Ejecutor: Estudiante
Figura 23- Formulario Verificación de Nota
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar la última versión enviada.
2. Usted puede observar las calificaciones emitidas por parte del Tribunal
Examinador de los borradores.
3. Seleccione la opción correspondiente enel campo Solicita recalificación.
4. Pulse en el ojo si es el caso para adjuntar la Solicitud de recalificación
5. Finalmente pulse Terminar
176
1.2.TP.164 Aceptar o rechazar solicitud
Ejecutor: Presidente de Consejo de Facultad
Figura 24- Formulario Aceptar o Rechazar Solicitud
1. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
revisar la última versión enviada.
2. Usted puede observar las calificaciones emitidas por parte del Tribunal
Examinador a los borradores.
3. Pulse el ojo Solicitud de recalificación para revisar la misma.
4. Seleccione la opción correspondiente en el campo Acepta solicitud de
recalificación
5. Finalmente pulse Terminar
177
1.3. SUBPROCESO GESTIÓN DE GRADUACIÓN
1.3.TP.114 Ingresar documentos defensa oral
Ejecutor: Estudiante
Figura 25- Formulario Ingreso de Documentos
1. Pulse el ojo para adjuntar la solicitud para ser declarado apto para rendir
su grado oral
2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado y
adjunte el mismo.
3. Pulse el ojo Artículo técnico y adjunte el mismo
4. Pulse el campo Documentos Defensa Oral y adjunte los mismos
requeridos
178
Figura 26- Formulario Ingreso de Documentos
5. Pulse el ojo en el campo Documentos habilitantes y añada cada uno de
ellos.
6. Pulse Guardar y Salir
7. Finalmente pulse Terminar
1.3.TP. 99 Revisar que documentación esté completa
Ejecutor: Secretaría FCA
Figura 27- Formulario Revisión de Documentación
179
1. Pulse el ojo Solicitud para revisar el documento adjunto.
2. Pulse el ojo Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis de Grado para
su revisión
3. Pulse el ojo Artículo Técnico y revise el mismo
4. Pulse Documentos Defensa Oral y compruebe toda la documentación
adjunta pulsando Editar
Figura 28- Formulario Revisión de Documentación
5. Seleccione la opción correspondiente de acuerdo si el documento está
correcto y completo
6. En el campo Observaciones, mencione las mismas en el caso de existir
7. Pulse Guardar y Salir y seleccione la opción correspondiente en el
campo Todos los documentos correctos
8. Finalmente pulse Terminar
180
1.3.TP. Nombrar Tribunal Defensa Oral
Ejecutor: Decano FCA
Figura 29- Formulario Nombrar Tribunal Defensa Oral
1. Diríjase al campo Tribunal Defensa Oral y pulse Editar
2. Aparecerá la ventana Editar Grupo de Campos, pulse sobre el ojo y
seleccione el nombre del profesor
Figura 30- Ventana Editar Grupo de Campos 3. Pulse Agregar para insertar los dos nombres restantes incluyendo el
nombre del profesor auspiciante
4. Pulse Guardar y Salir
5. Finalmente pulse Terminar
181
1.3.TP.34 Calificar defensa Oral
Ejecutor: Tribunal Defensa Oral
Figura 31- Formulario Calificar Defensa Oral
1. Pulse el ojo Plan Adjunto y Borrador de Proyecto de Titulación o Tesis
de Grado para su revisión
2. Diríjase al campo Tribunal Defensa Oral y pulse Editar
3. Inserte su calificación frente a su nombre
4. Pulse Guardar y Salir
5. Finalmente pulse Terminar
182
1.3.TPT Solicitar repetición de defensa oral
Ejecutor: Estudiante
Figura 32- Formulario Solicitar Repetición Defensa Oral
1. Seleccione la opción correspondiente en el campo Solicita repetición
2. En el campo Justificación mencione la misma
3. Finalmente pulse Terminar
183
1.3.TP.54 Fijar fecha de nueva defensa
Ejecutor: Decano FCA
Figura 33- Formulario Fijación Nueva Fecha Defensa
1. Diríjase al campo Justificación para revisar la misma por parte del
estudiante
2. En el campo Nueva fecha defensa escoja la misma
3. Finalmente pulse Terminar
184
1.3.TP.69 Establecer calificación de estudiante
Ejecutor: Decano FCA
Figura 34- Formulario Establecer Calificaciones
1. Ingrese la nota respectiva en el campo Promedio ponderado de
asignaturas aprobadas
2. Aparecerá el promedio en el campo Promedio Final
3. Finalmente pulse Terminar
185
1.3.TP. 75 Notificar a estudiante ceremonia
Ejecutor: Secretaría FCA
Figura 35- Formulario Notificación de Ceremonia
1. Ingrese la fecha correspondiente en el campo Fecha de incorporación
2. Finalmente pulse Terminar
3. Se enviará una notificación al estudiante con dicha información.
Figura 36- Notificación de Ceremonia
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