Estratègies de creixement mitjançant teletreball

Barcelona Activa Empresa

Activitat cofinançada per:

Títol de l’activitat: Estratègies de creixement i rendibilitat via

teletreball

Nom del ponent : Francesc Font/Rodrigo Villatoro/Ferran

Calatayud

Empresa: Nubelo (www.nubelo.com)


Objectiu del curs:

La tecnologia està canviant la forma com el món col·labora i treballa. En aquest curs aprendràs què és el teletreball, quins son els seus beneficis i reptes, i com pot la teva empresa aprofitar-se’n per millorar la rendibilitat, productivitat i generar millors processos amb els treballadors a través de casos pràctics.


Organització Activitat:

16:00 a 17:15 Presentació conceptes 17:15 a 17:30 Pitch 1’ de cada una de les empreses 17:30 a 17:40 Descans 17:40 a 18:10 Exercici Individual – Matriu Teletreball 18:10 a 18:30 Presentació casos individuals 18:30 a 19:00 Presentació Matriu d’externalització i exercici indiviudal


La activitat seguirà la metodologia de “La empresa Híbrida”. Podeu descarregar-lo gratuïtament a: www.laempresahibrida.com

http://www.laempresahibrida.com/

Barcelona Activa Empresa – PREGUNTES QUE ENS FAREM

1. Quins són els avantatges del teletreball per a les empreses, treballadors i societat? 2. Quins processos es poden externalitzar més fàcilment amb el teletreball? 3. En què puc estalviar amb el teletreball? 4. El grau de penetració de les noves tecnologies necessari per al teletreball 5. Sistemes per gestionar equips virtuals amb èxit 6. En quins casos el teletreball no és una bona idea 7. Com fer l'anàlisi per a la meva empresa? Matriu teletreball. 8. Com fer outsourcing a la meva empresa? Matriu Outsourcing


Premises Bàsiques


“Aquesta no és una època de canvis, sino un canvi d’època”.


“Internet ha alterat de manera significativa la manera de treballar de milions de persones”.


“La majoria de les empreses que fracassen no ho fan per falta d’idees, sino per fallar en el compliment de les mateixes”.


“Internet no entén de fronteres, però si que entén de cultures”.


Qui diu que ‘si’?


1.Beneficiss del teletreball per a les empreses, treballadors i societat

Beneficis per al treballador

> Conciliació de la vida familiar i laboral, millorant la qualitat de vida. > Estalvi de diners i temps en reduir els desplaçaments diaris. > Reducció de l'estrès i millora de la salut (el 80% de les malalties estan

associades a l'estrès) > Impuls de l'accés a la formació en gestió en línia del treball: aprenentatge

continu. > Flexibilitat en l'horari laboral permetent compaginar molt millor les seves

activitatspersonals i familiars amb el treball. > Increment en la motivació i autorealització i per tant de la productivitat. > Donar oportunitats laborals a persones amb discapacitats severes de

mobilitat de manera que puguin gestionar el seu temps de manera més eficient. > Foment de la inserció laboral de persones residents en l'entorn rural.

Barcelona Activa Empresa – BENEFICIS DEL TELETREBALL

Beneficis per a l'empresa > Maduració dels sistemes de gestió i de les estructures organitzatives com a resultat

del procés d'adaptació que l'Organització experimenta per acollir a aquesta modalitat de treball. > Increment de la productivitat de l'empleat a través d'un ambient sense interrupcions

constants, un treball més relaxat i una millor gestió del temps. > Millora en el rendiment i compromís de les treballadores gràcies a la millora en la

motivació vinculada a la compensació intrínseca. > Promoció de la retenció-fidelització i atracció del talent i la prolongació de la vida

activa pel menor desgast en la vida laboral. > Reducció de l'absentisme per malaltia comuna i l'índex de rotació. > Més capacitat de multiplicar el talent, podent disposar d'equips distribuïts

geogràficament, alhora que plenament integrats en els processos de l'Organització. > Impuls a una nova dimensió de la responsabilitat social empresarial i millora en la

gestió de la diversitat. > Contribució al compliment de la LISMI (Llei d'Integració Social de Minusvàlids)

Barcelona Activa Empresa – BENEFICIIS DEL TELETREBALL

Beneficis per a la societat > Distribució geogràfica més equitativa: disminució

de l'èxode rural i desenvolupament local. > Inserció laboral de col · lectius en risc d'exclusió. > Reducció de costos en desplaçaments i per tant

reducció d'emissions de CO2 i impacte positiu en els aspectes mediambientals. > Millora de la inversió en xarxes i en coneixement.

Barcelona Activa Empresa – BENEFICIIS DEL TELETREBALL


Avantatges del teletreball


L’ evolució del treball i estudis del teletreball

1.0 2.0 3.0

L’evolució del treball

Treball presencial Telèfon/mail Equips virtuals



2. Quins processos es poden externalitzar més fàcilment amb el teletreball?


PER SECTORS Els sectors més adequats a aquest nou model són: Arts Gràfiques, Informàtica, Serveis d'informació / documentació, Mitjans de Comunicació, consultoria, el sector de serveis privats i el dels professionals autònoms o freelance.


CATEGORÍAS DE PROCESOS EXTERNALIZABLE En este proceso vamos a diferenciar entre dos categorías de procesos externalizables vía teletrabajo: 1)Autoempleados o profesionales freelance 2)Empleados de la empresa que pueden teletrabajar


ÀREA D'ARTS GRÀFIQUES I DISSENY (Autoempleat): > Maquetació de llibres: Mecanografiat de textos (picat) i maquetació electrònica de llibres, són treballs que les impremtes poden derivarnos quan pateixin puntes de treball. > Maquetació de revistes: Igual que el punt anterior, però referit a publicacions periòdiques. Així mateix, es pot captar la publicació d'una o diverses revistes per al seu disseny i muntatge. > Disseny de fullets publicitaris: Treballs destinats a disseny de fulles, díptics, cartells, tríptics de campanyes publicitàries. > Disseny de Publicitat en Mitjans Impresos: Serveis de disseny d'anuncis en premsa, revistes, etc. > Disseny i realització de publicitat en mitjans electrònics: Confecció i disseny de tot tipus de publicitat en suport CD, en banners per pàgines Internet, etc. > Disseny, realització i producció de CD: Confecció d'encàrrecs relatius a campanyes de publicitat en aquest suport. Confecció de catàlegs en què estiguin detallats: productes, preus, característiques, etc. > Disseny d'imatge corporativa: Disseny i confecció de tot tipus de papereria, logotips, publicitat, regals, etc


ÀREA D'INTERNET (autoempleat) > Confecció i Disseny de Pàgines Web: A través d'encàrrecs, tant de particulars com d'empreses, es poden dissenyar i confeccionar pàgines web, així com crear un servei d'actualització de llocs web.

> Documentació Recerques d'informació a Internet, comparació productes, recull de notícies, Anàlisi de sectors productius i / o estudi de la competència. Es realitza a través d'encàrrecs, tant de particulars com d'empreses, es pot realitzar diferents treballs de recerca de productes, documentació i serveis a la xarxa.? Aquesta activitat es pot realitzar com teletreball des del propi domicili amb una coordinació tècnica exterior que oferirà i subministrarà els treballs, o també des d'un Centre de Teletreball.

> Serveis de Traduccions a la xarxa: A través de la xarxa, ser receptor de diferents serveis de traducció, en qualsevol idioma. És el que s'anomena traductor "freelance" ja que no es treballa com a empleat d'empresa o editorial sinó per compte propi, en aquest cas és el propi treballador autònom el que gestiona la comanda i el seu cobrament.

> Comerç Electrònic a la xarxa: A través de la xarxa, es pot ser receptor dels diferents encàrrecs que els clients sol · liciten a una empresa, donant confirmació, gestionant la comanda, així com gestionant el pagament de l'usuari. (Aquest servei és més adequat realitzar des d'un Centre de Teletreball, per la complexitat que comporta, encara que també pot realitzar-se des domicilis).


ÀREA DE DOCUMENTACIÓ (Autoempleat) > Periodistes i escriptors Encàrrecs d'articles per a diaris i treballs d'autor o publicacions per editorials. Les tasques es poden realitzar íntegrament des de casa i es remeten a les empreses via Internet.

> Servei d'elaboració de documents: Servei de transcripció de tot tipus de documents: fax, factures, documents comercials, etc. segons les necessitats dels clients.

> Servei d'Arxiu: Aquest servei ofereix la possibilitat d'ordenar arxius o qualsevol altre tipus de documentació segons les necessitats dels clients.

> Consultoria. Elaboració de tot tipus d'informes tècnics en professions libelales com ara advocat, economista, etc.Todos les dades i el producte es poden transmetre per internet, les comunicacions amb l'empresa que fa l'encàrrec es realitzen bé per internet o bé per telèfon, encara que la presentació de l'informe i la seva se sol realitzar en persona.


ÀREA D’INFORMÀTICA(Autoempleat) > Programació. Elaboració de tot tipus de programes informàtics a mida.


Activitats pertanyents al grup d’ "Administració" > TelesecretarIa: La Secretaria Integral pot consistir en atenció telefònica, recepció i emissió de fax, recepció i emissió de correu electrònic i de correu ordinari, control i gestió d'agenda, servei de reclamacions, funcions de telesecretaría, direcció comercial. (Aquest servei pot realitzar des del propi domicili de manera molt limitada). > Gestió dels canals de distribució (Clients i Proveïdors): En aquest servei s'emet la facturació i es realitza un seguiment del lliurament de la comanda. Es reben comandes, es controla l'estoc de magatzem i es gestiona la reposició de material (manteniment d'estoc). (Exclusivament des d'una oficina satèl · lit) > Servei de Comptabilitat: En aquest servei s'atén als clients que desitgen que els porti la comptabilitat al dia, rebent el client una informació periòdica dels seus estats comptables: estadístiques, estat de pagaments, etc. (Aquest servei pot ser atès des del domicili). > Servei de gestoria: En aquest apartat es pretén confeccionar les nòmines i els documents de Seguretat Social, així com realització i seguiment de contractes, baixes laborals, etc. També es confeccionen i presenten tot tipus de documentació fiscal. (Aquest servei es pot realitzar des del propi domicili i també des de l'Oficina satèl · lit). > Serveis de manteniment i assistència: Servei d'atenció telefònica per la qual s'atenen determinades urgències que són demandades pels clients, tant particulars com empreses: avaries, grues, mecànics, paletes, lampistes i altres serveis d'aquesta índole (es realitza en Centres Satèl · lit amb diversos treballadors / operadors).

ÀREA DE MÀRQUETING I ATENCIÓ TELEFÒNICA (Empleat) > Atenció telefònica a particulars: Servei d'atenció telefònica de clients, per atendre determinats serveis, o per atendre desviaments de trucades.

> Atenció telefònica de campanyes de publicitat: Servei que atén a trucades massives, com a conseqüència d'una campanya de publicitat determinada, donant informació o realitzant transcripció de comandes amb confirmació de pagament, etc.

> Enquestes telefòniques: Serveis d'enquestes telefòniques per empreses relacionades amb productes o serveis, així com enquestes d'opinió.

> Campanyes puntuals: Servei que atén o realitza trucades telefòniques per seguir

de manera puntual determinats serveis o productes.



3. En què puc estalviar amb el teletreball?


EFICIÈNCIA VS EFICÀCIA

La EFICIÈNCIA és l'habilitat per aconseguir coses amb la menor inversió possible de recursos. Se centra en el mètode, en el millor sistema i el temps més curt per fer bé el que es fa. Se centra en com fer les coses. La EFICÀCIA és l'habilitat per assolir els objectius que s'estableixen amb la menor inversió possible, al mateix temps que l'ús intel·ligent de recursos. Se centra en els resultats.


PRINCIPALS ESTALVIS DEL TELTREBALL - Empresa

> Estalvis en desplaçaments (si els abona als seus empleats) > Estalvi en dietes (si les abona als seus empleats) > Millora de la productivitat. > Reducció de l'espai necessari d'oficines > Disminueix el moviment d'empleats i l'absentisme > Millora l'equilibri entre la vida i el treball dels empleats a

causa de la flexibilitat, el que, al seu torn, fa que aquests se sentin més contents i compromesos, i produeixin millors resultats. * La calculadora d'estalvis per teletreball del Telework Research Network (d'ús gratuït a la xarxa) mostra que

les companyies podrien estalviar prop de 6.500 dòlars per cada teletreballador que faci la feina de casa des de casa un cop per setmana.


4. El grau de penetració de les noves tecnologies necessari per al teletreball

RECURSOS TECNOLÒGICS NECESSARIS Per iniciar el nostre model de Teletreball, hi ha la provisió dels recursos tecnològics necessaris per: • Permetre la comunicació i la col · laboració àgil entre les persones (internes i externes a l'Organització) • Permetre l'accés i la compartició àgil i segura de la informació rellevant. Els recursos necessaris es poden classificar en tres categories: 1. Solucions tecnològiques (programes en PCs dels usuaris o en servidors) 2. Equipament (dispositius físics, com PC, telèfons, mòdems ADSL, ...) 3. Coneixement sobre els millors usos dels anteriors elements i de com combinar-los amb la forma de treball particular de l'Organització per obtenir la màxima aportació de valor.


Algunes pautes per col · laborar de forma més eficient són: > Emmagatzema centralitzat i digital (usant eines com Dropbox,

Google Docs, FTP, etc.) > Comparteixi a través d'espais de col · laboració creats per a

l'ocasió o mitjançant una extranet (Basecamp és un bon exemple) > Utilitza la missatgeria instantània per comunicar-se amb agilitat

amb la persona necessària (Skype, Google Talk, etc.) > Utilitza una combinació racional de reunions presencials / virtuals. > Utilitza dispositius d'emmagatzematge de gran capacitat ubicats en el núvol.



5. Sistemes per gestionar equips virtuals amb èxit


FUENTE: http://sloanreview.mit.edu/the-magazine/2009-summer/50412/how-to-manage-virtual-teams/

> Saber crear un equip virtual estructurat. > Dominar les barreres de comunicació típiques d'equips

virtuals. > Establir un procés de comunicació multicultural efectiva. > Gestionar persones i tasques remotament. > Reduir la pèrdua i distorsió d'informació. > Construir i promoure la confiança en l'equip. > Transformar l'aprenentatge personal i d'equip a "knowledge

management". > Saber crear i mantenir la motivació i l'esperit d'equip en els

entorns virtuals.

Barcelona Activa Empresa- HABILITATS DEL GESTOR VIRTUAL

EVITA: > L'ús de paper, utilitzant el suport electrònic. > Enviar adjunts. > Utilitzar el correu per tot.

ASIGNA: > Un responsable de tecnologia per el treballador. > Cursos de formació tecnològica a tots els teletrballadors.



6. En quins casos el teletreball no és una bona idea

Hi ha unes premisses bàsiques sobre les que sense elles implementar un model de teletreball és una mala idea. La gent amb teletreball hauria de tenir: > Objectius clars. > Una planificació realista - deadlines > Alta comunicació amb qui coordini les tasques, per estar al

cas dels possibles desviaments del projecte. > Motivació suficient com per rendir sense tenir al "ull de l'amo"

prop. > Seguretat que, tot i que no els vegin, se'ls continua tenint en

compte de la mateixa manera que quan anaven aa l'oficina.



Casos pràctics de teletreball


Els pros i els contres del teletreball


Els pros > Flexibilitat i versatilitat per empreses i

professionals. > Augment de la productivitat. > Millor balanç entre vida professional i familiar. > Més amigabilitat amb el medi ambient.


Els contres > Costos tecnològics associats a la posada en

marxa d'un model de teletreball. > Canviar el xip cultural de l'empresa. > L'horari flexible. > El control i planificació.


Preguntes que ens hem de fer


Qüestionari

1. Està la seva organització preparada i disposada a destinar temps i recursos a fer alguns canvis organitzatius? 2. Compta seva empresa amb empleats les tasques no hagin de realitzar necessàriament des de l'oficina, podent fer-se aquestes o part d'aquestes a distància? 3. Té la possibilitat de realitzar una inversió en tecnologia que a mitjà termini pot revertir en millorar la productivitat dels seus empleats? 4. Considera d'implantar processos de teletreball o gestió d'equips virtuals incrementaria la motivació i productivitat dels empleats de la seva empresa?


5. Quines tasques que es realitzen a la seva empresa es podrien fer a distància, bé per empleats bé per col · laboradors? 6. Estan seus empleats ben formats en el maneig de les tecnologies de la comunicació i la informació? 7. ¿Comptarà amb el beneplàcit dels líders d'opinió dins de l'empresa si intenta implantar el teletreball en l'empresa? 8. És fàcil mesurar el ROI d'implantar processos de teletreball en una empresa com la seva? 9. És possible establir processos objectius i terminis clars en les tasques que desenvolupen els seus empleats o col · laboradors externs? 10. Té la seva empresa mentalitat de "gacela"?


7. Com fer l'anàlisi per a la meva empresa? Matriu teletreball.


Matriu del teletreball El concepte de matriu del teletreball contempla 4 eixos bàsics i serveix per fer una ‘foto’ de la empresa a l’hora d’emprendre el procés, com si es tractés d’un DAFO. Els quatre conceptes son: 1)Canvis tecnològics: quina formació necessiten els empleats? Quina inversió en tecnologia s’hauria de fer? Estan els empleats habituats a colaborar en línia i utilitzar les eines necessàries per al teletreball? 2)Llocs de treball ‘afectats’: quins departaments o treballadors podríen participar del programa de teletreball.


Matriu del teletreball 3) Cultura d’empresa: Estan els treballadors disposats a treballar en línia? Estan disposats a reportar la feina feta en cas de teletreballar? És per ells una bona o una mala notícia l’aplicació del teletreball? Els directius o propietaris veuen amb bons ulls permetre treballar o necessiten un control físic? 4) Aventatges/Inconvenients: és l’estalvi important o residual? A nivell opertiu som capaços de generar processos que millorin la productivitat o no estem preparats? Hem de fer una inversió en tecnologia? Generaria discrepàncies internes aplicar aquest procés?...

Matriu Teletreball

Canvis tecnològics necessaris

Cultura Empresa

Llocs de treball ‘Afectats’

Aventatges/Inconvenients


8. Com fer outsourcing a la meva empresa? Matriu Outsourcing

L’ "outsourcing" comporta una sèrie d'avantatges importants per a les empreses, entre d'altres: > Possibilitat de concentrar-se en el seu treball de base i posar els recursos de

les empreses outsourcing al servei del que la diferència dels seus competidors. > Possibilitat d'estalviar despeses fixes d'estructura en contractar només

quan i quant cal per a una determinada tasca. > Els treballs externalitzats els realitzen professionals especialitzats, amb

excel · lents condicions de qualitat i productivitat; segons les enquestes més recents, les empreses que recorren al teletreball coincideixen que els treballs van ser lliurats "amb un acabat perfecte i en els terminis acordats". > El teletreball permet flexibilitat i rapidesa. > L'externalització per teletreball és una solució molt competitiva en termes

econòmics.

Barcelona Activa Empresa – EL OUTSOURCING

Baj

o

Alt

o Bajo Alto

RisesgoOutsourcing Im

pact

o A

horr

o/B

enef

icio


Francesc Font Cot [email protected] www.nubelo.com M. 607.488.313 @francescfontcot Nubelo Solutions, S.L. T. 93 177 89 59 Llacuna, 162 Edifici Barcelona Activa Barcelona 08018

Ferran Calatayud Ventura [email protected] www.nubelo.com M. 607.488.313

Rodrigo Villatoro [email protected] www.nubelo.com M. 607.488.313

mailto:[email protected]

http://www.nubelo.com/





Estratègies de creixement mitjançant teletreball

Documents

Transcript of Estratègies de creixement mitjançant teletreball