ESTUDIOS PREVIOS Compra para las oficinas del FONDO ...fondoadaptacion.gov.co/download/ESTUDIOS...

ESTUDIOS PREVIOS

Compra para las oficinas del FONDO ADAPTACIÓN de comedores (sillas, mesas, parasol y bases).

Bogotá D.C. Colombia

Noviembre 2013

FONDO ADAPTACIÓN Calle 75 # 5-88 Piso 3 y 4

www.fondoadaptacion.gov.co

1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER

CON LA CONTRATACIÓN

a. Justificación de la necesidad Mediante el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, se creó el Fondo Adaptación, cuyo objeto es la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de "La Niña", con personería jurídica, autonomía presupuestal y financiera, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Según el Decreto 4819 de 2010, este Fondo tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo. Los lugares de trabajo requieren ser cuidadosamente concebidos para que el trabajo se pueda realizar de manera segura y saludable, facilitándose que el trabajador pueda recuperarse de la fatiga acumulada que éste comporta con las pausas necesarias y en un lugar idóneo. Los lugares de descanso no pueden ser, ni desconsiderados, ni tratados de manera independiente al tipo de actividad. Merecen un tratamiento especial e integral, por la dignidad del propio trabajo y de quienes lo ejecutan, y además, por necesidades de productividad. Por lo anterior el Fondo vio la necesidad de adquirir 4 comedores (sillas, mesas, parasol y bases) con las cuales aprovechara el espacio exterior del 4to piso adecuando un lugar en el cual podrá satisfacer las necesidades de los funcionarios debido al aumentado en el número de personal.



b. Especificaciones Técnicas:

c. Objetivo de la Contratación El fondo Adaptación, requiere contratar la Compra de cuatro (4) comedores (mesas con sillas, parasol y base).

d. Objetivos Específicos

La compra de los 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) en el Fondo Adaptación, tiene los

siguientes objetivos específicos:

1. Tener un espacio adecuado para el comedor de los funcionarios. 2. Mantener el lugar limpio y ordenado.

e. Análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación

Los comedores de empresas ya no son simples lugares donde comen los empleados. En el Fondo Adaptación nos esforzamos por crear espacios y entornos adaptados a las necesidades, de manera que los funcionarios encuentren en ellos un lugar de convivencia agradable y acogedor donde poder disfrutar de su momento de almuerzo. Alcanzar la máxima satisfacción de nuestros funcionarios es



parte de nuestra misión y lo conseguimos con una oferta donde ponemos especial cuidado en diversos factores clave.

2. ANÁLISIS DE LAS ALTERNATIVAS DE SATISFACCIÓN DE LA NECESIDAD Y SELECCIÓN

DE LA ALTERNATIVA MÁS FAVORABLE

Para atender la necesidad expuesta, se les solicito cotización a RIVEROS BOTERO COMPAÑÍA

LIMITADA, MUEBLES DIVINI - DIVINI DESIGN y PARASOLES & DISEÑOS en cumplimiento de

los principios de eficiencia, economía, transparencia y celeridad que rigen la función pública.

Teniendo en cuenta lo anterior, la alternativa para satisfacer la necesidad que tiene el Fondo, es la

modalidad de contratación directa, escogiendo la cotización presentada por RIVEROS BOTERO

COMPAÑÍA LIMITADA por ofrecer los comedores (Mesas, Sillas, Parasol y Bases) requeridos para

los funcionarios y se ajusta al presupuesto del FONDO para llevar a cabo éste contrato.

3. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR.

a. Objeto

Compra para las oficinas del FONDO ADAPTACIÓN de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los funcionarios del Fondo Adaptación.

b. Alcance del Objeto

El objeto del contrato tiene el siguiente alcance:

1. Ejecutar el objeto del contrato en un plazo máximo de 10 días calendario, siguientes a la fecha de la firma del contrato.

2. Suministrar cuatro (4) Comedores (Mesas con sillas, Parasol y Bases) color Wuengue Marca Rimax.

c. Valor del contrato: $ 2.218.950,oo IVA Incluido

d. Rubro presupuestal: A-2-0-4-2-2 ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA – MOBILIARIO Y

ENSERES.



e. Forma de pago:

EL FONDO pagará el valor del presente contrato en un solo desembolso por el cien por ciento de su valor, una vez entregados y recibidos a satisfacción por el Fondo los bienes objeto del mismo.

PARÁGRAFO PRIMERO. Los pagos se efectuarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación de la respectiva factura, la cual debe acompañarse de:

1. La certificación del pago de los aportes correspondientes a los sistemas de salud y pensiones y, si a ello hubiere lugar, a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA.

2. La certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Cuando la cuenta de cobro o factura no se presente con el lleno de los correspondientes requisitos o no se acompañe de los documentos necesarios para el pago, el término para éste empezará a contarse desde la fecha en que una u otros se presenten en debida forma o se aporte el último de los documentos requeridos. Las demoras que se presenten por esta causa serán responsabilidad del CONTRATISTA; por lo tanto, no causarán intereses, ni compensación de ninguna naturaleza.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El pago se efectuará mediante consignación al CONTRATISTA, en la cuenta bancaria que este indique y cuya titularidad acredite.

f. Obligaciones de las partes

Las obligaciones que tendrá el CONTRATISTA para con el Fondo Adaptación son:

1. Ejecutar el objeto del contrato en un plazo máximo de 5 días calendario, siguientes a la fecha del contrato.

2. Cumplir con todas las características y condiciones planteadas en la propuesta presentada.

3. Suministrar cuatro (4) comedores (mesas con sillas, parasol y base) de color wuengue

4. Cumplir con las obligaciones que se deriven del objeto contractual.

Obligaciones a cargo del Fondo Adaptación:

Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato.

g. Plazo de ejecución: La ejecución del contrato se llevara a cabo dentro de los 5 días calendario siguiente de haber suscrito el contrato.



h. Supervisión

La supervisión de este contrato la ejercerá la Asesora II – Talento Humano de la Secretaria General

de EL FONDO

4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN E

IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO QUE SE PRETENDE CELEBRAR

La presente contratación tiene como fundamento jurídico lo consagrado en el artículo 7 del de 4819

de 2010 y el Decreto 2962 de 2011:

Artículo 7 Decreto 4819 de 2010, el cual establece:

“Régimen Contractual. Los contratos que celebre el FONDO para el cumplimiento de

su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado y

estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la

Constitución Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el

artículo 13 de la Ley 1150 de 2007. El Consejo Directivo, podrá determinar las cuantías

y casos en los cuales sea necesario adelantar procesos de selección que garanticen la

participación pública.

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará todas las condiciones para la

contratación del FONDO que permitan mayor eficiencia en la recuperación,

construcción y reconstrucción por el fenómeno de "La Niña", garantizando el

cumplimiento de los principios constitucionales y legales citados en el presente

artículo.”

El artículo 4 del Decreto 2962 de 2011, modificado por el artículo 1 del Decreto 4808 de 2011,

establece los procedimientos de selección del FONDO y dispone la procedencia de la Selección

Directa como el procedimiento objetivo a través del cual se contrata directamente con la persona

natural o jurídica que atienda los precios de mercado y asegure la satisfacción de las necesidades

del FONDO.

A través del artículo 2 del Decreto 4808 de 2011, se autorizó a la Gerencia General del FONDO para

celebrar directamente, sin necesidad de autorización previa del Consejo Directivo, contratos cuya

cuantía sea igual o inferior a cuatro mil SMLMV y; mediante Resolución Nº 004 del 29 de febrero de

2012, la Gerencia delegó en la Secretaría General del FONDO, la función de solicitar disponibilidad

presupuestal y suscribir los contratos o convenios de cuantía inferior a 500 SMLMV.

Dado lo anterior y teniendo en cuenta la necesidad del FONDO y la cuantía a contratar, se realiza la

presente contratacion de manera directa.



5. ANALISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

Para determinar el valor del presente contrato se realizó el siguiente sondeo de mercado, así:

EMPRESA CANTIDAD VALOR ANTES DE

IVA VALOR IVA INCLUIDO

Riveros Botero Compañía Limitada

4 $ 1.912.888 $ 2.218.950

Muebles Divini - Divini Design

4 $ 6.408.000 $ 7.433.280

Parasoles & Diseños

4 $ 6.206.897 $ 7.200.000

Que en virtud delo anterior se determinó que el valor de contrato y es el del menor valor como es de DOS MILLONES DOSCIENTOS DIEZ Y OCHO MIL NOVECIENTOS CINCUENTA PESOS M/CTE. ($ 2.218.950) INCLUIDO IVA

A continuación se presenta el presupuesto detallado por Riveros Botero Compañía Limitada. de los

comedores

ARTICULO Cant Vr. Uni Iva Sub. Total TOTAL

SILLA SIN BRAZOS REF: ETERNA COLOR WUENGUE MARCA RIMAX

16 25.300 4.048 29.348 469.568

MESA ETERNA 80X80 COLOR ETERNA MARCA RIMAX

4 62.100 9.936 72.036 288.144

PARASOL DE 230 DE DIAMETRO IMPERMEHABLE

4 258.872 41.420 300.292 1.201.166

BASE PARASOL RIDUCO

4 56.050 8.968 65.018 260.072

UNIDADES

TOTAL 2.218.950



SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS

PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

Con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y

justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso de convocatoria

abierta, en el estudio previo a la contratación se procedió a realizar el estudio de riesgos de la

contratación, su tipificación, estimación y asignación.

Riesgo

(descripción)

Tipificación Asignación Calificación

Impacto/Probabilidad

Cuantificación

Financieros Estimación inadecuada de

los costos

Contratista Bajo/Baja 1%

Financiamiento del

contrato por parte del

contratista para el pago

de salarios, prestaciones

sociales, aportes al

sistema integral de salud

y parafiscales.


Mora en el pago por parte

del Estado

Fondo

Adaptación

Alto/Media 4%

Incrementos de impuestos

que afectan a todos los

contribuyentes y a todas

las actividades.


Económicos Incremento de los precios

o tarifas de los servicios

prestados por el

contratista, decretados

oficialmente por el

Gobierno Nacional.

Fondo

Adaptación

Medio/Media 2%

Variaciones en la tasa de Contratista Bajo/Baja 1%



Riesgo

(descripción)



Cuantificación

cambio

Regulatorios Cambios de normatividad

o temas legales que

impidan realizar la

entrega del mueble.

Fondo

Adaptación

Alto/Media 2%

Operativos No disponibilidad del

mueble en los tiempos

solicitados

Contratista Medio/Media 2%

Fallas en el soporte y en

el cumplimiento de los

tiempos


Falta de disponibilidad de

los bienes, equipos e

insumos necesarios para

llevar a cabo el objeto del

contrato


Comerciales Falta de calidad en el

servicio prestado


Laborales Insuficiencia de

profesionales

especializados para la

ejecución del contrato


Financieros Falta de pago o retrasos

en los pagos del valor del

contrato

Fondo

Adaptación

Alto/Baja 3%

Legales Efectos derivados de la

existencia del daño

emergente del contratista,

por la ocurrencia de

hechos de fuerza mayor o

caso fortuito en los

términos del contrato y de

Fondo

Adaptación

Alto/Baja 3%



Riesgo

(descripción)



Cuantificación

la legislación existente

Los efectos originados por

nuevas normas durante la

ejecución del contrato y

que sean aplicables al

proyecto

Fondo

Adaptación

Alto/Media 4%

Indisponibilidad del

servicio por terminación

unilateral del contrato.


Incumplimiento de las

obligaciones de salarios,

prestaciones sociales y

aportes al sistema de

seguridad social del

personal a su cargo.


Incumplimiento o retardo

en la presentación de

requisitos legales para

celebrar o ejecutar el

contrato

Contratista,

salvo que el

evento se

presente

por hechos

u omisiones

del Fondo

Adaptación

Bajo/Baja 1%

Tributarios Variaciones en la

legislación tributaria


Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.

Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo.



Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.

Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar

Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la asunción misma de los riesgos por las partes.

Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

PROBABILIDAD IMPACTO

BAJO MEDIO ALTO ALTÍSIMO

ALTÍSIMA

Se espera que

ocurra en la mayoría

de las

circunstancias

Pequeñas

pérdidas

financieras

Medianas

pérdidas

financieras

Alta pérdida

financiera

Enorme

pérdida

financiera

ALTA

Probablemente

ocurra en la mayoría

de las circuntancias

MEDIA

Es posible que

ocurra algunas

veces

BAJA Podría ocurrir

algunas veces

Altisima 4% 5% 5% 5%

Alto 3% 4% 4% 5%

Medio 2% 2% 4% 5%

Bajo 1% 2% 3% 4%

Bajo Medio Alto Altisima

FRECUENCIA O PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA

IMPA

CTO



7. GARANTÍAS

Para la celebración del contrato no se exigirán garantías al contratista, teniendo en cuenta el plazo de ejecución del contrato y que las prestaciones objeto se pagaran contra entrega a satisfacción de los servicios contratados. Adicionalmente, por cuanto la constitución de la garantía de calidad de los bienes y su eventual reclamación sería más costosa que el valor del contrato. Así mismo, por cuanto de acuerdo con la forma de pago establecida en los presentes estudios previos, prevé que el Fondo únicamente procederá a efectuar el pago, previa entrega y recibo a satisfacción de los elementos objeto del contrato. Finalmente, por cuanto el contratista ofreció una garantía de fabricante para los elementos materia

del contrato, la cual garantiza la calidad de estos bienes.

El estudio previo fue realizado de conformidad con las normas y procedimientos del FONDO

ADAPTACIÓN.

Firma:

Nombre: LUDMILA FLOREZ MALAGON

Cargo: Asesora II Talento Humano

Fecha: 05-11-2013



I. COMUNICACIÓN SOLICITUD CONTRATACION

Dependencia Solicitante: SECRETARIA GENERAL

Funcionario Solicitante: Ludmila Flórez Malangón- Asesora II Talento Humano

Fecha de solicitud: 08-11-2013

Objeto del contrato: La compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los funcionarios en el Fondo Adaptación.

Presupuesto Oficial: $ 2.218.950.oo IVA incluido Rubro o Proyecto: A-2-0-4-2-2 ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA – MOBILIARIO Y ENSERES.

Anexos:

-Formato diligenciado Estudios Previos -Constancia de idoneidad y experiencia del contratista.

-Certificado de Disponibilidad Presupuestal -Criterios de Evaluación

Ludmila Flórez Malangón, Asesora II Talento Humano

Carmen Arévalo Correa, Gerente



II. CERTIFICADO DE IDONEIDAD DEL CONTRATISTA Y DE VERIFICACIÓN DE SOPORTES DE HOJA DE VIDA

(Aplica para selección directa para prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión)

2. Requisitos exigidos en los estudios previos

a) Requisitos de experiencia: Empresa especializada en diseñar, fabricar, comercializar y distribuir productos para oficina, con los más altos estándares.

b) Requisitos de Formación académica: No aplica c) Requisitos adicionales: No. aplica.

3. Evaluación de la Hoja de vida del Proponente : Nombre: Riveros Botero Compañía Limitada. Profesión/Ocupación: Empresa especializada en diseñar, fabricar, comercializar y distribuir productos para oficina, con los más altos estándares.

4. Oferta del profesional: Fecha: 08 de Noviembre de 2013 Valor mensual/parcial: Valor Total: $ 2.218.950.oo

1. Objeto de la contratación :

La compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los

funcionarios en el Fondo Adaptación.

Estudios: experiencia

Estudio Fecha Institución Titulo Obtenido

No aplica No aplica No aplica No aplica

Experiencia:

Entidad Fecha Tiempo de experiencia

Descripción breve de la actividad



5. Conclusión:

Al comparar las propuestas de los proponentes, el FONDO frente a los requisitos solicitados dentro del formato Estudio técnico y económico, escogió la empresa Riveros Botero Compañía Limitada., ya que cumple, con lo requerido por la entidad para el desarrollo del objeto del contrato. Teniendo en cuenta lo anterior el área Administrativa y Financiera recomienda la contratación con la empresa Riveros Botero Compañía Limitada, por contar con la idoneidad y experiencia requeridas y a su vez porque la propuesta se ajusta a lo previsto por la entidad en el Estudio Técnico y económico. .

6. Anexos:

PERSONAS NATURALES PERSONAS JURÍDICAS

SI Formato Único de Hoja de Vida Persona Jurídica

SI Fotocopia Cédula de ciudadanía Representante Legal

Certificado de Existencia y Rep. Legal

SI Certificaciones de Experiencia

SI Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría Persona Jurídica y Representante Legal

Antecedentes Fiscales Contraloría Persona Jurídica y Representante Legal

SI Certificación de la cuenta bancaria

Certificado del Rev. Fiscal o Rep. legal de estar al día en Aportes Parafiscales

SI Registro Único Tributario – RUT

SI Registro de Información Tributaria –RIT-

NO. Tarjeta profesional (si es necesario)

Otros: _____________________________________________________________________

Nombre: LUDMILA FLOREZ MALAGON Cargo: ASESORA II TALENTO HUMANO Firma:

Fecha de elaboración: 08-11-2013



III. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

FECHA DE SOLICITUD: 08-11-13

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN: La compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los funcionarios en el Fondo Adaptación.

RUBRO:

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS:

A-2-0-4-2-2 ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA – MOBILIARIO Y ENSERES.

OBJETO: La compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los

funcionarios en el Fondo Adaptación.

a. VALOR : $ 2.218.950.oo IVA Incluido

APROBACIÓN DEL ORDENADOR DEL GASTO

CARMEN ARÉVALO CORREA

Gerente

Proyecto: Ludmila Flórez

Revisó:



Bogotá, D.C.

MEMORANDO

PARA: EVELYN JULIO ESTRADA

Asesora III – Jurídica

ASUNTO: CONTRATACIÓN

DE: LUDMILA FLORÉZ MALAGÓN

Asesora II – Talento Humano

Estamos remitiendo estudios previos y demás requerimientos para la contratación de:

Contratación para la Compra de la compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y base) para el servicio de comedor de los funcionarios en el Fondo Adaptación.

Cordialmente,

LUDMILA FLORÉZ MALAGÓN

Asesora II Talento Humano

Proyecto :Ludmila Floréz Malangón



OFERTA DE SERVICIOS

Señores: FONDO ADAPTACIÓN Referencia: Presentación Oferta de Servicios

Objetivo: Contratación para la Compra de la compra de 4 comedores (mesas con sillas, parasol y

base) para el servicio de comedor de los funcionarios en el Fondo Adaptación.

El valor de la presente propuesta en caso de ser escogido seria por el valor de DOS MILLONES

DOSCIENTOS DIEZ Y OCHO MIL NOVECIENTOS CINCUENTA PESOS ($2.218.950).

Representante Legal

Riveros Botero Compañía Limitada

ESTUDIOS PREVIOS Compra para las oficinas del FONDO ...fondoadaptacion.gov.co/download/ESTUDIOS...

Documents

Transcript of ESTUDIOS PREVIOS Compra para las oficinas del FONDO ...fondoadaptacion.gov.co/download/ESTUDIOS...