Los estudios previos
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LOS ESTUDIOS PREVIOS TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ
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Describe el contenido de un estudio previo de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.1.1 del Decreto 0734 de 2012
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LOS ESTUDIOS PREVIOS
TOMAS ERASMO GOMEZ MARTINEZ
2
LOS ESTUDIOS PREVIOS
1. Marco legal 4
2. Definición de la necesidad 5
2.1 Identificación de la necesidad 6
2.2 Justificación de la necesidad 5
2.3 Análisis de alternativas 7
2.4 Cuantificación de la necesidad 8
3. Descripción del objeto a contratar 9
3.1 Objeto 9
3.2 Plazo 10
3.3 Lugar de ejecución y/o entrega 11
3.4 Valor estimado del contrato 11
3.5 Forma de pago 11
3.6 Obligaciones generales del Contratista 11
3.7 Obligaciones generales de la entidad 13
3.8 Supervisión del contrato 14
4. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad decontratación
14
5. Valor del contrato 20
5.1 El estudio del mercado 21
5.1.1 Análisis de la demanda 21
5.1.2 Análisis de la Oferta 23
5.1.3 Los precios 23
5.1.3.1 Determinación de los precios 23
5.1.3.2 Análisis de los precios 24
5.1.3.3 Proyección de los precios 24
5.1.4 Forma de pago 26
6. Justificación de los factores de selección 27
3
6.1 Criterios de selección 30
6.1.1 Condiciones técnicas habilitantes 30
6.1.2 Condiciones mínimas que deben cumplir los oferentes 30
6.1.3 Condiciones técnicas adicionales de calificación 31
6.2. Condiciones económicas y financieras habilitantes 31
6.2.1 Condiciones Financieras habilitantes 31
6.2.2 Condiciones económicas ponderables 31
7. Análisis de riesgos 32
7.1 Tipos de riesgos 35
7.2 Matriz de riesgos 35
8. Las garantías 36
8.1 tipos de garantías 37
8.2 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de
obligaciones
37
8.2.1 Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento 38
8.2.2 Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones
contractuales
38
8.3 Suficiencia de la garantía. 40
9. Inclusión en tratados de libre comercio o acuerdointernacional
43
4
1. LOS ESTUDIOS PREVIOS
1. Marco legal
La elaboración, presentación y contenido mínimo de los estudios previos se
encuentran regulados por la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y el Decreto 0734
de 2012
El numeral 7 articulo 25 de la ley 80 de 1993 establece:” La conveniencia o
inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello,
se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del
Contratista o al de la firma del contrato, según el caso”.
El numeral 12 del articulo 25 de la ley 80 de 1996 reza: “Con la debida antelación
a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el
caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los
pliegos de condiciones o términos de referencia.
La exigencia de los diseños no regirá cuando el objeto de la contratación sea la
construcción o fabricación con diseños de los proponentes”
El articulo 8° de la ley 1150 de 2007 establece la necesidad de publicar los
estudios previos junto con el proyecto de pliego de condiciones.
El articulo 2.1.1° del decreto 0734 de 2012, determina el contenido mínimo del
estudio estableciendo:
1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la
contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación
del contrato a celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su
monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la
contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus
cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de
5
méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de
lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se
publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta
más favorable, de conformidad con el artículo 12 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los
perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el
particular.
8. La indicación de si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano
en los términos del artículo 8.1.17 del Decreto 0734 de 2012
2 Definición de la necesidad
Las necesidades de la entidad, se pueden clasificar como de bienes y/o servicios
entendiendo que aquellas que sean tangibles corresponderán a bienes y las
intangibles a servicios.
Dentro de las necesidades de bienes se pueden clasificar las de equipos,
insumos, dotaciones, medicamentos, combustibles, repuestos, papelería entre
otros.
Dentro de las necesidades de servicios se tendrán las relacionadas con
mantenimiento, arrendamientos, consultarías, contratación de servicios
profesionales, capacitación, diagramación, impresión etc.,
Por lo tanto para definir la necesidad se debe indicar el bien, obra o servicio
requerido por la entidad, utilizando para su identificación lo establecido en el
catalogo único de bienes y servicios –CUBS, del Sistema de Información para la
Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE, de la Contraloría General de la Nación.
6
2.1 Identificación de la necesidad
Consiste en definir claramente el tipo de bien o servicio que es necesario
suministrar o prestar, para tal fin se hace necesario disponer de aquella
información que permita caracterizar al bien o al servicio a adquirir. La
identificación de las características propias del elemento y/o servicio permitirán
precisar el requerimiento, descartando la posibilidad de ofrecimientos que no
cumplan con la satisfacción de la necesidades o que en su defecto se suministren
elementos que no satisfagan en ciento por ciento la necesidad.
2.1 Justificación de la necesidad
Tiene por objeto enunciar los factores que soportan la necesidad o requerimiento
por lo tanto tendrán que responderse los siguientes interrogantes
· En donde se tiene la necesidad
· El porque se tiene dicha necesidad
· Que se pretende cubrir con la satisfacción de la necesidad
· Reglamentación legal que exija y/o reglamente la prestación del servicio o
la adquisición del bien.
· A quien esta dirigida
· Que período de tiempo cubre
La formulación de la justificación deberá soportarse a través de datos que
permitan cuantificarla. A manera de ejemplo se identificaran las variables mínimas
a tener en cuenta para justificar la necesidad de adquisición de combustible para
una determinada unidad:
§ Número de vehículos
§ Tipo de vehículos (Carros, camiones, buses, motos)
§ Clase de combustible (gasolina corriente, gasolina extra, ACPM, gas)
§ Consumo promedio por tipo de vehiculo
§ Precio actual y proyectado por clase de combustible
§ Período de tiempo que debe cubrir el abastecimiento del
combustible
7
§ Área de influencia (lugar geográfico donde se llevara a cabo el
aprovisionamiento).
§ Incrementos proyectados en el parque automotor
2.3 Análisis de alternativas
El estudio previo debe determinar la conveniencia y oportunidad de llevar a cabo
la contratación, por lo tanto se hace necesario presentar alternativas de solución al
problema presentado, es decir cuales pueden ser las posibles formas de satisfacer
la necesidad.
La definición de la alternativa más conveniente en materia de calidad, costo y
oportunidad, será la que la entidad deberá aplicar para satisfacer la necesidad.
La situación enunciada se explica mediante el siguiente ejemplo: la necesidad de
la entidad es la de duplicar cierto volumen de documentos como actividad que
deben realizar algunas de las dependencias administrativas que la conforman.
Como alternativas de solución al problema presentado la entidad puede formular
las siguientes:
a) Adquirir equipos para duplicar (fotocopiar) documentos
b) Suscribir un contrato de prestación de servicios de fotocopiado
c) Acudir a un arrendamiento financiero de los equipo.
La pregunta sería ¿cual de las alternativas formuladas satisface la necesidad
institucional en las condiciones mas adecuadas de calidad, costo y oportunidad?
La respuesta implica desarrollar un proceso de evaluación de cada una de ellas
desde el punto de vista jurídico, técnico y económico.
La viabilidad jurídica se determinará en cumplimiento del marco legal establecido.
La viabilidad técnica mediante la verificación y evaluación del cumplimiento de los
requisitos y especificaciones técnicas exigidas. Por ejemplo capacidad minima de
duplicación de documentos, personal necesario, instalaciones mínimas requeridas,
procedimientos administrativos para ejecutar el proceso.
La viabilidad económica, implicará la aplicación de un modelo financiero de
evaluación que permita para el ejemplo de estudio, identificar la alternativa que
8
presente el menor costo. Se sugiere en este tipo de evaluaciones aplicar el
modelo del Costo Anual Uniforme Equivalente (CAUE).
En conclusión se deberá seleccionar la alternativa que en igualdad de condiciones
técnicas presente el menor costo para la entidad.
2.4 Cuantificación de la necesidad
Consiste en asignar una unidad de medida a la necesidad y establecer la cantidad
de bienes a suministrar o servicios a prestar. Un factor a tener en cuenta es la
unidad de medida que debe utilizarse en la cuantificación, pues en algunos casos
esta se confunde con la unidad de embalaje, unidad de empaque o unidad de
presentación.
Se tendrán entonces como unidades de medida: unidad, par, gramo, galón, litro,
miligramo, hora, procedimiento, etc.,
La unidad de medida no solo es importante, para la cuantificación de la necesidad,
en algunos casos se utiliza para llevar a cabo el proceso de evaluación económica
de ofertas.
La cuantificación de la necesidad implica determinar que cantidad es la que se
debe adquirir, por lo tanto su estimación puede hacerse a través de:
QA= QR-QAL-QT
De donde
QA = Cantidad adquirir
QR= Cantidad requerida
QAL= Cantidad en almacén
QT= Cantidad en transito (cantidad adquirida que no han ingresado a almacén)
La cuantificación de la necesidad deberá presentarse:
Item
NoDescripción
Unidad de
medida
Cantidad
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3. Descripción del objeto a contratar
Para describir el objeto del contrato se puede indicar:
3.1 Objeto:
Establece que bienes o servicios va adquirir o que obra pretende construir. El
objeto debe ser conciso, preciso y de fácil entendimiento.
Si lo relacionamos con las alternativas de solución, el objeto corresponderá al de
la alternativa que se haya identificado como la más adecuada a los intereses de la
entidad.
El objeto establecerá el tipo de contrato que deberá suscribirse, para lo cual se
deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 32 de la ley 80 de 1993, el
cual define los contratos estatales como:
Contrato de obra. Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales
para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización
de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la
modalidad de ejecución y pago.
En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso
de licitación o concurso públicos, la interventoría deberá ser contratada con una
persona independiente de la entidad contratante y del Contratista.
Contrato de Consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren las
entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de
coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría,
asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución
de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Contrato de prestación de servicios. Son contratos de prestación de servicios los
que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con
la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán
10
celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan
realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y
se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
Contrato de concesión. Son contratos de concesión los que celebran las entidades
estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la
prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un
servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de
una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas
actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o
servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la
entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en
derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la
explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en
cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.
Encargos Fiduciarios y Fiducia Pública. Las entidades estatales sólo podrán
celebrar contratos de fiducia pública, cuando así lo autorice la ley, la Asamblea
Departamental o el Concejo Municipal, según el caso.
Los encargos fiduciarios que celebren las entidades estatales con las sociedades
fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrán por objeto la
administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales
entidades celebren.
Los encargos fiduciarios y los contratos de fiducia pública sólo podrán celebrarse
por las entidades estatales con estricta sujeción a lo dispuesto en el estatuto de
contratación, únicamente para objetos y con plazos precisamente determinados
En ningún caso las entidades públicas fideicomitentes podrán delegar en las
sociedades fiduciarias la adjudicación de los contratos que se celebren en
desarrollo del encargo o de la fiducia pública, ni pactar su remuneración con cargo
a los rendimientos del fideicomiso, salvo que éstos se encuentren presupuestados.
3.2 Plazo
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Hace referencia al tiempo durante el cual se deberán suministrar los bienes,
prestar los servicios o realizar la obra. En conclusión es determinar cuanto tiempo
puede tardar el Contratista en ejecutar el objeto del contrato.
Al determinar el plazo del futuro contrato es necesario tener en cuenta, cuantas
vigencias cobijara la ejecución del contrato a fin de establecer las necesidades de
cupos de vigencias futuras en el evento en que el plazo supere más de una
vigencia.
Cuando el plazo de ejecución del contrato se establece en días, se deberá indicar
si estos son hábiles o calendario.
3.3 Lugar de ejecución y/o entrega
Se debe precisar el sitio o lugar de entrega de los bienes o de ejecución de las
obras. En el caso de prestación de servicios especificar si estos se prestarán en
las instalaciones del Contratista o en las instalaciones de la entidad. Se
recomienda en el caso de recibo de bienes indicar los horarios de atención de los
almacenes.
3.4 Valor estimado del contrato
Definir el valor del presupuesto oficial que se va a destinar para la ejecución del
contrato. Es importante determinar el tipo de financiación del contrato
especificando si los recursos provendrán de la nación, de la entidad o de
inversión. El monto se establecerá con las estimaciones y proyecciones que se
realicen en el análisis y proyección de los precios del estudio del mercado.
3.5 Forma de pago
Consiste en establecer la manera como se cancelaran el valor de las obligaciones
contraídas a través de la suscripción del contrato, especificando si se
consideraran anticipos o pagos anticipados, pagos parciales sujetos a entrega de
estados de avance de ejecución del contrato, o actas de entrega; o si el pago es
contra entrega, previa presentación de la factura o cuenta de cobro
correspondiente.
3.6 Obligaciones generales del Contratista
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Estipular las prestaciones a cargo del futuro Contratista en términos de lo que
tiene que dar, hacer o no hacer; entre ellas se pueden citar:
§ Cumplir con el objeto contractual.
§ Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando
dilaciones y trabas.
§ Responder en los plazos que entidad establezca en cada caso, los
requerimientos de aclaración o de información que le formule.
§ Cumplir cabalmente con sus obligaciones, frente al Sistema de Seguridad
Social Integral y parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, Sena e
ICBF), por cuanto el cumplimiento de ésta obligación es requisito
indispensable para la realización de cualquier pago.
§ Constituir en debida forma la Garantía Única y cancelar los pagos a que
hubiere lugar tales como publicación en el Diario Único de Contratación
Pública e impuesto de timbre, si lo requiere.
§ Guardar la confidencialidad de toda la información que le sea entregada y
que se encuentre bajo su custodia o que por cualquier otra circunstancia
deba conocer o manipular y responderá civil, penal y disciplinariamente por
los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por si o por un
tercero se cause a la administración o a terceros.
§ No acceder a peticiones o amenazas, de quienes actuando por fuera de la
ley pretendan obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, el Contratista
deberá Informar de tal evento a la entidad y a las autoridades competentes
para que se adopte las medidas necesarias.
§ Mantener activa la cuenta corriente o de ahorros reportada para los pagos
con el fin de evitar traumatismos en el proceso de ejecución del contrato.
§ Restituir a la entidad los elementos que haya colocado a su disposición
para el desarrollo del objeto contractual, cuando se lo requiera o al finalizar
el contrato, en caso que se hayan suministrado.
13
§ Y las demás obligaciones del Contratista contenidos en el artículo 5º de la
Ley 80 de 1993, así mismo, será civil y penalmente responsable por sus
acciones u omisiones en la actuación contractual.
3.7 Obligaciones generales de la entidad
Corresponden a los compromisos y obligaciones que la entidad adquiere al iniciar
la ejecución del contrato.
§ Poner a disposición del Contratista los bienes y lugares que se requieran
para la ejecución y entrega del objeto contratado.
§ Una vez se surta el proceso de contratación estatal, asignar un Supervisor,
a través de quien la entidad mantendrá la interlocución permanente y
directa con el Contratista.
§ Ejercer el control sobre el cumplimiento del contrato a través del Supervisor
designado para el efecto, exigiéndole la ejecución idónea y oportuna del
objeto a contratar.
§ Recibir a satisfacción los bienes y/o servicios que sean entregados por el
Contratista, cuando estos cumplan con las condiciones establecidas y en
especial las especificaciones u obligaciones técnicas.
§ Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las
sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, para lo cual el
Supervisor dará aviso oportuno a la entidad, sobre la ocurrencia de hechos
constitutivos de mora o incumplimiento.
§ Pagar al Contratista en la forma pactada y con sujeción a las
disponibilidades presupuestales y de PAC previstas para el efecto.
§ Tramitar diligentemente las apropiaciones presupuestales que requiera para
solventar las prestaciones patrimoniales que hayan surgido a su cargo
como consecuencia de la suscripción del contrato.
§ Solicitar y recibir información técnica respecto del servicio y demás del
Contratista en desarrollo del objeto del contractual.
§ Rechazar los bienes y/o servicios cuando no cumpla con los requerimientos
técnicos exigidos.
14
3.8 Supervisión del contrato
Se deberá definir el perfil del supervisor del contrato, para lo cual se deberá tener
en cuenta la idoneidad técnica del servidor público. Se debe mencionar el cargo
de quien deberá velar por una adecuada ejecución del contrato.
4. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de contratación
Estos se encuentran compuestos por las normas que le permiten a la entidad
llevar a cabo un proceso de selección mediante el uso de una modalidad
determinada.
Se expresarán las razones que llevan a escoger la modalidad de selección de que
se trate, indicando sobre el particular, los aspectos que se consideran
determinantes para la aplicación de una u otra modalidad. (Podrán considerarse
para los efectos enunciados las características del objeto a contratar, las
circunstancias de la contratación, la cuantía o destinación de los bienes, servicios
u obra, naturaleza de los contratantes, etc.)1
Es importante tener en cuenta las modalidades de Selección y sus causales,
establecidas en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, articulo 94 de la ley 1474
de 2011 y su Decreto reglamentario 0734 de 2012, señaladas a continuación:
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
1. Licitación Pública a) Cuantía mayor a 1.000
SMLMV.
b) Ponderación de los elementos
de calidad y precio soportados en
puntajes o formulas
.
Art 30, Ley 80 de
1993
CAPITULO I,
Decreto 0734 de
2012
1 Resolución No 02490 del 240712 por el cual se adopta el Nuevo Manual de Contratación de la
Policía Nacional
15
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
2. Selección Abreviada a) Elementos con mismas
especificaciones técnicas
independientes del diseño.
b) Requeridos por las
entidades y ofrecidos en el
mercado, en condiciones
equivalentes para quien los
solicite
CAPITULO II,
Decreto 0734 de
2012
A) Bienes y servicios de
características
técnicas uniformes y
de común
a) Sin limite a la cuantía
b) Ficha técnica
b) Menor precio (Subasta inversa)
Artículos 3.2.1.1º y
3.2.1.2º del
Decreto 0734 de
2012
B) Contratación de menor
cuantía
a) Cuantía entre 100 y 1.000
SMLMV
b) Ponderación de los elementos
de calidad y precio soportados en
puntajes o formulas
c) Cuando el número de
interesados en participar sea
mayor a diez (10), la entidad
podrá realizar sorteo de
consolidación de oferentes para
escoge entre ellos un número no
inferior a este.
Artículos 3.2.2.1º y
3.2.2.2 del Decreto
0734 de 2012
C) Contratos para la
prestación de
servicios de salud
a)Proveedores registrados en
el registro especial nacional del
Ministerio de la protección
social
b)El proceso deberá realizarse
Articulo 3.2.3.1º
del Decreto 0734
de 2012
16
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
aplicando el definido para la
menor cuantía
D) Por declaratoria de
desierta de la
licitación
A aplicar dentro de los cuatro
meses de desierta de la
licitación siempre y cuando la
entidad no decida convocar a
un nuevo proceso licitatorio.
No se aplicará lo relacionado
con la manifestación de interés
ni con el sorteo de
consolidación de oferentes a
que se refieren los numerales 3
y 4 del artículo 9 del Decreto
2025 de 2009.
c) La entidad podrá modificar
los elementos de la futura
contratación que a su criterio
hayan sido determinantes en la
declaratoria de desierta, sin
que en ningún caso se cambie
el objeto de la contratación."
Articulo 3.2.4.1º
del Decreto de0734 de 2012
E) Adquisición de
productos de origen
o destinación
agropecuarios
a) Aplica para bienes y
servicios de carácter
homogéneo provenientes de
recursos agrícolas, pecuarios,
forestales y agrícolas que no
hayan sufrido procesos
Artículo 3.2.5.1º y
3.2.5.2º Decreto
0734 de 2012.
17
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
ulteriores que modifiquen
sustancialmente sus
características físicas y/o
químicas.
F) Actos y contratos
con objeto directo de
la EICE y SEM
a) No aplica para aquellas
empresas cuya participación
del estado sea mayor al 50% y
se encuentren en mercados de
libre competencia con el sector
privado nacional o
internacional o desarrollen su
actividad en mercados
monopolísticos o mercados
regulados.
b) Para las demás aplica el
procedimiento de menor
cuantía
Artículo 3.2.6.1º
del Decreto 0734
de 2012
G) Contratos de
entidades a cargo de
ejecución de
programas de
protección de
personas
amenazadas,
desmovilización y
reincorporación,
población
a) No se hará publicación.
b) Si el objeto es de
características técnicas
uniformes y de común
utilización se aplicara lo
establecido en el literal A) de la
selección abreviada.
Articulo 3.2.7.1º
del Decreto 0734
de 2012
18
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
desplazada,
protección de
derechos humanos y
población con alto
grado de exclusión
H) Bienes y servicios
para la defensa y
seguridad nacional
a) los elementos que tenga
norma técnica militar o
especificación técnica se
adquieren como bienes de
características técnicas
uniformes y de común
utilización.
b) Aplica el procedimiento para
la menor cuantía.
c) Cuando el bien tiene la
característica de reservado
por razón de seguridad
nacional se puede contratar
directamente
Articulo 3.2.8.1º
del Decreto 0734
de 2012
3 Concurso de Meritos a) Contratación de servicios de
consultoría.
b) Proyectos de arquitectura
CAPITULO III del
Decreto 0734 de
2012
A) Concurso de méritos
abierto
Artículo 3.3.2.1
del Decreto 0734
de 2012
B) Concurso con
precalificación
a) conformación de lista corta o
lista multiusos.
Artículo 3.3.3.1 º
al 3.3.4.9 del
19
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
b) Presentación de propuestas
técnica simplificada o detallada
decreto 0734 de
2012
C) Escogencia de
intermediarios de
seguros
Articulo 3.3.5.1º
del Decreto 0734
de 2012
4 Contratación Directa a) Acto administrativo de
justificación que debe
contener.
- Señalamiento de la causal
que se invoca
- Determinación del objeto a
contratar
- Presupuesto para la
contratación
- Indicación del lugar donde se
podrán consultar los pliegos
Capitulo IV del
Decreto 0734 de
2012
A) Contratos
interadministrativos
a) Contratos celebrados entre
entidades del estado
b) No requiere la constitución
de garantías
Artículo 3.4.2.1.1º
del Decreto 0734
de 2012
B) Contratación
reservada del sector
defensa y DNI
Artículo 3.4.2.2.1º
del Decreto 0734
de 2012
C) Contratos para el
desarrollo de
actividades
científicas y
Artículo 3.4.2.3.1º
del Decreto 0734
de 2012
20
No Modalidad y/o
causal
Característica Reglamentación
tecnológicas
D) Contratación directa
cuando no exista
pluralidad de
oferentes
Único inscrito en el RUP Artículo 3.4.2.4.1º
del Decreto 0734
de 2012
E) Contratos de
prestación de
servicios
profesionales y de
apoyo a la gestión
Artículo 3.4.2.5.1º
del Decreto 0734
de 2012
F) Arrendamiento y
adquisición de
inmuebles
Artículo 3.4.2.6.1º
del Decreto 0734
de 2012
5 Mínima Cuantía a) Cuantía menor a 100
SMLMV
b) No aplica cuando el objeto
sea de Contratación Directa.
c) Se evalúa la propuesta de
menor precio
No se exige RUP
No se verifica financieramente
cuando el contrato es de
compra venta.
Art. 94 Ley 1474
de 2011.
Artículos 3.5.1 a
3.5.8 del Decreto
0734 de 2012
5. Valor del contrato
Estimar el valor del contrato implica realizar un minucioso estudio del mercado que
la entidad debe formular, no solo con el fin de precisar el valor aproximado de los
bienes, obras o servicios que requiere, sino para definir de manera más exacta la
21
naturaleza de los mismos, razón por la cual deben incluirse dentro del estudio
previo.
Sin importar la modalidad de precio propuesto por la entidad, para la estimación
del presupuesto oficial, está deberá partir de precios unitarios así busque la
obtención de un precio global. De esta forma. Desde el estudio previo, cuando se
permita la presentación de ofertas parciales se obtendrá el valor global por ítem
entendido este como un conjunto de bienes, obras o servicios agrupados con el
objetivo de ser adquiridos como un todo.2
En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá
soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del
concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en
desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión
no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
Los precios estimados deberán soportarse en las características técnicas y de
calidad del bien o servicio a contratar y en las condiciones de modo, tiempo y lugar
de ejecución de las prestaciones contractuales.
5.1 El estudio del mercado
Como se considero en el numeral anterior, el establecer el soporte del
presupuesto requiere la formulación de un estudio del mercado aspecto que se
desarrollara a continuación.
5.1.1 Análisis de la demanda
Deberá efectuarse para cada caso particular, considerando las condiciones que
dan origen a la necesidad, por lo tanto estas serán concordantes con las variables
consideradas en la justificación.
Se deberán mencionar las razones de conveniencia y beneficio que representa
para la entidad el contar con el bien y/o servicio objeto de la futura contratación.
Se especificará el momento a partir del cual la entidad deberá contar con el bien
o servicio.
2 RÉGIMEN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL, Sánchez , Manuel
22
Se analizara la posibilidad de que la entidad pueda o cuente con los medios para
satisfacer la necesidad.
Es importante mencionar que en el análisis de la demanda, no podrán incluirse
consideraciones de carácter subjetivo, que tiendan a la satisfacción de
necesidades o preferencias personales, las cuales pueden verse reflejadas en
solicitudes de marcas, o características de elementos que únicamente puede
satisfacer un determinado proveedor.
5.1.2 Análisis de la Oferta
Tiene como objetivo fundamental determinar quienes estarán en condiciones de
satisfacer la necesidad establecida en la demanda. Esta situación implica explorar
el mercado en busca de los posibles proveedores de los bienes y/o servicios o de
la obra pública cuando esta sea el objeto de la contratación.
Se tendrán que recopilar información en primera instancia sobre el número posible
de proveedores, identificando bajo que condición actúa, es decir si como
productor, comercializador, importador, distribuidor etc.,
Un segundo elemento atener en cuenta tiene que ver con la ubicación geográfica,
pues esta puede incidir sobre los precios que puedan ser ofertados o facilitar la
disponibilidad de los productos en determinado momento. Un análisis de ubicación
permitirá determinar el grado de concentración de los proveedores, por región o
por ciudad.
Es de suma importancia dentro del estudio de los proveedores conocer la
información referente a su capacidad instalada y en lo posible su capacidad
utilizada, a fin de establecer el tiempo mínimo a asignar a la ejecución del
contrato.
Es necesario indagar sobre la calidad de los productos que los proveedores
ofertan al mercado, a fin de determinar si estarán en capacidad de satisfacer las
condiciones y requisitos de calidad exigidos por los bienes y/o servicios objeto de
suministro hacia la entidad.
23
Se deberá estudiar el suministro de materias primas hacia los proveedores a fin
de determinar su procedencia y disponibilidad, en consideración a que un
desabastecimiento o escasez afectaría el cumplimiento del contrato.
Por último, se deberá identificar que tipo de oferta aplica al bien y/o servicio, es
decir si corresponde a oferta competitiva o de mercado libre, oferta oligopólica ó
monopólica.
5.1.3 Los precios
5.1.3.1 Determinación de los precios
Tiene por objeto establecer, el precio unitario de los bienes y/o servicios objeto de
demanda por parte de la entidad; dicho precio permitirá efectuar las proyecciones
a fin de determinar el valor estimado del contrato, insumo básico para fijar el
presupuesto oficial del proceso de contratación.
Si el objetivo es establecer el precio unitario es importante recordar los tipos de
precios:
Internacional. Es el que se usa para artículos importados. Normalmente esta
cotizado en US $ dólares y F.O.B (Libra a bordo) en el país de origen
Regional externo. Es el precio vigente solo en parte de un continente. Rige para
acuerdos de intercambio económico hecho entre determinados países y el precio
cambia si el producto sale de esa región.
Regional interno. Es el precio vigente en solo una parte del país. Rige para
artículos que se producen y consumen en esa región; si se desea consumir en
otra región el precio cambia.
Local. Precio vigente en una población o poblaciones pequeñas y cercanas. Fuera
de esa localidad el precio cambia
Nacional. Es el precio vigente en todo el país y normalmente lo tienen productos
con control oficial de precio o artículos industriales muy especializados.
La determinación del precio exige, en primera instancia una definición clara y
precisa del bien y/o servicio, lo cual implica definir con exactitud, las
características y especificaciones técnicas, así como las condiciones de uso de
los elementos.
24
El segundo aspecto tiene que ver con las condiciones de compra, básicamente
con los siguientes aspectos: cantidad adquirir, requisitos de calidad, tiempo de
entrega, lugar de entrega y forma de pago.
El tercer componente consistirá en recopilar la información de los precios la cual
provendrá de los proveedores a través de cotizaciones
5.1.3.2 Análisis de los precios
El análisis de los precios deberá efectuarse sobre:
Precios históricos, entendiendo que esto corresponde a los precios de adquisición
de los bienes y/o servicios, los cuales se obtendrán de los contratos, ordenes de
compra o facturas canceladas por la entidad.
Precios actuales, que corresponden a los suministrados por los diferentes
proveedores en función de las condiciones de compra suministrada por la entidad.
El análisis requiere que los precios objeto de revisión tengan una misma
estructura, lo cual exige que se discrimine el precio unitario de venta y aparte se
presente el porcentaje de impuesto correspondiente. Del análisis deberán
excluirse aquellos precios que puedan distorsionar un valor real del elemento. La
aplicación del concepto enunciado exige que previamente se establezca un criterio
para llevar a cabo la exclusión. Por ejemplo todos aquellos precios que presenten
una variación de más o menos 10 por ciento con relación al valor de la media
aritmética no serán tenidos en cuenta dentro del análisis.
Con fundamento en la información de precios históricos es posible establecer las
variaciones e incrementos que han presentado los precios en función de la
variable tiempo, lo cual permite establecer tasas de crecimiento o tendencias de
los precios; herramientas que aplicadas a los precios actuales permitirán generar
escenarios ajustados a la realidad.
5.1.3.3 Proyección de los precios
En algunos casos se hace necesario realizar estimaciones de precios, lo que
necesariamente implica predecir el comportamiento que estos podrán tener en el
futuro, bajo determinadas condiciones de orden económico, político, social etc.,
25
El desarrollar tal actividad requiere en primera instancia contar con información
histórica confiable, que permita aplicar técnicas estadísticas universalmente
aceptadas.
Comúnmente acudimos a aplicar tasas de crecimiento establecidas de manera
general, a datos que presentan comportamientos particulares, lo cual distorsiona
los resultados de los precios que deseamos obtener. De acuerdo a lo anterior se
sugiere dar un tratamiento particular a la información que se esta procesando, es
decir aplicar los modelos de estimación sobre los datos con que se cuente.
Dentro de las técnicas común mente aplicadas se encuentran, el análisis de series
de tiempos, los análisis de tendencias, la determinación de tasas de crecimiento,
la aplicación de modelos de estimación como las regresiones lineales,
exponenciales, logarítmicas, parabólicas entre otras.
Una situación que se presenta con frecuencia es la de establecer el precio posible
de un bien que debe ser adquirido en el exterior. Dicha estimación requiere
particular atención, pues será necesario contar con información exacta del precio
del elemento en el país de origen a fin de utilizar un modelo adecuado de
conversión de las monedas utilizadas en la transacción, lo que corrientemente se
realiza a través del uso de tasas de cambio.
En este tipo de estimaciones no solo se deberá considerar el valor del bien en el
exterior si no los demás gastos asociados a nacionalizar y poner en
funcionamiento el elemento. Se sugiere por lo tanto efectuar una revisión del
incoterms que se utilizará para llevar a cabo el proceso de adquisición, teniendo
en cuenta que la selección de este influirá sobre el costo del contrato.
Se considera apropiado incluir una grafica de incoterms para facilitar la
compresión del concepto expuesto
26
Grafica tomada de Businesscol.com
EXW: "Ex Works" ("En fabrica")
FCA: "Free Carrier" ("Franco transportista")
FAS: "Free Alongside Ship" ("Franco al costado del buque")
FOB: "Free On Board" ("Franco a bordo")
CFR: "Cost and Freight" ("Coste y flete)
CIF: "Cost, Insurance and Freight" ("Coste, seguro y flete")
CPT: "Carriage Paid To…" ("Transporte pagado hasta…")
CIP: "Carriage and Insurance Paid to…" ("Transporte y seguro pagados hasta…")
DAF: "Delivered At Frontier" ("Entregado en frontera")
DES: "Delivered Ex Ship" ("Entregado sobre el buque")
DEQ: "Delivered Ex Quay" ("Entregado en muelle")
DDU: "Delivered Duty Unpaid" ("Entregado sin pago de derechos")
DDP: "Delivered Duty Paid" ("Entregado con pago de derechos")
5.1.4 Forma de pago
Tiene por objeto establecer las condiciones y políticas que los proveedores aplican
en sus relaciones comerciales. Es importante para la entidad conocer esta
27
información pues será el fundamento para establecer las condiciones de pago del
futuro contrato. Permitirá conocer si es necesario realizar pagos anticipados o
anticipos.
Por otra parte permitirá establecer las fechas de pago del contrato y realizar las
proyecciones de requerimientos del Plan Anual Mensualizado de Caja –PAC. 5.1.5
Procedencia
Deberá definirse si los bienes y/o servicios se encuentran disponibles para la
venta en plaza o si es necesario desarrollar procesos de importación para
disponer de ellos. De acuerdo a la definición de este aspecto se identificara y
aplicará la modalidad de contratación.
6. Justificación de los factores de selección
El numeral 5 del articulo 2.1.1º del decreto 0734 de 2012 establece la necesidad
de justificar los factores de selección del proceso de contracción en concordancia
con lo establecido en el articulo 2.2.9º del citado decreto; el cual determina como
se establece el ofrecimiento más favorable para la entidad.
1. En el caso de la selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios
de características técnicas uniformes y de común utilización la oferta más
favorable a la entidad será aquella con el menor precio
2. En el caso del concurso de meritos la oferta más favorable para la entidad será
aquella que presente la mejor calidad de acuerdo con los criterios señalados en el
pliego de condiciones, con independencia del precio, que no será factor de
evaluación o de calificación.
Es importante tener en cuenta para el caso del concurso de meritos, lo
establecido en el articulo 3.3.4.3º del Decreto 0734 de 2012 , el cual fija los
criterios de evaluación de las propuestas técnicas, indicando que son factores de
evaluación la :
a). Experiencia específica del Proponente: Es aquella directamente relacionada
con el objeto a contratar, que de acuerdo con las necesidades que la entidad
pretende satisfacer, permite a la entidad valorar la idoneidad de los proponentes,
en exceso de la mínima habilitante.
28
b). Experiencia específica del equipo de trabajo: Es aquella que se acredite con
base en el personal propuesto en la oferta, directamente relacionada con las
actividades que desarrollarán en la ejecución contractual y que permite a la
entidad valorar la idoneidad de aquél.
Los pliegos de condiciones podrán señalar aquellas condiciones que deban
acreditar las ofertas a efecto de ser elegibles, de tal manera que si a pesar de
cumplir con los requerimientos habilitantes de los pliegos de condiciones para
participar, no alcanzaron el nivel mínimo de calidad establecido en dichas
condiciones, no sea posible tenerlas en cuenta para efectos del orden de
adjudicación.
Los criterios técnicos de la oferta o del proyecto deberán ser proporcionales y
razonables a la naturaleza del contrato a suscribir. Para tal efecto, se debe tener
en cuenta la incidencia de estos criterios en la ejecución del contrato conforme el
campo de que se trate.
La valoración del equipo de trabajo deberá realizarse únicamente sobre aquél que
ejecutará el contrato.
La entidad estatal contratante verificará que el equipo de trabajo presentado esté
en capacidad real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la
consultoría.
3. En los procesos de selección por licitación, de selección abreviada para la
contratación de menor cuantía, y para los demás que se realicen aplicando este
último procedimiento, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna
de las siguientes alternativas:
a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o
fórmulas.
b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor
relación de costo-beneficio para la entidad, para lo cual el pliego de condiciones
establecerá:
I. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.
29
II. Las condiciones técnicas adicionales que para la entidad representen ventajas
de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán consistir en aspectos
tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia,
rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
III. Las condiciones económicas adicionales que para la entidad representen
ventajas cuantificables en términos monetarios, como por ejemplo la forma de
pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en
programas de entregas, valor o existencia del anticipo, mayor garantía del bien o
servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico sobre las
condiciones preexistentes en la entidad directamente relacionadas con el objeto a
contratar, mayor asunción de riesgos previsibles identificados, servicios o bienes
adicionales a los presupuestados por la entidad y que representen un mayor grado
de satisfacción para la entidad, entre otras.
IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o
económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas
presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente, según
el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo establecido en
los estudios previos.
Para efectos de comparación de las ofertas la entidad calculará la relación costo-
beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los valores
monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales
ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el presente artículo. La mejor
relación costo-beneficio para la entidad estará representada por aquella oferta
que, aplicada la metodología anterior, obtenga la cifra más baja.
La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con la
mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total ofrecido.
Se diferencian los criterios en el sentido en que la primera no cuantifica en
términos monetarios los elementos que ofrecen ventajas adicionales para la
ejecución del contrato, sino que simplemente evalúa dicho ofrecimiento mediante
la asignación de puntajes, mientras que la segunda si cuantifica en términos
30
monetarios los elementos que constituyen un valor agregado, midiendo así los
beneficios para la entidad
6.1 Criterios de selección
6.1.1 Condiciones técnicas habilitantes
Corresponde a las características y especificaciones técnicas mínimas exigidas,
que deben cumplir los bienes y/o servicios a suministrar y que son de obligatorio
cumplimiento por parte del proveedor. Las especificaciones técnicas debe
contener la descripción clara, detallada y precisa de los bienes, servicios u obra
que se requieren. Se deben definir las características técnicas y de calidad que
permitan individualizar el bien o servicio con el cual se satisface la necesidad.
Para definir el componente técnico, en lo posible, se deberá soportar en:
· Reglamentos técnicos
· Normas técnicas nacionales
· Normas técnicas internacionales
· Especificaciones técnicas
Normalmente este aspecto se presenta como un documento anexo del estudio
previo.
6.1.2 Condiciones mínimas que deben cumplir los oferentes
No asignan puntaje y entre ellas se pueden considerar:
La Experiencia Proponente en producir o comercializar el bien y/o ofrecer el
servicio, la cual se deber ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato
a suscribir y a su valor.
Experiencia del talento humano la cual tendrá que ver con la identificación del
perfil profesional, experiencia, estudios de complementación etc.
Capacidad operativa, aplica para aquellos procesos que requieran identificar la
capacidad de Instalaciones, maquinaria, recurso humano y/o todos aquellos
aspectos que deban ser verificados, con el fin de identificar las mejores
condiciones requeridas por la entidad.
Se aclara que las condiciones citadas son de cumplimiento mínimo y deben ser
evaluadas y estudiadas para cada caso particular.
31
6.1.3 Condiciones técnicas adicionales de calificación
Corresponderán a aquellos criterios considerados como relevantes desde el punto
de vista técnico, y cuya aplicación le permitirá a la entidad seleccionar la oferta
más ventajosa, para tal fin se aplicara:
· La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en
puntajes o fórmulas.
Es de anotar que los criterios se aplicaran de manera particular y especifica de
acuerdo a las características y condiciones de cada bien y/o servicio.
Se pueden considerar como criterios de evaluación técnica ponderables:
· La capacitación del talento humano
· El tiempo de respuesta a llamados
· La cantidad de puntos de atención
· Mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida
6.2. Condiciones económicas y financieras habilitantes
6.2.1 Condiciones Financieras habilitantes
No son ponderables, se aplica el criterio de pasa o no pasa y convencionalmente
se aplican:
1. Índice de liquidez
(Activo Corriente/Pasivo Corriente)
Se acepta igual o mayor a una razón corriente de 1.0
2. Índice de endeudamiento:
(Pasivo Total/Activo Total)
Se acepta menor o igual al X % (X= El porcentaje dependerá del tipo de sector
económico a que corresponda la adquisición)
3. Capital de Trabajo:
(Activo Corriente – Pasivo Corriente)
Se acepta mayor o igual al X % del presupuesto asignado al proceso de
contratación (X= El porcentaje dependerá de la cuantía de la contratación)
6.2.2 Condiciones económicas ponderables
32
En función del bien y/o servicio a contratar serán objeto de asignación de puntaje
o porcentaje de descuento, entre ellos se pueden considerar:
· La forma de pago,
· Descuentos por adjudicación de varios lotes,
· Descuentos por variaciones en programas de entregas
· Impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad
directamente relacionadas con el objeto a contratar,
· Mayor asunción de riesgos previsibles identificados
· Menor precio ofrecido
· Mayor descuento ofertado
7. Análisis de riesgos3
Entiéndase por riesgo en materia contractual la probabilidad de ocurrencia de
eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variación
sobre el resultado esperado, tanto en relación con los costos como con las
actividades a desarrollar en la ejecución contractual.
El estudio de los riesgos previsible que se puedan presentar durante la ejecución
del contrato, se realiza para contemplar cual de las partes asumirá las
consecuencias de un hecho dañino de posible ocurrencia, que afecte el equilibrio
económico del contrato, con el fin de restablecerlo.
Este análisis puede hacerse mediante la implementación de un método cuantitativo,
cualitativo o mixto en consideración a la fuente de que disponga la entidad para
valorar cada uno de los eventos que pretenda tipificar como riesgo contractual.
Es decir, si la fuente para la estimación, tipificación y asignación de los riesgos
previsibles, esta compuesta por datos históricos el método es cuantitativo. Si por el
contrario la fuente es el sentido que las personas dan a las circunstancias y hechos
particulares de posible ocurrencia que puedan llegar a afectar el equilibrio económico
del contrato, el método es cualitativo. De la mezcla de estos dos se puede obtener un
método mixto.
3 Tomado de RÉGIMEN DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL, Sánchez , Manuel
33
Para tipificar un riesgo es necesario realizar el análisis del objeto del contrato a
suscribir. De las acciones a ejecutar se pueden desprender circunstancias de
posible ocurrencia, que no se encuentran dentro del desarrollo normal de las
obligaciones adquiridas por cada una de las partes en la relación contractual; es
decir estas circunstancias son ajenas a las partes, tienen una causa externa a la
mismas y, de presentarse su efecto sería la afectación económica del contrato
variando los valores inicialmente establecidos Identificado así una o varias
circunstancias, de ser estas semejantes, pueden ajustarse a una sola descripción,
esta descripción o definición es el tipo del riesgo.
A manera de ejemplo, un tipo de riesgo para un contrato de obra pública podría
ser: "la mayor permanencia en obra."
Una vez identificado el tipo de riesgo a partir de la descripción que se le ha dado,
la estimación es la evaluación del impacto económico que generaría la ocurrencia
del mismo en los valores inicialmente tasados en el contrato, para lo cual se
pueden establecer estándares de afectación teniendo como punto de referencia la
probabilidad de ocurrencia de tal circunstancia, esto con el fin de lograr obtener
una unidad de medida que arroje un porcentaje de la afectación.
A manera de ejemplo, se puede fijar una probabilidad de ocurrencia utilizando
como unidad de medida un límite de tiempo, es decir si se fija un límite de tiempo
de cinco años, la probabilidad de ocurrencia sería alta al considerar el punto
máximo de número de veces que tal circunstancia se ha repetido en ese límite de
tiempo. Es así como, si durante los últimos cinco años el tipo de riesgo descrito se
ha producido en cinco oportunidades, ese sería el limite para poder establecer una
probabilidad de ocurrencia frecuente; a partir de esta consideración se pueden fijar
rangos de probabilidad de ocurrencia para obtener el porcentaje de las mismas.
El resultado de este análisis se concreta así:
OPINIÓN EXPRESIÓN EMPLEADA APRECIACIÓN PROBABILIDAD
34
Imposible Muy difícil que ocurra 1 caso en 5 años 1/5 = 0,2
Improbable Muy bajas posibilidades queocurra
1 caso en 4 años 1/4 = 0,25
Ocasional Ha ocurrido pocas veces 1 caso en 3 años 1/3 = 0,33
ModeradoHa ocurrido varias veces
1 caso en 2 años 1/2 = 0,5
Frecuente Alta posibilidad de ocurrencia 1 caso en 1 año 1/1 = 1
Entre más rangos sean contemplados los resultados obtenidos serán más
exactos.
Seguidamente ha de cuantificarse un porcentaje de afectación estándar para
materializarlo en términos financieros, a partir del valor del contrato, o de otro valor
a consideración de la entidad, que se relacione con el contrato. Esta cuantificación
puede ser así:
OPINIÓN CRITERIOS DE LA MAGNITUD DE LA CONSECUENCIA DEl EVENTODAÑO ECONÓMICO FINAL
Insignificante Desde el 0% y hasta el 25% del Valor del Contrato
Menor Más del 26% y hasta el 50% del Valor del Contrato
Grave Mas del 51% y hasta el 75% del Valor del Contrato
Crítica Mas del 76% y hasta el 100% del Valor del contrato
Finalmente, el valor cuantificado de la probabilidad de ocurrencia por el porcentaje
del impacto económico da como resultado el valor del riesgo.
Este ejercicio es el resultado de una consideración subjetiva de la probabilidad de
ocurrencia del riesgo y de su impacto económico. Si la entidad posee datos sobre
la ocurrencia de los riesgos que tipifica obtendría una medida más aproximada
para cuantificar dichas circunstancias.
35
La asignación de los riesgos es el señalamiento que propone la entidad al oferente
sobre quién debe asumir las consecuencias de la afectación económica dado el
caso en el que se presente la circunstancia prevista en la tipificación.
Para asignar el riesgo se propone tener en cuenta las siguientes reflexiones:4
• Cuál de las partes se encuentra en mejor disposición de evaluarlos,
controlarlos y administrarlos.
• Cuál de las partes dispone de mejor acceso a los instrumentos de
protección, mitigación y/o de diversificación
El estudio de los riesgos puede concretarse en una matriz de riesgos, en la que se
resuman todos los elementos y variables contemplados.
A manera de ejemplo esta matriz puede integrase así:
7.1 Tipos de riesgos
Externos: Suministro de materiales, impuestos, variación de tasas de cambio,
normas ambientales etc.
Internos: Sobre costos, retrasos en la programación etc.
Técnicos: Problemas de calidad, ejecución, cambios tecnológicos, estabilidad en
el diseño, etc.
Legales: Licencias, autorizaciones, patentes, etc.
Los resultados del análisis de riesgos se plasmaran en una Matriz como la
presentada a continuación:
7.2 Matriz de riesgos
TIPIFICACIÓNDEL RIESGO
ESTIMACIÓN DELRIESGO
ASIGNACIÓN DELRIESGO
Que ampara la Incumplimiento 20% Contratista
4 Documento CONPES 3107
TIPO DERIESGO
ESTIMACIÓN ASIGNACIÓNMagnitud Probabilidad de
ocurrenciaVlr Riesgo Contratist
aEntidad
Mayorpermanenciaen obra
Menor Frecuente Probabilidadde ocurrenciapor magnitud
% %
36
TIPIFICACIÓNDEL RIESGO
ESTIMACIÓN DELRIESGO
ASIGNACIÓN DELRIESGO
garantía Mala calidad 10%Mal manejodel anticipo 100%
Estabilidad deobra 20%
Multas Incumplimientoparcial
V/r delincumplimiento Contratista
Riesgos deacuerdo al tipo de
contrato
8. Las garantías
El articulo 7º de la ley 1150 de 2007 establece la necesidad de constituir garantías
en la ejecución del proceso de contratación. Sobre el particular establece: Los
Contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones
surgidas del contrato. Los proponentes prestarán garantía de seriedad de los
ofrecimientos hechos.
Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en
general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el
reglamento para el efecto. Tratándose de pólizas, las mismas no expirarán por
falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
El acaecimiento del siniestro que amparan las garantías será comunicado por la
entidad pública al respectivo asegurador mediante la notificación del acto
administrativo que así lo declare.
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los
interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al
10% de la menor cuantía.
37
De acuerdo a lo anterior el Decreto 0734 de 2012 en su artículo 5.1.2º establece
los Mecanismos de cobertura del riesgo definiéndolos como el instrumento
otorgado por los oferentes o por el Contratista de una entidad pública contratante,
en favor de ésta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:
1. La seriedad de su ofrecimiento.
2. El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su
liquidación.
3. La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la administración
por las actuaciones, hechos u omisiones de sus Contratistas o subcontratistas.
4. Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el
contrato.
8.1 tipos de garantías
El artículo 5.1.3º del Decreto 0734 de 2012, determina que en los procesos de
contratación los oferentes o Contratistas podrán otorgar como mecanismos de
cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
1. Póliza de seguros
2. Fiducia mercantil en garantía
3. Garantía bancaria a primer requerimiento
4. Endoso en garantía de títulos valores
5. Depósito de dinero en garantía
El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán
teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato,
los riesgos que se deban cubrir y las reglas del presente decreto.
En los procesos de contratación, las personas naturales o jurídicas extranjeras sin
domicilio o sucursal en Colombia podrán otorgar, como garantías, cartas de
crédito stand by expedidas en el exterior.
8.2 Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones
38
La garantía deberá amparar los perjuicios que se deriven del incumplimiento del
ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de
manera enunciativa se señalan a continuación:
8.2.1 Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento:
La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los perjuicios derivados del
incumplimiento del ofrecimiento, en los siguientes eventos:
· La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente
· seleccionado.
· La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta
cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación del contrato
se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato
se prorrogue, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de
tres meses.
· La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la
garantía de cumplimiento exigida por la entidad para amparar el
incumplimiento de las
· obligaciones del contrato.
· El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la
presentación de las propuestas.
· La falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de
Contratación previstos como requisitos de legalización del contrato.
8.2.2 Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales:
La garantía de cumplimiento de las obligaciones cubrirá los perjuicios derivados
del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del Contratista en
las siguientes situaciones:
Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El amparo de buen manejo y
correcta inversión del anticipo cubre a la entidad estatal contratante, de los
perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión, (ii) el uso indebido y (iii) la
apropiación indebida que el Contratista garantizado haga de los dineros o bienes
que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato.
39
Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, éstos deberán tasarse en
dinero en el contrato.
Devolución del pago anticipado. El amparo de devolución de pago anticipado
cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no
devolución total o parcial, por parte del Contratista, de los dineros que le fueron
entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.
Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas
el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el
contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal
contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial
de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de
su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al Contratista
garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago
del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en
el contrato garantizado.
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El amparo
de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a
la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado
el Contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para
la ejecución del contrato amparado.
Estabilidad y calidad de la obra. El amparo de estabilidad y calidad de la obra
cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como
consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su
causa, sufridos por la obra entregada, imputables al Contratista.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.
amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables
al Contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas
de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones
40
técnicas establecidas en el contrato o (ii) por el incumplimiento de los parámetros
o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo.
Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal
contratante de los perjuicios imputables al Contratista garantizado que surjan con
posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o
insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de
consultoría o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las
condiciones pactadas en el contrato.
Los demás incumplimientos de obligaciones que la entidad contratante considere
deben ser amparados.
8.3 Suficiencia de la garantía.
El Decreto 0734 de 2012 en su artículo 5.1.7º establece que para evaluar la
suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:
1 Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez
por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado,
según se establezca en los pliegos de condiciones, y su vigencia se extenderá
desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la
garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre un millón (1.000.000
SMLMV) y cinco millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes
(5.000.000. SMLMV), inclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del
ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de
condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cinco por
ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco millones
(5.000.000 SMLMV) y diez millones de salarios mínimos legales mensuales
vigentes (10.000.000. SMLMV), inclusive, el valor garantizado respecto de la
seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el
pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al uno por ciento
(1%) del presupuesto oficial estimado.
41
Cuando el presupuesto exceda de diez millones de salarios mínimos legales
mensuales vigentes (10.000.000. SMLMV), el valor garantizado respecto de la
seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el
pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al cero punto
cinco por ciento (0.5%) del presupuesto oficial estimado.
La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al
momento de la evaluación de las propuestas.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta
será causal de rechazo de esta última.
En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto
mínimo de la garantía ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) del valor
total estimado del espacio licitado.
2. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá
ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a
título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su
vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
3. Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por
ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en
dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
4. Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al
monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez
por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con
una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual
previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las
partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse
vigente por el término legal previsto para ese efecto.
5. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. El
valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total
del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.
42
6. Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en
cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a
satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años,
salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una
vigencia inferior.
7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El
valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el
valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá
cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial,
el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
8. Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán
en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en cada contrato.
9. Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que
amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la
administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del
valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos
mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la
póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución
del contrato.
En los contratos cuyo valor sea o exceda a un millón de salarios mínimos legales
mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV) el valor asegurado en las pólizas no será
inferior a treinta y cinco mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (35.000
SMLMV) y en todo caso no será superior a setenta y cinco mil salarios mínimos
legales mensuales vigentes (75.000 SMLMV).
43
En el evento en que se deban amparar otros riesgos, el objeto y la suficiencia de
la garantía deberán fijarse por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto
del contrato y la naturaleza de tales riesgos.
En los contratos cuya cuantía exceda de un millón de salarios mínimos legales
mensuales vigentes (1.000.000 SMLMV), los porcentajes correspondientes a las
coberturas señaladas en el presente artículo para la evaluación de la suficiencia
de las garantías, podrán disminuirse por la entidad contratante en el pliego de
condiciones, siempre y cuando los cambios se encuentren debidamente
justificados y soportados en los estudios y documentos previos. En ningún caso
los valores amparados resultantes con la disminución podrán ser inferiores a los
mínimos obtenidos al aplicar las reglas señaladas en el presente artículo a un
contrato cuya cuantía sea de un millón de salarios mínimos legales mensuales
vigentes (1.000.000 SMLMV).
9. Inclusión en tratados de libre comercio o acuerdo internacional
El ultimo componente del estudio versara sobre la indicación de si la contratación
respectiva está cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre
Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 8.1.17
del Decreto 0734 de 2012
Para dar cumplimiento a esta disposición se deberá consultar la información
publicada en la página del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Secop,
sobre los tratados vigentes en materia de contratación pública que permitan
realizar la verificación con relación a:
a) Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas;
b) Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de
compras públicas;
c) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura
del capítulo de compras públicas.
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Cuando la entidad identifique que debe aplicar las reglas especiales incluidas en
los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, deberá tener en
cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o
Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra
cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, la
entidad deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada
uno de ellos para el respectivo proceso.
Finalmente se considera pertinente insistir sobre la inmensa responsabilidad que
implica desarrollar el contenido de cada uno de los aspectos básicos que
conforman un estudio previo, máxime cuando este se considera el insumo básico
para llevar a cabo el proceso de estructuración de los pliegos de condiciones, los
cuales establecerán las reglas a tener en cuenta por parte de las entidades e
interesados en participar en los procesos de contratación de bienes y servicios,
que lleven a cabo las entidades que ejecuten recursos financieros procedentes del
estado.
