ETAPAS DE PLANEACIN

ETAPAS DE PLANEACIN

La planeacin es bsica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Est integrada por las siguientes etapas:

Misin

La planeacin se inicia a partir de la definicin de la misin, la cual puede ser conceptualizada as:

La misin es la razn de ser de la empresa y representa las aspiracines fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente.

En otras palabras, la misin son los planes esenciales o directrices que definen la razn de ser, naturaleza y carcter, de cualquier grupo social.

La misin proporciona las pautas para el diseo de un plan estratgico. Se expresa genricamente y su determinacin es una funcin reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establece en forma paralela al inicio de la misma y no indica una limitante de duracin en el futuro.

En general, la misin tiende a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, puede sufrir algunas modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operacin de cualquier grupo social.

Toda organizacin debe establecer la misin como base para la formulacin de un plan. De la misin parte la accin inicial de un organismo social; las siguientes cuatro caractersticas la diferencian de los objetivos:

a) Es bsica o trascendental porque constituye el fundamento de los dems elementos.

b) Genrica o cualitativa, porque no se expresa en trminos numricos.

c) Permanente, porque permanece vigente durante el periodo de vida de la organizacin

d) Semipermanente, porque puede abarcar un periodo determinado.

A fin de esclarecer este concepto y sus caractersticas, se analizar un ejemplo que permita visualizar la importancia de la misin en la planeacin. Un propsito de la misin de una empresa puede ser:

Incrementar las utilidades sobre la inversin de los accionistas.

a) Obsrvese que en ningn momento se cuantifican las utilidades y que no se establece un tiempo especfico para logradas (genrico).

b) Cada vez que se elabore algn plan, es necesario considerar la misin como una gua general a la que se subordinarn los dems elementos de la planeacin (bsico).

c) El incremento de las utilidades, como aspiracin general, se fija con la finalidad de satisfacer a los accionistas que realicen inversiones durante el periodo de vida que dure la empresa (permanente).

d) Supngase que en un periodo de 10 aos, la estructura econmica de la sociedad cambia de un sistema capitalista a un sistema socialista: definitivamente el propsito inicial ya no tendra validez; de esta forma, dicho propsito servira de orientacin general nicamente para un determinado periodo (semipermanente), siendo necesario determinar otro tipo de propsito, pero ahora tomando en consideracin la nueva funcin que desarrollara la empresa.

Ejemplo: Incrementar la produccin, y con esto los ingresos para mejorar la situacin econmica del pas.

Importancia de la misin

Al ser las aspiraciones generales de la empresa, la importancia de la misin queda fuera de discusin, aunque, fundamentalmente, dicha importancia radica en que:

Sirve de cimiento para los dems elementos de la planeacin, as como para los dems tipos de planes.

Permite orientar a los responsables de la planeacin, sobre el curso de accin que deben seguir al formular los planes.

Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.

Es la razn de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyeccin hacia el futuro.

Define el xito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices generales de la misma.

Caractersticas que debe reunir la misin

El administrador, al establecer la misin, debe recordar los siguientes

lineamientos:

Evitar que la direccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas.

Debe darse a conocer a todos los miembros de la empresa.

Evitar dogmatizarla.

Debe estar acorde con los valores institucionales del grupo social.

No debe utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la organizacin.

Debe implantarse, si es que no se ha considerado.

No debe definirse con frases ambiguas y vacas, el auto engao no ayuda a la implantacin de planes.

Investigacin

La investigacin es un proceso que, mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenmenos.

La investigacin es trascendental en la planeacin, ya que proporciona informacin a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las dems; aunque se utiliza ms al planear, por ser esta actividad netamente intelectual.

La no aplicacin del mtodo cientfico al proceso administrativo, y especficamente a la planeacin, es contraria a sus principios bsicos y slo puede originar resultados empricos, mediocres y errneos. Por tanto, la planeacin requiere invariablemente de la investigacin para que pueda ser objetiva, precisa, cuantificable, flexible y certera.

La investigacin aplicada a la planeacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de la misin, as como de los medios ptimos para conseguirlos.

El proceso de investigacin cientfica est constituido por las siguientes etapas:

1. Definicin del problema. En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver. La no definicin exacta del problema implica esfuerzos intiles y prdidas innecesarias. 2. Obtencin de informacin. Consiste en recopilar el mayor nmero posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solucin. De la obtencin de la informacin adecuada depende el xito de la resolucin del problema. La obtencin de informacin se realiza a travs de las siguientes tcnicas:

Observacin. Estas tcnicas no se limitan slo a la observacin de hechos o heurstica, sino que tambin pueden ser: de tipo documental, cuando se refiere al anlisis de registros, informes, estadsticas, etc.; de laboratorio; monumental; de conductas que, a su vez, se divide en: participante y no participante.

Experimentacin. Consiste en la reproduccin de un hecho o un fenmeno con el fin de observar sus caractersticas y modificarlas a voluntad.

Encuesta. Es la recopilacin de datos a travs de la aplicacin del cuestionario y de la entrevista; herramientas que son de gran ayuda para el administrador.

Muestreo. Aplicacin de tcnicas probabilsticas a una parte de la poblacin o universo, para determinar resultados representativos o comunes a todo ste.

Las tcnicas anteriores tambin se utilizan a lo largo de las otras etapas del proceso de investigacin.

3. Determinacin de la hiptesis. Es la proposicin o respuesta tentativa que se establece como solucin de un problema, misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad.

4. Comprobacin o desaprobacin de hiptesis. Consiste en someter a prueba la hiptesis mediante la aplicacin de las tcnicas anteriormente enunciadas, a fin de comprobar su validez o rechazada. Tambin, se establecen hiptesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta.

5. Presentacin del informe. Una vez comprobada la hiptesis se procede a elaborar un informe de resultados, de tal manera que, con base en el anlisis del mismo, se cuente con bases objetivas para la toma de decisiones.

Por ltimo, es conveniente aclarar que para algunos autores la etapa de investigacin, dentro del proceso de planeacin, est considerada como etapa de informacin.

Premisas

Todo aquel que participa en la elaboracin de un plan puede tener certeza sobre la existencia de determinados eventos, mas no as de otros que afectarn su desarrollo; es necesario para ello, hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro.

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan.

Se establecen al inicio del proceso de planeacin, aunque tambin pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo.

Literalmente, una premisa quiere decir una proposicin que se establece antes, como suposicin introductoria o implcita. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan. Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:

1. Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misin. Algunas de ellas son: variaciones en el capital, ausentismo, rotacin de personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y dbiles de los altos ejecutivos, de aquellos que los controlan (accionistas) y, a menudo, de los subordinados.

2. Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear. Las premisas externas pueden ser:

A. De carcter poltico:

Estabilidad poltica del pas.

Sistema de gobierno.

Intervencin estatal en los negocios.

Restricciones a la importacin y exportacin.

Relaciones internacionales B. De carcter legal:

a) Tendencias fiscales:

Impuestos sobre ciertos artculos o servicios.

Forma de pago de impuestos.

Exenciones de impuestos.

Impuesto sobre utilidades

b) Tendencias en la legislacin:

Laboral.

Mejoramiento del ambiente.

Descentralizacin de empresas en las zonas urbanas.

c) Econmicas:

Deuda pblica.

Fenmenos inflacionarios.

Nivel de salarios.

Nivel de precios.

Poder adquisitivo de la poblacin.

Ingreso per cpita.

Renta nacional.

Producto nacional bruto.

Inversin extranjera.

d) Sociales:

Crecimiento y distribucin demogrfica.

Movilidad de la poblacin.

Empleo y desempleo.

Nuevas construcciones y obras pblicas.

Alfabetizacin.

Sistemas de salubridad e higiene.

e) Tcnicas:

Rapidez de los avances tecnolgicos.

Cambios en los sistemas.

f) Otros factores:

Competencia.

Posicin en el mercado.

Polticas de operacin.

Cambios en la demanda.

Maquinaria y equipo disponibles.

Productividad e ingreso nacional.

Distribucin del ingreso.

Fuentes de financiamiento.

Transporte.

Comportamiento de los consumidores.

Programas de investigacin, etctera.

Objetivos

Una vez que se ha establecido la misin e investigado las premisas que pueden afectar su realizacin, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices bsicas, hacia dnde dirigir los esfuerzos y recursos.

Al igual que sucede con otros trminos administrativos, los objetivos tienen diversas acepciones. El diccionario define el trmino "objetivo" como "relativo al objeto en s", en lo militar, es el punto en que se ha de concentrar el fuego, o lugar que se quiere conquistar con el ataque.! Esta palabra proviene del latn objetum que significa "cosa que se arroja delante". Como se observa en las anteriores definiciones, los objetivos implican acciones, o fines, que se determinan hacia el futuro.

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativa mente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.

Dos caractersticas primordiales poseen los objetivos, que permiten. diferenciados de cualquier otra etapa de la planeacin.

a) Se establecen a un tiempo especfico.

b) Se determinan cuantitativamente.

1 Larousse, 1974, pg. 518.

Un ejemplo de un objetivo correctamente establecido puede ser:

"Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los dos prximos aos."

En ocasiones, existe cierta discrepancia en algunos autores en cuanto a la diferencia entre objetivos, metas y "goles", la cual proviene de que esta terminologa ha sido traducida del ingles; sin embargo, es conveniente aclarar que los objetivos, los "goles" y las metas, en esencia, son lo mismo que los objetivos tcticos o departamentales, ya que las metas, por lo regular, se determinan a corto plazo, y se fijan con posterioridad a los objetivos estratgicos.

Por considerar los autores el trmino objetivo como ms preciso, ser el que se utilice en este texto.

Clasificacin de los objetivos

En funcin del rea que abarque y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1. Estratgicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.

Ejemplo: "Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los prximos cinco aos."

2. Tcticos o departamentales. Se refieren a un rea o departamento de la

empresa, se subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo.

Ejemplo: "Incrementar las ventas totales a tres millones de pesos mensuales, en el primer ao."

3. Operacionales o especficos. Se establecen en niveles o secciones ms

especficas de la empresa, se refieren a actividades ms detalladas, e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en funcin de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales.

Los objetivos operacionales pueden ser:

Seccionales. Cuando se refieren a una seccin o grupo. Ejemplo: Vender medio milln de pesos semanales, del producto x, por medio del grupo de ventas de la zona centro.

Individuales. Como su nombre lo indica son metas personales. Ejemplo: Cada vendedor adscrito a la seccin y, vender diariamente 100 cajas de las vlvulas JGM.

Lineamientos para establecer objetivos

Aparte de que un objetivo debe siempre reunir las dos caractersticas ya comentadas, al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos.

Asentarlos por escrito.

No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.

Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administracin: Qu, cmo, dnde, quin, cundo y por qu?

Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.

Estratgias

El trmino estrategia, literalmente, significa: "arte de dirigir y coordinar las acciones militares, y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo", se deriva del griego strategas que quiere decir "general". Militarmente, se refiere a la manera de elegir las acciones ms adecuadas para encauzar los esfuerzos y derrotar al enemigo o, para disminuir las consecuencias de una derrota. Aplicando este concepto al mbito administrativo, las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implica la competencia, y la vida de la empresa en s.

Las estratgias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajas.

Son cursos de accin general, porque se establecen a nivel estratgico; muestran la direccin o camino que debe seguirse, sin indicar detalladamente cmo emplear los recursos, puesto que esto se efecta en otras etapas de la planeacin tales como los programas, los presupuestos y los procedimientos.

Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la ms adecuada para minimizar dificultades el logro de los objetivos.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada u de los objetivos.

2. Evaluacin. Analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las ventajas y desventajas de cada una de ellas auxilindose de la investigacin y de algunas tcnicas como investigacin de operaciones, rboles de decisin, etctera.

3. Seleccin de alternativas. Considerar las alternativas ms idneas cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa.

A fin de comprender el significado e importancia de las estrategias analizar un ejemplo que no est relacionado con la administracin, pero que puede esclarecer este trmino.

Un grupo de jvenes deciden realizar una excursin a un balneario en la ciudad de Cuautla, con el fin de divertirse; partiendo de la Ciudad de Mxico, hay tres carreteras o caminos que permiten llegar a Cuautla.

El grupo, antes de partir, analiza cada una de las ventajas y desventajas, que presenta cada camino.

Los tres caminos llevan al fin que persigue el grupo de jvenes, as le pueden decidir que la caravana de autos vaya por el que presente ms ventajas. Las carreteras o caminos, en el mbito administrativo, presentan las estrategias o cursos alternas de accin.

Una empresa debe considerar un nmero mnimo de reas clave en torno a las cuales se establezcan las estrategias; esto facilitar eleccin de las alternativas, y la utilizacin de los recursos para lograr s objetivos.

Un rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma.

Las reas clave de resultados, pueden variar de empresa a empresa; sin embargo, las ms usuales son: rentabilidad sobre la inversin, pasin o participacin de mercado, productividad, desarrollo de personal, capacidad de produccin e innovacin. Con base en las reas clave se determinarn las estrategias y, posteriormente, el proceso de control.

Las estrategias estn integradas en la determinacin de las reas clave; quien las formule debe saber ubicarlas, a fin de alcanzar los objetivos.

Supngase que una empresa establece el objetivo de obtener quince millones de pesos durante los dos prximos aos. Para esto la empresa decide que sus productos no solamente se vendan a intermediarios, sino que es necesario hacer una penetracin de mercado ms amplia que le permita alcanzar el objetivo estratgico. Para describir con mayor detalle los cursos de accin probables, se utilizar un rbol de decisin, presentando la penetracin de mercado en forma ramificada.

La diversificacin de alternativas o estrategias facilita la toma de decisiones; la decisin puede abarcar una sola subestrategia o las dos, todo dependiendo de las ventajas y desventajas que presenten, as como de los recursos de que disponga la empresa y el alcance de sus compromisos.

Importancia

Las estrategias son trascendentales, ya que:

La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos.

Son lineamientos generales que permiten guiar la accin de la empresa, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo. .

Sirven como base para lograr los objetivos, y ejecutar la decisin.

Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados.

Establecen otras alternativas, como previsin para caso de posibles fallas en la estrategia decidida.

La creciente competencia hace necesario su establecimiento.

Desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.

Lineamientos para establecer estrategias

Para que las estrategias sean operables y cumplan con su funcin, es necesario:

Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. Determinarlas con claridad.

No confundir las estrategias con las tcticas, ya que estas ltimas combinan la accin con los medios para alcanzar el objetivo.

Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un mayor nmero de cursos de accin.

Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas.

Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin.

Caractersticas

Las particularidades sobresalientes de las estrategias son:

a) Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas.

b) Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseadas; una vez alcanzados los objetivos, a la par del establecimiento de unos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias.

c) Debido a la dinmica del medio, una estrategia que en cierto momento fue til, puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.

d) Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que una estrategia establecida para un rea, clave, por ejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado.

e) Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas

La palabra poltica proviene del griego politike que significa "arte de gobernar una nacin"; el diccionario seala que la poltica es el arte o traza con que se maneja un asunto. A su vez, traza significo "plan para realizar un fin".

Generalmente, este vocablo tiene dos acepciones: el que se utiliza e: la burocracia gubernamental, y que se refiere a la red de interaccione por medio de las cuales se adquiere, transfiere y ejerce el poder, que n tiene nada que ver con las metas de un determinado grupo social y otro en, en el que se le considera una etapa del proceso de la planeacin y ser el que se acepte en este texto:

Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.

En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias, habiendo sido establecidas en funcin de stas. En ocasiones se confunde a las polticas con las reglas, siendo la diferencia que reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento, que deber seguir o evitar en situaciones especficas el personal de una empresa; de tal manera que, mientras las reglas son estrictas, las polticas son flexibles.

A continuacin se presentan ejemplos de reglas y polticas a fin de que el lector las distinga claramente:

Reglas

Las operaciones de ventas se realizarn nicamente de contado.

Los pedidos forneos no se surtirn si antes no se ha cubierto el importe de los mismos.

Polticas

Las comisiones de los vendedores se pagarn de acuerdo con el volumen de ventas que stos efecten.

Al seleccionar agentes vendedores, ser preferible que sean personas del sexo femenino.

Como se observa en las reglas, las personas que ejecutan la accin deben cumplirla tajantemente al pie de la letra; son rgidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse tal y como se especifica; comnmente, su incumplimiento se sanciona. En cambio, las polticas determinan lmites ms amplios y permiten mayor iniciara por parte de las personas que realicen la accin. En sntesis, tanto las polticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa; su diferencia bsica es que las polticas proporcionan libertad de reflexin y eleccin, mientras que las reglas no dan margen de interpretacin. Clasificacin de las polticas

Las polticas, de acuerdo con el nivel jerrquico en que se formulen y con las reas que abarquen, pueden ser:

1. Estratgicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: Los empleados que laboran en la empresa tendrn la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia antigedad. 2. Tcticas o departamentales. Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.

Ejemplo: El departamento de produccin, determinar los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales. 3. Operativas o especficas. Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores.

Ejemplo: Seccin de tornos: De ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportada al supervisor en turno o, en su caso, al servicio de mantenimiento.

Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Asimismo su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretacin sea uniforme.

En cuanto a su origen, las polticas pueden ser:

1. Externas. Cuando se originan por factores externos a la empresa, por ejemplo: la competencia, el gobierno, los sindicatos, las asociaciones comerciales e industriales, asociaciones profesionales, proveedores, clientes, etctera.

2. Consultadas. Normalmente, dentro de una empresa existen actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema, originndose, as estas polticas. 3. Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de guiar la correcta accin y decisin, del personal en sus actividades.

4. Implcitas. En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organizacin, por ejemplo: una empresa no ha determinado cul ser el lmite de entrada de su personal y a ste se le acepta hasta con 15 minutos de retraso; esto puede originar una poltica implcita. Lo ideal es que, a partir de esta situacin, se formule la poltica por escrito y se d a conocer a todo el personal.En conclusin, las polticas implcitas son aquellas que se originan en la costumbre y que se dan por aceptadas en virtud de que se aplican, aunque no estn oficializadas por escrito. Importancia

Las polticas son imprescindibles para el xito del plan, dado que:

Facilitan la delegacin de autoridad.

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.

Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.

Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones.

Facilitan la induccin del nuevo personal.

Lineamientos para su formulacin

Para que una poltica sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

a) Establecerse por escrito, y drsele validez.

b) Redactarse claramente y con precisin.

c) Darse a conocer en todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar.

d) Coordinarse con las dems polticas.

e) Revisarse peridicamente. f) Ser razonable y aplicable a la prctica.

g) Estar acorde con los objetivos de la empresa.

h) Debe ser estable en su formulacin.

i) Ser flexible.

Programa

Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeacin, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa ms general. As, vemos que se pueden establecer programas que van desde un rea general, como mercadotecnia, hasta actividades ms detalladas como la publicidad de un producto.

La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.

2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.

3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe realizarse antes de otra, qu actividades se dan simultneamente y, por ltimo, qu actividades deben efectuarse posteriormente.

4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios.

La grfica ms comnmente utilizada para un programa, es la grfica de Gantt (bautizada con el nombre del autor que la desarroll, Henry Lawrence Gantt). Su uso e interpretacin estar de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad y con el tipo d actividad a que se refiera.

Un programa establece la ejecucin completa de las actividades. Las tcnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son mltiples aunque los mtodos PERT (Program Evaluaton Review Technique) el CPM (Critical Path Method), mejor conocido en nuestro medio como el Mtodo de Ruta Crtica, son los ms aconsejables. El xito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y terminacin de cada actividad.

Clasificacin

Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:

Tcticos. Son aquellos que se establecen nicamente para una rea de actividad, ejemplo: un programa de produccin.

Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las secciones de las que consta un rea de actividad. Tomando como base el ejemplo del programa de fabricacin de tractores, un programa operativo ser un programa de fabricacin de motores.

El programa operativo es mucho ms especfico que el tctico. La funcin de este ltimo consiste en establecer el programa de un rea de actividad, as como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo lo establecido.

Es necesario aclarar que un programa no se da en el nivel estratgico, debido a que en dicho nivel se establecen lineamientos generales y no especficos. Un programa requiere demasiado tiempo para su formulacin y, obviamente, el dirigente a ese nivel no cuenta con tiempo para elaborado, adems de que no conoce a fondo todas las actividades que se desarrollan en una empresa. No obstante, no hay que descarta la posibilidad de que se presente en este caso, todo depende de las caractersticas, magnitud y aspiraciones de la empresa.

En sntesis, los programas, ya sean tcticos y operativos, son parte de una estructura compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y que se informen cada una de sus partes, ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros, y todos se interrelaciona con el plan general de la organizacin.

Importancia

La elaboracin de los programas es fundamental, debido a que:

Suministran informacin e indican el estado de avance de actividades.

Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.

Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.

Determinan los recursos que se necesitan.

Disminuyen los costos.

Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especficamente.

Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades.

Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias.

Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa

Para la elaboracin de un programa hay que tener en cuenta siguientes observaciones:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, corno aquellos que intervendrn en la ejecucin.

La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.

La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo.

Deben ser factibles.

Evitar que los programas se contrapongan entre si.

Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin.

El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; asimismo, debe considerar las consecuencias que operarn en el futuro.

Presupuestos

Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refirindose bsicamente al flujo de dinero dentro de la organizacin; implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de dicho plan.Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a travs de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilizacin y organizacin de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organizacin en trminos financieros.

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especfico, que determina por anticipado, en trminos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la empresa, para un perodo especfico.

Caractersticas distintivas El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeacin en que:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente.

Es un plan expresado en trminos cuantitativos.

Es general porque se establece para toda la empresa.

Es especifico porque puede referirse a cada una de las tareas e que esta dividida la organizacin.

Es diseado para un periodo determinado.

Clasificacin de los presupuestos

Los presupuestos, en relacin con el nivel jerrquico para el que se determinen, pueden ser:

l. Estratgicos o corporativos. Cuando se establecen en el m, alto nivel jerrquico de la empresa y determinan la asignacin de recursos de toda la organizacin. Ejemplo: el presupuesto e resultados.

2. Tcticos o departamentales. Aquellos que son formulados por cada una de las tareas de actividad de la empresa. Ejemplo: presupuesto de ventas.

3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos Ejemplo: presupuesto de la seccin de mantenimiento.

De acuerdo con la forma en que se calculen, los presupuestos pueden ser:

1. Fijos o rgidos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operacin.

2. Flexibles. En estos se hacen clculos a distintos niveles de operacin; lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer clculos sobre la marcha.

3. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa, para que la distribucin de los recursos se dirija a las actividades que rediten mayores beneficios

La elaboracin de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la direccin; se calculan aquellos de acuerdo con los pronsticos y datos numricos de ejercicios anteriores. En su determinacin participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas.

Como ya se mencion, existen diversos presupuestos; las empresas generalmente utilizan algunos, pero son una minora las que tienen un sistema presupuestal integral, mismo que debe incluir: 1. Presupuestos de operacin. Que abarca presupuestos de: Ventas, produccin, compras, mano de obra, gastos diversos.

2. Presupuestos de capital. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como: maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.

3. Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance, estados de resultados, de origen y de aplicacin de recursos, de flujo de caja. Importancia del presupuesto Convierte los aspectos de la ejecucin de los planes, en unidades de medida comparables.

Mide el desempeo de las unidades organizativas y provee metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.

Sirve como estndar o patrn de ejecucin en obras monetarias. Coordina las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.

Es un medio de control que permite controlar operaciones.

Determina el lmite y alcance de las erogaciones.

Establece una base para la accin correcta, ya que las desviaciones son fcilmente identificadas.

Estipula, por centros de responsabilidad, quines son responsables de su uso y aplicacin.

Genera una comprensin ms clara de las metas organizativas.

Presenta por anticipado los gastos en que incurrirn las actividades.

Reduce al mnimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materiales, tiempo, etctera. Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos

Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Hay que mantener una revisin constante de las cifras fijadas.

Es difcil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.

Tienen que proporcionar libertad de accin a los dirigentes, por lo tanto, no deben ser muy rgidos.

Deben manifestar el lmite y alcance de las cifras establecidas.

No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.

Procedimientos

Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especficas; se establecen de acuerdo con la situacin de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto, turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y materia incentivos y muchos otros factores.

Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizar pues de eso se encargan los mtodos, mismos que van implcitos en procedimiento.

Un mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida.

Los mtodos son ms detallados que los procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y repetitivas.

Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente relacionados, ya que los primeros determinan el orden lgico que se le seguir en una serie de actividades, y los segundos indican cmo actuar dichas actividades, por tanto, los mtodos son parte de los procedimientos.

Un ejemplo de un procedimiento puede ser la fabricacin del soporte un motor:

1. Corte de lmina.

2. Doblez de la lmina.

3. Embutido de tornillos.

4. Fosfatizado de estas piezas.

5. Preparacin de gomas.

6. Rebabeo.

7. Ensamble.

8. Pintura y acabado.

9. Almacenamiento.

Los mtodos indicaran la forma de realizar el corte y doblez de la lamina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar guste, etctera.

Dadas las caractersticas de los procedimientos en lo que se refiere fue son muy especficos y detallados, su establecimiento, bsicamente, corresponde al nivel operativo. Cada unidad de las que forman rea tendr un procedimiento especfico. Ejemplo, el procedimiento para la funcin de crdito y cobranzas, difiere del procedimiento de caja. El termino bsicamente no elimina la posibilidad de que un procedimiento se implante en el nivel tctico. De hecho se implantan a este el, abarcando, especficamente, un rea de actividad.

Importancia

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, lo que:

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y especializacin.

Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.

Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe realizadas.

Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Lineamientos para su implantacin Para que los procedimientos cumplan su funcin, es necesario que:

Previamente a su aplicacin, se capacite al personal.

Sean muy accesibles y fciles de interpretar.

Se presenten grficamente.

Que se evite la automatizacin del personal.

Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.

Se revisen peridicamente.

Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada departamento y/o seccin.

No deben ser demasiado rgidos.

Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.

La supervisin no debe ser muy rigorista.Planes

Como ya se estudi, los planes son esquemas resultantes de la planeacin, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeacin, vertidas por escrito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos especficos para su elaboracin existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseo sea efectivo.

1. Autorizacin. Slo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. La autorizacin debe existir para:

Iniciar el estudio del plan.

Prepararlo.

Ejecutarlo.

Controlarlo.

2. Objetividad. Debe fundamentarse en datos y elementos cientficos.

3. Actualizacin. La aplicacin de los planes requiere de su adaptacin constante a los cambios de la empresa.

4. De naturaleza confidencial. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa.

5. Sencillez. Cualquier plan debe ser fcilmente comprensible.

6. Adecuacin. Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrn en prctica.

7. Completo. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos.

8. Ventajoso. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realizacin.

TECNICAS DE PLANEACION

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.

La finalidad de las tcnicas de planeacin es que el administrador que las utilice torne las decisiones ms adecuadas de acuerdo con la situacin especfica del medio y de la organizacin en donde acte; la complejidad de estas tcnicas vara y su utilizacin de los recursos, tamaos y factores inherentes a cada una de las empresas.

Fundamentos de AdministracinMnch Galindo Garca Martnez

Unidad 3, Planeacin