Evaluacion de Control Interno en Abastecimiento

7/25/2019 Evaluacion de Control Interno en Abastecimiento

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Anales cientficos UNALM, Vol. 70 N 3, 2009 Recibido: 19/09/2007

ISSN 0255-0407 Aceptado: 25/09/2007

Anales cientficos Vol. 70 N3, 2009, pp. 114-113 172

Evaluacin del control interno en el sistema de abastecimiento de la

Universidad Nacional Agraria La Molina

Pedro Quiroz Q. 1

Resumen

Un Sistema de abastecimiento mal diseado puede convertirse en una herramienta bastante peligrosa para launiversidad; como los procedimientos no estn implementados correctamente, generan retrasos en la entrega de losrequerimientos a las diversas facultades de la universidad, as como la demora de atencin a los proveedores. Estos

son solo algunos de los varios inconvenientes que puede presentar un Sistema de abastecimiento. Por eso esnecesario la evaluacin del Control Interno en la Gestin del Sistema de Abastecimiento de la Universidad. Con ese

fin, debe conocerse cuales son las responsabilidades y objetivos de la organizacin, el contexto poltico en donde sedesenvuelve, analizar los objetivos versus los resultados y verificar las causas de los desvos.Palabras clave:

Abstract

A supply System not well designed can transform into a quite dangerous tool for the university; as the proceduresare not implemented correctly, they generate delays in the delivery from the requirements to the diverse faculties of

the university, as well as the delay of attention to the suppliers. These are only some of the several inconveniencesthat a supply System can present. Because of that it is necessary the evaluation of the Internal Control ofManagement supply system of the university. By this way, it should be known which are the responsibilities and

objectives of the organizations, the political context where is develope, to analyze the objectives versus the resultsand to verify the causes of the desviations.Key words:

1. Introduccin1

Las Universidades Publicas carecen de un sistema

poltico, econmico y social que permita establecerpremisas y parmetros, para un buen control de la

ejecucin de Gastos de los recursos otorgados por laDireccin General del Tesoro Publico, Ministerio de

Economa y Finanzas y de los Recursos directamenterecaudados por las mismas Universidades.Dentro de la estructura de la oficina administrativa de

economa de la Universidad, esta la divisinde bastecimiento en donde existen 3

departamentos: Compras, Control de Bienes y

Almacn Central.Todas las organizaciones hacen logstica (Compras),la diferencia entre las exitosas y las no exitosas

es que las primeras saben que estn haciendo y latoman como una herramienta indispensable para

hacerse mas competitivas.En un sentido amplio se entiende por logstica alconjunto de conocimientos, acciones y mediosdestinados a prever y proveer los recursos necesarios

que posibiliten realizar una actividad principal entiempo, forma y al costo mas oportuno en un marcode productividad y calidadLa logstica, desde el punto de vista gerencial es unaestrategia necesaria para manejar de forma integralla cadena de suministros, de tal forma que logre el

balance ptimo entre las necesidades del cliente y losrecursos disponibles de la organizacin y sudesempeo debe ser medido a travs del servicio al

cliente final.

1 Facultad de Economa y Planificacin, Universidad Nacional

Agraria La Molina. E-mail:[email protected].

La logstica (Compras) vela por la optimizacin y elmantenimiento de los recursos de esta cadena a travsde sistemas de informacin compartidos por todos los

que intervienen en ella y mediante la aplicacin deindicadores de desempeo que permitan conocer los

niveles de inventarios, los tiempos de procesamientoy la rotacin de los productos en los almacenes.

Justificacin y DelimitacinJustificacin

La presente investigacin se lleva a cabo, en vista dehaberse observado que la Administracin del rea decompras de la Universidad Agraria de la Molina, no

se viene ejecutando de acuerdo a procedimientosestablecidos para tal efecto; lo cual ha generado elinters profesional del suscrito para tratar de ver cuales el "rol que cumple la evaluacin del Control

Interno en la gestin del Sistema de Abastecimientode la Universidad.

2.1.1 ImportanciaEl desarrollo del presente estudio es importante,porque permitir demostrar que el empleo del controlinterno como regulador para la integracin de losprocedimientos del rea de compras de la UNALMgenerara mas adelante mayor versatilidad en el uso de

los mismos, del cual siempre deben hacer uso elRector, Vice-Rector Administrativo y las personasque estn desempeando responsabilidadesadministrativas; y a la vez, dicho trabajo, les

permitir tomar acciones y decisiones oportunas anivel de gestin.2.2 Objetivos de la investigacin

El trabajo presentado tiene los siguientes objetivos:2.2.1 Objetivo generalConocer si la evaluacin del Control Interno en laGestin de la Divisin de Abastecimiento de la
mailto:[email protected]:[email protected]


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Evaluacin del control interno en el sistema de abastecimiento de la Universidad Nacional Agraria La Molina


Universidad Nacional Agraria de la Molina, influye yoptimiza la toma de decisiones a nivel administrativo.

Objetivos especficosEvaluar el cumplimiento de planes, programas,polticas, normas y lineamientos que regulan lasfunciones y actividades de las reas y de la Divisin

de Abastecimiento, as como de su personal y de losusuarios.

Evaluar el aprovechamiento de los procedimientos,as como el desarrollo e implementacin de nuevoscontroles.

2.3 Hiptesis de la investigacin2.3.1 Hiptesis generalLa evaluacin del Control Interno en el Sistema de

Abastecimiento de la UNALM permitir una mayorseguridad y eficiencia en la Gestin de losprocedimientos de la Divisin de abastecimiento.

Hiptesis secundariasHo1 Existen factores que impiden la implementacindel control interno para la seguridad del sistema de

abastecimiento de la UNALM.Ho2. El diseo de estrategias para el desarrollo de laimplementacin del control interno en el sistema de

abastecimiento permitir una mejor optimizacin delos recursos de la UNALM.2.3.3 Identificacin y clasificacin de variables

2.3.3.1 Variable independienteEvaluacin del Control InternoIndicadores

Control Interno.Controles operativos y administrativos.Acciones correctivas.Estructuras organizacionales.

2.3.3.2 Variable dependienteSeguridad y eficiencia en la gestin de los

procedimientos de la Divisin de Abastecimiento.IndicadoresNivel de eficiencia de los procedimientos.

Planes estratgicos.Objetivos.Estrategias.Programas.

Procedimientos3.1 AntecedentesLa Universidad Nacional Agraria de la Molina, es un

Centro de Educacin Superior, integrado por

Profesores, Estudiantes y Graduados dedicados alestudio, la investigacin y la enseanza, as como ladifusin, extensin y proyeccin social del saber y lacultura a la comunidad nacional. Goza de la masamplia libertad en el cumplimiento de sus fines y

para ello, la Constitucin, el Estatuto y la Ley N23733 que la rigen le reconocen autonomaacadmica, econmica, normativa y administrativa.

La UNALM tiene por finalidad programar eldesarrollo de la educacin universitaria, que se brindaa nivel en las diferentes especialidades

fundamentalmente vinculadas al agro.Dentro de su estructura orgnica se encuentra la

Divisin de Abastecimiento, que a su vez tiene eldepartamento de Compras, Control de Bienes yAlmacn Central.

La Divisin de Abastecimiento tiene comomisin, suministrar bienes y servicios a las Unidades

Operativas, para que logren efizcamente undesarrollo productivo y de investigacin, basados enuna administracin por resultados, que permitansatisfacer la actividad administrativa y acadmica de

la Universidad Nacional Agraria La Molina.Se ha hablado mucho del Control Interno; se ha

dicho, por ejemplo, que debe existir un adecuado plande organizacin en cuanto a la separacin defunciones, de Reingeniera, de autorizaciones,

procedimientos de registros en cuentas de Resultadosy Balances, sobre la competencia del personal; apartede las prcticas correctas en las ejecuciones de los

procesos. Todo esto es correcto y necesario; pero aveces no es tan adaptable a un centro deabastecimiento, por la centralizacin de estas

acciones en una sola rea sensitiva. Es por estarazn que el control del rea usuaria tiende adisminuir y es por la misma razn, que debemos

estar preparados para afrontar la obligadaactualizacin de trabajar con nuevos programas;nuevos procesos de tiempos y movimientos. Aparte

de los controles que debemos aprender a llevar paraque el rea de abastecimiento sea una divisin quesuministre eficazmente bienes y servicios a todas las

Unidades Operativas contando con un equipo lder detrabajo, en un ambiente de honestidad,responsabilidad y respeto al ser humano, utilizando la

mas avanzada tecnologa que pueda garantizar ellogro de objetivos para el desarrollo sustentable de laUniversidad Nacional Agraria la Molina.Marco terico

En la Teora que sustenta la investigacin del estudiode la Evaluacin del Control Interno para el

Sistema de Abastecimiento de la UniversidadNacional Agraria de la Molina, se a tomado comoreferencia a:Vasquez (2000) considera que la definicin delControl Interno tiene entonces que insertarse, en loque es hoy la organizacin moderna, sin perder devista que estamos hablando de la empresa o

institucin globalizada del siglo XXI, de losfundamentos de la Organizacin Empresarial; laEstructura Bsica y Funcional y finalmente la

Organizacin y su interrelacin, con los flujos

monetarios.* Control interno es un sistema de procedimientostcnicos, previamente diseados y razonablementeestructurados, que utilizando un conjunto deinstrumentos fsicos, proporciona a una empresa o

institucin de cualquier naturaleza o giro,informacin, organizacin, seguridad y proteccin:

Informacin, oportuna y fiable de los resultadosde sus operacionesempresariales y/o institucionales,en plazos y montos determinados, alternos y/ocontinuos.

Organizacin, es decir, un mecanismo o modo, dehacer que todas las personas que forman los recursos

humanos de una empresa o institucin, actenobservando un conjunto de pautas, procesos, etapas,instancias, procedimientos, y jerarquas, para que enforma armnica realicen, ejecuten y concreten las


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operaciones de la empresa o institucin, con uncriterio de eficiencia, y alta productividad.

Seguridad y proteccin, para todos losACTIVOS de la empresa o institucin evitando entodo momento, el despilfarro de estos recursos, eldeterioro, la exposicin al peligro y el hurto

(Vasquez, 2000).Queda as pues entonces bien definido el concepto de

lo que entendemos por Control Interno, notando desta manera que en la prelacin, primero esta laInformacin, luego Organizacin y luego Seguridad y

esto se entiende porque la Universidad moderna, delos albores del tercer milenio, necesita informacinpara poder actuar en un mundo, cada vez ms

interdependiente, y esto slo lo lograr con una buenaorganizacin y con un sistema de seguridad yproteccin ptimo.

La Gestines dirigir las acciones que constituyan lapuesta en marcha concreta de la poltica general de la

Universidad y/o organizacin, es tomar decisiones

orientadas a alcanzar los objetivos trazados.Como resumen se puede plantear que: Por gestin se

entiende, la direccin de las acciones quecontribuyan a tomar decisiones orientadas a alcanzarlos objetivos trazados, medir los resultados obtenidos,

para finalmente, orientar la accin hacia la mejorapermanente del sistema.Gestin estratgicaVillajuana (2002)define la administracin o gestinestratgica como un proceso integral e interactivo quecomprende la formulacin e implantacin de

actividades cuyo propsito es crear o desarrollarventajas competitivas sostenibles y distintivas,

percibidas y valoradas por los clientes. Como procesoes un conjunto de actividades que dinmicamenterecibe y transforma entradas o recursos (humanos,informacin, fsicos y financieros). Es integral por

cuanto comprende variables exgenas y endgenasinfluyentes y determinantes del xito de unaorganizacin, que interactan con los eslabones de

todo el sistema de valor organizacional (cadena devalor que se extiende desde las fuentes de materiasprimas hasta las actividades de consumo, desechofinal o mutacin del producto ofrecido por laorganizacin), y que como consecuencia de esto,requiere por lo menos, del involucramiento de todo el

personal y de la utilizacin ordenada y efectiva de lasdiversas disciplinas y herramientas gerenciales.La formulacin viene a ser la fase de planeacin, es

decir el pensar antes de actuar, y la implantacin es larespuesta al cmo y quines ejecutarn lasestrategias. En esta concepcin de integralidad, se

desea indicar que para que el proceso estratgico seconstituya en una herramienta poderosa y eficaz,necesita de la combinacin del pensamiento racionaly del pensamiento creativo, y que por ende son tiles,ejercitar el examen reflexivo y la intuicin. Hace msde veinte aos, el estratega Alberto R. Levy,

manifestaba que Planear no es eliminar la intuicin.Es eliminar la improvisacin. Ello, hasta hoy en daconserva validez. Pues, no obstante que, la

complejidad y dinamismo del entorno actual nos

obliga a tomar decisiones rpidas, esto de ningunamanera significa actuar sin planear. La diferencia est

en que antes, frente a entornos menos turbulentos,hasta cierto punto era coherente ser pausados en laetapa de planeacin; en cambio hoy, el proceso deplaneacin adems de ser veloz deber ser sorpresivo

(Villajuana, 2002).

Los medios y las herramientas conceptuales delcontrol interno.

Para el cumplimiento de los objetivos que se hantrazado en lneas anteriores, el Control Interno se

vale de dos elementos fundamentales:

Los Medios y las Herramientas Conceptuales.-

Que son un conjunto de normas escritas o no, quedicen lo que se debe hacer; o no se debe hacer,siguiendo en algunos casos la tradicin oral. A veces

no se cuenta, con una norma escrita, pero s latransferencia, de experiencias y modos de trabajaren una empresa determinada, ya es una forma o

medio de hacer o no hacer, todo trasmitido enforma oral, de un jefe a su reemplazante; de untrabajador a otro y por lo que se ve, se oye, seaprende en una empresa.

Los Instrumentos Fsicos.- Que son los elementos,como su nombre lo indica, fsicos, es decir, quetienen forma, color, peso y volumen que sirven paraplasmar lo que dispone el Control Interno por

ejemplo: un libro de caja es un instrumento fsico,una computadora, es otro instrumento fsico, unanaquel, lo es tambin y as sucesivamente.

Cules son los medios y herramientas conceptuales

Son los siguientes:Una buena organizacin.Un buen conjunto de procedimientos.

Una excelente supervisin.Una buena administracin de personalPrimera herramienta:

Una buena organizacin.- Se entiende porOrganizacin: La estructura y Orden que permite alos seres humanos, trabajar con efectividad,

conformando un mecanismo, que reposa en unsistema. Una buena organizacin, entonces se basaadems en postulados que lo describimos acontinuacin:

a.Direccin nica y eficaz,bajo el principio de laUnidad de Comando, ninguna organizacin puedeexistir, si no hay un Jefe, un Gerente, un Director, es

decir, quin gobierne la unidad o entidad a travs deuna estructura de mando. En algunas empresas, laexperiencia nos lo ha demostrado que para satisfacer

a veces, expectativas de algunos funcionarios demando medio se crea, sin haberlo deseado, unahorizontalidad de cargos, es decir se nombra a dos

personas que tienen la misma jerarqua y desempeanlas mismas funciones. Y esto crea situaciones muy

crticas, que se traducen en la toma de decisionesbicfalas.


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De dnde, podemos establecer que jams se debecrear dos jefaturas para una misma funcin.

Es como si por ejemplo: para el Departamento deVentas de la lnea A, se nombraran, dos jefes deVentas. Lo nico que se va conseguir es el caos. Otroejemplo que en una empresa que existan dos

Contadores Generales o dos Gerentes. Sonsituaciones que hay que evitar.

b. Coordinacin: La coordinacin significa, lainterrelacin que debe existir al interior de unaempresa, pues sus diversos rganos no soncompartimentos estancos, esto es que el uno no tieneque hacer nada con el otro. Esto no es as,

sencillamente porque, as como en el cuerpohumano, el brazo, tiene una funcin especfica, yhace una tarea puntual, pero st interrelacionado al

tronco, es decir, un obrero, no podra jams levantarun ladrillo, y llevarlo a otro sitio, si previamente, noha coordinado, que en simultneo, se apoye en otros

miembros de su cuerpo que son dirigidas por el

cerebro, s llama coordinacin.

En la organizacin, entonces coordinar significaque un ejecutivo de produccin, tendr que

coordinar, expresar, comunicar, lo que esthaciendo o va hacer; a otro, en este caso porejemplo, con el Departamento de Compras, a travsde una requisicin.

Asignacin de responsabilidades: Bajo el principio

de para cada quin una tarea, lo que queremos deciraqu, es que el Control Interno, debe establecer quresponsabilidades tiene cada servidor.

Responsabilidades significan obligaciones de hacer, y

facultades de las que est investido para poder hacer,actuar.

d. Separacin de funciones:Ninguna persona, debe

ser responsable de una transaccin completa. Estoquiere decir, que el Control Interno C.I., postulacomo principio fundamental que las funciones debenestar concatenadas, pero separadas. Vale decir, quien

tiene una funcin especfica, debe tener un lmite, dehasta donde debe llegar en sus funciones, para evitarque por ejemplo un vendedor, realice toda la

secuencia de operaciones que son necesarias, cuandose vende un producto.

Segunda herramienta

a. Buenos procedimientos.- La segunda herramientafundamental, para el logro de un buen C.I., estsustentada en los buenos procedimientos que debe

aplicar la entidad, si realmente quiere que el objetivoglobal que se busca con el sistema de C.I., que se estaplicando, tenga resultados eficaces.

En el Control Interno, los procedimientos deben estarsealados con propiedad, y por eso una secuencia de

cules deben ser stos, los podemos segmentar en lossiguientes:

1. Planeacin:Este concepto nos indica que antes deacometer algo, como procedimiento preliminar,

debemos de Planear, que significa prever por

anticipado, lo que se va hacer. All pues radica elKid del asunto.

2. Sistematizacin: Es la aplicacin de hechossucesivos, aplicados en el tiempo, con un criterio de

regularidad y consistencia.

3. Manual de organizacin y funciones.- El

documento que recoger todos estos procedimientosse llama as: Manual de Organizacin y Funciones,

donde se expondrn claramente, como estorganizada la empresa, que debe hacer cada uno, ycules son sus obligaciones y facultades.

4. Manual de otros procedimientos.- Tambinpueden existir otros manuales, de procedimientos

contables, tcnicos, etc.

Tercera herramienta

a. Una buena supervicin.-Cuando de supervisin

nos estamos refiriendo a un proceso de inspeccin, deverificacin de hechos, del control del cumplimiento,

de una tarea, realizada por el supervisado, que en estecaso, es el funcionario, empleado u obrero que realizael acto fsico.

Luego la tarea de Supervisin, deviene de Supervisar,la que a su vez se entiende por el proceso deinspeccin, ya comentado y tiene todo un conjunto de

principios, que conducen a una buena Supervisin,porque est basada fundamentalmente, en relacin alproceder de las personas, y entonces nada de lo

humano, puede ser mecnico, sino que una buenasupervisin repetimos, debe descansar en tcnicas,ergo en aspectos puntuales de cmo debemos hacer

bien esta tarea.Cuarta herramienta: Una buena administracin depersonal se funda en observar lo siguiente:

Entrenamiento:

Por entrenamiento, debemos entender como lacapacitacin, que se le debe brindar a los integrantesdel equipo de trabajo, y esto comprende todo unproceso, para hacerlos ms hbiles en el desempeo

de sus labores habituales, lo que implica adiestrarlostanto en sus conocimientos tericos, cuanto en sus

aplicaciones prcticas.

Seleccin de servidores hbiles

La seleccin significa escoger, y escoger es separar alos trabajadores hbiles. En una economa

competitiva, la preparacin que traiga a la empresa elnuevo servidor, va tener un efecto directo en los

resultados, de donde deviene importante, que steelemento calificado, ergo, con preparacin adecuada.Saber escoger el equipo de personas que van atrabajar en la empresa es otra de las claves que nos

brinda un ptimo sistema de Control Interno.

Moralidad

La moralidad implica un concepto de formacinhumana. Dentro de una empresa, como concurrenciade voluntades como la hemos definido, tiene unaimportante gravitacin, el concepto que de moral se


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tenga, tanto en las relaciones externas o exgenas,cunto es las relaciones endgenas o internas,

moralidad entonces significa bsicamente una lneade conducta o comportamiento.

Marco ConceptualSeguidamente definimos algunos conceptos que estnrelacionados directamente con la presente

investigacin:a. Control OperativoEs un proceso indispensable que se da en el momentoen todas las fases operativas, de las labores y en todoslos niveles jerrquicos y funciones; y que por lo tantodebe estar presente en las distintas etapas

administrativas siendo el punto de relacin efectivoentre lo planificado y lo ejecutado.b. Controles manuales; aquellos que son ejecutados

por el personal del rea usuaria o de informticasin la utilizacin de herramientas computacionales.

c. Controles Automticos; son generalmente losincorporados en el software, llmense estos deoperacin, de comunicacin, de gestin de basede datos, programas de aplicacin, etc.

d. Controles Preventivos, para tratar de evitar laproduccin de errores o hechos fraudulentos, comopor ejemplo el software de seguridad que

evita el acceso a personal no autorizado.

e. Controles Detectivos; tratan de descubrir aposteiori errores o fraudes que no haya sido posible

evitarlos con controles preventivos.

f. Controles Correctivos; tratan de asegurar que sesubsanen todos los errores identificados mediante los

controles detectivos.

g. EstndaresProgramas para establecer criterios o polticas que

van a fomentar prcticas y condiciones uniformesdentro de las empresas, que permiten su control pormedio de comparaciones; trata de cuestiones tales

como calidad y cantidad de trabajo; condiciones delmismo, tarifas de salarios y sistemas de produccin.h. Objetivos

Lo que se propone una organizacin y puedeconseguir en el presente, sin necesidad de obteneruna mayor cantidad de recursos o de realizarinvestigaciones adicionales.i. Poltica

Definicin de normas, sistemas de valoracin o dedecisiones que al definir y puntualizar los objetivosde una empresa, pueden guiar y regular los mtodos ylas polticas de la organizacin.

j. ProgramasSerie de acciones propuestas para conseguir ciertospropsitos.

k. ProcedimientosMtodos y procedimientos fundamentales. Mediantelos cuales una organizacin coordina o regula susacciones.

2. Materiales y mtodos

Materiales y MtodosSe ha recurrido a informacin primaria y secundaria:Fuente Primaria:

Encuestas y entrevistas al personal operativo quelabora en la Divisin de Abastecimiento con sus

respectivos Departamentos.Fuentes Secundarias:Publicaciones de diversos libros y visitas a pginasweb.

2.2 Tipo y nivel de investigacinTipo

AplicadaNivelDescriptivoExplicativo - Correlacional

2.3 Poblacin y muestraLa poblacin estar conformada por todo el personalque labora en la Divisin de Abastecimiento (10

personas), Departamento de Compras (8 personas),Departamento de Patrimonio (3 Personas) y elpersonal que labora en el Almacn Central (4

personas)Muestra:Se a trabajado con la totalidad del personal de la

Divisin de Abastecimiento y sus respectivosdepartamentos (En total 25 personas).2.4 Resultados de la aplicacin del Instrumento

(Encuesta)Para el anlisis del cuestionario se utilizo lametodologa especificada, de acuerdo a lo planteado

se procedi a ordenar, ponderar, graficar, analizar einterpretar cada una de las respuestas emitidas por elpersonal

En el caso de la presente investigacin estaherramienta se relaciona directamente con losobjetivos especificos 1 y 2 , buscando dar respuestascontundentes a las preguntas de la investigacin

planteadas por el autor del presente trabajo.Anlisis de las interrogantes presentadas en el

cuestionario relacionadas con el Objetivo N 1 ANEXO N 1Pregunta N 1:

Aplicada al personal que labora en la Divisin deAbastecimiento:Estas de acuerdo en que se evalu el Control Internoen la Divisin de Abastecimiento de la UNALM?

0

5

10

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%

Respuesta Encuestados %

Si 24 92%

No 2 8%

Total 26 100%

Fuente: Encuesta propia

Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,podemos indicar que el 92.00% de los encuestados

manifest su posicin favorable en cuanto a la


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disposicin de la evaluacin del Control Interno en ladivisin de abastecimiento de la UNALM y solo un

8.00% manifest su opinin desfavorable a laevaluacin del mismo.En general podemos considerar la existencia de unapercepcin mayoritariamente favorable en cuanto a la

disposicin interna de quienes integran el personalque labora en la Divisin de abastecimiento.

Pregunta N 2:Se hacen por escrito todas las rdenes de compra? Ylas copias se distribuyen apropiadamente para su

control, a las siguientes reas: Contabilidad, Almacny Compras?

0

510

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%


Si 1 4%

No 25 96%

Total 26 100%


Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,

podemos indicar que el 96% de los encuestados

manifest que no se distribuyen apropiadamente parasu control las rdenes de compra a contabilidad,almacn y compras.En general podemos considerar la no existencia deprocedimientos que regulen dicha atencin.

Pregunta N 3:Se han establecido procedimientos de inspeccinpara comprobar las especificaciones de lasadquisiciones ingresadas al almacn: Se pesa, se mide

y se revisa?

0

5

10

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%


Si 0 0%

No 26 100%

Total 26 100%Fuente: Encuesta propia

Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,podemos indicar que el 100% de los encuestados

manifest que no existen procedimientos formales enla inspeccin de las especificaciones de lasadquisiciones ingresadas al almacn para pesarlas,medirlas y revisarlas.

Anlisis de las interrogantes presentadas en elcuestionario relacionadas con el Objetivo N 2

Pregunta N 4:Se lleva un control visible a travs de tarjetas BingCard por articulo en el almacn?

0

5

10

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%


Si 3 12%

No 23 88%

Total 26 100%


Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,podemos indicar que el 88.00% de los encuestadosmanifest que no existe un control visible de tarjetas

bing card por articulo en el almacn de la UNALM.

Y solo el 12% manifiesta que si existe un controlvisible de los artculos del almacn de la UNALM.Pregunta N 5:Existen medidas preventivas de seguridad del local,

contra incendio y robo?

0

5

10

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%


Si 1 4%

No 25 96%

Total 26 100%


Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,podemos indicar que el 96% de los encuestados

manifest que no existen medidas preventivas de

seguridad del local contra incendio y robo, mientrasque el 4% manifest que si existen medidas

preventivas.


7/7

Pedro Quiroz Q.


Esto demuestra que no existe un efectivo controlinterno preventivo ante cualquier eventualidad que

pueda sufrir la institucin en sus reas deabastecimiento.Pregunta N 6:Existe una pliza de seguros vigentes, contra todo

riesgo, a favor de la entidad, que cubra los bienes yexistencias de almacn?

0

5

10

15

20

25

30

Si No Total

Encuestados

%

Respuesta Encuestados %Si 0 0%

No 26 100%

Total 26 100%


Anlisis: En atencin a los resultados obtenidos,podemos indicar que el 100% de los encuestadosmanifest que no existe una pliza de seguros

vigente contra todo riesgo. Si ocurriera un siniestro lainstitucin perdera una suma considerable en susbienes y existencias de almacn.

3. Conclusiones

De la investigacin efectuada se llego a las siguientesconclusiones:

Las evaluacin del Control Interno al Sistema deAbastecimiento de la UNALM es un conjunto deprocedimientos, medidas y mtodos coordinados que

se establecen en una entidad publica para el uso delos recursos, para salvaguardar sus activos, asegurarel grado de confiabilidad de los bienes ingresados,

promover eficiencia, economa, eficacia ytransparencia y verificar el cumplimiento de lasnormas legales, lineamientos de poltica y planes de

accin.La falta de interaccin integrada de losdepartamentos de compras, Patrimonio y Almacn

Central genera ineficiencia entre la divisin deAbastecimiento y el rgano de auditoria interna de laUniversidad.El personal que trabaja en la divisin deabastecimiento se encuentra en plenaimplementacin de los procedimientos del MOF Y

ROF que rigen el accionar de dicha divisin.

No existen medidas preventivas de seguridad dellocal contra incendio y robo.

No existen programas de capacitacin y actualizacincontinua para el personal que labora en la Divisin deabastecimiento.Recomendaciones

En consecuencia con las conclusiones se recomienda:La Alta Direccin debe generar la integracin de toda

la Division de Abastecimiento de la UNALM paragenerar sinergia eficiente en la utilizacin de losSistemas de Abastecimientos.

Es por ello, que la evaluacin del Control Interno enel Sistema de Abastecimiento de la UNALM, procurabrindar una herramienta til que se constituya en una

solucin para la falencia arriba mencionada.La Alta Direccin debe asegurarse que toda la planade funcionarios a su cargo reconozca la real

importancia de la evaluacin del Control Interno en laGestin de la divisin de Abastecimiento y debegenerar la interaccin de esta divisin con el rgano

de auditoria interna.El funcionario encargado de la evaluacin delControl Interno en la divisin de abastecimiento y

auditoria interna, debern fomentar la creacin denuevas tcnicas o herramientas de control a efecto dedar mayor confianza en los resultados que emite la

divisin de abastecimiento.Se deben implementar medidas preventivas deseguridad de los locales de la divisin de

abastecimiento contra incendio y robo.La Alta Direccin debe implementar programas decapacitacin y actualizacin continua para el personalque labora en la Divisin de Abastecimiento con la

finalidad de generar mayor eficiencia en eldesenvolvimiento de los mismos.

4. Referencias bibliogrficas

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BRAVO, Miguel. Auditoria del Sistema Informtico.Editorial Manuel Chachu Eirl. Lima - Per2001.

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VILLAJUANA, Carlos. Gestin Estratgica Integral.Editorial San Marcos. LimaPer 2002.

www.pcm.gob.pe/portal_ongei/ publica/metodologas

www.concytec.gob.pe/cetic/red_informacion

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