Facturación de la E.S.E Hospital San Luis

Beltrán de San jerónimo

Manual

Resultados

CARACTERIZACION DEL PROCESO

PROCESO: Facturación

ÁREA DE GESTIÓN: Apoyo logístico

OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de todos los procedimientos, actividades e intervencionesrealizadas en la institución de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los requisitos pactados con el cliente.

RECURSOS REQUERIDOS

HUMANOS FÍSICOS FINANCIEROS

Instalaciones físicas

Mobiliario y equipos de oficina

Equipos de computo

Equipos de telecomunicaciones

Las correspondientes

apropiaciones presupuestales

para cada vigencia

Auxiliares de facturación

Personal asistencial

ENTRADAS

SALIDAS

Contrato: Objeto, tarifas, derechos y obligaciones.

Factura:Cuentas, RIPS, informes

DESDOBLAMIENTO DE LA CALIDAD

IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS – CLIENTES

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS – CLIENTES

EXTERNOS:

Usuarios:

. Trato amable y respetuoso. Información clara y veraz de los servicios

prestados y los costos de atención.

Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB)

Factura que presente igualdad entre servicios prestados y serviciosfacturados.

Factura con valores correctos de acuerdo a las tarifas pactadas

Facturas con soportes pertinentes de acuerdo al

servicio prestado y a la legislación vigente Factura cobrada en el tiempo establecido por la

normatividad vigente Cumplimiento de las obligaciones contractuales por

parte de la ESE

Organismos de control (Superintendencia Nacional de salud) Contraloría General de la Nación

Cumplimiento de los contratos y normas en relación a la prestación de servicios de salud.

Información oportuna, válida y confiable de la

gestión entre la EPS y la ESE

REQUISITOS LEGALES: Ley 100/1993,Ley 1231/2008, ley 1122/2007, ley 1438/11, decreto 2423/1996, resolución

3047/2008, decreto 4747/2007,resolución 416/ 2009, acuerdo 08/2009. Resolución 1915/2008 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno.

REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Acción por Áreas. Manual de

funciones y competencias laborales.

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL PROCESO Y/O DEL PRODUCTO: Oportunidad, pertinencia y accesibilidad

INDICADORES

ESTRUCTURA PROCESO RESULTADOS E IMPACTO

Eficacia:

Porcentaje de facturas devueltas (Numero de

facturas devueltas que se hayan realizado y entregado en un mes al personal de

Preauditoria/Total de facturas entregadas al

personal de Pre auditoria en el mismo mes)*100 Porcentaje de entrega oportuna (Numero de

facturas entregadas en el mismo mes/Total de

facturas realizadas por facturador en el mes)

Cumplimiento:

Egresos vs facturado (Numero de egresos

facturados en un mes/total de egresos en ese mismo mes)

Diagrama de flujo consulta externa

SiSi

No

Si

INICIO

Generar factura.

Admisiones. Realiza la

factura de acuerdo a la

ERP, al contrato, a las

tarifas (ver sp-fac-2)

Admisión del usuario.

Admisiones .El personal

de admisiones realiza la

admisión del usuario de

acuerdo al estándar de

procedimiento (ver sp-fac

1)

Socializar los contratos y los

cambios realizados a este

con el personal de

facturación.

Gerente. Socializa los contratos

con el personal de facturación y

admisiones; informándoles

aspectos tales como: Tarifas,

tipo del contrato, exclusiones, obligaciones de las partes.

Verificar que la

factura cuente con

todos los sellos

legales.

Revisa la fecha exacta de recepción de la factura, sello de recibido de la entidad con la que se tiene contrato y factura original con sello (ver sp-fac-3)

FIN

Anexar soportes.

Admisiones. Anexa todos

los soportes exigidos por la

resolución 3047 de 2007 y por la ERP

Verificar con lista de chequeo.

Facturador. Verificar con la lista

de chequeo que la factura cuente con todos los soportes.

¿La factura

está bien realizada

?

Enviar a pagador.

Envía las facturas

consolidadas a la respectivas EPS.

Consolidación

Facturación. El personal

de facturación realiza la

consolidación de facturas

según EPS y contratos,

con sus respectivos soportes

Entregar facturas

Admisiones. Admisiones

entrega los legajos de facturas

de consulta externa al final de

cada semana al personal de

facturación.

Devolver a generador

de factura para

corrección

Diagrama de flujo urgencias

No

Si

Ingreso. El paciente ingresa a urgencias y es recibido por el celador (ver sp-urg- 1)

INICIO

Admisión. El celador verifica al paciente en la base de datos del hospital y en el fosyga; y lo ingresa a la agenda del triage (ver sp-urg-1)

Triage. El médico realiza el triage; clasificando la atención como urgencia, consulta prioritaria o no prioritaria. Al mismo tiempo que define el lugar de atención del paciente. (ver manual de triage)

ATENCION

URGENTE

Atención. El médico realiza la

atención del paciente, la historia

clínica electrónica y deja

registradas en ella, las órdenes

médicas (ver sp-urg-2

Autorización de atención. El médico realiza el anexo 2 o solicitud de autorización de la atención de urgencias para el paciente. (ver sp-urg-3)

Código de autorización. El medico y la auxiliar

de enfermería solicitan el código de autorización

en la EPS (Si lo requiere) del paciente dejando

registro en la factura.( ver sp-urg-3)

La auxiliar de

enfermería cumple

las órdenes médicas

Generar factura. La auxiliar de enfermería verifica

y registra los insumos gastados en el paciente,

comparándolo con las ordenes medicas; y genera la

factura. Adjunta los soportes necesarios para cada

factura (sp-urg-4)

Recolectar y verificar facturas. La enfermera

jefe recoge del servicio de urgencias las facturas

correspondientes al día anterior. Además verifica

los soportes de las facturas, compara los gastos con

las órdenes médicas y los insumos facturados

Entrega de facturas. La

enfermera jefe entrega las

facturas ya verificadas al

personal de facturación

Consolidación. El personal de

facturación consolida las facturas

Está bien

realizada la factura??

Devolverla al

generador

responsable de

la factura

Enviar a pagador.

Envía las facturas

consolidadas a la respectivas EPS.

FIN

ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTO 1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOADMISION DEL USUARIO

SP-FAC-01

OBJETIVO GENERAL: Clasificar al usuario por la forma de acceso y tipo de atención requerida, con criterios de

oportunidad e información confiable y clara.

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

Auxiliar de facturación

CONDICIONES

MATERIALES NECESARIOS

Solicitud de los servicios

Documentos de identificación del usuario.

Equipo de computo

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS

Si el usuario no tiene registro en la base de datos del hospital, se realiza el ingreso de la información

personal del mismo, es importante ser muy estrictoya que de esto depende la facturación que se le vaya realizar.

Actividades que debe realizar el facturador:

Abrir el sistema de facturación XENCO

Ingresar usuario y clave personal

Ingresar al modulo de gestión hospitalaria

Solicitar el documento personal del usuario

Registrar y actualizar los datos personales del usuario en el pantallazo maestro de usuarios

Verificar y actualizar:

- Fecha de nacimiento

- Dirección

- Teléfono

- Ciudad de residencia

- ERP

Validar los usuarios ante la ERP de la siguiente manera:

- Verificar en la base de datos en el servidor bdeps.

- Verificar en la base de datos del FOSYGA

- Verificar en la pagina del DNP si es necesario

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS: Garantizar una información confiable con el fin de que los cargos generados sean validos y con ello se pueda

entregar la factura en forma oportuna.

ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERAR FACTURA

SP-FAC-02

OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los

requisitos pactados con el cliente

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO (ADMISIONES)

CONDICIONES

MATERIALES NECESARIOS

Que el usuario requiera el servicio Que el usuario este en base de datos. Si no está

en base de datos solicitar a la EPS el código de

autorización

Documentos personales del usuario

Equipo de computo

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS

-

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 3

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICAR FACTURAS

SP-FAC-03

OBJETIVO GENERAL: Verificar que las facturas cumplan con lo establecido en los contratos y la normatividad vigente

RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

AUXILIAR DE FACTURACION

CONDICIONES

MATERIALES NECESARIOS

Contar con facturas de cada una de las

dependencias

Facturas Archivadores

Lista de chequeo

Contratos

EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS

-

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

A.

NOMBRE DEL

INDICADOR:

Porcentaje de facturas devueltas

CÓDIGO DEL

INDICADOR:

ID-FAC-01

DOMINIO:

Eficacia

OBJETIVO:

Medir el desempeño del personal de admisiones

DEFINICIÓN

OPERACIONAL:

(Fórmula para el Cálculo)

Numerador:

Numero de facturas devueltas que se

hayan realizado y entregado en el mes al

personal de admisiones

Denominador: Total de facturas entregadas al personal de

facturacionen el mismo mes*100

FACTOR:

100

UNIDAD DE

MEDICIÓN:

Porcentaje

META:

99%

FUENTE DE LA

INFORMACIÓN:

ORIGEN DE LA

INFORMACIÓN

FUENTE

PRIMARIA

Numerador:

ESE San Luis Beltrán

Facturación

Denominador: ESE San Luis Beltrán Facturación

UMBRAL DE

DESEMPEÑO:

Sobresaliente: >95%

Aceptable: 90% < 95%

No cumplida: <90%

PERIODICIDAD:

De

generación:

Mensual

De

evaluación:

Trimestral

De remisión:

N/A

RESPONSABLE:

Jefe administrativa

B.

NOMBRE DEL

INDICADOR:

Porcentaje de entrega oportuna

CÓDIGO DEL

INDICADOR:

ID-FAC-02

DOMINIO:

Eficacia

OBJETIVO:

Medir efectividad del personal de facturación

DEFINICIÓN

OPERACIONAL:

(Fórmula para el Cálculo)

Numerador: Numero de facturas anuladas por facturador

en un mes

Denominador: Total de facturas anuladas en el mismo mes

FACTOR:

100

UNIDAD DE MEDICIÓN:

Porcentaje

META 95%

FUENTE DE LA

INFORMACIÓN:

ORIGEN DE LA

INFORMACIÓN

FUENTE

PRIMARIA

Numerador:

ESE San Luis Beltrán

Facturación

Denominador: ESE San Luis Beltrán Facturación

UMBRAL DE

DESEMPEÑO:

Sobresaliente: >90%

Aceptable: 82% < 90%

No cumplida: <80%

1. PERIODICIDAD:

De

generación:

Mensual

De

evaluación:

Trimestral

De remisión:

N/A

RESPONSABLE:

Jefe administrativa