2013

LUIS ALBERTO ROJAS FARFAN

Ingeniero industrial- maestrante en administración de organizaciones

ETAPA 1. IDENTIFICACIÓN DE ACTORES CLAVES

• Esta primera etapa es una etapa de planificacióny organización del trabajo que implica tomardeci­siones respecto al alcance del análisis, susprotago­nistas y la disponibilidad de tiempo yrecursos con los que se cuenta. Se recomiendaque los Directores de las Entidades asuman elliderazgo de este proceso bajo la direccióntécnica de las áreas de Recursos Humanos. Es desuma importancia que sea el grupo directivo de laentidad el directamente responsable del mismo.

Gestión por competencias

• Para definir el PROPÓSITO PRINCIPAL y lasFUNCIONES CLAVES del mapa, deben parti­cipar losaltos directivos de las entidades:directores, subdirectores y jefes de área.

• Para completar el mapa en sus funciones principalespor nivel y funciones indivi­duales se seleccionanprofesionales y asesores de las dependenciasmisio­nales o de aquellas propias de las áreastransversales que se estén identificando (recursoshumanos, contratación, presu­puesto, planeación, etc.).

• Para la estandarización de las competen­ciaslaborales se deben seleccionar funcio­narios querealicen las funciones que se van a normalizar.

• Los paneles de expertos deben estar confor­madosentre 5 y máximo 12 personas.

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PRODUCTO 1

Como producto deesta fase se obtieneuna lista de miembrosde la Mesa deConcertación y otralista con losfuncionariospropuestos para lospaneles de expertos.

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DOCUMENTOS

• Agendas de cada sesión de trabajo

• Actas de reunión

• Control de asistencia

• Plan de trabajo

• Acuerdo de voluntades

• Auditoria de sesiones

• Registro Metodológico por sesión

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PRODUCTO 2

• Lugar de trabajoasignado

• Plan de trabajo parala elaboración delmapa de funciones

• Formatos deregistro documentaldel proceso

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ETAPA 2. ELABORACIÓN DEL MAPA DE FUNCIONES

Elaboración del Propósito Principal y las Funciones Esenciales

• Esta fase se realiza con grupos directivos de laentidad que tienen la visión y proyecciónestratégica de la misma. Es importante hacerlacon ellos, pues de esta visión a largo plazodepende que las compe­tencias que se obtienenal final del mapa funcional, sean aquellas que serequieren para alcanzar la misión y visióninstitucional.

Gestión por competencias

La elaboración del propósito principal y lasfunciones esenciales se podrán llevar a cabo endos o tres sesiones de trabajo de media jornadacada una. Por tanto es importante generar unclima de cooperación entre los integrantes delgrupo directivo que estén participando.

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Momento 1. El Propósito Principal.

• En el momento inicial del trabajo se promueveuna Brainstorming (lluvia de ideas) acerca delpropósito principal (misión) de laentidad, rama, sector o área.

• ¿Cuál es el propósito principal de la entidad? (o del área transversal?)

• ¿Cuál es su razón de ser?

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PROPÓSITO PRINCIPAL

• La redacción de este enunciado sigue unaregla gramatical que se inicia con un Verbo eninfinitivo, seguido del Objeto y finalizando conuna Condición

• Verbo + Objeto + Condición

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• Se sugiere que sea lo mas concreta y precisa posibleevitando las declaraciones de “buenas inten­ciones” o losadornos excesivos

• El Verbo debe referirse a la acción concreta que hace laentidad, por ejemplo, Contratar (¿Qué es lo que hace laentidad?)

• El Objeto es aquello sobre lo que recae la acción delVerbo, por ejemplo: bienes y servicios (¿Qué es lo que secontrata?)

• La condición es el cómo se lleva a cabo la acción expresadaen el verbo, por ejemplo: de acuerdo con las normasvigentes (¿Cómo se contrata?). La condición es la quepermite evaluar la función enunciada.

• Y sólo para la redacción del Propósito se debe incluiradicionalmente el Para qué se hace, por ejemplo: para elcumplimiento de los fines del Estado.

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Ejemplo: Gerente

• Representar Administrativa, Judicial yExtrajudicialmente a la Empresa de ServiciosPúblicos Domiciliarios de Melgar"EMPUMELGAR E.S.P."; orientar de acuerdocon las determinaciones de la Junta Directiva,el manejo, administración y proyección de laEmpresa: someter a consideración de la JuntaDirectiva, planes, programas y proyectos,estudios e iniciativas para el normal desarrollode la la Entidad

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Momento 2. Las Funciones Claves.

• A continuación el metodólogo inicia ladesagrega­ción del propósito principal,haciendo la siguiente pregunta

• ¿Y qué debe hacerse para que esto se logre?

Gestión por competencias

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• En este momento se pregunta si las respuestasdadas son las suficientes y necesarias.

En caso afirmativo se procede entonces a tomaruna a una las respuestas dadas para completar laestructura gramatical recomendada. Las funcionesdesagregadas deben redactarse siguiendo lamisma estructura gramatical utilizada para elpropósito prin­cipal, pero en esta ocasión debeevitarse colocar la palabra “para” que hacereferencia a la finalidad buscada en elpropósito, así como evitar en la redac­ción de lacondición, calificativos y consideracionesvalorativas.

• El Verbo debe referirse a la acción concretaque hace la entidad

• El Objeto es aquello sobre lo que recae laacción del Verbo

• La condición es el cómo se lleva a cabo laacción expresada en el verbo. La condición esla que permite evaluar la función enunciada

Representar Administrativa, Judicial y Extrajudicialmente a la Empresa de

Servicios Públicos Domiciliarios de Melgar "EMPUMELGAR E.S.P."; orientar de acuerdo

con las determinaciones de la Junta Directiva, el manejo, administración y

proyección de la Empresa

Representar jurídicamente a la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Melgar

EMPUMELGAR E.S.P., en toda clase de acción.

Fijar, de acuerdo con las políticas generales adoptadas por la Junta Directiva, las

compensaciones y asignaciones salariales para los diferentes empleos.

Expedir y ejecutar los actos y celebrar los contratos que sean de su competencia.

ÉXITOS