FCE-ALM-PR 04 Procedimiento de surtido empaque y … · Fecha de liberación: 01.08.05 Área...

Fecha de liberación:

01.08.05 Área responsable: Gerencia de Producción

Fecha de versión: 14.03.12

Número de documento: FCE-ALM-PR.04

Versión: 07

Páginas : 1

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

“Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento

controlado lo hace un documento no controlado”.

Procedimiento de surtido, empaque y despacho.

Procedimiento de surtido,

empaque y despacho

gonzalo.perez

Sello





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Nivel: 2




1 OBJETIVO Normar las actividades que integran el proceso de surtido, empaque y despacho del producto propiedad del FCE cuando éste ingrese al Almacén Central. Asegurando la preservación del producto hasta la entrega al destinatario. 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en el Almacén Central. Inicia con la recepción de documentos fuente para entregas y/o recolección de devoluciones del cliente, incluye el empaque del producto, organización de rutas de entrega y termina con la recolección de los comprobantes de entrega al cliente, transportistas y entrega al correo postal. 3 POLÍTICAS 1. El Supervisor de Surtido es responsable de que el área de recepción permanezca libre

antes de cada recepción. 2. El orden de surtido será agotar como primeras salidas los ejemplares sueltos y comenzar

a surtir del tercer nivel hacía abajo. 3. Es responsabilidad de los Operadores de Almacén:

a) revisar la información del pedido como es: título, clave, código de barras y la cantidad de ejemplares, antes de iniciar el proceso

b) mantener con orden y limpieza el pasillo de almacenamiento que se les haya asignado.

c) acomodar el producto y mantener los pasillos despejados de producción. d) informar de los cambios de ubicación a fin de mantener actualizado en el sistema los

localizadores e) darle un uso adecuado a los montacargas, patines y diablos utilizados en el desarrollo

de sus actividades. f) mantener en buenas condiciones los ejemplares y su empaque, así como su traslado

del material a las áreas internas del almacén para su entrega. 4. Cuando el espacio asignado a los productos de acuerdo al localizador no sea suficiente

se reacomodarán otros ejemplares hasta lograr el espacio. El Operador de Almacén informará al Supervisor de movimientos internos la última ubicación de la obra para actualizar el catálogo de localizaciones.

5. El número de control del pedido es el dato a utilizar para rastrear cualquier tipo de información referente a las entregas solicitadas por el FCE.

6. Las solicitudes de servicio de las Gerencias del FCE deberán estar sin excepción acompañadas por la documentación soporte, no se aceptaran pedidos verbales.





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7. Es responsabilidad del Supervisor de Surtido, verificar constantemente si la Gerencia

Comercial y áreas internas del FCE han enviado sus pedidos. 8. Cuando un producto no conforme se encuentra anaquelado, se procederá colocarlo en el

área de recepción, estando plenamente identificado con la etiqueta de producto no conforme para su reproceso. Esto aplica solo cuando el área de producción da aviso.

9. Cuando los libros se encuentren defectuosos los Operadores de Almacén se los entregarán al supervisor de devoluciones para que éste proceda a darlos de baja de inventario y pasarlos al subinventario de merma.

10. El sello plasmado en el pedido significa que el producto/proceso es liberado en todas sus características de seguimiento

11. La distribución de entregas tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior.

12. La carga liberada con etiqueta o marca verde es la única que podrá ser embarcada en los vehículos.

13. Es responsabilidad del chofer mantener en buenas condiciones el vehículo que le ha sido asignado, asegurarse de contar con toda la documentación soporte de las entregas así como los documentos de referencia (guía-roji y reglamento de tránsito).

14. Todas las cajas de cartón, plástico o paquetes deberán estar identificadas. 15. Sólo se recogerán devoluciones que tengan documentación soporte, ya sea la remitida

por el área de ventas o la que proporcione el cliente. 16. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y

Control y los Supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y con base al resultado de este análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias.





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4 DEFINICIONES De canto: Los libros están colocados con la portada o contraportada hacia abajo. Cuatrapeados: Para el acomodo de los libros se coloca uno con lomo a la izquierda y el siguiente a la derecha y así sucesivamente. Acondicionamiento: Lijado de hojas, limpieza de polvo, eliminación de etiquetas y precios con lápiz. Cenefa: Objeto de plástico que cubre la etiqueta. Etiqueta: Documento que contiene los datos de los ejemplares. Supervisor: Los responsables de esta área son el supervisor acomodo y surtido y el supervisor de empaque y despacho





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5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO





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Responsable de la Actividad

OPA: Operador de Almacén.SED: Supervisor de Empaque y Despacho.CHO: Chofer

1

Empaca en cajas de cartón, plástico o papel kraft.

OPA 17

FCE-ALM-IT.01

Para envío internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja..

OPA 18

FCE-ALM-IT.01

Imprime copias de reporte, una para el cliente y otra se anexa al pedido.

OPA 19

FCE-ALM-RE.35

Identifica todas las cajas con etiquetas, coloca sello de liberación en la última; para internacional se

flejan las cajasOPA 20

FCE-ALM-RE.14

Sella y firma de liberado, anota n° total de paquetes. Para internacional

anexa documento fuente y para nacional se anota el peso total en las

cajas, solicita la elaboración de etiquetas

OPA 21

FCE-ALM-RE.17

¿Es D.F. y área metropolitana?

Si

No

Recibe etiquetas, carta de instrucciones y coloca etiquetas caja

por cajaOPA 22

FCE-ALM-RE.14FCE-CCI-RE.02

Coloca pedido en zona correspondiente

OPA 23

Recibe documentación para recolectar devoluciones

SED 24

FCE-GCO-RE.12

Separa documentación en portapapeles por zona de entrega

SED 25

Organiza rutas de entrega conforme a demanda, prioridades, distancia y

volumenSED 26

Recibe documentación, verifica condiciones del vehículo y organiza

rutaCHO 27

FCE-ALM-RE.13

Recibe documentación de los pedidos a entregar

OPA 28

Carga pedido en unidad de reparto y registra la verificación realizada.

OPA 29

FCE-ALM-RE.13

Solicita Vo.Bo. del supervisor CHO 30

FCE-ALM-RE.13

Entrega copia de relación de entrega a vigilancia para salida del vehículo.

CHO 31

FCE-ALM-RE.13

3





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2

Entrega producto al cliente y solicita firma de aceptación en documento

fuente.CHO/OPA 32

FCE-ALM-RE.13FCE-ALM-RE.37

En caso de devolución confirma que el producto coincida con

documentación fuente y registra en relación.

CHO/OPA 33

Registra en relación contratiempos de las entregas.

CHO/OPA 34

FCE-ALM-RE.13

Entrega documento firmado por el cliente a control documental para el

informe diario de salidas.CHO/SCS 35


¿Hay reclamaciones? No

Las registra, informa al supervisor y entrega documentación de

reclamación junto con material.CHO 36

Si

FCE-ALM-RE.29

Recibe del trimestre económico solicitud de envío y sobres.SED 38

Empaca producto, considera condiciones de acomodo y empaque.

OPA 39

FCE-ALM-IT.01

Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro.

OPA 40

Elabora relación de envíos por correo postal.

OPA 41

FCE-ALM-RE.19

Solicita portes al DSG vía correo y espera su envío.

OPA 42

Responsable de la Actividad

OPA: Operador de Almacén.SED: Supervisor de Empaque y Despacho.CHO: ChoferDSG: Departamento de servicios generalesSCS: Supervisor de control de salidas

Recibe porte, firma, pega y coloca en ruta de reparto.

OPA 43

Firma de liberado en reporte y relación de envíos por correo postal.

SED 44


Deposita en servicio portal mexicanoOPA 45

Recibe los recibos de depósito e informa al SCS

OPA 46

Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los

recibos de depósito y el reporte de envíos

OPA 47

Fin

2

Analiza reclamación, registra en base de datos y da seguimiento a las

reclamaciones.SCS 37

1

3

3





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5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

1. Operador de

Almacén

Acomoda la producción recibida tanto de entrada de producción como del área de devoluciones, en la colección y el anaquel correspondiente de acuerdo a la ubicación asignada, e identifica con la etiqueta la cual contiene los siguientes datos: clave, edición, cantidad por paquete y los últimos 6 dígitos del código de barras.

2. Subgerencia de ventas

Nacionales, Internacionales

Envían vía sistema Discoverer. Pedidos para su surtido.

Pedido FCE-ALM.RE.09

3. Supervisor Imprime los pedidos solicitados y verifica especificaciones.


4. Supervisor

Aclara datos con la Subgerencia correspondiente cuando la información no sea clara.

5. Supervisor Organiza pedidos por prioridad y asigna a Operadores de Almacén para su surtido.


6. Operador de Almacén

Identifica los títulos a surtir conforme al código de barras y toma las cantidades solicitadas.


Verifica que los ejemplares se encuentren en buenas condiciones, en caso contrario acondiciona antes de su empaque es decir elimina polvo, lija cuando las hojas se encuentren amarillas, quita etiqueta, etc. Utiliza como referencia los apoyos visuales. En caso de encontrar libros defectuosos, separa los ejemplares y los entrega al Supervisor de Devoluciones para su registro.

Instructivo de apoyos visuales

para la operación, FCE-ALM-IT.01





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PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO


Palomea la verificación realizada en la columna de cantidad solicitada del pedido En caso de no completar la cantidad solicitada, registra en cantidad surtida, la cifra real. Firma y sella de liberado en pedido.

Pedido

FCE-ALM.RE.09


Organiza ejemplares por hoja y coloca en área de empaque de acuerdo a la zona (internacional, interior o zona metropolitana), anexa pedido de surtido liberado.



10.

Operador de Almacén

Cierra pedido vía sistema con la cantidad real surtida.

Instructivo consulta de existencias

FCE-ALM-IT.06, Instructivo de

surtido FCE-ALM-IT.07

11.

Operador de Almacén

Registra el cierre en “verificación de pedidos aceptados”.

Verificación de prepedidos

aceptados por la Gerencia

Comercial, FCE-ALM-RE.12

12. Gerencia Comercial

Acepta pedido e imprime documento de entrega que puede ser factura, traspaso, remisión, cortesia, etc. y los envia al área de Control de Salidas





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PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

13. Supervisor Recibe de los procesos de control de salidas, documentos fuente para su empaque en el DF, Nacional e Internacional en original y copia:

Factura Traspasos Remisiones (consignación) Cortesías Distribución Interna Solicitud para envíos por correo.

Revisa: Dirección, tipo de pago, fecha de entrega. Para correo postal ir paso al 38


Revisa pedido contra documento fuente. En caso de que no coincida dicho documento se informa al Departamento de Control de salidas. De lo contrario continúa el procedimiento.

Pedido FCE-ALM-RE.09


Se coloca los ejemplares en mesa de trabajo. Se ingresa en Programa de Inventarios, el número del pedido y se procede al escaneo de los ejemplares.


Cuando el sistema indique un sobrante o que la cantidad no coincida, Separará los ejemplares y se registra en el formato de desviaciones y se informa al Operador de almacén para su corrección.

Desviaciones en el proceso de surtido FCE-ALM-RE.18


Empaca de acuerdo a condiciones de acomodo en papel Kraft, caja de cartón o de plástico (ver Instructivo )

Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01


En caso de Internacional se coloca bolsa de plástico dentro de la caja (Ver instructivo)

Instructivo de apoyos visuales FCE-ALM-IT.01


Imprime 2 copias de Reporte de empaque y coloca una dentro de la caja de plástico, cartón o paquete, la otra la integra al pedido y documento fuente

Reporte de empaque de

pedidos. FCE-ALM-RE.35





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PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO


Identifica todas las cajas o paquetes con datos de nombre del cliente, número de documento fuente y número de paquete o caja. Coloca Sello de Liberación en la última caja (Punto Verde). En caso de Interior e Internacional se flejarán todas las cajas.

Etiqueta de identificación de

empaque FCE-ALM-RE.14


Sella, firma de liberado y anota el número total de paquetes o cajas en copia de documento fuente, se entrega al Supervisor de Control de Salidas para elaboración de etiquetas Para el exterior se anexará en documento fuente la lista de empaque. Para interior de la República se anota el peso total de las cajas Para DF y área Metropolitana ir a paso 23.

Copia de documento fuente. Lista de empaque FCE-ALM-RE.17


Se recibe etiquetas y Carta de Instrucciones del Supervisor de Control de Salidas y se colocan etiquetas caja por caja.

Etiqueta de identificación de

empaque FCE-ALM-RE.14

Carta de Instrucciones

FCE-CCI-RE.02


Coloca producto en la zona de distribución que le corresponda.

24. Supervisor Recibe del Departamento de Devoluciones, documentación para recolectar devoluciones.

Memorándum de devolución

FCE-GCO-RE.12 25. Supervisor Separa documentación en portapapeles por

zonas de entrega: Sur Centro Norte Oficinas del FCE Cliente pasa a recoger.





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Páginas : 12


Nivel: 2




PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

26. Supervisor Organiza rutas de entrega en base a: • Zona con mayor demanda • Volumen de carga • Distancia del destino • Prioridades del área de Ventas Nacionales

o área de Ventas Internacionales.

27. Chofer Toma documentación fuente de las entregas a realizar del Portapapeles, verifica condiciones del vehículo, organiza su ruta y registra en relación de reparto.

Relación de reparto,FCE-ALM-RE.13

28. Operador de Almacén.

Recibe del chofer documentación original para localización de los pedidos a entregar.

29. Operador de Almacén.

Carga pedidos a unidad de reparto de acuerdo a condiciones de acomodo (apoyo visual) y registra (palomeo) la verificación realizada en la relación de reparto.


30. Chofer Solicita Vo.Bo. en la relación de reparto por parte del Supervisor de Empaque y Despacho


31. Chofer Entrega una copia de la relación de reparto a vigilancia para su salida.

Relación de Reparto

FCE-ALM-RE.13 32. Chofer

/ Operador de Almacén

Entrega producto y en presencia del cliente verifica que los documentos y el producto sea el correcto. Para solicitar firma de aceptación en el documento fuente original (factura, traspaso, cortesía o remisión).

Documento fuente.

33. Chofer / Operador de

Almacén

En el caso de devoluciones, confirma que el producto a devolver corresponda con documento fuente y registra en la relación de reparto nombre del cliente y cantidades.

Relación de reparto FCE-ALM-RE.13

Reporte de recolección

FCE-ALM-RE. 37

34. Chofer / Operador de

Almacén

Registra en la relación de reparto, contratiempos presentados durante las entregas y que afectaron el cumplimiento.






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Nivel: 2




PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

35. Chofer/ Supervisor Control de

Salidas

Entrega documento fuente original firmada por el cliente y relación de reparto a control documental para la elaboración del informe diario de salidas, Si no hay reclamaciones ir a paso 38 existe alguna queja o reclamación del cliente continúa procedimiento


Informe diario de salidas de almacén FCE-ALM-RE.05

36. Chofer Las observaciones hechas por el cliente las Registra e informa al Supervisor de Empaque y Despacho. Entrega al proceso de control de salidas, original del documento de reclamación junto con el material.

Reclamaciones del cliente durante la

entrega FCE-ALM-RE.29

37. Supervisor de Control de Salidas/

Jefe de Trafico y Control.

Analiza la reclamación y valida la acción correctiva. Registra en base de datos de reclamaciones del cliente. Procede a darle seguimiento a la acción (solicitud de aviso de crédito, cancelación).

38. Supervisor Recibe del Trimestre económico solicitud de envió y sobres.


Empaca producto en cartón corrugado con forro en papel Kraft y amarra con rafia el paquete y/o sobre, considera condiciones de acomodo y empaque (ver Instructivo).




Pesa y anota datos en la parte superior derecha del sobre o forro.


Elabora “Relación de envíos por correo postal” con los datos del producto a enviar.

Relación de envíos por correo postal, FCE-ALM-RE.19


Solicita portes al Departamento de Servicios Generales vía correo y espera su envío a través del chofer del Almacén central.


Recibe portes, firma de recibido y procede a pegarlos. Y coloca en ruta de reparto.





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PASO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

44. Supervisor Firma de liberado en Reporte y Relación de envíos por correo postal

Reporte de envíos, correo postal,

FCE-ALM-RE.15 Relación de envíos por correo postal, FCE-ALM-RE.19


Deposita en Servicio Postal Mexicano.


Recibe de la administración de correos los recibos de depósito e informa al Supervisor de Control de salidas.

Recibos de depósito.


Recibe y envía al Departamento de Servicios Generales copia de los recibos de depósito y el reporte de envíos.

Termina del procedimiento.





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Nivel: 2




6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad.

6.2 FCE-ALM-IT.01 Instructivo de apoyos visuales para la operación.

6.3 FCE-ALM-IT.06 Instructivo consulta de existencias. 6.4 FCE-ALM-IT.07 Instructivo de surtido. 6.5 FCE-ALM-RE.35 Reporte de empaque de pedidos. 6.6 FCE-CCI-RE. 02 Carta de instrucciones. 6.7 FCE-GCO-RE.12 Memorándum de devolución. 6.8 FCE-ALM-RE.05 Informe diario de salidas de almacén. 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-ALM-RE.12 Verificación de prepedidos aceptados por la Gerencia Comercial

7.2 FCE-ALM-RE.09 Pedido

7.3 FCE-ALM-FV.04 Ficha de verificación de las características de Acomodo y Surtido

7.4 FCE-ALM-RE.13 Relación de reparto.

7.5 FCE-ALM-RE.14 Etiqueta de identificación de empaque.

7.6 FCE-ALM-RE.15 Relación de envíos, correo postal.

7.7 FCE-ALM-RE.17 Lista de empaque

7.8 FCE-ALM-RE.18 Desviaciones en el proceso de surtido.





Versión: 07

Páginas : 16


Nivel: 2




7.9 FCE-ALM-RE.19 Relación de envíos por correo postal.

7.10 FCE-ALM-RE.29 Reclamaciones de clientes durante la entrega

7.11 FCE-ALM-RE. 37 Reporte de recolección.

7.12 FCE-ALM-FV.05 Ficha de verificación de las características de empaque y despacho.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS PUESTO ÁREA

Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

1 Almacén Gerencia de Producción

V.E. Versión electrónica – solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

14.03.12 07 Todas Subgerencia de Almacén y Tráfico

Se actualiza a la operación actual se incluyen las actividades del procedimiento de empaque y despacho. Se integra registro. FCE-ALM-RE.37 Reporte de recolección.


Actualización conforme la operación vigente.


Actualización conforme la operación vigente, actualización de referencia de registros utilizados

Anexos del Procedimiento de

surtido, empaque y despacho

ANEXO 7.1

FCE-ALM-RE.12

VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL



Fecha de revisión

Código de documento: FCE-ALM-RE.12

Referencia: FCE-ALM-PR.04

Revisión: 02

FECHA:

No. De PEDIDO PEDIDO CERRADO

COPIA DE FACTURA RESPONSABLE CANTIDAD

TÍTULOS CANTIDAD EJS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA

COMERCIAL

1

2 3 4 5 6 7



Instructivo de llenado

1. TÍTULO:

VERIFICACIÓN DE PEDIDOS ACEPTADOS POR LA GERENCIA COMERCIAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Verificar que el pedido enviado por el la Gerencia Comercial ha sido aceptado.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de acomodo y surtido.

4. FORMA DE LLENADO: Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción 1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento. 2 No. de pedido Registrar el No. del pedido que se recibió de la Gerencia

Comercial. 3 pedido cerrado Anotar una (√ ) cuando el pedido se encuentre cerrado. 4 Copia de la

factura Anotar una (√ ) cuando se tenga físicamente la aceptación del pedido que es la copia de la factura, verificando que coincida con el No. del pedido.

5 Responsable Nombre o firma de la persona que cierra el pedido. 6 Cantidad de

títulos Anotar la cantidad de líneas del pedido.

7 Cantidad de ejemplares

Anotar la cantidad de ejemplares surtidos.



ANEXO 7.2

FCE-ALM-RE.09

PEDIDO



Fecha de revisión

Código de documento:

FCE-ALM-RE.09


Revisión: 02

PEDIDO

Linea Cve Fondo Cod de Barras Autor Título Ctd Ped. Ctd Res Local. Ctd Surt Prioridad

Creation Date

3 003488R0-01 0009789681662691 Leonardo Lomeli

Breve historia de Puebla 5 5 G-03-A

Estándar

2 100063E0-01 0009789681642716

Browne, Anthony Willy y Hugo 30 30 C-16-C Estándar

1 102705R0-01 0009789681673345 Beatrice Masini Voces griegas 5 5 G-18-C Estándar

5 004149R0-03 0009786071601643 Norbert Elias, Sobre el tiempo 5 5 M-15-A Estándar

4 040101R0-01 0009786071601902 Anne B.Smith.

Escuchemos a los niños 4 4 E-18-D Estándar

Fin de Pedido: 3 Total: 40

1



2




1. TÍTULO: PEDIDO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar la cantidad real surtida.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén.

4. FORMA DE LLENADO: Manual y en caso de cambios de modo electrónico.


Id. Elemento Descripción 1 Cantidad

Surtida Se anota la cantidad real surtida.

2 Sello de liberación

Se le pone el sello de liberación de pedido.



ANEXO 7.3

FCE-ALM-FV.04

FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE ACOMODO Y SURTIDO



PROCEDIMIENTO DE ACOMODO Y SURTIDO, FCE-ALM-PR.04

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Registro Plan de reacción/

acciones en caso de no conformidad

Títulos Visual Cada pedido x

título Siempre

Título del ejemplar vs. pedido

Pedido Devolver ejemplares

.

Cantidad de ejemplares

Visual ,conteo

Cantidad física vs. Pedido

Cada pedido x título

Siempre La cantidad indicada

en el pedido Pedido

Corrección en

Pedido.

Condiciones físicas

Visual

Cada ejemplar Siempre

Sin rayas

Sin etiquetas

No amarillento

Sin roturas

Pedido

Acondiciona libro, cuando éste

contenga un defecto crítico entrega al

supervisor de devoluciones.

Acomodo del producto en

anaquel

Manual, montacargas, patín, diablo.

Cada título

En todas las recepciones de

producción y devolución

De izquierda a derecha sin formar

camas

Respetar espacios libres a la estructura.

Poner al frente el número de clave que identifica al producto.

N/A Ordenar ejemplares.

Identificación del producto

Cenefa. cada título

En todas las recepciones de

producción y devolución.

Poner clave Cantidad x paquetes

Edición y los últimos 6 dígitos del código de

barras

N/A

Avisar a control de documentos

internos todos los cambios de localización.

Fecha de revisión:

Código de documento: FCE-ALM-FV.04

Referencia : FCE-ALM-PR.04

Revisión: 02 Ficha de verificación de las

características del procedimiento



ANEXO 7.4

FCE-ALM-RE.13

RELACIÓN DE REPARTO



Fecha de revisión



Revisión: 1


RUTA FECHA

CHOFER VEHÍCULO

AYUDANTE Km. INICIAL

HORA INICIAL Km. FINALHORA FINAL

Aceite Agua Limpieza

salida llegada

Documento No. Cliente

Chofer: Supervisor de recepeción y despacho: Oficial de vigilancia:

IV.REPORTE DE FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

Observaciones durante la entrega

I. DATOS GENERALES

II.REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

III. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS

Estado Físico

Cajas /ejemplares

Combustible




6. TÍTULO:


7. OBJETIVO DEL REGISTRO: Disponer de un formato que nos permita conocer las condiciones de embarque y transportación del producto terminado.

8. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Chofer.

9. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico.


Id. Elemento Descripción I DATOS

GENERALES

1 Ruta Anotar la ruta que corresponda a las entregas: Norte, Sur, Centro.

2 Fecha Escribir el día y mes de elaboración del reporte. 3 Chofer Anotar el nombre completo de la persona responsable de las

entregas de este listado. 4 Ayudante Anotar el nombre completo de la (s) personas que auxilian al

reparto. 5 Vehículo Tipo de vehículo. 6 Km. inicial Anotar el número de kilómetros con los que se inicia el

recorrido. 7 Km. Final Anotar el número de Km. en el que termina su recorrido. 8 Hora Inicial Anotar la hora en que sale el vehículo del Almacén. 9 Hora final Registra la hora en que el vehículo ingresa al Almacén.

II. REVISIÓN DE LA UNIDAD DE TRANSPORTE

10 Combustible Registra con una (√ ) cuando se cuenta con la cantidad



Id. Elemento Descripción suficiente, o en caso contrario indicar la cantidad , en caso contrario con una (X).

11 Aceite Registra con una (√ ) cuando el aceite se encuentre en buenas condiciones , en caso contrario con una ( X).

12 Agua Registra con una (√ ) cuando el vehículo cuente con el agua suficiente, en caso contrario con una (X ).

13 Limpieza Registra con una ( √) cuando el vehículo se encuentre limpio para colocar el producto así como su carrocería, en caso contrario con una ( X).

14 Estado físico Anota (√ ) cuando el vehículo no cuenta ningún defecto que impida su transportación , en caso contrario con una ( X).

III. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTREGAS

15 Cajas /ejemplares

Anotar el número de cajas o ejemplares por documento a entregar.

16 Documento No. Registrar el número de documento que corresponda a la entrega.

17 Cliente Anotar la Razón social del cliente que se le entregará el producto.

18 Observaciones durante la entrega

Registrar comentarios referentes a la entrega como lo son: causas de atraso o incumplimiento.

IV. REPORTE DE

FALLAS MECANICAS O ACCIDENTES

19 Descripción Registra las anomalías detectadas durante el trayecto de las entregas.

20 Chofer Firma de la persona responsable del vehículo. 21 Supervisor de

Recepción y Despacho

Anotar el Vo.Bo. y firma del Supervisor de Recepción y Despacho.

22 Oficial de vigilancia

Anotar el Vo.Bo. y firma del Jefe/Subgerente de Almacén.



Id. Elemento Descripción Registrar (con un ok o palomeo) el resultado de la verificación

a las variables de acomodo e información. Este registro lo podrá realizar en el lado derecho o izquierdo de cualquier columna del documento.



ANEXO 7.5

FCE-ALM-RE.14

ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE



CODIGO DEL DOCUMENTO: FCE-ALM-RE.14 REVISIÓN: 1

Carr. Picacho -Ajusco227 Col. Bosques del pedregal FCE940726-U22

Destinatario:

Fact./Remisión Caja /paquete No.

Fondo de Cultura EconómicaETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE

1

2 3




1. TÍTULO:

ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN DE EMPAQUE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.


4. FORMA DE LLENADO: Manual


Id. Elemento Descripción 1 Destinatario Anotar la razón social donde se entregará el producto. 2 Factura Anotar el número de la factura o remisión de la entrega. 3 Caja No. Anotar el número de caja o paquete que corresponda del total.



ANEXO 7.6

FCE-ALM-RE.15

REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL



Fecha de revisión



Revisión: 1

REPORTE DE ENVÍOS CORREO POSTAL

GACETA NOVEDADES TRIMESTRE ECONOMICO

INTERNACIONAL INTERIOR D.F. PAQPOST PERIODO

AL-0P5-3DATO DE REFRENCIA

FILIAL FECHA DERECEPCIÓN

GACETA No. CANTIDAD PAQUETES PESO TIMBRES $ FECHA DE ENVIO No. DE TALÓN

TOTAL

ELABORO Y APROBO: Vo.Bo. SALIDA:




1. TÍTULO:

REPORTE DE ENVÍOS, CORREO POSTAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un registro que nos permita identificar el producto desde su despacho hasta la entrega al destinatario final.


4. FORMA DE LLENADO: Máquina de escribir


Id. Elemento Descripción 1. Periodo Anotar el mes que corresponda a los envíos. 2. Gaceta,

Novedades, trimestre

Marcar con una (√ ) el tipo de ejemplares enviados al que corresponde el reporte.

3. Internacional, Nacional

Marcar con una ( √) el tipo de envío al que corresponde el reporte.

4. Dato de Referencia

Registrar el dato que identificará el envío.

5. Filial Anotar el nombre de la filial a donde se enviarán los ejemplares.

6. Fecha de recepción

Anotar la fecha en que se recibieron los ejemplares de parte del cliente.

7. No. De Gaceta Registrar el número de gaceta que se enviará. 8. Cantidad Anotar el número de ejemplares que se enviarán. 9. Paquetes Registrar el número de paquetes que se enviarán. 10. Peso Registrar el peso de cada paquete. 11. Timbres $ Anotar el costo total por el número de timbres que

correspondieron al envío. 12. Fecha de envío Registrar el día, mes y año que corresponde al envío.



Id. Elemento Descripción 13. No. De talón Anotar el número de talón del envío. 14. Total Registrar el total de las columnas. 15. Elaboró y

Aprobó Anotar el nombre de la persona que elaboró y liberó el reporte.

16. Vo.Bo. Salida Registrar la Firma del Supervisor de Recepción y Despacho para dar salida a los envíos.



ANEXO 7.7

FCE-ALM-RE.17

LISTA DE EMPAQUE



Fecha de revisión



Revisión: 1

LISTA DE EMPAQUE

CLIENTE

DIRECCIÓN

FACTURA FECHA:

No. De Paquete No. De ejemplares Peso del paquete Autor Título de la Obra

No. De paquetes

Peso

Liberó

3 4

6 5 7 8 9

10

11

12

1

2




1. TÍTULO: LISTA DE EMPAQUE

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar el producto listo para su empaque y dar aviso al área Internacional (Contar con un registro que nos permita programar la recolección del material devuelto por el cliente).




Id. Elemento Descripción 1 Cliente Registrar el nombre del cliente a quién se le enviarán los

paquetes. 2 Dirección Registrar la dirección de entrega. 3 Factura Anotar el número de factura que corresponde al envío. 4 Fecha Anotar la fecha en que se elabora el documento. 5 No. De

paquete Anotar el número de paquete que se enviará.

6 No. De ejemplares

Registrar el número de ejemplares que se enviarán.

7 Peso del paquete

Anotar el peso del paquete.

8 Autor Registrar el nombre del autor al que corresponde el paquete. 9 Título de la

obra Anotar el título de la obra que se empaquetó.

10 No. De paquetes

Anotar el número de paquetes totales que se enviarán.

11 Peso Anotar el peso. 12 Liberó Anotar el nombre de la persona que liberó el envío.



ANEXO 7.8

FCE-ALM-RE.18

DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO



Fecha de revisión



Revisión: 1

DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

ANÁLISIS DE DATOS

FECHA PEDIDO RESPONSABLE DEL

SURTIDO

EJEMPLARES

SURTIDOS DE MAS O DE

MENOS

EJEMPLARES CON

TÍTULOS DIFERENTES

EJEMPLARESPOR

ACONDICIONAR

ACCION RESPONSABLE DE LA

LIBERACIÓN

OBSERVACIONES

Total

PERÍODO DEL-------------------AL-----------------------DEL 2004

DESVIACIÓN




1. TÍTULO: DESVIACIONES EN EL PROCESO DE SURTIDO

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los eventos que se identifiquen como una desviación en el surtido: Títulos, Cantidad, condiciones.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén, Supervisor de Empaque y Despacho y Supervisor de Acomodo y Surtido



Id. Elemento Descripción 1 Período Registrar el período al que corresponde el reporte. 2 Fecha Anotar el día y mes en que se identifica la desviación. 3 Pedido Anotar el número del pedido al que corresponda la

desviación. 4 Responsable Anotar el nombre del surtidor que realizó el surtido. 5 Ejemplares

surtidos de más o menos

Anotar el número de ejemplares que se identificaron como de más o menos.

6 Ejemplares con títulos diferentes

Anotar el número de ejemplares identificados con títulos diferentes.

7 Ejemplares para acondicionar.

Registrar el número de ejemplares que se identificaron como para acondicionar.

8 Acción Anotar la acción que se tomó para eliminar la desviación. 9 Responsable

de la liberación

Registrar el nombre de la persona que realizó la acción.

10 Observaciones Registrar comentarios que se consideren importantes. 11 Total Anotar el número de eventos con desviación.



ANEXO 7.9

FCE-ALM-RE.19

RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL



C O D IG O D E L D O C U M E N TO : FC E -A LM -R E .19 R E V IS IÓ N : 1

E M P R E S A

D O M IC ILIO

N o. D E M E TE R P E R M IS O V IG E N TE N o. D e C LIE N TE

C LAS IFI.D E P IE ZAS D .F. P IE ZAS IN TE R IO R P IE ZAS IN TE R N AL ZO N A P E S O P O R TE S U B TO TAL

C O R R E S P . O R D . R E G . O R D . R E G . O R D . R E G . AB C X P ZA. X P ZA.

R ELACIÓ N DE ENVÍO S PO R CO R R EO PO STAL




1. TÍTULO: RELACIÓN DE ENVÍOS POR CORREO POSTAL

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Registrar los envíos solicitados por el cliente para su entrega al Servicio de postal mexicano.


4. FORMA DE LLENADO Máquina de escribir o manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción 1 Empresa Registrar la razón social : FCE 2 Domicilio Anotar el domicilio del FCE. 3 No. De Meter Anotar el número de meter asignado por correos. 4 Permiso vigente Anotar el número del permiso asignado por correos. 5 No. De cliente Anotar el número del cliente asignado por correos. 6 Clasificación de

correspondencia Anotar el tipo de envío, paquete , caja , etc.

7 Piezas Orden Regional

Anotar en el campo correspondiente el número de piezas que se enviarán ya sea en el D.F. o interior y si es de tipo ordinario o regional.

8 Zona ABC Registrar el tipo de zona al que corresponde el envío A,B,C 9 Peso por pieza Registrar el peso de cada paquete que se enviará. 10 Porte por pieza Anotar el costo del porte de cada paquete. 11 Subtotal Registrar los costos de los paquetes a enviar.



ANEXO 7.10

FCE-ALM-RE.29

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA



RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA FCE-ALM-RE.29 REV.2

ALMACÉN CENTRAL DEL FCE

FECHA: FOLIO_____________

CLIENTE: No. de Docto.

COMENTARIOSPEDIDO ENTREGADO EN DIRECCION INCORRECTA

EJEMPLARES MALTRATADOS

ERROR EN EL SURTIDO (de más o de menos)

TÍTULOS O CANTIDADES NO SOLICITADOS

EL CODIGO DE BARRAS NO SE ACEPTÓ

OTRO

REPORTÓ

AVISO DE CRÉDITO GUARDADO

Vo.Bo.CAMBIO FÍSICO CANCELACIÓN

DEVOLUCIÓN PARCIAL TRASPASO

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:

ACCIÓN CORRECTIVA:

CAUSA:

VoBo

AREA: SURTIDO EMPAQUE D.F Y ZONA M INTERIOR EXTERIOR EMBARQUES

PERSONAL INVOLUCRADO

MOTIVO DE LA RECLAMACIÓN

ANÁLISIS DE LA RECLAMACIÓN

ACCIÓN INMEDIATA

VENTAS ALMACÉN

2

3

4

5 6

7

8

1

9




1. TÍTULO:

RECLAMACIONES DEL CLIENTE DURANTE LA ENTREGA

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Documentar las quejas, sugerencias del cliente final en el momento de la entrega.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Supervisor de control de salidas, Chofer y Operador de Almacén.



Id. Elemento Descripción

1. Fecha Anotar el día mes y año en que se registra la queja o sugerencia.

2. Cliente Anotar la razón social del cliente, dirección y demás referencias para su identificación.

3. Folio Folio consecutivo asignado a la queja al final del mes.

4. No. De Documento Anotar el número de documento correspondiente. 5. Motivo de la reclamación Marcar el motivo de la reclamación.

6. Comentarios Anotar los comentarios manifestados por el cliente final para mejorar el servicio.

7. Reportó Nombre y firma de la persona que recabó la información así como la de quien revisó

8. Acción Inmediata Poner la acción a seguir inmediatamente después de la queja.

9. Análisis de la reclamación

Marcar el área involucrada. Describir de forma breve las acciones realizadas y anotar nombre y firma del personal involucrado.



ANEXO 7.11

FCE-ALM-RE.37

REPORTE DE RECOLECCION DE DEVOLUCIONES.



FCE‐ALM‐RE.37 Ver.00

FECHARUTACHOFERAYUDANTE

ENTRADA SALIDA

123456789101112131415161718192021222324252627282930

ENTREGONOMBRE Y FECHA

REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES

RECIBIONOMBRE Y FECHA

OBSERVACIONES:

CLIENTE No. De Dev. EJEMPLARES/CAJASREVISIÓN DE EJEMPLARES

HORA

1

2 3

4

5 6

7 8 9

11 12

10




1. TÍTULO REPORTE DE RECOLECCIÓN DE DEVOLUCIONES

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Contar con un documento que permita el control de las devoluciones hechas por el cliente.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Chofer y Operador de almacén.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.


Id. Elemento Descripción 1. Fecha Anotar la fecha de elaboración. 2. Ruta Registrar el nombre de la zona 3. Chofer Registrar el nombre del responsable de la unidad.

4. Ayudante Anotar el nombre del Operador de Almacén que auxilia al chofer.

5. Cliente Registrar el nombre del cliente. 6. Hora Anotar la hora de entrada y salida de atención por el cliente

7. No. de devolución Anotar el número de devolución.

8. Ejemplares/caja Registrar el número de ejemplares y/o cajas recibidas.

9. Revisión de ejemplares Registra el Vo. Bo. si es devolución a caja cerrada o abierta.

10. Observaciones Anotar las observaciones realizadas durante la devolución. 11. Entregó Anotar persona responsable de la entrega de devolución. 12. Recibió Registrar persona responsable de la entrega de devolución.



ANEXO 7.12

FCE-ALM-FV.05

FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE EMPAQUE Y DESPACHO



PROCEDIMIENTO DE EMPAQUE Y DESPACHO, FCE-ALM-PR.04

Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control

Registro Plan de reacción/

acciones en caso de no

conformidad Empaque Títulos y Cantidad de ejemplares surtidos

Conteo manual, visual

100% de títulos del pedido

Al momento de empacar

Comparación de las cantidades en el pedido y/o copia de surtido vs. Lo real surtido

Marcación en copia de surtido o pedido Sello en Copia de surtido Desviaciones de proceso (cuando proceda)

Solicitar cambio y cantidad de ejemplares correctos.

Acomodo en cajas

Visual 100% de los ejemplares

Por cada caja o paquete

Asegurando que no se maltraten los ejemplares Ver Manual de apoyos visuales

Marcación en copia de surtido o pedido Sello en Copia de surtido

Corrige acomodo hasta asegurar que no se maltrate

Despacho Información correcta (Razón social, Dirección,etc)

Comparación visual

100% de la información del documento

Al momento de la recepción de documentos

Coincidencia de datos entre documentos soporte

Palomeo en la relación de reparto

Solicitar información correcta al proceso de Control documental

Acomodo Visual 100% de paquetes/

Al momento de

De acuerdo a apoyo visual

Palomeo en la

Corrige acomodo

Fecha de revisión:

Código de documento: FCE-ALM-FV.05

Referencia : FCE-ALM-PR.04

Revisión: 1 Ficha de verificación de las

características del procedimiento



Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control

Registro Plan de reacción/

acciones en caso de no

conformidad cajas acomodar Asegurando

su preservación durante el traslado

relación de reparto.

hasta asegurar que no se maltrate

FCE-ALM-PR 04 Procedimiento de surtido empaque y … · Fecha de liberación: 01.08.05 Área...

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