Nombre:

Contento Torres Josselyn Mabel

Docente:

UNIDAD ACADÉMICA DE

CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD

Temas:

FILTROS Y Autofiltros Formato Condicional Tablas Dinámicas Gráficos Estadísticos

Informática

Josselyn Mabel Contento Torres

FILTROS EN EXCEL

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con

ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con

información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas

condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una

empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso

sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en

Excel.

Filtro avanzado

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando

los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido

como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas

de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de

Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente

su ubicación no es de importancia.

Aplicar un filtro avanzado a los datos

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y

posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el

grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango

que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el

botón Aceptar para aplicar el filtro.

El

resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso.

Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones

para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las

personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de

Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en

otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los

mismos datos, pero elRango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen

el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro

avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora

solamente he especificado una sola condición por columna,  pero ahora deseo agregar a

los resultados del filtro  la información del departamento de Informática. Para ello

solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con

apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del

departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Qué es el autofiltro:

La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera

totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de

filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos

registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera,

quedará visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operación

de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos

permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que

satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan

todas las poblaciones de España ordenadas alfabéticamente y queremos ver sólo las que

pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sería larga y

tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre sólo aquellas

poblaciones que satisfagan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea

Badajoz. De forma automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y

ocultará todas las poblaciones del resto de provincias.

Autofiltro:

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha

de los rótulos de columna del rango filtrado

Ejemplo:

Digite en una hoja nueva de Excel los siguientes datos:

Ubíquese en la celda A1

Haga clic en la pestaña Datos. 

Haga clic en la opción Ordenar y Filtrar al botón Filtro.

Inmediatamente aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de

columna del rango filtrado.

Para nuestro ejemplo, ubique la celda VENDEDOR, haga clic en la flecha de filtro y

seleccione el vendedor Anne.

Podrá observar que Excel ocultará la información que no corresponda a las ventas

realizadas por Anne.

FORMATO CONDICIONAL

El Formato Condicional es un herramienta muy útil como información gráfica adicional

para los datos numéricos que están en celdas o en rangos, con mas razón si hablamos de

Excel 2007, que ha mejorado enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo

de formato tiene un comportamiento similar al de la función SI ya que otorga un

formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en

definitiva, el cumplimiento de una proposición lógica.

Los formatos condicionales mas novedosos son:

1. Barra de datos:

Es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero en la celdas.

2. Escala de color:

Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.

3. Conjunto de íconos:

Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un

ícono.

Aunque hay muchas mas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan

con determinadas condiciones y dar colores a los números.

Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia

el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan

ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.

La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos

Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de íconos

Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.

En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"

Al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"

Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú de

opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al principio más

otros dos en la parte superior.

¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también

es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.

Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las

tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de

información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el

reporte.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero

imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de

ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que

hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos

vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un

tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país.

Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver

este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una

sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera

dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas: Muchos usuarios de Excel evitan el uso

de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque

las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en

que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o

tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que

aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este

lenguaje solo lo intimidará desde un principio. A partir de hoy iniciaré con una serie de

artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un

lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar

adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS:

Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información

adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información

de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la

interpretación correcta a los datos.

Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones

de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal

y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los

gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las

categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los

datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero

los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en

las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de

pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los

porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,

conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través

del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre

las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de

los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la

relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos

para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los

gráficos anteriores.