FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Integración el proveedor, importe o texto explicativo, y...

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Página 0 de 38

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador

Integración

Dossier 8


1.0 Preámbulo 2

2.0 Conexiones de datos 3

3.0 Filtros externos 5

3.1 Filtros externos más usados 9

4.0 Búsqueda mediante filtros externos 9

5.0 Aplicaciones externas 11

6.0 Eventos a notificar 14

7.0 Informes catalogados de aplicaciones 15

8.0 Actualización de informes catalogados 17

9.0 Mapeo de tipos de documentos 19

10.0 Publicación en Web 19

10.1 Parámetros de integración 20

10.2 Criterios de Publicación de Expedientes 21

10.3 Secciones y campos 23

10.4 Tipos de documentos aportables 25

11.0 Módulos 25

11.1 Contabilidad 25

11.2 Registro de entrada/salida 26

12.0 Gestión de Subvenciones 32

13.0 Portal del Ciudadano 35

14.0 Integración con SIGEP y GPA 38

Tabla de Contenidos


1.0 Preámbulo

FirmaDoc-BPM posee una serie de herramientas de integración que nos permite interactuar con otras aplicaciones y fuentes de datos. Mediante estas herramientas tenemos la posibilidad de dotar de información adicional a la documentación almacenada en nuestro gestor documental.

Se puede ver gráficamente mediante el siguiente diagrama:

aplicaciones y fuentes de datos tenemos las siguientes opciones:

FirmaDoc-BPM API. En FirmaDoc-BPM se ofrece un catálogo con todas y cada una de las operaciones que ofrece el interfaz de FirmaDoc-BPM Bandeja de Entrada, mediante procedimientos y funciones. Mediante estas llamadas podremos usar dentro del desarrollo de nuestras aplicaciones, funciones relativas a la gestión documental. Ejemplos: almacenar un documento, crear un tipo de documento, generar una ficha, asignar un grupo de firma a un documento…

Al enlazar mediante estas APIs, una forma bastante útil de identificar nuestros documentos con la aplicación externa a FirmaDoc-BPM es asignar un catálogo de campos (ver Mantenimiento de Fichas y Catálogo de Campos en el capítulo 3) y asignarles valores que permitan identificar dicho documento. Un ejemplo de esto en la integración del Sistema de Información Contable de SAGE AYTOS con FirmaDoc-BPM es generar una ficha asociada al documento con datos relativos al mismo. Por ejemplo en las facturas se añadirían datos como el proveedor, importe o texto explicativo, y en las operaciones contables el área gestora o la aplicación presupuestaria. Estos datos, para evitar modificaciones que provoquen incoherencia se protegen de ser modificados.

Figura 1 - Diagrama de Integración en FirmaDoc-BPM Según este diagrama para comunicarnos entre FirmaDoc-BPM otras


Figura 2 - Ficha asociada a factura

Estos datos forman lo que sería un modelo de datos (catálogo de campos) dentro de la base de datos de gestión documental (BIB), con lo que quedan almacenados en esta. Si se produce un cambio en la aplicación externa, lo almacenado en BIB no se modificará, con lo que, o bien se diseña la aplicación externa para que cada vez que haya una modificación se produzca una llamada al API para modificar estos datos (documentos & ficha), o bien se usan los enlaces a datos y filtros externos. Vinculando estos últimos a fuentes de datos en fichas como se comentó en el capítulo 3 –referente a configuración y mantenimientos-, se puede conseguir enlazar en tiempo real datos de bases de datos externas con FirmaDoc-BPM.

2.0 Conexiones de datos

Una de las utilidades de integración que nos ofrece FirmaDoc-BPM es la posibilidad de localizar documentos que se encuentran en la biblioteca pero que cumplan determinados requisitos que sólo se pueden localizar en una base de datos ajena a BIB.

Por ejemplo facturas insertadas en FirmaDoc-BPM y que tengan un estado determinado en Sicalwin, como podría ser pendientes de contabilizar, o que no tengan operación asociada aún.

En este punto se explicará el funcionamiento de los filtros externos y su uso en búsquedas asociadas a documentos existentes en la biblioteca. No se verá la integración en fichas, pues esto se comentó en el capítulo de Mantenimientos.


En el menú de Mantenimientos existe la opción de integración con aplicaciones externas:

Figura 3 - Menú de Integración

Conexiones de datos El usuario dará de alta una conexión con el nombre que considere oportuno, y en el botón Obtener Datos ODBC le indicará la conexión sobre la que quiere actuar.

Figura 4 - Conexiones de datos

Actualmente se puede apreciar en el ejemplo que se ha dado de alta una conexión con el Código AYUNTAMIENTO2006, totalmente libre por parte del usuario, y los Datos de conexión que aparecen encriptados se obtendrán pulsando sobre el botón Obtener datos vía ODBC, que nos llevará a la siguiente pantalla para que le seleccionemos el ODBC concreto.


Figura 5 - Conexiones de datos - ODBC

Esta Opción permite que FirmaDoc-BPM importe de manera automática una “cadena de conexión” con los datos de esta. Hay que tener en cuenta que si queremos reutilizar esta cadena de conexión, en todos aquellos clientes donde se quiera hacer uso tendremos que tener acceso a dicha base de datos con el mismo nombre de ODBC, versión de controlador, etc.

Ejemplo de cadena de conexión:

Driver={SQL Server};UID=sa;PWD=;APP=SAGE AYTOS FirmaDoc- BPM-BPM- BPM;WSID=GORRE;DATABASE=SCWENGUERA2006;SERVER=GORRE Una vez definido lo anterior seguimos con el siguiente paso consistente en la definición de los filtros externos necesarios para localizar los documentos que sen de interés para el usuario.

3.0 Filtros externos

Hay que tener en cuenta que cualquier consulta que se lleve a cabo utilizando un filtro externo, la aplicación la hará teniendo como objetivo principal que vaya a encontrar un identificador, es decir, siempre va a buscar un dato externo –en otra base de datos- que de alguna manera esté referenciado con otro dato que se encuentre en un identificador del documento.

Creamos un nuevo filtro que se va a llamar PRUEBA, a continuación nos pedirá el código de la conexión que previamente en el paso anterior hemos definido. Se selecciona


fácilmente con el desplegable que se ofrece. Siguiendo nuestro caso seleccionamos AYUNTAMIENTO2006.

Figura 6 - Definición de filtros externos.

A continuación hay que definir una sentencia SQL de selección, con los criterios necesarios y precisos para localizar los documentos que se encuentran en la biblioteca, pero que la información referente a los criterios se encuentra en la base de datos de Sicalwin.

En la parte inferior del formulario / rejilla aparece una breve información sobre determinadas etiquetas especiales. De esta manera el filtro será reutilizable con independencia de si se usa en una entidad u otra, con un usuario u otro, siempre que se usen estas etiquetas especiales:

Código Descripción <$ ORG_COD $> Código de la organización, definido en el Administrador de

Aplicaciones. <$ ENT_COD $> Código de la entidad, definida en el Administrador de

Aplicaciones. <$ USU_IDE $> Código de usuario, definido en el Administrador de

Aplicaciones. <$ ORG_COD $> Código del cargo activo. Tabla ORG_UOR del ADMDDA. <$ UOR_COD $> Código de Unidad Orgánica del cargo activo. Tabla

ORG_UOR del ADMDDA.


<$ SCL_FAC_NUM $> Número de factura asociado a un registro en FirmaDoc-BPMBPM-BPM BPM. Extrae el número de registro para poder hacer filtros contra las tablas correspondientes de SicalWin y nos permite mostrar datos adicionales en las fichas de facturas.

<$ SCL_OPE_NUM $> Número de operación asociado a un registro en FirmaDocBPM-BPM-BPM BPM. Corresponde al número de operación almacenado en SicalWin, y nos permite mostrar datos adicionales en las fichas de operaciones

<$ IDX_CP1 $> <$ IDX_CP2 $>, <$ IDX_CP3 $>, <$ IDX_CP4 $>,

Corresponden a los cuatro Identificadores posibles del perfil de un documento. Si se usan en plantillas o fichas se propaga su modificación de los ID a estos y viceversa.

En las dos consultas que ya están establecidas en el ejemplo persiguen lo siguiente:

FACT_CONTABILIZADAS; según la sentencia que lleva asociada pretende localizar las facturas que presenten la situación $1, que son las contabilizadas.

SELECT <$ ENT_COD $>/[FAC_ANN] - [FAC_ANN]/[FAC_ORD] FROM FAC WHERE

FAC_SIT='$1'

El usuario lo que estaría pidiendo en el ejemplo es que le muestre los identificadores, en nuestro caso el año y nº de registro que es el primer ID de los documentos tipo facturas, que cumplan con el requisito especificado tras la cláusula WHERE.

La siguiente consulta que viene definida en el ejemplo está destinada a localizar todas aquellas facturas cuya situación sea distinta de la $1, es decir, que no estén contabilizadas aún.

SELECT <$ ENT_COD $>/[FAC_ANN] - [FAC_ANN]/[FAC_ORD] FROM FAC WHERE FAC_SIT<>'$1' Antes de llevar a cabo la búsqueda de documentos el usuario puede llevar a cabo una pequeña comprobación sobre la idoneidad de la consulta. Todo ello pulsando en el botón de Comprobar.

Una cuestión importante es confeccionar una SELECT que devuelva el menor número de resultados. Hay que pensar que el modo de funcionamiento de los filtros externos es el siguiente:

1. Se ejecuta la SELECT del filtro externo contra la conexión de datos correspondiente (se devuelven N filas, donde cada una es un ID de documento).

2. Se ejecuta una búsqueda normal y se devuelven M filas, donde cada uno es un documento

3. Se filtran los M documentos para obtener sólo aquellos cuyos IDs están en N.

4. Se devuelve el resultado del filtrado anterior como resultado de la búsqueda.


Como se puede ver, tanto la primera SELECT como la segunda pueden devolver un número elevado de registros. Por ello, hay que pensar cuando confeccionemos un filtro externo en añadir tantos criterios al WHERE como podamos para que la SELECT externa devuelva el menor número de registros posibles. Igualmente, para simplificar la segunda SELECT, conviene añadir criterios en el cuadro de búsqueda de FirmaDoc-BPM, por ejemplo, indicando el tipo de documento y las fechas de inserción mínima y máxima.

Lo visto hasta ahora siempre han sido ejemplos de datos que se relacionan directamente con documentos. En este caso los campos a seleccionar (lo que va después de la cláusula select) siempre serán exactamente igual a la máscara a identificar.

Importante:

Cuando usemos un filtro para una lista de valores o un selector sql siempre deberemos seleccionar al menos un par de campos, uno servirá de identificador del registro, y el resto serán campos descriptivos.

Por ejemplo no sería válido:

Select cod_exp from expediente Sí sería válido:

Select cod_exp, des_exp as descripcion from expediente Comprobación del filtro externo

Figura 7 - Comprobación del filtro externo.


Rápidamente nos muestra los identificadores solicitados de los documentos que están contenidos en la biblioteca y cuyos requisitos han sido comprobados en la base de datos de la contabilidad.

Como añadido podríamos exportarlo, en este caso a una hoja Excel, por si los datos obtenidos me sirvieran para hacer algún cálculo.

3.1 Filtros externos más usados

A continuación se describe una lista con los filtros más usados:

• Con la siguiente select se permite localizar documentos sobre la base de datos de BIBLIOTECA, aquellos documentos que han sido devueltos por algún cargo al cargo anterior.

SELECT [IDX_CP1] FROM IDX, FIR WHERE FIR_IDX = IDX_ID AND FIR_EST = - 4

• Para localizar documentos que han sido aprobados por algún usuario en concreto. Además, se debe de dar la siguiente situación, dicho cargo además lo ocupan otros usuarios –por ejemplo utilizando un FIR_USU: 16.

SELECT [IDX_CP1] FROM IDX, FIR WHERE FIR_IDX=IDX_ID AND IDX_TDO_COD='SNP_ADO_DISP_PRV' AND FIR_USU=16

• Para localizar documentos que estén contenidos en expedientes de un determinado tipo. El texto EXP_TXP=’C’ es variable.

SELECT [IDX_CP1] FROM IDX WHERE IDX_ID IN (SELECT LNK_IDX FROM LNK WHERE LNK_EXP IN (SELECT EXP_ID FROM EXP WHERE EXP_TXP='C'))

4.0 Búsqueda mediante filtros externos

Una vez desarrollado todo el trabajo anterior nos podemos ir a la opción de buscar de FirmaDoc-BPM BPM donde encontraremos una nueva posibilidad, que es la de incluir un filtro externo.

Al desplegar la pestaña de filtro externo nos ofrecerá todos aquellos que tengamos definidos hasta el momento:


Figura 8 - Búsqueda con filtro externo

A partir de ahí se generará una carpeta con los documentos encontrados que el usuario si quiere la puede convertir en una carpeta dinámica integrándola en Mis carpetas en el árbol, con la opción de copiar carpeta.

Para más información consultar la sección de Carpetas de Búsqueda del dossier de Utilidades.

Figura 9 – Carpeta de búsqueda


5.0 Aplicaciones externas

FirmaDoc-BPM permite comunicarse con aplicaciones externas dotándolas de información acerca de sucesos producidos en los documentos del gestor. Para ello existe un mantenimiento de aplicaciones externas que podemos utilizar en esta integración.

Figura 10 - Mantenimiento de aplicaciones externas

Aquí daremos de alta las aplicaciones a utilizar, junto con la línea de comandos, método a invocar en el caso de que se trate de un ActiveX, parámetros, etc.

Cabe destacar la existencia del tipo “Capa de Integración (CI)” encargada de la integración entre las aplicaciones de Sage Aytos.

Una vez dada de alta esta aplicación externa podemos definir qué evento desencadenará la invocación de dicha aplicación. Esto se hace desde Eventos a Notificar.


Figura 11 - Eventos a notificar

Se indica el evento y dado este se llama a la aplicación con los parámetros que se indica en el mantenimiento de aplicaciones o en parámetros especificados en este evento.

Estas utilidades son de uso habitual cuando se pretende que FirmaDocBPM informe aplicaciones externas en lugar de que sean las aplicaciones externas las que doten de información a FirmaDoc-BPM mediante las API.

Algunos ejemplos de integraciones son:

1. Cambio de Situación de Justificantes de Sicalwin:

Permite cambiar de estado los justificantes de Sicalwin. La aplicación externa configurada en Firmadoc debe tener las siguientes especificaciones:

Se creará Aplicación externa con el nombre “CSITFAC”, del tipo Componente ActiveX donde el Prog. ID es igual a “SGSP_Puente.clsSGSP_Puente” y el método o función a invocar es igual a “FunciónGeneral_ServicioWEB”.


Se creará un parámetro para la aplicación, con el nombre “CSitFac.RES”.

Desde BPM, cuando se quiera modificar el estado del justificante, se insertará tarea del tipo Aplicación.


Y se le dará valor al parámetro. Botón [Parámetros]

“NU” es el estado al que pasará el justificante. Debe estar dado de alta en Sicalwin como estado válido para los justificantes.

6.0 Eventos a notificar

La opción de eventos a notificar supone un paso más en la integración de la aplicación. Existe un mantenimiento específico creado para tal efecto en el cual se pueden asociar los diferentes eventos a las aplicaciones que están dadas de alta en el mantenimiento de las mismas:


Figura 12 - Eventos a notificar

7.0 Informes catalogados de aplicaciones

Para tener una visión exacta de los informes que se insertan desde un aplicación externa, y poder llevar una gestión de aquellos que se almacenan o no, tenemos el formulario de Informes Catalogados de Aplicaciones.

Figura 13 - Informes Catalogados de Aplicaciones.


En la parte superior seleccionaremos el origen de los tipos de documentos, por ejemplo SicalWin. Para esta aplicación aparecerán todos los tipos de documentos que hay catalogados. Este tipo de documento generará un informe o varios. La primera vez que se almacena, si estos valores no están establecidos, se preguntan. Es decir, preguntará para un determinado informe en qué tipo de documento se quiere almacenar.

Además se especificará si se archiva en la gestión documental, o quiere que se pregunte cada vez que se inserte un informe de este tipo.

Si para un tipo de documento aparecen dos informes SIEMPRE nos preguntará a qué informe se refiere. Para no llevarnos a equivocaciones, se recomienda tener un único informe para cada tipo de documento.

La documentación generada por aplicaciones como SicalWin, GPA o Sigep siempre es muy amplia. Este tipo de aplicaciones externas que nutren a FirmaDoc-BPM necesitan todos y cada uno de los tipos de documentos para su funcionamiento interno. Sin embargo lo más probable es que nosotros no utilicemos más que una pequeña porción del total de documentos. Para evitar que todos estos tipos aparezcan molestamente en cualquier parte de la aplicación, ya sea las búsquedas, el establecimiento de visibilidad o las propiedades de los tipos, en este formulario tenemos una opción de Oculto Si / No. Sólo se podrá poner a Oculto=Sí en el caso en que no tengamos Almacenar = Sí u Opcional. Lo recomendable sería que todos aquellos documentos que no se vayan a almacenar en FirmaDoc-BPM, tengan Oculto=Sí.

A partir de la versión 6.3.20, se habilita un botón de “Auto Ocultar”, de manera que todos aquellos tipos de documentos que no contengan nada pasarán a Oculto=Sí. Cuando se almacene un documento de manera externa (API) se avisará de este particular.

En las últimas versiones se ha habilitado el hecho que aparezcan en la parte superior del formulario de catalogación aquellos tipos de documentos que no tienen nada catalogado.


Figura 13 - Selección de tipos de documentos

Con esta última opción conseguimos no equivocarnos a la hora de catalogar documentos a un tipo que ya tenga algo catalogado, de manera que nos genere más de un documento de un tipo y nos obligue a elegir como se comentaba anteriormente.

En resumen, cuando tengamos la ventana de catalogación activa, es decir, la ventana en la que aparecen los diferentes tipos de documentos, nunca se deberá elegir un tipo de documento de los que pertenecen a “Tipos de documentos catalogados”. Si se hace adrede, tendremos más de una plantilla o report asociado a un mismo tipo de documento.

8.0 Actualización de informes catalogados

El objeto de este asistente es disponer en la instalación de los tipos de documentos (TDO) e informes (DOC) correctamente catalogados para su uso desde SICALWIN. Sólo opera sobre elementos de la entidad activa.

El asistente se arranca desde FirmaDoc-BPM, en la opción Mantenimientos / Integración / Asistente para importación de tipos.

Permisos requeridos: Configuración general del sistema.

Este asistente realiza las siguientes tareas:

1. Descarga desde www.sicalwin.com... Información actualizada sobre las familias de tipos (FDT), tipos de documentos (TDO) e informes (DOC). Esta información se descarga mediante ficheros con un formato particular.


2. Fase de análisis. En este paso el asistente verifica la información en ADM para proponer cambios:

a) Análisis de las familias de la entidad actual (FDT). Este análisis consiste en

determinar qué familias deben crearse y cuáles existen ya. Lo determina comparando el nombre de las familias existentes (FDT_NOM) por lo que un cambio en el nombre de éstas puede producir una repetición de la familia.

b) Análisis de los tipos de documentos (TDO). Determina qué tipos de documentos existe y cuáles deben crearse o mantenerse. Lo determina comparando el código nemotécnico (TDO_COD) de los tipos existentes.

c) Análisis de los informes (DOC). Determina qué informes (reports) deben crearse o verificarse. La búsqueda se realiza a partir del nombre del archivo de report (DOC_REP). Si no hay ningún informe con dicho nombre de archivo, anota que debe ser creado y vinculado al tipo de documento adecuado. Si existe, verifica si el report está vinculado al tipo de documento correcto. Si no es así, lo anota para recatalogar. Si es así, no hace nada con ese report.

3. Fase de actualización. En un paso previo, se presenta un resumen del análisis del paso 2 y permite confirmar al usuario la operación. Opcionalmente el usuario puede migrar los documentos que se hayan creado a partir de los reports anteriores a los tipos de documentos correctos e incluso eliminar el tipo de documento anterior.

a) Actualización de familias (FDT). Durante esta fase se crean aquellas familias que no se encontraron en el paso 2.a.

b) Actualización de tipos de documentos (TDO). Durante esta fase se crean aquellos tipos de documentos que no se encontraron en el paso 2.b.

c) Actualización de informes (reports) (DOC). Durante esta fase se ejecuta la tarea propuesta en el paso 2.c. que puede ser:

I. Actualización: el report no existe, entonces lo crea y lo vincula al tipo de documento adecuado.

II. Recatalogación: el report existe pero no está vinculado al tipo correcto. Le cambia el tipo de documento (DOC_TDO). Opcionalmente actualiza cada documento en la BIB del tipo anterior del report al tipo nuevo.

Opcionalmente elimina los tipos de documentos antiguos resultado de una migración por el paso 3.c.ii.

Desde la versión 6.3.20 se incorporó la funcionalidad de poder importar un catálogo externamente desde un archivo mdb (MS Access). En este caso el archivo contendrá las tablas TDO, DOC y FDT.



9.0 Mapeo de tipos de documentos

Esta opción se ha desarrollado específicamente para evitar posibles incongruencias entre distintos administradores que existen dentro del catálogo de aplicativos de SAGE AYTOS. Así, se ha implementado un formulario en el que aparecen por un lado la aplicación seleccionada, el código del tipo de documento asociado y su correspondencia en FirmaDocBPM.

También existe la posibilidad de incluir en código AUTO, el cual significa que de forma automática se creará el tipo de documento en cuestión.


10.0 Publicación en Web

En primer lugar debemos decir que el producto “Portal del Proveedor” es una herramienta mediante la cual se podrá acceder a los procedimientos en los que están implicados los


proveedores y toda la documentación relacionada con éstos (almacenada en FirmaDoc-BPM). Además, se pretender facilitar al proveedor una herramienta con la que poder enviar justificantes (facturas) a la administración pública. Es decir, consiste en la implementación y puesta en marcha de un Portal para Proveedores del Ayuntamiento con acceso seguro desde Internet. También se podrán consultar todos los procedimientos públicos -que previamente se hayan definido en FirmaDoc-BPM como visibles- en la página web del ayuntamiento.

Es desde el propio FirmaDoc-BPM, donde se decide si la documentación va a ser privada o pública, independientemente de si dicha documentación ha sido bien insertada a la base de datos del gestor documental o bien, generada por el mismo. Para todo esto, la novedad en FirmaDoc-BPM es que existe un nuevo mantenimiento que se denomina Publicación en Web y va a consistir en lo siguiente: La nueva opción de menú se encuentra situada en el menú de Mantenimientos: Mantenimientos/Integración/Publicación en Web: desde ahí se encuentran cuatro formularios, que son los siguientes, respectivamente:

Se ha implementado varios formularios en los que se pueden definir diferentes situaciones permitiendo así una enorme flexibilidad en la aplicación.


10.1 Parámetros de integración Desde esta opción se podrá asignar un nombre a un parámetro determinado y asociarle un campo del catálogo correspondiente. La idea sería establecer, por ejemplo, la posibilidad que desde el portal del proveedor se puedan ver una serie de campos para poder filtrar documentación y/o expedientes.



Podemos decir que se hace referencia no a los criterios de visibilidad de expedientes, sino a la forma en que nosotros accedemos a los mismos. Así, en Nombre se anotará un “parámetro” que está “adrede” en el código de la aplicación. Y, por otro lado, permitimos un cierto grado de flexibilidad, pudiendo ser el usuario el que elija el “campo catalogado” (segunda columna) que va a estar relacionado con el parámetro de la izquierda.

En nuestro ejemplo, el parámetro “Tipo de Contrato”, será una manera de filtrar, de establecer una preselección, a la hora de acceder a los expedientes –y la documentación sita en los mismos- por parte de un usuario del Portal.

Es decir, dependiendo de los criterios de visibilidad estarán visibles o no, pero en la pantalla de consulta de expedientes, podremos filtrar en este caso por el tipo de contrato y en otros por el tipo de obra (mayor o menor).

Además de lo comentado anteriormente, existe una nueva sección denominada “puntos de publicación de documentos y expedientes”:

Por otro lado,

10.2 Criterios de Publicación de Expedientes

La gestión de dicha información se realiza a través de FirmaDoc-BPM. Mediante el uso de fichas se pueden establecer condiciones según campos del catálogo para que se publiquen


o no los documentos pertenecientes a un determinado procedimiento. Así, también existe la posibilidad de establecer una condición principal para la web con el objetivo de que se pueda –en un momento determinado- tener la posibilidad de que se elimine un expediente determinado de la Web –en caso de no cumplirse dicha condición.

Existe también la posibilidad de establecer una condición temporal, utilizando los campos catalogados, por ejemplo los que aparecen a continuación, aunque se podrían utilizar otros que el usuario se haya definido para tal caso:

Contratación.VisibilidadWeb.Publicación

Contratación.VisibilidadWeb.Fecha_Fin_Plazo

En función del dato que se incluya en dichos campos se pueden establecer unos días en los que estará visible vía web la documentación definida.

El acceso a la información por parte del Portal se hace en tiempo real a la base de datos de FirmaDoc-BPM.. Para el cumplir los objetivos detallados en la página anterior existen una serie de funcionalidades que se describen a continuación:

- Acceso a consultas de procedimientos y los documentos relacionados en los que interviene un proveedor.

- Acceso a consultas de procedimientos públicos y sus documentos relacionados. - Acceso a Formulario de definición de los tipos de procedimientos públicos que se podrán

consultar desde la web. Este formulario está accesible desde FirmaDocBPM.. - Acceso a Formulario para que se pueda personalizar la configuración de las secciones –

incluidos los campos de cada sección – mostradas en la web.



10.3 Secciones y campos Persiguiendo el objetivo de que el Portal sea lo más flexible posible, en esta sección se elegirán aquellos apartados y campos catalogados que deseamos aparezcan en la web para visualizar los diferentes expedientes digitales de la manera que deseamos.



En la publicación manual de documentos se ha incluido una nueva sección: “Publicación en secciones privadas”. En esta sección se incluye el NIF/CIF del interesado. Sólo aparece habilitado para las secciones catalogadas como “privadas”.


Figura 21 – Detalle de la publicación

10.4 Tipos de documentos aportables Son aquellos que queremos que sean documentos que se pueden aportar a un expediente desde la web.


11.0 Módulos

11.1 Contabilidad Desde esta opción se permitirá bien importar las fichas de integración con sicalwin bien visualizar las operaciones a fiscalizar. En la opción Módulos Contabilidad Integración Sicalwin Configuración Inicial se permite importar todas las fichas de integración con Sicalwin. Las fichas ha importar son: Ficha Justificantes Emitidos, Ficha Justificantes, Ficha Operaciones, Ficha Relaciones y Ficha Generar Operación de Sicalwin. Por otro lado la opción de Sicalwin “Verificar Catálogo Documental” se limita simplemente a actualizar los datos de justificantes u operaciones grabadas.


11.2 Registro de entrada/salida FirmaDoc-BPM dispone de ciertas funcionalidades que permiten interactuar con otras aplicaciones de SAGE AYTOS, realizadas ex profeso. Este es el caso del módulo de Registro. En este caso sería un tratamiento especial para los documentos que provienen del Registro de Entradas y Salidas de Accede, de modo que aquellas anotaciones registrales que vayan al departamento al que corresponde el cargo activo, tendrá en el módulo de Registro los documentos asociados a dicha anotación. Adicionalmente podrán iniciar un expediente con su procedimiento en BPM correspondiente.

Figura 23 – Registro de Entrada

Existen varios filtros para buscar anotaciones pendientes. Por defecto aparece marcado el día de hoy aunque se puede modificar. Además de la fecha podemos filtrar por nº de anotación/es, nº máximo de anotaciones, Tipo de anotación (Ambos, Registral, No Registral) y por ejercicio.

En esta rejilla se muestran datos de la anotación así como los datos del interesado. Además cuando son anotaciones en el estado “Aceptadas” se muestran datos del expediente vinculado a la anotación registral.


Anteriormente cuando desde el portal se hacía una anotación telemática, al guardar el documento ya se almacenaba el documento en FirmaDoc-BPM en estado publicado sin que el usuario hubiera firmado el documento. Ahora lo inserta en estado borrador y cuando el usuario lo firma lo pasa al estado publicado. Un flujo básico de funcionamiento sería el siguiente: Ya sea desde el registro presencial (REGISTRO) o registro telemático (PORTAL DEL CIUDADANO) un ciudadano puede presentar un documento con objeto de que en la entidad quede relevancia del acto. Para ello, se hará una anotación en la aplicación de Registro y lógicamente quedará constancia vía registro en la base de datos de REGISTRO. El documento o documentos que presenta el ciudadano tendrán un número de ANOTACIÓN REGISTRAL (por ejemplo 2008/200). Además, dicho documento tendrá relacionado la ficha de anotación registral. A continuación dicho documento, bien vía escáner o bien vía registro telemático, será un documento electrónico que se ha debido insertar en la base de datos BIBLIOTECA (FIRMADOC-BPM).

En segunda instancia, la integración de FirmaDoc-BPM con registro busca que desde FirmaDoc-BPM se puedan iniciar procedimientos, es decir, habilitar un nuevo formulario, dentro de módulos:


Figura 24 – Detalle de la localización del módulo de Registro

Además la opción Módulos Registro Consulta de Anotaciones Relacionadas, permitirá consultar todas las anotaciones relacionadas con el documento seleccionado, ya sean de entrada o de salida. Además se permitirá, a través del botón “Seleccionar”, localizar los documentos de la anotación relacionada.

Dentro de módulos, la configuración inicial crea una ficha de documentos de entrada. Además, es necesario especificar la URL (el localizador) de ACCEDE. Con respecto a la integración con registro: Incluido en Mantenimientos, Configuración general del sistema, dentro de la pestaña correspondiente a SERVICIOS, es necesario especificar la URL de ACCEDE.

Figura 25– Registro de Entrada


Hay que tener en cuenta que una vez se refresque la bandeja de entrada, la aplicación busca en el servidor web nuevas ANOTACIONES, que a su vez tendrán e-documentos que ya existen en BIB y se han insertado desde la aplicación web.

Figura 26 – Detalle del registro de entrada

A partir de la anotación, se puede:

1. Crear Expediente: se tratará de permitir desde esta pantalla poder crear un expediente.

2. Archivar: está opción será semejante al “darnos por enterado”. 3. Rechazar: (devolución). Esta última opción cambia el registro en Accede. 4. Emitir Aviso. Este botón permitirá enviar un aviso a uno o más destinatarios para

informar de lo que se desee.


Para enviar a múltiples destinatarios será necesario marcar el check “Múltiples destinatarios” e ir añadiendo o eliminando los destinatarios deseados.

5. Reenviar Anotación: Este botón permitirá reenviar anotación a la unidad destino que se desee. Será necesario realizar una diligencia ya que estaríamos ante una modificación de la anotación registral. El botón solo estará habilitado si el usuario tiene el privilegio “Todas las acciones (Control Total)” o el nuevo privilegio del sistema “Permitir reenvío de Anotaciones Registrales”. A la hora de reenviar se permitirá indicar el tipo de expediente que la nueva unidad orgánica tendrá acceso a crear desde la anotación registral.


Además, con respecto a la seguridad se puede decir que esta opción consta de un permiso propio: Registro E/S consultar o generar anotaciones de salida. También merece destacarse que existe una nueva API que permite la impresión con marcas: se trata de una mejora que surge tras la necesidad del ciudadano de poder obtener el documento firmado electrónicamente tras hacer un registro telemático. Esta nueva API se comunica con el portal para facilitar esta función. Con respecto al control que se hace desde FirmaDoc-BPM, conviene decir lo siguiente: sólo se permite actualizar una vez el número y fecha de registro de entrada. Es decir, se controla que una vez que se hace una anotación de entrada/salida no se modifique el número y la fecha de registro de entrada. Con respecto a los documentos que son insertados de forma telemática en la aplicación, se ha intentado evitar el uso de un ID para todos aquellos documentos. Ya que la aplicación de Registro no es la aplicación que crea el documento en sí, sino que es un vehículo para que llegue el documento, asignarle un ID sería monopolizar futuros usos más prácticos para el ID. Por ejemplo si entra una factura por registro y después se digitaliza tendremos un conflicto entre el ID que le asigna registro y el ID que le asigna SICALWIN.

Esta cuestión se ha resuelto por medio de la inclusión de dos nuevos campos en la base de datos de FirmaDoc-BPM. Dichos campos son “Número de Registro de Entrada” y “Fecha de Registro”, estos campos van a ser exclusivo para este uso.

Desde la versión 9.0.36, se ha añadido un botón en la ventana de Registro de Entrada de Firmadoc. El botón “Liberar” se habilita en todos los estados salvo en “Pendientes de


Tramitación”. La funcionalidad que tiene es devolver a “Pendientes de Tramitación” las anotaciones aceptadas, rechazadas, etcétera.

La bandeja de Salida permite generar anotaciones de salida en el aplicativo de Registro de E/S de Sage Aytos. Los datos más destacados a rellenar en el formulario que se muestra más abajo son:

- Datos del Interesado, donde se incluyen todos los datos identificativos del interesado de la anotación registral.

- Asunto y documentos asociados, donde se permite especificar un Asunto dado de alta en Registro de E/S, un extracto y un documento asociado.

- Tipo de Notificación, que podrá ser Comunicación o Notificación.

- Medio de Notificación, que podrá ser Ordinario/Papel o Electrónico.

12.0 Gestión de Subvenciones

Se trata de un primer paso para la integración de ambas aplicaciones. Por ahora, se permite la creación de bases reguladoras así como convocatorias, solicitudes y obligaciones desde FirmaDoc-BPM. Esto implica la posibilidad de generación de una operación contable en Sicalwin, con esto el documento asociado queda automáticamente asociado a la tarea y/o al procedimiento y/o al expediente correspondiente.

En resumen, se puede decir que desde FirmaDoc-BPM se permite:


• Generar Bases Reguladoras, Convocatorias y –teniendo en cuenta BPM- Solicitudes y Obligaciones.

• También se ha añadido la posibilidad de grabar los conceptos en un estado inicial determinado.

• A través de tareas interactivas, se permite la posibilidad de cambiar el estado de un concepto. Es decir, inicialmente podemos crear una convocatoria (el concepto) en estado inicial y llegado a un punto del procedimiento podemos cambiar el estado ó “Tramitar” la convocatoria a validada. Para realizar esto tendremos que añadir un nuevo parámetro “TRAMITE” en la definición de la tarea interactiva en concreto. El valor para el nuevo parámetro deberá ser igual al código del nuevo estado deseado.

A continuación se va a describir con un poco más de detalle las diferentes tareas que pueden realizarse. Como anteriormente se ha mencionado, a través del uso de formularios podemos grabar una convocatoria. Lo primero sería llevar a cabo las tareas de configuración. Es imprescindible utilizar los siguientes códigos para la generación de bases (ACC=BAS), convocatorias (ACC=CON), solicitudes (ACC=SUB) y obligaciones (ACC=OBR).

Figura 27 – Detalle de configuración de entrada

Una vez hemos dado de alta en la aplicación de Subvenciones un concepto – base reguladora, por ejemplo-, podemos llegar a cambiar el estado del concepto. Es decir, en la aplicación de gestión de subvenciones tenemos unos estados en los que se puede encontrar el concepto. Así, en este caso ya que hablamos de una base reguladora creada con la tarea anterior, el siguiente paso sería configurar la tarea de BPM en nuestro flujo de tareas. El tipo de tareas será aplicación interactiva, por ejemplo para bases se utilizarán los siguientes códigos: “ACC=BAS”, “TRAMITE=X”. Con la anterior “X” se hace referencia al código identificativos del trámite a ejecutar. Dicho código se encuentra en la tabla S_SIT –campo SIT_COD- de la base de datos de la aplicación de gestión de subvenciones. Se recuerda que dichos trámites estarán dados de alta en el mantenimiento de trámites que se encuentra en el aplicativo de gestión de subvenciones.


Figura 28 – Detalle de configuración de tarea interactiva

Con objeto de que las tareas de aplicación interactiva rescaten la ficha correcta en el mantenimiento de fichas, la ficha resumen de bases tiene como código nemotécnico SUBV_BAS, la ficha resumen de convocatorias SUBV_CON, la ficha resumen de solicitudes SUBV_SUB y la ficha de obligaciones SUBV_OBR. Es necesario mencionar que dependiendo del hecho de que en la configuración general del sistema de gestión de subvenciones se haya marcado el check o no de integración con sicalwin, se generará la operación de una forma o de otra.

Desde la versión 10 Q3 se permite generar solicitudes con los datos de interesado de registro de E/S. Se permiten las 2 opciones, bien enviar los datos de terceros de subvenciones o los datos de terceros de registro de E/S.

• Por un lado, si no está integrada la aplicación de subvenciones con sicalwin, desde la consola de ejecución de tareas y llevando a cabo una tarea de aplicación interactiva, la aplicación le lanzará un formulario semejante al de sicalwin. A través de dicho formulario – véase siguiente figura- se podrá generar la operación en Sicalwin. En este caso debe existir otra tarea de aplicación interactiva para generar la operación en sicalwin, además de la de crear la base reguladora.

Figura 29 – Detalle de generar operación


• Por otro lado, en caso de que esté marcado el check de integración entre Sicalwin y la aplicación de gestión de subvenciones, el preceso es el siguiente. La aplicación de gestión de subvenciones, será la que genere la operación contable en SicalWin. No existiendo ninguna formulario de sicalwin. En ningún caso, el usuario o cargo graba la operación en sicalwin. Siendo esto último totalmente transparente para el usuario.

En resumen, con respecto a la integración de FirmaDoc-BPM con la aplicación de gestión Subvenciones, podemos destacar lo siguiente:

1. Es necesario configurar la aplicación de subvenciones de la manera que la entidad elija si desea tener dicha herramienta de subvenciones integrada con Sicalwin. Para ello se ha implementado un check específico para esta función.

2. En caso de integración con Sicalwin, se ejecutará una tarea del tipo Aplicación Interactiva incluida en un procedimiento, con objeto de crear un concepto. Se requiere que el participante de la tarea rellene una ficha compuesta por una serie de campos que son precisamente los que soportan la información que requiere la aplicación de gestión de subvenciones.

3. Una vez rellenada la ficha, tendremos creada una Base Reguladora, Convocatoria, o Concesión de subvención en un estado inicial a determinar en la configuración.

4. En el mismo procedimiento BPM, en el que se encuadran todos los pasos o tareas anteriores, existirá otra tarea del tipo Aplicación Interactiva. Con esta tarea lo que se persigue es validar el registro creado anteriormente. Y llevarlo a un estado en el cual se requiera la grabación de una retención de crédito o aquella operación que se crea conveniente –configurable por la entidad. Por lo tanto, desde la misma aplicación BPM se generará la validación del estado de – en su caso- Base Reguladora. Finalmente, la aplicación de gestión de subvenciones, será la que genere la operación contable en SicalWin. Siendo esto último totalmente transparente para el usuario.

5. En el caso de que no exista integración entre la aplicación de gestión de subvenciones y Sicalwin, será necesario trasladarse a la aplicación contable “manualmente” o bien tener incluida en el procedimiento una tarea del tipo “aplicación interactiva” cuya acción consista en generar una operación contable en Sicalwin. Para ello se utilizará un formulario muy similar al de Sicalwin –véase figura anterior.

13.0 Portal del Ciudadano

Se ha habilitado una nueva opción para publicar manualmente documentos y expedientes tanto en el perfil del contratante como en el tablón virtual. Esta publicación tiene una peculiaridad, ya que a la vez que se publica se obtiene una evidencia electrónica proporcionada por la ACCV.


Figura 30 – Detalle de la localización del módulo de contratación

El principal objetivo de este módulo es poder publicar manualmente documentos y expedientes en la web para que los ciudadanos puedan acceder a ellos. Si picamos en “Publicar documento” nos aparece la siguiente pantalla:

Figura 31 – Detalle de la publicación en la web

La ventana tiene las siguientes opciones:


1. Nombre a mostrar: Por defecto aparecerá el nombre del documento aunque puede ser modificado si se desea.

2. Publicación del expediente: Este check se habilitará siempre que el documento tenga relacionado un expediente. Si se marca el documento será publicado junto con su expediente.

3. Anexos a publicar: Si el documento tiene documentos anexos se permitirá publicar también todos, ninguno o alguno de sus anexos.

4. Caducidad del documento: Al marcarlo le debemos de indicar el tiempo que va a aparecer ese documento en el tablón virtual. Puede establecerse como unidad de medida los días naturales, días hábiles, meses o años. Este check sólo está habilitado si la sección en la que se va a publicar el documento no es del perfil del contratante.

Además, existe una opción para consultar la información publicada. En esta pantalla aparecen los expedientes y debajo de ellos cada uno de los documentos publicados del expediente en cuestión. A nivel más técnico, podemos describir el mecanismo de publicación en el perfil del contratante de la siguiente manera:

• A nivel de API se ha dispuesto una serie de funciones relacionadas con la publicación fehaciente. El hecho de que esté disponible mediante API permite a terceros utilizar estas mismas funciones en otros escenarios, por ejemplo si quieren publicar de forma sincronizada a tareas externas, otros aplicativos, etcétera… pero el documento ha de estar en Firmadoc.

• Existe una tabla en la base de datos de FirmaDoc-BPM en la cual se recogen los documentos publicados en el Portal.

• Cuando se publica en perfil del contratante, se escribe en esta tabla y se obtiene un sello de tiempo que se relaciona con el registro de esta tabla.

• El sello de tiempo se guarda en el registro de evidencias electrónicas. • El servicio de sello de tiempo es estándar, norma RFC 3161 y es prestado por la

ACCV.

• Se asume que todos los documentos relacionados en esta tabla son accesibles vía perfil del contratante, dado que el Portal hará una selección de documentos de esta tabla y los mostrará en el apartado que corresponda. No existe una política de permisos definida para tal efecto.

Por último, mencionar la utilidad de consulta de documentación publicada para tener en cuenta las posibles secciones.


Figura 32 – Detalle de la publicación del módulo de contratación

14.0 Integración con SIGEP y GPA

Ambas aplicaciones correspondes, respectivamente, a herramientas de gestión de personal y gestión de patrimonios en entidades públicas. Las integraciones entre FirmaDoc-BPM y dichas aplicaciones están básicamente encaminadas a la utilización de las funciones de creación de expedientes electrónicos, archivado y asociación de documentos a los mismos. Además, respecto a la integración con SIGEP podemos indicar que se ha habilitado un nuevo parámetro a una función pública (API) por necesidades de SIGEP para poder facilitar el año del expediente. Es decir, cuando desde SIGEP se lleva a cabo una tarea de generar expediente, se hará una llamada a la ventana de creación de expedientes de FirmaDoc-BPM, pudiéndose configurar la aplicación para que el año de creación del expediente no sea forzosamente el actual, sino que se pueda configurar por el usuario de la herramienta.

FirmaDoc BPM – Manual del Administrador Integración el proveedor, importe o texto explicativo, y...

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