DEDUCCIONES DE LA NOMINA

DEDUCCIONES FIJAS:Seguro Social

- El Seguro Social es la institución encargada de otorgar al trabajador y sus familiares calificados prestaciones de: asistencia médica integral y en dinero para los casos de incapacidad temporal, invalidez, vejez, sobrevivientes y nupcias- El límite de salario para cotizar es de cinco (5) salarios mínimos mensuales (Art.132 LOSS)- El régimen parcial del Seguro Social comprende solo el beneficio de pensiones; se sigue en las localidades donde no hay infraestructura del SSO, para prestar asistencia médica y la cotización del trabajador está fijada en un 2% mensual- El régimen general del SSO, comprende todos los beneficios que el mismo ofrece, y la cotización del trabajador es de un 4% del salario (art. 83, 84, y 85 RLSS)- Todo trabajador debe ser inscrito en el SSO, dentro de los primeros tres (3) días de labor en la empresa (art. 63 y 72 RLSS)- Toda persona que de conformidad con la ley esté sujeta al SSO, se considerará como asegurado, aun cuando el patrono no hubiere efectuado la correspondiente participación al instituto (art. 62 RLSS)- Todo trabajador que se inscriba en el SSO, recibirá del instituto un documento de identificación (planilla 14-02)- Durante los periodos de reposo por causa médica, incluidos los reposos por maternidad, hay suspensión del contrato de trabajo (art. 94 y 95 LOT); en consecuencia, el patrono no debe cancelar absolutamente nada por concepto de salario, y, en el caso de que otorgue alguna indemnización no debe realizar los descuentos del SSO. Pues estos descuentos sólo deben hacerse sobre el salario.- Los retiros de trabajadores deben comunicarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de término del contrato de trabajo, mediante la planilla 14-03 (art.73 RLSS) - Todo patrono está obligado a llevar un registro de personal a su servicio y conservarlo durante 5 años (art. 87,88 y 89 RLSS)

Prestación Dineraria por Perdida Involuntaria del Empleo

- Este beneficio ampara a todos los trabajadores, que habiendo cumplido los requisitos establecidos en el reglamento, terminen su relación de trabajo, estén aptos para trabajar y disponibles para el trabajo; excepto: -Beneficiarios de pensiones de vejez, invalidez o jubilación. -Trabajadores temporeros, domésticos y trabajadores de cualquier tipo que renuncien a sus puestos de trabajo.- El límite máximo del salario para cotizar es de cinco (5) salarios mínimo - La cotización para financiar la prestación dineraria por perdida involuntaria del empleo será el 2,20% del salario utilizado para el cálculo de cotización del SSO. De la cotización señalada el patrono aportará el 1,75% y un 0.50% el trabajador.- el patrono notificará al IVSS, la terminación de la relación laboral dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en que aquella se produzca.- El patrono está obligado a entregar al trabajador cesante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de notificación del IVSS, la copia valida de la forma 14-03 (planilla de retiro) y la carta de despido con la liquidación de sus prestaciones

Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (art. 100 al 105 LOSS)

Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda, “FAOV”

El “FAOV” es un fondo que está constituido por el ahorro equivalente al 3% del Salario Integral ( art. 113 LOSS y art. 30 LRPVH) mensual de los empleados ( 2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador), así como por la recuperación de los créditos ya otorgados. Este fondo permite a los trabajadores el acceso progresivo a créditos para la compra de vivienda principal . “El pago de este aporte debe realizarlo el patrono, antes del quinto (5to) día hábil de cada mes”(capítulo III Disposiciones Generales LRPVH), a través de una institución financiera calificada por el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, Banavih; quien también se encarga de su fiscalización y seguimiento

El porcentaje aportado por el Empleador no formará parte de la remuneración que sirva de base para el cálculo de las prestaciones e indemnizaciones sociales contempladas en las leyes que rigen la materia (art. 30 LRPVH)

El Empleador que incumpla el deber de enterar en la respectiva cuenta los aportes destinados al “FAOV”, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, será sancionado con una multa de 200 UT por cada aporte no enterado (art. 91 LRPVH)

OTRAS DEDUCCIONES DE NOMINA

Aporte Caja de Ahorro: aporte individual del trabajador a un fondo de ahorro familiar, normalmente se expresa en un porcentaje (%) del salario básico del trabajador

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Montepío: Contribución voluntaria realizada por el trabajador (Bs. Neto), con ocasión del fallecimiento de un trabajador o familiar directo de éste

Proveedurías: Descuento acordado por el trabajador con un prestador de servicios o de bienes. Con motivo de un beneficio recibido por el trabajador (muebles, ropa, línea blanca, servicios funerarios, etc)

Préstamos: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con su patrono, con motivo de haber recibido de parte del patrono un préstamo personal

Préstamo Caja de Ahorro: Cuota semanal, quincenal o mensual acordada por el trabajador con la institución, con motivo de haber recibido de parte de ella un préstamo

Aporte Inces: Contribución del 0.50 % sobre las utilidades anuales percibidas por el trabajador

Aporte ISR: deducción realizada al trabajador con ocasión de la renta anual percibida por concepto de sueldos y salarios, sujetos al monto que este declare por concepto de gastos y desgrávameles en el ejercicio fiscal correspondiente.

Cuota Sindical: Cotización Voluntaria (ordinaria y extraordinaria) de los Trabajadores a través de un porcentaje (%) o monto fijo el cual es descontado de su salario semanal o sueldo mensual

Seguro de HCM: Descuento realizado al trabajador para el sostenimiento de un Seguro Privado de Hospitalización, Cirugía y Maternidad que lo ampara a él y a sus familiares directos

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo Base Legal

Constatar el cumplimiento de la Jornada de trabajo Art. 195 y 196 LOTArt. 90 CRBV

Constatar la interrupción de la jornada de trabajo para Art. 205 LOTdisfrutar del descanso

Constatar trabajo en horas extras, las cuales no deben Art. 207 LOTexceder de 10 semanales ni más de 100 al año

Constatar el permiso otorgado por la Inspectoría del Art.207, 208 y 210 LOT Trabajo, para trabajar horas extras Art. 113 RLOT

Constatar el pago de las horas extras diurnas a los Art. 155 LOTTrabajadores con el 50% de recargo

Constatar el pago de las horas extras nocturnas a los Art. 156 LOTTrabajadores con el recargo del 80%

Constatar que la empresa lleva el registro de horas extras Art. 209 LOTautorizado y sellado por la Inspectoría del Trabajo

Constatar que los trabajadores de Dirección, Confianza, Art. 198 LOTInspección y Vigilancia, laboren 11 horas diarias, con undescanso de una hora

Constatar que la empresa cancela los días feriados trabajados Art. 212 LOTcon un recargo del 150%

Constatar que la empresa tiene el permiso del Inspector del Art. 213 LOTTrabajo para trabajar en días feriados

Constatar que la empresa concede un día de descanso compen- Art. 114 y 119 RLOTsatorio al trabajador, en la semana inmediatamente al Domingo

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en que hubiere trabajado

Constatar que la empresa cumple con el pago del Sal. Mínimo Art. 83 RLOTConstatar que la empresa entrega recibos de pago a los trabaja- Art. Art. 133 LOTdores discriminando las asignaciones y deducciones

Constatar que la empresa cumple con el depósito mensual por Art. 108 LOTconcepto de prestaciones de antigüedad

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo Base Legal

Constatar que la empresa efectúa el depósito mensual Art. 108 LOTde las prestaciones de antigüedad en un Fideicomiso,en la Contabilidad de la empresa o en un fondo de prestaciones, según voluntad manifiesta por escritode los trabajadores

Constatar que la empresa tiene como base de cálculo para el Art. 108 LOTdepósito mensual por concepto de prestaciones el Salariointegral

Constatar que la empresa cumple con la acreditación y el Art.108 depósito mensual de los intereses generados por la Antigüedadlos intereses serán pagados al cumplir el año de servicio salvo que hubiere manifestación escrita de capitalizarlos

Constatar que la empresa cumple con informar anualmente en Art. 108forma detallada a los trabajadores, el monto acreditado por Antigüedad, distinguiendo el capital y los intereses

Constatar que la empresa cumple con el pago de dos días de Art.108salario adicional acumulados hasta treinta (30) días, por con-cepto de antigüedad

Constatar que la empresa cancela en la fecha correspondiente Art. 174 y 175 LOTlas Utilidades de los trabajadores

Constatar que los trabajadores con más de un año de servicio Art. 219,220 y 226 LOTininterrumpido, disfrutan regularmente de sus vacaciones

Constatar que los trabajadores a partir del segundo año de Art. 219 LOTservicio ininterrumpido, disfrutan del día adicional de vacaciones remunerado por cada año de servicio hasta unmáximo de 15 días hábiles

Constatar que la empresa paga el Bono Vacacional de siete Art. 223 LOTdías de salario mas un día adicional por cada año hasta unmáximo de 21 días

Constatar que la empresa lleva un registro de las vacaciones Art-235 LOTcon el sello de la Inspectoría del trabajo, el cual refleja todala información referente a las vacaciones

OBLIGACIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA NOMINA

Objetivo Base Legal

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Constatar que la empresa cumple con los reportes estadísticos Resolución 2921 trimestrales ante el MINTRA

Constatar que las trabajadoras en estado de gravidez, disfrutan Art.385,386,387 y 388del descanso Pre y Postnatal. LOT

Constatar que las empresas con más de 20 trabajadores, cumplen Art.391 y 392 LOTcon las guarderías infantiles. Constatar que se cumple con el Art. 126 al 136 RLOTpago del porcentaje correspondiente (38% sal.Minimo), por concepto de matrícula y mensualidades de los hijos hasta 5 añoso con la instalación de una guardería en el ámbito de la empresa

Constatar que la empresa con más de 5 trabajadores está inscrita Art. 14 Ley INCESen el INCES y el patrono aporta el 2% trimestral de los sueldos, salarios, jornales y remuneración de cualquier especie pagadasal personal que trabaja en la empresa.

Constatar que en la nómina de la empresa el 90% son trabaja- Art. 27 LOTdores venezolanos

Constatar que en la nómina de la empresa debe estar incorporado Art. 28 Ley para el 5% de su plantilla total de personal, personas con discapacidad personas con Permanente discapacidad

Constatar que la empresa esta inscrita en el IVSS. Art. 55 al 59 RLSS

Constatar que los trabajadores estén inscritos en el IVSS Art.61 al 64 RLSS

Constatar que la empresa integra los montos descontados Art. 63 RLSSa los trabajadores y el aporte patronal al IVSS

Constatar que la empresa retiene los aportes de trabajadores Art.172 -173 LRPVHy patronos al FAOV y son depositados mensualmente enuna entidad bancaria

Constatar que los tickets de alimentación no podrán ser Art. 14 RLATinferior a 0,25 UT ni superior a 0,50 UT, para los trabajadoresque devenguen hasta tres salarios mínimos

ADMINISTRACION DE NÓMINA

INSTRUMENTOS JURIDICOS QUE REGULAN LAS RELACIONES DE TRABAJO E IMPACTAN EN LOS PROCESOS DE ADMINISTRACION DE LA NOMINA

El texto legal que regula, administra y controla todas las situaciones y relaciones jurídicas derivadas del hecho trabajo, es la Ley Orgánica del Trabajo “LOT”, promulgada por el congreso de la republica de Venezuela el 10 de junio de 1997 y publicada en la Gaceta Oficial Nº. 5152 Extraordinario del 19 de junio del mismo año. La “LOT”, cuenta con dos reglamentos a saber; el primero de ellos, de naturaleza especial denominado Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo (trabajo en la navegación marítima, Fluvial y Lacustre); el segundo de carácter general constituido por el Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo, dictado mediante el Decreto Nº. 3225 del 20 de enero de 1999 y publicado en la gaceta oficial Nº. 5192 Extraordinario del 25 de enero del mismo año.

Otros instrumentos de obligatoria observancia y que también impactan en los procesos de Administración de la nómina, son los siguientes:

a.- Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuelab.- Ley Orgánica de Prevención Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo “LOPCYMAT”c.- Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Prevención Condiciones y Medio Ambiente del Trabajod.- Reglamento de las Condiciones de Higiene y Seguridad en el Trabajoe.- Ley del Seguro Social

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f.- Reglamento de la Ley del Seguros Socialg.- Ley para la Protección de las Familias, La maternidad y La Paternidadh.- Ley de Alimentación para los Trabajadoresi.- Ley del Régimen Prestacional de Empleoj.- Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitatk.- Ley para las Personas con Discapacidadl.- Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista “INCES”m.- Reglamento de la Ley de Alimentación para los Trabajadoresn.- Reglamento sobre la Ley del “INCES”o.- Ley del Instituto de Capacitación y Recreación de los Trabajadores “INCRET”p.- Ley Orgánica Contra el Tráfico ilícito y el Consumo de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicasq.- Resolución sobre el Registro Nacional de Empleo r.- Ley orgánica para la Protección del Niño, Niña y del Adolescentes.- Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovaciónt.- Decreto de Salario Mínimou.- Decreto de inamovilidad Laboral

LOS PROCESOS DE LA NOMINA

Procesamiento y pago de las nóminas:Esta actividad debe garantizar el oportuno y eficaz desarrollo de las diferentes acciones que se ejecutan en el procesamiento y el pago de las nóminas en las fechas acordadas o previstas por la administración de la Empresa (recepción de variaciones, nuevos ingresos, egresos, transferencias, soportes, etc)

Cumplimiento de los Deberes Formales:En este proceso se debe tomar en consideración aquellos deberes formales relacionados con la nómina incluyendo una adecuada retención de los mismos ( SSO, INCE, ISR, RPVH, PF)

Calculo de los diferentes aportes patronales:Simultáneamente con el proceso de retención de los deberes formales se deben procesar los diferentes aportes patronales previstos en la legislación vigente ( SSO, INCE, PH, PF

Proceso de enteramiento oportuno de las Retenciones y Los Aportes Patronales:Se debe cumplir estrictamente con los plazos y procedimientos previstos en la ley de acuerdo a la obligación que se corresponda: por Ejemplo con el Seguro Social el procedimiento de pago es el siguiente:a.- Se debe llenar la Planilla de pago IVSS, disponible en los Bancos y en las Oficinas Administrativas, marcando en tipo de pago “Facturación”b.- Presentar la Planilla de pago IVSS y el monto de la factura al cajero del Banco Recaudador antes de la fecha límite de cancelación indicada en la facturac.- Si el pago se realiza con cheque, éste debe ser de Gerencia o personal del mismo banco donde cancelará, indicando al dorso el número patronald.- Recibe la copia de la planilla de pago IVSS validada y sellada por el bancoe.- Presente la factura y la planilla de pago IVSS validada en la oficina administrativa,

Cálculo y Control sobre las Vacaciones y bono Vacacional del PersonalSe deben establecer los lineamientos necesarios para garantizar el control histórico del pago y disfrute de las vacaciones tal y como lo establece la legislación vigente.

Cálculo de las Prestaciones Sociales y mantenimiento del registro auxiliar del pasivo teórico:Las prestaciones sociales previstas en el Art. 108 de la LOT, deben ser registradas mes a mes y asegurarse de su contabilización en los registros de pasivos laborales.

Procesamiento de los Datos para los Registros Contables:Todos los cálculos de la nómina y acumulaciones de pasivos laborales deben ser procesados y registrados oportunamente a fin de garantizar su ejecución.

Procesamiento de los Aportes de Empleados y Patrono a la Caja de Ahorros:En el caso de que exista en la Empresa una Caja de Ahorros, se debe garantizar el oportuno y eficiente registro y control de los aportes a fin de enterarlos a la institución

Cálculo de Las Prestaciones Sociales del personal que se retire de la Empresa:

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Este proceso debe garantizar que todos aquellos trabajadores que se retiren de la compañía reciban de manera oportuna su correspondiente pago de las prestaciones sociales y también se debe garantizar su desincorporación de los institutos legales.

Cálculo de las Utilidades del Personal:El sistema de nómina debe garantizar un registro confiable y legal de las remuneraciones y percepciones que reciben los trabajadores y que afectan el cálculo de sus utilidades.

Mantenimiento y Control de los Expedientes del Personal:Todos los expedientes de los trabajadores deben mantenerse actualizados y el acceso a los mismos debe restringirse exclusivamente al personal autorizado para su manipulación

Control sobre los préstamos otorgados al personal:Los préstamos al personal deben registrarse de manera oportuna, cuidando de que sean colocados las cuotas acordadas y enterar a los trabajadores sobre su saldo mediante la entrega de un estado de cuenta.

Procesamiento y Control de los Seguros de Hospitalización y Gastos médicos:Las retenciones relacionadas con las cuotas del seguro de Hospitalización y Gastos médicos deben registrarse en la cuenta individual de cada trabajador y darle aviso oportuno de los ajustes trimestrales que impacten dicha cuota.

Revisión y Control de los respaldos de los informes de Relación de Gastos:Los reembolsos por concepto de gastos incurridos en representación de gestiones de la empresa deben estar suficientemente documentados y registrados en la cuenta individual de gastos de representación de los empleados que la afecten.

Informes Estadísticos Mensuales y Anuales sobre asignaciones y deducciones:Se deben emitir todos los reportes requeridos tanto interna como externamente y que estén sujetos a la periodicidad prevista en los instrumentos legales o en las normas internas de la empresa. (Total de Horas extras, Bono nocturno, guardias adicionales, comisiones, retenciones como Prestamos, anticipos, ETC)

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE NOMINA COMPUTARIZADO.

Entre las características más resaltantes podemos señalar las siguientes:

- Posibilidad de utilizar de 1 a 5 niveles funcionales (sucursales, gerencias, unidades funcionales, divisiones, departamentos) en administración de sueldos y salarios

- Asignaciones, deducciones y conceptos patronales totalmente configurables para el cálculo de nóminas, vacaciones, liquidaciones, prestaciones sociales, eventuales, préstamos así como conceptos no monetarios (ropa,calzado,juguetes,etc)

- Control y gestión de préstamos y de deducciones de terceros- Manejo de calendarios general del sistema, por tipo de nómina y personalizado por integrante- Manejo de sábados, domingos y días feriados para el cálculo de la nómina- Manejo de múltiples contratos- Manejo de hoja de tiempo incluye importador de datos de la mayoría de los programas de control de acceso, asistencia y archivo

para impresión del resumen de la hoja de tiempo - Frecuencia de pagos configurables (diario, semanales, quincenales y mensuales)- Calculo de prestaciones sociales, vacaciones y utilidades- Cálculo de liquidaciones en forma automática- Cálculo de nóminas de eventuales- Posibilidad de incluir de forma ilimitada campos en el archivo de integrantes, contratos y conceptos de nómina- Hoja de vida del empleado en la empresa, cambio de puestos, variación de sueldos y ubicación funcional incluyendo ausencias,

suspensiones, permisos y reposos.- Manejar fotos de trabajadores- Registro de acumulados ilimitados- Reverso de nómina (reabrir nóminas y cálculos efectuados)- Manejo de Históricos- Reportes para pagos en bancos - Maneja reportes de retenciones ISLR- Reportes adecuados a las exigencias del Ministerio del Trabajo (Planilla de declaración de empleo, y horas trabajadas)

declaración de utilidades obtenidas y distribuidas- Posibilidad de envío de recibos vía e-mail a todos los trabajadores o por grupo de nómina- Generar archivos para sistemas de pago de nómina por bancos, Caja de ahorro,, fideicomiso, Sistema de contratistas y otros- Consolidación con el sistema de contabilidad de la Empresa- Simulación de escenarios de variación de nóminas por variación de asignaciones

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- Manejo de Login y claves para usuarios por tareas- Disponibilidad de reportes de movimientos de nómina en los que se conserva la ubicación del integrante al momento de haberse

ejecutado la nómina- Que permita la modificación de préstamos- Que permita la eliminación de los datos del integrante en los casos de liquidación- Que permita el manejo de preguntas y respuestas de seguridad por medio de validación en los casos de olvido de la clave de

acceso- Que permita la visualización de préstamos desde el editor de fórmulas- Inclusión de un Baremo para el cálculo de los días adicionales de Bono en Vacaciones- Posibilidad de trabajar medias jornadas por trabajador- Manejo de nóminas tipo Cesta Ticket- Que permita la elaboración de reporte de distribución monetaria por integrante con resumen de totales.

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