Formato Evento-graduación
-
Upload
zaay-vargass -
Category
Documents
-
view
61 -
download
0
description
Transcript of Formato Evento-graduación
Equipo:
Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar López Flor Lizbeth Colmenares García Soledad, Gómez Hernández Luz María, Ramírez Vargas Zaira Azucena
FIESTA DE GRADUACIÓN
Caracterización del evento. Tiempo de planeación.
El evento del cual se tratara es la fiesta de graduación de los alumnos de Administración Turística de la UMAR campus Huatulco. Se les ofrecerá el servicio de renta de salón, banquete y otras amenidades que crean necesarias.
Se tiene un tiempo estipulado de 2 meses antes del gran evento a manera de poder trabajar y conseguir la indumentaria necesaria.
FIESTA DE GRADUACIÓN
Perfil del cliente.
Número de asistentes.
Nuestros clientes son adultos-jóvenes en edad promedio de 22-26 años, próximos a graduarse, con un nivel económico medio.
Los asistentes serán los futuros graduados de la carrera de administración turística y sus familiares, en promedio se tiene contemplado alrededor de 350 personas.
FIESTA DE GRADUACIÓN
-Objetivo general -Objetivos específicos
Llevar a cabo la fiesta de graduación ofreciendo servicios de calidad que generen una convivencia amena entre los invitados para lograr un momento único e inolvidable cumpliendo las expectativas y satisfaciendo sus necesidades planteadas.
• Logra llevar acabo el evento en tiempo y forma.
• Verificar la contratación de los servicios requeridos.
• Cumplir las expectativas del cliente.
FIESTA DE GRADUACIÓN
Requerimientos y costos totales.
REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES
MATERIALES Cantidad Precio U. Precio Precio U. Venta
Salón o Jardín 5,000 6000
Luz y sonido 20,000 20,000
MOBILIARIO Y
EQUIPO
Mantelería 5,000 6,000
Fundas para
sillas
Manteles
Moños para
sillas
Cubre
manteles
350
350
350
Mesas
Sillas
35
350
8
3
280
1050
10
5
350
1,750
DECORACIÓN 4,200 4,675
Centros de
mesa
Antorchas
Telas
35
20
200 metros
100
15
2
3,500
300
400
105
20
3
3,675
400
600
PERSONAL
OPERATIVO
6,000 6,000
Animador
Seguridad
Foto y Video
1
4 pax
1 pax
500
500
3,500
500
2,000
3,500
500
2,000
3,500
500
2,000
3,500
FIESTA DE GRADUACIÓN
Requerimientos y costos totales.
PERSONAL DE
SERVICIO
6,100 6,100
Meseros
Hostess
Capitán
Limpieza
15 pax
2 pax
1 pax
2 pax
300
300
400
300
4,500
600
400
600
300
300
400
300
4,500
600
400
600
BANQUETE 17,500 21,000
Alimentos 350 Platillos 50 35,000 60 21,000
Bebidas 3,580 3,890
Licores
Refrescos
Hielos
15 B. whisky
9 pax 3 Lts
2 Barras
20 bolsas
150
100
25
8
2,250
900
50
160
170
120
30
10
2,550
1,080
60
200
LOZA Y
CRISTALERÍA
2,050 2,750
Platos
Vasos
Plaqué
350
350
c/n
2
1
1,000
700
350
1,000
3
2
1,000
1,050
700
1,000
OTROS 14,100 14,850
Invitaciones
Reconocimien
tos
Marco
Fotográfico
60
10
1
200
200
100
12,000
2,000
100
210
225
100
12,600
2,250
100
COSTO TOTAL 81,530 91,265
FIESTA DE GRADUACIÓN
Análisis costo y precios de
venta
COSTO TOTAL Precio Venta
81,530.00 91,265.00
91, 265.00 ____________________100%
9,735.00_________________ 10.66 %
81,530.00
Por 60%
48,918.00
48,918.00+81,530.00= 130,448.00
Gerente general
Organización de eventos.
Encargado de
publicidad
Organización de la temática.
Banquetes
Área de administración
Recursos humanos.
Mantenimiento
Área financiera.
Contabilidad
Área de comercialización
Ventas
Compras
Organigrama
FIESTA DE GRADUACIÓN
Programa Durante el
evento
ACTIVIDADES
HORA
LUGAR
BIENVENIDA Y REGISTRO DE LOS INVITADOS 7:30 hrs
LATITUD 15
BAHÍA DE
CHAUHÉ
PRESENTACIÓN DE LA MESA DIRECTIVA 8:00 hrs
DISCURSO DE BIENVENIDA 8:10 hrs
INICIO DE LA FIESTA DE GRADUACIÓN 8:30 hrs
ENTREGA DE PAPELES 9:00 hrs
CEREMONIA DE CLAUSURA 9:40 hrs
PROYECCIÓN AUDIOVISUAL 9:45 hrs.
DISCURSO DEL CIERRE DE CLAUSURA 10:00 hrs
NOCHE DISCO 12:00 hrs
FIESTA DE GRADUACIÓN
Programa Durante el
evento
ACTIVIDADES HORARIO LUGAR
14:00 hrs
LATITUD 15
BAHÍA DE
CHAUHÉ
DESMONTAJE DEL MOBILIARIO 8:00 hrs
ENTREGA DEL SALON 12:00 hrs
SALIDA DEL LUGAR 12:00 hrs
FIESTA DE GRADUACIÓN
Plano de Montaje
Club De Playa Privado Latitud
15°
FIESTA DE GRADUACIÓN
Decoración
FIESTA DE GRADUACIÓN
Invitación
Directorio de Proveedores
• Panadería y pastelería
• Banquetes
• Bebidas
• Foto y video
• Papelería
• Dulcerías
• Personal de seguridad
• Personal de atención a
Comensales
• Animadores
• Decoración
• Sourvenirs
• Equipo de sonido
• Diseño grafico
• Loza y cristalería
• Florerías
• San Alejandro
• Casa Reyes
• Vinatería Ultramarinos Costa
del Sur
• Foto Gaby
• Citlalli
• La abejita
• Policía Municipal
• La CROC
• Hotel Las Brisas
• Mercería el Colibrí
• Flor Arte
• Samar Música y video
• Pixelhux
• Florería La Crucecita
Programa Lugar: Latitud 15
Fecha: 16 de Julio
Horario: Programa cívico: 8:00 hrs / Programa social
8(Coctel): 20:00 hrs
Antes del evento
Actividades Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 5 1 15 16 17
Planeación del evento
Presupuesto
Selección de lugar y/o Salón
Determinar la temática del evento
Contacto con proveedores
Elaboración de invitaciones
Reservación del lugar y/o salón
Invitar a los alumnos
Contratar al personal
Compra de materiales, mobiliario y
equipo de montaje
Montaje del mobiliario
Programa
Ceremonial
y Protocolo • Respetar el horario previsto en la invitación, como
egresado se debe estar por lo menos media hora antes del
comienzo y en su asiento 15 minutos antes y como invitado
por lo menos 10 minutos antes.
• No se les permitirá la entrada a las personas que lleguen
tarde.
• En el preámbulo de la ceremonia se debe dar la recepción
a los alumnos y sus invitados, la ubicación y el orden es
crucial.
Tiempo
Ceremonial
y Protocolo
Vestimenta
En la ceremonia de graduación la vestimenta debe estar
presentable ya que este va enfocado en los logros
académicos, se adecuara solamente a la toga y el birrete,
libre de adornos. El birrete debe estar bien asentado en la
cabeza de tal manera que el ala esté paralela con el suelo.
En la cena de graduación la temática va enfocada a un
evento-coctel. Las mujeres deben ir vestidas con vestimenta de
coctel (falda o vestido por debajo de las rodillas). Para los
hombres con un traje de corte clásico.
Ceremonial
y Protocolo
Conducta
Durante la ceremonia:
• Sea un egresado o invitado de ceremonia, se debe seguir el
protocolo
• Debes de guardar silencio durante el evento de ceremonia
• Debes quedarte sentado durante el acto
• Apagar el celular o ponerlo en modo silencio
• Tomar fotografías discretas para no distraer o interrumpir a los
asistentes
Durante la fiesta de graduación:
• Guardar silencio durante los actos que se realicen
• Respetar el tiempo de comida que se vayan a servir
• Respetar las medidas de seguridad que se tomen con respecto a
las bebidas alcohólicas
Medidas de
Seguridad
• Rejas de protección u otros que impidan la entrada de personas no
autorizadas, accesos y salidas de emergencia.
• Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a la estimación de los
invitados.
• Conocer los niveles de emisión de ruidos estimado.
• Sistema de protección contra incendios del lugar.
• Presencia de señalética adecuada de orden y seguridad del lugar para los
invitados y los empleados.
• Medir el consumo de alcohol de los asistentes.
• De acuerdo a la alimentación, se les informara al equipo de atención a
comensales los tiempos y el tipo de comida que se dará a los invitados.
• Controlar uso adecuado de los fuegos pirotécnicos y designar a un
encargado.
Rutas de evacuación
Salidas de emergencias
Ubicación de extintores o equipo de combate de incendios
Puntos de reunión externo
Ubicación de servicio médico o de auxilio
Video o audio que informe a quienes concurran al evento
como actuar en caso de emergencia (ruta de evacuación,
puntos de reunión, etc.).
Planes de
emergencia a
contemplar
• Personal de seguridad
• Personal de primeros auxilios y bomberos
• Personal de organización y acomodo del evento
• Personal de operación
• Equipo de primeros auxilios
• Equipo de radio comunicación
Recursos
disponibles