FORMATO HOJA DE RUTA PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS INSTITUCIONALES

UNIDAD RESPONSABLE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVOS O METAS (En cuanto número de asistentes, impacto social, impacto en la comunidad universitaria, prensa generada, recursos generados)

PUBLICO OBJETIVO

PROGRAMACIÓN O AGENDADefine contenidos u orden del día

PRESUPUESTO FINANCIACIÓNRUBRO CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL INTERNA EXTERNASERVICIOS PERSONALESHonorariosApoyo a estudiantesGASTOS GENERALESPublicidadImpresosRefrigeriosFlores y aguaDistinciones (placas - escudos-pergaminos)OTROS

Esta lista incluye actividades que pueden o no aplicar al evento aquí contentido, se pueden eliminar o agregar actividades de acuerdo a las necesidades específicas del mismo)

ACTIVIDADAÑO

RESPONSABLEMES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ACTIVIDADES PRE-EVENTOElaboración del presupuesto

Plan de visitas para concretar aportes y apoyos

Elaboración de material impreso que se requiera

Realizar trámites ante el ICETEX para conferencistas.

Recibo de preinscripciones

LISTA DE CHEQUEO DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (incluye cronograma y responsable)

OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO

Elaboración de propuesta para consecución de aportes y apoyos tendientes a buscar la financiación del proyecto.

Elaboración de ayudas impresas y audiovisuales para visitas

Asesoria para elaborar bases de datos para convocatorias

Negociación con hoteles, aerolíneas para descuentos especiales

Manejo de correo y comunicación con los participantes

Concretar sede oficial, equipos y ayudas audiovisuales

Recibo de inscripciones

Manejo de información de hotel para participantes

Plan de mediosReservación trasporte para el eventoObsequios conferencistas e invitados especialesConsolidación de la información para las memoriasProgramación cultural

ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO

Recepción en el aeropuerto y hoteles.

Montaje de la oficina del evento en la sede oficial.

InscripcionesAtención permanente a los participantesCoordinación de transportes

Actividades turística y sociales

Material fotográfico del eventoEntrega de refrigeriosACCIONES POST-EVENTODesmonte sedeAgradecimientosSeguimiento a cobros pendientesBases de datosCorrespondencia pendiente participantes

Manejo logístico de conferencias, pasajes, alojamiento, alimentación, atenciones, requerimientos especiales, ayudas técnicas, entre otras.

Montaje de la sede oficial, señalización, decoración, dotación entre otrosCoordinación de todo el personal de logistica que labora para el evento. Ubicación del personal en sus sitios de trabajo y coordinación del mismo.

Preparación ceremonia de instalación y clausura del evento

Logística y seguimiento dentro de la agenda académica y control de asistencia

Montaje del servicio de primeros auxilios. Plan de evacuación.

Entrega de certificados y memorias a los participantes

Tabulación de evaluaciones del seminarioInforme final

BALANCE DE CUMPLIMIENTOASPECTOS RELEVANTE

ASPECTOS POR MEJORAR

Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.

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UNIVERSIDAD DE CALDAS

CÓDIGO: R-1314-P-PR-227 VERSIÓN: 1

Este formato es de uso de la Unidad de Servicios y MercadeoSOLO PARA EVENTOS INSTITUCIONALES

UNIDAD RESPONSABLE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVOS O METAS (En cuanto número de asistentes, impacto social, impacto en la comunidad universitaria, prensa generada, recursos generados)

PUBLICO OBJETIVO

PROGRAMACIÓN O AGENDA Define contenidos u orden del día

FORMATO HOJA DE RUTA PARA EL DESARROLLO DE EVENTOS INSTITUCIONALES Y EDUCACIÓN CONTINUADA

Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.

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SOLO EDUCACIÓN CONTINUADACODIGO VPU Vicerrectoria de Proyección Universitaria

UNIDAD RESPONSABLE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

PARA TODOS LOS EVENTOS

ACTIVIDADAÑO

RESPONSABLEMES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA MES/SEMANA1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ACTIVIDADES PRE-EVENTOElaboración del presupuesto

Plan de visitas para concretar aportes y apoyos

LISTA DE CHEQUEO DE ACTIVIDADES PARA EL DESARROLLO DEL EVENTO (incluye cronograma y responsable) Esta lista incluye actividades que pueden o no aplicar al evento aquí contentido, se pueden eliminar o agregar actividades de acuerdo a las necesidades específicas del mismo)

OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO

Elaboración de propuesta para consecución de aportes y apoyos tendientes a buscar la financiación del proyecto.

Elaboración de ayudas impresas y audiovisuales para visitas

Asesoria para elaborar bases de datos para convocatorias

Negociación con hoteles, aerolíneas para descuentos especiales

Elaboración de material impreso que se requiera

Manejo de correo y comunicación con los participantes

Concretar sede oficial, equipos y ayudas audiovisuales

Realizar trámites ante el ICETEX para conferencistas.

Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.

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Recibo de preinscripcionesRecibo de inscripciones

Plan de mediosReservación trasporte para el evento

Programación cultural

ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO

Recepción en el aeropuerto y hoteles.

InscripcionesAtención permanente a los participantesCoordinación de transportes

Actividades turística y sociales

Material fotográfico del evento

Manejo de información de hotel para participantesManejo logístico de conferencias, pasajes, alojamiento, alimentación, atenciones, requerimientos especiales, ayudas técnicas, entre otras.

Obsequios conferencistas e invitados especiales

Consolidación de la información para las memorias

Montaje de la sede oficial, señalización, decoración, dotación entre otrosCoordinación de todo el personal de logistica que labora para el evento. Ubicación del personal en sus sitios de trabajo y coordinación del mismo.

Montaje de la oficina del evento en la sede oficial.

Preparación ceremonia de instalación y clausura del evento

Logística y seguimiento dentro de la agenda académica y control de asistencia

Montaje del servicio de primeros auxilios. Plan de evacuación.

Entrega de certificados y memorias a los participantes

Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.

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Entrega de refrigeriosACCIONES POST-EVENTODesmonte sedeAgradecimientosSeguimiento a cobros pendientesBases de datosCorrespondencia pendiente participantesTabulación de evaluaciones del seminarioInforme final

Código: R-1314-P-PR-227 Versión 1.

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BALANCE DE CUMPLIMIENTOASPECTOS RELEVANTE

ASPECTOS POR MEJORAR