FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AL PROCESO …

FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE BOGOTÁ, BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMAS NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO

14001:2015.

JOHN ALEXIS LONDOÑO LUIS ANDRES RODRIGUEZ RUEDA

CAROLINA SANCHEZ CASTRO

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA

2018

FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE BOGOTÁ, BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMAS NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO

14001:2015.

JOHN ALEXIS LONDOÑO LUIS ANDRES RODRIGUEZ RUEDA

CAROLINA SANCHEZ CASTRO

Requisito parcial para optar al título de ingeniero industrial

MODALIDAD SEMINARIO DE PERFECCCIONAMIENTO

LUIS ABRAHAM BECERRA Director

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA

2018

TABLA DE CONTENIDO

GLOSARIO ................................................................................................................. 9

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 11

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ................................................................... 12

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. .................................................................... 12

1.2. OBJETIVOS .......................................................................................................... 13 1.2.1. Objetivo General ................................................................................................................ 13 1.2.2. Objetivos Específicos ...................................................................................................... 13

1.3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 13

2. MARCOS DE REFERENCIA ............................................................................ 15

2.1. MARCO TEORICO ............................................................................................... 15 2.1.1. Norma ISO 9001:2015 ....................................................................................................... 16 2.1.2. Norma ISO 14001: 2015 ................................................................................................... 17 2.1.3. Mejoramiento Continuo ................................................................................................... 19 2.1.4. Ciclo PHVA (Planificar- Hacer- Verificar y Actuar) ................................................... 19

2.2. MARCO INSTITUCIONAL .................................................................................... 20 2.2.1. Reseña Histórica ............................................................................................................... 20 2.2.2. Misión ................................................................................................................................... 21 2.2.3. Visión ................................................................................................................................... 21 2.2.4. Política de Calidad ............................................................................................................ 21 2.2.5. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo .............................................................. 22 2.2.6. Estructura Organizacional .............................................................................................. 22 2.2.7. Líneas de Servicio ............................................................................................................ 23

3. METODOLOGÍA ................................................................................................ 24

3.1. POBLACION ......................................................................................................... 24

3.2. CENSO O MUESTRA ........................................................................................... 24

3.3. TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACION ........................ 24

3.4. EL ANÁLISIS DE PARETO .................................................................................. 25

3.5. MATRIZ DE CRITERIOS ...................................................................................... 26

4. DIAGNOSTICO AL PROCESO DE COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA

EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE BOGOTA, BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LAS

NORMAS NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001: 2015 ..................................... 27

4.1. GRADO MADUREZ DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN........... 27

4.2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001:2015 ......................... 27 4.2.1. Determinación De Factores Críticos ............................................................................ 28 4.2.2. Análisis De Fallas Asociados Con La Calidad .......................................................... 31

4.3. MATRIZ DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACION DE

PROVEEDORES .............................................................................................................. 33

4.4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 14001:2015 ....................... 35 4.4.1. Determinación De Factores Críticos ISO 14001 ........................................................ 36 4.4.2. Medición Impactos Ambientales ................................................................................... 37

5. FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE

COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE BOGOTA,

BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO

14001: 2015 .............................................................................................................. 40

5.1. ALCANCES ........................................................................................................... 40

5.2. PLATAFORMA ESTRATEGICA .......................................................................... 40

5.3. POLITICAS ........................................................................................................... 40

5.4. DESPLIEGUE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................... 41 5.4.1. Cronograma de Capacitacion y Reunion con Proveedores ................................... 42

5.5. EVALUACION DE LA EJECUCION .................................................................... 42 5.5.1. Presupuesto Del Proyecto .............................................................................................. 44 5.5.2. Proyección De Retribución ............................................................................................. 44 5.5.3. Indicadores ......................................................................................................................... 45

CONCLUSIONES ..................................................................................................... 46

RECOMENDACIONES ............................................................................................ 48

6. BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 50

LISTA DE GRAFICAS

PAG.

Grafica 1: Grado de madurez del sistema integrado de gestión en la empresa UNIMAQ S.A..……………………………………………………………………27

Grafica 2: Cumplimiento frente al sistema integrado de gestión en ISO 9001: 2015 empresa UNIMAQ S.A.…………………………………………………..28

Grafica 3: Factores críticos que afectan el desarrollo eficiente de la ISO 9001, empresa UNIMAQ S.A.………………………………………………………….30

Grafica 4: Espina de pescado para establecer las causas raíces que afectan la selección de proveedores en la empresa UNIMAQ S.A.………………….31

Grafica 5: Cumplimiento frente al sistema integrado de gestión en ISO 14001: 2015 empresa UNIMAQ S.A…………………………………………...35

Grafica 6: Factores críticos que afectan el desarrollo eficiente de la ISO 14001:2015, empresa UNIMAQ S.A…………………………………………..36

Grafica 7: Espina de pescado para establecer las causas raíces que afectan la selección de proveedores en la empresa UNIMAQ S.A………………….37

Grafica 8: Cronograma de Capacitación y Reuniones en la empresa UNIMAQ S.A……………………………………………………………………..42

Grafica 9: Análisis de facturación versus meta en la empresa UNIMAQ S.A………………………………………………………………………………...43

Grafica 10: Análisis de beneficio de retribución por el mejoramiento del SIG en la empresa UNIMAQ S.A…………………………………………………….43

Grafica 11: Tendencia Negativa en Facturas…………………………………46

Grafica 12: Recuperación de la factura siguientes seis meses……………..47

LISTA DE TABLAS

PAG.

Tabla 1: NTC ISO 9001: 2015…………………………………………………..17

Tabla 2: NTC ISO 14001: 2015…………………………………………………18

Tabla 3: Factores críticos que afectan el desarrollo eficiente del sistema integrado de gestión de la empresa UNIMAQ S.A……………………………29

Tabla 4: Seguimiento causal de insatisfacción del UF………………………32

Tabla 5: Mapa de defectos y priorización de acciones de fallos asociados con la calidad ISO 9001:2015…………………………………………………..33

Tabla 6: Matriz de criterios para la selección y evaluación de proveedores..34

Tabla 7: Factores críticos ISO 14001:2015……………………………………36

Tabla 8: Definición de estrategias de mitigación de los riesgos ambientales relevantes en la empresa UNIMAQ S.A……………………………………….38

Tabla 9: Descripción de los riesgos ambientales relevantes en la empresa UNIMAQ S.A……………………………………………………………………..39

Tabla 10: Plan de acción para los hallazgos para el mejoramiento de la ISO 9001-14001 en UNIMAQ S.A…………………………………………………..41

Tabla 11: Presupuesto para el mejoramiento de la ISO 9001-14001 en UNIMAQ S.A……………………………………………………………………..44

Tabla 12: Proyección de retribución del mejoramiento de la ISO 9001-14001 en UNIMAQ S.A…………………………………………………………………44

LISTA DE FIGURAS

PAG.

Figura 1: NTC ISO 9001: 2015………………………………………………...19

Figura 2: NTC ISO 14001: 2015……………………………………………….20

Figura 3: Pareto………………………………………………………………….25

LISTA DE ANEXOS

Anexo (a): Lista de verificación ISO 9001: 2015

Anexo (b): Lista de verificación ISO 14001: 2015

Anexo (c): Lista de asistencia

Anexo (d): Acta de Reuniones con Proveedores

Anexo (e): Manual de Derrames Ambientales

9

GLOSARIO

CALIDAD: Se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro

lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del

mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades. CLIENTE: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona u organización o requerido por ella. GESTIÓN: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. IMPACTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa o puede interactuar en el medio ambiente. INNOVACIÓN: Nuevo o cambiado que crea o redistribuye valor. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es aquel que corrige los defectos observados en los equipos, es la forma más básica de mantenimiento y consiste en localizar averías o defectos y corregirlos o repararlos. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para mejorar el desempeño. PARTE INTERESADA: Persona que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. PROVEEDOR: Organización que proporciona un producto o servicio. REQUISITO LEGAL: Obligatorio especificado por un organismo legislativo. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido las expectativas de los clientes. SISTEMA: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan.

https://es.wikipedia.org/wiki/Cliente_(econom%C3%ADa)

https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es:term:3.2.4

10

SISTEMA DE GESTIÓN: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas , objetivos y procesos para lograr estos objetivos.




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INTRODUCCIÓN

La importancia de contar con una estructura sólida en sistemas de gestión integrados, es una estrategia para que hoy las empresas mejoren su desempeño global enfocadas hacia la satisfacción total del cliente y dispongan de indicadores de gestión que faciliten la mejora continua aumentando su reconocimiento en el mercado; por otro lado, se involucren de manera transversal en el desarrollo sostenible, ayudando a proteger el medio ambiente, mitigando los impactos ambientales significativos y reduciendo la contaminación. Una vez mejoradas las falencias en el sistema de gestión integrado, UNIMAQ S.A. contará con beneficios tales como: El acceso a una recertificación externa de reconocimiento internacional, asegurará a todos sus clientes, proveedores y las partes interesadas que la organización desarrolla su actividad cumpliendo los parámetros de la legislación y según la metodología de mejora continua, la imagen de la empresa se verá mejorada ante la sociedad, reforzará la búsqueda por encontrar la satisfacción del cliente y la de sus accionistas, también creará un importante interés en maximizar la calidad del producto para ofrecer al mercado una oferta con valor agregado. Por otra parte, se busca aumentar la participación, confianza y comunicación entre los trabajadores de la empresa, tomando en cuenta la alta dirección; de esta manera se logrará un sentido de pertenencia en cada uno empleados adquiriendo compromiso con los objetivos y políticas de la compañía siguiendo los lineamientos descritos basados bajo el ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), en las Normas NTC ISO 9001:2015 y NTC ISO 14001:2015 y por consiguiente la organización será más eficiente, productiva y competitiva tras la mejora del proceso de compras y proceso de servicio dirigido a los planes de emergencia ambientales y selección de proveedores.

12

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

1.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

UNIMAQ S.A. es una empresa del sector privado fundada en 1.953. Dedicada a comercializar soluciones y optimización de almacenamiento con equipos para manejo de materiales, proveen alquiler de montacargas, servicio de reparación, mantenimiento, repuestos y sistemas de almacenamiento. El sustento del taller de servicio de la empresa UNIMAQ S.A. es el 70% los mantenimientos preventivos y el 30% los mantenimientos correctivos. Según estadísticas del taller solo están cubriendo actualmente entre un 30% o 40% de los mantenimientos preventivos ya que es constante la falta de insumos básicos como; aceites, grasas, lubricantes esto debido a los incumplimientos de la mayoría de los proveedores. Entrando en los mantenimientos correctivos solo se están realizando el 15%, para este tipo de actividades se necesitan repuestos más específicos como: llantas, mangueras, rodamientos, etc. Teniendo en cuenta el manejo de productos químicos dentro del taller se debe mencionar que no se cuenta con un plan de emergencia claro para cualquier eventualidad ambiental que se presente. El proceso de compras posiblemente no está teniendo en cuenta los parámetros establecidos para la selección de proveedores y probablemente el proceso de servicio no tiene claridad en la identificación de los aspectos ambientales significativos, a esto se le agrega que los trabajadores carecen de capacitación en programas de contingencia y riesgos ambientales. Debido a la primera dificultad mencionada UNIMAQ S.A., se ha visto afectado en la pérdida de clientes; en los últimos seis meses la productividad del taller ha bajado notablemente; su facturación era aproximadamente de $350.000.000 y hoy solo logran alcanzar máximo $210.000.000. Esto también genera que por la falta de los elementos básicos se tengan un sobre costos, ya que en varias ocasiones se compran los insumos localmente y por unidad a precios más elevados; por lo general el valor de estos no cubre el precio que cliente tiene en sus cotizaciones. La insatisfacción de los clientes por las demoras, incumplimientos y retrasos es muy alta. UNIMAQ S.A requiere replantear los criterios claves para seleccionar sus proveedores y así contar con las cantidades suficientes de cada insumo y repuesto necesario para la operación. La solución más viable consiste en establecer una evaluación y auditoria al 100% de los proveedores con los que se cuenta actualmente. Por otro lado, la empresa necesita tener un procedimiento de cómo se deben identificar las posibles situaciones de emergencia incluyendo los accidentes potenciales que podrían afectar el medio ambiente. Una alternativa para la identificación de estas situaciones es con un diagrama de causa y efecto en el proceso del taller.

13

Por lo tanto, para solucionar el problema anteriormente expuesto se requiere de la formulación de acciones de mejoramiento al proceso de compras y proceso de servicio para planes de emergencia ambientales y selección de proveedores de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015 y NTC ISO 14001:2015.

1.2. OBJETIVOS

1.2.1. Objetivo General

Formular acciones de mejoramiento al proceso de compras y de servicio en la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015, que garantice la oferta de servicio con a calidad y ambientalmente sostenibles.

1.2.2. Objetivos Específicos

Diagnosticar las condiciones de operación al proceso de compras y de servicio de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015. Determinar los factores que inciden con mayor peso en la gestión de calidad y ambiental del proceso de compras y de servicio de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015. Definir acciones de mejora a la gestión de calidad y ambiental del proceso de compras y de servicio de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015. Valorar la conveniencia económica de la implementación de las acciones de mejoramiento al proceso de compras y de servicio en la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015

1.3. JUSTIFICACIÓN

Los beneficios que tarea consigo el desarrollo de la presente propuesta son en su orden los siguientes:

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Mejorar la selección de proveedores para el departamento de compras y los planes de emergencia ambientales en el proceso de servicio de la empresa UNIMAQ S.A., sede Bogotá; mediante el estudio evaluativo de la selección de proveedores y un programa adecuado de manejo ambiental; garantizar el buen funcionamiento de los procesos de ventas y contribuir con el desarrollo sostenible del medio ambiente.

Definición de criterios para la identificación de planes de emergencia ambientales y selección de proveedores de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001:2015.

Lograr entregar productos y servicios de calidad en tiempos adecuados que cumplan con la promesa de venta y mejorar la capacidad de respuesta y reacción del personal en la prestación de primeros auxilios de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá.

Aumento de competitiva, logrando sostenibilidad y apropiación en el mercado enfocando con claridad los procesos en la satisfacción de las necesidades de los clientes y disminuyendo la vulnerabilidad ante una emergencia por contar con personal capacitado, también se van a generar ambientes laborales más tranquilos y confiables en la empresa UNIMAQ S.A., sede Bogotá.

Minimizar las consecuencias y severidad de los posibles eventos catastróficos evitando así pérdidas humanas y económicas de la empresa UNIMAQ S.A., sede Bogotá. Reducir la insatisfacción del cliente por las demoras en las entregas y la perdida de los mismos y favorecer la mejora continua.

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2. MARCOS DE REFERENCIA

2.1. MARCO TEORICO

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionado o que interactúan entre sí.1 Por su parte, la gestión se concibe como establecer políticas, objetivos y procesos para el logro de estos objetivos, también usada para gestionar aspectos ambientales cumplir los requisitos legales y otros requisitos y abordar los riesgos y oportunidades. 2 De aquí que un sistema de gestión se concibe como la actividad de gestión total de la organización, que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día los compromisos en materia de protección ambiental (política ambiental), que suscribe la organización.3 En consecuencia, un sistema gestión integral se define como una herramienta de trabajo que, bien diseñada e implantada ayudara a integrar la variable de medio ambiente y calidad dentro del día a día de la organización.

Los componentes que lo configuran son: El establecimiento de objetivos de mejora de forma periódica, requerimientos de formación y comunicación tanto interna como externa y también fundamentados en tres pilares como la gestión de riesgos, la estructura funcional de cada empresa, el alcance del sistema de gestión de la calidad y medio ambiente, los procedimientos documentados establecidos para el sistema descripción de la interacción entre los procesos del sistema de Gestión de la calidad y medio ambiente.4

Los principios que sustentan un sistema integrado de gestión son:

Organización enfocada al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por tanto deberían comprender necesidades presentes y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. Liderazgo: Los líderes establecen unidad de propósito y dirección a la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno en el cual el personal pueda

1 NTC-ISO 9000: 2015 2 NTC-ISO 14001: 2015 3 Prieto, González, María José. Sistemas de gestión ambiental, AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2011. ProQuest Ebook Central 4 Susana López Rey. Implantación de un sistema de calidad, los diferentes sistemas de calidad existentes en una organización. España: Editorial Vigo 2006. Pag 12

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llegar a involucrarse totalmente en la consecución de los objetivos de la organización. Participación del personal: El personal, con independencia del nivel en que se encuentre, es la esencia de una organización y su total implicación posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de la misma. Enfoque a proceso: Los resultados deseados se alcanzan más eficazmente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso. Enfoque del sistema hacia la gestión: Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo determinado, mejora la eficacia y eficiencia de una organización. Mejora continua: La mejora continua debe ser un objetivo permanente de la organización. Enfoque hacia la toma de decisiones: Las decisiones efectivas se basan en el análisis de datos y en la información. Relación mutuamente beneficiosa con el suministrador: Una organización y sus suministradores son interdependientes y unas relaciones mutuamente beneficiosas intensifican la capacidad de ambos para crear valor.5

2.1.1. Norma ISO 9001:2015

Alcance. Mejorar el desempeño global y proporcionar una base sólida a las organizaciones para las iniciativas de desarrollo sostenible. Propósito. Regular productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y otros requisitos necesarios, aumentar la satisfacción del cliente y abordar riesgos y oportunidades asociados con el contexto y objetivos de la organización.

5 Andrés Pastor Fernández Manuel Otero Mateo José Mª Pórtela Núñez José Luis Viguera Cebrián David Repeto García. UNIVERSIDAD DE CADIZ., SISTEMAS INEGRADOS DE GESTIO.

17

Tabla No. 1. NTC ISO 9001: 2015 (Elaboración propia).

Fuente presente estudio

2.1.2. Norma ISO 14001: 2015

Alcance. Proporcionar a las organizaciones un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.

CAPITULO NUMERAL DESCRIPCION

0.1 GENERALIDADES

0.2 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD

0.3 ENFOQUEBASADO EN PROCESOS

0.4 RELACION CO OTRAS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTION

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

REFERENCIS NORMATIVAS

TERMINOS Y DEFINICIONES

4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

4.2 COMPRESION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

4.3 DETERMINACION DEL ALCACE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

4.4 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SUS PROCESOS

5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

5.2 POLITICA

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANZACION

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS

6.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS

7.1 RECURSOS

7.2 COMPETENCIA

7.3 TOMA DE CONCIENCIA

7.4 COMUNICACIÓN

7.5 INFORMACION DOCUMENTADA

8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL

8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS DE SERVICIOS

8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.4CONTROL DE PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS

EXTERNAMENTE

8.5 PRODUCCION Y PRESTACION DE SERVICIO

8.6 LIBERACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES

9.1 SEGUMIENTO, MEDICION Y ANALISIS DE EVALUACION

9.2 AUDITORIA INTERNA

9.3 REVISION POR LA DIRECCION

10.1 GENERALIDADES

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA

10.3 MEJORA CONTINUA

9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

10. MEJORA

NORMA TECNICA COLOMBIANA ISO 9001: 2015

6. PLANIFICACION

7. APOYO

8. OPERACIÓN

INTRODUCCION

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

5. LIDERAZGO

1.

2.

3.

18

Propósito. Reducir o eliminar impactos ambientales significativos, conservar los recursos naturales y reducir la contaminación. Tabla No. 2. NTC ISO 14001: 2015 (Elaboración propia).


CAPITULO NUMERAL DESCRIPCION

0.1 ANTECEDENTES

0.2 OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

0.3 FACTORES DE ÉXITO

0.4 MODELO PLANIFICAR- HACER. VERIFICAR- ACTUAR

0.5 CONTENIDO DE ESTA NORMA INTERNACIONAL

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

REFERENCIS NORMATIVAS

3.1 TERMINOS RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO

3.2 TERMINIS RELACIONADOS CON LA PLANIFICACION

3.3 TERMINOS RELACIONADOS CON SOPORTE Y OPERACIÓN

3.4 TERMINIS RELACIONADOS CON LA EVALUACION DE DESEMPEÑO Y LA MEJORA

4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

4.2 COMPRESION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

4.3DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE SISTEMA DE GESTION

AMBIENTAL

4.4 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO

5.2 POLITICA AMBIENTAL

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANZACION

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES

6.2 OBJETIVOS AMBIENTALES Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS

7.1 RECURSOS

7.2 COMPETENCIA

7.3 TOMA DE CONCIENCIA

7.4 COMUNICACIÓN

7.5 INFORMACION DOCUMENTADA

8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL

8.2 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

9.1 SEGUMIENTO, MEDICION Y ANALISIS DE EVALUACION

9.2 AUDITORIA INTERNA

9.3 REVISION POR LA DIRECCION

10.1 GENERALIDADES

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA

10.3 MEJORA CONTINUA

5. LIDERAZGO

6. PLANIFICACION

7. APOYO

8. OPERACIÓN

9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO

10. MEJORA

NORMA TECNICA COLOMBIANA ISO 14001: 2015

1.

2.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

INTRODUCCION

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

19

2.1.3. Mejoramiento Continuo

La mejora continua está relacionada al hecho de que nada puede considerarse como algo terminado o mejorado en forma definitiva. Siempre se está en un proceso de desarrollo, de cambio y con expectativas de mejorar. Este concepto se define como un ciclo ininterrumpido, en el cual se identifica que se debe mejorar, se planea cómo realizarla la mejora, se implementa, se verifican los resultados y se actúa de acuerdo con ellos, ya sea para corregir desviaciones o para proponer otra meta más retadora. Este ciclo permite la renovación, el desarrollo, el progreso y la posibilidad de responder a las necesidades cambiantes del entorno, para dar un mejor servicio o producto al cliente final.6

2.1.4. Ciclo PHVA (Planificar- Hacer- Verificar y Actuar)

La utilización continua del ciclo PHVA brinda una solución que permite mantener la competitividad de los productos y servicios, mejorar la calidad, reducir los costos, mejorar la productividad, reducir los precios, aumentar la participación de mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo y aumenta la rentabilidad de la empresa.7

Figura No. 1. Representación de la estructura de NTC ISO 9001: 2015 con el ciclo PHVA (Fuente NTC-ISO 9001: 2015)

6 TARÍ GUILLÓ Juan José, Calidad Total: Fuente De Ventaja Competitiva, publicaciones de la universidad de alicante,

España 2000. 7 ANONIMO, El ciclo PHVA, planificar, hacer, verificar, actuar. Julio 14 de 2007. www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar

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Figura No. 2. Representación de la estructura de NTC ISO 14001: 2015 con el ciclo PHVA. (Fuente NTC-ISO 14001: 2015)

Imagen: ISO 14001:2015

2.2. MARCO INSTITUCIONAL

2.2.1. Reseña Histórica

UNIMAQ S.A. es una empresa del sector privado fundada en 1.953 bajo el nombre de L Y R. PELAEZ & VELEZ ANGEL LTDA, transformada en diferentes ocasiones, según certificado de la Cámara de Comercio de Bogotá. En el año 2011, UNIMAQ S.A se asoció con el importante grupo venezolano Sánchez & cía S.A., sociedad dedicada al mismo objeto social por más de 90 años. Se dedica a la comercialización y alquiler de maquinaria para construcción y montacargas. Representa a fabricantes nacionales y extranjeros distribuyendo gran variedad de equipos para manejo de materiales y maquinaria para la construcción. Son representantes exclusivos para el territorio nacional de HYSTER, YALE, AUSA y GLOBAL, entre otras. Destaca a HYSTER-YALE, empresa que representa hace más de 45 años, líder mundial en el mercado de montacargas y especialista en fabricación de equipos para manejo de carga, con 13 plantas ubicadas en América, Europa y Asia

21

Reconociendo la necesidad del mercado colombiano de soluciones logísticas de almacenamiento, desde hace varios años somos agentes de estanterías GLOBAL para ofrecer un “one stop shop” a nuestros clientes para todas sus necesidades de bodega. En la actualidad UNIMAQ S.A. está en la vanguardia en el ofrecimiento de soluciones integradas de almacenamiento a nivel nacional. En 2014 UNIMAQ S.A. expandió su portafolio con la marca SNORKEL de plataformas elevadoras de personal, fabricadas en Estados Unidos. UNIMAQ S.A. tiene presencia directa en las ciudades principales del país, con agencias y sucursales propias en Bogotá, Cali, Medellín, Cartagena, Buenaventura y Barranquilla. De la misma manera, tenemos mecánicos propios y operaciones en otras ciudades principales del país. UNIMAQ S.A. cuenta con las certificaciones ISO 9001:2008: Sistema de gestión de calidad y OHSAS 18001:2007 Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo; lo que ayudará a llegar a los 100 años de ofrecer cada día un mejor producto y servicio.

2.2.2. Misión

“UNIMAQ S.A. es una empresa comercializadora de soluciones y optimización de almacenamiento con equipos para manejo de materiales, proveemos alquiler de montacargas, servicio de reparación, mantenimiento, repuestos y sistemas de almacenamiento. Somos “su equipo de confianza” porque operamos con ética, transparencia, rectitud y responsabilidad social frente a la comunidad en general. A través de nuestro talento humano comprometido y competente desarrollamos e implementamos los procesos necesarios para garantizar el total cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes.”

2.2.3. Visión

“UNIMAQ S.A. continuará siendo uno de los líderes en el mercado de equipos para el manejo y almacenamiento de materiales, garantizando estabilidad para nuestros accionistas, empleados, representados y proveedores; buscando superar las expectativas de nuestros clientes para formar relaciones duraderas.”

2.2.4. Política de Calidad

“Su equipo de confianza”, está comprometida con la satisfacción de las necesidades de sus clientes en cuanto al manejo mecanizado de materiales, almacenamiento y trabajo en alturas; ofreciendo y utilizando productos de la más alta calidad con tecnología de punta, que en combinación con la seriedad, cumplimiento y profesionalismo que la ha caracterizado desde 1953, genera soluciones verdaderas y asegura confianza total por su grupo humano especializado, en aras del mejoramiento continuo y progreso del país.

22

2.2.5. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

“Su equipo de confianza”, es una empresa comercializadora de soluciones y optimización de almacenamiento con equipos para el manejo de materiales; proveemos alquiler de montacargas y equipos para trabajo en alturas, servicio técnico especializado, repuestos y sistemas de almacenamiento. UNIMAQ S.A. declara su compromiso e interés en realizar sus operaciones protegiendo la salud y seguridad de sus trabajadores independientemente de su forma de contratación, incluyendo los contratistas y subcontratistas y en todos los centros de trabajo; identificando y controlando los peligros, previniendo las lesiones personales, controlando las enfermedades laborales, ejecutando los sistemas de vigilancia epidemiológica para los riesgos generados en los procesos, respondiendo ante los daños a la propiedad, previniendo la contaminación, velando por la conservación del ambiente y controlando el impacto socio ambiental. Con la aprobación de esta política la Gerencia de UNIMAQ S.A. se compromete a proporcionar los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del Sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente (SGSSTA) , así mismo todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas son responsables de asumir la cultura de SSTA y aplicarla en sus actividades diarias, fomentar en el compromiso individual y colectivo del auto cuidado y dar cumplimiento a los procedimientos establecidos, a la legislación vigente y otras normas que implemente la empresa. Con el SGSSTA, UNIMAQ S.A. promueve el ambiente de trabajo sano y seguro, que conlleva al desarrollo sostenible y Mejoramiento Continuo de la empresa.

2.2.6. Estructura Organizacional

23

2.2.7. Líneas de Servicio

Proceso de Alquiler: Ofrecemos alquiler mensual a largo plazo “Leasing

Operativo o Outsourcing” de montacargas nuevos, para su uso exclusivo;

con éste sistema Usted deja a un lado las preocupaciones de mantenimiento,

reparaciones, mecánicos, compra de repuestos e inventario de repuestos.

Proceso de Repuestos: Un stock en repuestos con más de 25.000

referencias. Usted no tiene necesidad de comprometer su capital con un

enorme surtido en existencia. Las piezas están diseñadas y probadas para

ofrecer un rendimiento óptimo que garantice el mantenimiento y las

reparaciones mayores.

Proceso de Servicio: Tenga en cuenta que el mantenimiento es más

complejo que hacer reparaciones rutinarias. Dotados de un taller eficiente

con Ingenieros mecánicos, personal técnico altamente calificado

especializado en repuestos y capaz de suplir emergencias en períodos

menores de 24 horas, brindamos atención en nuestro taller o donde se

requiera.

Proceso de Ventas: Contamos con Ingenieros especializados en

almacenamiento y manejo de materiales y en el área de la Construcción

quienes brindan asesoría técnica en la escogencia del equipo de acuerdo

con su necesidad.

24

3. METODOLOGÍA

3.1. POBLACION

La población correspondiente a estudiar en este trabajo de implementación de

mejoras en las normas NTC 9001: 2015 y 14001: 2015, es todo el personal que

interviene de manera directa o indirecta en el proceso de compras y servicios de la

compañía UNIMAQ S.A. Sede Bogotá, tales como Funcionarios, Clientes y

Proveedores de la compañía.

3.2. CENSO O MUESTRA

La muestra es igual a la población, ya que para la implementación de mejoras en

el sistema de gestión de calidad bajo los lineamientos de las normas NTC 9001:

2015 y 14001: 2015, de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá. Se aplico a la

totalidad de los cargos administrativos y operativos que intervienen en el área de

compras y servicios, así mismo a los que intervienen en alguno de estos procesos.

3.3. TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACION

En el presente trabajo se utilizó técnicas de recolección tales como validación de

histórico de los procesos de compras y servicios, listado de verificación bajo los

lineamientos de las normas NTC 9001: 2015 y 14001: 2015 y análisis de Pareto,

para así poder identificar las causas por las cuales la empresa UNIMAQ S.A. sede

Bogotá presentaba inconsistencias en sus procesos de compras y servicios.

Pasos para la aplicación de las técnicas:

Paso 1: Se realizó una visita a la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, en el

cual se solicitó la información de los históricos tanto del proceso de compras

como del proceso de servicios.

Paso 2: Se realizo una segunda visita a la empresa UNIMAQ S.A. sede

Bogotá, en el cual se aplicó la lista de verificación bajo los lineamientos de

las normas NTC 9001: 2015 y 14001: 2015, con el fin de identificar en que

25

parte del proceso se presentaban las fallas o falencias, por las cuales no se

estaba cumpliendo a cabalidad con las normas NTC antes mencionadas.

Paso 3: Ya con la información recolectada bajo los históricos y con los

listados de verificación, se aplicó un análisis de Pareto con el fin de identificar

cuáles son las fallas más relevantes y así poder generar un plan de acción

que mejore el sistema de gestión de la compañía bajo los lineamientos de

las normas NTC 9001: 2015 y 14001: 2015.

3.4. EL ANÁLISIS DE PARETO

Es una herramienta que se utiliza para priorizar los problemas o las causas que los

generan. El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Juran [5] en honor del economista

italiano VILFREDO PARETO (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la

distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía

la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de

la riqueza. El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy

se conoce como la regla 80/20. Según este concepto, si se tiene un problema con

muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80 % del

problema y el 80 % de las causas solo resuelven el 20 % del problema, como se

muestra en la imagen.

Figura No.3 Pareto. (elaboración propia)


Esta es una herramienta que permite concentrarse en las causas que tendrán

mayor impacto caso de ser resueltas.

Procedimientos para elaborar el diagrama de Pareto:

1. Decidir el problema a analizar.

2. Diseñar una tabla para conteo o verificación de datos, en el que se registren

los totales.

3. Recoger los datos y efectuar el cálculo de totales.

CAUSAS SOLUCION

CAUSAS TRIVIALES

CAUSAS VITALES

80%

PROBLEMA

20%

80%

20%

26

4. Elaborar una tabla de datos para el diagrama de Pareto con la lista de ítems,

los totales individuales, los totales acumulados, la composición porcentual y

los porcentajes acumulados.

5. Jerarquizar los ítems por orden de cantidad llenando la tabla respectiva. 6.

Dibujar dos ejes verticales y un eje horizontal.

6. Construir un gráfico de barras en base a las cantidades y porcentajes de

cada ítem.

7. Dibujar la curva acumulada. Para lo cual se marcan los valores acumulados

en la parte superior, al lado derecho de los intervalos de cada ítem, y

finalmente una los puntos con una línea continua.

8. Escribir cualquier información necesaria sobre el diagrama. Para determinar

las causas de mayor incidencia en un problema se traza una línea horizontal

a partir del eje vertical derecho, desde el punto donde se indica el 80% hasta

su intersección con la curva acumulada. De ese punto trazar una línea

vertical hacia el eje horizontal. Los ítems comprendidos entre esta línea

vertical y el eje izquierdo constituyen las causas cuya eliminación resuelve

el 80% del problema. 8

3.5. MATRIZ DE CRITERIOS

Es una matriz de doble entrada por medio de la cual obtenemos la solución más

idónea al problema que se quiere resolver, atendiendo a los criterios que el grupo

considera más relevantes. Se usa para reducir la subjetividad, en el caso de que se

hayan obtenido varias soluciones posibles a un mismo problema.

Metodología de aplicación:

Se diseña una matriz. En las filas situamos las soluciones previstas. En las

columnas los criterios bajo los que vamos a examinar las soluciones. Los

criterios pueden ser la factibilidad, la sencillez, la rapidez, la efectividad, el

coste.

Una vez establecidos los criterios se da un peso a cada criterio. Hay que

tener en cuenta que si definimos criterios negativos el signo del peso será

negativo.

Las soluciones se puntúan comparativamente, respecto a cada criterio.

Esa puntuación se multiplica por el peso dado a cada criterio y se suma al

resultado de las demás. La mejor solución será la que alcance mayor valor.9

8 FEIGENBA UM, A.V. “Control total de la calidad”, México: Editorial Continental, 1991. 871 p. 9 EIGENBA UM, A.V. “Control total de la calidad”, México: Editorial Continental, 1991. 871 p.

27

4. DIAGNOSTICO AL PROCESO DE COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE BOGOTA, BAJO LOS LINEAMIENTOS

DE LAS NORMAS NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001: 2015

4.1. GRADO MADUREZ DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

El diagnóstico inicial se realizó con respecto a una lista de verificación (véase

anexo 1), de acuerdo a éste diagnóstico se permitió determinar el grado de

madurez del sistema integrado de gestión en la empresa Unimaq S.A., el cual se

muestra en el siguiente gráfico:

Gráfica No. 1. Grado de Madurez del Sistema Integrado de Gestión en la

empresa UNIMAQ S.A.


4.2. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 9001:2015

Se determinó el grado de cumplimiento de los procesos llevados a cabo dentro de

la organización y determinar el grado de cumplimiento de cada uno de los sistemas

integrados de gestión con respecto a la normatividad vigente; A continuación, se

presenta los resultados obtenidos de la lista de verificación (Véase anexo (a)):

28

Gráfica No. 2. Cumplimiento frente al Sistema Integrado de Gestión ISO

9001:2015 empresa UNIMAQ S.A.


Se permitió evidenciar el cumplimiento del sistema integrado de gestión en la

empresa Unimaq S.A para la ISO 9001:2015 con un porcentaje del 71% en su

cumplimiento respecto a la normatividad vigente.

4.2.1. Determinación De Factores Críticos

En el gráfico del sistema integrado de gestión, se muestran los resultados

obtenidos en la lista verificación anteriormente mencionada, en los resultados se

puede observar que el 23% de los procesos llevados a cabo dentro de la

organización no cumplen con lo que se dicta en la normatividad vigente. Éstos

incumplimientos, se deben a la falta de control en la selección de proveedores y

en las acciones que se deben ejecutar respecto a preparación y respuestas ante

emergencias; aunque la organización cuenta con sus respectivos procesos y

procedimientos definidos, no se están ejecutando a cabalidad, esto lo podemos

ver reflejado por el resultado del cumplimiento del 77% del sistema integrado de

gestión.

29

A continuación, se muestran los factores críticos encontrados en la lista de

verificación que afectan el sistema integrado de la calidad, estos se representaron

en la siguiente tabla:

Tabla 3. Factores Críticos que afectan el desarrollo eficiente del sistema

integrado de gestión de la empresa Unimaq S.A.


Considerando la información presentada en la tabla anterior, se construyó la gráfica

de Pareto que se presenta a continuación, la cual evidencia como el 30% de los no

cumplimientos (es decir 3 no cumplimientos relacionados Aseguramiento de

Procesos, Determinación de Controles y Determinación de Criterios) se consideran

ITEM TERMINOCANTIDAD DE

FALLASFRECUENCIA ACUMULADO

No asegura que los procesos contratados externamente

estén controlados

No Asegura Procesos

Contratados110 36% 36%

No determina los controles a aplicar a los procesos,

productos y servicios suministrados externamente.No Determina Controles 90 29% 65%

No determina ni aplica criterios para la evaluación, selección,

seguimiento del desempeño y la reevaluación de los

proveedores externos.

No Determina Criterios 20 6% 71%

La organización no asegura los procesos, productos y

servicios suministrados externamente que afectan de

manera adversa a la capacidad de la organización de

entregar productos y servicios conformes de manera

coherente a sus clientes

No Asegura Procesos,

Productos y Servicios18 6% 77%

No se definen los controles a aplicar a un proveedor externo

y a las salidas resultantes.No Define Controles 17 6% 83%

No asegura que los procesos suministrados externamente

permanecen dentro del control de su sistema de gestión de

la calidad

No Asegura Procesos

Suministrados

Externamente

15 5% 87%

La organización no comunica a los proveedores externos

sus requisitos para los procesos, productos y servicios

No Comunica a los

Proveedores14 5% 92%

No se comunican las interacciones del proveedor externo

con la organización.

No Interacciona con

proveedores10 3% 95%

La organización no comunica el control y seguimiento del

desempeño del proveedor externo aplicado por la

organización.

No Comunica Controles

y Seguimientos8 3% 98%

No considera el desempeño de los proveedores externos.No Considera

Desempeño de 7 2% 100%

TOTAL 309 100%

30

como causa determinante del sistema de gestión integral, que de ser solucionados

resolverían el 70% de los mismos. En este sentido, a continuación, se presenta el

análisis de las tendencias anteriores, así:

Gráfica No. 3. Factores Críticos que afectan el desarrollo eficiente de la ISO

9001, empresa UNIMAQ S.A.


Determinando los factores críticos se construye una espina de pescado y de esta

manera se evalúan las causas raíces que están afectando la selección de

proveedores dentro de la organización, a continuación, se muestra la gráfica

correspondiente.

31

Gráfica 4. Espina de pescado para establecer las causas raíces que afectan

la selección de proveedores en la empresa UNIMAQ S.A.


4.2.2. Análisis De Fallas Asociados Con La Calidad

Considerando la aplicación de la lista de verificación en la empresa UNIMAQ S.A.

sede Bogotá, a continuación, se presenta la valoración de los impactos de los fallos

en la calidad y sus estrategias de mitigación, en el proceso de la selección de

proveedores así:

32

Tabla No. 4. Seguimiento Causal de Insatisfacción del UF


La valoración para establecer el NPR se establece para cada estado considerando un valor de 0a

10 puntos, siendo el valor máximo de NPR= 1000

S N I NPS

No asegura que los procesos

contratados externamente estén

controlados

4 110 2 880

Perdida de dinero para la

compañía y pérdida de

credibilidad frente a otros

proveedores y clientes.

8.1

No determina los controles a aplicar a

los procesos, productos y servicios

suministrados externamente.

3 90 3 810

No cumplir con los requisitos

solicitados por los clientes,

por lo que posiblemente

busquen nuevas alternativas

y ya no siga contratando los

servicios de la empresa.

8.4.1

No determina ni aplica criterios para la

evaluación, selección, seguimiento

del desempeño y la reevaluación de

los proveedores externos.

6 20 4 480

No se tiene criterios, por lo

cual la organización no

puede exigirles a los

proveedores el cumplimiento

de los contratos.

8.4.1

La organización no asegura los

procesos, productos y servicios

suministrados externamente que

afectan de manera adversa a la

capacidad de la organización de

entregar productos y servicios

conformes de manera coherente a sus

clientes

7 18 4 504

No cumplir con los requisitos

solicitados por los clientes,

por lo que posiblemente

busquen nuevas alternativas

y ya no siga contratando los

servicios de la empresa.

8.4.2 # a

No se definen los controles a aplicar a

un proveedor externo y a las salidas

resultantes.

4 17 3 204Genera insatisfacción por

parte de los clientes.8.4.2 # b


suministrados externamente

permanecen dentro del control de su

sistema de gestión de la calidad

7 15 3 315

No tener control sobre los

procesos y los productos

suministrados directamente

por el proveedor al cliente.

8.4.2 # b

La organización no comunica a los

proveedores externos sus requisitos

para los procesos, productos y

servicios

5 14 2 140

Los proveedores no realicen

las entregas de los

productos o servicios

conforme los exige el cliente

8.4.3 # a

No se comunican las interacciones del

proveedor externo con la organización.7 10 2 140

Los proveedores no realicen

las entregas de los

productos o servicios

conforme los exige el cliente

8.4.3 # d

La organización no comunica el

control y seguimiento del desempeño

del proveedor externo aplicado por la

organización.

8 8 1 64

No se tiene control de que

proveedor esta cumpliendo y

cual no

8.4.3 # e-f

No considera el desempeño de los

proveedores externos.8 7 1 56

No realiza una correcta

selección de proveedores9.3.2 # c

FALLO ASOCIADO A LA CALIDAD

VALORACIÓN

CONSECUENCIAS

Numeral

asociado

de la ISO

9001:2015

33

A partir del índice de prioridad de riesgo de cada defecto crítico se estableció el

siguiente mapa de riesgos la cual se presentó en la siguiente tabla:

Tabla No. 5. Mapa de defectos y priorización de acciones de fallos asociados

con la calidad ISO 9001:2015


4.3. MATRIZ DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACION DE

PROVEEDORES

Determinando la matriz de criterios para la selección de proveedores, se logra tener

el control sobre los factores críticos que afectan el sistema integrado de calidad

para cumplir con los requisitos que contiene la normatividad vigente. A

continuación, se presenta la siguiente tabla, correspondiente a la matriz de criterios

para la selección y evaluación de proveedores.

Corrección inmediata

Mayor de 800

Precisa corrección y

control 600-800

*No asegura que los procesos

contratados externamente estén

controlados.

*No determina los controles a

aplicar a los procesos, productos

y servicios suministrados

externamente.

Precisa corrección 400-600 Mantenerse alerta 200-400

*No determina ni aplica criterios

para la evaluación, selección,

seguimiento del desempeño y la

reevaluación de los proveedores

externos.

*No se definen los controles a

aplicar a un proveedor externo y a

las salidas resultantes.

*La organización no asegura los






conformes de manera coherente

a sus clientes.

*No asegura que los procesos


permanecen dentro del control de

su sistema de gestión de la

calidad

DEFECTOS

DEFECTOS

34

Tabla No. 6. Matriz de criterios para la selección y evaluación de proveedores

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR:

CONTRATO No.

CARACTERÍSTICAS

RESPONSABLES:

CAPACIDAD

INSTALADA

PROMEDIO CUMPLIIENTO DE CRITERIOS

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

SOPORTE TÉCNICO

PROMEDIO CUMPLIIENTO DE CRITERIOS 0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

CALIDAD Y

CUMPLIMIENTO

DE ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS


0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

DOCUMENTACIÓN Y

GARANTÍAS


0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

SERVICIO POSTVENTA


0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

MATRIZ DE CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACION A PROVEEDORES

CUMPLIMIENTO Y

ENTREGA


0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

EXCELENTE.- El contrato se terminó antes de lo estipulado.

REGULAR.- El contratista faltó a uno o más requisitos y/o especificaciones técnicas, que previo

requerimiento fueron subsanadas sin incurrir en perjuicios para la Universidad.

3,9 - 4,4

BUENO.- El contratista presenta su documentación y/o actualiza su registro antes de la suscripción

del contrato y constituye las garantías dentro del término pactado.

REGULAR.- El contratista no actualiza los documentos y/o constituye las garantías en fecha

posterior al término pactado.

CALIFICACIÓN

REGULAR: La asesoría es ocasional.

NO CUMPLE: No realiza el servicio de asesorías pactado en el contrato.

PUNTAJE

3,0-3,8

0,0 - 2,9

Ordenador de Gasto Interventor / Supervisor

Regular - Proveedor poco confiable.

Condicionado y/o Sancionado

BUENO.- El contrato se terminó en la fecha estipulada.

NO CUMPLE.- El contrato se entregó en fecha posterior a la estipulada, superior al 20% de la

duración del mismo.

Entre 3,9 y 4,4

Entre 3,0 y 3,8

OBSERVACIONES:

Criterios de Calificación

Definida

Entre 4,5 y 5,0

Entre 0,0 y 2,9

Entre 4,5 y 5,0

Entre 3,9 y 4,4

Entre 3,0 y 3,8

Entre 0,0 y 2,9

Entre 0,0 y 2,9

Entre 3,9 y 4,4

Entre 3,0 y 3,8

Entre 4,5 y 5,0

Entre 4,5 y 5,0

PROMEDIO TOTAL

Entre 0,0 y 2,9

REGULAR.- El contrato se entregó posterior a la fecha estipulada, pero no superior al 20% de la

duración del mismo.

EXCELENTE: La asesoría es oportuna y acertada.

BUENO: Realizará asesoría cuando se requiere.

RESULTADO

BUENO.- El contratista cumplió con los requisitos y especificaciones técnicas establecidas para el

bien y/o servicio adquirido.

Excelente - Proveedor confiable y

recomendado.

No Confiable - Proveedor NO confiable.

Restringido.

EXCELENTE.- El contratista mantiene actualizada su documentación y constituye las garantías para

el perfeccionamiento del contrato en tiempo oportuno.

Bueno - Proveedor confiable.


0,0

0,0

0,0

EXCELENTE: El precio es competitivo

NO CUMPLE: el precio no es competitivo

REGULAR: las instalaciones y tecnología para atender las solicitudes no es suficiente.

NO CUMPLE: No tiene las instalaciones y tecnología para atender las necesidades de la empresa

EXCELENTE: las instalaciones y tecnología para atender las solicitudes de la empresa superan las

expectativas.

BUENO: las instalaciones y tecnología para atender las solicitudes es suficiente. Entre 3,9 y 4,4

Entre 3,0 y 3,8

Entre 3,9 y 4,4

Entre 3,0 y 3,8

Entre 4,5 y 5,0

PRECIO

EVALUACIÓN

C.C. O NIT:

Verificado el cumplimiento o no de los factores de evaluación establecidos en la siguiente tabla, se calificará al Proveedor con un Puntaje entre 0.0 a 5.0

puntos, conforme a los siguientes criterios:

CRITERIOSPUNTAJE

EXCELENTE.- El contratista supera las expectativas y mejora las especificaciones técnicas

establecidas para el bien y/o servicio adquirido.

Entre 0,0 y 2,9

NO CUMPLE.- El contratista presentó inconformidades graves en la calidad y cumplimiento de

especificaciones técnicas exigidas, ocasionando incumplimiento del contrato y dando lugar a la

aplicación de garantías.

Entre 3,0 y 3,8

BUENO.- El contratista atiende las peticiones y/o requerimientos de la empresa y se preocupa por

garantizar la calidad y/o funcionamiento del bien y/o servicio contratado.

REGULAR.- El contratista atiende en forma desobligada a las peticiones y/o requerimientos de la

empresa frente a la calidad y correcto funcionamiento del bien y/o servicio contratado.

NO CUMPLE.- El contratista desatiende o atiende tardíamente las peticiones y/o requerimientos de

la empresa frente a la calidad y correcto funcionamiento del bien y/o servicio contratado.

LUGAR Y FECHA DE LA EVALUACIÓN:

NO CUMPLE.- El contratista no actualiza los documentos y/o se rehúsa a constituir la garantías

requeridas.

0,0

Entre 3.0 y 5,0

Entre 0,0 y 2,9

EXCELENTE.- El contratista lleva control postventa sobre la calidad y/o correcto funcionamiento del

bien y/o servicio contratado, sin petición y/o requerimiento de la empresa.

4,5 - 5,0

Entre 4,5 y 5,0

Entre 3,9 y 4,4

Entre 0,0 y 2,9


35

4.4. GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMA ISO 14001:2015

El diagnóstico inicial realizado se da a raíz de la observación de cada uno de los

procesos llevados a cabo dentro de la organización contemplando las fallas

encontradas frente al sistema integrado de gestión bajo la norma ISO 14001:2015;

de allí se determinó el estado actual de cumplimiento del sistema con respecto a la

normativa vigente; la observación se realizó por medio de una lista de verificación

(Véase anexo (b)), donde se evidencia los requisitos que se están cumpliendo y

aquellos que no, de esta manera se obtienen los siguientes resultados de acuerdo

a la lista de verificación.

Gráfica No. 5. Cumplimiento frente al Sistema Integrado de Gestión ISO 14001:2015 de la

empresa UNIMAQ S.A


Se permitió evidenciar el cumplimiento del sistema integrado de gestión en la

empresa Unimaq S.A para la ISO 14001:2015 con un porcentaje del 83% con

respecto a la normatividad vigente.

36

4.4.1. Determinación De Factores Críticos ISO 14001

Tabla No. 7. Factores críticos ISO 14001

ITEM TERMINO FRECUENCIA F. RELATIVA F. ACOMULADA

Evaluación y seguimiento ES 12 36% 36%

Ejecutar Acciones EA 8 24% 61%

Planificar Acciones PA 6 18% 79%

Ejercer control EC 5 15% 94%

Realizar Simulacros RS 2 6% 100%

TOTAL 33 100%


De acuerdo a la anterior tabla presentada, se estableció, aquellos factores críticos

que están afectando de manera directa al sistema integrado de gestión ISO

14001:2015, por ello se afirma que el 20% de los factores críticos están impidiendo

el desarrollo eficiente del sistema ambiental, por esta razón se establecen acciones

inmediatas en evaluación y seguimiento, ejecución de acciones y planificación de

las mismas; de esta manera permite el cumplimiento del 80% de los requisitos que

en su momento están afectando el sistema. A continuación, se muestra el gráfico

de Pareto asociado a los resultados.

Gráfica No. 6. Factores Críticos que afectan el desarrollo eficiente la ISO

14001:2015


37

Una vez determinados los factores críticos, se construye un diagrama de Ishikawa

o diagrama de Causa Efecto, con el objetivo de determinar las causas raíces que

están asociadas al no cumplimiento del 100% del Sistema integrado de gestión,

diagrama se muestra a continuación:

Gráfica No. 7. Espina de pescado para establecer las causas raíces que

afectan la preparación y respuestas ante emergencias en la empresa UNIMAQ

S.A.


4.4.2. Medición Impactos Ambientales

Considerando la aplicación de la matriz de impactos ambientales, a continuación,

se presentan los resultados de los efectos contaminantes generados por la

empresa Unimaq S.A.

38

Tabla No. 8. Definición de estrategias de mitigación de los riesgos

ambientales relevantes en la empresa UNIMAQ S.A.

Medidas de prevención Medidas de Control

Area de compras

Generación de

residuos

peligrosos

(cartuchos y

toners de

impresora).

Liberación de

gases tóxicos al

ambiente.

Procedimiento para el

manejo, transporte y

almacenamiento de

residuos peligrosos en

las instalaciones de la

empresa.

Gestión Integral de

Residuos Sólidos

Taller de servicio y

compras

Generación de

residuos orgánicos

Liberación de

gases que

producen el

efecto

invernadero.


manejo, separación,

transporte y

almacenamiento de

residuos orgánicos para

su posterior disposición.

Gestion integral de

residuos organicos

Taller de Servicio

Generación de

emisiones

atmosféricas:

gases de

combustión

Contaminación

Atmosférica

Programas de

mantenimiento

preventivo y correctivo

de equipos y

maquinaria

Utilizar filtros que

impidan al maximo

la contaminacion

Liberación de

Compuestos

orgánicos

volátiles.



almacenamiento de



empresa.


Residuos Sólidos

Riesgo de

incendio



almacenamiento de



empresa.


Residuos Sólidos


compras

Generación de

ruido

Contaminación

del aire

Programas de

mantenimiento

preventivo y correctivo

de equipos y

maquinaria

Buen manejo de las

herramientas de

trabajo


comprasConsumo de agua

Explotación

sobre el Recurso

Programa de ahorro de

agua

Capacitación del

personal de campo

en mejores prácticas

de riego

Medidas de Mitigación

Generación de

residuos

peligrosos

(Contaminados

con Hidrocarburos)

Taller de Servicio

ProcesoAspecto

Ambiental

Impacto

Ambiental


39

Tabla No. 9. Descripción de los riesgos ambientales relevantes en la

empresa UNIMAQ S.A.

ASPECTO AMBIENTAL ÁREAS DESCRIPCIÓN ASPECTO AMBIENTAL

Manejo de residuos peligrosos Taller de servicioGeneración de residuos peligrosos

(lámparas, bombillas y baterias)

Generación de residuos

peligrososTaller de servicio

Generación de residuos peligrosos trapos y

herramientas impregnados de sustancias

químicas aceites y gasolina.

Manejo de sustancias químicas Taller de servicio

Derrame de sustancias peligrosas como lo

son los componentes del varsol, thinner,

solventes, entre otros.

Manejo de sustancias químicas Taller de servicioGeneración de vertimientos con aceite y

combustible



Generación de residuos peligrosos (filtros

de aceite contaminados)



Generación de residuos peligrosos (fugas

de combustible en tanques de

almacenamiento)


40

5. FORMULACION DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO AL PROCESO DE COMPRAS Y DE SERVICIO EN LA EMPRESA UNIMAQ S.A. SEDE

BOGOTA, BAJO LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA NTC ISO 9001: 2015 Y NTC ISO 14001: 2015

5.1. ALCANCES

El mejoramiento de la selección de proveedores para eliminar la insatisfacción del usuario final con respecto al incumplimiento en la calidad del servicio, así mismo, suprimir los posibles riesgos asociados a la falta de preparación y respuesta ante emergencias ambientales.

5.2. PLATAFORMA ESTRATEGICA

Mediante la creación de la matriz de criterios para la selección de proveedores, se logrará establecer un indicador de gestión que obliga a la organización a elegir el proveedor adecuado para el suministro de insumos. De otra manera, se establece realizar el seguimiento de requisitos legales y otros requisitos para el control de preparación y respuesta a emergencias.

5.3. POLITICAS

UNIMAQ S.A. busca la mejora continua de sus procesos de compras y de servicio, así como de su eficiencia como empresa y su compromiso hacia el cuidado del entorno.

Para ello, se compromete con las siguientes directrices:

Disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad y Medio Ambiente.

Mejorar continuamente la eficacia de dichos Sistemas, como instrumento para aumentar la confianza del mercado, así como el rendimiento y la eficiencia general de la empresa.

Establecer objetivos y metas que tengan en cuenta la calidad, los aspectos ambientales, con base a esta Política.

Conocer y cumplir permanentemente los requisitos legales que afecten a sus ámbitos de actuación, la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad.

La prevención de accidentes e incidentes, con el objetivo de “Cero Accidentes de emergencia ambientales” y “Cero incidentes”.

Satisfacer cada vez mejor los requerimientos de los clientes, los grupos de accionistas y otros grupos de interés.

41

5.4. DESPLIEGUE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

A continuación, se presenta el plan de acción diseñado para realizar un control y

una mejora a los hallazgos detectados en el proceso de compras y de servicio en

la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá.

Tabla No. 10. Plan de acción para los hallazgos para el mejoramiento

de la ISO 9001-14001 en UNIMAQ S.A.

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO RIESGOACCIÓN DE

MEJORAMIENTOOBJETIVO

CONTROL DE

RIESGO

UNIDAD DE

MEDIDAINDICADOR

RESPONSA

BLE


contratados externamente esten

controlados.

ALTO

No determina los controles a aplicar a

los procesos, productos y servicios

suministrados externamente.

ALTO

La organización no asegura los






conformes de manera coherente a

sus clientes

MEDIO

No se definen los controles a aplicar

a un proveedor externo y a las

salidas resultantes.

MEDIO



permanecen dentro del control de su

sistema de gestion de la calidad

MEDIO

La organización no comunica a los

proveedores externos sus requisitos

para los procesos, productos y

servicios

MEDIO

No se comunican las interacciones

del proveedor externo con la

organización.

BAJO

La organización no comunica el

control y seguimiento del desempeño

del proveedor externo aplicado por la

organización.

BAJO

No considera el desempeño de los

proveedores externos.BAJO

No determina ni aplica criterios para la

evaluacion, selección, seguimiento

del desempeño y la reevaluacion de

los proveedores externos.

MEDIO

Derrame de sustancias peligrosas en

el taller se servicio como lo son:

varsol, thinner, solventes, entre otros.

ALTO

Generacion de vertimientos de aceite

o combustible.ALTO

Generacion de residuos peligrosos

(filtros de aceite contaminados).MEDIO

Generacion de residuos peligrosos

(fugas de combustible en tanques de

almacenamiento.

MEDIO

Analizar si los

proveedores estan

cumpliendo con los

criterior de evaluacion,

de no ser asi tomar

decisiones de la

contratacion del

proveedor o aplicar

sanciones según

corresponda

Lider o

Analista del

Departament

o de

Compras de

la empresa

UNIMAQ S.A.

Personal y

Proveedores

# de criterios cumplidos por el proveedor

/ # Total de criterios evaluados

X100

Realizar la compra de kit

de derrames ambientales.

Programar capacitaciones

con el personal del taller

de servicio en cuento al

uso del kit de derrame

ambiental.

Lograr que todo

el personal del

taller de servicio,

tenga

conocimiento

del uso del kit

de derrame

ambiental

Realizar simulacros

cada 3 meses para

identificar si el personal

del taller de servicio

tiene el conocimiento

del uso de los kit de

derrames y verificar si

estan asistiendo a las

capacitaciones

Personal

# de personas del taller de servicio que

asisten a las capacitaciones / # Total de

personal que se encuentra realizando

actividades en el taller de servicio

X100

Jefe del

Departament

o de Taller

de la

empresa

UNIMAQ S.A.

Evaluar por lo menos 1

vez al mes si se estan

realizando acciones

para asegurar y

controlar los productos

y servicios de los

proveedores externos,

de no ser asi generar

la retroalimentacion al

personal

correspondiente.

Procesos,

Productos y

Servicios

# de productos y servicios en excelente

calidad suministrados por los

proveedores / # Total de productos y

servicios solicitados por la empresa

UNIMAQ S.A a los proveedores

X100

Jefe del

Departament

o de

Compras de

la empresa

UNIMAQ S.A.

Verificar por medio de

las actas de reuniones

si se estan realizando

de forma mensual y

que informacion se

esta comunicando a

los proveedores.

Proveedores

Lider o

Analista del

Departament

o de

Compras de

la empresa

UNIMAQ S.A.

# de reuniones mensuales ejecutadas

con los proveedores / # Total de

reuniones planeadas

X100

Programar periodicamente

acciones en los cuales se

pueda identificar la calidad

de los productos y

servicios. Con el fin de

asegurar y controlar los

insumos emitidos por los

proveedores externos.

Programar capacitaciones

para las personas que

intervienen en la seleccion

de proveedores para que

se tengan los conceptos

claros de como se deber

realizar una buena

seleccion.

Implementar reuniones

mensuales con los

proveedores para

mantenerlos informados de

los cambios que se han

realizado en la compañía

frente a los procesos en

los que intervienen y asi

mismo informar los nuevos

requisitos de los clientes.

Evaluar a los proveedores

por lo menos 1 vez cada

dos meses para indentificar

si estan cumpliendo con

los criterios definidos.

Asegurar que

los productos y

servicios sean

acordes con los

requisitos

requeridos por

los clientes de la

empresa

UNIMAQ S.A.

Mantener

informado a los

proveedores de

los cambios en

los procesos y

de los requisitos

de los clientes

Asegurar que

los proveedores

seleccionados

cuenten con los

criterios

definidos por la

compañía


42

5.4.1. Cronograma de Capacitacion y Reunion con Proveedores

A continuación, se presenta el cronograma de capacitaciones y reuniones con los

proveedores, los cuales se realizarán con una periodicidad mensual, en las cuales

se tratarán los temas relacionados al plan de mejoras en los procesos de compras

y servicios, así mismo se dejarán el registro de las listas de asistencia (véase anexo

(c)) por cada uno de los temas desarrollados en el transcurso del mes.

En las reuniones que se realizaran con los proveedores, se debe generar un

levantamiento de actas de reunión (véase anexo (d)) en las cuales quedara

consignado los temas tratados el desarrollo en dicha reunión con sus respectivos

compromisos y las fechas estipuladas para ello.

Gráfica No. 8. Cronograma de Capacitaciones y Reuniones en la

empresa UNIMAQ S.A.

5.5. EVALUACION DE LA EJECUCION

En los últimos seis meses la compañía ha tenido una caída notable en la facturación de los servicios prestados, esto se debe a que el taller no está prestando el 100% de los servicios que le solicitan por a la falta de insumos esenciales, se evidencia que la perdida ha sido aproximadamente de $384.000.000 cantidad alarmante ya que mes a mes va en aumento esto lo podemos ver reflejado en la siguiente gráfica.

43

Gráfica No. 9. Análisis de facturación versus meta en la empresa

UNIMAQ S.A.


Con el mejoramiento del sistema integrado de gestión se busca evitar que la

empresa siga disminuyendo su facturación, logrando recuperar lo que ha venido

perdiendo en estos últimos seis meses y aumentando sus utilidades en un 7% por

encima de su meta estándar de facturación, es decir se pretende lograr una

recuperación de $ 414.720.000.

Gráfica No. 10. Análisis de beneficio de retribución por el

mejoramiento del SIG en la empresa UNIMAQ S.A.


44

5.5.1. Presupuesto Del Proyecto

En la siguiente tabla se presenta el presupuesto del proyecto sugerido a la empresa

UNIMAQ S.A. sede Bogotá, para el mejoramiento de la NTC ISO 9001: 2015 y

14001: 2015.

Tabla No. 11. Presupuesto para el mejoramiento de la ISO 9001-

14001 en UNIMAQ S.A.

DESCRIPCIÓN COSTO CANTIDAD TOTAL PTO POR AÑO

ANLISTA DE PROVEEDORES

TOTAL $ 3.323.925 $ 8.695.710**

1.424.735 4 $ 5.698.940

$ 500.000 1 $ 500.000

PRESUPUESTO DE INVERSION MEJORA SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (CALIDAD- AMBIENTAL)

$ 950.000$ 950.000 1

$ 199.200 4 $ 796.800

$ 249.990 3 $ 749.970

REPOSICIÓN DE MATERIALES - KIT DE DERRAMES

CANECAS PARA RECICLAJE

CAPACITACIONES

CONSULTORÍA - AUDITORÍA INTERNA SGA Y SGC


5.5.2. Proyección De Retribución

En la siguiente tabla se presenta la proyección de la retribución a la empresa

UNIMAQ S.A. sede Bogotá, de la mejora en las normas NTC ISO 9001: 2015 y

14001: 2015.

Tabla No. 12. Proyección de retribución del mejoramiento de la ISO

9001-14001 en UNIMAQ S.A.

META DE FACTURACION PERDIDA $ % DE PERDIDA DE VENTAS AUMENTO ESTIMADO

ABRIL $ 350.000.000 $ 350.000.000 $ 0 0% $ 0

MAYO $ 325.000.000 $ 350.000.000 $ 25.000.000 7% $ 27.000.000

JUNIO $ 300.000.000 $ 350.000.000 $ 50.000.000 14% $ 54.000.000

JULIO $ 286.000.000 $ 350.000.000 $ 64.000.000 18% $ 69.120.000

AGOSTO $ 245.000.000 $ 350.000.000 $ 105.000.000 30% $ 113.400.000

SEPTIEMBRE $ 210.000.000 $ 350.000.000 $ 140.000.000 40% $ 151.200.000

$ 414.720.000

PROYECCION DE RETRIBICION A LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO (CALIDAD- AMBIENTAL)

FACTURACION ULTIMO SEIS

MESES 2018

$ 384.000.000$ 2.100.000.000 **TOTAL $ 1.716.000.000 Fuente presente estudio

45

5.5.3. Indicadores

A continuación, se presentan los indicadores para el control en la mejora del

proceso de compras y servicio de la empresa UNIMAQ S.A. sede Bogotá, bajo los

lineamientos de las normas NTC 9001: 2015 y 14001: 2015.

Productos que cumplen con el estándar de calidad requerida por Unimaq S.A.

Meta: 100%

Actualización de procesos a proveedores

Meta: 100%

Selección de proveedores

Meta: 100%

Capacitaciones sobre emergencias en derrames ambientales

Meta: 100%

46

CONCLUSIONES

Dentro del análisis realizado y aplicado en el proyecto, se llega a la conclusión, que

el proceso de compras se estaba viendo afectado directa e indirectamente por la

mala selección en los proveedores, esto debido a que la calidad de los productos

recibidos no satisfacía la necesidad del cliente, generando pérdida de clientes y por

ende la disminución en la facturación de manera continua en los últimos meses,

esto lo vemos reflejado en la siguiente gráfica con tendencia negativa.

Gráfica No. 11. Tendencia negativa en factura

Fuente Presente Estudio

La anterior gráfica, nos llevó a generar estrategias que nos permitieran el

incremento de la factura, pues como bien se sabe es por lo que trabaja toda

compañía que no es sin ánimo de lucro; para poder tener una tendencia positiva se

puso en marcha la respectiva selección de proveedores por medio de la matriz de

criterios para la selección y evaluación de proveedores, y con esta, evaluar de

manera directa a cada uno de los proveedores teniendo en cuenta los factores que

se mencionan en ella (Tabla No. 6. Matriz de criterios para la selección y evaluación

de proveedores), de esta manera se consigue tener el control de sobre cada

proveedor contando con la calidad requerida por la compañía y llevando a recuperar

la confianza del cliente y de esta manera proyectar una tendencia positiva en

facturación de la siguiente manera:

47

Gráfica No. 12. Recuperación de la factura siguientes seis meses

Fuente Presente Estudio

Así concluye el mejoramiento del proceso de compras con respecto a la selección

de proveedores con una recuperación de la factura en su proyección con un

aumento del 40% para el siguiente mes, pasando de $ 210’000.000 a $ 361’000.000

lo cual es positivo para la compañía, este crecimiento se proyectó con respecto a

la recuperación de los clientes, pues ya los proveedores contarán con 0% productos

defectuosos.

Con respecto a el sistema integrado de la ISO 14001 donde se abordó el proceso

de preparación y respuesta ante emergencias, se concluye que debido a la falta de

seguimiento y control continuo y por ende es indispensable continuar con los

siguientes parámetros que indica la NTC ISO 14001:2015 en cuanto a el plan de

emergencia y derrames ambientales que corresponde al numeral 8, que permitirán

que la empresa en una instancia mayor logre mantener sus procesos y así́ obtener

todas las ventajas que son descritas en el presente proyecto. De igual manera se

debe mejorar las estrategias de ahorro y uso responsable de los recursos en todas

las áreas de Unimaq S.A, partiendo de la línea base que tiene la empresa, con el

fin de mejorar el desempeño ambiental en la organización.

Por tanto, se establece que el cumplimiento de los sistemas integrados de gestión

afianza a la compañía en la competencia de mercado ante los clientes, es por ello

que la conclusión final del proyecto es que controlando y mejorando

constantemente los sistemas integrados de gestión se logra un aumento de la

satisfacción final del cliente como la seguridad de evitar sanciones por parte de los

entes ambientales que pueden ocasionar perdidas y dependiendo la gravedad del

suceso al cierre de operaciones.

48

RECOMENDACIONES

UNIMAQ S.A. busca contribuir con el medio ambiente mediante la mejora

NTC ISO 14001:2015 para el plan de emergencias y derrames ambientales.

Aunque la compañía ya cuenta con algunos procesos de gestión ambiental

bien definida, aún existen aspectos en los cuales se debe intervenir para

mejorar en materia ambiental.

A partir de la identificación de aspectos e impactos ambientales que generan

las actividades y procesos que lleva a cabo la empresa se logró observar

que los aspectos ambientales de generación de residuos peligrosos,

emisiones atmosféricas y vertimiento de residuos derivados de

hidrocarburos, se deben controlar continuamente, puesto que, aunque se

tienen programas ambientales para su control y seguimiento, estos no han

sido suficientes y siguen generándose impactos significativos negativos.

Se resalta también, que, aunque hay instrumentos que representan una

oportunidad de mejora para la compañía con respecto al control de aspectos

ambientales, no todo es malo, pues Unimaq S.A. también genera impactos

positivos a partir del aprovechamiento de residuos como papel, cartón,

llantas usadas y chatarra, puesto que son residuos que generan ingresos

económicos a la compañía por su adecuada disposición.

Los riesgos ambientales encontrados a partir de los aspectos ambientales

más significativos tales como la generación de residuos peligrosos,

generación de emisiones atmosféricas y vertimientos, son riesgos

principalmente altos, los cuales tienen un tratamiento dentro de la empresa

donde se busca mitigar y reducir la posibilidad de que se presenten dichos

riesgos, con el fin de contribuir con el objetivo que tiene la compañía de ser

amigable con el ambiente.

Fortalecer las alianzas con los proveedores para la disposición final de

residuos tales como lámparas fluorescentes, aceites, combustibles,

refrigerantes, entre otros, que son residuos que no se pueden tratar en la

compañía pero que si pueden eventualmente ocasionar daño ambiental

dentro de la misma, por lo que la correcta disposición y tratamiento de los

mismos se reflejará en la disminución de la vulnerabilidad de la compañía en

el incumplimiento legal y en la ocurrencia de accidentes que dificulten el

control del impacto ambiental.

Mediante la estrategia propuesta por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo

Sostenible dirigida a promover una gestión ambiental adecuada de residuos

49

posconsumo con el fin que sean sometidos a un adecuado sistema de

gestión y evitar la disposición final conjunta con otros residuos sólidos10, se

busca implementar el programa de posconsumo de baterías usadas,

bombillas fluorescentes usadas, y filtros de aceite en Unimaq S.A.

10 Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, «MINAMBIENTE,» 2017. [En línea]. Available:

http://www.minambiente.gov.co/index.php/component/content/article/28-plantilla- asuntos-ambientales-y-sectorial-y-urbana#programa-posconsumo-de-residuos.

50

6. BIBLIOGRAFIA

(1) NORMA TECNICA COLOMBIANA ISO 9001: 2015

(2) NORMA TECNICA COLOMBIANA ISO 14001: 2015

(3) PRIETO GONZALEZ. María José. Sistemas de gestión ambiental, AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación, 2011. ProQuest Ebook Central

(4) LOPEZ REY. Susana Implantación de un sistema de calidad, los diferentes sistemas de calidad existentes en una organización. España: Editorial Vigo 2006. Pag 12

(5) PASTOR FERNANDEZ. Andrés – OTERO MANUEL Mateo José – PORTELA NUÑEZ. José Luis VIGUERA CEBRIAN. David – GARCIA Repeto. Universidad de Cádiz., sistemas integrados de gestión.

(6) TARÍ GUILLÓ Juan José, Calidad Total: Fuente De Ventaja Competitiva, publicaciones de la universidad de alicante, España 2000.

(7) ANONIMO, El ciclo PHVA, planificar, hacer, verificar, actuar. Julio 14 de 2007. www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar

(8) FEIGENBA UM, A.V. “Control total de la calidad”, México: Editorial Continental, 1991. 871 p.

(9) EIGENBA UM, A.V. “Control total de la calidad”, México: Editorial Continental, 1991. 871 p.

(10) Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, «MINAMBIENTE,» 2017. [En línea]. Available: http://www.minambiente.gov.co/index.php/component/content/article/28-plantilla- asuntos-ambientales-y-sectorial-y-urbana#programa-posconsumo-de-residuos.

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